PLAN DE CUENTAS Descripción: La estructura del plan de cuentas del estado de resultados que se presenta en este capítulo responde a la estructura de clasificación de los costos visto en el capítulo anterior que considera los costos “según su función” y “según su relación con los productos” de la empresa, es decir, los “gastos empresariales”, los “costos directos de producción” y los “costos indirectos de producción”. Se trata de un plan de cuentas de amplio uso en contabilidad que puede ser adaptado a las necesidades particulares de la empresa agrícola. Especialmente permite personalizar las cuentas de insumos, mano de obra y costos indirectos que son particularmente específicas para cada empresa agrícola en particular. Adicionalmente, el plan propuesto permite configurar las cuentas de ingresos y costo de ventas. Las cuentas de gastos empresariales necesitan cierto grado de ajuste si se quiere manejar el gasto con un nivel de detalle mayor que el del plan propuesto. Objetivos: Familiarizarse con la estructura del plan de cuentas del estado de resultados y conocer en detalle cada una de sus cuentas. Plantear las distintas formas como se pueden crear las cuentas de costos de mano de obra, insumos y costos indirectos de producción. Temas a tratar: 1. Introducción 2. Estructura del plan de cuentas a. Clases de cuentas b. Cuentas auxiliares 3. Clasificación de los gastos empresariales (cuentas 5) a. Gastos operacionales de administración (cuentas 51) b. Gastos operacionales de ventas (cuentas 52) c. Gastos no operacionales (cuentas 53) 4. Clasificación de los costos de producción a. Clasificación de los insumos y materiales directos (Cuenta 71) b. Clasificación de la Mano de obra directa (Cuenta 72) i. Cuentas 72xx de mano de obra para pago del personal administrativo de la finca. ii. Cuentas 72xx de mano de obra para el pago de los trabajadores de campo 1. Cuentas de mano de obra “por grupos de labores” 2. Cuentas de mano de obra “por labor” 3. El plan de cuentas de labores y el presupuesto c. Clasificación de los costos indirectos i. Algunos tipos de costos indirectos propios de una empresa agrícola 1. Costos indirectos de producción del área productiva 2. Costos indirectos de Maquinaria y Equipo 3. Labores culturales que requieren prorrateo ii. Cuenta 73 Costos Indirectos de producción 1 iii. Cuentas de costos indirectos de producción y centros de costos indirectos de producción iv. Tabla resumen de los costos de producción 5. Clasificación de los ingresos (Cuentas 4) a. Clasificación de Ingresos operacionales (Cuenta 41) b. Clasificación de los Ingresos no operacionales (Cuenta 42) 6. Cuentas 61 de costo de ventas (o costo de lo vendido) 2 Introducción El objetivo de la implementación de un sistema contable es la generación de informes ordenados y claros donde se resuma en cuentas la situación financiera de la empresa y los resultados de su operación productiva y de ventas en un periodo de tiempo. Para lograrlo es necesario disponer de un plan de cuentas que sea lo suficientemente amplio e incluyente como para poder registrar y detallar en el todos los desembolsos y movimientos que se registren en la empresa en el transcurso de su operación. Existen completos catálogos de cuentas prediseñados por contadores especialistas en el tema que en muchos casos son obligatorios para las empresas, particularmente para aquellas que tienen la obligación de presentar estados financieros a la administración de impuestos de la nación. El uso de estos planes de cuentas unificados garantiza que la información sea comparable con las empresas que hagan uso de ellos. Sin embargo, por más completos que sean, estos catálogos deben ser complementados por el usuario para adaptarlos a las necesidades y particularidades de su empresa. El planteamiento de estas configuraciones son el objetivo del presente capítulo. Estructura del plan de cuentas Para poder aplicar la técnica contable, un catálogo de cuentas debe cubrir todo el Activo, Pasivo, Patrimonio y Estado de Resultados de la empresa y las cuentas deben estar debidamente estructuradas y codificadas, sin errores, duplicaciones o ambigüedades. A continuación se presenta la estructura y forma de codificación del plan de cuentas considerada en este manual (Basado en el PUC). No. De dígitos El primer dígito Los dos primeros dígitos Los cuatro primeros dígitos Los seis primeros dígitos Cuentas con 7 o más dígitos # ## #### ###### ######XX Nombre Código Ejemplo Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares 1 11 1110 111005 11100505 ACTIVO Efectivo Bancos Banco cafetero Cta. 17587463-23 Importante: AgroWin permite que se le registre cualquier plan de cuentas de codificación jerárquica y estructurada. A lo largo de este manual se tratará el plan de cuentas que incluye el sistema y que ha sido debidamente configurado. 3 Clases de cuentas Las cuentas del primer dígito se denominan clases de cuentas y representan las cuentas principales de la contabilidad (activo, pasivo, patrimonio y estado de resultados). Por ser las cuentas principales de la contabilidad se presentan en la tabla adjunta. Clase de cuenta Nombre de la cuenta Informe financiero 1 2 3 4 5 6 7 ACTIVO PASIVO PATRIMONIO INGRESOS GASTOS COSTOS DE VENTAS COSTOS DE PRODUCCIÓN Balance General Balance General Balance General Estado de Resultados Estado de Resultados Estado de Resultados Estado de Resultados Cuentas auxiliares Las cuentas auxiliares son de libre creación por el usuario y se pueden crear tantas como la empresa considere necesarias para su operación teniendo cuidado de crearlas subordinadas a la subcuenta correspondiente. Debido a que este manual está enfocado a los costos de producción en el sector agrícola, entramos a detallar brevemente las cuentas del estado de resultados que van de la 4 a la 7 con especial atención a las cuentas de ingresos (4), gastos (5) y costos de producción (7). Clasificación de los gastos empresariales (cuentas 5) Los gastos empresariales se refieren a aquella parte de los costos que no afectan directamente la generación de los productos de la empresa. Esto porque los gastos están relacionados con la parte operativa y financiera de la empresa y no con su parte productiva. Como se dijo anteriormente, también podemos entender los gastos como aquella parte de los desembolsos que invierte la empresa en sí misma para garantizar su funcionamiento y que normalmente están relacionados con el mismo periodo en que se causan. Entre ellos se pueden incluir, por ejemplo, los salarios administrativos, los intereses bancarios y financieros, los gastos de oficina y arrendamiento e impuestos de diversa índole, etc. Los gastos empresariales, clasificados de acuerdo al área donde se consumen, se pueden dividir en tres categorías: · Gastos operacionales de administración. · Gastos operacionales de ventas. · Gastos no operacionales. Los catálogos de cuentas prediseñados cuentan con un amplio e incluyente conjunto de cuentas para el registro de los gastos comunes a todas las empresas. A continuación detallamos los tres 4 grupos de cuentas anotados con sus respectivos códigos de acuerdo al Plan de cuentas propuesto en este manual. Gastos operacionales de administración (cuentas 51) Como su nombre lo indica, los gastos operacionales de administración están relacionados con toda la gestión administrativa de la empresa. Para el caso de la empresa agrícola incluye todos desembolsos relacionados con el personal administrativo como sueldos, aportes y prestaciones sociales, pagos de honorarios por asistencia técnica, jurídica o contable, pago de impuestos de diversa índole, arrendamientos, seguros, servicios, entre otros. Cuenta 51 de “Gastos operacionales de administración” Para cubrir los distintos tipos de gastos operacionales, en el plan de cuentas propuesto se incluyen cuentas como las que se citan a continuación: Código Cuenta Ejemplos 51 Operacionales de administración 5105 Gastos de personal 110 5115 5120 5125 5130 Honorarios Impuestos Arrendamientos Contribuciones y afiliaciones Seguros 5135 Servicios 5140 Gastos legales 5145 Mantenimientos y reparaciones 5150 5155 Adecuación e instalación Gastos de viajes 5160 Depreciaciones Vida, incendios, hurtos, cosechas, daños de maquinaria, etc. Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz, teléfono, gas, etc. Notaría, registros, trámites, etc. Terrenos, construcciones, maquinaria, acueductos, vías de comunicación, etc. Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc. Pasajes, peajes, alojamientos, etc. Construcciones, maquinaria y equipos, acueductos, etc. 5165 5195 5199 Amortizaciones Diversos Provisiones Vías de comunicación, etc. Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias, combustibles. Etc. Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc. Salario y prestaciones administrativas; seguros de vida; dotaciones, gastos médicos, etc. Asistentes técnicos, revisoría fiscal, avalúos, asesoría jurídica etc. Propiedad raíz, industria y comercio, valorización, vehículos, etc. Terrenos, construcciones, maquinaria, semovientes, etc. Gastos operacionales de ventas (cuentas 52) Cuando la empresa agrícola asume personalmente la venta de sus productos, se ve obligada a incurrir en una serie de gastos similares a los gastos administrativos pero conceptualmente diferentes por cuanto su enfoque está dirigido a la venta de los productos y no a la administración de los procesos productivos. Estos gastos se contabilizan independientemente como “gastos operacionales de ventas” y entre ellos se pueden incluir desembolsos de diversa índole como gastos de transporte, distribución, comercialización y mercadeo de productos; gastos en publicidad, sueldos, aportes y prestaciones de vendedores; arrendamientos de vehículos, oficinas y bodegas; seguros y servicios públicos o privados, etc. 5 Muchos propietarios, especialmente los que producen productos perecederos, venden sus cosechas directamente en la finca, incluso antes de ser recolectadas. En estos casos suele ser el cliente el que asume los gastos de ventas, pero por un menor precio en la compra de los productos a la finca. Por lo tanto estos gastos no se verán reflejados en la contabilidad de la finca ya que en realidad son considerados como un menor valor del ingreso. Cuenta 52 de “Gastos operacionales de ventas” Los gastos operacionales de ventas son similares a los gastos administrativos pero enfocados a la gestión comercial. Por ejemplo: Cód igo Cuenta 52 Operacionales de ventas 5205 Gastos de personal 5210 5215 5220 5225 Honorarios Impuestos Arrendamientos Contribuciones y afiliaciones 5230 Seguros 5235 Servicios 5240 Gastos legales 5245 Mantenimiento y reparaciones 5250 5255 Adecuación e instalación Gastos de viaje 5260 Depreciaciones 5265 5270 5275 Amortizaciones Financieros - reajuste del sistema Pérdidas método de participación 5295 Diversos 5299 Provisiones Eje mplos Salarios, prestaciones de vendedores; seguros de vida; dotaciones, gastos médicos, etc. Por asesorías en ventas, etc. Terrenos, bodegas, oficinas, equipos de post cosecha, etc. Vida vendedores, incendios, hurtos productos, daños de maquinaria, etc. Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz, teléfono, gas, etc. Notarias, trámites, aduanas, etc. Locales, infraestructura, equipos post cosecha, equipos de oficina, etc. Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc. Pasajes, peajes, alojamientos, etc. Construcciones, maquinaria y equipos, embases y empaques, etc. Vías de comunicación, etc. Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias, combustibles. Etc. Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc. Gastos no operacionales (cuentas 53) Se trata de gastos no relacionados con las operaciones regulares de la finca. Entre ellos se pueden incluir todos los gastos asociados a las transacciones financieras de la empresa como los intereses bancarios, las pérdidas totales de cultivos causados por problemas fitosanitarios o ambientales, las pérdidas ocasionadas en la venta o baja de maquinaria y equipos agrícolas, etc. Los gastos no operacionales incluyen también ciertas erogaciones extraordinarios como donaciones a escuelas y puestos de salud, auxilios en la administración de vías y puentes comunales, entre otros. 6 Cuenta 53 de “Gastos no operacionales” Entre los gastos no operacionales se incluyen cuentas como las que se citan a continuación: Cód igo 53 Cuenta No operacionales 5305 Financieros 5310 Pérdida en venta y retiro de bienes 5313 5315 Pérdidas método de participación Gastos extraordinarios 5395 Gastos diversos Ejemplos Gastos bancarios, comisiones, intereses, diferencias de cambio etc. Pérdidas por venta o baja de maquinaria y equipos o por venta de otros activos. Demandas, indemnizaciones, multas y donaciones de cualquier índole. C la sifi ca ció n de los costos de producción (cuenta 7) Tal como se vio en el capítulo 2, los costos de producción se pueden clasificar atendiendo a su naturaleza en materia prima como recurso material y mano de obra como recurso humano. Sin embargo, a la hora de asociarlos a los centros de costos donde se aplican, se dividen a su vez en costos directos y costos indirectos de producción. Esta clasificación está de acuerdo con la definición clásica de costos vista en el capítulo 1 que entiende los costos como “la valoración económica de la totalidad de los recursos sacrificados (o dejados de percibir) para la obtención de un fin productivo”. El catálogo de cuentas de costos de producción considerado en este manual incluye 3 grupos de cuentas de costos en clara correlación con la clasificación de costos vista anteriormente. Estas son: 1. Cuentas de materia prima (insumos y materiales directos), como recurso material. 2. Cuentas de mano de obra directa, como recurso humano. 3. Cuentas de costos indirectos de producción, en su relación con los destinos de los recursos. En la siguiente tabla se presentan las cuentas con su respectivo código: Cód igo 7 71 72 73 Cuen ta Ejemp los Costos de producción Materia prima Agroquímicos, materiales, combustibles, insumos varios, etc. Mano de obra como desyerbas, fumigaciones fertilizaciones, , pago Mano de Obra de contratos etc. Mantenimiento de vías e infraestructura, mano de obra en post Costos indirectos de producción cosecha, etc. Las cuentas de costos de producción deberán ser estructuradas de acuerdo a las necesidades y criterios de la empresa respetando el nivel de grupo (los dos primeros dígitos). 7 Clasificación de la Mano de obra directa (Cuenta 72) La mano de obra directa representa la fuerza humana que se aplica al interior del proceso productivo con el objeto de llevarlo a su término. Cada actividad o proyecto agropecuario tiene asociado un conjunto de labores que le son propias y que deben ser aplicadas, cada una en su momento, de acuerdo con las recomendaciones técnicas propias del cultivo. Este conjunto de tareas representan el plan de labores culturales del proyecto o cultivo y la mano de obra contratada es la encargada de su ejecución. En la tabla adjunta se presenta a manera de ejemplo un conjunto de labores culturales típico para un cultivo de yuca. Catálogo de labores típicas de un cultivo 10 Labores del cultivo de yuca Adecuación del terreno 15 Trazado 20 Hoyado 25 Siembra 30 Aporque 35 Desyerbas 40 Fertilizaciones Fumigaciones enfermedades Fumigación Plagas Código La mano de obra puede auxiliarse de herramientas, equipos, 45 o maquinaria agrícola para facilitar la ejecución de las 50 labores y mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo. En 55 Cosecha manual estos casos, para efectos de costeo de labores, al costo de la mano de obra de una labor, se le debe sumar el costo de las herramientas, el costo del uso de las máquinas y equipos utilizados durante su ejecución, y más importante aún, el costo de los insumos utilizados en su aplicación. Para que se trate de mano de obra directa es necesario que las labores se desarrollen al interior de cada lote o proyecto productivo sin salir de él. La mano de obra directa es la que se usa para ejecutar las labores culturales propias del cultivo como fumigaciones, siembra, recolección, desyerbas, podas, castrada, ordeño, etc. Por defecto la mano de obra directa se codifica en el plan de cuentas con el grupo código 72“Mano de Obra”, que puede incluir el número de cuentas auxiliares que se consideren necesarios. Cuenta 72 de Mano de obra La cuenta 72 de mano de obra se utiliza para registrar los gastos relacionados con los pagos laborales de la finca. Estos pagos se pueden dividir en dos tipos: los pagos realizados al personal fijo de la finca como salarios, cesantías, prestaciones sociales, etc., y los pagos del personal de campo que se contrata normalmente por períodos cortos de tiempo para la ejecución de las labores específicas. Cuentas 7210 de mano de obra para el pago de los trabajadores de campo El conjunto de cuentas 72 de mano de obra (por ejemplo 7210) son específicas para contabilizar el pago de las labores que se realizan en la finca y suelen ser imputadas a medida que se ejecutan las labores. Estas cuentas se pueden estructurar de dos formas: por labores y por grupos de labores. A continuación se presenta un ejemplo de cada una de ellas con su descripción y ejemplo. Cuentas de mano de obra estructuradas “por grupos de labores” (recomendado) Un plan de cuentas de mano de obra creado por grupos de labores es menos explicativo que un plan de cuentas creado por labor, pero si se clasifican las labores en grupos funcionales puede ser suficiente para interpretar la información y para generar el presupuesto. En el siguiente cuadro 8 se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores por “grupos de labores” utilizable para un conjunto más o menos amplio de actividades agrícolas. Cuentas estru cturad as por grupos de labores 72 Mano de Obra Directa Ejemplo de labores q ue in clu ye 7210 Labores cultivos 721005 Labores de adecuación Nivelación, zanjado, caballoneos. 721010 Labores de Presiembra Arado, rastrillado. 721015 Labores de Siembra Trazado, hoyado, siembra. 721020 Labores de Precosecha Desyerbas, fumigaciones, fertilizaciones. 721025 Labores de Cosecha Cosecha, acarreo, pesaje. 721030 Labores de Post cosecha Clasificación, empaque, despacho. 721035 Labores de Venta Transportes y acarreos. Cuentas de mano de obra esttructuradas “por labor” Cuando se crean cuentas de mano de obra por labor se debe tener en cuenta que las distintas actividades agropecuarias suelen tener labores diferentes, lo que puede dificultar la creación de un plan de cuentas de uso general; mientras más detallado se hace un plan de cuentas de labores clasificado por labor, más restringido queda para una actividad particular. En el siguiente cuadro se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores “por labor” utilizable para un conjunto más o menos amplio de actividades. Cuen tas e structu radas por labor 72 7210 721005 721010 721015 721020 721025 721030 721035 721040 Man o de Obra Dire cta Mano de obra por labores Trazo Hoyado Siembra Plateos Desyerbas Fumigaciones Podas Cosecha El plan de cuentas de labores y el presupuesto Un plan de cuentas de labores debe estar detallado, como mínimo, al nivel que se quiere presupuestar. Un plan de cuentas muy general solo permitirá presupuestos generales que pueden resultar poco útiles a la hora de hacerle seguimiento al uso de la mano de obra; por el contrario, un plan de cuentas demasiado detallado, posiblemente exija la creación de planes de cuentas específicos para las labores de cada actividad agrícola, lo que puede hacer demasiado extenso el plan general de cuentas de la finca. La idea es que el plan de cuentas de mano de obra siempre debe resumir en mayor o menor grado el plan de labores de la finca. 9 Cuenta 7205 de mano de obra para pago del personal operativo - administrativo o técnico del área productiva de la finca. Los salarios y el resto de los gastos relacionados con el personal operativo-administrativo de la finca como el mayordomo, supervisores, patrones de corte, etc., junto con el personal de campo que está bajo contrato a término indefinido, se pagan por nómina imputando una cuenta apropiada de salarios administrativos. Para este efecto se suele replicar la cuenta 5105, que cubre todos los gastos de personal administrativo de la empresa, en una cuenta de la 72 (por ejemplo la 7205), para registrar en ella los costos del personal del área de producción como el patrón de corte, el mayordomo, el veterinario, y en general, todo el personal contratado a término fijo o a término indefinido. Cuenta 720503 Costos de personal productiva de la finca Salario integral 720506 Sueldos 720725 Horas extras y recargos 720728 Comisiones 720521 Viáticos 720524 Incapacidades 720527 Auxilio de transporte 720530 Cesantías 720533 Intereses sobre cesantías 720536 Prima de servicios 720539 Vacaciones 720542 Primas extralegales 720545 Auxilios 720548 Bonificaciones 720572 Dotación y suministro 720554 Seguros 7205 Cuenta Nombre del área Nombre 720559 Cuotas partes pensiones de jubilación Amortización cálculo actuarial pensiones de jubilación Pensiones de jubilación 720560 Indemnizaciones laborales 720561 Amortización bonos pensionales 720562 Amortización títulos pensionales 720563 Capacitación al personal 720566 Gastos deportivos y de recreación 720568 Aportes ARP 720569 Aportes EPS 720570 Aportes PENS y CESANTÍAS 720572 Aportes COMFAMILIARES 720575 Aportes ICBF 720578 Aportes SENA 720581 Aportes sindicales 720584 Gastos médicos y drogas 720595 Otros 720557 720558 Clasificación de los insumos y materiales directos (Cuenta 71) Adicional a la mano de obra, los cultivos requieren considerables cantidades de insumos y materiales que se consumen en el proceso de producción. Entendemos por insumos aquellos elementos que se consumen tras su aplicación como semillas, fertilizantes, fungicidas, insecticidas, herbicidas, y como materiales aquellos que permanecen íntegros a pesar de su uso como las bolsas de polietileno, alambres, bolsas de empaque etc. Estos elementos son aplicados por la mano de obra como parte de los procedimientos técnicos propios del cultivo y por esta razón, para efectos de costeo de labores, sus costos deben sumarse al costo total de la labor que lo aplicó. 10 Cuenta 71 Insumos y materiales En las cuentas 71 de insumos y materiales se agrupan los costos de los elementos que se consumen en el proceso de producción. Una característica de estos elementos es que normalmente se manejan en bodegas de inventarios. Código 71 7105 710505 710510 710515 710520 710525 710530 710535 710540 710545 710550 710555 710560 710598 Cuenta Ejemplo Materia prima Insumos agrícolas Herbicidas Insecticidas Fungicidas Nematicidas Enmiendas Fertilizantes Edáficos Fertilizantes Foliares Materia Orgánica Combustibles y lubricantes Coadyuvantes Semillas (Mat Propagación) Biológicos en general Insumos varios Glifosatos, Gramoxone, Finale, Karmex, etc. Roxión, Malathion, Lorsban, Sevín, Sistemín, etc. Dithane, Manzate, Ridomil, tilt, Aceite agrícola, Elosal, etc. Furadan, Temik, etc. Cal agrícola, Dolomita, Enmienda triple 30, etc. Triple 15, Urea, Dap, Cloruro de potasio, etc Total, Nitrato de potasio, Microcoljap, etc. Gallinaza, humos, porquinasa, compost, etc. Gasolina, ACPM, kerosene, carbón cooke, etc Inex, Mixel, Agrotín, Cosmoagua, etc. Maíz, frijol, pimentón, café, cacao, etc, Beauveria, micorriza, metharrizium, dipel, turilab, etc. Pintura para árboles, soda caústica, cal masilla, etc. Las cuentas de insumos se deben estructurar y crear para cada empresa agrícola en función de sus renglones productivos y de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios de la contabilidad. Un conjunto de cuentas de insumos y materiales como la que se cita a continuación puede ser lo suficientemente incluyente y descriptiva como para ser utilizada en cualquier empresa agrícola con sus respectivos ajustes y modificaciones. Las empresas pecuarias utilizan otros conceptos de insumos diferentes como concentrados, droga veterinaria, sales minerales, etc. que pueden ser incluidos en una categoría aparte (por ejemplo en la cuenta 7110-“Insumos pecuarios”). Clasificación de los costos indirectos (Cuenta 73) Como ya se dijo, los costos indirectos se definen técnicamente como la valoración económica de los recursos utilizados en el proceso productivo cuya incidencia de aplicación afecta más de un lote o cultivo. Al igual que los costos directos de producción, los costos indirectos incluyen mano de obra, insumos y materiales de diversa índole, pero además muchos otros costos de diversa naturaleza como depreciaciones de equipos, servicios de agua y luz, pagos administrativos, etc., siempre y cuando se trate de erogaciones orientadas a la producción de la empresa. 11 Algunos tipos de costos indirectos propios de una empresa agrícola · Costos indirectos de producción del área productiva Algunos costos de producción surgen de la aplicación de Catálogo de labores generales mano de obra e insumos sobre unidades no productivas Código Nombre Labor pero que de alguna forma afectan el proceso de 10 Mantenimiento maquinaria producción. Algunas de estas unidades pueden estar 20 Mantenimiento vehículos de trabajo ubicadas al interior de la zona productiva y representan 30 Mantenimiento construcciones áreas comunes a los distintos lotes como las vías de 40 Mantenimiento redes eléctricas comunicación y los canales de drenaje, etc.; otras suelen 50 Mantenimiento vías de comunicación estar situadas en sus márgenes o en zonas externas como plantas de post cosecha, bodegas, infraestructura, 60 Mantenimiento cercas y linderos etc. 70 Mantenimiento de acueductos Es importante observar que estas unidades productivas forman parte del complejo productivo de lotes y cultivos de la finca pero las labores que se desempeñan en ellas tienen carácter propio y no forman parte del catálogo de labores culturales de cada cultivo o proyecto de producción. Se trata en todo caso de labores necesarias para llevar a cabo el proceso de producción y por esta razón sus costos deben ser sumados a los costos de los cultivos. Para este efecto deben ser prorrateados entre los cultivos a la hora del costeo. En la tabla adjunta se presenta un conjunto de labores indirectas típicas de una finca común. · Costos indirectos de producción de Maquinaria y Equipo Uno de los principales costos indirectos de los cultivos son los costos asociados a la administración y uso de la maquinaria y equipos. A medida que se utilizan, los equipos agrícolas demandan recursos como combustibles, repuestos, mano de obra de mantenimiento, etc. Para efectuar un correcto costeo, el costo de estos recursos deberá ser repartido entre los lotes y cultivos que hicieron uso de los equipos en un período de tiempo, y en proporción a la cantidad de tiempo que fueron utilizados por cada lote o cultivo. · Catálogo de labores de maquinaria y equipo Código Nombre de la labor 110 Mantenimiento Maquinaria 120 Reparación Maquinaria 130 Mantenimiento Equipos Agrícolas 140 Reparación Equipos Agrícolas 150 Mantenimiento otros Equipos 160 Reparación Otros Equipos Labores culturales que requieren prorrateo Puede suceder que algunas labores que forman parte del catálogo técnico de labores culturales del cultivo, y que normalmente se realizan de forma directa, por diversas razones puede ser conveniente realizarlas a nivel global. Tal es el caso de las fumigaciones aéreas o de los controles de hormiga arriera en los cuales se suele ejecutar la labor recorriendo la finca en una sola dirección sin atender a los límites de los lotes. En estos casos es imposible saber con precisión absoluta cuánto del recurso se aplicó a cada lote o unidad productiva. A la hora del costeo hay que proceder a repartir el costo total ejecutado entre cada una de las unidades afectadas. Este reparto suele ser sencillo y puede basarse en criterios de 12 división simples como por ejemplo en proporción al área de los lotes o en proporción a la población cuando se trate de cultivos de la misma especie. Imputación de los costos indirectos a los cultivos (de la 72xx a la 73xx) Es importante anotar que todos estos costos hay que imputarlos inicialmente a algún centro de costos auxiliar donde se acumulan durante todo el mes y al final el acumulado se distribuye entre los cultivos por algún criterio de reparto (en función del área de cada cultivo o del número de árboles, o lo que más aplique para cada caso). Lo importante a tener en cuenta, es que cuando se aplican inicialmente a un centro de costos auxiliar se afectarán las cuentas 71xx de Insumos y materiales y las cuentas 72xx de Mano de obra directa (por ejemplo, los costos de tractores y maquinaria se pueden aplicar directamente a un centro de costos auxiliar denominado “Maquinaria y equipo”). Téngase en cuenta que estos costos son directos al centro de costos “Maquinaria y equipo” y cuando al final de mes se totalizan y se trasladan, son llevados a la cuenta “73xx Maquinaria y equipo” de cada cultivo, porque respecto a los cultivos estos costos llegaron de forma indirecta. Cuenta 73 Costos Indirectos de producción Los costos indirectos de producción se acumulan en “centros de costos auxiliares de producción” para ser prorrateados al fin del mes sobre los centros de costos de producción de la finca de acuerdo con criterios predefinidos. Los costos totales imputados durante el mes en el centro de costos auxiliar (que puede incluir cuentas de mano de obra directa, insumos y materiales directos, etc.), al final del mes se totalizan y se trasladan a los centros de costos productores (cultivos) a una cuenta de costos indirectos de producción (73). Por ejemplo, un centro de costos de “riegos y drenajes” acumulará costos como combustibles, repuestos, mantenimiento, depreciación de los motores y motobombas, mano de obra e insumos para los canales, costos por el uso del agua, etc. Al final del mes los costos totales acumulados se trasladarán a los centros de costos que hicieron uso del sistema de riego y a una cuenta 73 receptora de costos que podría llamarse igualmente “riegos y drenajes”. Así que a cada centro de costos destino le llegará un valor único del centro de costos fuente de “riegos y drenajes” y a la cuenta correspondiente. Se sugiere que esta cuenta 73 sea específica para cada centro de costos origen ya que en ella se presentarán los valores prorrateados cuando se consulten los informes de costos en los centros de costos de producción. Por ejemplo: un centro de costos de vías de comunicación tendrá una cuenta 73 llamada igualmente “vías de comunicación” que en cada centro de costos destino se encargará de recibir los costos recibidos por prorrateo; un tractor Ford tendrá una cuenta 73 receptora de costos que puede ser de carácter genérico llamada simplemente “tractores” o una más específica llamada “tractor Ford” para el mismo fin. La identidad de nombres entre el centro de costos fuente y la cuenta destino nos permitirá identificar el centro de costos fuente en el informe de costos del centro de costos destino. En la figura adjunta se detalla la forma en que se tratan los costos indirectos de producción y la forma en que afectan las cuentas de costos indirectos en los informes de costos de producción del sistema. 13 Cuentas de costos indirectos de producción y centros de costos aux iliares Así pues, las cuentas de costos Centro de costos indirectos de producción Código Cuenta destino asociado (origen) dependen de los centros de Costos indirectos costos auxiliares que se 73 7305 Costos indirectos por distribución identifiquen en la empresa. Por 730505 Costos personal campo Personal lo general una cuenta por centro 730510 Costos casas/campamentos Casas/campamentos de costos auxiliar puede ser 730515 Costos Vías y puentes Vías y puentes suficiente. Obsérvese que los 730520 Costos canales drenaje Canales drenaje centros de costos auxiliares 730525 Costos linderos Linderos (origen) conservarán el detalle 730530 Costos tractores Tractores de los costos que le hayan sido 730535 Costos guadañas Guadañas imputados en las cuentas de 730540 Costos fumigadoras Fumigadoras costos directos (71 y 72), mientras que los centros de costos destino presentarán, en la cuenta 73 correspondiente, el total del costo que se le asignó en el prorrateo. En la tabla adjunta se muestra, a manera de ejemplo, 14 un catálogo de cuentas de costos indirectos de producción típico de una empresa agrícola. Obsérvese su correlación con los centros de costos indirectos de producción. Tabla resumen de los costos de producción Antes de considerar las cuentas de ingresos presentamos una tabla resumen de los costos de producción con su descripción y cuentas asociadas. Resumen de clasificación de los costos Tipos de costos Descripción Gastos empresariales · Operacionales administración · Operacionales de ventas · No operacionales de Costos de producción · · Costos directos producción de o Insumos materiales o Mano de obra y Costos indirectos de producción o Mano de obra indirecta o Insumos indirectos Son todos aquellos costos de la empresa que no están relacionados con su gestión productiva. Son costos relacionados con la gestión administrativa de la empresa. Son costos relacionados con la gestión de ventas de la empresa. Son costos ajenos a la gestión administrativa, de ventas y productiva de la empresa. Son costos relacionados directamente con la gestión productiva de la empresa. Son costos que se aplican sobre cada unidad productiva sin salir de ella. Químicos y elementos aplicados a los cultivos por la mano de obra contratada para ejecutar las labores culturales de los cultivos. Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores culturales propias de cada cultivo. Son costos que se aplican sobre varias unidades productivas al mismo tiempo. Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores no culturales de los cultivos la empresa. Químicos y elementos aplicados por la mano de obra indirecta de la finca. Cuenta 5 51 52 53 7 71 72 73 Clasificación de los ingresos (Cuentas 4) Cualquier empresa productiva está destinada a la generación de productos para la venta. Estos representan su principal fuente de ingresos aunque no son los únicos. La empresa también puede recibir ingresos por la venta de bienes, por intereses bancarios, por la venta de desechos de cosecha o recursos naturales como tierra, piedras, arena de río, etc. Es necesario por lo tanto discriminar las diferentes fuentes de ingresos para una correcta interpretación de la información. En términos generales los ingresos se suelen clasificar en dos grupos: ingresos operacionales e ingresos no operacionales los cuales se detallan a continuación. Clasificación de Ingresos operacionales (Cuenta 41) Los ingresos operacionales son aquellos que se obtienen por el ejercicio de las actividades productivas propias de la empresa, o sea por la venta de sus productos. Con los ingresos operacionales se calcula la utilidad real de la empresa y la utilidad de cada una de sus actividades agrícolas o renglones productivos. Por esto es importante contar con un plan de 15 cuentas donde se discrimine claramente cada uno de los conceptos de estos ingresos que dependen de las actividades productivas que se desarrollen en la empresa. Una cuenta de ingresos por cada actividad productiva puede ser suficiente. En la tabla adjunta se presenta un ejemplo típico de cuentas de ingresos operacionales de una finca común. Código 4 41 4105 410545 41054505 41054510 41054515 41054520 41054525 41054530 Cuentas de ingresos operacionales Ingresos Operacionales Agricultura y ganadería Cultivos agrícolas Venta de Naranja Venta de Mandarina Venta de Aguacate Venta de Maíz Venta de Yuca Etc. Clasificación de los Ingresos no operacionales (Cuenta 42) Los ingresos no operacionales son aquellos generados por actividades ajenas a la razón social de la empresa, o sea diferentes a la venta de sus productos, como ingresos financieros (generados por los intereses de las cuentas bancarias), dividendos de acciones, pagos recibidos por arrendamiento de tierras, maquinaria y equipos, o por el alquiler de la casa de la finca, entre otros. La venta a favor de maquinaria y equipos o la venta de recursos naturales sustraídos de la finca como arena de río, tierra para viveros, también pueden considerarse como ingresos no operacionales. Código 42 4205 4210 4215 4220 4225 4230 4235 4240 4245 4248 4250 4255 4265 4275 4295 Cuentas de ingresos no operacionales No operacionales Otras ventas Financieros Dividendos y participaciones Arrendamientos Comisiones Honorarios Servicios Utilidad en venta de inversiones Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo Utilidad en venta de otros bienes Recuperaciones Indemnizaciones Ingresos de ejercicios anteriores Devoluciones en otras ventas Diversos Estos ingresos se contabilizan en cuentas aparte de los ingresos operacionales para no distorsionar el cálculo de la utilidad real de la empresa y sus proyectos que, como ya se dijo, debe ser el resultado de los ingresos generados por la venta de sus productos. En la tabla adjunta se presenta un plan de cuentas de ingresos no operacionales con su respectivo código tal como lo presenta el plan de cuentas considerado en este manual. Cuentas 61 de costo de ventas (o costo de lo vendido) Como se explicó con anterioridad, a medida que se sacrifican recursos estos se van registrando en una cuenta 7 de costos de producción correspondiente al recurso sacrificado. 16 Al final del proceso productivo los costos totalizados en la cuenta 7 se constituirán en el costo de producción de cualquier cantidad de producto generado y vendido. Código 6 61 6105 610545 61054505 61054510 61054515 61054520 61054525 61054530 Cuentas de costo de ventas Costo de lo vendido Costo de lo vendido Agricultura y ganadería Cultivos agrícolas Venta de Naranja Venta de Mandarina Venta de Aguacate Venta de Maíz Venta de Yuca Etc. En las empresas productivas la cuenta 61 de costo de venta registra el costo que corresponde únicamente a la cantidad de producto vendido. Mientras que las cuentas 7 registran todos los costos sacrificados para la obtención de la producción, la cuenta 61 únicamente representa el costo del producto que se ha vendido hasta la fecha. Nótese que las cuentas 61 Costo de ventas y 41 Ingresos operacionales funcionan en concordancia. Ellas representan respectivamente el costo de los productos vendidos y el ingreso correspondiente a los productos vendidos. De esta forma se puede establecer que la utilidad bruta del producto vendido es la diferencia entre la cuenta 41 y la cuenta 61. Cuenta Nombre Valor 4105xx Ingresos por venta de café 500 Nota Representa los ingresos obtenidos por la venta de café. 6105xx Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Note que el cultivo puede haber producido mucho café, pero esta cuenta únicamente refleja los ingresos por las cantidades efectivamente vendidas. 300 Representa el costo del café vendido. Note que el costo de producción de café puede ser mucho mayor, pero esta cuenta únicamente refleja lo que han costado las unidades que efectivamente se han vendido. 200 Representa la utilidad que han dejado los productos vendidos hasta la fecha del informe. Note que esto es independiente de que el cultivo haya producido mucho más y la producción se encuentre embodegada. 17 Los costos reflejados en la cuenta 61 provienen originalmente de las cuentas 7 de costos de producción. El movimiento de las cuentas 7 a la cuenta 61 (pasando por producto en proceso y producto terminado) se da a medida que se cosechan y venden productos, de tal forma que al final del ciclo de costeo, cuando se ha cosechado y vendido todo el producto generado, todos los costos de producción registrados inicialmente en la cuenta 7, habrán pasado a las cuentas de costo de ventas o costo de lo vendido. Se excluyen de este traslado el costo de los productos que ingresaron a bodega y no se vendieron sino que se consumieron en la finca como insumo de otros procesos de producción como puede suceder, por ejemplo, con la caña destinada al consumo animal al interior de la empresa o el plátano destinado a la alimentación de trabajadores en las fincas cafeteras o plataneras. El manejo operativo de las cuentas de costo de venta (61) se explicará en detalle en el capítulo siguiente de “La ruta contable de los costos de producción” y es la esencia de la metodología contable para el cálculo de los costos. 18