Guía de Implementación Programa 5´s - gicuv

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN
PROGRAMA 5´S
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Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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Guia de implementación
Programa 5´S
Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Universidad del Valle
Luis Carlos Castillo Gómez
Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Claudia Milena Muñoz Patiño
Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento
Julieta Ruiz Sinisterra
Diseño gráfico y diagramación
IMPRESO EN
Unidad de Artes Gráficas
Facultad de Humanidades
Santiago de Cali, Colombia
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional
Área de Calidad y Mejoramiento
Teléfono: (2) 321 22 23
Ciudad Universitaria Mélendez
Edificio Administración Central 301
- Oficina 3016 - 3er. piso
http://gicuv.univalle.edu.co
http://planeacion.univalle.edu.co
Guía de Implementación - Programa 5´s
Objetivos
»» Proporcionar y conocer la metodología del sistema japonés de las cinco herramientas 5´S
(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) con el propósito de mejorar las condiciones de
trabajo de cada uno.
»» Comprender en qué consisten cada uno de los términos japoneses y los beneficios que
brinda al implantarlos.
»» Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creación
de condiciones de mejoramiento y calidad en el entorno.
Conceptos
5´s
Es un conjunto de actividades que crean
condiciones ambientales agradables y placenteras
en la Institución, el hogar y la comunidad a través
del fomento de los buenos hábitos en nuestro
comportamiento y convivencia social.
Es uno de los programas de mejoramiento continuo más populares y aplicados en las empresas
occidentales, el mismo ha sido desarrollado en muchas empresas dando excelentes resultados.
5 PALABRAS EN JAPONÉS
5´S: Método
que utiliza cinco
palabras Japonesas
que empiezan con
la letra S
Paso 1 SEIRI–Clasificar
Paso 2 SEITON–Ordenar
Paso 3 SEISOU–Limpiar
Paso 4 SEIKETSU–Estandarizar
Paso 5 SHITSUKE–Disciplina
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
Beneficios
»» Mejora la calidad de vida de los funcionarios, transformando el ambiente de trabajo y la
actitud de las personas.
»» Genera espacios de mejoramiento en las instituciones y eficiencia en sus procesos del día a
día, disminuyendo desperdicios y reduciendo costos de operación.
»» Mejora y mantiene las condiciones de organización, orden y limpieza mostrando a todo el
personal, de las instituciones, que la calidad inicia desde su puesto de trabajo propiciando
ambientes favorables para el servicio y la gestión de cada funcionario.
»» Colaboradores más comprometidos y motivados.
»» Mayor seguridad y menos riesgos de accidentes laborales.
»» Mayor calidad en sus productos y servicios.
FASES DE LAS 5’S
MANTENER Y MEJORAR
ESTANDARIZAR Y
BIENESTAR PERSONAL
Disciplina y hábito
Control visual
FASES OPERATIVAS
Clasificación
Orden
Limpieza
Programa 5´s:
SEIRI-SEITON-SEISOU-SEIKETSU-SHITSUKE
Guía de Implementación - Programa 5´s
A través de las siguientes ilustraciones que representan a una oficina, se irá mostrando los cambios
que tiene un área de trabajo al ir aplicando cada una de las etapas o fases de la metodología de las
5´S. En la siguiente figura se muestra una oficina en su estado inicial, sin la aplicación de las 5´S.
A continuación se describirá cada una las etapas de la metodología de las 5´S bajo los siguientes
parámetros: definición, propósito, pasos para poner en práctica, beneficios y algunos consejos o
tips. En cada etapa se podrá observar la ilustración de la oficina después de aplicar cada “S”.
SEIRI–Clasificar
»» Identificar, organizar, clasificar, separar y eliminar del puesto de
trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo aquellos
requeridos para la función efectiva del puesto de trabajo.
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
Para recordar
La clave es:
Mantener únicamente lo necesario
para el proceso
Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios.
Propósito
Para poner en
Práctica
Resultados
Tener en el área todo lo que
necesitamos y sólo lo que
necesitamos para el trabajo diario
»» En el área de trabajo sólo debe
haber material indispensable, de
uso inmediato y en cantidades
mínimas
»» Verificar lo que es útil y
necesario.
»» Separar lo que no tiene utilidad
para las actividades diarias
»» Cambiar de lugar lo que no sirve,
mover a otro lugar
»» Desocupa espacios
»» Hace visibles los materiales
realmente utilizados
»» Puesto de trabajo más
confortable y fácil de limpiar
»» Evita la compra innecesaria de
materiales
»» Mejora el desempeño
»» Prepara el ambiente para la
segunda fase
Guía de Implementación - Programa 5´s
Metodología
1. Clasificar y organizar archivos o documentos de trabajo según la siguiente tabla:
Prioridad
Baja
Frecuencia de Uso
Acción
Nunca
Área de descarte
Quizás una vez al año
Mantener en un depósito
separado
Menos de una vez al año
Ocasionalmente
Media
Colocar un poco separado del
lugar de trabajo
Una vez cada 2 a 6 meses, al mes
Una vez a la semana
Constantemente
Alta
Mantener en el lugar de trabajo
o próximo a él
Una vez al día
Una vez por hora
2. Realizar descarte y limpieza general, según la siguiente tabla:
Descarte
Cosas aún
útiles
Cosas inútiles
Estado
Acción
En buen estado
Enviar al área que lo usará o mantener en
área de trabajo
Material recuperable
Recuperación, enviar al área que lo usará
En buen estado
Venta, otro uso
Material pésimo estado
Venta chatarra, retales
Basura
Botar
3. Investigue origen (Causa Raíz) del problema y evite nuevos acumulamientos.
4. Aplique el principio LO MEJOR ES UNO (Una copia, un documento, etc.)
5. Si es posible, comparta utilizando un sólo objeto en un determinado ambiente de trabajo.
6. Practique, logre resultados y estandarice.
7. Hoja de chequeo.
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
La siguiente figura representa a la oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y
SEPARAR.
SEITON–Orden
»» Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos,
utilizarlos y reponerlos.
Guía de Implementación - Programa 5´s
Para recordar
“Un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar”
Consiste en identificar y ubicar los materiales seleccionados en la fase de clasificación.
Propósito
Para poner en
Práctica
Resultados
Que cada cosa esté identificada,
en su sitio y haya un sólo sitio
para cada cosa.
»» Definir lugar y modo adecuados de
organizar, guardar y que todos lo
entiendan
»» Colocar a la mano lo que usa a toda hora,
cerca lo que usa pocas veces al día, lejos lo
que usa de vez en cuando: papeles, libros y
folders nunca se apilan. Deben guardarse
en forma vertical
»» Ordenar todos los elementos necesarios con
nombres y colores para su fácil acceso y uso
»» Racionaliza los espacios.
»» Facilita el acceso a los materiales y los
equipos reduciendo el tiempo de búsqueda.
»» Facilidad en la comunicación, ¡Su ausencia
es la causa de errores por excelencia!
»» Mejora el ambiente de trabajo reduciendo
esfuerzo físico y mental, pues todo estará en
el lugar correcto.
»» Facilita regresar a su lugar los objetos
o documentos que se utilizan y ayuda a
identificar cuando falta algo.
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
La siguiente figura representa a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR.
SEISOU–Limpieza
»» Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y reparar
los deterioros asegurando que todos los medios se encuentran
siempre en perfecto estado.
Guía de Implementación - Programa 5´s
Propósito
Para poner en
Práctica
Resultados
Mantener limpio el área de trabajo
y todos los materiales en perfecto
estado de uso, haciendo visible
cualquier anomalía.
»» Recoger y retirar lo que estorba.
»» Barrer y limpiar con un trapo
o brocha polvo y suciedad de
los sitios de trabajo. (Atacar la
fuente).
»» El dispensador de basura debe
ser su mejor aliado, téngalo a la
mano.
»» Hacer un plan de aseo para los
sitios de uso común.
»» Limpiar el puesto de trabajo y el
equipo después de su uso, por lo
menos dos veces por semana.
»» Concientizar sobre la necesidad
de mantener el sitio de trabajo
limpio.
»» Crear un ambiente de trabajo
saludable y agradable.
»» Mejorar la imagen y propiciar
mejores condiciones en el
puesto de trabajo.
»» Reducir la probabilidad
de accidentes y contraer
enfermedades.
»» Bienestar y Satisfacción de los
empleados.
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
La siguiente figura representa a la oficina, luego de poner en práctica la etapa de LIMPIAR.
SEIKETSU–Estandarizar
»» El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener y
conservar el estado de limpieza, de organización y los logros
alcanzados con la aplicación de las tres primeras S, solo se obtiene
cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores
(Clasificar, Ordenar y Limpiar).
Guía de Implementación - Programa 5´s
Propósito
Para recordar
Establecer hábitos para conservar
el lugar de trabajo en perfectas
condiciones, hábitos los cuales
deben ser permanentes. También
implica elaborar estándares de
limpieza y de inspección para
realizar acciones de autocontrol
constantemente.
“Si no existe un proceso para
conservar los logros, es posible que
el lugar de trabajo nuevamente
llegue a tener elementos innecesarios
y se pierda la limpieza alcanzada las
acciones realizadas anteriormente”
La visualización juega un papel muy importante en la estandarización, al permitir una gestión
continua de la higiene o mantenimiento de la limpieza alcanzada. Una técnica muy utilizada es
control visual. Como se puede observar en la siguiente figura:
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
Se analiza a cotinuación el funcionamiento del control visual, utilizando como ejemplo la
anterior figura, con la cual se pueden explicar las siguientes normas:
1) ¿Por dónde circulan los vehículos? R./ La calle
2) ¿Por dónde circulan los peatones? R./ El Anden
3) ¿Por dónde cruzan la calle los peatones? R./ El cruce peatonal y la línea de detención de los
vehículos (Cebra)
4) El ordenamiento del tráfico de vehículos y peatones por un medio visual: el semáforo.
5) El nombre y la dirección de la calle y el sentido de circulación dados por: el cartel indicador
de la esquina.
6) ¿Dónde se depositan los residuos?: R./ En el dispositivo a mitad de cuadra.
7) Prohibido ensuciar las paredes: cartel indicador
Para poner en
Práctica
»» Es necesario preparar previamente el lugar de
trabajo con la aplicación de las primeras “S´s”:
Clasificar, Ordenar y Limpiar”. Posteriormente
desarrollar un estándar para dichas “S´s”
»» Realizar el control visual en el lugar de trabajo,
iniciando con el planteamiento de las siguientes
preguntas:
1. ¿Qué información, procedimientos y normas
deben ser conocidos por los funcionarios?
2. ¿Cómo se difunden en la actualidad?
3. ¿Pueden ser notificados usando el control
visual?
4. ¿Qué recursos se necesitan para
implementarlo?
»» Actividad adicional: Realizar periódicamente
una serie de visitas por las áreas y/o oficinas
que hayan implementado la metodología de
5´S y detectar aquellos puntos que necesitan
acciones de mejora. Posteriormente comunicar al
funcionario o equipo de trabajo responsable de
aplicar las 5´S en el área y/o oficina visitada, para
que se coloque en marcha las acciones de mejora
pertinentes.
Guía de Implementación - Programa 5´s
Resultados
»» Mantiene el estado de limpieza
alcanzado con las tres primeras
“S”
»» Se mejora el bienestar del
funcionario al crear un hábito
de conservar impecable el
sitio de trabajo en forma
permanente.
»» Se evitan errores en la limpieza
que pueden conducir a
accidentes o riesgos laborales
innecesarios
»» Los tiempos de intervención
se mejoran y se incrementa la
productividad.
La siguiente figura representa como se produce la metamorfosis de la oficina luego de
implementar las etapas anteriormente vistas, incluida la de ESTANDARIZAR y CONTROL
VISUAL.
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
SHITSUKE–Disciplina
»» Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de voluntad, la
creatividad y el sentido crítico para trabajar permanentemente de
acuerdo con las normas establecidas.
Para recordar
Mantener constantemente el estado
de orden, limpieza e higiene de
nuestro sitio de trabajo es:
¡Cuestión de Hábito!
Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas.
Propósito
Para poner en
Práctica
Definir, implantar y evaluar los
procedimientos de trabajo acordados
y evidenciar áreas de mejora
con el fin de mantener y mejorar
continuamente la organización, orden
y limpieza del entorno de trabajo.
»» Cumplir la responsabilidad en
cada tarea SIN que se lo tengan
que recordar.
»» Tener el hábito de hacer bien el
trabajo, desde la primera vez.
»» No criticar, tratar de resolver
problemas y presentar
soluciones.
»» Hacer evaluaciones al lugar de
trabajo
»» Respetando y haciendo respetar
las normas del sitio de trabajo.
Guía de Implementación - Programa 5´s
Resultados
»» Facilita la ejecución de tareas.
»» Propicia resultados de acuerdo a
lo planeado.
»» Propicia el crecimiento personal
y profesional.
»» Mejora los servicios y las
relaciones personales.
»» Prepara a instituciones y
funcionarios para los programas
de calidad.
5 puntos en 5’s
»» Fijar las normas y respetarlas.
»» Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
»» Si no se hace nada, nada mejorará.
»» El cambio empieza por uno mismo
»» Si no puede hacerlo Ud. mismo, busque alguien que le pueda ayudar.
“Siempre que intentemos poner en
práctica algo nuevo, encontraremos la
mayor residencia dentro de la propia
persona y dentro de nosotros mismos.
Si no somos capaces de vencer a ese
enemigo, no habrá progreso”
Kaoru Ishikawa
Precursor de los círculos de calidad en Japón
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OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento
Conclusiones -Las 5´S permiten
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»» Adquirir autodisciplina
»» Identificar los tipos de desperdicios que
existen en el lugar de trabajo
»» Reduce los movimientos innecesarios
»» Permite que se identifiquen visualmente y
se solucionen los problemas
»» Reduce los accidentes de trabajo
»» Mejora la eficiencia en el trabajo
Plan de Trabajo
Las etapas que contempla el proyecto de 5´S a desarrollar son:
a) Seleccionar un área o puesto de trabajo para aplicar la metodología de las 5´S, lo ideal es
empezar por su propio puesto de trabajo.
b) Tomar varias fotos del área o puesto de trabajo, desde diferentes ángulos.
c) Después de observar cuidadosamente las fotografías, se describirán los problemas más
notorios en el ambiente de trabajo, con relación a cada una de las 5´S. La descripción de los
problemas debe sujetarse a una idea corta y concreta. Por ejemplo:
»» “Hay desperdicios de comida en el piso”
»» “El piso está lleno de polvo” o “El piso está muy sucio”
»» “Hay muchos materiales esparcidos desordenadamente por el área”
»» “Las cosas están fuera de su lugar, sin ningún motivo”
»» “Entre otros problemas percibidos”
d) Una vez identificados los problemas, el participante, quien ha tomado la iniciativa de
aplicar esta metodología para mejorar, deberá priorizar los aspectos que requieren de
mayor atención.
Guía de Implementación - Programa 5´s
e) Por último, se deberá realizar la implementación de cada una de las etapas de la metodología
5´S como se ha explicado en esta guía, tanto en su puesto de trabajo como en el resto de
las oficinas de su área. La puesta en práctica de las primeras tres “S” deberá hacerse “S”
por “S”, considerando el siguiente orden: primero Clasificación, después Organización y
posteriormente Limpieza.
Las actividades puntuales de las primeras tres “S” son:
1.
2.
3.
4.
Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios
Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, según se trate.
Listar todos los materiales o documentos innecesarios.
Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la
toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho.
5. Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios.
6. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
7. Anular todos los focos de suciedad encontrados
8. Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso,
tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje, etc.
9. Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de una
codificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su
ubicación correcta.
10. Definir e incorporar los, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios,
archivadores, etc.
11. Señalar con letreros y etiquetas los recipientes en donde van a ser ubicados los materiales o
documentos necesarios.
12. Considerar y determinar el flujo de materiales más adecuado durante el proceso de operación
en el área, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
13. Racionalizar la ubicación de los documentos y equipamiento necesario para la
operación y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
14. Establecer los controles visuales más adecuados para efectuar con mayor facilidad el
seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado en el sitio de estudio.
La documentación de los avances logrados en las áreas a través de fotos es recomendable para
llevar a cabo, posteriormente, la evaluación del proyecto.
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La calidad, una cultura de hacer las
cosas bien, en el tiempo justo y con los
recursos necesarios
Recuerda que en http://gicuv.univalle.edu.co, podrás encontrar
información adicional sobre el programa de 5´S (Videos, Listas de
Chequeo, Formatos, Bibliografía, Casos de Éxito, etc.)
Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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