Carta Técnica CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA

Carta Técnica CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA 2010
Versión 2.0.0
Introducción
Las Cartas Técnicas tienen como finalidad mantenerte informado sobre el alcance de la
última versión de los sistemas de CONTPAQ i®.
Obtén la última versión del sistema:
•
•
Visitando www.contaqtame.com.mx, en el menú Enriquece tu Sistema, opción
Actualizaciones.
Con el apoyo de tu Distribuidor Asociado Master.
Antes de
actualizar
Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una
versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios
de las terminales antes de ejecutarlo.
Información de la
versión
El presente documento muestra los cambios realizados de la versión 1.4.2 a la versión 2.0.0
de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA así como su descripción en términos de novedades y
mejoras.
Versión anterior
Número de esta versión
Fecha de liberación
Tipo de Actualización
1.4.2 (Abril 2010)
2.0.0
20 de septiembre de 2010
 Actualización Mayor
Actualización Menor disponible como:
 Service Pack
 Instalador
Distribución y
comercialización
Compatibilidad
con Windows 7
 Con costo de actualización
 Sin costo respecto a la versión anterior
Para continuar a la vanguardia y evolucionar a la par del entorno, hemos trabajado en la
nueva versión.
Instala CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA 1.4.0 o superior y tendrás total compatibilidad con
el nuevo sistema operativo que Microsoft® ha lanzado al mercado, Windows® 7.
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1
Versión 2.0.0, Continuación
En esta versión
La siguiente tabla muestra las mejoras que a través de tus solicitudes han otorgado poder a la
versión CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA versión 2.0.0 con el fin de proporcionarte mayores
beneficios a tu empresa:
Tema
Novedades de la versión 2.0.0
Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA
Exportación de documentos de inventario
Filtrado de documentos
Mejoras de la versión 2.0.0
Eliminación de temporales
Almacén en movimientos de entrada
Devolución de nota de venta facturada
Descuentos en Factura global
Agregar formas de pago
Cortes en Factura global
Devolución de nota de venta al realizar Factura global
Cancelar movimientos de productos con características y unidad de
medida
Unidades del movimiento de cancelación
Ventanas secundarias
Nueva función en Hoja Electrónica
Modelo de Hoja Electrónica Inventario inicial / Productos con
características
Modelo de Hoja Electrónica Inventario inicial / con más de 300
movimientos
Aplicación de descuento global
Mensaje en torreta
Generar Nota de venta
Consulta de Nota de venta abierta
Reporte Utilidad por Producto / Clasificación
Reporte Diario de ventas
Reporte Impresión de Documentos de AdminPAQ
Ventas y devoluciones a crédito en Ticket
Pie de página en formas preimpresas
Total importe base IVA 0% en forma preimpresa
Impresión del impuesto en Forma preimpresa
Pestaña Usuario en configuración de cajas
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Novedades de la versión 2.0.0
Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA
Beneficio
A partir de esta versión de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA cuentas con el beneficio de
expedir facturas electrónicas, cumpliendo totalmente con las disposiciones de ley, lo que te
permitirá estar a la par con la vanguardia tecnológica propuesta por el SAT.
Habilitar el uso
de Factura
Electrónica
Para hacer uso de este beneficio, el primer paso es habilitar en tu empresa el uso de la
facturación electrónica, para esto, ve al menú Configuración y selecciona la opción
Redefinir empresa, ahí selecciona la pestaña 9. F@C:
Además de contar con la facturación electrónica, también podrá crear automáticamente la
póliza al “Habilitar la Contabilización Simultánea en la emisión de documento”, lo que se
traduce en el registro de la contabilidad al momento, utilizando CONTPAQ i®
CONTABILIDAD.
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Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Configurar datos
para emisión
Después de habilitar el uso de la facturación electrónica, es necesario ir al catálogo de
clientes, y a cada uno indicar los datos para la emisión, como correo electrónico, formato de
entrega y archivo del certificado público:
Para configurar el cliente, ve al menú Catálogos y selecciona Clientes.
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4
Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Configurar
concepto
También es necesario configurar el concepto que será utilizado como Comprobante Fiscal
Digital (CFD), de tal forma que el sistema genere el formato electrónico:
Habilitar concepto…
Una vez habilitado el concepto como Comprobante Fiscal Digital, será necesario indicar el
certificado y llave privada del comprobante, así como la contraseña del mismo:
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Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Configurar CFD…
Por omisión, el sistema asigna los formatos que se utilizarán para la impresión del CFD y para
la creación del formato electrónico.
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6
Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Generar folios
Después de configurar el concepto, es necesario capturar los folios autorizados por el SAT,
desde el menú Configuración seleccionar la opción Folios asumidos. Se selecciona el
concepto definido como CFD y se crean los folios:
Al presionar el botón Crear folios se habilitará la
ventana para la captura de la serie, los folios y el
número de autorización:
Los folios son generados y podrás
consultar los folios disponibles, los
emitidos y los cancelados:
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Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Emisión de
documentos
Al utilizar CFDs, se permite configurar como tal:
•
•
•
Facturas
Devoluciones
Cargos al cliente
Cuando ya se han configurado los folios,
al intentar generar un documento
configurado como CFD, solicitará la
contraseña, de tal forma que se autorice
la emisión de un CDF
La entrega de un CFD podrá realizarse por:
•
•
•
•
•
Correo electrónico
Impresión borrador
Archivo en disco
Impresión amigable
Formato amigable
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Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Reportes de
CFDs
Por último, para facilitar el control de los CFDs, en esta versión se agregan reportes
especiales que te facilitarán conocer qué folios has utilizado además de que podrás presentar
información ante el SAT de forma clara y completa.
Los reportes agregados los encontrarás en el menú Reportes submenú Comprobantes
Fiscales Digitales, y son:
•
•
•
•
Informe mensual al SAT / CFD’s
Informe mensual al SAT / Tradicionales
Informe mensual al SAT / Autoimpresos
Comprobantes Fiscales digitales
Importante: Para conocer el detalle filtros, columnas y contenidos de cada reporte, consulta
el Listado de Reportes de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA que encontrarás en el grupo
de programas del sistema, submenú Ayuda.
Formas
Preimpresas
También se agregaron en esta versión formatos de impresión para los CFD, de tal forma que
se permita la impresión de la factura en formato Ticket. Estos formatos son:
•
•
•
CFD_Devolucion_Factura_Ticket.FPC
CFD_DocumentoCXC(Cargo)_Ticket.FPC
CFD_Factura_Ticket.FPC
Con estos formatos, la impresión del Comprobante Fiscal Digital incluye la leyenda “Este
documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”, así como el resto de los
campos obligatorios del comprobante.
PDFCreator
El PDFCreator es una aplicación open source con la que es posible crear archivos PDF desde
cualquier programa que mande impresiones a impresoras de Windows®.
Esta aplicación es instalada al momento de instalar CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA y
permitirá generar los CFD a un archivo PDF.
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Facturación electrónica en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA,
Continuación
Configuración
del PDFCreator
Ejecuta el siguiente procedimiento para configurar el PDFCreator:
Paso
Acción
2
Ve al menú Inicio, Todos los Programas, PDFCreator o desde el acceso
directo en el escritorio.
Ve al menú Impresora y selecciona Opciones.
3
Has clic en la opción Auto-guardado del panel izquierdo.
4
Marca la opción Usar auto-guardado ubicado en el panel derecho.
1
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10
Envío de documentos en forma electrónica, Continuación
2. Configuración del PDFCreator (continúa)
Paso
Acción
5
En el campo Nombre de Archivo elimina la etiqueta <DateTime> y sustitúyela
capturando el prefijo DocDig.
6
En el campo Elementos predefinidos selecciona la opción
<REDMON_DOCNAME_FILE>
7
Nota: Revisa que el nombre del archivo haya quedado de la siguiente forma:
DocDig<REDMON_DOCNAME_FILE>
Especifica el directorio según el tipo de instalación de AdminPAQ:
•
•
En el caso de una instalación monousuario el directorio será
C:\Doctos_Digitales\
En el caso de una instalación en red el directorio será
\\Servidor\Doctos_Digitales. Donde “Servidor” corresponde al nombre
del servidor de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA.
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Envío de documentos en forma electrónica, Continuación
2. Configuración del PDFCreator (continúa)
Paso
8
Acción
Deje el resto de las opciones por omisión, por último haga clic en el botón
Guardar y cierre PDFCreator.
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Exportación de documentos de inventario
Beneficio
A partir de esta versión se permite generar archivos con la información de documentos de
inventario: entradas, salidas y traspasos, pues ahora cuenta con la opción Exportación de
documentos.
Descripción
En el menú Empresa se agrega la opción
Exportación de documentos, que permite
generar un archivo de texto con la
información de los documentos.
El contenido del archivo podrás
definirlo utilizando los filtros
disponibles:
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13
Exportación de documentos de inventario, Continuación
Importar
documentos
Una vez que se ha generado el archivo de texto con los documentos, podrá cargarlos en otra
empresa, por ejemplo una sucursal, debes ir al menú Empresas y seleccionar la opción
Importación de datos, seleccionar el archivo que contiene los documentos y ejecutar el
proceso:
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Filtrado de documentos
Beneficio
Controla el rango de fechas de los documentos de Pedidos y Devoluciones que se mostrarán
en el punto de venta.
Descripción
En esta versión podrás configurar el número de documentos de Pedidos y Devoluciones que
se desplegarán en el punto de venta cuando selecciones las opciones “Agregar Pedido a
Nota de venta” y “Devolución de Nota de venta”, lo único que debes hacer es especificar
dicho número en el campo “Mostrar documentos con antigüedad menor a:____días” en el
catálogo de sucursales:
Con esta nueva opción se mejora considerablemente el tiempo requerido para la conversión
de documentos, pues los documentos a mostrar estarán limitados al rango de días
seleccionados por el usuario.
Ubicación
Para configurar este parámetro, ve al menú Configuración y selecciona la opción
Sucursales; ve a la pestaña 2. Venta/Facturación.
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Mejoras de la versión 2.0.0
Lista de Mejoras
Mejoras
La siguiente tabla muestra las mejoras realizadas a la versión 2.0.0 de CONTPAQ i® PUNTO
DE VENTA, con el fin de asegurar su óptimo funcionamiento:
Eliminación de
temporales
586
Número
de Caso
484001
Almacén en
movimientos de
entrada
564
469654
Mejora
Folio
Descripción
A partir de esta versión, cada vez que se ingrese a la empresa desde el
Administrador del PUNTO DE VENTA se eliminarán los archivos
temporales que se crean al ejecutar reportes, lo que permite disminuir
el tiempo de ingreso desde las estaciones.
Cuando se modifica un documento de entrada y se agregan
movimientos, se conserva para estos nuevos movimientos el almacén
especificado en el documento, de tal manera que la afectación del
inventario es correcta.
En versiones anteriores, cuando se presentaba esta situación se
permitía especificar otro almacén o asumía el almacén configurado en
la sucursal, lo que provocaba que hubiera movimientos con distinto
almacén dentro del mismo documento.
Devolución de nota
de venta facturada
Descuentos en
Factura global
566
585
472060
483325
Para registrar entradas de inventario ve al menú Inventarios.
Ahora se realiza de forma correcta la devolución de una nota de venta
a crédito que ya fue facturada, además, el saldo del cliente es correcto,
pues las afectaciones de venta y devolución también se realizan
correctamente.
Anteriormente al intentar devolver una nota de venta a crédito ya
facturada, el sistema enviaba el mensaje de error “El documento de
cargo no está relacionado al módulo PUNTO DE VENTA” y no se
generaba el documento, lo que también ocasionaba que los saldos del
cliente fueran incorrectos.
Ahora, cuando se realiza la facturación global se calcula de forma
correcta el descuento correspondiente, tanto para precios con IVA
incluido como sin IVA.
En la versión anterior, cuando se aplicaba un descuento en una nota de
venta, teniendo habilitado el parámetro “Precios con IVA incluido” y
dicha nota de venta se facturaba, al realizar otras notas de venta y
ejecutar la factura global, se agregaba en esta factura el descuento de
la nota de venta facturada previamente.
Agregar formas de
pago
607
490982
Para realizar la facturación global ve al menú Procesos.
A partir de ahora, cuando se intente crear una forma de pago tipo
crédito (reservadas para uso del sistema) se enviará el mensaje "No se
permite adicionar más Formas de Pago de Crédito", de tal forma que
informa al usuario.
En la versión anterior al intentar agregar una forma de pago tipo crédito
el sistema enviaba el mensaje “Es necesario actualizar la empresa; no
debe estar en uso por ninguna aplicación…” lo que causaba confusión.
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16
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Cortes en Factura
global
Folio
577
Número
de Caso
480712
Descripción
A partir de esta versión sólo se permite agregar hasta 9 cortes por
factura global, lo que ayudará a que el proceso se realice de forma
rápida, ya que al incluir más cortes podría saturarse.
Cuando se intentan agregar más de 9 cortes el sistema envía un
mensaje; observar la siguiente imagen:
Para realizar la facturación global ve al menú Procesos.
Devolución de nota
de venta al realizar
Factura global
611
Cancelar
movimientos de
productos con
características y
unidad de medida
578
Unidades del
movimiento de
cancelación
588
491547
482369
483777
Ahora cuando se realiza una devolución de una nota de venta que fue
a crédito y se hace la factura global se verá reflejada la devolución
correspondiente de dicha venta a crédito, los documentos que se
generan es una devolución de factura y un cargo al cliente.
En versiones anteriores, específicamente cuando se devolvía de forma
completa una nota de venta a crédito, no se generaba el documento de
devolución y de cargo al cliente al realizar la facturación global; el saldo
no se veía afectado porque los documentos se cancelaban, pero no
quedaba registro del evento.
Ahora, cuando en una nota de venta se cancela un movimiento de un
producto que maneja unidad de venta y características, se permite
capturar correctamente la cantidad a cancelar.
En otras versiones, cuando se presentaba esta situación, no se
permitía capturar la cantidad a cancelar, por lo que se generaban
inconsistencias en las existencias y en la nota de venta.
Ahora, cuando se intenta realizar la cancelación de un movimiento con
más unidades de las vendidas, el sistema envía el mensaje “No hay
unidades suficientes a cancelar”, de tal manera que sólo permite la
cancelación por una cantidad igual o menor a la del movimiento que lo
origina.
Anteriormente se permitía la cancelación con más unidades de las
indicadas en el movimiento, dejando la diferencia en positivo en la
cancelación.
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17
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Folio
Ventanas
secundarias
581
Nueva función en
Hoja Electrónica
558
Número
de Caso
468066
Descripción
Al estar configurando un concepto y utilizar las teclas de función <Ctrl
+ 1>, <Ctrl + 2> ó <Ctrl + 1> se mostraban ventanas secundarias de
AdminPAQ, pues el archivo DlgConceptoDocumento.txt que es
utilizado por ambos sistemas tenía incorrectas las referencias.
En esta versión se agrega la función SeriesMovimientoPV que
permite extraer el número de serie del producto que se ha vendido.
Sintaxis:
Modelo de Hoja
Electrónica
Inventario inicial /
Productos con
características
563
469193
SeriesMovimientoPV( pFolio ,pSerie, pDocumentoDe,
pMovimiento, Optional NumeroEmpresa)
Ahora el modelo Inventario Inicial de la Hoja Electrónica permite
realizar documentos de entrada con productos que en el código de
barras utilizan las 3 características con formato de código Lectora
(especificado en el paso 3 del modelo).
En versiones anteriores, cuando se presentaba esta no se generaba el
documento en el primer intento, al intentar de nuevo sí generaba el
documento, pero de forma errónea, ya que se asignaba la misma
característica en los 3 campos.
Modelo de Hoja
Electrónica
Inventario inicial /
con más de 300
movimientos
574
475663
Para ejecutar el modelo ve al menú Reportes y selecciona Hoja
Electrónica; después selecciona Inventario Inicial y sigue los pasos
que el modelo te indica.
En esta versión el modelo Inventario Inicial de la Hoja Electrónica
genera de forma correcta los documentos de entrada, cuando el
documento en el modelo tiene más de 300 movimiento, pues al llegar a
dicho número de movimientos genera un nuevo documento con el folio
siguiente; y así consecutivamente hasta que todos los movimientos
especificados en el modelo hayan sido incluidos en un documento de
entrada.
En versiones anteriores, cuando los movimientos pasaban de 300, al
intentar generar el siguiente documento no cambiaba el número de
documento, por lo que no lo generaba y enviaba el mensaje “El
documento ya existe”.
Aplicación de
descuento global
562
468620
Para ejecutar el modelo ve al menú Reportes y selecciona Hoja
Electrónica; después selecciona Inventario Inicial y sigue los pasos
que el modelo te indica.
El descuento global de la nota de venta ahora es calculado
correctamente, aún cuando el porcentaje de descuento sea idéntico al
especificado en la configuración cuando los campos son de solo
lectura.
Anteriormente, cuando se especificaba descuento global en la nota de
ce venta y los campos eran de solo lectura, el sistema no recalculaba
los totales de la venta, pues detectaba que los porcentajes eran
idénticos.
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Página
18
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Mensaje en torreta
Generar Nota de
venta
Consulta de Nota de
venta abierta
Reporte Utilidad por
Producto /
Clasificación
Folio
270
555
Número
de Caso
471532
486046
A partir de esta versión los mensajes en la torreta de la caja se
despliegan de forma correcta.
En versiones anteriores, aún cuando la torreta estaba bien configurada,
no mostraba los mensajes correspondientes.
Ahora, cuando en una terminal se había dejado abierta la caja con un
número de nota de venta asignado y dicho número de nota de venta se
genera en otra terminal, el sistema reasigna el número de nota de
venta sin enviar error.
Cuando se presentaba esta situación, en la terminal en la que se
dejaba abierto el número, cuando se intentaba generar la nota de venta
el sistema enviaba el mensaje de error “No se encontró el registro” lo
que provocaba confusión.
Ahora cuando se intenta consultar una nota de venta que está siendo
editada por otro usuario el sistema manda mensaje de notificación y
reinicia correctamente los totales.
491
560
Descripción
467779
Anteriormente cuando se presentaba esta situación, el sistema sí
enviaba el mensaje de notificación pero no actualizaba los totales, por
lo que era necesario presionar la tecla de función <F12> y causaba
confusión.
El reporte Utilidad por producto, Clasificación (EXCEL) ahora
muestra de forma correcta el precio del producto en la columna Venta.
Anteriormente si en la empresa se tenía habilitada la opción Capturar
precios con I.V.A. incluido en el reporte se mostraba el precio con
impuesto, lo que causaba confusión.
Reporte Diario de
ventas
579
482194
Para consultar el reporte ve al menú Reportes, submenú Almacén y
Costos y selecciona el reporte Utilidad por producto, Clasificación
(EXCEL).
Ahora en el reporte Diario de Ventas (Notas de Venta, Devoluciones,
Facturas) se muestran de forma correcta las devoluciones sobre notas
de venta a crédito cuando se selecciona el filtro “Notas de venta y
Devoluciones”.
Cuando en otras versiones, en este reporte se seleccionaba el filtro
mencionado, se omitían las devoluciones sobre notas de venta a
crédito, mientras que al seleccionar el filtro “Devoluciones” si las
mostraba de forma correcta, por lo que provocaba confusión y se
mostraba información incompleta.
Reporte Impresión
de Documentos de
AdminPAQ
592
486792
Para consultar este reporte ve al menú Reportes submenú Ventas.
Este reporte se corrige en la versión 5.2.0 de AdminPAQ, de tal forma
que los importes neto y precio de productos se muestren igual que en
AdminPAQ cuando la factura proviene de CONTPAQ i® PUNTO DE
VENTA.
Continúa en la siguiente página
Página
19
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Ventas y
devoluciones a
crédito en Ticket
Folio
597
Número
de Caso
488306
Descripción
A partir de esta versión, cuando en el corte de caja se incluyen ventas
a crédito y devoluciones sobre estas ventas a crédito, en el ticket se
imprimen por separado; ver imagen:
Para utilizar este formato de ticket, ve al menú Configuración,
selecciona la opción Cajas, y el los formatos de corte seleccionar el
formato CorteCaja_SinDevCred.FPC
Continúa en la siguiente página
Página
20
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Folio
Pie de página en
formas preimpresas
525
Número
de Caso
449284
Descripción
A partir de esta versión se permite configurar la impresión del pie de
página, de tal forma que para impresiones de documentos que exceden
el número de movimientos de la forma, el pie de página sólo se
imprimirá en última hoja. Esta opción se encuentra en la pestaña Áreas
de la configuración de la forma:
Para configurar formas preimpresas ve al menú Empresa y selecciona
Editor de Formas Preimpresas.
Continúa en la siguiente página
Página
21
Lista de Mejoras, Continuación
Mejoras (continúa)
Mejora
Total importe base
IVA 0% en forma
preimpresa
Folio
575
Número
de Caso
477110
Descripción
Al incluir el campo Total importe base IVA 0% en una forma
preimpresa, se realiza la impresión correcta del importe.
En la versiones anterior, al incluir este campo en una forma preimpresa
enviaba el mensaje “No existe el atributo fbaseiva0 winrep32 no existe
fbaseotro” y dejaba los importes en cero.
Impresión del
impuesto en Forma
preimpresa
590
591
486037
Para configurar formas preimpresas ve al menú Empresa y selecciona
Editor de Formas Preimpresas.
Cuando en la forma preimpresa se incluye la impresión del porcentaje
de descuento, el sistema imprime correctamente el porcentaje del
movimiento (16%).
En otras versiones, al seleccionar el campo en la forma preimpresa, se
imprimía el impuesto anterior (15%) ocasionando confusiones.
Pestaña Usuario en
configuración de
cajas
595
487922
Para editar formatos de impresión ve al menú Empresa
A partir de esta versión no se muestra la pestaña Usuarios en la
configuración de Cajas, puesto que esta pestaña no tenía ninguna
funcionalidad y causaba confusión.
Para configurar cajas ve al menú Configuración.
Capacítate
Si deseas aprovechar al máximo el funcionamiento de los sistemas, utiliza los manuales y
talleres que CONTPAQ i® tiene disponibles para ti. Consulta a tu distribuidor.
Documento realizado por
Fecha de elaboración
Última Modificación
Ing. Félix Rodriguez
31 de agosto de 2010
22 de septiembre de 2010
Líder de producto
CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA
T.C. Nancy C. López
Herramientas de Conocimiento
Opina sobre esta carta técnica, enviando un correo electrónico a:
conocimiento@compac.com.mx
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22