PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Código: DE-P01
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PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y
PLANES INSTITUCIONALES
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1. OBJETIVO
Definir estrategias y líneas de acción que den rumbo y destino a la entidad, con el fin de cumplir
con la plataforma estratégica institucional.
2. ALCANCE
Inicia desde el análisis del contexto estratégico, la formulación y/o actualización del plan
estratégico, a partir de los programas, proyectos y/o lineamientos del plan de desarrollo vigente o
de la entidad; incluye la formulación de planes institucionales, su gestión, consolidación y
seguimiento y su evaluación que sirve para definir acciones de mejora.
3. INSUMOS
Lineamientos Secretaría General, Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Secretaría
Distrital de Planeación.
Planes estratégicos años anteriores.
Lineamientos de la Dirección General del IDPC.
Programas y proyectos.
Plan de desarrollo vigente.
Contexto estratégico o Análisis DOFA.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Plan estratégico actualizado.
Planes institucionales.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar normograma.
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Direccionamiento estratégico: conjunto de instrucciones, pautas o criterios establecidos por la
Alta Dirección para el logro de los objetivos y metas de la Entidad.
DOFA: es una herramienta que permite a la entidad trabajar con toda la información para detectar
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
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Estrategia: Las estrategias son pautas generales que orientan la posterior planificación operativa,
surgidas dentro de y tendientes a un proceso acorde al marco conceptual del desarrollo,
tendientes a acercarnos a la visión, que permitan el máximo grado de cumplimiento de la misión,
dentro de un contexto posible.
Gestión estratégica: La gestión estratégica permite realizar un modelamiento del desempeño
global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la planificación estratégica
(Más comprometida con la eficiencia) con todo el Sistema Integrado de Gestión, a la vez
responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e implementación de estrategias encaminadas al
fortalecimiento de la gestión institucional.
Misión: Es la razón de ser de la entidad, el motivo por el cual existe. Así mismo es la
determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno
determinado para conseguir tal misión.
En la misión se define la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a
ofertar.
Meta: La meta se puede entender como la expresión de un objetivo en términos cuantitativos y
cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al
objetivo.
Objetivo: Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios
determinados.
Plan de acción: Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y control de
la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para
dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin
embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las tareas específicas (Planes
operativos).
Plan de Desarrollo: Lineamientos rectores para los cuales se fijan los grandes objetivos y las
prioridades que permiten enfrentar y superar los problemas y demandas sociales, políticas y
económicas. Además es el instrumento flexible para hacer coherentes las acciones del sector
público, crear el marco que induzca y concerté la acción social o privada y coordine la acción
intergubernamental. Este puede ser según su jurisdicción, municipal, estatal o nacional.
Plan Estratégico: Es un documento oficial en el que los responsables de una organización
(empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cual será la estrategia a seguir por la
organización en el mediano plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con
una vigencia que oscila entre 1 y 4 años
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Planificación Estratégica: se orienta a la eficacia, es decir a maximizar los resultados y el
impacto en dirección al cumplimiento de la misión institucional. Se ocupa mayormente del objeto, y
de los resultados.
Planificación Operativa: se orienta a la eficiencia, es decir a organizar adecuadamente los
recursos de la organización. Trata de maximizar la relación resultado / recursos.
POAI: Plan Operativo Anual de Inversión, es un componente del sistema presupuestal que indica
la inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos,
entidades, programas y regiones. Adicionalmente, define para cada proyecto las vigencias
comprometidas especificando su valor y teniendo en cuenta el origen de las fuentes de
financiación y el destino de los recursos. Este plan se elabora tomando como bases los
estimativos fijados en el plan financiero y las cuotas preliminares de inversión. Sirve de base para
elaborar el proyecto de presupuesto.
Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una
organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los
objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
SDP: Secretaría Distrital de Planeación.
Seguimiento: Acción que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el avance del
proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar ó agilizar su ejecución.
SEGPLAN: Seguimiento al Plan de Desarrollo Distrital (En las entidades se hace seguimiento a
los planes de inversión).
Valores: los valores son principios que permiten orientar el comportamiento, son creencias
fundamentales que ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras, o un
comportamiento en lugar de otro. También son fuente de satisfacción y plenitud.
Visión: La visión es la expresión explícita de un futuro deseado, difícil pero no imposible, basado
en valores compartidos y dentro de las tendencias probables, que la organización trata de
contribuir a crear.
La visión de la comunidad o sociedad
transformada
La visión tiene dos fases:
La visión del desarrollo institucional
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7. CONDICIONES GENERALES
Se debe monitorear de forma permanente el cumplimiento de los elementos de la
plataforma estratégica (Misión, Visión, Políticas, Objetivos, valores) y realizar las
actualizaciones a que haya lugar.
La información para el seguimiento del Plan de Acción por parte de la Subdirección
General, debe ser reportada por todas las dependencias de forma trimestral.
Las áreas misionales realizan un reporte mes a mes del cumplimiento de las metas plan
(Plan de Desarrollo vigente); las áreas de apoyo entregan trimestralmente el
autoseguimiento al plan de acción definido.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Inicio
Realizar diagnóstico
Descripción de la actividad
Responsable
Documento o
Registro
Inicio del procedimiento
Para la definición de la gestión estratégica,
se tiene en cuenta los lineamientos del
plan de desarrollo vigente, los lineamientos
del sector o las necesidades de la entidad
para el desarrollo de un contexto
estratégico que le permita tomar acciones
de mejora y formular estrategias para la
mejora continua de la entidad.
Dirección
General
Subdirectores
Asesores
Actas
Resultado del
contexto
estratégico
1
Coordinar reuniones
2
2
En el desarrollo del contexto estratégico se
debe realizar un diagnóstico de la entidad a
partir de un análisis DOFA, realización de
talleres con toda la comunidad institucional,
revisión de informes y evaluaciones que
permitan conocer el estado actual de la
entidad y definir o actualizar la plataforma
estratégica.
Se coordinan las reuniones para consultar
y consensuar la actualización y/o
formulación
de
los
elementos
de
direccionamiento
estratégico
(Misión,
visión, políticas, objetivos, estrategias y
valores)
Subdirector
General
equipo
trabajo
Actas
y
de
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
2
3
Descripción de la actividad
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Responsable
Definidos y aprobados los elementos de Subdirector
Direccionamiento estratégico por parte del General
Comité Directivo, se consolida el equipo
documento de Plan estratégico.
trabajo
Documento o
Registro
Plan estratégico
y borrador
de
Consolidar
documento de PE
4
5
6
Aprobar PE
Realizar divulgación
del PE
Realizar monitoreo
Una vez revisado el plan estratégico se Comité Directivo Resolución del
aprueba el documento final.
Junta Directiva
plan estratégico.
Acuerdo de
Subdirector
expedición
Se realizan los ajustes a que haya lugar.
General
y Junta Directiva
equipo
de
trabajo
Se realiza la divulgación del plan Subdirector
Registros de
estratégico con el apoyo del área de General
y divulgación
comunicaciones.
equipo
de
trabajo,
Comunicaciones
Se realiza el monitoreo permanente del Subdirector
Informes
plan estratégico.
General
y
equipo
de
trabajo
Cuando se ha definido el plan estratégico,
la entidad desarrolla acciones para su
cumplimiento; para programar esas
acciones y verificar su cumplimiento, se
formulan planes institucionales.
Impartir
instrucciones
7
3
Con el plan estratégico que incluye también
los programas y proyectos que adelanta la
entidad; se elaboraran los planes de acción
de las dependencias, los planes operativos
de inversión, planes de compras, planes
financieros, entre otros.
Para la formulación de los planes
institucionales se imparten instrucciones
mediante él envió a las dependencias la
metodología o lineamientos o se recibe de
las dependencias solicitudes para el
acompañamiento en la formulación y
definición de los planes a elaborar.
Subdirector
General
equipo
trabajo
Memorandos
y Correos
de electrónicos
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
3
8
Descripción de la actividad
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Responsable
Se elaboran los planes necesarios según la Responsables
metodología diseñada. DE-I01 Instructivo de procesos
para la Formulación y Seguimiento de los
planes de Acción.
Documento o
Registro
Planes
formulados
Elaborar planes
Revisar planes
formulados
10
Divulgar planes
12
13
Subdirector
General
equipo
trabajo
Revisión de los
y planes,
de
Correos
electrónicos
Si se requiere ajustar o ampliar la
información del plan formulado se envía a
la dependencia para que realice los ajustes
correspondientes.
9
11
Se revisa que los planes formulados estén
diseñados conforme a la metodología
establecida por la Subdirección General
(Coherencia con las acciones a desarrollar
y objetivo del proceso).
Ejecutar planes
Realizar seguimiento
a planes
Presentar informes
Fin
Existen los planes operativos que incluyen
las acciones y presupuestos para cada uno
de los proyectos de inversión.
Una vez aprobados los planes formulados
se divulgan a todos los responsables de
procesos y en los medios de comunicación
dispuestos en la entidad (Pagina web,
intranet, correos electrónicos, comunicados
internos, entre otros)
Todos los planes se ejecutan de acuerdo
con la metodología definida y dando
cumplimiento a metas y/o acciones
formuladas.
Se verifica el cumplimiento y la ejecución
de los planes haciendo seguimiento a las
actividades y metas planteadas.
Se comunican las fechas de seguimiento.
El plan de inversión seguimiento mensual;
plan de acción seguimiento trimestral.
Se consolida la información que sirve de
insumo para la elaboración y presentación
al Comité Directivo los informes de avance
y cumplimiento en la gestión del IDPC.
Responsables
de procesos o
Subdirección
General
y
equipo
de
comunicaciones
Responsables
de procesos
Subdirector
General
equipo
trabajo
Subdirector
General
equipo
trabajo
Fin del procedimiento
Registros de
divulgación
Registros de
ejecución
Seguimiento a
y planes
de
Informes
y
de
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9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Cambios realizados
0
10 de abril de 2013
Documento original
10. APROBACIÓN
Elaboró y Validó
CATHERINE CIFUENTES G
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIÓN GENERAL
Apoyó y Revisó
NUBIA STELLA ZUBIETA VELA
Profesional Universitario
SUBDIRECCIÓN GENERAL
Aprobó
MIGUEL A HINCAPIÈ TRIVIÑO
Subdirector General
SUBDIRECCIÓN GENERAL
CATHERINE CIFUENTES G
Profesional Contratista
SUBDIRECCIÓN GENERAL
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 27 diciembre de 2012
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 27 diciembre de 2012
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 10 de abril de 2013