ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? XII Congreso Internacional de la Academia de Ciencias Administrativas A.C. (ACACIA) ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? MESA DE TRABAJO 11: INGENIERÍA Y GESTIÓN DE SISTEMAS. Jaime Jiménez Instituto de Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas, Universidad Nacional Autónoma de México Av. Insurgentes 3000, Del. Coyoacán, C.P. 04510, México, D.F Tel: (55) 56 22 35 42, xt 3597, Fax: (55) 56 16 26 70, Correo e: jjimen@servidor.unam.mx Juan Carlos Escalante Instituto de Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas, Universidad Nacional Autónoma de México Miguel A. Morales-Arroyo School of Communication and Information, Nanyang Technological University, Singapur Jesús Marcelo Ramírez Arias Doctorado en Ingeniería (Sistemas-Planeación). Programa de Posgrado en Ingeniería, Universidad Nacional Autónoma de México Tijuana, Baja California, 13 al 16 de mayo de 2008 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? Resumen Las organizaciones débilmente acopladas (loosely coupled) son aquellas en las que las líneas de mando no están suficientemente definidas, y su desempeño depende fundamentalmente de la motivación de las “partes” del sistema social. Suelen presentarse entre algunas organizaciones no lucrativas (ONG’s, AC’s, IAP’s) pero principalmente entre los sistemas educativos y de investigación. Este tipo de arreglo no se observa en empresas cuyo objetivo es generar productos, salvo en la micro y en algunos casos, la pequeña empresa en donde la redundancia de funciones es relevante. Las organizaciones que presentan este tipo de acoplamiento, ofrecen ventajas en ambientes turbulentos. Es posible en este tipo de sistemas “romper” una organización en subsistemas con funcionamiento autónomo, donde el acoplamiento débil es el “pegamento” que los mantiene juntos. Grupos autónomos pueden ser más sensibles a cambios en el entorno, responder más rápidamente, y ofrecer mejor capacidad de adaptación. Se presenta el caso de una organización en el área de la educación e investigación en el que las partes funcionan adecuadamente y alcanzan sus objetivos con un buen nivel de eficiencia. La organización está dispersa en varios lugares del país, de alguna manera asociada con la institución de educación superior local. Actualmente dicha organización tiene un nodo central donde se llevan a cabo reuniones periódicas de los integrantes de los otros nodos, para coordinar esfuerzos y consensuar metas que, aunque con relativa autonomía, tienden a converger en un objetivo común, la formación de investigadores. 2 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? INTRODUCCION Las formas de acoplamiento de las partes de un sistema social son variadas. El acoplamiento débil es una forma que no se reporta con frecuencia en la literatura. Paradójicamente, este acoplamiento ocurre más frecuentemente de lo que se piensa. No hay que confundir acoplamiento débil con relaciones informales de trabajo. En toda organización formal, con relaciones de autoridad bien definidas, organigrama, y normatividad establecida, se dan ciertas relaciones de trabajo llamadas “reglas o normas no escritas” que facilitan la operación. En el caso de organizaciones con acoplamiento débil, el sistema deliberadamente se establece con la normatividad apenas necesaria para que se alcancen los objetivos buscados. Es un tipo de organización en la que la motivación de las partes juega un papel muy importante. Asimismo, la toma de decisiones es “horizontal”. Cuando esto ocurre, no es necesario contar con una normatividad muy elaborada. Se reporta en este trabajo la forma de organizarse del Centro de Innovación y Desarrollo Educativo (CIDE) que muestra una estructura organizacional de acoplamiento débil, logrando sus objetivos de una manera satisfactoria. Las organizaciones débilmente acopladas. La noción de organizaciones débilmente acopladas (loose-coupling) se refiere a aquellas cuyas líneas de mando no están bien definidas, tanto desde la perspectiva de una figura central ejecutiva, como entre las diferentes partes del sistema. De acuerdo a Weick (1976), las organizaciones débilmente acopladas consisten de una diversidad de unidades, departamentos, oficinas, que están de alguna manera entrelazadas y responden entre sí, pero que también retienen cierto grado de identidad y autonomía, preservando características propias y ciertas formas de autogobierno. Este tipo de entrelazamiento se encuentra por lo general entre las organizaciones no lucrativas, en particular aquellas que se dedican a la educación. Son más democráticas, donde diferentes actores, de las diferentes partes del sistema, participan del proceso de toma de decisiones, en contraste con las organizaciones lucrativas, donde la 3 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? línea de mando se encuentra bien definida, desde el director hasta el empleado menos especializado. Para la teoría organizacional tradicional, este sería un ejemplo de una administración débil. Sin embargo, se debe tomar en cuenta la naturaleza radicalmente diferente de lo producido en las organizaciones educativas, el conocimiento, y las ventajas que un acoplamiento débil puede ofrecer. Según Reponen (1999), la naturaleza muy especializada de obtener, producir y proveer conocimiento es una actividad altamente compleja, tanto que una de las razones por la cual las líneas de mando no están bien definidas es porque generalmente ni el alto mando sabe lo suficiente de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes partes del sistema, ni los diferentes departamentos o unidades conocen bien a bien de la temática de unos y otros. Una administración tradicional en este tipo de organizaciones, difícilmente puede funcionar con eficiencia, pues los objetivos nunca estarán lo suficientemente claros. De acuerdo a Weick (1976), sin embargo, las ventajas que él ve en este tipo de organizaciones son: − Permiten a la organización prevalecer a través de fluctuaciones que provocan turbulencia en el medio. − Mayor sensibilidad hacia el entorno. − Permite adaptaciones locales con más facilidad y el desarrollo de soluciones creativas. − Permite mayor espacio para el desarrollo de soluciones innovadoras y mutaciones en respuesta al medio, por su mayor diversidad para adaptarse a situaciones cambiantes en el entorno. 4 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? − Tiene la capacidad de manejar problemas en cualquiera de sus partes sin afectar a la organización entera. − Permite mayor autodeterminación entre sus miembros. − Como hay menor coordinación, la administración es menos costosa. Todas las organizaciones exhiben acoplamiento tanto fuerte como débil dentro y entre sus partes. Para la teoría organizacional tradicional, sin embargo, los acoplamientos débiles son motivo de preocupación y corrección, especialmente en organizaciones con orientación de lucro. Aunque algunos mecanismos racionales como la descentralización, la delegación y la profesionalización han sido introducidos en las estructuras organizacionales, las organizaciones deben medir si lo que adquieren en flexibilidad, creatividad y mayor diversidad para adaptarse al medio, compensa la pérdida percibida de control y coordinación que le es imputado a las organizaciones con gerencias “débiles”, es decir, débilmente acopladas. Las organizaciones que refiere Weick (1976) sin embargo, son por naturaleza débilmente acopladas, y lo que el autor ofrece es una aproximación seria a su estudio, que se salga de los moldes de la teoría tradicional, y busque resaltar las ventajas que ofrecen estas organizaciones, precisamente por esa mayor autonomía y creatividad de sus partes. El CIDE, como organización educativa por naturaleza débilmente acoplada, va más allá, y reduce el acoplamiento a su mínima expresión, sin minar, sin embargo, la calidad del producto final: la investigación doctoral, el conocimiento que aporta y contribuye al acervo del conocimiento de frontera, y la formación de investigadores. El CIDE 5 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? En contraste con la imagen de que los elementos en las organizaciones están acoplados a través de vínculos estrechos y densos, Weick (1976) observa que hay sistemas sociales cuyos elementos están débilmente unidos. Se dice que el concepto de acoplamiento débil incorpora un gran número de observaciones distintas de las organizaciones, sugiere nuevas funciones, crea problemas difíciles para los metodólogos y genera preguntas intrigantes para los especialistas (Weick, 1976:1). En México, un grupo de investigadores establecidos, del más alto nivel académico y con más de dos décadas de experiencia en el ámbito educativo, conscientes de la necesidad de romper con modelos tradicionales de educación superior y de posgrado, así como de la creación de nuevos centros regionales de investigación que verdaderamente respondan a las necesidades regionales, se ha dado a la tarea de innovar en estas áreas del desarrollo regional e integral. La idea nace del reconocimiento de que la demanda por educación superior para los primeros 20 años del siglo XXI, no sería satisfecha vía los sistemas educativos tradicionales. Los investigadores aprovechan esta realidad para iniciar sistemas innovadores de educación basados en el aprendizaje, y en la identificación y solución de problemas. El grupo asevera que el “encumbramiento de estos sistemas está basado en los avances en las ciencias cognitivas, las cuales demuestran que el aprendizaje ocurre –especialmente al referirse a habilidades superiores y niveles elevados de dominio– cuando el énfasis se cambia de la enseñanza al aprendizaje, basado en estudio individual y grupal realizado por los estudiantes”, y sobre temas específicos de investigación. El individuo aprende a hacer investigación como parte de un proceso general de aprendizaje (Jiménez y Escalante, 2007:9). El acoplamiento débil conlleva la idea de que los elementos acoplados responden a las demandas del suprasistema, pero que cada elemento también preserva su propia identidad y alguna evidencia de su separación física o lógica. Así, en el caso de una organización educativa, puede ocurrir que las tareas de un consejero estén débilmente acopladas a las funciones del director. Esto se visualiza como que las oficinas del director y el consejero están enlazadas de alguna manera, pero que cada una mantiene su identidad y separación, y su enlace puede ser limitado, poco frecuente, débil en sus 6 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? efectos mutuos, poco importante, y/o de respuesta lenta. El acoplamiento débil también conlleva la connotación de poco durable, disolubilidad, y carácter tácito, siendo todas estas propiedades potencialmente cruciales del “pegamento” que mantiene a las organizaciones juntas (Weick, 1976:3). En el caso de la organización que se reporta, estos sistemas consideran la heterogeneidad de las condiciones familiares y sociales de los estudiantes, haciendo necesario que los programas no sean uniformes, adaptándolos a las circunstancias de cada alumno, liberando así al proceso de aprendizaje de los dogmas de la pedagogía tradicional. El alumno lleva a cabo un proceso personal que orienta su propio aprendizaje de manera que pueda alcanzar la independencia intelectual a través del ejercicio permanente del juicio crítico, dando oportunidad de acceso a la educación a todos los que la demanden, garantizando así su democratización (Jiménez y Escalante, 2007:9). Con el fin de dar seguimiento a los avances en la investigación de los participantes, se organizan reuniones de socialización del conocimiento en las que se intercambian experiencias respecto al método de aprendizaje seguido. La reunión de socialización del conocimiento es una de las aportaciones innovadoras de las comunidades científicas, ya que, a diferencia de la universidad abierta, donde el intercambio del estudiante sobre aspectos académicos de su trabajo es esencialmente un diálogo con su tutor, el alumno aquí tiene la oportunidad de presentar sus avances, ventilar sus dudas, plantear cuestionamientos, no sólo ante su tutor, sino ante otros estudiantes con diferentes niveles de avance. Al mismo tiempo, recibe retroalimentación inmediata de todos los participantes que quieran aportar, complementar, o ayudar a resolver interrogantes, basados en su propia experiencia y problemática. Al final de la ronda de aportaciones/comentarios, el asesor da su opinión colegiada así como su propia aportación al trabajo del estudiante, recoge sus avances, de acuerdo a un programa previamente consensuado con él, y resume con consideraciones generales sobre los resultados (Jiménez y Escalante, 2007:11). Las observaciones que los pares hacen son tanto de forma como de contenido. La relación entre los alumnos está determinada por la existencia de algunas habilidades compartidas, como son el método de tratamiento de la información, el análisis bibliográfico, entre otras, o de atributos 7 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? “débiles”, como es el compartir un área del conocimiento pero no la misma especialidad. Esta “debilidad” en las relaciones entre los alumnos se extiende hacia sus tutores, quienes se convierten en facilitadores del método de aprendizaje, y guían al alumno hacia la búsqueda de especialistas en el área de estudio para que sean éstos los que lo provean de una asesoría especializada. El docenteasesor juega un papel de suma importancia en la vida académica del educando. Mediante su asesoría, que permite al alumno ser independiente en la construcción y abordaje de su objeto de estudio, el docente-asesor cumple un papel de consejero e interlocutor, que ayuda al alumno a cumplir con las actividades que le permitan aprender y demostrar que tiene los atributos que lo identifican como Maestro o Doctor en Ciencias. Como parte del proceso de evaluación, el docente-asesor certifica la formación del alumno al validar el cumplimiento de su programa de trabajo (Jiménez y Escalante, 2007:12). Se observa que el sentido de pertenencia es grande, ya que los participantes del programa manifiestan haber tenido la oportunidad de pertenecer a una comunidad científica comprometida con sus objetivos. El sentido de pertenencia es el mecanismo de acoplamiento que mantiene unida a esta organización y que ha hecho posible que pueda desarrollarse en el tiempo, en contraste con los mecanismos comúnmente discutidos, que son los técnicos y los de autoridad (Weick, 1976:4). En el caso de la organización en estudio, se observa que los tutores transmiten el método de aprendizaje a través de tareas que los alumnos deben cumplir, el cumplimiento de dichas tareas se observa en la entrega de reportes que los llevan a la adquisición de competencias para la investigación. Es en este sentido que el mecanismo de acoplamiento identificado es de carácter técnico mas no el de autoridad, ya que la autoridad requiere de elementos tales como puestos de mando, responsabilidades, oportunidades, premios y sanciones (Weick, 1976:4). A diferencia de las formas de estudio tradicional, en donde se mide la eficiencia teniendo como punto de referencia el tiempo, en este modelo, el punto de referencia es la producción de resultados de la investigación, donde el tiempo 8 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? que le tome al alumno producirlos juega un papel secundario. Es por ello que no se requiere de una estructura jerárquica fuerte para sostener la organización, como sucede en los modelos tradicionales donde algunos de los elementos más importantes son los maestros, salones de clase, directores y demás. Como consecuencia de ésto, en los sistemas débilmente acoplados existe más espacio disponible para la autodeterminación por parte de los actores del sistema (Weick, 1976:8). En este sentido, los participantes de este modelo innovador, centran la importancia de su forma de aprendizaje en el logro de metas personales. Esto se debe a que el método se adapta a sus actividades profesionales. En segundo grado indican que el programa les ha dado la posibilidad de pertenecer a un grupo de profesionales que se dedican a la investigación. El sentido de eficacia puede ser mayor en un sistema débilmente acoplado (Weick, 1976:8). Los participantes perciben un incremento en la eficacia del uso de su tiempo, ya que el método tradicional de estudio, al ser más restrictivo, no les da espacio para desarrollar sus habilidades de acuerdo a su ritmo de trabajo. Conclusiones Los sistemas educativos débilmente acoplados, como es el caso del CIDE, no pueden ser encasillados en los paradigmas convencionales, los cuales están basados en el reduccionismo y el análisis. Para poder entender los sistemas débilmente acoplados se requiere de metodologías no convencionales (Weick, 1976: p.16). El enfoque de sistemas ha permitido que un sistema educativo innovador como el CIDE, pueda ser identificado como débilmente acoplado. CIDE es un sistema social de características peculiares. Ha estado funcionando a lo largo de 20-25 años, generando resultados positivos. De acuerdo a López-Pérez (2004) el objetivo de CIDE es la formación de comunidades científicas regionales, y dicho objetivo se ha ido alcanzando paulatinamente. De acuerdo al mismo autor (López-Pérez, 2004), se han graduado 77 individuos entre maestrías y doctorados. Desde luego, no es ni pretende ser la solución a los problemas de formación de recursos humanos de 9 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? alto nivel para el país, sin embargo es una alternativa viable para profesionales que requieren alcanzar un mayor nivel académico y que no pueden dedicarse a sus estudios de posgrado en el sistema escolarizado. Después de pasar por diversas vicisitudes, el CIDE ha logrado su registro oficial en la Secretaría de Educación Pública y Cultura del estado de Sinaloa, como institución educativa formal, a través del Centro de Estudios Justo Sierra (CEJUS) de Surutato, Badiraguato, Sinaloa (Jiménez, 2008). Esto ha convertido al CEJUS en el nodo aglutinador de las diversas sedes del CIDE distribuidas en el territorio nacional. El CEJUS por otro lado, es un proyecto alternativo de educación que comparte muchas de las características del CIDE (Jiménez, 1992:415; Jiménez y Escalante, 1999:171; Zúñiga, 2004). CIDE posee nodos en Colima (1982), Torreón (1999), Sinaloa (2001), Puebla (2001) y Nayarit (2005), todos ellos débilmente acoplados con la sede principal en Surutato (Jiménez, 2004:75). En síntesis, la experiencia del CIDE demuestra que es posible alcanzar los objetivos deseados con un sistema cuyas partes están débilmente acopladas, sin tener necesidad de una infraestructura física y humana costosa. El “pegamento” que aglutina las diversas partes de este sistema es, convincentemente, la motivación que cada uno de sus miembros tiene por alcanzar sus objetivos particulares y los objetivos generales del CIDE. 10 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? REFERENCIAS Jiménez, J. (1992), “An Experience in Rural Participative Planning”, en Planning for Human Systems, J.M. Choukroun y R.M. Snow (eds.), University of Pennsylvania Press, 407-416. Jiménez, J. (2004), “Nuevas Formas de Generar Conocimiento en un Mundo Globalizado”, por invitación en Desarrollo Científico Tecnológico y Educación Superior en América Latina, Colección: Educación y Sociedad: Siglo XXI, Nydia M. Castillo Pérez (coord.), Universidad Autónoma de Zacatecas y Universidad Nacional de Ingeniería de Nicaragua, 67-94. Jiménez, J. (2008), “New Collaborative Forms of Doing Research”, en New ISA Handbook in Contemporary International Sociology: Conflict, Competition, Cooperation, A. Dennis and D. Kalekin-Fishman (eds.), International Sociological Association book series, Sage, R.U., en prensa. Jiménez, J. y J.C. Escalante (1999), “Community Development Through Participative Planning”, Proceedings of the Russell L. Ackoff and the Advent of Systems Thinking. A Conference to Celebrate the Work of Russell L. Ackoff on his 80th Birthday and Developments in Systems Theory and Practice, Villanova University, Villanova, PA, March 4-6, 1999, 167-178. Jiménez, J. y J. Escalante (2007), “Algunas Respuestas Alternativas en América Latina a la Globalización de la Investigación Científica”, Actas del Primer Congreso Argentino de Estudios Sociales de la Ciencia y la Tecnología. Internacionalización de Actividades Científicas y Tecnológicas. ISBN 978-98722523-73. Universidad Nacional de Quilmes, Buenos Aires, Argentina, 5 y 6 de Julio de 2007. Presentación en disco compacto. 1 – 20. López-Pérez, J. (2004). Comunicación personal vía correo electrónico (Personal communication via e-mail). 11 ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN? Reponen, T. (1999), “Is leadership possible at loosely coupled organizations such as universities?”, Higher Education Policy 12, 237-244. Weick, K. (1976), “Educational Organizations as Loosely Coupled Systems”, Administrative Science Quarterly, 21, 1: 1-19. Zúñiga Barrón, S. (2004), Pedagogía CEJUS. Algunos aspectos didácticos en su construcción y fortalecimiento”, CEJUS. 12