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Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Fecha:
Versión:
Aprobado por:
1. OBJETO:
Definir las etapas detalladas del procedimiento para préstamo de recursos audiovisuales,
salas de sistemas y materiales lúdicos, para uso interno o externo de la Fundación
Universitaria Tecnológico Comfenalco.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde la solicitud del préstamo de recursos hasta la entrega del
documento al usuario.
3. DEFINICIONES :
Recursos: Son todas aquellas actividades lúdicas, herramientas, lugares y equipos de
apoyo, que dispone la Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco, para el uso de
labores académicas, administrativas y externas, que permitan al usuario una mejor
visualización de la información transmitida.
Reserva de recursos: Requerir un recurso para labores académicas y administrativas.
Usuario: Es la persona registrada dentro de la fundación Universitaria Tecnológico
Comfenalco como docentes, administrativos o usuario externo.
Uso interno: Es aquel que se da dentro de las dependencias del área.
Uso externo: Es aquel que se da fuera de las dependencias del área o de la institución.
Documento de Identificación: Cualquier tipo de documento que identifica al usuario,
excepción de la cédula.
Préstamo: Entrega de un recurso al usuario para uso interno o externo con previa reserva
o con verificación de disponibilidad en el momento.
4. GENERALIDADES
Adicional a los demás usuarios definidos en el procedimiento, para el laboratorio CLEI se
realizaran préstamos a estudiantes, en donde se exigirá el carnet estudiantil.
Para las lúdicas que requieran el uso del video beam del Laboratorio CLEI, éstos no serán
prestados para ser utilizados fuera del Laboratorio, solo en el caso que el usuario haya
solicitado el video beam a los laboratorios de Sistemas y Audiovisuales.
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Fecha:
Versión:
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Aprobado por:
5. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES
ID
Etapa
Descripción de las actividades
El usuario llega al laboratorio y solicita
el préstamo del recurso.
Responsable
Nota1: Luego de veinte minutos si el
usuario no se ha presentado a retirar el
recurso, se procede a cancelar la
asignación.
1
Solicitud del
préstamo del
recurso
En caso de salas de sistemas el
auxiliar debe diligenciar el control de
no asistencia docente a salas de
sistemas.
En caso de recursos y salas de
audiovisuales
el
auxiliar
debe
actualizar el estado en el control de
reservas de recursos audiovisuales.
Control de no
asistencia
docente a salas
de sistemas.
Usuario
Auxiliar de
Recurso
Educativos.
2
3
Verificación de la
asignación del
recurso
Inspección de los
recursos
En el caso que el usuario no haya
realizado la solicitud de reserva, se
procede a verificar la disponibilidad de
los recursos, si hay recursos
disponibles se hace el préstamo.
Se inspeccionan los recursos a
entregar teniendo en cuenta lo
requerido en la solicitud, además se
debe verificar el estado físico y
funcionamiento de los mismos.
Control de
reservas de
recursos
audiovisuales
Control de
reservas de
actividades
lúdicas.
En caso del Laboratorio CLEI el
auxiliar debe actualizar el estado en el
control de reservas de actividades
lúdicas.
Se procede a verificar la asignación del
recurso en el Google Calendar,
teniendo en cuenta el nombre del
docente, fecha y hora.
Registros
Auxiliar de
Recurso
Educativos.
Auxiliar de
Recurso
Educativos.
Google
Calendar
N/A
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Fecha:
Versión:
Aprobado por:
El usuario debe diligenciar los formatos
de entrega donde se especifica
información concerniente al recurso y
datos del usuario que lo solicita.
Diligenciamiento
formato de entrega
de recursos
4
En el caso que el recurso sea una sala
de audiovisuales se debe diligenciar el
formato de entrega y recibo de salas
de audiovisuales.
En el caso que el recurso sea una sala
de sistemas se debe diligenciar el
formato de entrega y recibo de salas
de sistemas.
En el caso que los recursos sean
material lúdico para utilizar fuera del
laboratorio CLEI se debe diligenciar el
formato de entrega y recibo de material
lúdico.
En el caso que sean recursos
audiovisuales se debe diligenciar el
formato de entrega y recibo de
recursos audiovisuales.
Posteriormente el auxiliar procederá a
diligenciar los formato para el control
estadístico de préstamo de recursos:
En el caso de préstamo de salas y
recursos audiovisuales se debe
diligenciar el control de préstamo de
recursos audiovisuales.
En el caso de préstamo de salas de
salas de sistemas se debe diligenciar
el control de préstamo de salas de
sistemas.
En el caso de préstamo de material
lúdico o del Laboratorio CLEI se debe
diligenciar el control de préstamo de
material lúdico.
Nota1: Si el recurso va hacer utilizado
externamente verificar el permiso de
salida del mismo.
Formato de
entrega y recibo
de recursos
audiovisuales
Formato de
entrega y recibo
de salas de
audiovisuales
Usuario
Auxiliar de
recursos
educativos
Formato de
entrega y recibo
de salas de
sistemas.
Formato de
entrega y recibo
de material
lúdico.
Control de
préstamo de
recursos
audiovisuales.
Control de
préstamo de
salas de
sistemas
Control de
préstamo de
material lúdico.
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
5
Solicitud
documento
Antes de hacer entrega del recurso se
debe solicitar al usuario un documento
el cual lo identifique, diferente a la
cedula de ciudadanía.
Nota 1: Este requisito no aplica en el
préstamo de salas de audiovisuales y
salas de sistemas y cuando el
préstamo solicitado es dentro del
laboratorio CLEI.
Fecha:
Versión:
Aprobado por:
Auxiliar de
Recurso
Educativos.
Usuario
Formato de
entrega y recibo
de recursos
audiovisuales
Inspeccionado el recurso y verificado
el correcto diligenciamiento del formato
de entrega y recibo de recursos
audiovisuales, salas de sistemas, salas
de audiovisuales o material lúdico se
hace entrega del recurso al usuario.
Formato de
entrega y recibo
de salas de
audiovisuales.
Nota 1: En el caso del laboratorio CLEI
se entrega junto con el recurso el
Control de Asistencia Laboratorio
CLEI.
6
Entrega del
recurso
Nota 2: En caso de ser un préstamo
de salas de sistemas, el auxiliar debe
diligenciar el Control asistencia de
docentes a salas de sistemas
Nota 3: En caso de ser un préstamo
de Material lúdico o un préstamo de
recursos audiovisuales el auxiliar debe
de actualizar los estados en el control
de reservas.
Para el caso de préstamo de material
lúdico se debe de actualizar el estado
en el control de
reservas de
actividades lúdicas.
Para el caso de préstamo de recursos
audiovisuales de debe de actualizar el
estado en el control de reservas de
recursos audiovisuales.
Documento de
identificación
Auxiliar de
Recurso
Educativos..
Formato de
entrega y recibo
de salas de
sistemas.
Formato de
entrega y recibo
de material
lúdico.
Control de
Asistencia
Laboratorio
CLEI.
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Fecha:
Versión:
Aprobado por:
Control
asistencia de
docentes a
salas de
sistemas
Control de
reservas de
recursos
audiovisuales
Control de
reservas de
actividades
lúdicas.
Se debe verificar la entrega completa y
el funcionamiento de los recursos.
Recibo del recurso
7
En caso de ser préstamo de recursos
audiovisuales el usuario y el auxiliar de
sistemas y audiovisuales deben de
firmar el formato de entrega y recibo
de recursos audiovisuales.
En caso de ser préstamo de salas de
sistemas y salas de audiovisuales el
auxiliar de sistemas y audiovisuales
debe firmar el formato de entrega y
recibo de salas de sistemas o
audiovisuales
En caso de ser préstamo de material
lúdico el usuario y el auxiliar de
Laboratorio CLEI deben firmar el
formato de entrega y recibo de material
lúdico.
Nota 1: En el caso que se detecte
alguna falla en el recurso se debe
especificar en las observaciones de los
formatos y comunicar al usuario. (Ver
reglamento de Recurso Educativos y
Reglamento estudiantil).
Formato de
entrega y recibo
de salas de
audiovisuales.
Auxiliar de
Recurso
Educativos.
Formato de
entrega y recibo
de salas de
sistemas.
Formato de
entrega y recibo
de material
lúdico.
Formato de
entrega y recibo
de recursos
audiovisuales
Usuario
Reglamento de
laboratorios
Reglamento
Estudiantil
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Fecha:
Versión:
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
8
Entrega de
documento
Luego de verificar y encontrar todo en
buen estado se hace entrega del
documento al usuario.
Nota 1: Solo aplica cuando es
préstamo de material lúdico y
préstamo de recursos audiovisuales.
Aprobado por:
Usuario
Auxiliar de
Recursos
Educativos.
5. FLUJOGRAMA.
Inicio
Solicitud del préstamo del recurso
Verificación de la asignación del
recurso
¿Está asignado el
recurso?
Si
No
1
Se verifica disponibilidad de
recursos
No
¿Hay recurso
disponible?
Si
1
2
Documento de
identificación
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Fecha:
Versión:
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Aprobado por:
1
Inspección de los recursos
Diligenciamiento formato de
entrega de recursos
¿Va ser utilizado
externamente?
Si
Se verifica
orden de
salida
No
Solicitud documento
Entrega del recurso
Recibo del recurso
¿Se encontraron fallas
Ver reglamento
de Laboratorios
y reglamento
estudiantil
Si
o averías en los
recursos?
No
Entrega de documento
Fin
2
Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Fecha:
Versión:
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Aprobado por:
6. REGISTROS
No.
Código
Nombre
Control de no asistencia docente
a salas de sistemas.
Control asistencia docente a sala
de sistemas.
Control de reservas de recursos
audiovisuales
Control de reservas de
actividades lúdicas
Google Calendar
Formato de entrega y recibo de
recursos audiovisuales
Formato de entrega y recibo de
salas de audiovisuales
Formato de entrega y recibo de
material lúdico
Formato de entrega y recibo de
salas de sistemas.
Control de préstamo de salas de
sistemas
Control de préstamo de recursos
audiovisuales.
Control de préstamo de material
lúdico
Control de Asistencia Laboratorio
CLEI.
Reglamento Estudiantil
Reglamento de Recursos
Educativos.
Lugar de almacenamiento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE RECURSOS AUDIOVISUALES,
SALAS DE SISTEMAS Y MATERIALES
LÚDICOS
Fecha:
Versión:
Aprobado por:
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
documento
anterior
Fecha del
Documento
Anterior
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