WORD I - INEGI

WORD I
Mayo 2010
WORD i
PRESENTACIÓN
Microsoft Office Word 2007 ofrece una nueva interfaz muy fácil de usar con la que se pueden
crear y compartir documentos de apariencia profesional; con la que es posible crear, revisar y
finalizar documentos para su publicación.
Word 2007 es un programa de procesamiento de textos que permite crear documentos con
calidad mediante una serie de herramientas y características muy completas. Con Word 2007
podrá crear una amplia gama de documentos personales y empresariales, desde una simple carta
a un informe complejo. Además, incluye muchas características de creación de publicaciones que
podrá utilizar para mejorar el aspecto de los documentos con el fin de que resulten más atractivos
visualmente y sean más fáciles de leer.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
2
WORD i
ÍNDICE
PRESENTACIÓN.................................................................................................................................... 2
OBJETIVO ............................................................................................................................................. 5
CONTENIDO ......................................................................................................................................... 6
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS DE WORD ...................................... 8
Elementos de la Pantalla de Word y área de trabajo.................................................................. 8
Crear documentos nuevos ........................................................................................................ 10
Introducir texto ......................................................................................................................... 11
Guardar un documento ............................................................................................................. 12
Abrir y buscar documentos ....................................................................................................... 12
Cerrar un documento ................................................................................................................ 12
PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL TEXTO DE UN DOCUMENTO ......................................... 13
Seleccionar texto y editar la selección ...................................................................................... 13
Buscar y reemplazar texto......................................................................................................... 14
Navegar a través del documento usando el comando Ir a y los botones de búsqueda ........... 15
Insertar caracteres especiales y escritura automática .............................................................. 16
DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DEL DOCUMENTO .............................................................. 19
Aplicar formato automático a los documentos ........................................................................ 20
Aplicar los estilos predefinidos a párrafos y caracteres ............................................................ 30
Uso de tabuladores ................................................................................................................... 34
PERSONALIZAR EL DOCUMENTO E IMPRESIÓN ............................................................................ 36
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
3
WORD i
Vista preliminar ......................................................................................................................... 36
Insertar saltos de página y secciones ........................................................................................ 37
Ajustar la configuración de la página ........................................................................................ 38
Agregar numeración de páginas ............................................................................................... 40
Uso de cuadros de texto para insertar y colocar imágenes y texto .......................................... 41
Imprimir documento ................................................................................................................. 43
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 45
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
4
WORD i
OBJETIVO
Al finalizar el taller, los participantes aplicarán las herramientas básicas de Word, utilizando las
diferentes fichas y grupos de la cinta de opciones para generar documentos sencillos que
simplifiquen las tareas laborales.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
5
WORD i
CONTENIDO
TEMA 1. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS DE WORD
1.1 Elementos de la pantalla de Word y área de trabajo
1.2 Crear documentos nuevos
1.3 Introducir texto
1.4 Guardar un documento
1.5 Abrir y buscar documentos
1.6 Cerrar un documento
TEMA 2. PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL TEXTO DE UN DOCUMENTO
2.1 Seleccionar texto y editar la selección
2.2 Buscar y reemplazar texto
2.3 Navegar a través del documento usando el comando Ir a y los botones de búsqueda
2.4 Insertar caracteres especiales y escritura automática
TEMA 3. DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DEL DOCUMENTO
3.1 Aplicar formato automático a los documentos
3.2 Aplicar los estilos predefinidos a párrafos y caracteres
3.3 Uso de tabuladores
TEMA 4. PERSONALIZAR EL DOCUMENTO E IMPRESIÓN
4.1 Vista preliminar
4.2 Insertar saltos de página y secciones
4.3 Ajustar la configuración de la página
4.4 Agregar numeración de páginas
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
6
WORD i
4.5 Uso de cuadros de texto para insertar y colocar imágenes y texto
4.6 Imprimir documento
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
7
WORD i
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS DE WORD
Elementos de la Pantalla de Word y área de trabajo
Al iniciar Word, se abre la ventana de aplicación de Word. Creará sus documentos dentro de esta
ventana, que también le ofrece elementos que le ayudan a navegar y operar la aplicación en sí.
Botón Maximizar /Restaurar
Barra de Herramientas de Acceso Rápido
Fichas
Grupos
Barra de Título
Botón Cerrar
Botón Minimizar
Botón Microsoft Office
Cinta de Opciones
Barra de Desplazamiento Vertical
Punto de Inserción
Ventana del Documento
Barra de Estado
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
8
WORD i
Elemento
Descripción
Barra de Título ..................................... Muestra el nombre del documento y la aplicación, así
como los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar.
Botón Microsoft Office ........................ Muestra los elementos para crear nuevo documento,
guardar, guardar como, abrir, imprimir y los documentos
recientes utilizados.
Botón Minimizar ................................... Convierte la ventana de Word en un botón en la barra de
tareas; para restaurar una ventana a su tamaño original,
de clic en el botón correspondiente de la barra de tareas.
Botón Maximizar / Restaurar ............... Agranda la ventana de Word para que ocupe todo el
Escritorio de Windows. Cuando la ventana está
maximizada, el botón Maximizar se convierte en el botón
restaurar, el cual puede usar para devolver la ventana a su
tamaño original.
Botón Cerrar ......................................... Cierra el archivo de trabajo.
Cinta de Opciones ............................... Contiene las fichas y los grupos que se puede usar para
efectuar tareas en el programa.
Fichas……………………………………………….
1.
Hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una
representa un área de actividad.
Grupos……………………………………………..
2.
Cada ficha tiene varios grupos que contienen elementos
relacionados para efectuar tareas en el programa.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
9
WORD i
Elemento
Descripción
Barra de Estado ................................... Despliega información sobre el documento como el
número de página actual, la sección del documento en la
que se encuentra y la ubicación actual del punto de
inserción (en términos de línea y columna). Esta barra
muestra además información relacionada con la
activación o desactivación del “GRB” que indica que se
está grabando una macro además del “MCA” que señala
el uso del Control de cambios; “EXT” permite abarcar una
amplia selección de contenido en el texto con un menor
movimiento del mouse y “SOB” indica que habrá sobre
escritura en lugar de un “desplazamiento”.
Ventana del Documento ...................... También conocida como área de texto, es el área
delimitada por los márgenes superior, inferior, izquierdo y
derecho. Aquí es donde se plasma el contenido y se
proporciona el formato que se desea.
Barras de Desplazamiento ................... La barra de desplazamiento horizontal se usa para
desplazar la vista del documento actual de izquierda a
derecha o viceversa. La barra de desplazamiento vertical
se usa para desplazarse hacia arriba y hacia abajo por el
documento actual.
Barra de Herramientas de Acceso
Contiene los elementos que utiliza una y otra vez a diario:
Rápido ……………………………………………… Guardar, Deshacer y Repetir. Puede agregar sus
comandos favoritos para que estén disponibles
independientemente de la ficha en la que se encuentre.
Crear documentos nuevos
Existen tres maneras de iniciar un nuevo documento en Word:
Puede crear un nuevo documento en blanco
Crear un documento usando una plantilla de Word
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
10
WORD i
Crear un documento usando uno de los asistentes de Word
Siga estos pasos para abrir un documento nuevo:
1. Seleccione el Botón Microsoft Office y de clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo
Nuevo.
2. Seleccione Documento en blanco y luego de clic en el botón crear o haga doble clic en el
ícono Documento en blanco. En la ventana de aplicación de Word aparecerá un nuevo
documento en blanco.
Introducir texto
Una vez abierto el documento en blanco en la esquina superior izquierda del documento aparece
una línea vertical intermitente, llamada Punto de inserción.
Comience a escribir texto con el teclado, el punto de inserción se moverá a la derecha según vaya
escribiendo; al final de cada renglón no es necesario presionar la tecla enter o intro para seguir
escribiendo en la siguiente línea ya que Word pasará el texto automáticamente.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
11
WORD i
Guardar un documento
Al terminar un documento en Word es necesario guardarlo para no perder la información que hay
en él.
Siga estos pasos para guardar un documento:
3.
4.
5.
6.
7.
8.
De clic en el Botón Microsoft Office y seleccione Guardar. La primera vez que guarda un documento aparece
un cuadro de dialogo Guardar como.
Escriba el nombre que desee ponerle al archivo en el recuadro Nombre del Archivo. Si necesita guardar el
archivo en un formato distinto al de Word de clic en la flecha de la lista desplegable del cuadro Guardar como
tipo y seleccione un tipo de archivo diferente.
Para guardar el archivo en una ubicación determinada, de clic en la flecha de la lista desplegable de Guardar
en. Cuándo seleccione una unidad en particular, aparecerán las carpetas que ésta contiene.
Haga doble clic en la carpeta donde desea guardar el documento.
Una vez que haya especificado el nombre del documento, su ubicación y el tipo de archivo seleccione Guardar
para almacenar el archivo. Una vez guardado regresará a la ventana del documento de Word.
Conforme vaya editando o modificando su documento al momento de guardarlo no es necesario
seguir estos pasos, solo basta hacer clic en el botón guardar.
Abrir y buscar documentos
Siga estos pasos para abrir un documento existente en Word:
9.
Seleccione el Botón Microsoft Office y de clic en la opción Abrir, enseguida aparecerá el cuadro de diálogo
Abrir.
10. De clic en la flecha de la lista desplegable de Buscar en: para seleccionar la unidad donde se encuentra la
carpeta en que fue guardado el archivo.
11. Haga doble clic en la carpeta que contiene el archivo.
12. Seleccione el archivo y de clic en el Botón Abrir.
Cerrar un documento
El archivo activo o actual es cerrado; esto no significa que la aplicación de Word también se cierre,
al contrario, permanece “abierto” para abrir un archivo existente de Word o para crear uno nuevo.
Para cerrar un documento, de clic en el Botón Office y seleccione la opción cerrar.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
12
WORD i
PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL TEXTO DE UN DOCUMENTO
Seleccionar texto y editar la selección
Antes de aplicar un formato, es necesario seleccionar el texto, ya sea un carácter, una palabra o un
párrafo.
Selección de caracteres
Arrastre directamente con el Mouse sobre el texto que desee seleccionar, hasta que este aparezca
sombreado.
Selección de palabras
Posiciónese sobre la palabra y haga doble clic sobre el botón derecho del Mouse.
Área de selección
Para utilizar el área de selección despliéguese a la izquierda hasta que su cursor cambie a la forma
de .
Selección de Línea
Para seleccionar una línea, ubíquese en el área de selección a la izquierda de la línea y presione el
botón izquierdo del mouse. En caso de seleccionar más líneas, arrastre el mouse hacia abajo
manteniendo pulsado el botón izquierdo.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
13
WORD i
Selección de Párrafo
Ubíquese en el área de selección cerca del párrafo y pulse dos veces el botón izquierdo del mouse,
si necesita seleccionar más párrafos arrastre el mouse hacia abajo manteniendo pulsado el botón
izquierdo.
Seleccionar el archivo completo
Ubíquese en el área de selección y proporcione tres clics o bien presione Control-clic.
Buscar y reemplazar texto
Buscar Texto
En la ficha Inicio, en el Grupo Edición de clic en buscar
En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar.
Si existen varias palabras iguales dentro de su archivo para recorrerlas de clic en el botón Buscar
siguiente.
Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.
Reemplazar Texto
En la ficha Inicio, en el Grupo Edición de clic en Reemplazar
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
14
WORD i
En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar.
En el cuadro Remplazar con, escriba el texto de sustitución.
Si existen varias palabras iguales dentro de su archivo y desea remplazarlas de clic en el botón
Buscar siguiente, remplazar o remplazar todos.
Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.
Navegar a través del documento usando el comando Ir a y los botones de
búsqueda
IR A
En la ficha Inicio, Grupo Edición de clic en la flecha de Buscar y seleccione el comando Ir a.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
15
WORD i
En el cuadro Ir a, de clic en el tipo de elemento. Siga uno de estos procedimientos:
Para ir a un elemento específico, escriba el nombre o el número del elemento en el cuadro y de
clic en Ir a.
Para ir al elemento anterior o siguiente del mismo tipo, deje el cuadro vacío y de clic en Siguiente
o en Anterior.
Botones de Búsqueda
En la parte derecha de su teclado existen los botones de:
AV PAG:
Este botón le permite avanzar en las páginas.
RE PAG:
Este botón le permite retroceder en las páginas.
INICIO:
Este botón le permite ir al inicio de su documento.
Si se presiona cuando esta el cursor dentro de una línea, este se irá al principio de la misma.
FIN:
Este botón le permite ir al final de su documento.
Si se presiona cuando esta el cursor dentro de una línea, este se irá al final de la misma.
Insertar caracteres especiales y escritura automática
De clic donde desee insertar el carácter.
En el Menú Insertar, de clic en Símbolo y a continuación, en la ficha Caracteres especiales.
En la ficha Insertar, en el Grupo Símbolos, de clic en Símbolo, en Más Símbolos y a continuación en
la pestaña de Caracteres Especiales.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
16
WORD i
De clic en el carácter que desee insertar.
De clic en el botón Insertar.
Autocorrección
Word puede corregir automáticamente cierto tipo de errores que se definan previamente como
valores de corrección; esto se logra indicándolo en la caja de diálogo que aparece dando clic en el
Botón Microsoft Office, Opciones de Word, Revisión y a continuación clic en Opciones de
Autocorrección.
De este modo cada vez que se encuentra la palabra qeu por ejemplo, automáticamente la corrige
con la palabra que.
¿Cómo crear un elemento de autocorrección?
El elemento de Autocorrección deberá incluirse en la siguiente caja de diálogo.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
17
WORD i
La Casilla “Reemplazar” deberá estar seleccionada
En el cuadro “Reemplazar” escriba un nombre para el elemento de autocorrección (por ejemplo,
As).
En el cuadro “Con” escriba el texto que automáticamente sustituirá al del cuadro “Reemplazar”
(por ejemplo, Aguascalientes) De clic en el botón “Agregar” y después en el botón “Aceptar”.
Para insertar en su documento un elemento de autocorrección, bastará con teclear el elemento
correspondiente, seguido de un espacio o un enter. Por ejemplo, si existe un elemento
denominado “INGI” para el nombre “Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática”,
cada vez que escriba “INGI” seguido de una espacio o enter, Word lo reemplazará por Instituto
Nacional de Estadística, Geografía e Informática”. Note que el elemento es INGI y no INEGI
(Recuerde que es aconsejable no utilizar frases o abreviaturas reales).
Dentro de la caja de diálogo de Autocorrección existen varias aplicaciones que son (necesita estar
activada su casilla): COrregir DOs MAyúsculas Seguidas: Si por error en una palabra se escriben dos
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
18
WORD i
mayúsculas seguidas, automáticamente se corregirá la segunda y se pondrá en minúscula. Poner
en mayúscula la primera letra de una oración: No tendrá que preocuparse por poner en mayúscula
la primera letra de un párrafo, pues ésta se pondrá automáticamente después de un punto.
Reemplazar según se escribe: Corrige el texto conforme se va escribiendo.
¿Cómo eliminar un elemento de autocorrección?
Esto se logra indicándolo en la caja de diálogo que aparece dando clic en el Botón Microsoft Office,
Opciones de Word, Revisión y a continuación clic en Opciones de Autocorrección.
De la lista seleccione el elemento que desea eliminar.
De clic en el botón “Eliminar” seguido del botón “Aceptar”. Los elementos de Autocorrección que
se pueden crear son: Nombres, frases cortas, fórmulas, palabras que suela escribir
incorrectamente, entre otros. Estos elementos pueden contener hasta 31 carácteres (no acepta
espacios). No es aconsejable utilizar palabras reales para denominar un elemento de
autocorrección. Por ejemplo, no utilice el nombre “Compañía” ya que Word insertará el elemento
de Autocorrección siempre que escriba esta palabra. En su lugar, utilice una forma abreviada,
como “Cía”.
DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DEL DOCUMENTO
Una vez que ha creado el texto se le puede dar formato de presentación, cambiando cualquiera de
sus carácterísticas.
Se podrán aplicar diferentes formatos al texto de su documento:
Formato de documento
Formato de carácter
Formato de párrafo
Es importante tener en cuenta:
Un documento es todo aquello que constituye una unidad, por ejemplo una carta, un artículo, unos apuntes o
incluso todo un libro.
Se conoce como carácter a una letra, un número, una coma, un punto, etc. Cada conjunto de carácteres que
forma parte de un párrafo puede tener su propio formato.
El siguiente concepto importante es el de párrafo. Un párrafo es un conjunto de frases que terminan con un punto
y aparte, o con el carácter nueva línea, el cual podrá identificar por el símbolo
que aparece al pulsar la tecla
ENTER cuando está activada la opción Mostrar u ocultar carácteres no imprimibles.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
19
WORD i
Aplicar formato automático a los documentos
Autoformato
Mediante el uso de Autoformato puede aplicar rápidamente carácterísticas de formato como
títulos, listas con viñetas o numeradas, bordes, números, símbolos y fracciones al texto.
Se puede dar formato automáticamente a un documento a medida que lo escribe o después de
haberlo escrito.
Para aplicar autoformato a un documento, podrá hacerlo de dos maneras:
Para dar formato automáticamente al texto a medida que escribe, haga lo siguiente:
En el Botón Microsoft Office, Opciones de Word, Revisión y a continuación de clic en Opciones de
Autocorrección, elija la pestaña de Autoformato mientras se escribe.
Elija la pestaña de Autoformato mientras escribe.
De clic sobre el botón Aceptar.
Así Word dará formato automáticamente al texto a medida que escriba el documento.
Para elegir los tipos de cambios que desee que Word realice automáticamente, haga lo siguiente:
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
20
WORD i
En el Botón Microsoft Office, Opciones de Word, Revisión y a continuación de clic en Opciones de
Autocorrección, elija la pestaña de Autoformato.
Active o desactive las opciones que desee y a continuación de clic en el botón Aceptar.
Aplicar formato a caracteres
El formato que aplicamos a los caracteres de nuestro documento también se le conoce como
Formato de Fuente y se puede aplicar sobre cualquier selección; permite cambiar el tipo de letra,
el tamaño y/o los efectos de impresión tales como el remarcado, el subrayado, etc., también
permite el manejo de colores para las letras.
Todas las carácterísticas de un tipo de letra (tamaño, fuente, color, efectos, etc...) forman un estilo
de letra.
En la ficha Inicio, Grupo Fuente, aparecen algunos formatos de carácter que se pueden aplicar
directamente sobre el texto seleccionado.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
21
WORD i
Si desea cambiar los valores de la letra, haga lo siguiente:
1.
2.
3.
Seleccione el texto o carácter al que desee aplicarle el formato.
De clic en la flecha de Más
Opciones, que se encuentra
ubicada en la parte inferior
derecha del Grupo Fuente. Se
desplegará una caja de diálogo
donde podrá editar todos los
valores para el tipo de letra,
establecer el espacio entre
caracteres y darle efectos de
animación al texto.
De clic en el botón Aceptar.
Aplicar formato a párrafos
Para Word un párrafo es cualquier bloque de texto escrito por el usuario y que se encuentra
delimitado por el uso de la tecla ENTER.
En el momento que el usuario presiona la tecla (por ejemplo en un punto y aparte), Word
considera como párrafo todo el texto escrito desde el inicio del párrafo hasta el ENTER.
Los párrafos son visibles si se trabaja activando el botón de visualización en esquema y se pueden
sangrar (crear niveles de párrafos) o arrastrar directamente con el mouse hasta otra posición del
archivo.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
22
WORD i
En el trabajo a modo normal o diseño de página los párrafos no son visibles, pero el usuario puede
conocer la extensión de un párrafo colocándose sobre cualquiera de sus líneas a la altura del área
de selección y dando doble clic, con lo cual el párrafo quedará automáticamente marcado.
El dominio de las operaciones con manejo de párrafos permite al usuario mayor facilidad en el uso
de elementos de presentación.
Si el usuario deja líneas en blanco presionando la tecla ENTER, Word considerará como párrafo la
línea en blanco, lo cual puede dificultar algunas de las operaciones que se manejan con párrafos.
Entendiendo al párrafo como una unidad básica de texto, se puede seleccionar y aplicarle alguno
de los elementos de formato tales como fuentes y/o bordes.
Es posible aplicar la mayor parte de las operaciones de formato de párrafo sin necesidad de abrir
menú alguno, utilizando la regla y los botones de la Barra de Herramientas de Formato.
Para manejar los elementos principales que dan formato al párrafo tales como las sangrías y el
espaciado, se trabaja con la Ficha Inicio, Grupo Párrafo.
Al ejecutar el comando, Word despliega una caja de diálogo con opciones de sangrías y espacios
para manejar sangría izquierda, derecha y de primera línea indicándole valores exactos en
centímetros o pulgadas (según esté configurada la unidad de medida).
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
23
WORD i
Entre los tipos de sangría especial, acepta el manejo de sangría “primera línea” en donde
solamente la primera línea de un párrafo, deberá mostrar sangría; la sangría francesa es aquella en
la cual la primera línea del párrafo no tiene sangría pero el resto de las líneas del párrafo sí.
Fig. 1 Ejemplo de sangría "primera línea". En este ejemplo está configurada a 1.25 cm.
Fig. 2 Ejemplo de sangría "francesa" configurada también a 1.25 cm.
Las opciones de espacio que se le pueden ajustar cambian el espacio entre líneas y elementos de
presentación.
Los elementos de presentación que se manejan, permiten el control de todas las líneas del párrafo
para evitar la pérdida o cortes de líneas al momento de imprimir (huérfanas y viudas). Además
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
24
WORD i
permite el manejo de la alineación del párrafo seleccionado. Para auxiliarse en la aplicación de los
comandos, estos cuentan con una muestra que indica al usuario el resultado final de aplicar el
comando.
En esta caja de diálogo se abrevia el uso de las herramientas al integrar todos los elementos de
presentación de párrafos dentro de una sola ventana, además de que permite el manejo de
interlineado y espaciado.
Una vez que ha seleccionado todos los valores oprima el botón Aceptar para que Word cierre la
caja de diálogo y aplique el modelo sobre el texto seleccionado. (Si no hay texto seleccionado
puede dejar estos valores como valores por omisión para el trabajo con esta plantilla).
Numeración y Viñetas
Word puede aplicar viñetas a uno o más párrafos de manera sencilla sin tener que introducir los
símbolos manualmente en cada una de las líneas.
El proceso se puede realizar por medio de la Ficha Inicio, en el Grupo Párrafo, para hacerlo de
manera más rápida, pero si se requiere mayor detalle o quiere utilizar otra viñeta se ejecuta el
comando Numeración y viñetas dando clic en la flecha situada a un lado del Botón Viñetas.
Cuando los modelos de viñetas no reúnen las características que usted requiere, podrá definir
otros estilos; para lograrlo, deberá dar clic en la flecha situada a un lado del Botón Viñetas y a
continuación seleccionar Definir Nueva Viñeta, así podrá elegir, tamaño, color, Alineación, etc.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
25
WORD i
Si en lugar de viñetas se requiere numerar las líneas del párrafo, utilice la herramienta de
Numeración.
Si da clic en la flecha situada a un lado del Botón Numeración, Definir Nuevo Formato de Número,
se abrirá otra caja de diálogo donde se puede variar el tipo de numeración y el sentido de ésta,
además del color y la fuente, así como el formato de número, alineación, etc.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
26
WORD i
Es importante recordar que para Word la presencia de la tecla ENTER marca un párrafo, por tanto
si se dejan líneas en blanco y se marcan dentro de la selección, al ejecutar este comando
aparecerán números o viñetas en las líneas en blanco.
Las viñetas o números que se incorporan no pertenecen al texto y solo se pueden volver a
modificar desde este mismo menú.
Formato Bordes y Sombreado
Los bordes pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones del documento. Se puede
agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos e imágenes.
Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a las páginas
de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar
bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
27
WORD i
En la ficha Diseño de página, en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página.
Manejo de símbolos y caracteres especiales
De acuerdo a la fuente y a la distribución del teclado que se esté manejando, en ocasiones algunos
caracteres no se localizan en el teclado para introducirlos directamente en el texto.
De igual manera se puede insertar un símbolo o carácter ASCII para darle mayor presentación a un
elemento del texto seleccionado.
Antes de utilizar la caja de diálogo se debe tener en consideración que no todos los caracteres
ASCII son imprimibles y no se debe usar este comando para crear viñetas a las líneas de un
párrafo.
Para Word, una línea es el texto comprendido entre los márgenes y que pertenece a un párrafo (a
menos que la línea sea única y termine con ENTER).
La caja de diálogo para manejar los símbolos y caracteres especiales se encuentra en la Ficha
Insertar, en el Grupo Símbolos, de clic en Símbolo, en Más.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
28
WORD i
La fuente que se selecciona determina qué caracteres están disponibles de acuerdo a ese tipo de
fuente.
Nota: Para auxiliar al usuario cada vez que selecciona un símbolo, WORD le indica con qué
combinación de teclas se puede Introducir al texto ese carácter y de este modo el usuario no tendrá
que volver a entrar a esta caja de diálogo posteriormente.
Copiar formato
En Word resulta muy útil copiar formatos de carácter a distintos bloques de texto dentro del
documento. Para ello, se utilizará el botón
(copiar formato) situado en la Ficha Inicio, en el
Grupo Portapapeles. Para copiar formatos haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto cuyo formato desea copiar.
2. De clic sobre el botón
brocha.
(copiar formato). El puntero del ratón tomará la forma de una
3. Ahora lleve el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se desea
aplicar el formato del texto seleccionado.
4. Pulse el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastre hasta el final del bloque.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
29
WORD i
Como se indicó anteriormente, Word define un Párrafo como el texto que se encuentra entre dos
marcas de párrafo ( ).
Los formatos de párrafo se almacenan en la marca de fin de párrafo. Por lo tanto, al mover, copiar
o borrar dicha marca, lo mismo ocurre con el formato asociado a la misma.
En ocasiones es conveniente visualizar dichas marcas en la pantalla de trabajo. Para ello en la
Ficha Inicio, en el Grupo Párrafo, de clic sobre la Marca de Párrafo ( ) para activar o desactivar.
Aplicar los estilos predefinidos a párrafos y caracteres
Un estilo es un conjunto de características de formato que se pueden aplicar al texto del
documento para cambiar rápidamente su apariencia.
Al aplicar un estilo, se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por
ejemplo, si desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar
tres pasos independientes para aplicar un tamaño de fuente de 16 pto, Arial y centrado, obtendrá
el mismo resultado en un único paso si aplica el estilo Título.
El nuevo documento en blanco que aparece cuando se inicia Microsoft Word está basado en la
plantilla Normal y el texto que escriba tendrá el estilo Normal. Por lo tanto, cuando comience a
escribir, Word utilizará la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, la alineación del texto y
demás características de formato definidas actualmente para el estilo Normal. Este estilo es el
estilo base de la plantilla Normal, lo que significa que es un elemento esencial para otros estilos de
la plantilla.
Además del estilo Normal, la plantilla Normal incluye otros estilos. Algunos estilos predefinidos se
muestran en la Ficha Inicio, en el Grupo Estilos.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
30
WORD i
Los estilos predefinidos
En Word encontraremos una serie de estilos estándar o predefinidos, que el propio programa
utiliza automáticamente en distintas partes (encabezados, notas al pie, etc.)
A estos estilos se les podrá modificar el formato, pero no se podrán eliminar ni renombrar.
Estilos de párrafo y de carácter
Un estilo de párrafo controla totalmente la apariencia de un párrafo, como la alineación del texto,
las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede incluir formato de caracteres.
Un estilo de carácter afecta sólo al texto seleccionado en un párrafo, como la fuente y el tamaño
del texto, el formato negrito y cursivo. Los caracteres de un párrafo pueden tener su propio estilo
aunque se aplique un estilo de párrafo a párrafo completo.
Aplicar un estilo
1.
2.
3.
Seleccione el(los) párrafo(s) en donde va a aplicar el estilo.
De clic sobre la lista desplegable de estilo que aparece en la Ficha Inicio,
en el Grupo Estilos, en la flecha situada en la parte inferior derecha del
Grupo.
Seleccione el estilo que desea utilizar.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
31
WORD i
Modificar estilos
Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede
volver a definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial
14 pto, alineación a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial
Narrow 16 pto y centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales del
documento. Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho estilo.
Hay que tomar en cuenta que, al modificar un elemento de formato del estilo predefinido o
estándar de un documento, el cambio también afectará a todos los estilos basados en el estilo
base de ese documento.
Asimismo, Word puede modificar automáticamente los estilos, lo que significa que Word detecta
las alteraciones en el formato del texto que contiene un estilo y, a continuación, lo actualiza
automáticamente sobre el documento. Cuando Word actualiza un estilo automáticamente, todo el
texto al que se ha dado formato con dicho estilo se actualiza para coincidir con el formato del
texto que acaba de modificar.
Seleccione en la lista de Estilos, el estilo que desea modificar. De clic sobre la flecha que aparece
del lado derecho y a continuación en Modificar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
32
WORD i
En el cuadro de texto Nombre, aparece el nombre del estilo seleccionado.
Utilice las opciones de Formato, especifique las distintas características del estilo que está
modificando. Estas opciones dan acceso a los cuadros de diálogo de las respectivas opciones de
formato vistas con anterioridad.
Realice las modificaciones que desee a los atributos del estilo.
De clic sobre el botón Aceptar.
Además de las opciones comentadas, existen otras en el procedimiento anterior que pueden ser
de mucha utilidad:
Nombre: Este cuadro indica el nombre del estilo a modificar.
Estilo de párrafo siguiente: Este cuadro indica el estilo que se desea aplicar al párrafo siguiente.
Cuando se está Introduciendo el texto de un párrafo formateado bajo el estilo que se está
definiendo, al pulsar ENTER, el párrafo siguiente toma el formato del estilo especificado en Estilo
de párrafo siguiente.
Actualizar automáticamente: Estando activada esta casilla, al modificar manualmente el formato
de un párrafo que tenga aplicado este estilo, Word actualizará todos los párrafos basados en dicho
estilo del documento activo.
Crear estilos nuevos
Seleccione el texto que desee crear como un nuevo estilo.
Haga clic con el botón secundario en la selección, elija Estilos en el menú contextual y, a
continuación, haga clic en Guardar selección como un nuevo estilo rápido.
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En el cuadro de texto Nombre, teclee un nombre para el nuevo estilo que va a crear.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
33
WORD i
Utilice las opciones del botón Modificar (Formato), especifique las distintas características del
estilo que se está creando. Estas opciones dan acceso a los cuadros de diálogo de las respectivas
opciones de formato vistas a través del menú, con la salvedad de que lo seleccionado a través de
este botón permite ser “grabado” dentro de este nuevo estilo.
Una vez definido el estilo, de clic sobre el botón Aceptar para añadir dicho estilo a la hoja o lista
de estilos.
Uso de tabuladores
Otra de las especificaciones que está relacionada al formato de párrafo es el uso de tabuladores.
Como se puede apreciar en la siguiente imagen, Word tiene ya establecidos saltos de tabulación
por omisión de 1.25 cm. Las tabulaciones tienen implícito el atributo de alineación y entre los
saltos que se generen, un relleno con diversos estilos.
Saltos predefinidos de
marcas de tabulación
A continuación se muestra una lista de las diversas alineaciones que puede tener un salto de
tabulador en Word:
Tabulador de alineación izquierda
Tabulador de alineación centrada
Tabulador de alineación derecha
Tabulador de alineación decimal
Establecer tabulaciones
Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que
aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee
usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
34
WORD i
Si desea que las tabulaciones estén situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir
haciendo clic en la regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante de
la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para mostrar este cuadro de
diálogo, haga doble clic en cualquier tabulación de la regla.
Teclee en el cuadro de texto Posición la posición (en centímetros) en la que desea establecer la
tabulación.
En el apartado de Alineación seleccione el tipo de alineación que desea.
En el apartado de Relleno selecciones el tipo de relleno si así lo desea.
De clic sobre el botón Fijar.
Una vez definidas todas las marcas de tabulación, de clic sobre el botón Aceptar.
Borrar o mover tabulaciones
Seleccione el párrafo en el que desee borrar o mover una tabulación.
Para borrar una tabulación, arrastre el marcador de tabulación hacia abajo o hacia arriba en la
regla horizontal.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
35
WORD i
Para mover una tabulación, arrastre la marca de tabulación hacia la derecha o hacia la izquierda
en la regla horizontal.
PERSONALIZAR EL DOCUMENTO E IMPRESIÓN
Vista preliminar
Presenta cada página de manera como se verá cuando se imprima, la barra de estado que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla muestra el número de página actual y número total de
páginas de la hoja seleccionada.
Para ejecutar la Vista Preliminar:
Haga clic en el botón de Microsoft Office
continuación, haga clic en Vista preliminar.
, elija la flecha situada junto a Imprimir y, a
La forma en que las páginas aparecen en la ventana de presentación preliminar varía dependiendo
de las fuentes disponibles, la resolución de la impresora y los colores disponibles.
La vista preliminar se observará de la siguiente forma:
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
36
WORD i
Opciones de la vista preliminar:
Imprimir
Imprime el documento activo o los
elementos seleccionados con la impresora
predeterminada.
Una página
Gradúa la vista de modificación de modo
que pueda ver toda la página.
Varias páginas
Presenta varias hojas del documento.
Zoom
Reduce o aumentar la presentación del
documento activo.
Cerrar
Sale de la Presentación Preliminar y regresa
a la vista de edición anterior.
Insertar saltos de página y secciones
Mientras se crea un documento, Word inicia automáticamente una nueva página cada vez que se
llena la página actual con texto u otros elementos de documento. Se pueden insertar saltos de
páginas en el documento según se necesiten. Estos tipos de salto de página con frecuencia se
conocen como saltos de página manuales.
Para insertar un salto de página en un documento, siga los siguientes pasos:
Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde desee forzar el salto de página.
Seleccione en la Ficha Diseño de Página, en el Grupo Configurar Página, Saltos. Aparecerá el
cuadro de diálogo correspondiente.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
37
WORD i
Ajustar la configuración de la página
Los márgenes controlan la cantidad de espacio en blanco entre el texto y la orilla de la página
impresa. Puede establecer cuatro márgenes diferentes para sus páginas.
Configuraciones de margen predeterminadas de la plantilla normal.
Margen
Configuración
(en cm)
Izquierdo
3
Derecho
3
Superior
2.5
Inferior
2.5
Puede cambiar cualquiera de las configuraciones de margen de todo un documento o una parte de
él, en cualquier momento. El cuadro de diálogo configurar página le da acceso a todas estas
configuraciones de margen.
Siga estos pasos para cambiar las configuraciones de margen de su documento:
Seleccione en la Ficha Diseño de Página, en el Grupo Configurar Página la flecha de Márgenes y a
continuación Márgenes Personalizados. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
38
WORD i
De clic en la pestaña Márgenes. Utilice los botones numéricos Superior, Inferior izquierdo o
Derecho para incrementar o reducir el valor actual. También puede hacer doble clic en cualquiera
de los cuadros y escribir un valor nuevo.
Ya que estableció los márgenes, puede aplicar los márgenes a todo el documento, a una sección o
a lo que resta del documento, a una sección de éste (esta opción sólo está disponible si el
documento tiene más de una sección) o a lo que resta del documento partiendo de la página
actual. Esta última opción le permite tener diferentes configuraciones de margen en el mismo
documento sin tener que dividirlo en secciones. De clic en la flecha del cuadro de lista desplegable
Aplicar a y seleccione Todo el documento, De aquí en adelante o Esta sección.
Cuando termine de configurar el margen y la porción del documento a la que afectarán, de clic en
el botón Aceptar.
Cambie a vista diseño de impresión (si aún no se encuentra en ella) para poder apreciar cómo se
verán los márgenes al imprimir el documento.
En la vista diseño de impresión, también puede ajustar los márgenes con la ayuda de la regla. Los
márgenes aparecen como áreas sombreadas de gris en el extremo izquierdo de la regla horizontal.
Una forma rápida para ingresar al cuadro de diálogo Configurar página es dando doble clic en la
regla horizontal o vertical.
Para ajustar el margen, coloque el puntero del ratón sobre el área gris del margen y el área blanca
del documento dentro de la regla, aparecerá una flecha de dos puntas. Arrastre el área gris para
incrementar o reducir el margen respectivo.
Puede seleccionar diferentes tamaños de papel, lo que resulta particularmente importante si
desea imprimir sobres o en algún otro tipo de papel, como serían las hojas tamaño oficio.
También puede cambiar la orientación de su página de vertical a horizontal.
El tamaño y la orientación de la página se determinan en el cuadro de diálogo Configurar página.
Para editar los valores de estos atributos de página, siga los pasos siguientes:
Seleccione en la Ficha Diseño de Página, en el Grupo Configurar Página la flecha de Márgenes y a
continuación Márgenes Personalizados. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente.
De clic en la pestaña Papel del cuadro de diálogo.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
39
WORD i
Para seleccionar un nuevo tamaño de papel, de clic en la flecha del cuadro de la lista desplegable
Tamaño de Papel y seleccione el tipo de papel que utilizará. Para utilizar tamaños de papel no
estándar, seleccione Tamaño personal; después escriba el ancho y alto del papel en los cuadros
correspondientes.
Para cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal o viceversa de clic ya sea en el
botón de opción Vertical u Horizontal.
En el cuadro de lista desplegable Aplicar a, seleccione Todo el documento para aplicar la nueva
configuración a todo el documento o De aquí en adelante para aplicarla al resto del documento
desde el punto actual, o Esta sección para aplicarla a la sección actual del documento.
Cuando termine de editar las configuraciones, de clic en Aceptar.
Agregar numeración de páginas
Insertar números de Página
Coloque el punto de inserción en la sección en la que desee agregar números de página y, a
continuación elija en la Ficha Insertar, en el grupo Encabezado y Pie de Página la opción Número
de página. Aparecerán las siguientes opciones.
Seleccione la Posición que desee.
Si desea cambiar el formato del número de clic en Formato del número de página…
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
40
WORD i
Finalice con un clic en el botón Aceptar.
Uso de cuadros de texto para insertar y colocar imágenes y texto
Es un contenedor para texto o gráficos que se puede desplazar por todo el documento y al que se
le puede ajustar de tamaño.
Puede utilizarlos para colocar varios bloques de texto en una página o para dar al texto una
orientación distinta con respecto al resto del documento, en la utilización de gráficos puede
agregar llamadas, rótulos y otros tipos de texto.
Los cuadros se insertan con el estilo de ajuste de texto delante del texto.
Puede agregar texto a una autoforma y utilizarla como cuadro de texto.
Para insertar un cuadro de texto haga lo siguiente:
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto.
Cuando el cursor cambie a  puede hacer solo clic en el lugar donde desee, Word insertara un
cuadro predefinido o presione el botón del Mouse y arrástrelo para abrir el tamaño del cuadro de
texto que desee.
Word muestra junto con el cuadro de texto marcadores de tamaño y un borde sombreado para
indicar que el cuadro está seleccionado, como se muestra en la siguiente figura:
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
41
WORD i
Los cuadros de texto se pueden utilizar para:
Hacer que el texto fluya de una parte del documento a otra mediante la vinculación de los cuadros
de texto.
Crear una marca de agua, es decir, cualquier texto o gráfico que, cuando se imprime, aparece
encima o detrás del texto existente.
Girar y voltear cuadros de texto.
Cambiar la orientación del texto de un Cuadro de Texto en la Ficha Formato, en el Grupo
Organizar. Esta aparece siempre y cuando el Cuadro de Texto se encuentre seleccionado.
Una vez que ha insertado puede dar formato al contenedor de texto utilizando las opciones del
Grupo Organizar de la Ficha Formato. Se puede aplicar efectos 3D, sombras, estilos de borde,
colores, rellenos y fondos. Agrupar y cambiar su alineación o distribución como grupo.
Para seleccionar un cuadro de texto debe hacer clic en el borde o dentro.
Si desea cambiar el tamaño del cuadro de texto siga los siguientes pasos:
En la Ficha Formato, en el Grupo Tamaño, seleccione el Alto y Ancho; deberá escribir la medida en
cm, cuando estos dos campos se modifican puede notar que la escala aumenta o disminuye.
Seleccione el cuadro de texto, coloque el puntero del Mouse sobre uno de los marcadores y
presione el botón izquierdo, arrastre hasta obtener el tamaño que usted desea.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
42
WORD i
Imprimir documento
Para imprimir un documento haga clic en el botón de Microsoft Office
clic en Imprimir.
y, a continuación, de
Cuando utiliza esta opción abre el cuadro de diálogo imprimir.
Opciones del cuadro de diálogo imprimir:
Impresora
Elija una impresora del cuadro Nombre, la información que aparece debajo del
cuadro Nombre se aplica a la impresora seleccionada. La elección que escoja se
convierte en la impresora predeterminada para el resto de la sesión de Word o
hasta que la cambie.
Propiedades Modifica las opciones de impresión de Windows para la impresora
seleccionada.
Imprimir
archivo
a Manda la impresión del documento a un archivo, en lugar de hacerlo en una
impresora.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
43
WORD i
Intervalo de Indique en la parte del documento que desee imprimir. Si selecciona Páginas,
escriba en el cuadro los números o el intervalo de páginas que desee imprimir.
Páginas
Imprimir
sólo
Seleccione la parte del documento que desee imprimir (intervalo, páginas
impares o pares). La lista está disponible, sólo si elige Documento, en la opción
Imprimir.
Copias
Escriba el número de copias que desee imprimir y, a continuación, active la
casilla de verificación Intercalar si desea que Word imprima las copias en el
orden adecuado para la encuadernación.
Zoom
Seleccione los números de páginas del documento que desee imprimir en cada
hoja de papel (puede imprimir 1,2, 4, 6, 8, 16), además el tamaño en el que
desee imprimir el documento. Por ejemplo, carta, legal, A4.
Opciones
Modifica las opciones de impresión de Word, es decir, que elementos y como
imprimir del documento.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
44
WORD i
BIBLIOGRAFÍA
Ayuda de Microsoft 2007
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
45