Sistema de Gestión Ética

Sistema de Gestión Ética
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1.GRP0.NV/03_V6 (Sept./2015)
índice
Índice
Principios del sistema de gestión ética en DKV Seguros................................................ 3
Elementos operativos del sistema de gestión ética en DKV seguros....................... 5
1.Canales de comunicación........................................................................................................... 5
1.1. Responsable directo.......................................................................................................................... 5
1.2. Asesor ético....................................................................................................................................... 6
1.3. Canales externos............................................................................................................................... 7
1.3.1. Canal de comunicación externa.............................................................................................. 7
1.3.2. Portal de denuncias Munich Re.............................................................................................. 7
1.4. Preguntas y respuestas sobre el papel del canal de Comunicación Externa y el Asesor Ético......... 8
1.5. Responsable de cumplimiento............................................................................................................ 8
2.Elementos de gestión del sistema.......................................................................................... 9
2.1. Responsable de implantación del código y del estatuto de compromisos éticos con nuestros
grupos de interés.............................................................................................................................. 9
2.2. Comisión interna de Gestión Ética................................................................................................... 9
2.3. Foro de Diálogo Abierto.................................................................................................................. 10
3.Auditoría Interna/Externa del Sistema............................................................................. 11
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sistema de gestión ética
Principios
del Sistema
de Gestión Ética
en DKV Seguros
El Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros (en lo sucesivo “el Sistema”)
se basa en los siguientes principios:
La ética en DKV Seguros no tiene un
carácter limitador, sino impulsor de la
excelencia profesional y corporativa
Los dos textos de referencia ética, el Código de Conducta para Empleados
(en lo sucesivo “el Código”) y el Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros
grupos de interés, son instrumentos de orientación del comportamiento y
marcan un mínimo desde el cual queremos actuar. Antes que prohibiciones,
ambos instrumentos definen la ética que la Compañía debe tener así, como
la especial relevancia de la ejemplaridad en el caso de sus directivos. Los dos
documentos pretenden ser el motor de la excelencia profesional y corporativa.
La ética descansa en el comportamiento
de las personas y en su responsabilidad
personal
La ética empresarial se hace cada día en el trabajo que cada uno desempeña
que es dónde surgen las dudas no sólo sobre el carácter ético, o no, de un
determinado comportamiento sino, también, sobre qué actuación sería la
mejor y más acorde a nuestros valores corporativos: emprendedora (sincera
y abierta, emprendedora y viva), corresponsable (confiable y cercana,
responsable y comprometida), excelente (ejemplar y atractiva, trabajo en
equipo, orientada a resultados).
Por tal motivo, el Sistema de Gestión de la Ética de DKV Seguros se basa
fundamentalmente en la actuación de las personas y en la confianza que la
Compañía pone en ellas como responsables capaces de actuar de modo ético
discerniendo sobre cada acción a realizar y su adecuación a nuestros valores,
al Código de Conducta para Empleados y al Estatuto de Compromisos Éticos
con nuestros grupos de interés.
Las personas son el pilar fundamental de la gestión de la ética de la
Compañía, no los documentos orientadores ni tampoco el resto de elementos
operativos del Sistema de Gestión que tienen, siempre, un carácter secundario
al comportamiento libre y responsable de cada empleado.
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sistema de gestión ética
La ética forma parte de la evaluación del
desempeño en DKV Seguros
DKV Seguros incluye la ética, a través de un conjunto de indicadores simples
relacionados con los valores dentro de la evaluación de desempeño que
anualmente se realiza y que se extenderá a todos los empleados.
Esto supone que la ética pasa a ser un elemento que oficialmente es
considerado cuando se valora nuestro trabajo.
La ética define un marco de cooperación
interna y externa de DKV Seguros para
generar beneficio compartido
y sostenible
Para DKV Seguros, la ética empresarial debe verse bajo el enfoque de
la cooperación entre personas y públicos al que sacrificamos beneficios
inmediatos y personales por otros más amplios, duraderos y compartidos.
DKV Seguros considera que la ética es un elemento eficaz para su actividad
como Empresa en el marco del libre mercado donde precisamente la
cooperación se revela como una mejor estrategia de sostenibilidad frente
al propio interés entendido en un sentido económico y a corto plazo.
Además, nuestro objetivo es también prevenir o reducir la posibilidad
de que los directivos, los responsables, los empleados y el personal externo
cometan actividades fraudulentas mediante un sistema de prevención
y de investigación del fraude apropiado y, en los casos de fraude, minimizar
el coste financiero y el perjuicio a la reputación de la Empresa mediante
acciones rápidas y firmes.
La prevención del fraude concierne a todos: directivos, responsables
y empleados. Sin embargo, los directivos y responsables tienen una
responsabilidad particular respecto a la prevención del fraude y deben
asegurarse de que cualquier actividad sospechosa de ser fraudulenta sea
comunicada de forma interna inmediatamente como corresponda.
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sistema de gestión ética
Elementos
operativos del
Sistema de Gestión
Ética en DKV Seguros
El Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros se asienta en un conjunto
de elementos.
1. Canales de comunicación
DKV Seguros pone a disposición de todos los empleados varios canales de
comunicación a través de los cuales podrán plantear cuestiones y dudas sobre
la interpretación y aplicación del Código de Conducta, como la comunicación
de posibles infracciones.
En todos ellos está garantizada la privacidad y confidencialidad de las
cuestiones que se planteen.
1.1. Responsable directo de los empleados
Los responsables directos deberán asegurarse de que sus empleados estén
familiarizados con el Código y respeten las reglas y principios de conducta
aplicables.
Con el fin de facilitar a los empleados de DKV Seguros la comunicación
de todas las cuestiones, dudas, incidencias, etc. que puedan surgir en la
interpretación y aplicación tanto del Código de Conducta como del Estatuto
de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés, éstos podrán dirigirse,
también, a sus responsables directos.
–– En el caso de conflictos de intereses personales inevitables, los empleados
deben ponerlos en conocimiento de sus responsables directos.
–– Los obsequios, invitaciones a eventos sociales o lúdicos, etc., que superen
el valor especificado de 100 euros, deberán ponerse en conocimiento de
Departamento de Auditoría Interna qué decidirá sobre la adecuación o no
de su aceptación.
–– Los empleados deben informar a su responsable directo si asumen
actividades profesionales secundarias que puedan afectar a los intereses
de la Empresa.
Cuando los responsables directos tengan alguna duda sobre la aplicación
del Código, deberán comentarla con el Asesor Ético.
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En ningún caso los responsables directos de empleados podrán ser
condescendientes con situaciones irregulares de las que tengan conocimiento,
siendo encubridores de las mismas. En ese caso, el responsable directo está
obligado a dar cuenta del asunto al Asesor Ético o al Canal de comunicación
externa.
1. 2. Asesor Ético
DKV Seguros confía en que sus empleados son los mejores intérpretes de los
dos documentos de orientación ética de la Compañía y que tienen capacidad
de discernir en cada caso qué actuación puede no ser ética y cuál cumple
mejor con los valores de la Compañía y sus compromisos.
Sin embargo, la práctica diaria puede plantear tanto dudas como incidencias
que deben ser resueltas de modo rápido, confidencial y claro por un experto
que tenga la potestad y la independencia suficiente para ello. En este sentido
el Sistema de Gestión de la Ética de DKV Seguros se apoya en la figura del
denominado “Asesor Ético” que tendrá las siguientes funciones:
–– Resolver las dudas sobre la aplicación del Código de Conducta para
empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos.
Se consideran dudas, las preguntas sobre qué comportamiento sería
el adecuado o el mejor tanto individual como colectivo, tanto respecto
a un caso real como a uno hipotético en previsión de futuras actuaciones.
Son también dudas la resolución de conflictos de intereses tanto reales
como hipotéticos que en algún caso puedan plantearse al aplicar el Código
de Conducta para Empleados, el Estatuto de Compromisos Éticos y, sobre
todo, equilibrar los diversos compromisos con los diferentes públicos con
los que operamos.
En todas las actuaciones deben prevalecer los intereses de DKV Seguros
y sus filiales frente a los ajenos y frente a cualquier interés particular.
–– La identificación de áreas problemáticas, y la realización de
recomendaciones para cambios en las políticas o procedimientos.
El Responsable de Auditoría Interna tiene asignadas las funciones de Asesor
Ético de la Compañía y reportará anualmente al Consejero Delegado y
semestralmente a la Comisión Interna.
Para la resolución de dudas y conflictos de intereses, el Asesor Ético cuenta
con una línea telefónica específica 680 58 08 50, un correo electrónico a su
nombre asesor.etico@dkvseguros.es, así como una dirección de valija que
garantizan en todo momento la privacidad de los interesados. El Asesor Ético
contestará a todas las cuestiones que se le planteen acusando recibo en el
plazo de 24 horas y resolviendo éstas en 10 días laborables salvo aquellos
casos en los que por su dificultad o complejidad necesite un plazo más amplio,
lo cual comunicará a los interesados.
La comunicación entre los empleados y el Asesor Ético tendrá siempre
un carácter confidencial. El Asesor Ético contará con el apoyo directo del
Consejero Delegado, de manera que en caso de discrepancia con la resolución
adoptada por el Asesor Ético, la decisión final será tomada por el Consejero
Delegado que analizará toda la información referente a la incidencia
presentada.
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Si la investigación encuentra que la información recibida es cierta, la persona
afectada será entrevistada para que aporte su versión de los hechos y cualquier
medida será adoptada caso por caso, teniendo en cuenta los procedimientos
de auditoría interna, las leyes o los reglamentos laborales.
Si la información fuese falsa o no pudiera ser probada, la investigación
será tratada de acuerdo con las leyes de protección de datos personales,
procediéndose a la eliminación de cualquier dato personal. Cualquier persona
que proporcione información de buena fe, no sufrirá ningún perjuicio, aunque
la información fuera falsa. Si se demuestra que la información no es correcta,
la investigación se suspenderá inmediatamente.
1.3. Canales externos
Para reforzar la confianza, preservar la identidad de las fuentes de
información y asegurar la independencia en la tramitación de incidencias
sobre el comportamiento ético de los empleados de la Compañía, DKV Seguros
ha decidido establecer unos canales externos independientes, de comunicación
de quejas, reclamaciones o incidencias en relación con el cumplimiento del
Código de Conducta y el Estatuto de Compromisos Éticos.
Se consideran incidencias los incumplimientos individuales y/o colectivos
de los compromisos especificados en el Código de Conducta para Empleados
o en el Estatuto de Compromisos Éticos con cada uno de los públicos o de
los valores de la Compañía, así como cualquier posible acto que infrinja las
leyes o reglamentos, en particular aquellas que tienen que ver con casos de
corrupción, fraude, abuso de información privilegiada, la libre competencia
o protección de datos.
1.3.1. Canal de comunicación externa
El canal dispone de la dirección de correo electrónico pmarin@icam.es
y del número de teléfono 609 030 030. Las informaciones que lleguen
a este canal serán gestionadas, con absoluta discreción y manteniendo
siempre el anonimato, por parte del abogado Pablo Marín Larrinaga.
El abogado facilitará la información a DKV Seguros para que proceda
a investigar internamente. La información será facilitada a DKV Seguros
sin revelar la identidad de las fuentes.
El abogado responsable del canal no facilitará asesoría legal a ningún
empleado ni tampoco a terceras partes, ya que actúa para DKV Seguros.
1.3.2. Portal de denuncias Munich Re
En el caso de que no sea factible efectuar la comunicación de la posible
infracción a través de cualquiera de los canales anteriores, los empleados,
clientes y resto de grupos de interés de la Compañía pueden acceder al portal
de denuncias de nuestra matriz, Munich Re, gestionado por Group Compliance
__________________
en Munich, a través del enlace Portal
de denuncias Munich Re.
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1.4. Preguntas y respuestas sobre el papel
de los Canales de Comunicación Externa
y del Asesor Ético
¿Qué tipo de información deben recibir?
Como ya se ha indicado, deben recibir información sobre actividades que
puedan constituir un delito, malversación, soborno, corrupción, manipulación
de informes financieros, blanqueo de capitales, publicación de información
confidencial, fraude e incumplimientos de lo establecido en el Código y en
los Estatutos, así como de todas aquellas dudas sobre la interpretación y
aplicación tanto del Código como de los Estatutos.
No se encargan de quejas sobre irregularidades o deficiencias en las
actividades del grupo.
¿Se encarga sólo de casos a partir de un determinado importe?
No, no tiene un mínimo. Es más importante que la información sea
objetivamente correcta. Incluso si un informante considera que el daño
potencial puede ser pequeño, en el fondo puede llevar acarreado un daño
mayor.
¿Quién se puede dirigir?
Estos canales de comunicación están a disposición de los empleados de DKV
Seguros y del resto de los grupos de interés externos de la Compañía.
El objetivo es facilitar que se puedan detectar comportamientos que vayan
contra la ética o las leyes, incluso si ellos mismos están involucrados o afectados.
¿Está asegurada la confidencialidad?
Están obligados a tratar la información que reciben con la máxima
confidencialidad.
La protección de la identidad del informante está garantizada y sólo se podrá
comunicar a la Compañía si se autoriza expresamente por el informante.
1.5. Responsable de cumplimiento
Su función es la verificación del cumplimiento normativo, una de las cuatro
funciones esenciales de gobernanza según Solvencia II y se encarga de:
–– El asesoramiento al órgano de administración acerca del cumplimiento
tanto de las disposiciones legales y reglamentarias de la empresa como
de la propia normativa interna.
–– La supervisión del cumplimiento de la normativa vigente.
–– La evaluación de las posibles repercusiones de cualquier modificación
del entorno legal en las operaciones de la empresa.
–– La determinación y evaluación de los riesgos de incumplimiento.
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2. Elementos de
Gestión del Sistema
2.1. Responsable de implantación del Código
de Conducta para Empleados y del Estatuto de
Compromisos Éticos con nuestros grupos de
interés
Todos los empleados tienen la responsabilidad de conocer el Código de
Conducta para Empleados y el Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros
grupos de interés como marco de orientación de su actuación.
DKV Seguros debe facilitar dicho conocimiento por lo que asigna al
Responsable de Implantación del Código de Conducta para Empleados y del
Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés las siguientes
funciones:
–– La comunicación interna y externa sobre ambos instrumentos y el Sistema
de Gestión Ética de la Compañía, tanto en su lanzamiento como en su vida
posterior así como en las sucesivas actualizaciones.
–– La facilitación de instrumentos de formación y sensibilización interna
y externa sobre ambos instrumentos y el Sistema de Gestión Ética
de la Compañía tanto en su lanzamiento como en su desarrollo así
como en las sucesivas actualizaciones.
–– La Dirección del Departamento de Comunicación y Responsabilidad
Empresarial es responsable del desarrollo e implantación tanto del Código
de Conducta para Empleados como del Estatuto de Compromisos Éticos
con nuestros grupos de interés.
2.2. Comisión Interna de Gestión Ética
Existe una Comisión Interna de Gestión Ética integrada por los directores de
Recursos Humanos, Comunicación y Responsabilidad Empresarial, Auditoría
Interna y Legal que se encarga de la actualización y mantenimiento del Código
de Conducta para Empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos.
Tareas y responsabilidades del personal de Recursos Humanos
El director de Recursos Humanos es responsable, dentro de su área de
competencia, de todas las acciones que se deban emprender en caso de fraude
según el derecho laboral.
Tareas y responsabilidades del personal de Comunicación
El responsable de la comunicación corporativa realiza recomendaciones
para la comunicación externa, coordina las acciones resultantes y constituye,
como principio, el punto de contacto oficial para la prensa y otros medios
de comunicación.
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Tareas y responsabilidades del personal de Legal
El director de Legal es responsable, dentro de su área de competencia, de
proporcionar la asesoría legal necesaria a las unidades que puedan verse
afectadas por un caso de fraude y de coordinar las acciones para recuperar
las pérdidas en las que se haya incurrido y la cooperación con las autoridades.
Tareas y responsabilidades del personal de Auditoría Interna
El responsable de Auditoría Interna contribuye a lograr una gestión antifraude
adecuada y basada en el riesgo mediante sus tareas de consultoría y de
auditoría. Durante los procesos de auditoría y pruebas detalladas, estos
profesionales valoran específicamente los riesgos de fraude y la efectividad
de las medidas antifraude existentes, y realizan sugerencias para su mejora.
Tareas y responsabilidades del secretario
El responsable de la unidad de Responsabilidad Empresaria convoca las
reuniones, prepara el orden del día y elabora las actas. Hace seguimiento,
con los responsables, de la realización de las acciones acordadas.
2.3. Foro de Diálogo Abierto
El Foro de Diálogo Abierto nace con el objetivo de convertirse en un lugar
permanente de encuentro y debate con los representantes de los diferentes
grupos de interés de la compañía.
La compañía quiere sistematizar la cultura de diálogo y la escucha activa
en nuestros niveles estratégicos y en los operativos, con todos nuestros
stakeholders. Es así como la misión de este foro se centra en la valoración
y el debate acerca de los diversos dilemas estratégicos que vayan surgiendo
en el seno de la empresa así como contribuir a la innovación en la búsqueda
de soluciones en los retos de gestión del día a día, y para avanzar en la
construcción de una empresa abierta.
Anualmente se realiza una sesión de debate con este grupo de expertos que
consta de 9 representantes de los distintos grupos de interés y 2 representantes
internos (el consejero delegado y el director de comunicación
y responsabilidad empresarial).
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3. Auditoría Interna/
Externa del Sistema
De conformidad con la Norma de Gestión Ética aplicable SGE21 se realiza una
auditoría interna anual del Sistema de Gestión Ética de DKV Seguros, que será
coordinada entre los departamentos de Gestión de Calidad y Comunicación y
comprobará la correcta aplicación del sistema y su adecuación a los requisitos
de la norma, de manera que las posibles desviaciones detectadas serán
subsanadas mediante las acciones de mejora que se consideren oportunas.
Así mismo, DKV Seguros se somete anualmente a una auditoría externa que
acredite mediante certificación, el cumplimiento de la norma anteriormente
citada.
Josep Santacreu,
Consejero Delegado
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DKV Seguros ha calculado y
compensado las emisiones de
gases de efecto invernadero (GEI)
generadas por su actividad durante el
año 2012. También ha adquirido un
compromiso de seguir reduciendo sus
emisiones de GEI. La obtención del
sello acredita un estatus “CeroCO2”
para DKV Seguros.
Tercera posición en el ranking de las
mejores empresas para trabajar de
entre 500 y 1.000 empleados.
FSC España, desde su trabajo por
la gestión forestal responsable, ha
puesto en marcha el proyecto Gestión
Forestal Responsable: Conservación
de los Bosques y Desarrollo Rural,
enmarcado dentro del Programa
Empleaverde 2007-2013 de la
Fundación Biodiversidad. Todas
sus acciones son gratuitas y están
cofinanciadas por el Fondo Social
Europeo.
Este impreso está realizado sobre
papel reciclado. DKV Seguros
colabora en la conservación del
medio ambiente, uno de los factores
determinantes para el mantenimiento
de la salud de la población.