Estadísticas: reflejo del aprovechamiento y desempeño de

Estadísticas: reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus
servicios contratados.
Por: José Antonio Yáñez (*) y Lizbeth Cruz (**)
El trabajo busca mostrar que la gran mayoría de los servicios electrónicos contratados en las bibliotecas,
tienen integrados módulos de administración que permiten generar indicadores de: uso, desempeño, y
monitoreo casi instantáneo. Que constituyen para l@s bibliotecari@as una herramienta de seguimiento
puntual, con el fin de conocer (no solo) el desarrollo del servicio, sino que también permite hacer
proyecciones, capacitación y el seguimiento necesario para reforzar las áreas de oportunidad que presenta
en todo momento y que pueden variar, según la época del período lectivo, o bien que revele las
cambiantes necesidades de nuestra comunidad, mostrando aquellos proyectos que no han sido
detectados, reportados o registrados en el programa de actividades académicas de vinculación que el
sistema bibliotecario lleva a cabo de manera sistemática.
Se mostraran ejemplos prácticos de las aéreas de consulta, procesos técnicos y servicios de consulta a
bancos de información.
Introducción
El trabajo cotidiano bibliotecario ha estado íntimamente relacionado con la
cuantificación de las actividades, ha resultado clave la medición de los resultados y
también la proyección de metas, así como la consecución de objetivos que se basaron
en métodos cuantitativos.
Las estadísticas entre otros mecanismos de control de uso, juegan un papel primordial
en cualquier unidad de información, dado que bajo las condiciones actuales de
competitividad y supervivencia a las que están sometidas las instituciones en general,
exigen que sus componentes cumplan con los requerimientos de cumplimiento, calidad
y búsqueda de la excelencia; para mantenerse: en el sistema educativo, social y
político en nuestra sociedad (1).
Estas herramientas utilizadas para la recolección, análisis e interpretación permiten
conocer la condición o estado del objeto de estudio en cuestión.
Las bibliotecas y en general las unidades informativas; pueden conocer, el uso, utilidad,
impacto y beneficios de los servicios que están prestando, al emplear instrumentos de
retroalimentación que den la oportunidad de comprobar si los resultados de su
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]
actividad coinciden con los objetivos planteados y si estos últimos responden a las
necesidades de su comunidad, así como a los objetivos superiores que le dan origen.
Ya que a partir de la interpretación objetiva de la información resultante, es posible
realizar los ajustes necesarios para reorientar servicios, recursos y determinar el futuro
de cada elemento involucrado en el desarrollo de las actividades.
Así pues, con el refinamiento de los controles estadísticos en las instituciones
educativas en México; se requirió transitar a la propuesta de “indicadores” que
ayudarán a dimensionar y sobre todo a revelar el posible “impacto” en la comunidad a
la que se sirve en el ámbito de los servicios. Por ello en la década de los noventa, se
responde con ésta particular forma de medición al Programa para la Modernización de
la Educación (2).
Como respuesta a ésta exigencia del sector bibliotecario, se integraron a la mayoría de
los servicios “en línea” módulos y accesos; que a petición del interesado (en las etapas
más tempranas), o bien recursos electrónicos de auto-ejecución, que entregaban
conteos de su servicio. Mecanismo útil para conocer el uso y aprovechamiento de los
servicios de consulta a bancos de información, de las fuentes electrónicas contratadas,
y hasta los accesos al catálogo público, siempre y cuando éste fuese automatizado.
Sin embargo, desde la perspectiva de la proveeduría de servicios en línea, observamos
que con el paso a la siguiente década tristemente se percibe un escaso
aprovechamiento, de éstas importantes fuentes de información. Lo anterior se deriva de
la experiencia interactiva con los usuarios, quienes continúan requiriendo a los
representantes, la emisión de algún reporte, una o dos veces al año, cuando podrían
generarlos en el momento en que lo deseen.
La ventaja de conceder atención a estas herramientas; es que pueden auxiliar a la
administración, en el monitoreo del servicio en cuestión, pero también ayudar a
proyectar su uso, a revelar preferencias o bien a darnos a conocer algunos vicios en los
que se cae, que por falta de conocimientos, habilidades y capacitación a los usuarios
finales.
En ocasiones este precario uso provoca distorsiones, tales como: la percepción de un
pobre aprovechamiento que puede dar por consecuencia la eliminación del recurso
informativo, cuando la desviación pudo detectarse de manera temprana.
Para acceder a estos controles, de manera genérica; es necesario conectarse a un sitio
Web, escribir las credenciales de acceso y elegir la modalidad de reporte que se
requiere. También de forma común, se ofrecen diversas periodicidades, que intentan
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
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responder a las demandas más recurrentes como el caso de actividad mensual,
semanal y diaria.
Con esta motivación, entregamos a ustedes los siguientes ejemplos, que de
autogeneración de indicadores tienen los siguientes servicios:
Catalogación en integrada:
Este servicio es nuestro punto de inicio, mostrando la intención de ser congruentes al
flujo de actividades bibliotecarias. Buscando reflejar también el camino que los
materiales bibliográficos siguen día con día en las unidades de servicio que nos
ocupan.
En este ejemplo se observan las búsquedas realizadas: 29,829 al catalogo colectivo mundial, logrando exportar 3,596 registros
y realizando 6,228 acciones en línea. A nivel institución biblioteca agrupada por mes durante los últimos 12 meses. (4)
Ahora veremos este control a detalle por catalogador, guardando la identidad de la persona que nos permitió publicar sus cifras:
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
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Se puede destacar de la ilustración anterior, que la persona de la UAA Universidad Autónoma de Aguascalientes sostiene una
actividad en el rubro de Autoridades y específicamente su participación en el proyecto NACO de la biblioteca del Congreso de
los EE. UU. Que sostuvo una participación de 2,149 actividades a lo largo de los últimos 12 meses. (5)
Préstamo Interbibliotecario Internacional:
En este segundo rubro, queremos compartir con ustedes otro de los servicios básicos,
en el contexto de este trabajo, hemos considerado una de las actividades que creemos
hace de las bibliotecas, un aliado de las comunidades que demuestra su fortaleza al
brindar la oportunidad de compartir sus acervos con otras entidades similares. De esta
forma definiríamos el préstamo Interbibliotecario y a este servicio corresponden las
imágenes que a continuación les presentamos:
Uno de los aspectos a destacar del cuadro es las instituciones a quienes se concedió préstamo. Los periodos, las claves de
cada biblioteca, y los números de referencia. El otro aspecto cooperativo importante es visualizar a quienes se acude para
solventar las necesidades de la comunidad. Eso lo veremos en la siguiente pantalla:
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
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(6).
Referencia o Asesoría Virtual
Estos servicios están integrados por lo que se conoce en la jerga bibliotecaria
mexicana como: Consulta; e incluyen la atención presencial, cuando un miembro de la
comunidad acude físicamente al mostrador. También se cuantifica aquellas personas
que a través de una llamada telefónica o bien por correo electrónico, solicitaron
asistencia.
Para entender el dimensionamiento de la atención brindada en la Unidad de Servicios
Bibliotecarios y de Información de Veracruz, USBI, integrante de la red de servicios
bibliotecarios de la Universidad Veracruzana, recibimos autorización de compartir con
ustedes algunas de sus reportes y cifras, que bajo este rubro se lograron el mes
pasado:
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]
Como observaran, en las graficas anteriores se cumple la frase: Una Imagen dice más que 1,000 palabras. ¿No creen?
Estas imágenes, se pensaron para ilustrar los datos recopilados y para buscar una mejor comprensión del fenómeno que se
analiza. Es por ello, que se debe considerar su uso, cuando se busque un impacto, o bien para mejorar la percepción y hacer
más fácil su manejo. (7).
Ahora observaremos algunos de los cuadros que del servicio de Consulta Cooperativo
Virtual se obtienen directamente de sus servicio contratado:
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
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A continuación el reporte que auxilia para analizar la utilización a determinadas horas:
Primero de las 9:00am a las 18:59hrs., (por intervalos) del día 18 al 31 de Julio, 2010 con el detalle de las sesiones de “chat”
abiertas. Y luego las correspondientes del 1 al 17 del mismo mes. (8)
Servicio de Consulta a Bancos de Información:
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
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Para este caso ejemplo, localizamos una institución que mostrara algunos de los
accesos más cuantiosos.
En la estadística, pueden detectarse en el penúltimo renglón, la saturación de los puertos dedicados al acceso. También se
puede medir el numero de citas en relación al dato de las sesiones iniciadas.
En este Segundo segmento de la misma modalidad (Servicio Consulta a Bancos de
Información) aquí tienen un reporte más detallado:
Aquí se observa como el WorldCat, goza de un mejor posicionamiento que la especializada: EconLit. (9)
Los ejemplos mostrados buscan ilustrar los reportes típicos entregados y puestos a
disposición por los proveedores. Se debe considerar también que se pueden adquirir o
contratar software especializado para el acopio y análisis de los datos estadísticos
recabados, marcas como Click View sirven a este y otros propósitos.
Una ausencia en el volumen de uso, no siempre se debe a la calidad de la información
que contiene el servicio. Como se observa aquí, con excepción del último ejemplo,
todos los demás, reflejan servicios que se asocian a las actividades internas en las
bibliotecas. Depende del posicionamiento tanto interno como externo, su
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]
aprovechamiento.
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]
Conclusiones

El acopio y entrega de estadísticas en la inmensa mayoría de los servicios
electrónicos contratados, se encuentra incluida.

Cuando la biblioteca contrata servicios en línea puede obtener estadísticas de
uso, ya que estos entregan registros y conteos que revelan, uso y
aprovechamiento.

Se ilustraron los controles de catalogación, préstamo interbibliotecario, servicios
de asesoría virtual, y consulta a bancos de información, para conocer el tipo de
estadísticas que en algunos de los servicios más utilizados en Universidades
Públicas de Mexico.

Con los datos entregados por los proveedores, se puede realizar: monitoreo,
proyecciones y eventualmente evaluación.

El escaso uso, no siempre se de debe a la calidad de la información del servicio
contratado. Deber revisarse también, la promoción y el posicionamiento del
producto ante la comunidad a la que sirve.
Bibliografía
1. Arriola Navarrete, Oscar. Evaluación de bibliotecas; un modelo desde la óptica de los sistemas de
gestión de calidad. México, Colegio Nacional de Bibliotecarios, Library Outsourcing. Buenos Aires,
Alfagrama, 2006. 128p. pp. 10
2. Op. Cit. Pp. 13
3. http://www.stats.oclc.org/cusp/nav
4. Ibid. http://www.stats.oclc.org/cusp/nav
5. Ibid. Dem. http://www.stats.oclc.org/cusp/nav
6. http://www.stats.oclc.org/cusp/nav
7. Contacto personal con responsables del Servicio.
8. http://www.questionpoint.org/crs/servlet/org.oclc
9. http://www.stats.oclc.org/cusp/nav
(*) Director de la oficina OCLC, Inc., en México. (**) Consultora en catalogación, OCLC, Inc.
Estadísticas; reflejo del aprovechamiento y desempeño de sus servicios contratados. ALCI, 2010.[Type text]