MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG Mayo, 2013 Cambios a esta versión Número de revisión Fecha de la actualización 1 Mayo,2013 Descripción del cambio - Introducción de nuevas Políticas para parqueos rentados Revisión General y Mejora al Documento MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG INDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3 I. ASPECTOS GENERALES: ............................................................................................ 4 1.1 OBJETIVOS: ............................................................................................................ 4 1.2. ALCANCE.................................................................................................................. 4 1.3. FINALIDAD................................................................................................................. 4 1.4. DISTRIBUCIÓN .......................................................................................................... 4 1.5. PUESTA EN VIGENCIA .............................................................................................. 5 II. CRITERIOS PARA EL USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS ................................... 6 III. PROHIBICIONES Y SANCIONES PARA EL USO DE TODOS PARQUEOS ADMINISTRADOS POR LA INSTITUCION ..................................................................... 12 2 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG INTRODUCCIÓN El Presente Manual de Políticas, es un documento que busca normar el uso y asignación de los puestos de estacionamientos (parqueos) localizados en las instalaciones de la Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental, DIGEIG, así como del espacio ubicado frente a la Oficina Principal, como una medida de control interno y seguridad en el uso de los mismos. Para su logro se efectuó el levantamiento de los vehículos oficiales de la institución, así como los de su personal, con la finalidad de buscar la equidad de distribución y asignación según disponibilidad. Este Manual destaca la responsabilidad de los empleados y del personal asignado de seguridad al servicio de la institución, dando a conocer las políticas sobre el uso del área destinada para tales fines de manera clara y precisa. Define las prohibiciones y sanciones que conlleva su incumplimiento y otorga al área Administrativa su responsabilidad en coordinación con Recursos Humanos. El Manual de Políticas sobre el uso y asignación de los parqueos en la DIGEIG, ha sido definido como un control de las políticas internas sobre el uso del área destinada para tales fines. El mismo ha sido socializado con los encargados de las áreas responsables de su cumplimiento. 3 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG I. ASPECTOS GENERALES: 1.1 OBJETIVOS: Normar el uso y acceso a los espacios destinados para el parqueo de los vehículos oficiales y vehículos de los servidores públicos de la institución. Establecer los requisitos que deben observar los usuarios en el uso de los espacios disponibles de estacionamiento con que cuenta la institución. 1.2. ALCANCE Este documento, norma el proceso interno para el uso y Asignación de Parqueos disponibles en la DIGEIG y es aplicable a todo el personal que hace uso de los mismos. 1.3. FINALIDAD El presente documento de políticas internas, tiene como finalidad definir los criterios para el uso y Asignación de Parqueos, asimismo normar las acciones a seguirse en su aplicación. 1.4. DISTRIBUCIÓN Para su empoderamiento y cumplimiento, se enviara a todos los encargados de áreas una comunicación informando de la puesta en funcionamiento del documento y para manejo y conocimiento de todo el personal se enviará correo electrónico informando de la disponibilidad del mismo en archivo PDF en la carpeta público en la siguiente ruta: 4 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG P:\MANUALES - PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES\DIGEIG\MANUAL DE POLITICAS USO DE PARQUEOS Recibirán un ejemplar en físico las siguientes áreas: Dirección Ejecutiva Departamento Administrativo y Financiero Departamento de Recursos Humanos Departamento Planificación y Desarrollo 1.5. PUESTA EN VIGENCIA Este documento entrará en vigencia a partir de la revisión y la aprobación del mismo por parte de la Dirección Ejecutiva de la Institución y su puesta en ejecución a través de una comunicación oficial, y permanecerá vigente por tiempo indefinido introduciéndole las revisiones y las mejoras que amerite el mismo. El mismo era de uso y aplicación en la anterior CNECC, siendo revisado, actualizado y asumido por la DIGEIG, en el mes de Mayo, 2013. 5 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG II. CRITERIOS PARA EL USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS a) La DIGEIG, tiene disponible en sus instalaciones veinte (20) parqueos para el uso de los vehículos propiedad de la institución, sus servidores y otros afines, de los cuales diecinueve están localizados en la Oficina Central y uno (1) en el segundo local en Sto. Dgo. De los mismos, cuatro espacios (4) aparcan un solo vehículo y los restantes, dieciséis (16) corresponden a aparcamientos dobles (uno detrás del otro). Estos veinte (20) parqueos serán utilizados según la siguiente distribución asignada por la Dirección Ejecutiva: LISTADO ASIGNACIÓN DE PARQUEOS TOTAL PARQUEOS DISPONIBLES: 20 Ubicación Cantidad parqueos Director General Calle Galván 2 Parqueo Dúplex Director Ejecutivo Calle Galván 1 Parqueo solo Auditor CGR Calle Galván 1 Parqueo solo Dpto. Planificación y Desarrollo Calle Galván 1 Parqueo solo División Comunicaciones/Dirección Ejecutiva (*) Calle Galván 2 Parqueos Dúplex Dpto. Promoción de Etica e Integridad Calle Galván 2 Parqueo Dúplex Calle Galván 2 Parqueo Dúplex Calle Moisés García 2 Parqueo Dúplex Dpto. Transparencia Gubernamental Calle Moisés García 2 Parqueo Dúplex Dpto. Acceso a la Información/RAI. Calle Moisés García 2 Parqueo Dúplex División Jurídica Calle Moisés García 2 Parqueo Dúplex 2do. Local 1 Parqueo solo Area con asignación parqueos Departamento de Investigación Seguimiento. Dpto. Administrativo y Financiero/Dpto. RR.HH y Dpto. Acceso a la Información. Total Parqueos Observación 20 (*) Parqueo asignado a la Dirección Ejecutiva, queda su uso a consideración de la misma. 6 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG b) Los encargados de áreas que dispongan de dos (2) espacios de aparcamiento, podrán disponer de uno (1) para ser asignado directamente a uno de sus colaboradores o podrá definir que lo utilice el primer colaborador de su área que llegue a la institución. c) Queda establecido que no existe orden de aparcamiento en los parqueos dúplex asignados, pudiendo estacionarse el primer servidor del área que llegue y que tenga derecho a estacionarse en el mismo. d) Queda estipulado que se deberá respetar las líneas amarillas que delimitan los parqueos, de modo que no se entorpezca los espacios laterales para los demás vehículos. De cometerse esta tanto el servidor afectado como el servicio militar de seguridad lo reportaran de inmediato al encargo del área administrativa y Financiera para corregir dicha situación. e) La DIGEIG, tendrá identificados los parqueos asignados por cada área organizacional, quedando el departamento Administrativo y Financiero a cargo de velar por el cumplimiento a esta tarea. f) Los vehículos de uso oficial de la institución, así como los de uso personal de chóferes, mensajeros, militares y personal del área de servicios generales que dispongan de vehículos propios, podrán estacionar los mismos en el área de la marquesina que aparca aproximadamente unos siete (7) vehículos. g) Los vehículos oficiales tendrán prioridad de estacionamiento en el área de la marquesina, asegurándose que los mismos queden estacionados con la parte delantera hacia la salida para su fácil movilización. 7 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG h) Al momento de la llegada de un visitante a la institución, con discapacidades físicas y envejecientes, el personal de seguridad se cerciorará de que en el área de la marquesina exista espacio disponible y podrá permitirle el acceso temporal al mismo, asegurando a la vez que identifique el área a visitar. i) La DIGEIG ha dispuesto para los demás servidores no contemplados en el cuadro de asignación de parqueos, un espacio de aparcamientos rentado frente a su oficina principal ubicada en la calle Moisés Garcia, Esq. Galván, cuyo espacio será ocupado por los empleados en la medida que vayan llegando a la institución. j) Ningún Empleado podrá asignar o auto-asignarse de manera exclusiva un parqueo en el área localizada frente a la oficina central (Calle Moisés García), a menos que lo haya dispuesto la Dirección Ejecutiva. k) La Dirección Ejecutiva, autoriza la asignación de un parqueo fijo para uso del encargado de Tecnología de la Información, en el área de parqueos rentada ubicado en la calle Moisés García, la cual deberá ser señalizada, esto en virtud de una condición especial por el tamaño de su vehículo, el cual impide la viabilidad de la zona que ocuparía en el parqueo normal que le corresponde en la sede central de la DIGEIG. l) Se instruye que cualquier responsable de área con parqueo asignado que decida no utilizarlo, deberá informarlo a la Dirección ejecutiva, a través del departamento administrativo y financiero para tomar las medidas que se consideren de lugar. m) El Departamento Administrativo y Financiero deberá asegurar que al momento de retirarse el personal que utiliza los parqueos ubicados frente a 8 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG la oficina principal, las puertas de seguridad queden cerradas para evitar que sean utilizadas por personas ajenas a la institución. n) Podrán quienes así lo deseen, continuar haciendo uso para el estacionamiento de sus vehículos en las áreas públicas (calles) que así lo permitan. o) El Director General y el Director Ejecutivo, podrán autorizar la asignación o reasignación de los parqueos, así como solicitar la modificación o agregar cualquier política incluida en este manual. p) Solamente se les permitirá el paso al área de parqueo de la DIGEIG, a los vehículos de motor de dos ruedas (motocicletas) de empleados y mensajeros externos identificados y que porten su carnet de trabajo de la institución donde laboren o se identifiquen ante el personal de seguridad. q) Cuando un servidor por una causa de fuerza mayor, necesite dejar su vehículo en el estacionamiento fuera del horario de trabajo establecido, deberá notificarlo al Departamento Administrativo y Financiero, para que este a su vez le informe al personal de Seguridad Interna al servicio de la institución. r) Bajo ningún concepto podrá autorizarse que ningún vehículo amanezca estacionado en los terrenos de aparcamiento alquilados por la DIGEIG, ubicados frente a su oficina principal. s) La DIGEIG, queda desvinculada de cualquier robo, pérdidas o daños ocasionados a los vehículos estacionados en las áreas de parqueos, solo se asegurará de que el personal de Seguridad interna este vigilando el área, con la finalidad de reportar o informar cualquier eventualidad que pudiese suceder. 9 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG t) El Departamento Administrativo y Financiero, tendrá a su cargo el mantenimiento de las áreas de parqueos, y garantizara el señalamiento y delimitación, esto último solo en aquellas áreas propiedad de la DIGEIG y en cualquier otra área que haya dispuesto la Dirección Ejecutiva como lo indicado en el literal k). u) La DIGEIG, cuando así lo estime necesario, se reserva el derecho de revisar el interior de vehículos que se encuentren dentro de las áreas utilizadas o identificadas para parqueos, a través del personal de Seguridad Interna y en presencia del dueño o conductor del mismo. v) Todas las áreas con parqueos asignados, deberán notificar vía electrónico, al momento de realizar alguna actividad o servicio fuera de la institución, la disponibilidad de los parqueos, para que estos, en primera instancia, sean utilizados por algún personal de su área si queda en la oficina, y en segunda instancia por cualquier otro personal de la institución. w) El área de Recursos Humanos deberá notificar al Departamento Administrativo y Financiero, la desvinculación de cualquier servidor público de la Institución, a fin de que sea notificado el personal de Seguridad Interna para tomar las medidas de lugar respecto al uso de los parqueos por dicho empleado desvinculado. x) Cuando se tengan programadas reuniones extraordinarias consideradas de alto nivel, tanto en el horario de trabajo como fuera, la Dirección Ejecutiva a través del Departamento Administrativo y Financiero, podrá coordinar con los encargados de áreas, para que momentáneamente se cedan los espacios de aparcamiento, a los fines de poder tener disponibilidad de parqueos para los invitados/visitantes. 10 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG y) El personal de seguridad velará para que personas ajenas a la institución no utilicen las áreas de parqueos asignadas, salvo previa autorización de la Dirección General y/o Dirección Ejecutiva de la DIGEIG. 11 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG III. PROHIBICIONES Y SANCIONES PARA EL USO DE TODOS LOS PARQUEOS ADMINISTRADOS POR LA INSTITUCIÓN. z) Se prohíbe estacionarse en parqueos previamente asignados identificados el cuadro de asignación de parqueos, indicado en el acápite II, literal a, k. aa) Igualmente, se prohíbe estacionarse en el área asignada para los vehículos oficiales y otros parqueos previamente asignados, según lo establecido en el punto II, literales a, e. bb) Será sancionado aquel empleado que cometa el acto de ausentarse de la institución dejando bloqueado el paso de salida de los demás vehículos. Dicha sanción notificada por escrito por el encargado Administrativo y Financiero, sería la cancelación del uso de los parqueos, según número de faltas cometidas descritas más abajo: FALTA SANCIÓN Primera Falta Un mes sin acceso al uso de parqueos Segunda Falta Dos meses sin acceso al uso de parqueos Tercera Falta Cancelación del acceso al uso de parqueos Para evitar que se le aplique una de las sanciones descritas anteriormente, deberá asegurar dirigirse a su compañero de parqueo para movilizar su vehículo y colocarlo de tal forma que no entorpezca la salida de otros vehículos. Nota: Cualquier sanción aplicada será remitida al área de Recursos Humanos para que repose en el expediente de personal. 12 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG cc) De negarse un empleado a la solicitud de mover su vehículo para facilitar la salida de un servidor público de la institución, se le aplicará la sanción correspondiente al literal ¨bb¨. dd) Toda aquella persona que haya dejado su vehículo estacionado sin previa autorización después del horario establecido como permanencia en los parqueos al servicio de la DIGEIG, se hará acreedora de un reporte por parte de Seguridad Interna. Dicho reporte será depositado en el área Administrativa, la cual aplicará en primera instancia un llamado de atención, y si se reitera la falta se aplicará la primera medida del punto III, literal bb. ee) Queda prohibido el uso de las áreas verdes o señalizadas como prohibidas para ser utilizadas como áreas de parqueos por parte de los servidores de la institución, la violación a esta política será sancionada de igual manera se indica en el punto III, literal bb. ff) Se prohíbe a todos los empleados con acceso al uso de los parqueos de la institución como espacios de parqueos rentados, a transportar dentro de su vehículo sustancias ilegales, que violen los principios éticos, pongan en peligro la integridad física de los demás empleados y a las instalaciones de la DIGEIG. La violación a esta medida será sancionada por la institución de acuerdo a la gravedad del caso. gg) Se prohíbe a todo el personal de la DIGEIG, ya concluida la jornada laboral, dejar estacionados sus vehículos en el área propiedad de la institución o área rentada destinada para tales fines, por razones desconocidas o por no reportar al Departamento Administrativo y financiero las causas que lo justifiquen a tiempo. 13 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG Nota: Esta medida no aplica en los casos que el empleado demuestre que esta fuera de la institución realizando actividades oficiales. hh) Los empleados que presten su carnet de identificación a personas ajenas a la institución para poder tener acceso al uso de los parqueos, les será cancelado el acceso a todos los parqueos al servicio de la institución. De igual forma, RR.HH, evaluará que otra medida disciplinaria se le podrá aplicar. ii) El área de Recursos Humanos deberá asegurar que cualquier sanción aplicada a un empleado por violación a una de las políticas establecidas en este documento, repose en el expediente del mismo. jj) Se prohíbe utilizar el área de parqueos para lavar los vehículos de los empleados de la Institución o de personal ajeno a la misma. kk) El personal de seguridad no podrá recibir dadivas, regalos o dinero de ningún empleado, visitante o personal ajeno a la institución por el uso de los parqueos propiedad de la Institución, así como los espacios alquilados para los mismos fines. ll) El personal de seguridad que sea encontrando recibiendo dadivas o dinero a cambio de privilegios en el uso de los parqueos, será reportado al área Administrativa, quién deberá informarlo a la Dirección ejecutiva para su puesta a la disposición de su superior inmediato. mm) Queda prohibido utilizar los parqueos de la institución en las noches, días feriados y fines de semanas, sin la previa autorización del área Administrativa, quien es responsable de reportar al personal de Seguridad. 14 MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG nn) El empleado que incumpla cualquiera de las políticas anteriormente mencionadas, será sancionado acorde con lo expresado en el punto III de este manual según la sanción que corresponda, de igual forma, podrá ser objeto de la aplicación de cualquier otra sanción que corresponda de acuerdo al Régimen Ético y disciplinario de la ley 41-08 de Función Pública. 15