WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I COMBINAR CORRESPONDENCIA INTRODUCCION Se utiliza para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas. La combinación de correspondencia permite crear los siguientes elementos: Etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos. Cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal. Cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo. Para usar la combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I Envío de cartas impresas INICIO DEL DOCUMENTO Comenzamos abriendo un nuevo documento y seleccio-namos la pestaña correspon-dencia. Aparece una primer ventana que explica la función del procedimiento. Seleccionamos paso a paso para combinar correspondencia. De esta manera habrá una guía desde donde debemos seguir los pasos. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I PRIMER PASO . Seleccionar el tipo de documento que se quiere preparar de las distintas posibilidades que se presentan. Nosotros vamos a seleccionar una carta. Si seleccionamos una lista de direcciones, y seguimos avanzando llegaríamos a la ventana que está más abajo donde nos permite cargar los datos de las personas a quienes queremos hacer el envío. Armando una base de datos en Word. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I SEGUNDO PASO Seleccionamos el documento que será la carta propiamente dicha. El documento actual es el que está en pantalla. Y debemos tenerlo abierto. Si estamos en una organización donde hay un formato para las cartas supone que debe existir una plantilla con un formato que debe ser utilizado siempre para elaborar cartas institucionales. Vamos a empezar desde un documento preexistente. En este ejemplo utilizaremos el documento carta.docx, lo seleccionamos del directorio y se abre en la ventana activa. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I TERCER PASO Hasta ahora tenemos la carta abierta y preparada con el texto que tenemos que enviar. Ahora vamos a seleccionar los destinatarios, que se encuentran en una lista que está en una hoja de Excel. Desde examinar llegamos al libro llamado de Excel llamado clientes.xlsx y lo abrimos seleccionando la hoja que contiene los datos desde la siguiente ventana: En este ejemplo seleccionamos Hoja 1, y aparecerá la tabla con los valores que queremos utilizar. Ahora nos va a mostrar los datos de los destinatarios a los que enviaremos las cartas personalizadas. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I Todos los destinatarios que están tildados recibirán su carta. Podemos eliminarlos manualmente, pero además podemos utilizar los criterios de restricción: 1) Ordenar: utilizando el criterio por campo. 2) Filtrar: seleccionando por ejemplo el campo trat, podemos enviarlos solamente a los Dr. de la tabla de destinatarios. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I CUARTO PASO A partir de ahora se escribirá la carta, colocando los destinatarios en el bloque de direcciones, se ven todos los componentes de la lista. Seleccionamos más elementos para poder insertar los campos de combinación. Entonces aparecerá la ventana que mostramos más arriba. Que permite insertar los distintos campos para las cartas. Esto mismo lo podemos hacer desde el menú correspondencia: 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I QUINTO PASO Realizamos la vista previa de las cartas efectuando, en el caso de que sea necesario, alguna corrección a las mismas. Utilizamos la ventana donde podemos pasar carta por carta Podemos buscar un destinatario específico para agregar algo específico en su carta Para corregir datos del destinatario debemos editar la lista. Si se indica no mandar la carta a algún destinatario. SEXTO PASO Completamos la combinación. 2014 Ing. Sergio Eyman WORD AVANZADO TEMA 3 informática aplicada I Envío de correo electrónico http://office.microsoft.com/es-ar/word-help/usar-la-combinacion-de-correspondencia-para-enviarmensajes-de-correo-electronico-personalizados-a-la-lista-de-direcciones-de-correo-electronicoHA010109162.aspx 2014 Ing. Sergio Eyman