Aprobación de las actas de Junta Directiva

220-87597
Ref:
Aprobación de las actas de Junta Directiva -
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 384.308-0, por medio de la cual alude al
Acta número 16 correspondiente a la reunión de la Junta Directiva de la sociedad Kuab Colombiana S. A., realizada
el 18 de junio de 1999, en la cual figuran unas constancias presentadas por usted relacionadas con las actuaciones
del gerente.
Manifiesta que cuando en la reunión celebrada por la Junta Directiva el pasado 21 de julio, se puso en
consideración el acta 16 referida, "esta fue negada por el voto negativo del señor Gerente General y su hijo,
ambos miembros de la Junta Directiva. De acuerdo con los estatutos la mayoría se logra con 4 votos positivos de 5
miembros que componen la Junta Directiva", por lo anterior, la Gerencia no incorporó el acta N: 16 al libro oficial
de actas, aduciendo el haber sido negada, con base en ello consulta: "Tiene razón la Gerencia en este punto? O
esta obligado el Gerente General a incorporar el Acta al libro aclarando o no su desaprobación ?".
Sobre el particular y con el fin de dilucidar su inquietud, es pertinente realizar previamente las siguientes
consideraciones:
1.- Una de las funciones asignadas al máximo órgano, llámese Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios
de una compañía es la de hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las
asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente (artículo 187, numeral 4 del Código de
Comercio).
En el caso de una sociedad anónima, tenemos como de conformidad con el ordinal 4 del artículo 420 ibídem, le
corresponde a la asamblea general elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponde,
entre los cuales se encuentran los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva, quienes deben ser
elegidos por un período determinado y por el sistema del cuociente electoral. (artículo 436 de la legislación
mercantil).
2.- La Junta Directiva debe ser conformada con un mínimo de tres miembros principales y cada uno de ellos
deberá tener necesariamente un suplente, quienes podrán deliberar y decidir con la sola presencia y los votos de la
mayoría de ellos, salvo que en los estatutos sociales se consagre un quórum superior, al tenor de lo dispuesto en
los artículos 434 y 437 de la legislación mercantil.
Debe tenerse en cuenta que la junta directiva se integra como órgano social, únicamente con la participación de
sus miembros principales: los suplentes, por su parte, y debe quedar muy claro, sólo tendrán participación en los
casos de ausencias temporal o definitiva de los principales. Cosa diferente es que a una reunión del citado cuerpo
se cite a algunos miembros suplentes, independientemente que asista el principal, bien, por ejemplo, para abordar
algún tema o explicar alguna operación, pero en este caso no se tienen en cuenta para establecer el quórum y
carecen de voto en cualquier decisión que se tome en el transcurso de la reunión.
3.- Con respecto a la mayoría en las Juntas Directivas, la legislación mercantil consagró de manera expresa en el
articulo 435 ibídem, que "No podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada con personas
ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de
afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia… ".
4.- En lo que concierne a las actas que se levantan con ocasión de una reunión de la junta directiva, es preciso
tener en cuenta que si bien es cierto la legislación mercantil no contemplo nada relacionado con su elaboración y
requisitos, no menos es que la construcción de ellas es obligatoria y éstas deben ser el fiel reflejo de lo acontecido
en el transcurso de la sesión respectiva.
La obligatoriedad de su existencia tiene su fundamento legal en el numeral 7 del artículo 28 del Código de
Comercio, al consagrarse que "Deberán inscribirse en el registro mercantil…7) Los libros de contabilidad,
los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de
sociedades mercantiles
5.- Cosa diferente es lo concerniente con la aprobación de las actas de Junta Directiva. Sobre este aspecto, esta
Superintendencia ha conceptuado que "se trata de un requisito procedimental ordenado expresamente para las de
asambleas o juntas de socios (artículo 189 del C. de Co.) mas no para las de junta directiva en todos los casos. En
efecto, rigurosamente solo se encuentra consagrada esa exigencia para los eventos de inscripción en el registro
mercantil de las designaciones de representantes legales en el artículo 441 del Código de Comercio en donde se
lee: "En el Registro Mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte
pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el
presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal" (las subrayas son nuestras). La apreciación
anterior permite afirmar que no es aplicable la analogía consagrada en el artículo 1 del Código de Comercio frente
a la aprobación de las actas de junta directiva" (Doctrinas y Conceptos Jurídicos – 1997– Superintendencia de
Sociedades, pagina 78).
6.- En cuanto hace a la elaboración de las actas, tenemos cómo la legislación mercantil se refiere sólo a las que se
levantan con ocasión de las reuniones que adelante la asamblea general de accionistas o la junta de socios. Es así
como el artículo 431 ibídem, en concordancia con el artículo 189, fija la información que es indispensable que ellas
contengan, existiendo una completa libertad en cuanto a la forma de su elaboración.
En efecto, es claro que conforme con las normas citadas, lo ocurrido en las sesiones del máximo órgano social,
debe constar en un acta, firmada por las personas que sean designada como presidente y secretario de la reunión
respectiva y asentado dicho documento en el libro de actas que lleve la compañía.
Analizadas las diferentes disposiciones que sobre las actas contempla el Código de Comercio, vemos como no se
encuentra ninguna que haga relación con la elaboración de las actas de junta directiva, ni se especifica que datos
deben contener, pero no hay duda alguna que para la construcción de las mismas se aplica respecto de ellas lo
dispuesto en el artículo 431 ibídem.
Ahora bien, en lo que concierne con la forma o el detalle como deben quedar plasmados los hechos ocurridos en el
documento respectivo, esta Superintendencia ha considerado que si bien el artículo 431 "no ordena en forma
expresa incluir en las actas las deliberaciones de los diferentes puntos del orden del día, si exige dejar constancias
en ellas de lo ocurrido en las reuniones. De acuerdo con esto, no bastaría la simple mención de la aprobación o
rechazo del punto en consideración".
"… El nivel de detalle de las deliberaciones, salvo la existencia de disposición estatutaria o del reglamento del
órgano social de que se trate, estará dado por la prudencia y la finalidad misma del acta, la cual no es otra que
dejar la constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de
suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento resulte idóneo y bastante para despejar eventuales
dudas o encontrar los rastros que antecedieron a una determinada decisión".
"Estos criterios también son útiles en punto de determinar si se hace transcripción literal o sólo una síntesis de los
principales comentarios o argumentos de los asistentes… " (Oficio 220-39035 del 6 de mayo de 1999).
En este orden de ideas y habiéndose precisado lo anterior, tenemos con relación al caso concreto de su consulta lo
siguiente:
Partiendo de la base de que la reunión de la Junta Directiva de la sociedad Kuab Colombiana S. A., celebrada el
pasado 18 de junio (Acta N: 16) se haya convocado debidamente, se tendría que a la misma asistieron cuatro (4)
miembros principales y un suplente (de un principal que si asistió) luego habría mayoría para deliberar y decidir y
en ese evento la reunión celebrada en esa oportunidad se ajustaría a derecho.
El punto principal se centra entonces en que la mencionada acta no fue aprobada en la reunión celebrada el 21 de
julio, por lo que el gerente general de la compañía no la incorporó al libro de actas.
Aquí debe recalcarse, que toda vez que la aprobación de las actas de junta directiva no es legalmente requisito
esencial para que las mismas surtan los efectos legales correspondientes y teniendo en cuenta que solo es
indispensable su aprobación cuando se va a llevar a cabo la inscripción de representantes legales ante el registro
mercantil, es claro que no habría motivo para dejar de incorporarla al libro de actas respectivo, en cuyo caso
procedería dejar constancia en el mismo, de la no aprobación del acta que nos ocupa a menos que
estatutariamente se haya estipulado un procedimiento diferente.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los efectos descritos en el artículo 25 del Código Contencioso administrativo.