PCi Guia de Operación y Resultados
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! ! ! ! ! ! Guía de Operación y Resultados para el Programa de Cumplimiento Institucional Última actualización : segundo semestre 2014 Página 1 de 5 Guía de Operación y Resultados para PCi Conozca su PCi Introducción El objetivo de la presente guía es la correcta programación de su PCi y crear una guía de uso e interpretación de los resultados generales e individuales, procurando otorgar la máxima certeza con relación a su propio Programa de Cumplimiento Institucional. Objetivo del Programa de Cumplimiento Institucional El PCi es un sistema revolucionario porque establece por primera vez la posibilidad de gestionar en tiempo real la ética y las normas de cumplimiento institucionales de acuerdo a los riesgos del entorno. PCi permite obtener una lectura del grado de sinceridad del entorno (con su grupo inicial) y programar la frecuencia y calidad de ésta lectura conforme a sus propias necesidades. Gráfica 1. Puntaje General PCi establecerá el nivel de riesgo de cada colaborador conforme a sus prioridades (Pag. 3), otorgándole procedimientos claros y certeros ante cada resultado emitido por el sistema. Una última observación es que PCi le permitirá también gestionar y comparar el cumplimiento de ética y normas de su entorno operativo; esto es, proveedores de servicios ó personal vinculado a sus operaciones corporativas (logística, seguridad, sistemas de franquicias, proveedores de servicios, etc) - otorgándole una referencia única en su tipo para la toma de sólidas decisiones. El Puntaje General El Puntaje General considera el riesgo de las declaraciones y más importante, la relevancia programada para cada pregunta conforme a su propia operación. PCi otorgará mayor importancia a los temas de mayor sensibilidad para usted. Este proceso se explica de manera simplificada en la Página 3. Calificación Puntaje PCi Comentario No Recomendado 1.00 a 3.10 Lleva declaraciones de riesgo presente para su operación; con el más alto nivel de validación. Reservas 3.11 a 3.70 Lleva declaraciones de riesgo en temas que no están considerados actualmente como temas o preguntas descalificante. Recomendado 3.71 a 5.00 Pocas o ninguna declaración de riesgo relevante para su operación. Importante! Si el tema o pregunta de riesgo es norma, y aún así el sistema lo clasifica como ‘Recomendado’ ó ‘Reservas’ Gráfica 2. Ejemplos de Puntaje General El Puntaje General de cada persona resume 3 escenarios, conforme Gráfica 1. l a * Todos los resultados emitidos por ‘PCi’ NO tienen validez oficial para asignación de responsabilidad. Únicamente se presenta con fines de utilidad informativa y definición de lineas de acción por parte del Cliente. Página 2 de 5! Guía de Operación y Resultados para PCi Operación del PCi ! ! ! ! ! ! ! Conozca su PCi Esquema de Operación El primer paso es conocer sus necesidades en gestión ética y de cumplimento de normas deseado para su empresa o institución. Por ejemplo: El segundo paso será establecer un grupo inicial de evaluaciones con personal activo que está familiarizado con su operación. Asegúrese: El tercer paso será programar con su Asesor o Partner autorizado una Sesión ‘HAT’ en sus oficinas (con su Asesor), o por medio de ‘Skype’ con nuestra Unidad de Análisis. Robo material Tráfico de productos Soborno y Propinas Estafa documental 1. Revisar y autorizar el cuestionario que le envía la Unidad de Análisis. 2. Realizar la Comunicación Social adecuada a éste grupo. Etc. Consulte a su Asesor o Partner. El objetivo primordial del PCi es otorgarle un sistema de gestión y decisiones que le permite obtener control de la ética institucional en tiempo real, así como validación de alta certeza ante eventos o faltas cometidas a la ética y normatividad, conforme son determinados en cada PCi. ! El Formato DEC es el medio de expresar sus necesidades de gestión a la Unidad de Análisis en Ethics. Ethics le permite llevar a cabo un grupo inicial de hasta 10 personas sin cargo. Solicite su grupo inicial. Es muy sencillo. Disponible en el siguiente vínculo: http://www.ethics.mx/rectec.php Disponible en el siguiente vínculo: http://www.ethics.mx/contacto.php ! Capture y Envíe su Formato DEC 1 ! Esto es muy útil para calificar localidades con incidencias de corrupción; cualificar proveedores de servicios conforme el grado de cumplimiento de sus normas, etc. Revise las Estadísticas en la Sesión ‘HAT’ Establezca su Grupo Inicial 2 3 Página 3 de 5! El cuarto y último paso es darse una pausa para analizar con su grupo de trabajo los resultados de su Sesión HAT. El grupo inicial o su ciclo vigente de evaluaciones le dará la información necesaria para determinar las prioridades reales de control de ética en cada entorno. La periodicidad de valoración dependerá de sus necesidades y presupuesto. Cada área puede llevar su propia frecuencia: semestral, trimestral, anual, etc. Vea un ejemplo de gestión de su PCi en la siguiente página. ! Muchas Gracias! Establezca sus Reglas y Defina su Ciclo Anual en PCi 4 Guía de Operación y Resultados para PCi Resultados en su PCi ! ! ! ! ! ! ! Conozca su PCi Ejemplo de Resultados y Estadística de Desempeño de Ética en PCi a a b b Ingrese al sistema. Vaya a la pestaña ‘Resultados’. Podrá apreciar 3 tipos de resultados: Datos de Clientes ➤ Cuestionarios ➤ Dashboard Amarillo. Indican incumplimiento conforme a reglas o escenarios no determinados (aún) por usted. El Resumen de la Sesión HAT de cada ciclo puede ser solicitado a su Asesor o Partner autorizado. El reporte no lleva cargo alguno y le otorga la información necesaria para establecer reglas sencillas y sólidas para resolver la ética en su operación y validar faltas e incidentes con eficiencia. Podrá apreciar 2 niveles de análisis: En el mismo reporte se integran los siguientes datos: Verdes. Indican cumplimiento satisfactorio de sus normas de ética y cumplimiento institucional. Gráfica General. Indica el número de evaluaciones aplicadas en el presente ciclo y sus niveles de calificación. Resumen. Distribución estadística de incidencia de riesgos en cada pregunta. Rojos. Indican incumplimiento conforme a sus reglas y prioridades en su operación. No se le olvide que puede desglosar cada tema con sólo darle un click en la misma gráfica. Así también podrá visualizar el riesgo de cada pregunta y escuchar las declaraciones emitidas por el usuario. Revise sus Resultados Individuales 1 Cada Ciclo de Evaluaciones lleva una estadística en el sistema. La misma puede ser apreciada en el menú principal de su aplicación en: Estadística de Riesgos del Ciclo. Este dato le será presentado en su Sesión HAT; dado que otorga el grado de sinceridad de su entorno y por ende, la prioridad que le debe otorgar a cada asunto en sus normas internas. HAT Wizard. Sugiere automáticamente el peso de cada pregunta conforme a la estadística de riesgo de cada ciclo y entorno. Esto le permitirá establecer prioridad y ciclos. Revise su Estadística de Desempeño de Ética y Cumplimiento de Normas 2 Página 4 de 5! Establezca Periodicidad, Reglas y Prioridades 3 Guía de Operación y Resultados para PCi Soporte y Dudas ! ! ! !Alto Riesgo ! ! Sospechoso Conozca su PCi Niveles de Riesgo en Cada Pregunta Indica presencia de múltiples declaraciones de alto riesgo presente con un alto nivel de validación. Indica presencia de múltiples declaraciones de alto riesgo en situaciones recientes (2-3 semanas); y con un alto nivel de validación. Riesgo Medio Indica presencia de algunas declaraciones de riesgo en situaciones acontecidas en el pasado (3+ meses), y con un mediano nivel de validación. Inexactitud Indica presencia de algunas imprecisiones en sus declaraciones (de tiempo ó forma), en principio se debe asumir veracidad en lo declarado. Bajo Riesgo Declaración veraz. Esperamos la presente Guía solucione sus dudas en la operación y resultados de su PCi. Las reglas de operación son emitidas conforme estándares de análisis de HAT* V. 1.8 y LVA* V. 6.5 © Marcas y Derechos Reservados Tiene dudas? Comuníquese a nuestro soporte técnico +52(55) 5520 1090 soporte@gruporj.com.mx Página 5 de 5!
