representante legal y junta directiva

220-5683, 19 de febrero de 2004
Ref.: Las facultades y funciones -representante legal y junta directiva- previstas en los estatutos son
obligatorias, siempre que se ajusten a la ley.
Se avisa recibo de sus escritos radicados con los números 2004- 01- 2836 y 2004- 01- 3702 del 15 y 29 de enero
del año en curso, respectivamente, mediante los cuales, previa trascripción de los artículos del contrato social
contentivos de las restricciones a las facultades del representante legal como de las atribuciones conferidas a la
junta directiva de la compañía, formula algunas inquietudes tendientes a establecer sí las normas estatutarias y las
medidas adoptadas por la junta directiva están ajustados a derecho.
Conforme con los estatutos trascritos, observamos que la capacidad del representante legal de la compañía, quien
tiene dos (2) suplentes, esta sujeta a la autorización que debe impartir la junta directiva para la celebración de
ciertos actos o contratos. Paralelamente, en el contrato social se asigna a dicho órgano, entre otras funciones, la de
"ELABORAR Y APROBAR LAS DIRECTRICES O REGLAMENTOS QUE, DE FORMA GENERAL, REGULEN LA FORMA COMO
LOS ACTOS QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DEBAN CUMPLIRSE POR EL GERENTE O POR QUIENES LA JUNTA
DIRECTIVA DISPONGA EN EL RESPECTIVO REGLAMENTO. PARA LA EXPEDICIÓN DE LAS DIRECTRICES O
REGLAMENTO SERÁ NECESARIO EL VOTO AFIRMATIVO DE TODOS LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA.
En desarrollo de ésta, la junta adoptó un reglamento al que debe sujetarse el representante legal de la compañía
para comprometer a la sociedad en la ejecución de ciertos actos y contratos. En dicho reglamento crean cinco (5 )
grupos de personas, cuya función básicamente consiste en prestar asesoría y apoyo al gerente, los cuales fueron
denominados como "grupo 1"; "grupo A"; "grupo B"; "grupo B-1" y "grupo C".
Observamos además que, a los integrantes de los grupos en referencia, la junta directiva los autorizó para,
de manera individual o conjunta, realizar en nombre y en representación de la sociedad, entre otras, las
siguientes actuaciones: ordenar y aprobar los pagos, incluyendo la emisión y el endoso de cheques y la
transferencia de fondos; abrir, manejar y cerrar cuentas bancarias de la sociedad; celebrar contratos de
arrendamientos financiero; transferir fondos a la matriz o a sus afiliadas; celebrar contratos de seguros, endosarlos
o cederlos a terceros; constituir garantías reales o personales para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de
la sociedad y de terceros; comprometer a la sociedad como garante, avalista o fiadora de las obligaciones de
terceros, entre otras. En fin vemos un sin número de actos o contratos de distinta naturaleza -comercial, bancaria y
financiera- que pueden celebrar o ejecutar los integrantes de los diferentes grupos.
Expuesto lo anterior, en forma sucinta, plantea las siguientes preguntas:
1. La junta directiva está otorgando facultades al representante legal para que comprometa a la sociedad, siempre y
cuando lo realice en forma conjunta con los miembros de los grupos?. No se necesitaría autorización de la junta, sí
actúa conjuntamente con los miembros de los grupos?.
2. En los contratos, documentos y títulos valores que suscriban los miembros de los grupos, a nombre de la
sociedad, en qué calidad deben actuar (como representantes legales)?.
3. Consulta sí en criterio de esta Oficina, está delegándose la representación legal de la compañía, cuando se
expresa "Conferir a los integrantes de los grupos mencionados autorización, para realizar, EN NOMBRE Y
REPRESENTACIÓN DE LA SOCIEDAD, las actuaciones que a continuación se enuncian:".
4. Se trata de una representación conjunta o simplemente de un control que la junta directiva a impuesto al
representante legal al momento de comprometer la sociedad.
5. Finalmente, manifiesta que el acta a través de la cual se hicieron los nombramientos de los integrantes de los
diferentes grupos, no esta inscrita en la Cámara de Comercio, por lo que pregunta sí debe inscribirse; cómo deben
hacerlo o si deben figurar como representantes legales de la sociedad.
A fin de resolver los interrogantes planteados, es necesario efectuar algunas precisiones de orden legal y doctrinal,
a saber:
Conforme con lo dispuesto en los numerales 6º y 12 del artículo 110 del Código de Comercio, los socios o
accionistas de una sociedad, cualquiera que sea el tipo societario adoptado, están facultados para que en el contrato
social consagren, de manera clara y precisa, tanto las facultades como las limitaciones de quienes administran y/o
representan legalmente la compañía, así como aquellas atribuciones que conservan los asociados durante la
existencia del ente societario.
Tal atribución, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 196 ibidem, se traduce en que una vez consten por
escrito las limitaciones al ejercicio de las facultades del representante y/o junta directiva, por ser normas
contractuales son ley para las partes, por tanto de obligatoria observancia para la validez de los actos o contratos
ejecutados a nombre de la compañía. En otras palabras, lo que el legislador propuso como regla general es la
libertad de disposición y decisión en la administración de los bienes de la sociedad por parte del representante legal,
sin sujeción a la voluntad del máximo órgano social o de la junta directiva, si la hubiere; mientras que por vía de
excepción, resolvió que la capacidad del representante puede verse sometida a la previa autorización de los órganos
de administración y/o dirección, siempre que en el contrato social esté determinado en forma clara y precisa, los
términos y condiciones de la misma Vr. Gr. por la naturaleza y/o monto del negocio o transacción.
En cuanto al tema de la representación legal – principal y suplentes-, no debe olvidarse que esta calidad la ostenta
quien o quienes hayan sido designados para ocupar tales cargos, acorde con lo estipulado en el contrato de
sociedad, designación que generalmente radica en la junta directiva, a menos que estatutariamente el
nombramiento corresponda al máximo órgano social. Si el órgano competente es la junta directiva, será ésta la que
efectué tal designación, sin que pueda la asamblea reasumir tal función, a menos que medie reforma estatutaria en
tal sentido(Art. 440 y Num. 8º, Art. 187 del C. de Co.).
Así la cosas, es a través del representante legal que la sociedad puede adquirir derechos y obligaciones; demandar
y ser demandada y ser representada judicial y/o extrajudicialmente, luego quien representa legalmente a la
compañía, de acuerdo con el certificado de Cámara de Comercio, puede actuar a nombre de la misma, obligándola
frente a terceros y/o asociados en el mundo jurídico, puesto que la ley le otorga esa capacidad, sin perjuicio de que
para ciertos actos o contratos constitutivos o derivados del desarrollo del objeto social, el representante este sujeto
a la autorización que deba impartir el órgano social competente, que para el caso en comento, será la junta
directiva conforme con lo establecido en el contrato social (Art. 164 concordante con el Art. 442 Cód. ibidem).
Solo resta por agregar, que debidamente conformada la junta directiva (Art. 197), para la validez de sus decisiones,
será necesario que las mismas hayan sido adoptadas con las mayorías previstas en la ley o en los estatutos para el
efecto (Art. 437) y versen sobre asuntos que por ley le correspondan o que le hayan sido expresamente conferidos
(art. 438).
De la normativa adviertese que la junta directiva debe actuar en los términos de ley, lo que implica que las
decisiones deben adoptarse al seno de reuniones validadamente convocadas y conformadas, ello significa que sus
miembros no pueden actuar en forma independiente y, de otra, que como cuerpo colegiado las decisiones que
adopten atiendan los asuntos de su competencia. Como es poca la regulación legal en materia de atribuciones, las
mismas deben constar en el contrato social, por ello las autorizaciones que debe impartir, deben constar en forma
inequívoca, para que no exista confusión, de suerte que los actos o contratos no determinados en el contrato,
corresponderá ejecutarlos al representante legal sin limitación alguna.
De la preceptiva invocada, es dable afirmar que sólo quien ostente la calidad de representante legal puede actuar a
nombre de la compañía y en consecuencia comprometerla frente a terceros y asociados, aunque para ciertos actos
o contratos, requiera la autorización de la junta directiva, decisión que habrá de adoptarse al interior de una reunión
aprobada con las mayorías decisorias comunes, a menos que estatutariamente se fijen mayorías superiores a éstas.
También es claro que el contrato social es el documento que, de manera particular regula el funcionamiento de la
sociedad. Entre otros aspectos, los asociados determinan la forma de administrar los negocios; precisan las
atribuciones, facultades y limitaciones de los administradores de la sociedad, entendiéndose por tales, quienes
conforme con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 detentan o ejecutan funciones administrativas Vr. Gr. el
representante legal y los miembros de la junta directiva, indicando a quien corresponde su designación y el período
para desempeñar el cargo.
Como el contrato de sociedad es ley para las partes, no puede la junta directiva, bajo ningún pretexto, diferir en
otro órgano societario, dependencia o persona, lo que por ley o estatutos le ha sido asignado, salvo claro que se
trate de asuntos que no estén prohibidos legalmente y que propendan por el cumplimiento tanto de las funciones a
su cargo como de los fines de la empresa; tampoco puede arrogarse funciones que no le han sido conferidas, menos
aún, cuando las mismas requieren de reforma estatutaria, como es el caso de otorgar facultades de representación
a unas personas para cumplir funciones derivadas de la existencia misma de la sociedad.
No de otra manera puede leerse el texto del reglamento aprobado por la junta directiva, cuando de manera expresa
en el punto 2º señala "(....) Conferir a los integrantes de los grupos mencionados autorización, para
realizar, EN NOMBRE Y REPRESENTACIÓN DE LA SOCIEDAD..." (resaltado no es del texto), intención que se
observa de las funciones y atribuciones asignadas a los integrantes de los grupos, de manera individual o conjunta.
Con lo antes expuesto, procedemos a dar respuesta a los interrogantes planteados:
1. La lectura al reglamento aprobado por la junta, como del contenido de las preguntas formuladas a este
Despacho, da a entender que están otorgándose a los integrantes de los grupos, funciones que son del resorte
exclusivo y privativo del representante legal. Nótese que para la validez de los actos o contratos, conforme con el
contrato social, únicamente se requiere la autorización de la junta directiva.
2. De lo antes expuesto, debemos colegir claramente que la sociedad sólo puede ser representada por quien haya
sido legalmente designado como representante legal – principal o suplente- y esté inscrito en el registro mercantil.
3. Los argumentos precedentes resuelven el punto planteado.
4. Tal como fue aprobado el documento privado (reglamento), la representación no es conjunta, se observa
claramente la asignación de funciones de representación a los integrantes de los grupos creados.
5. Sumado a todo lo anterior, los actos sujetos a registro son aquellos contentivos de la designación de quienes
desempeñan cargos previstos en la ley o en los estatutos, siempre que sean administradores, en los términos
del ya citado artículo 22.
Para mayor información e ilustración sobre los temas objeto de consulta, le sugerimos examinar la pagina de
Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co).
En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente
pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.