La clave de la administración del tiempo: planificar el día

La clave de la administración del tiempo: planificar el día Pensar una lista de las tareas del día, con prioridades y urgencias es vital para aprovechar correctamente nuestro tiempo. John Adair: Miembro de la Royal Historical Society desde 1966, se convirtió en Profesor de Estudios de Liderazgo en la Universidad de Surrey en 1979 y profesor visitante de la Universidad de Exeter desde 1990. Actualmente, es profesor emérito para la Fundación Windsor de Liderazgo donde se trabaja para el desarrollo de programas en Liderazgo. Desde 2006 es también Profesor Honorario en China, en la Academia de Liderazgo Ejecutivo en Pudong. Antes de empezar a ver cuáles son los motivos por los cuales es difícil la correcta administración del tiempo, es necesario hacernos algunas preguntas sobre nuestras propias perspectivas con respecto al trabajo y al rol que cumplimos en la sociedad. ¿Su filosofía es clara? Todos los navegantes necesitan algunas estrellas para guiarse. ¿Ha pensado acerca de sus valores más importantes? 1. Escriba una breve descripción de su rol en el trabajo como profesional/gerente/líder 2. Acepta el hecho, de que si está en una posición que requiere de liderazgo, necesita tiempo para pensar sobre las tareas a realizar, y sobre su equipo y cada individuo en particular? 3. ¿Su filosofía acerca de los negocios incluye un entendimiento claro de los objetivos corporativos? 4. ¿Ha considerado las consecuencias éticas y las responsabilidades sociales de su rol como líder‐gerente? 5. ¿Ha trabajado en lograr un balance adecuado y saludable para usted mismo entre su vida profesional y compromisos por un lado y su vida personal y familiar por otro? En resumen ¿Está convencido que el tiempo es el más valioso recurso? ¿Está persuadido de que es posible administrar el tiempo? ¿Enlaza estas creencias con una filosofía más amplia, del trabajo y en particular con su propio rol de líder, gerente y profesional (no necesariamente en ese orden)? Si sus respuestas son positivas, entonces es lógico que adopte una estrategia para una administración del tiempo más efectiva. Es importante antes que nada, desarrollar una concepción propia del tiempo, de que este vale muchísimo y que no es lógico que sea tomado a la ligera. Y que el tiempo propio es valioso, al igual que el tiempo de los demás. ¿Valora el tiempo de los demás? Desarrollar un sentido propio del tiempo, incluye también tener consideración por el tiempo de los demás. ¿Cómo gerente, como mide el capital de tiempo de los otros? Para descubrir cómo es Usted con el tiempo de los demás, conteste el siguiente ejercicio. Si una de las frases describe su actitud o comportamiento, márquela con SI o NO. ¡Diga la verdad! Actitudes y comportamientos en relación al tiempo de los demás 1. Considero el tiempo de los demás como una extensión del propio, para hacer lo que me plazca con él 2. Habitualmente interrumpo reuniones en sus oficinas, como si tuviese prioridad en su tiempo 3. Las descripciones de puesto –aquellas que describen responsabilidades propias en las organizaciones‐ son una pavada burocrática. 4. Cuando telefoneo a alguien, nunca me fijo si mi llamado es una interrupción indeseada en ese momento en particular. 5. Disfruto del sonido de mi propia voz y reconozco que soy una persona ordenada en las reuniones 6. En el último mes, puedo pensar en al menos una ocasión donde tuve a alguien esperando innecesariamente sin decirle por qué. 7. Estoy al corriente de la cantidad de tiempo que mi gente pone en su trabajo (cuantas horas al día) pero no de la calidad del tiempo 8. Jamás reflexioné sobre el hecho de que el tiempo de los demás es tan preciado como el mío 9. No demuestro a potenciales o actuales clientes que valoro su tiempo. 10. Con frecuencia acuerdo plazos de entrega, digo que haré cosas y después no las realizo, y me tienen que hacer acordar. La siguiente escala le ayudará a interpretar el nivel personal de consideración por el tiempo de los demás. Resultados. Cantidad de respuestas NO. 8‐10. Ud. es sensitivo y atento. ¡Siga así! 5‐7 Ud. es bueno, pero en algunos aspectos podría mejorar 2‐4 Obtenga algún feedback y consejo de amigos y colegas 0‐1 ¡Rescátese en forma urgente! Necesita una revisión radical de su actitud. En resumen El tiempo –el tiempo humano‐ es el recurso natural más precioso que Ud. tiene. El tiempo es bien administrado si: ‐ las cosas que deben hacerse suavemente, se hacen así ‐ se logra terminar una tarea tal como se planeó, por el uso racional del tiempo El tiempo está bien llevado si el final de una tarea fue cuidadosamente pensada en cuanto a finalidad, objetivos, y fines en un entorno que cambia rápidamente. Su sentido personal del tiempo debería incluir tener conciencia del valor o la importancia del tiempo de otras personas. Planificar el día Un largo día, empieza por un primer paso. Nunca logrará alcanzar un objetivo sino lo desglosa en pasos más manejables. Cada día debe avanzar varios pasos para estar más cerca del resultado deseado. Aquí es necesario recordar lo siguiente: no deje la realización del cronograma del día para el último minuto. Planee su día con una semana de antelación, y en detalle un día antes. La lista del día: Es esencial disciplinarse para organizar el programa del día. El plan del día, puede tomar 15 minutos. En recompensa por esta inversión de tiempo, Ud. ganará para sí mismo una sensación de control, dirección y libertad que de otra manera sería imposible lograr. Calcule límites de tiempo para todas las tareas. Luego establezca prioridades. Una prioridad está compuesta por 2 elementos diferentes entre sí: urgente e importante Algunas personas encuentran útil tener un sistema de letras, números o estrellas para resaltar las prioridades. Un sistema de letras para identificar en una lista de tareas con A, B, C o D las urgencias y más importantes, podría ser el siguiente: a) Hacerlo ahora, hacerlo bien b) Planificarlo, invertir tiempo de calidad c) Hacerlo rápido, no requiere tiempo de calidad d) Para más tarde, o a veces delegarlo Si Ud. ha trabajado de acuerdo a su sentido de prioridades, habrá realizado seguramente las tareas más importantes, y esto es lo más importante de la administración del tiempo. El plan del día: Hay que hacerlo al fin del día anterior. Esto permite ordenar lo que quedó pendiente y focalizarse en las prioridades de mañana y permitir al inconsciente que vaya trabajando sobre ellas. O en forma alternativa, se pueden planificar al inicio del día, permitiéndole focalizarse en la jornada que tiene por delante. Elija la mejor forma de planificar el día, y manténgala. Decida en concreto cuando empieza y termina el día, tanto en el trabajo como en casa. Cómo hacerlo a) Revise el plan del día de ayer, el que ya fue hecho, y transfiéralo al plan de hoy b) Revise el plan semanal – transfiera ítems que hayan quedado por terminar en el plan de hoy c) Mire los compromisos de hoy y asigne tiempo a estos para terminarlos en forma eficiente Priorice los componentes Ponga la letra A, B o C a cada ítem y D para los puntos que delegará. Unifique los ítems que sean de llamados telefónicos, correspondencia, etc. Decida con firmeza cuando estarán cerrados o hechos, la o las dos tareas importantes del día. Asigne tiempo para estas tareas, como reservaría para una reunión. Si no funciona… Si ve que su plan del día no está funcionando muy bien, pregúntese ¿Al menos estoy alcanzando las prioridades más importantes? Si la respuesta es No, o duda, debería trabajar sobre la siguiente lista: 1. ¿Trata de abarcar demasiado en un solo día? 2. ¿Hay tareas que no se llegaron a realizar porque Ud. no estaba listo cuando había que hacerlas? 3. ¿Estaba el ítem o tarea claramente formulado? 4. ¿Encuentra dificultades para tomar decisiones? 5. ¿Tiene toda la información que necesita? 6. ¿Se negó a planificar lo suficiente su día porque sintió que estaba presión? 7. ¿Abandonó la tarea que estaba realizando porque era muy difícil o muy aburrida? Una revisión de este tipo, puede establecer si el tiempo que Ud. ha asignado a la realización de tareas era realista o no. Si lo era, el problema radica en su ejecución. La excusa más común que me dan los gerentes por fallar en alcanzar los objetivos se resume en una palabra: interrupciones. Para afrontarlas, debe aprender a usar una de las palabras más cortas y más salvadora de tiempo que es: NO. Aprenda a decir NO No es bueno hablar de planificar el día para alcanzar ciertos objetivos, si su día está lleno de reuniones o actividades que no tienen ninguna relación con estos objetivos. ¿Por qué ocurre esto? Haga un buen uso de su buen tiempo Con sólo unos minutos de reflexión se dará cuenta que la calidad de su concentración y atención varía según las horas. Si está muy cansado, o sufre jet lag por ejemplo, la calidad de sus decisiones tenderá a empeorar. Por otro lado, notará que Ud., está en general más alerta mentalmente, o al menos más creativo en ciertas horas del día. Con todo esto quizás recuerde el Principio de Pareto. Dice que los elementos más relevantes de un todo, constituyen una pequeña parte del total. Por ejemplo, el 20% de los edificios de Londres, utilizan el 80% del total de la energía de la ciudad. Trasladado a la administración de nuestro tiempo, entonces un pequeño porcentaje del mismo, es el más productivo del día. Por esto, sea lo que sea que haga, asegúrese de que administra muy bien ese 20% de su tiempo. ¿Hace el mejor uso de su mejor tiempo? 1. ¿Sabe con exactitud si usted es una persona diurna o nocturna? 2. ¿Programa regularmente su día, para que en su mejor tiempo, estén las actividades más importantes como el pensamiento estratégico, por ejemplo? 3. ¿Sabe que su destreza manual –la rapidez y coordinación que necesita para desempeñar tareas complicadas con las manos‐ alcanza su pico por la tarde? 4. La mayoría de nosotros alcanzamos nuestro pico de atención/vigilancia por la noche. ¿Esto le ocurre a Ud.? 5. ¿Sabe Ud. que su memoria de corto plazo es mejor por la mañana? De hecho, se da un 15% más de eficiencia, que en otro momento del día. 6. Dado que uno tiende a realizar mejor las tareas de tipo cognitivo –aquellas que forman juegos de palabras y figuras en nuestra mente – durante la mañana, ¿Presta especial atención a la planificación de sus mañanas? 7. Si pudiese elegir, ¿cuándo planificaría una reunión. Por la mañana, por la tarde o depende de que clase de reunión sea? Organizando el trabajo en la oficina La efectividad del tiempo en oficinas La oficina (o lugar donde se realiza un trabajo) literalmente significa el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo. Ahora nos concentraremos en dos áreas clave para la eficiencia en la administración del tiempo, que es la organización del papelerío y el control de las interrupciones. Cómo controlar las interrupciones Una interrupción es sólo una interrupción cuando frena o dificulta una tarea, por romper cierta continuidad, por ejemplo, la escritura de un informe o un proceso de entrevista. A pesar de que todos los libros de texto dicen que debe rechazar ser interrumpido, (decir a la persona que vuelva a llamar, por ejemplo) todos sabemos que en la práctica se acepta una interrupción. Lo que tiene que hacer es controlarla, de otra manera hay que decir adiós a lo que tenía que hacer en ese momento, según el plan de día. Trabajo administrativo/papeleo 1. ¿Limpia su escritorio de todos los papeles, excepto de aquellos relacionados con el trabajo que está llevando a cabo? 2. ¿Es su espacio de trabajo tan organizado que las cosas que necesita están al alcance de su mano? 3. ¿Realmente intenta manipular cada papel de a uno por vez? 4. ¿Clasifica el trabajo administrativo en categorías y por orden de prioridades? 5. ¿Ha eliminado usted el trabajo administrativo innecesario, y ha simplificado el resto cuando es posible? 6. ¿Aprendió a seleccionar rápidamente los puntos claves o temas críticos en cartas o en informes? 7. ¿Es bueno para decidir que debe leer y qué dejar de lado? 8. ¿Ha desarrollado una clara y sucinta forma de escribir, para no generar trabajo innecesario a otros? 9. ¿Ha desarrollado técnicas para manejar las interrupciones, como asignarles una cantidad de tiempo, etc.? 10. ¿Utiliza a su asistente o secretaria para filtrar potenciales interrupciones? Reuniones ¿Ha notado que en algunas organizaciones los gerentes parecen gastar todo su tiempo en reuniones? Nunca parecen estar disponibles para hablarle. Las reuniones, tanto grupales como entre individuos, son esenciales. No se puede gerenciar o liderar sin ellas. Pero pensando en administrar bien su tiempo, debe preguntarse constantemente 3 preguntas fundamentales: 1. ¿Es esta reunión realmente necesaria? 2. Si lo es, ¿cuanto de mi tiempo vale? 3. ¿Empezará a tiempo y terminará a tiempo? Hay varias clases de reuniones –reuniones informativas, de consulta, consejos, comités, de negociación‐. Se pueden dividir en categorías, de acuerdo a cómo se toman las decisiones. Es importante saber a qué clase de reunión se asistirá para organizarla de la manera más eficiente y saber cuanto tiempo se le destinará.