PROYECTO VUV: SAE-SNAP

Servicio de Acreditación Ecuatoriano
Informe técnico
2015-06-19
PROYECTO VUV: SAE-SNAPSPR
El presente documento se distribuye como copia no
controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en
la página web SAE, www.acreditacion.gob.ec
Elaborado por:
Néstor Maya
Fecha: 2015-06-19
Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
INDICE
1.- ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 3
2.- AVANCE Y SITUACIÓN ACTUAL DEL PROYECTO VUV-SAE .................................................................. 3
3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................ 8
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Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
1.- ANTECEDENTES
A través del acta SPR-012 del 6 de marzo de 2015, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano, la
Secretaria de la Administración Pública y la consultora Servicio por Resultados, inician con la
reunión de apertura del Proyecto VUV-SAE, el cual tiene una duración aproximada de 6 meses y
tiene como objeto automatizar dos servicios institucionales definidos previamente (1.- Servicios
de Acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad, 2.- Servicio de Formación de
Evaluadores) para ser incluidos en la Ventanilla Única Virtual, la cual representará la principal
herramienta de acceso a los servicios del estado en línea.
El proyecto completo de implementación de la Ventanilla Única Virtual (VUV), tiene una
duración de dos años aproximadamente, el cual contempla la participación de 10 instituciones
en su primera fase, con la automatización de 20 servicios en total. El Servicio de Acreditación
Ecuatoriano, fue seleccionado como pionero en dichas actividades debido al grado de madurez
en sus procedimientos y los avances en la información necesaria para la gestión de servicios en
GPR.
Para la consecución efectiva de los objetivos del proyecto, el Servicio de Acreditación
Ecuatoriano asigno como contraparte para su gestión al Ing. Néstor Maya, bajo la coordinación
y supervisión de la Coordinación General Técnica y el patrocinio de la Dirección Ejecutiva. De
igual forma la Secretaria Nacional de la Administración Pública designó al Ing. Diego Serrano y
la consultora SPR al Ing. Edwin Pereira para estar al frente del proyecto.
2.- AVANCE Y SITUACIÓN ACTUAL DEL PROYECTO VUV-SAE
A continuación se adjunta la ficha de avance del presente proyecto.
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Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
INFORME DE AVANCE DE PROYECTO EN EJECUCIÓN
1. Datos Generales
Nombre del proyecto
Proyecto de implantación de la Ventanilla Única Virtual SAE-SNAP-SPR
Nombre del responsable
técnico del proyecto
Néstor Maya
Institución
Servicio de Acreditación Ecuatoriano
Contraparte
Diego Serrano – SNAP; Edwin Pereira – SPR
Fecha de inicio del
proyecto
Fecha de finalización del proyecto
06/03/2015
Resumen ejecutivo del
proyecto
06/08/2015
Fecha de elaboración del
Informe de Avance
19/06/2015
El objeto del presente proyecto es la automatización a satisfacción del
Servicio de Acreditación Ecuatoriano de dos servicios institucionales y
aplica al servicio de acreditación de organismos de evaluación de la
conformidad y al servicio de formación de evaluadores definidos en la
taxonomía institucional que se encuentra incluida en la gestión de
servicios en GPR.
Se considera el inicio de un servicio desde la presentación de la solicitud
por parte del usuario hasta la obtención del producto solicitado, y aquel
puede estar constituido por uno o más procesos.
Los entregables que respaldan el cumplimiento de los hitos, serán
presentados desde la consultora SPR hacia la Secretaria Nacional de la
Administración Pública, la cual enviará al Servicio de Acreditación
Ecuatoriano previa su valoración.
Costo total del proyecto
Financiado por la Secretaria Nacional de la Administración Pública
Monto total aportado por
la contraparte
Aproximadamente 10000 USD (Representan las horas hombre desde el
SAE necesarias para el tiempo de ejecución del proyecto)
Informe de avance del
proyecto número:
#2
Fecha de elaboración de
Informes anteriores:
Informe 1: 08-05-2015
Informe 2: 19-06-2015
2. Actividades
2.1 Cronograma de Actividades
Fecha estimada de
inicio
Fecha estimada
de fin
Levantamiento de la información actual.
06/03/2015
23/04/2015
Diagrama de la taxonomía de servicios analizado y presentado al SAE.
06/03/2015
17/03/2015
Informe de componentes del servicio de acreditación de OEC elaborado.
16/03/2015
23/03/2015
Informe de componentes del servicio de formación de evaluadores elaborado.
16/03/2015
23/03/2015
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INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
Levantamiento del proceso inmerso en el servicio de acreditación de OEC
revisado.
24/03/2015
23/04/2015
Levantamiento de los requisitos y datos en el servicio de acreditación de OEC
revisados.
24/03/2015
23/04/2015
Levantamiento del proceso inmerso en el servicio de formación de evaluadores
revisado.
24/03/2015
23/04/2015
Levantamiento de los requisitos y datos en el servicio de formación de
evaluadores revisados.
24/03/2015
23/04/2015
Informe del análisis legal de la aplicación de los servicios revisado.
09/03/2015
23/04/2015
Mejora de servicios institucionales.
24/04/2015
08/06/2015
Diagrama de la taxonomía de servicios mejorados en operación en GPR.
24/04/2015
15/05/2015
Propuesta de mejora al proceso inmerso en el servicio de acreditación de OEC
revisada.
24/04/2015
08/06/2015
Propuesta de mejora a los requisitos y datos en el servicio de acreditación de OEC
revisada.
24/04/2015
25/05/2015
Propuesta de mejora al proceso inmerso en el servicio de formación de
evaluadores revisada.
24/04/2015
08/06/2015
Propuesta de mejora a los requisitos y datos en el servicio de formación de
evaluadores revisada.
24/04/2015
25/05/2015
Propuesta de mejora a la normativa legal en la aplicación de los servicios revisada.
24/04/2015
08/06/2015
Automatización de los procesos inmersos en los servicios institucionales.
09/06/2015
06/08/2015
Ingreso de los diagrama de flujo a la herramienta BPMS validado.
08/06/2015
20/06/2015
Ingreso de modelo de datos a la herramienta BPMS validado.
21/06/2015
29/06/2015
Pantallas de interacción con el usuario en la herramienta BPMS diseñadas y
homologadas.
30/06/2015
03/08/2015
Establecimiento de roles en la herramienta BPMS validado.
04/07/2015
09/07/2015
Prototipo y pruebas en ambiente de desarrollo realizado y validado.
10/07/2015
31/07/2015
Puesta en producción del proceso validado.
03/08/2015
06/08/2015
Capacitación en metodologías y herramientas empleadas en el proyecto.
20/03/2015
06/08/2015
Gestión del cambio implementado en talleres y capacitaciones.
20/03/2015
06/08/2015
Desarrollo de la malla de capacitación completada.
17/04/2015
24/07/2015
Fecha a tiempo
Fecha en retraso no crítico
Fecha en retraso crítico
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INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
2.2 Actividades realizadas
Producto del
proyecto
Actividades realizadas
Taxonomía de
servicios.
- Reunión de trabajo para
revisión y validación de la
taxonomía de servicios.
Grado de
avance
90%
Es necesario continuar
incluyendo cada uno de los
requisitos para el servicio
de formación en GPR.
90%
Está pendiente la entrega
por parte de la SNAP hacia
el SAE del informe final de
la situación actual de los
componentes del servicio.
90%
Está pendiente la entrega
por parte de la SNAP hacia
el SAE del informe final de
la situación actual del
proceso inmerso en el
servicio de acreditación.
90%
Está pendiente la entrega
por parte de la SNAP hacia
el SAE del informe final de
la situación actual del
proceso inmerso en el
servicio de formación de
evaluadores.
90%
Está pendiente la entrega
por parte de la SNAP hacia
el SAE del informe final del
análisis legal de los dos
servicios institucionales.
- Estructura e información
visualizada en la herramienta
GPR.
Informe de la
situación actual en
los componentes de
los servicios.
- Reunión de trabajo con cada
dirección técnica para la
validación de cada componente
de los servicios.
- Información visualizada en la
herramienta GPR.
Actividades,
requisitos, reglas de
proceso y datos
inmersos en el
servicio de
acreditación
levantado.
- Talleres de trabajo con el
personal técnico de cada una de
las direcciones.
Observaciones
- Talleres de trabajo con gestión
de calidad para aclaraciones y
análisis de la normativa.
- Revisión física de los
expedientes de acreditación.
- Revisión de los procedimientos
de acreditación y operativos
internos.
Actividades,
requisitos, reglas de
proceso y datos
inmersos en el
servicio de
formación de
evaluadores
levantado.
- Talleres de trabajo con el
personal técnico de la dirección
de gestión de calidad.
Informe del análisis
legal.
- Reuniones de trabajo con la
dirección de gestión de calidad
para aclarar puntos de
normativa de cumplimiento
obligatorio.
- Revisión física de las fichas de
inscripción y material de los
cursos de capacitación dictados
por el SAE en el presente año.
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Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV
Propuesta de
mejora al proceso
inmerso en el
servicio de
acreditación de
OEC y formación de
evaluadores
revisada.
- Taller de trabajo con personal
técnico de cada dirección.
- Taller de trabajo y validación
con directores de las
direcciones técnicas y gestión
de calidad.
- Las mejoras hasta el momento
analizadas son:
1.- Agregar base de datos de
evaluadores al garantizar la
competencia del SAE y
únicamente comunicar el
ingreso a la Dirección Ejecutiva.
80%
- Están identificadas las
mejoras, sin embargo es
necesario establecerlas en
el procedimiento y
continuar en su análisis y
aceptación formal.
- Es necesario confirmar en
la etapa de automatización
el detalle de la
diagramación necesaria.
2.- Identificar las causales de
negación del equipo evaluador.
3.- Para dirimir causales de
negación del equipo evaluador
puede intervenir DGC la CGT o
el DT.
4.- Establecer las causales de
negación documental para
continuar con la evaluación in.situ
5.- Establecer temporalidad
para la ejecución de las
comisiones.
6.- Establecer tiempos para el
cierre de NCs de la Eval.
Documental y plazos máximos
de cumplimiento a la Eval. InSitu.
7.- Se prioriza el criterio de OEC
preparados para afrontar una
acreditación.
8.- Verificar la trazabilidad del
proceso y la documentación en
Quipux. Se examina la
posibilidad de la firma
electrónica en la herramienta y
su implicación legal (eliminar
documentación física y uso de
Quipux).
9.- Establecer los criterios para
realizar una testificación
simulada.
10.- Establecer los criterios para
utilizar al revisor técnico para la
toma de decisión.
11.- Definir la posible
eliminación de las tarifas por
apertura de expediente y
entrega del certificado de
acreditado.
12.- Incluir en la conformación
de la Comisión al Director
Técnico o su delegado para
evitar la generación de dos
recomendaciones técnicas.
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13.- Definir la posibilidad de
designar parte o la totalidad de
la elaboración del informe a la
comisión desde el evaluador
líder hacia otros miembros del
equipo evaluador.
2.3 Actividades no previstas inicialmente que han sido realizadas o a incorporar durante la
ejecución del proyecto
Producto del
proyecto al que
pertenecen
Actividad realizada
Costo
Observaciones
Propuesta de
mejora a los
procesos inmersos
en el servicio de
Formación.
- Reducción del alcance de la
automatización por
inconvenientes conceptuales y
de alcance propios del BPMS
Red Hat. Se automatizará el
proceso de capacitación.
Ninguno
Es necesario proponer un
plan de implementación
completo del servicio de
formación en el que se
considere el programa de
formación y calificación de
evaluadores..
Automatización de
los servicios
institucionales
- Negativa a la entrega de la
base de datos y web services a
la consultora al considerarlo
fuera del alcance inicial del
proyecto.
Ninguno
Es necesario definir en
conjunto con SNAP y SPR
los requisitos de tecnología
por parte del SAE y de ser
requerido las condiciones
de entrega.
3. Obstáculos que se han presentado para la ejecución del proyecto
Limitaciones
Actividades correctivas
desarrolladas
Acciones correctivas por
desarrollar
Ninguno
Ninguno
Ninguno
3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES






Las actividades del proyecto se encuentran de forma general dentro de los tiempos y la
calidad previstos, sin embargo existen demoras no críticas en la entrega de los
documentos formales por parte de la Secretaria Nacional de la Administración Pública.
La modificación y unificación de los procedimientos de acreditación irá acorde a las
mejoras que sigan surgiendo de los talleres y a las recomendaciones resultantes de la
evaluación par, sin embargo estas entrarán en vigencia una vez se valide el sistema de
información en producción.
El programa de capacitaciones de SPR no va acorde a los tiempos en los que resulta
necesario su ejecución, sin embargo las actividades críticas como lo es la capacitación
en el modelado en la herramienta BPMS se encuentran aún en los tiempos establecidos.
La automatización del servicio de formación de evaluadores ha sido re-estructurada
para automatizar el proceso de capacitación.
Recomiendo analizar el informe formal emitido por la SNAP respecto al análisis legal
para evidenciar las observaciones que ahí se contemplen y tomar las acciones
requeridas en el momento oportuno.
Recomiendo previo al inicio de las actividades de TI, tener completamente definido los
requerimientos de SPR al SAE y su verificación efectiva dentro de los alcances del
proyecto.
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INFORME DE ACTIVIDADES – PROYECTO VUV

Recomiendo iniciar con la conformación del equipo de TI para realizar el
acompañamiento en la automatización del servicio de formación de evaluadores.
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