P-07 Adquisición,inspección de bienes, servicios y evaluacion de

Código: P-07
ADQUISICIÓN, INSPECCIÓNDE BIENES, SERVICIOS
Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Laboratorio de Ensayos
INSUMA
1.
Aprobado por:
Gestor de Calidad
Versión: 3.4
F.E:25/07/08
F.R:14/04/15
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Propósito
El presente procedimiento tiene por objeto definir el sistema utilizado por el Laboratorio de Ensayos / INSUMA para la
adquisición, inspección y evaluar a sus "proveedores".
2.
Alcance
Aplica a los pedidos que Laboratorio de Ensayos/INSUMA realiza a proveedores externos de productos, servicios catalogados
como Bienes Críticos para la Calidad y para todos los Proveedores de Bienes Críticos para la Calidad del Laboratorio de
Ensayos /INSUMA que suministren un bien/servicio.
Para los efectos de este procedimiento, el término " bien/servicio " engloba implícitamente a los servicios adquiridos, de las
siguientes familias de productos:
Equipo, materiales, suministros, herramientas, instrumentos;
Operaciones subcontratadas;
Servicios de mantenimiento de equipos e instalaciones;
Servicios profesionales
3.
Documento de Referencia
“Lista de bienes críticos para la calidad” F-07-00-01.
“Perfil de proveedores” F-07-00-02.
“Lista de proveedores aprobados” F-07-00-03.
“Orden de compra” F-07-00-04
“Categorización de proveedores” F-07-00-05.
“Categorización de proveedores programas interlaboratoriales” F-07-00-06.
“Evaluación de auditor y/o experto técnico” F-14-00-04
“Acciones correctivas, preventivas y mejoras” P-16
4.
Responsabilidades
La Encargada de Compras es la responsable del adecuado cumplimiento de este procedimiento.
Los colaboradores de Laboratorio de Ensayos/INSUMA son responsables de cumplir con los lineamientos de este
procedimiento
5.
Desarrollo
5.1. Inscripción de proveedores
5.1.1. La encargada de compras elabora y mantiene actualizada la “Lista de Bienes Críticos para la Calidad” F-0700-01, permaneciendo el original de la lista en el archivo de dicho departamento.
5.1.2. En caso de que un bien o servicio no aparezca en la lista de bienes críticos para la calidad, ingresa este bien.
5.1.3. La Encargada de Compras llena una única vez para cada proveedor el formulario de “Perfil de Proveedores”
F-07-00-02.
5.2. Adquisición
5.2.1. La persona solicitante procede a llenar el formulario de la “Orden de Compra” F-07-00-04, con las
especificaciones del “bien/servicio que requiera.
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5.2.2. La Encargada de Compras autoriza con su firma la orden de compra F-07-00-04 para aquellos casos en que no
se requiera amplio conocimiento técnico.
5.2.3. Para casos en que se considere la revisión técnica debido a que se requiera un amplio conocimiento técnico, por
ejemplo para la compra de equipo e instrumentos del Laboratorio de Ensayos / INSUMA, refacciones, servicios
de mantenimiento, entre otros, solicita la firma de aprobación del director técnico o gerente general.
5.2.4. En caso de que la Encargada de compras detecte un error o tener alguna duda, comunica la misma al solicitante
y actúa conforme las instrucciones que éste brinde.
5.2.5. Transmite la orden de compra por correo electrónico, fax, al proveedor seleccionado para ese bien o servicio.
5.2.6. Se archivará la documentación en consecutivo de órdenes de compras.
5.3. Inspección de bienes y servicios
5.3.1. El personero solicitante y/o el inspector de calidad recibe la mercadería, revisa y verifica que este conforme a las
especificaciones internas de calidad. Comunica verbalmente los resultados de estado de mercancías a la
Encargada de Compras, en caso de encontrase algún error en la recepción de la mercadería anota en la orden de
compra en el apartado de “Observaciones”.
5.3.2. En caso de encontrarse correcto y acorde con las especificaciones de calidad establecidas en la “Lista de
bienes críticos para la calidad” F-07-00-01, almacena los bienes en espacio reservado para dicho efecto.
Seguidamente coloca la etiqueta verde a la Orden de Compra F-07-00-04 correspondiente, en espacio
establecido para ello, el Inspector de Calidad anota la fecha y hora de recepción del material y firma
testificando la revisión respectiva.
5.3.3. En caso de determinar que las cantidades entregadas no están conforme a lo establecido o que el producto
se encuentra fuera de las especificaciones solicitadas, coloca una etiqueta roja o de un color similar a la
mercancía y separa físicamente la misma para evitar su uso no intencionado. Seguidamente coloca etiqueta
roja o de un color similar, a la Orden de Compra F-07-00-04, correspondiente anotando la no conformidad
detectada en espacio de “Observaciones”y firma testificando la revisión respectiva. En caso de ser necesario
se procede de acuerdo al procedimiento "Acciones correctivas, preventivas y mejoras “P-16.
5.3.4. La encargada de compras se comunica con el proveedor, en caso de detectar no conformidades de las
mercaderías recibidas, comunica lo acontecido para que éste realice la devolución o cambio del suministro
respectivo.
5.3.5. Se registrará los datos de conformidad de producto en el archivo de Excel control interno de órdenes de
compra.
5.4. Evaluación de Proveedores
5.4.1. La encargada de compras asigna las calificaciones para las variables establecidas a aplicar en el formulario
“Categorización de Proveedores” F-07-00-05, de la misma manera se hace con los proveedores de
programas interlaboratoriales en el formulario “Categorización de Proveedores programas Interlaboratoriales”
F-07-00-06
5.4.2. La encargada de compras realiza la evaluación de proveedores para cada uno de los bienes/servicios
enlistados, para los bienes técnicos del laboratorio tomara en cuenta lo informado por Director Técnico y/o
Gerente Administrativo – Gestión de Calidad.
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5.4.3. La evaluación de proveedores para cada uno de los bienes/servicios, se realizara anualmente (año vencido,
comenzando el último trimestre)
5.4.4. El proveedor de la auditoria interna, será evaluado mediante el formulario “Evaluación de auditor y/o experto
técnico” F-14-00-04
5.4.5. Se aprobarán proveedores cuya evaluación sea mayor o igual a 80.
5.4.6. Los que den menor a 80 son proveedores no aprobados, se le comunicará el resultado, con el fin de que
mejore si fuera el caso de que sea el único proveedor.
5.4.7. Archive la documentación específica de los proveedores aprobados.
5.4.8. Actualiza la “Lista de Proveedores Aprobados” F-07-00-03.
5.4.9. El encargado de compras archiva original de “Lista de Proveedores Aprobados” F-07-00-03.
5.4.10. En caso de que se realice una única compra anual algún proveedor que no se encuentre en la Lista de
Proveedores Aprobados no necesita llenarse los documentos relacionados a Perfil de Proveedores,
Categorización de Proveedores.
5.5. Almacenamiento de Suministros
5.5.1. La Encargada de Compras mantiene el control de la cantidad mínima necesaria de los bienes críticos para la
calidad mediante el manejo en una bodega u otro medio de almacenamiento.
5.6. Subcontrataciones
5.6.1. Para las subcontrataciones de servicios profesionales, mantenimiento de equipos e instalaciones, se aplicara lo
establecido en este procedimiento.
5.6.2. En el caso de las subcontrataciones servicios de calibración de equipos, se subcontratarán solo laboratorios que
estén acreditados en el método, bajo la normativa INTE–ISO / IEC 17025 (versión vigente) y se aplicara lo
establecido en este procedimiento.