Documentación técnica Vale la pena conocer el coste total de propiedad (TCO) de los terminales móviles ÍNDICE Introducción 2 ¿Qué aspectos incluye el TCO? 3 Beneficios tangibles de los terminales robustos 3 Diseñados para durar 4 Dispositivos periféricos: ¿Cómo interactúan con el terminal? 5 La energía es una batalla ganada por los terminales robustos 6 Los sistemas creados a medida mejoran el uso y la compatibilidad 7 Pruebas y errores: por qué las implementaciones separadas no solucionan nada conclusión 8 INTRODUCCIÓN Dado que esta situación es demasiado habitual, se ha diseñado un método para evaluar el coste total de propiedad (TCO) capaz de indicar con precisión los costes de una inversión en tecnología. A la hora de evaluar su proyecto de automatización de las tareas del personal móvil, la realización de un análisis completo del coste total de propiedad mostrará los costes ocultos que conlleva la selección de un dispositivo de tipo no empresarial y de bajo coste. Este análisis también mostrará que una solución informática móvil industrial para los entornos móviles diarios tiene un valor que va más allá de la duración. Para empezar, las empresas que utilizan terminales portátiles de bajo coste y poco robustos pagan un precio elevado por las reparaciones, por las mayores necesidades de servicio técnico y por la pérdida de productividad. Según un importante estudio llevado a cabo en 2004 por Venture Development Corporation, estos costes superan al ahorro en el precio de compra en tan solo dos años. A lo largo de la vida útil de un sistema, el tiempo de inactividad suele costar a las empresas que utilizan terminales poco robustos unas cuatro o cinco veces más que el precio de compra de los terminales. Estudios llevados a cabo por importantes analistas demuestran que, por cada dólar gastado en equipos informáticos, hay que invertir entre cuatro y seis dólares más para cubrir los costes sostenidos e intangibles (por ejemplo, el capital humano). Se ha documentado que estos costes son entre un 10 y un 40 por ciento superiores en las organizaciones que utilizan terminales móviles de bajo coste, en comparación con las que utilizan terminales de gran solidez para aplicaciones empresariales. Según VDC, esta es la razón que mueve a la mayoría de empresas que tienen en cuenta el coste total de propiedad a comprar terminales móviles robustos en lugar de dispositivos de bajo coste. 100 Robustos % de dispositivos Cuando las empresas toman decisiones acerca de las inversiones en sistemas informáticos y tecnológicos, una pregunta fundamental, aunque aparentemente sencilla, es: ¿Cuál es el coste? ¿Cómo se pueden diferenciar las funciones y el valor resultante derivados de las ofertas de los distintos proveedores? ¿Cómo se evalúa el coste de implementar y mantener estos productos en un entorno de actividad móvil? En la mayoría de las ocasiones, resulta fácil calcular el precio de compra de los equipos de hardware y los costes de las licencias. Sin embargo, una vez realizado el análisis inicial de costes, las empresas se suelen preguntar por qué siguen creciendo sus costes en operaciones informáticas, mantenimiento de software y soporte técnico, incluso después de implantar satisfactoriamente estos proyectos. En la evaluación original de un proyecto no se tienen en consideración muchos costes ocultos y continuados. 75 Bajo coste 50 25 0 0 2 3 4 5 >5 Años Figura 1: Porcentaje de dispositivos que quedan en servicio Fuente: Venture Development Corp. Según VDC, en sólo dos años los terminales portátiles robustos proporcionan una ventaja en el coste total de propiedad en comparación con los terminales de bajo coste, que prestan una mayor atención a la diferencia en el coste de implementación. Uno de los principales motivos es su larga duración. Después de dos años, el 35 por ciento de los dispositivos de bajo coste habían sido sustituidos, en comparación con sólo un 2 por ciento en el caso de los dispositivos robustos; después del tercer año, el 80 por ciento de los dispositivos de bajo coste originales habían sido sustituidos. Mientras tanto, los usuarios de terminales robustos podían tener por delante, como promedio, otros dos años completos de rendimiento fiable. La Figura 1 muestra una comparación del TCO año a año entre los dispositivos robustos y los de bajo coste. Después de cinco años, las organizaciones con dispositivos tipo PDA robustos ahorraron una media de 1.610 dólares por dispositivo en comparación con las empresas con modelos de bajo coste. Los dispositivos robustos lideraban las cifras del coste total de propiedad en las ocho áreas operativas estudiadas; además, los beneficios eran más evidentes en la cadena de suministro (4.062 dólares por dispositivo) y en el servicio técnico, mantenimiento y reparación (3.765 dólares). Para obtener más información acerca de este informe, visite la dirección www.vdc-corp.com/industrial/reports/03/ br03-12.html. 2 15.000 Existen gastos directos distintos asociados a la adquisición e implementación de terminales móviles y al mantenimiento de las operaciones. Estos son algunos ejemplos de gastos directos destinados a la adquisición e implementación: $12.631 12.000 Coste medio • 9.000 Bajo coste $8.569 • 6.000 Robustos • 3.000 • 0 5 años • Figura 2: Promedio de 5 años del TCO, por dispositivo, en entornos de cadena de suministro Fuente: Venture Development Corp. Así pues, ¿qué suponen los costes de propiedad? ¿Qué se puede hacer para controlarlos? Este es el valor de un análisis del coste total de propiedad. El TCO es un indicador más completo de la inversión en tecnología y permite tener una visión de las actividades en todo el ciclo de vida. El TCO no pretende reducir costes. Su objetivo es determinar la mejor oferta tecnológica para las operaciones de la empresa. A menudo, los costes de compra pueden llevar a error. Aunque parezca que un terminal móvil de bajo coste sea una gran adquisición, la falta de funciones integradas y el tiempo de inactividad frecuente son factores que pueden borrar de un plumazo la ventaja inicial del precio, además de costar mucho más dinero en pérdida de oportunidades. Los costes deben analizarse paralelamente a los niveles de servicio, rendimiento empresarial, calidad y movilidad estratégica. No es fácil determinar de qué manera afectan estos costes ocultos al TCO, pero este documento técnico puede ser de utilidad. Vale la pena emplear unos minutos en conocer y evaluar el TCO. ¿QUÉ ASPECTOS INCLUYE EL TCO? El TCO se compone de gastos directos e indirectos. Los gastos directos son fáciles de identificar. Suelen estar presupuestados, a veces durante la planificación del proyecto, y suelen tener esta continuidad presupuestaria en los años posteriores. Los gastos indirectos son más difíciles de cuantificar. Este tipo de gastos no suelen aparecer en el ámbito del departamento informático. Sin embargo, son precisamente estos gastos los que añaden una mayor carga al proyecto. Si se puede realizar una inversión algo más fuerte pero estratégica en un gasto directo, los gastos indirectos pueden ser sustancialmente menores. Hardware y accesorios – terminales móviles, cunas, escáneres, tarjetas de radio, alargaderas, fuentes de alimentación, fundas protectoras, baterías adicionales, etc. Software – conectividad con las aplicaciones de servidor, middleware, seguridad/VPN, aplicaciones verticales, herramientas de recuperación y copia de seguridad, gestión de dispositivos, etc. Servicios – integración, gestión de proyectos, gestión logística de dispositivos, desarrollo curricular, formación, soporte técnico, etc. Operaciones – tarifas de servicios inalámbricos, tarifas ASP, tiempo de soporte técnico informático, asistencia técnica, consumibles (papel, baterías), etc. Mantenimiento – mantenimiento de software y hardware, servicio técnico y reparación de hardware, ampliación de garantías, piezas de recambio, logística de las piezas de recambio (envío, tarifas de activación), modificaciones y verificación de software (para dar soporte al hardware nuevo). Estos son algunos ejemplos de gastos indirectos destinados al mantenimiento de las operaciones: • • Tiempo de inactividad – incluye el tiempo de formación así como el tiempo que los usuarios finales emplean en hacer copias de seguridad, restaurar, sincronizar y reparar sus dispositivos. Los fallos en los dispositivos desembocan en tiempo de resolución de problemas, en la reintroducción de los datos perdidos y en la pérdida de trabajo productivo a causa de los dispositivos que no funcionan. Soporte de TI – asistencia técnica, resolución de incidencias, gestión y logística de piezas de recambio, verificación de nuevas aplicaciones y gestión de cambios y dispositivos. En los apartados siguientes se analizarán con mayor detalle estos gastos, junto con las estrategias para minimizarlos. BENEFICIOS TANGIBLES DE LOS TERMINALES ROBUSTOS Hay pocos aspectos de la implementación de terminales móviles tan fáciles de entender, y también de malinterpretar, como el precio de compra de las unidades. Aunque la selección del dispositivo es importante, en realidad supone entre el 20 y el 25 por ciento del coste total de propiedad para un usuario móvil (véase la Figura 3). En comparación, según el estudio de VDC, el tiempo de inactividad suele representar un coste para los usuarios de equipos poco robustos de unas cuatro o cinco veces más que el precio de compra de los terminales a lo largo de la vida útil de un sistema. Por ello es fundamental buscar métodos de reducción de los costes de los principales elementos restantes. La toma de una decisión inteligente en relación al hardware puede tener un impacto positivo en estas otras áreas básicas. 3 Por ejemplo, VDC observó que los usuarios de terminales portátiles de bajo coste tenían unos índices de fallos que casi doblaban a los de los terminales robustos en 12 meses. Además, cuando se producía un tiempo de inactividad, los dispositivos de bajo coste también quedaban fuera de servicio mucho más tiempo que los modelos robustos. El resultado es que, en los entornos analizados, los gastos derivados del tiempo de inactividad fueron entre una cuarta y una tercera parte superiores para los usuarios de dispositivos de bajo coste. El estudio no tuvo en consideración aspectos como las oportunidades perdidas en ingresos, las demoras en la facturación, el retraso en las entregas y otros problemas de servicio al cliente ocasionados por el tiempo de inactividad. Teniendo en cuenta las implicaciones económicas, de productividad y de servicio técnico que conlleva el aumento en el tiempo de inactividad, usted podrá tomar una serie decisiones que afecten a los terminales que permitan reducir el coste total de propiedad. Mantenimiento 21% Operaciones del usuario final 34% Implantación 10% Software 9% Capital 12% Asistencia técnica 14% Figura 3: ¿Qué aspectos contribuyen al TCO? Observe en la Figura 3 que las operaciones del usuario final son las más gravosas para el coste total de propiedad. Las operaciones de los usuarios finales suponen un coste adicional por el tiempo y el esfuerzo destinados al mantenimiento diario de los terminales móviles para su correcto funcionamiento. Este gráfico indica los efectos del tiempo de inactividad, el impacto que el terminal tiene en la productividad (por ejemplo, por el tiempo empleado en cargar y descargar datos) y el coste de desarrollar y dar soporte a las operaciones. Existen diferencias significativas en estos factores del TCO entre los dispositivos de bajo coste y los de mayor resistencia. Los dispositivos robustos presentan más ventajas porque se han diseñado para realizar tareas en entornos móviles específicos e incorporan importantes funciones de soporte de comunicaciones y periféricos, al contrario de las PDA de uso general, destinadas a un mercado no específico para su uso en entornos de oficina. En los apartados siguientes se ofrece más información sobre los beneficios generados por las diferencias en las funciones. Una manera de acercar a la realidad los porcentajes y predicciones sobre el coste total de propiedad consiste en imaginar lo que sucedería con las operaciones si el terminal móvil fallase. Supongamos, por ejemplo, que al conductor de un camión se le cae el terminal al salir del vehículo, y que la caída desde dos metros inutiliza el dispositivo. ¿Tendría que volver el conductor al centro de distribución para obtener un dispositivo de recam- bio? Calcule lo que gana el conductor por hora y el coste que supondrá el viaje de vuelta al centro de distribución, además de las horas adicionales necesarias para completar la ruta de ese día. Asimismo, imagine el coste de ese suceso en cuanto a insatisfacción del cliente. ¿Es correcto que la mercancía se entregue tarde? Tal vez se podría enviar a otros conductores a cubrir la ruta. Las horas adicionales de estos conductores se tendrán que calcular y añadir al coste de la caída del dispositivo. ¿Es necesario que, además de sus terminales, los conductores lleven buscapersonas o teléfonos móviles para comunicar este tipo de incidencias? ¿Cuánto hay que gastar para comprar y dar soporte a estos dispositivos? Estos son los tipos de costes y preguntas concretas que deben tenerse en cuenta para tener una perspectiva real de las funciones de los productos y de los aspectos del TCO que tienen mayor relevancia en las operaciones de su negocio. DISEÑADOS PARA DURAR Uno de los resultados más impactantes del estudio sobre el TCO en los terminales móviles es el ciclo de duración de los dispositivos. De media, los terminales robustos duran cinco años; el 80 por ciento de los dispositivos de bajo coste son sustituidos después de tres años. El diseño del producto es uno de los principales motivos de esta diferencia y de ahí se deriva gran parte de las ventajas del coste total de propiedad. Las PDA están diseñadas para el mercado general y sus ventajas principales radican en el peso y en la comodidad de poderlas llevar en el bolsillo o en una bolsa. Los terminales robustos han sido desarrollados para las necesidades concretas de las actividades y los operarios de las empresas. Por ejemplo, puede que los terminales montados en carretillas elevadoras o en camiones se hayan diseñado especialmente para reducir las vibraciones y ampliar así su vida útil. Los materiales utilizados, la colocación de placas de circuitos y componentes, las interfaces periféricas, las carcasas o los cierres contribuyen de manera significativa a mejorar la fiabilidad del producto y el desempeño en los entornos industriales. Según un estudio de Gartner, las diferencias en el entorno y en las condiciones de uso explican en parte por qué el coste total de propiedad de los dispositivos móviles es un 50 por ciento superior al de los PC. También explica la siguiente recomendación de Ken Dulaney, de Gartner: “Las empresas deben considerar la implantación de formas industriales de dispositivos PDA siempre que las condiciones de aplicación impliquen un posible tratamiento incorrecto de las unidades. Si no se sigue esta práctica recomendada, los índices de error superarán el 20 por ciento cada año”. Para los empleados que trabajan en entornos de temperaturas extremas o en condiciones de humedad o de polvo, el cierre inadecuado de los terminales de bajo coste puede provocar la condensación de los componentes electrónicos o daños en los componentes internos. Los certificados IP y NEMA constatan que el terminal ha superado las pruebas de resistencia a condiciones potencialmente dañinas (por ejemplo, líquidos, descarga electroestática, humedad o polvo) que podrían perjudicar el rendimiento del sistema. Los modelos intrínsecamente seguros aportan una protección adicional ante los riesgos relacionados con polvo o gases combustibles o explosivos. 4 Las pruebas de caída ofrecen una indicación del comportamiento del terminal después de una caída. Esta es una consideración importante en las aplicaciones industriales, en las que una caída desde dos metros al suelo es más que probable, si la comparamos con las aplicaciones de oficina en las que es más fácil que una PDA caiga sobre una mesa de reunión o sobre una alfombra. Si necesita utilizar un sistema de cuna para acoplar el terminal durante la conducción, o para recargarlo durante el día, adopte dispositivos preparados para un alto número de inserciones que hayan sido probados y certificados por el fabricante. Los diseños de las pantallas, teclados y periféricos también contribuyen a mejorar la fiabilidad, la facilidad de uso y el coste total de propiedad. Los terminales robustos están disponibles en una amplia gama de configuraciones de teclado y pantalla, para ajustarse de la mejor manera posible a las necesidades de presentación y entrada de datos de los empleados móviles y para gestionar el elevado volumen de entradas repetitivas, tanto en la pantalla (por ejemplo, firmas) como en el teclado (por ejemplo, botones Intro). Ésta es una diferencia notable con los terminales PDA válidos para todas las configuraciones, ya que este enfoque obliga a las empresas a modificar sus procesos de trabajo a fin de acomodarse al tamaño de la pantalla. Las pantallas de los terminales robustos son perfectamente legibles con la luz directa del sol, están protegidas para evitar los perjuicios de lahumedad si se emplean en entornos fríos y húmedos, y pueden soportar cambios bruscos de temperatura (por ejemplo, pueden pasar de un camión de alimentos refrigerados a un muelle de carga soleado sin que se produzca vaho); por ello sus prestaciones son las que los empleados móviles necesitan. Estas funciones y características son las que ayudan a mejorar el tiempo de actividad de los dispositivos resistentes y, por consiguiente, la productividad de sus usuarios. Es necesario un diseño duradero y resistente para superar los problemas de los baches, caídas, vibraciones y vertidos que se producen con frecuencia con el uso intensivo diario de los terminales móviles. DISPOSITIVOS PERIFÉRICOS: ¿CÓMO INTERACTÚAN CON EL TERMINAL? Los cables que conectan el terminal móvil a los escáneres, a las impresoras portátiles y a otros dispositivos periféricos suelen generar incidencias. Si se estropean los cables durante el servicio, es probable que el dispositivo periférico deje de estar disponible el resto del día y que la empresa tenga que incurrir en gastos de reparación o sustitución. En este apartado también son oportunas las cuestiones analizadas anteriormente en relación a los costes resultantes de la pérdida de tiempo y del mantenimiento del inventario de piezas de recambio. No es inusual que las empresas sustituyan cada año los cables de los dispositivos periféricos a causa del desgaste normal. Aunque los cables rotos o desgastados no suponen un problema especialmente complejo de resolver, sí que pueden afectar negativamente a la rentabilidad de la empresa. Luchando contra los elementos Tomemos el ejemplo de Nancy’s Specialty Foods. Esta empresa utiliza miles de metros cuadrados de espacio de congelación para almacenar sus productos perecederos. Este duro entorno de trabajo de 23 grados centígrados bajo cero inutilizaba de manera sistemática sus terminales; como consecuencia, las unidades perdían todos los datos almacenados en la memoria. Cuando era necesario seguir el trabajo en curso, los operarios que habían movido los palets tenían que localizarlos de memoria. La empresa acudió a Intermec en busca de una solución RFID que pudiese funcionar no sólo en entornos con temperaturas de congelación, sino que fuesen también lo suficientemente resistentes para su montaje en una carretilla elevadora. Eligieron el lector de 915 MHz IF4 de Intermec con un adaptador de serie Bluetooth™. En la cabina de la carretilla, un terminal de vehículo recibe los datos de la etiqueta RFID desde el IF4 y los reenvía al servidor. Unas carcasas diseñadas para uso intensivo protegen los componentes electrónicos. Los sistemas de seguimiento de bajo coste carecían de la durabilidad exigida por Nancy’s Specialty Foods para un funcionamiento fiable en condiciones tan extremas. Con la implantación de una solución fiable y resistente de Intermec, Nancy’s espera reconducir la pérdida de ingresos y ahorrar hasta 100.000 dólares en un año y 300.000 a lo largo de los próximos años. Furlani’s, empresa productora de ajo troceado, mantequillas, bastoncillos de pan y pan de ajo con clientes minoristas y de restaurantes en todo el territorio de Estados Unidos y Canadá, también necesitaba una solución resistente y adecuada a las exigencias de sus aplicaciones. La empresa necesitaba un dispositivo que pudiese funcionar durante periodos de tiempo prolongados tanto en las temperaturas extremas de sus congeladores como en el entorno más cálido del almacén. La empresa eligió el punto de acceso inalámbrico MobileLAN WA22 y los terminales portátiles 2435 de Intermec con un calentador interno opcional. De esta manera, los terminales pueden funcionar de manera fiable y prolongada en los congeladores de Furlani. Con estos dispositivos adaptados a las condiciones de los congeladores, los empleados de Furlani pueden registrar automáticamente los puntos de almacenamiento de todo el inventario de productos congelados sin dañar los terminales. Gracias a la implantación del sistema de Intermec, Furlani’s calcula que pudo eliminar casi 40.000 dólares anuales en deudas incobrables y maximizar el ahorro en costes laborales. 5 Los terminales robustoss pueden mitigar este problema, ya que los lectores de códigos de barras, los lectores de imagen lineal, los módems inalámbricos y otros dispositivos periféricos suelen estar integrados en el propio terminal. Además de su mayor fiabilidad, ya que no hay que manipularlos con tanta frecuencia, los periféricos integrados suelen ofrecer una mayor protección para el comprador. Los periféricos integrados en el terminal móvil suelen estar cubiertos por la garantía del dispositivo, pero es probable que los periféricos externos y sus cables correspondientes no lo estén. VDC observó que el 82,3 por ciento de las incidencias en los terminales móviles estaban cubiertas por la garantía del fabricante, en comparación con sólo el 66,3 por ciento en los dispositivos de bajo coste. Muchas empresas evitan los problemas con la calidad de los cables utilizando una conexión Bluetooth inalámbrica entre el terminal móvil y los dispositivos periféricos. Sin embargo, algunas de estas ventajas se desvanecen si los usuarios tienen que extraer otra tarjeta de PC o desconectar un periférico para dejar una ranura libre a una tarjeta Bluetooth. Las ranuras de tarjetas de PC y los puertos de interfaz adicionales pueden incrementar levemente el precio inicial de compra de un terminal móvil, pero ofrecen una valiosa flexibilidad cuando cambia algún proceso o se añaden nuevos periféricos. La posibilidad de dar servicio a varias formas de comunicación inalámbrica sin tener que cambiar las tarjetas inalámbricas es una función valiosa. Algunos terminales portátiles son compatibles al mismo tiempo con la comunicación con Bluetooth, con la red LAN inalámbrica del estándar 802.11b y con las redes inalámbricas LAN y WAN. Los usuarios ya no tienen que perder tiempo en el cambio de radios o sufrir por la pérdida de cobertura por no tener instalada en el terminal la radio adecuada. La compatibilidad interna con múltiples radios también reduce la manipulación y la posibilidad de perder o dañar las tarjetas. La adición de comunicaciones inalámbricas a un terminal portátil puede facilitar a las organizaciones la eliminación de teléfonos móviles o de buscapersonas, lo que puede suponer un ahorro espectacular al desprenderse de categorías enteras de terminales y de sus correspondientes cuotas de suscripción inalámbrica. Una conexión LAN inalámbrica permite utilizar el terminal con la tecnología de telefonía de voz sobre IP (VoIP), mientras que con la conexión inalámbrica de área ancha se puede implementar la telefonía móvil, la mensajería de texto y servicios similares. LA ENERGÍA ES UNA BATALLA GANADA POR LOS TERMINALES ROBUSTOS Los dispositivos periféricos integrados también logran un consumo más eficiente de las baterías, lo que constituye un factor de éxito fundamental en cualquier aplicación con terminales móviles. Las comunicaciones inalámbricas, la lectura de códigos de barras y la impresión portátil son elementos que añaden una carga adicional a las baterías. Los dispositivos móviles diseñados para estas actividades tienen una serie de ventajas en la gestión eléctrica que pueden garantizar el uso de las baterías durante toda una jornada, aunque el uso de los periféricos sea intensivo. Las herramientas de administración eléctrica pueden optimizar las prestaciones y reducir la pérdida de energía. No intente hacer esto con su PDA Este terminal móvil de Intermec acompañaba siempre al conductor de Mockler Beverage en su ruta diaria… hasta que un día el camión pasó accidentalmente por encima del dispositivo. Cuando volvió al centro de distribución, el personal de Mockler pudo recuperar la tarjeta de memoria intacta con unas tenazas. No se perdió ni un solo dato relativo a la actividad del conductor. “Me quedé perpleja y aliviada”, afirmó Mary Lewis, responsable de los sistemas informáticos de Mockler. “Tardé solamente cinco minutos en recuperar los datos”. La recarga de las baterías provoca la pérdida de tiempo de producción durante el día. Si las baterías quedan completamente descargadas, los usuarios pueden perder todos los datos del dispositivo (la aplicación, la configuración de seguridad y los datos almacenados en la memoria RAM); ello no ocurre si se emplea un soporte de almacenamiento resistente como puede ser una tarjeta Secure Digital (SD). Las funciones de gestión eléctrica y las baterías de tamaño industrial reducen enormemente este riesgo. El tiempo de recarga es una consideración importante. Puede que las operaciones de gran volumen no ofrezcan la oportunidad de recargar las baterías durante el día a excepción, tal vez, de la pausa para comer. En situaciones de este tipo, una batería capaz de recargarse con rapidez tendría numerosas ventajas. Invertir en esta función significaría incrementar el precio de compra, pero este aumento se recuperaría rápidamente al evitar la pérdida de productividad derivada de las baterías agotadas. En el caso de los empleados móviles remotos sin acceso a funciones de recarga, las baterías agotadas pueden significar un día de trabajo perdido. El envío de baterías de recambio puede evitar el problema, aunque a un precio muy elevado. 6 LOS SISTEMAS CREADOS A MEDIDA MEJORAN EL USO Y LA COMPATIBILIDAD PRUEBAS Y ERRORES: POR QUÉ LAS IMPLANTACIONES MIXTAS NO FUNCIONAN EN ABSOLUTO Gracias al uso de terminales y aplicaciones creados para llevar a cabo actividades empresariales específicas en vez de utilizar dispositivos PDA con las correspondientes versiones del software de escritorio en pantalla pequeña, las organizaciones pueden aprovechar las ventajas de un uso más sencillo, de la reducción en los requisitos de formación y servicio técnico, y de la gestión optimizada de los dispositivos. Por ejemplo, se pueden bloquear determinadas aplicaciones para que los empleados móviles sólo tengan acceso a las pantallas y a las funciones que sean necesarias para su función laboral, con lo que se evitan fallos del sistema y pérdidas potenciales de datos. Los dispositivos inalámbricos también se pueden bloquear para impedir las llamadas telefónicas, los correos electrónicos o las visitas a sitios Web no relacionadas con el trabajo. Muchas empresas tienen la tentación de reducir costes adquiriendo una mezcla de terminales robustos y de bajo coste para facilitarlos a los empleados en función de su actividad laboral. Debido a que los costes operativos y del soporte continuado de los terminales móviles son mayores que el coste de adquisición inicial, las carencias de este enfoque de implementación mixta se advierten con rapidez. Las implementaciones mixtas exigen esfuerzos adicionales en desarrollo de software y formación de los usuarios. También puede hacer que las empresas pierdan oportunidades de descuentos por volumen de compra y otras economías de escala relacionadas con la estandarización, la gestión de los dispositivos, el inventario de piezas de recambio y la interoperabilidad de los periféricos. Las implementaciones mixtas también pueden suponer un aumento significativo de la complejidad y el tiempo necesarios para administrar los dispositivos. La gestión de los dispositivos puede ser un factor importante en el coste total de propiedad. Las herramientas empresariales de gestión para terminales móviles permiten administrar los dispositivos de manera remota y automatizar la distribución de software, la gestión de parches, las actualizaciones y los problemas de seguridad. Hay otras funciones que permiten a los administradores supervisar el funcionamiento de los dispositivos y de los usuarios, así como localizar un dispositivo perdido o robado e impedir el acceso a la red. Por ejemplo, los terminales portátiles de la serie 700 de Intermec son ahora compatibles con el sistema Avalanche de Wavelink, que Intermec ha añadido para gestionar la configuración específica de cada dispositivo. Esta aplicación reduce y prácticamente elimina la necesidad física de tocar el dispositivo para actualizarlo o gestionarlo. Una función de este tipo puede ser de gran utilidad para las empresas a la hora de reducir de manera significativa sus costes administrativos y de soporte técnico, que suponen el 40 por ciento del coste total de propiedad en los dispositivos móviles. Para obtener más información, Intermec pone gratuitamente a su disposición varios documentos técnicos acerca de la gestión de los dispositivos en la dirección www.intermec.com/About/ WhitePapers. Dado la corta duración de los dispositivos de bajo coste (suelen mantenerse en producción únicamente entre 11 y 15 meses), las empresas se ven con frecuencia obligadas a completar implementaciones a gran escala con versiones distintas a las entregadas a los usuarios originales; ello se traduce en la creación de un entorno híbrido no deseado. La protección y el mantenimiento de las piezas de recambio son aspectos que también representan un desafío. Recuerde que el 35 por ciento de los dispositivos de bajo coste fallan durante los dos años siguientes a su implementación en un uso empresarial; la introducción de sustituciones indica la probable existencia de un entorno híbrido. No resulta económico realizar pruebas con terminales de bajo coste con perspectivas de cambiar a terminales robustos si el proyecto se aprueba. En una situación de este tipo, la prueba puede ofrecer una indicación de su funcionamiento, pero no aportará datos relevantes acerca del dispositivo, como la fiabilidad, la facilidad de uso o el rendimiento de las baterías. El software desarrollado para esta prueba tendrá que ser rediseñado y corregido para su migración a los dispositivos nuevos. Llevar a cabo pruebas piloto con una inversión mínima también puede erosionar la confianza del usuario: si los dispositivos de bajo coste se ejecutan con lentitud o se estropean continuamente, los usuarios no confiarán en el sistema y no obtendrán las ventajas necesarias para que el proyecto salga adelante. Si en los planes del proyecto hay previsiones de añadir nuevas funciones o aplicaciones después de realizar el despliegue inicial, lo más aconsejable es planificar estos cambios en la fase de implementación inicial. Por ejemplo, si una empresa de asistencia técnica tiene previsto añadir la impresión de facturas a su proceso cuando ya ha implementado la planificación inicial y la aplicación de entregas, puede que la mejor opción sea pedir terminales con una radio Bluetooth preinstalada para la comunicación con las impresoras portátiles que se añadan con posterioridad. 7 CONCLUSIÓN Las diferencias en el coste total de propiedad entre los terminales móviles robustos y los de bajo coste son innegables. Esperamos que este artículo haya contribuido a clarificar estas diferencias y haya ayudado a identificar los aspectos más relevantes del coste total de propiedad en los entornos de trabajo móviles. Gartner (www.gartner.com) y VDC (www.vdc-corp.com) facilitan información completa, investigación e indicaciones acerca del coste total de propiedad para los terminales móviles de la empresa. El sitio Web de Intermec (www.intermec.com) incorpora una gran cantidad de estudios adicionales, como el caso práctico de Mockler Beverage, Nancy’s Specialty Foods y Furlani’s, así como documentos técnicos acerca de la planificación de un proyecto de terminales móviles, la evaluación de la necesidad de actualizar los terminales móviles y las estrategias de gestión de los dispositivos. Intermec Technologies Corp. está a su disposición para ayudarle en todos los aspectos relacionados con la planificación y la implementación de un sistema de terminales móviles. Intermec, una empresa de Intermec Inc. (NYSE: IN), es líder en soluciones para cadenas de suministro globales, así como en desarrollo, fabricación e integración de sistemas automatizados, cableados e inalámbricos para la captura de datos, Intermec RFID (identificación por radiofrecuencia ) y sistemas informáticos portátiles. La revista Pen Computing otorgó en 2003 el galardón al mejor dispositivo PDA de clase industrial a los dispositivos PDA de la Serie 700 de Intermec. Intermec logró el reconocimiento de VDC como fabricante de los mejores terminales de carretilla, portátiles y PDA utilizados en procesos de fabricación; VDC también otorgó la primera posición a los dispositivos PDA de la Serie 700 utilizados en las operaciones de campo. Los productos y servicios de la compañía permiten a clientes de múltiples sectores mejorar su productividad, calidad y capacidad de respuesta de sus operaciones empresariales, desde las ventas en campo y servicios hasta la gestión de suministros y la planificación de recursos. Para obtener más información acerca de cómo las empresas pueden beneficiarse de las tecnologías de cadena de suministro de Intermec, póngase en contacto con Intermec Technologies llamado al teléfono 00800 44 8888 44, o visite el sitio web de Intermec en www.intermec.com. 8 Norteamérica Sede central 6001 36th Avenue West Everett, Washington 98203 (EE.UU.) Tel.: (425) 348-2600 Fax: (425) 355-9551 Sudmaérica y México Oficina central Newport Beach, California (EE. UU.) 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