INSCRIPCION DE ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS 1. OBJETO

INSCRIPCION DE ACTOS, LIBROS Y
DOCUMENTOS
Código
RP-P-4
Versión
8
Tipo
PROCEDIMIENTO
Implementación
2013-11-15
1. OBJETO
Realizar la inscripción de Actos, libros o documentos sujetos a registro.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al Director Jurídico y de Registros Públicos
y a los
asesores especializados CAE.
3. CONDICIONES GENERALES
El cumplimiento del Decreto 898/02, la Circular única 010, así como lo dispuesto en el
Código de Comercio, y demás normas que modifiquen, adicionen y/o complementen,
normalizarán los servicios que en el área de Registros Delegados se ofrezcan a los
Comerciantes, así mismo los adelantos tecnológicos implementados por la Cámaras de
Comercio (SIREP- DOCUWARE- WORKFLOW-RUE) permiten ofrecer servicios mas
ágiles y de calidad.
4. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del Coordinador (a) CAE y de Registros Públicos y Asesores
Especializados CAE, bajo la supervisión y apoyo del Director del área, realizar todas las
Inscripciones de los Actos, libros y documentos sujetos a Registro.
INSCRIPCION DE ACTOS, LIBROS Y
DOCUMENTOS
Código
RP-P-4
Versión
8
Tipo
PROCEDIMIENTO
Implementación
2013-11-15
5. PROCEDIMIENTO
5.1
Previa digitalización, el Coordinador CAE y de Registros Públicos y Asesores
Especializados CAE recibirán por la respectiva ruta de Workflow, los
documentos para ser estudiados.
5.2.
Si está conforme a la Ley se inscribe en SIREP (Responsable Coordinador
CAE y de Registros Públicos y Asesores Especializados CAE) continuando
en el punto (5.6)
5.3
Si no se cumple con los requisitos, mediante un oficio se le informa al
usuario para que subsane los motivos que dieron origen a la devolución. Se
generará un oficio Original que se enviará por correo al usuario, una copia
se enviará a archivo con el fin de ser digitalizado y la tercera copia reposará
en la oficina que lo originó. (Responsables: Coordinador CAE y de Registros
Públicos, asesores especializados CAE, Auxiliar de Archivo, mensajero)
5.4
Se registra la devolución del documento sujeto a registro al usuario en
WORKFLOW
Y
SIREP
para
realizar
seguimiento
a
su
reingreso
(Responsable: Coordinador CAE y de Registros Públicos y Asesores
Especializados CAE).
5.5
Una vez subsanado el documento se reingresa por la caja o ventanilla única,
se digitaliza y automáticamente se hace el reparto (Responsable: Auxiliar de
archivo y digitalización y Cajeros).
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DOCUMENTOS
5.6
Código
RP-P-4
Versión
8
Tipo
PROCEDIMIENTO
Implementación
2013-11-15
Se genera un sello virtual en WORKFLOW, que sirve para llevar control de
las inscripciones y también para tomar el libro y número de inscripción que
son registrados en WORKFLOW. (Responsable: Coordinador CAE y de
Registros Públicos y asesores especializados CAE).
5.7
El sello es gravado junto con la firma digital del Director Jurídico y de
Registros Públicos, quien envía el documento al digitador, quien aplicará el
procedimiento de Digitación.
En tratándose de inscripción de Libros, una vez la actividad sea enviada al
5.8
Digitador, éste procederá a verificar la información reportada tanto en SIREP
como en el workflow, y realizará la foliación de los Libros manualmente o
mediante la impresora designada para tal fin, junto con el sello de la
Coordinación de Registros. Posteriormente, la actividad es finalizada en el
SIREP y en workflow por el Digitador, quien deberá diligenciar el formato
RP-R-36 “Control de Libros Pendientes por Entregar”, localizando al usuario
para la entrega final de los libros.
5.9
Frente a la comisión de errores al momento de captura de la información por
parte de funcionarios de la Entidad, se presentará la solicitud de la
corrección por parte del cliente (externo o interno), y se procederá a verificar
la existencia del error, para que con posterioridad se realicen las respectivas
correcciones.
(Responsable: Director Jurídico y de Registros Públicos,
Asesores Especializados CAE y Digitadores).
5.10 FIN
INSCRIPCION DE ACTOS, LIBROS Y
DOCUMENTOS
Código
RP-P-4
Versión
8
Tipo
PROCEDIMIENTO
Implementación
2013-11-15