Aceptación del servicio PRO-27-1-03-04 MACROPROCESO NIVEL 1 Gestión administrativa Compra de bienes y/o servicios FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015 NIVEL 2 Generar orden de compra y/o de servicios 1. Tabla de Contenido OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2 3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2 4. 5. 3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2 3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2 RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2 4.1. Responsable del Proceso..................................................................................................... 2 4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 2 5.1. Diagrama de flujo – Aceptación del servicio ....................................................................... 2 5.2. Descripción de actividades – Aceptación del servicio ......................................................... 2 6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 3 8. INDICADORES .............................................................................................................................. 3 9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 4 10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 4 11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 4 Dirección de Planeación y Evaluación |1 Aceptación del servicio PRO-27-1-03-04 MACROPROCESO NIVEL 1 Gestión administrativa Compra de bienes y/o servicios FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015 NIVEL 2 Generar orden de compra y/o de servicios 1. OBJETIVO Validar y confirmar que el servicio se haya prestado en las condiciones estipuladas en el pedido de servicios. 2. ALCANCE Inicia cuando se recibe la factura del servicio prestado en la Unidad Académica/Administrativa y finaliza con la entrega del número de aprobación al proveedor o con el proceso de Compras Generales de servicios. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica. 3.2. Lineamientos Solo lo puede realizar la persona designada por la Unidad Académica/Administrativa que tiene los permisos correspondientes en SAP. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de la Unidad Académica/Administrativa. 4.2. Responsabilidades Unidad Académica/Administrativa: Verificar que el servicio prestado haya sido consistente con lo solicitado. Realizar en SAP la aceptación del servicio. Entregar al Proveedor el número de aprobación. Proveedor: Prestar el servicio con las especificaciones solicitadas. Entrega la factura correspondiente al servicio prestado. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo – Aceptación del servicio 5.2. Descripción de actividades – Aceptación del servicio ENTRADA Factura del servicio Dirección de Planeación y Evaluación |2 Aceptación del servicio PRO-27-1-03-04 MACROPROCESO NIVEL 1 Gestión administrativa Compra de bienes y/o servicios PROVEEDOR FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015 NIVEL 2 Generar orden de compra y/o de servicios Proveedor SALIDA Servicio aceptado CLIENTE PRO-25-3-01-01 Cuentas por pagar generadas desde MM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Entregar factura Se entrega la factura del servicio a la persona autorizada dentro de la Unidad Académica/Administrativa. Proveedor 2 Verificar servicio prestado vs lo solicitado Con la factura recibida se verifica que el servicio haya cumplido con lo solicitado. Unidad Académica/Adminis trativa 3 Solicitar nueva prestación del servicio Se solicita un nuevo servicio que cubra lo solicitado anteriormente. Unidad Académica/Adminis trativa Firmar documento de soporte La persona autorizada dentro de la Unidad Académica/Administrativa firma la factura del servicio entregada por el proveedor y se entrega nuevamente al proveedor. Unidad Académica/Adminis trativa 5 Aceptar servicio La persona autorizada dentro de la Unidad Académica/Administrativa realiza la aceptación del servicio por medio de SAP. Unidad Académica/Adminis trativa 6 Entregar número de aprobación Unidad Se le entrega al proveedor el número de Académica/Adminis aprobación del servicio aceptado en SAP. trativa 4 SISTEMA DOCUMENTOS Factura Remisión o Acta de entrega SAP 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO-25-3-01-01 Cuentas por pagar generadas desde MM 8. INDICADORES No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación |3 Aceptación del servicio PRO-27-1-03-04 MACROPROCESO NIVEL 1 Gestión administrativa Compra de bienes y/o servicios FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015 NIVEL 2 Generar orden de compra y/o de servicios 9. RIESGOS OPERATIVO No verificar el servicio y aceptar un servicio no prestado o no prestado correctamente 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 03/11/2011 Publicación 03/11/2011 Elaboración 06/08/2015 Publicación 09/11/2015 0 1 11. APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Rocío Pérez Ingeniera de procesos 06/08/2015 Alberto Poveda Coordinador de procesos 29/10/2015 Alejandro Garzón Forero Coordinador almacén 12/08/2015 Paola Andrea Garcia Jefe de Compras y Activos Fijos 09/11/2015 REVISÓ APROBÓ Dirección de Planeación y Evaluación |4