GUÍA DE DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DEL CONTROL DE PRIMER NIVEL Esta lista define los documentos que deben ser presentados para la realización del control del primer nivel (control de primer nivel o control del art. 13 del Reg. (CE) 1828/2006) de los gastos incluidos en la justificación y realizados en el marco del Proyecto financiado por el Programa POCTEFA. Este documento tiene por objetivo identificar de forma indicativa los documentos que serán necesarios para la realización de la certificación de gastos y garantizar un tratamiento rápido de las solicitudes de reembolso de fondos estructurales presentadas por los beneficiarios. Debido al carácter indicativo de la misma, si se considera oportuno podrán ser solicitados documentos justificativos adicionales si fuera necesario. Cabe destacar que solo los gastos pagados son elegibles. Por tanto, debe acreditarse EL FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO firmado por un auditor externo o interventor público o, en su defecto, el documento de pago efectivo mediante la presentación del extracto bancario en el cual se identifica la salida de fondos según las instrucciones de la Autoridad de Gestión. Del mismo modo debe presentarse el Formulario de financiación (cofinanciaciones e ingresos) firmado por el responsable financiero y adjuntar los extractos bancarios justificativos del cobro (excepto que el mismo este firmado por un auditor externo o un interventor público). Finalmente cabe destacar la importancia de que toda la documentación enviada al controlador de primer nivel debe realizarse de forma estructurada (referenciada) y ordenada de manera que se facilite su posterior revisión. Es clave seguir esta instrucción puesto que no solamente agilizará el proceso de control de primer nivel sino que además se evitarán errores así como las molestias derivadas de solicitudes duplicadas de información. Por ello, recomendamos remitir un dossier ordenado por categoría de gasto y nº de la línea de gasto (referenciando en su parte superior la línea de gasto declarada en la aplicación informática SIGEFA), donde consten todas las facturas o justificantes declarados y grapando junto a cada una el justificante de su pago. Con carácter general para la totalidad de gastos justificados Formulario de gastos y de financiación del beneficiario firmado por el representante legal y representante financiero. Copia de las facturas y/o justificantes de valor probatorio equivalente (nóminas, …) que obligatoriamente mencionen: - - - Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. La financiación del proyecto por parte de POCTEFA (descripción del proyecto) Acrónimo o nombre del proyecto.). Número de factura. Fecha de expedición. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o francesa o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones. Tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las operaciones. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. Como garantía adicional para evitar la doble financiación de gasto y siempre y cuando no se mencione ni el acrónimo del proyecto ni la financiación por parte del POTEFA en la factura, deberán estampillarse obligatoriamente las facturas originales y el resto de justificantes con el sello del acrónimo del proyecto y del Programa POCTEFA Además, nota aclaratoria si la referencia de la compra al proyecto no aparece claramente sobre la factura. Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 Documentación bancaria justificante del pago de dichas facturas. En el caso de que el formulario de gastos del beneficiario este firmado por un auditor externo o interventor público, no es necesario aportar justificantes bancarios ya que estos asumen la responsabilidad de verificar que el gasto está efectivamente pagado. A continuación se muestra una síntesis de los costes elegibles de acuerdo a las diferentes clases de gasto Gastos de personal Justificantes que hay que incluir con la 1a solicitud de pago para atestiguar la correspondencia del gasto con el proyecto (estos documentos deben ser aportados sólo una sola vez en la primera certificación efectuada por el beneficiario): - - Copia del contrato de trabajo, si el mismo menciona que el interesado destina todo o parte de su tiempo de trabajo al proyecto financiado por POCTEFA. En su defecto se necesita un documento probatorio donde indique el tiempo de trabajo destinado al proyecto (ver más abajo). Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo en cuestión mencionando las tareas desempeñadas por la persona cuyo coste se está justificando en el proyecto POCTEFA. Lista recapitulativa de todas las personas implicadas en el proyecto Justificantes que hay que enviar en cada certificación: - Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo en cuestión mencionando, las tareas desempeñadas por la persona cuyo coste se está justificando en el proyecto y breve resumen de las actividades realizadas por cada uno de los trabajadores de los que se están imputando sueldos y salarios. - Recursos humanos internos: cálculo detallado del coste hora junto con la documentación justificativa. El detalle del cálculo realizado para cada trabajador debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Sueldos y salarios brutos 2. (+) Seguridad social a cargo de la empresa 3. (-) Bonificaciones de la Seguridad Social 4. Total (4) = (1) + (2) + (3) 5. (5) Horas según Convenio en el período elegible 6. (6) = (4) / (5) Se adjunta un modelo de cálculo del coste hora para uso por parte del beneficiario. - Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período - Para comprobar el importe sobre la base del cual el coste del personal ha sido calculado, se deben aportar las nóminas. - Para justificar el modo de cálculo de la imputación, si la persona objeto de justificación dedica una parte variable de su tiempo de trabajo al proyecto POCTEFA, aportar un certificado, firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo concernido (preferentemente el responsable de Recursos Humanos), precisando el número de horas que ha dedicado al proyecto así como las hojas del tiempo que soportan dicho certificado firmadas por el empleado en cuestión y por el responsable de Recursos Humanos. Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 - Para comprobar el pago de los salarios así como las cargas sociales salariales y patronales es necesario aportar la documentación bancaria del pago de las nóminas (o un certificado de la Seguridad Social declarando que el Socio se encuentra al corriente de pago) así como el correspondiente TC 2 (excepto si la hoja de gastos está firmada por un auditor externo o un interventor público). Matizaciones: - Con frecuencia se adjunta la transferencia global de las nóminas del beneficiario, En el control se requiere detalle de los pagos individuales de la nómina de cada mes para cada trabajador imputado. Si no se pueden aportar transferencias bancarias individuales de cada uno de los trabajadores imputados al proyecto y lo que se aporta en la transferencia global del Socio, para dar validez a los pagos necesitamos las relaciones mensuales de nóminas donde aparezcan todos los trabajadores del Socio para realizar la siguiente prueba de detalle: - 1º. Cuadre del importe neto total de las relaciones de nóminas con el pago según el extracto bancario. - 2º Cuadre del importe neto de los trabajadores imputados en el proyecto con las nóminas remitidas (es posible enviar el resumen de nóminas mensual borrando o tachando aquellos trabajadores no afectos al proyecto). - El coste correspondiente a la Seguridad Social sólo debe incluirse si esta efectivamente pagado a la fecha de certificación. La retribución variable sólo es imputable, proporcionalmente al tiempo en que el trabajador ha estado afecto al proyecto, si: 1º El devengo (que debe demostrarse o certificarse por el responsable de Recursos Humanos) se encuentra dentro del período en que los trabajadores han estado afectos al proyecto. 2º Esta efectivamente pagada a la fecha de la certificación. Gastos correspondientes a inversiones - Copia de las declaraciones mensuales de IRPF y extractos bancarios justificativos del pago de los mismos o justificantes de la Agencia Tributaria de estar al corriente de pago de estas obligaciones tributarias a la fecha de la certificación. - Copia del presupuesto previsto realizado por un técnico con cualificación suficiente (arquitecto, ingeniero, consejo experto, etc.) que incluya descripción de las inversiones previstas - Las inversiones tienen que estar vinculadas al procedimiento de licitación desarrollado y por tanto también se tiene que aportar la documentación correspondiente a dicho procedimiento (pliego de condiciones (administrativo y técnico), actas de la mesa de contratación, acuerdo de adjudicación / contrato firmado etc.). - Documentación que justifique la necesidad de incurrir en las inversiones en el marco del proyecto (insuficiencia de medios si procede) - Copia de las facturas y sus correspondientes pagos. - Ver adicionalmente el apartado de contratación pública. Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 Gastos de viaje, alojamiento y desplazamiento Copia de las facturas y pagos de las mismas que incluyan la siguiente información: - Nombre, apellidos y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento - Fecha de desplazamiento. - Motivo del desplazamiento y acción del proyecto al que corresponde el mismo. Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período, importe de dietas, importe de kilometrajes…etc. Si no existiese convenio, certificado de estos importes firmado por el responsable de Recursos Humanos. En el caso de utilización de un coche de empresa, no se considera elegible el coste de la gasolina. El coste de gasolina puede imputarse en caso de alquilar un vehículo para un viaje concreto. No obstante, deberá presentarse la factura del alquiler del vehículo y la factura de la gasolina donde coste la matrícula del vehículo y el nombre de la persona que ha realizado el desplazamiento. Para los gastos de viaje en un coche privado perteneciente a un empleado en el momento de la primera certificación que incluya gastos de viaje en vehículo es preciso aportar la tabla kilométrica oficial (o copia de la hoja del Convenio Colectivo en cuestión) utilizada para el cálculo de dichos gastos (tabla oficial de tipo impositivo o la tabla interna del organismo que justifica). Para todas las certificaciones, se deberá firmar por el trabajador y por el responsable de Recursos Humanos un resumen de los gastos de viaje que incluya: Gastos generales Alquileres Teléfono / fax Electricidad/gas (…) - Nombre, apellidos, y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento - Distancia recorrida (ciudad de salida y de llegada). - Fecha del desplazamiento. - Objeto del desplazamiento, precisando la acción del proyecto al que corresponde el mismo. - En caso de realizarse pagos en efectivo (o reembolsos al empleado) las salidas de caja deben justificarse mediante movimiento contable de la cuenta de caja, siempre firmado por el responsable de tesorería y con el sello del Socio. Los gastos generales son elegibles a condición de que hayan sido calculados sobre costes reales imputables a la ejecución del proyecto en cuestión. Podrán ser imputados mediante prorrata al proyecto de acuerdo a un método equitativo y debidamente justificado teniendo en cuenta criterios de reparto objetivos que permitan distinguir claramente la actividad del beneficiario en relación con la actividad del proyecto así como establecer la realidad de los costes y su correspondencia efectiva a este proyecto. Dichos gastos corresponderán a los costes adicionales ocasionados para la ejecución del proyecto en relación con los costes normales de funcionamiento del beneficiario. Justificantes que es necesario aportar: - - Certificado firmado por el responsable financiero del Beneficiario donde consten la tipología de gastos considerados, el importe total tomado como base de los costes generales del Beneficiario y el porcentaje de los mismos que ha imputado al proyecto. Cuentas Anuales y/o balances de sumas y saldos al objeto de que el controlador de primer nivel pueda verificar el importe tomado por el Beneficiario como base de sus gastos generales. Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 Gastos de amortización - Documento narrativo aclaratorio, debidamente justificado, del criterio de reparto objetivo utilizado que permita distinguir con claridad el porcentaje de actividad del proyecto POCTEFA en relación al conjunto global de actividades del Beneficiario. - Copia del documento (factura, escritura de compra-venta) que atestigua que la adquisición del bien y titularidad del mismo cuya amortización se está aplicando por parte del beneficiario Y documento, firmado por una persona con capacidad suficiente en el que se certifiquen los siguientes extremos: - - Aportaciones en especie Que el bien cuya amortización se imputa no ha sido adquirido con la ayuda de subvenciones nacionales o comunitarias. Que los gastos correspondientes a la amortización se remiten exclusivamente al período elegible del proyecto. Método de cálculo de la amortización conforme con las reglas contables/fiscales. Aplicación del bien cuya amortización se imputa para el proyecto POCTEFA. Si se trata de la aportación de terrenos o bienes inmuebles, la documentación estará formado por: - - Copia del informe de peritaje del bien en el que se incluya el valor del mismo y que haya sido realizado por un experto independiente cualificado o un organismo oficial aceptado (los gastos de peritaje no son elegibles) En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo de cálculo empleado. Si se trata de la aportación de bienes de equipo o de materiales, la documentación estará formada por: - La base para la evaluación del valor del bien: su valor no puede ser superior al precio de mercado En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo de cálculo empleado. Si se trata de la aportación de horas de trabajo, la documentación estará formada por: - Documento que incluya la tabla horaria o diaria utilizada para el cálculo: el valor aplicado deberá ser el normalmente considerado para un trabajo similar - Documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello en el que se incluya: - Nombre, nombre y función del voluntario. - Tiempo destinado al proyecto POCTEFA. - Coste total del trabajo efectuado. Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 Bienes de equipo Si los equipos han sido comprados y se imputan al 100 % para el proyecto será necesario aportar factura correspondiente a dicha adquisición así como documento bancario que refleje su pago. Si el equipo es comprado e imputado parcialmente al proyecto, la factura del mismo será imputada a prorrata conforme a su utilización. En este caso será necesario aportar la factura correspondiente a la adquisición así como el documento bancario que refleje su pago y un informe firmado por un representante con capacidad suficiente para ello en el que incluyan los porcentajes de prorrata aplicados. Si dichos bienes han sido adquiridos mediante procedimiento de contratación pública, envío de la documentación correspondiente a dicho procedimiento. Gastos bancarios Son considerados elegibles los siguientes gastos: a) los gastos derivados de las transacciones financieras transnacionales; b) cuando la ejecución de una operación requiera la apertura de una cuenta o cuentas independientes, los gastos bancarios de apertura y gestión de la cuenta o las cuentas; c) el coste de las garantías aportadas por un banco u otro organismo financiero será subvencionable en la medida en que la legislación nacional o comunitaria exija dichas garantías. En relación con los gastos correspondientes a la cuenta abierta para la ejecución del proyecto POCTEFA, será necesario aportar una copia del contrato bancario que menciona la obligación de pagar dichos gastos. Para los gastos de transacciones financieras transnacionales, será necesario aportar una copia del extracto de la cuenta en el que se incluye el importe pagado. Gastos de sub contratación Copia de las facturas y de su correspondiente pago. Informe que incluya objeto de los trabajos subcontratados, necesidad de recurrir a dicha subcontratación e informe de ejecución de las actuaciones (informe, foto, etc.) Gastos de formación Copia facturas y sus correspondientes pagos así como mención de las personas que han acudido a las acciones de formación así como justificación de la realización de las mismas en el marco del proyecto Gastos de comunicación Copia de las facturas pagadas así como aquellos indicadores que permitan valorar que las operaciones de comunicación se hayan efectuado (informes, fotos, publicaciones en periódicos o revistas, convocatorias, soporte de audio y vídeo, etc.) Varios Copia de los contratos, facturas y sus correspondientes pagos así como otros documentos de un valor probatorio equivalente IVA Cabe distinguir tres posibilidades: - El beneficiario no puede deducirse del IVA y por tanto para él es un mayor gasto (en este caso es un gasto elegible). Será necesario aportar informe de la Agencia Tributaria que explique este extremo. - El beneficiario se deduce del IVA y por tanto no es mayor gasto (no es elegible). Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 - Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones Contratación pública. Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. El beneficiario está sujeto a prorrata y por lo tanto el IVA será elegible en la medida en el que el mismo no es recuperable. Será necesario aportar documentación justificativa de la prorrata aplicada. La Ley General de Subvenciones establece en su artículo 31.3 que cuando el importe del gasto subvencionable supere la cuantía de 30.000 euros en el supuesto de coste por ejecución de obra, o de 12.000 euros en el supuesto de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores (no vinculados), con carácter previo a la contracción del compromiso para la prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por las especiales características de los gastos subvencionables no exista en el mercado suficiente número de entidades que lo suministren o presten, o salvo que el gasto se hubiera realizado con anterioridad a la solicitud de la subvención. Para aquellas entidades sujetas al ámbito de aplicación de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público, los contratos menores podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación (y requisitos del artículo 95 de la LCSP): Contrato De importe inferior a Obras 50.000 euros Suministros 18.000 euros Servicios 18.000 euros En el supuesto en el que se haya desarrollado un procedimiento de contratación pública será necesario aportar toda la documentación de dicho procedimiento entre la que se incluye: - Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar. Anuncio de publicidad previo, si procede. Publicidad de la convocatoria de la licitación indicando la cofinanciación europea. - Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas. - Certificado del registro de las empresas presentadas a la licitación a fecha de cierre del plazo de presentación de las ofertas. Actas de las aperturas de los sobres. Documentación completa enviada por adjudicatario (sobres con documentación económica, técnica y la que aplique). Informe de valoración de las propuestas donde aparezca la oferta económica de cada licitador, cálculo bajas y la puntuación económica y técnica de cada licitador. - - Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea. Comunicación adjudicación definitiva. i) En relación con los candidatos descartados, la exposición resumida de las razones por las que se haya desestimado su candidatura. ii) Con respecto de los licitadores excluidos del procedimiento de adjudicación, también en forma resumida, las razones por las que no se haya admitido su oferta. - Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación provisional (garantía definitiva, certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias y con la seguridad social y la que aplique). Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7 - Contrato formalizado con el proveedor indicando la cofinanciación europea. Facturas con sus correspondientes pagos. Certificaciones de obras, si procede. En su caso, certificado de disponibilidad de terrenos. En su caso, acta de comprobación del replanteo. Acta de recepción de los trabajos. Documentación, si aplica, de modificados de contratos, especificando sus causas. Si se ha realizado contratación mediante procedimiento negociado: i) Aportar el pliego cláusulas administrativas y técnicas. ii) Aportar la solicitud de ofertas efectuada a todos los proveedores. NOTA: según la LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, se debe realizar procedimiento de contratación pública para aquellos gastos o inversiones superiores a 18.000 euros y 50.000 euros respectivamente. Ingresos y gastos de explotación En el caso de una operación generadora de ingresos, copia de los justificantes de los ingresos. En el caso de una operación generadora de ingresos, copia de los justificantes de los ingresos netos. Se debe remitir también al controlador de primer nivel un informe de coste / beneficio detallando los gastos de explotación y su procedencia, y especificando la relación entre los gastos y los ingresos. Se tendrán que presentar de manera separada los gastos de explotación ya declarados en el proyecto y los gastos de explotación no incluidos en el presupuesto del proyecto subvencionado. Los montantes de ingresos y gastos de explotación se tendrán que introducir y declarar en el SIGEFA conforme a la ficha nº6 de la guía de procedimientos en el formulario de financiación, introduciendo como gastos de explotación sólo aquellos gastos que no estén contemplados en la tabla de costes programada. Documentación no financiera a entregar - Informe intermedio de ejecución o desarrollo de la operación, o el informe final de ejecución para la solicitud de pago (incluyendo la información de los indicadores de seguimiento adjuntos al convenio). Este informe debe elaborarse conforme al modelo ajunto a este documento. Su cumplimentación se realizará en el sistema informático SIGEFA y adicionalmente deberá remitirse copia al controlador de primer nivel. - Documentación relativa a los procedimientos de contratación desarrollados conforme a lo mencionado en este documento. - Justificantes de las medidas adoptadas en materia de publicidad. - Justificantes de las medidas adoptadas en materia de protección y mejora del medio ambiente. - Justificantes de las medidas adoptadas en materia de lucha contra las desigualdades y la promoción de la igualdad entre mujeres y hombres - Documentación justificativa de qué actuaciones se están llevando a cabo (informes, fotos, trípticos, etc.). Guía de documentación justificativa del control de primer nivel 7