Código: EI-PD-03 PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES Versión: 1.0 Fecha: Octubre 18 de 2013 Página 1 de 4 1. Objetivo Definir las actividades a desarrollar durante la vigencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de las la actividades de Evaluación Independiente asignadas a las Oficinas de Control Interno Interno, así como realizar su seguimiento periódico para verificar su avance y cumplimiento. 2. Alcance Inicia nicia con la programación de actividades de la Evaluación Independiente para la respectiva vigencia y termina con la realización del seguimiento y consolidación de los resultados alcanzados del programa de actividades. 3. Definiciones Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva con el e fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. OCI: Oficina de Control Interno. Programa de Auditoría: programación de la ejecución de las evaluaciones al Control Interno definidefin das para una vigencia específica. Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar el re responsable del proceso auditado y que tiene por objeto dar por cumplimiento la obligación de subsanar y corregir la causa que dio origen al hallazgo o no conformidad. Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Ocurrencias o situaciones que pueden ento entorpecer el desarrollo normal de la entidad e impide el logro de sus objetivos. Seguimiento al Plan de Mejoramiento: Control que realiza posteriormente a una evaluación la OCI, para verificar la eficacia de las acciones de mejora propuestas por el auditado. 4. Generalidades del procedimiento El Programa de Actividades está compuesto por un listado de las actividades que se realiza durante la vigencia, el funcionario responsable de adelantarlas y las fechas de ejecución de cada una de ellas ellas. De acuerdo con la naturaleza, funciones y roles asignados en las normass gubernamentales vigentes a la Oficina de Control Interno, el programa contiene el siguiente tipo de actividades: Código: EI-PD-03 PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES Versión: 1.0 Fecha: Octubre 18 de 2013 Página 2 de 4 • ARL: ACTIVIDAD VIDAD POR REQUERIMIENTO LEGAL ESPECÍFICO • ECI: EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO • AIC: AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD • ASE: ASESORÍA Para definir las propuestas que se incluyen en el Programa de Actividades,, se deben tener en cuenta, entre otros aspectos: Las políticas sobre el control interno establecidas por el Gobierno Nacional. La normatividad propia del Ministerio del de Trabajo. El Mapa de Riesgos Institucional. La evaluación anual del Sistema de Control Interno. Los resultados de auditorías anteriores. Los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República. Los Planes de Mejoramiento Institucional y por Procesos. Áreas o procesos que no se hayan evaluado en la vigencia anterior. Número de funcionarios asignados a la dependencia. 5. Descripción ripción de las actividades Nro. Actividad Responsable 1 Definir los lineamientos para la elaboración del Programa P de Jefe de la OficiOfic Actividades. na de Control Interno El Jefe de la Oficina traza los lineamientos para la elaboraelabor ción del Programa de Actividades en el formato EI-PD-01-F01 de la correspondiente vigencia, vigencia con base en los resultados del programa grama del año anterior teniendo en cuenta las actividades críticas o pendientes y solicita a los funcionarios de la OCI las propuestas de proyectos y actividades que pueden ser parte del mismo. 2 Presentar propuestas ropuestas de proyectos de actividades que Funcionarios harán parte del Programa rograma de Actividades. Oficina de ConCo trol Interno 3 Priorizar y definir actividades a incluir dentro del programa Jefe y FuncionaFuncion de actividades. rios de la Oficina Registro /documento Formato Programa de Actividades EI-PD-01-F-01 Acta de reunión ASIG-F-05 Acta de reunión ASIG-F-05 Código: EI-PD-03 PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES Versión: 1.0 Fecha: Octubre 18 de 2013 Página 3 de 4 Nro. Actividad Responsable El responsable del proceso y los funcionarios de la OCI de Control Inte Interpriorizan y concretan las actividades a incluir en el formato no EI-PD-01-F-01 Programa rograma de Actividades, para la respectiva vigencia, así como los responsables y fechas de realización de los mismos. 4 Diligenciar Programa de Actividades Individual. Los Funcionarios de la OCI diligencian en el formato EI-PD-01-F-02, los Programas rogramas de actividades Individuales de trabajo para evaluación ción al control interno con las actividades asignadas y los tiempos estimados de ejecución de las mismas. Entregar al Jefe de la OCI para su revisión. 5 Revisar y aprobar los Programas de Actividades Individuales El Jefe de la OCI revisa, examina de cada uno de los programas individuales presentados por los funcionarios de la OCI y solicita la consolidación de los Programas de Actividades Individuales. Funcionarios Oficina de ConCo trol Interno Registro /documento Formato Programa de Actividades EI-PD-01-F-01 Programa de Actividades Individual EI-PD-01-F-02. fe de la Ofic OficiJefe na de Control Interno Programación individual de actividades. 6 Consolidar el Programa de Actividades. Funcionario El funcionario responsable agrupa la información en el for- asignado OCI mato EI-PD-01-F-01 Programa rograma de Actividades consolidado para la vigencia respectiva, verificando que hayan quedado incluidos todos los proyectos y actividades de los diferentes programas de actividades individuales de los funcionarios de la OCI. Programa de Actividades consolidado. 7 Aprobar y divulgar del Programa rograma de Actividades. El Jefe de la OCI aprueba el Programa rograma de Actividades y presenta la programación de Auditorias para aprobación ante el comité correspondiente. Jefe Oficina de Control Interno Acta del Comité 8 Realizar seguimiento al P Programa de Actividades. En una reunión mensual, se realiza seguimiento y se determina la necesidad de replantear las actividades en las cuales se hayan presentado limitantes para su ejecución. Jefe Oficina de Control Interno Acta de subcomité integrado de gestión Código: EI-PD-03 PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES Versión: 1.0 Fecha: Octubre 18 de 2013 Página 4 de 4 9 6. Consolidar los resultados alcanzados del Programa de actividades. El funcionario asignado de la OCI consolida los resultados alcanzados en el P Programa de actividades con base en el seguimiento efectuado. Funcionario asignado a esta actividad de consolidación consolidación. Programa de Actividades actualizado con el seguimiento. Requerimientos Técnicos del Procedimiento Actividad 5: Revisar y aprobar los Programas de Actividades Individuales. El Jefe de la OCI de cada uno de los funcionarios de la OCI, examina, autoriza y solicita la consolidación de los Programas de Actividades Individuales. Actividad 7: Aprobar y divulgar del Progr Programa ama de Actividades. El Jefe de la OCI aprueba el Programa de Actividades y presenta la programación de Auditorias para aprobación ante el comité correspondiente. 7. Anexos.