plan de negocios para la creación de una empresa de consultoría

ESCUELA DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
FACULTAD DE POSTGRADOS
GERENCIA DE PROCESOS Y CALIDAD
PLAN DE NEGOCIOS PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE
CONSULTORÍA EN OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS E IDENTIFICACIÓN
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SOPORTE LOS PROCESOS PARA
EL SECTOR PALMICULTOR EN COLOMBIA
PREPARADO POR:
KAREN PAOLA RODRIGUEZ
ERIKA KATHERINE VASQUEZ ROJAS
LIZ ADRIANA RODRIGUEZ MARTINEZ
BOGOTA, COLOMBIA
2012
ii
OPTIMIZA
PLAN DE NEGOCIOS PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE
CONSULTORÍA EN OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS E IDENTIFICACIÓN
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SOPORTE LOS PROCESOS PARA
EL SECTOR PALMICULTOR EN COLOMBIA
INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN PRESENTADO COMO
REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE ESPECIALISTA
EN GERENCIA PROCESOS Y CALIDAD
TUTOR: ALFONSO HERRERA JIMENEZ
FACULTAD DE POSTGRADOS
GERENCIA DE PROCESOS Y CALIDAD
BOGOTA, COLOMBIA
2012
iii
OPTIMIZA
CONTENIDO
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................... viii
LISTA DE ILUSTRACIONES ...........................................................................................ix
1
INTRODUCCION ....................................................................................................... 13
2
OBJETIVOS ................................................................................................................ 15
3
2.1
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 15
2.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................... 15
MARCO TEÓRICO..................................................................................................... 16
3.1
PLAN DE NEGOCIOS ........................................................................................ 16
3.1.1 Metodología utilizada ........................................................................... 17
3.1.2 El análisis DOFA .................................................................................. 22
3.2
Análisis de mercados ............................................................................................ 22
3.2.1 Análisis del consumidor ....................................................................... 23
3.2.2 Análisis de la competencia ................................................................... 23
3.2.3 Estrategia .............................................................................................. 23
3.3
Fuerzas de PORTTER .......................................................................................... 24
3.3.1 Poder de Negociación de los compradores o clientes........................... 25
3.3.2 Amenaza de Los nuevos competidores ................................................ 25
iv
OPTIMIZA
3.3.3 La rivalidad entre los competidores...................................................... 26
3.3.4 Poder de negociación de los proveedores. ............................................ 26
3.3.5 Amenaza de ingreso de productos sustitutos ........................................ 26
3.4
Matriz RICE ......................................................................................................... 26
3.5
Matriz del perfil competitivo (MPC) .................................................................... 28
3.6
Análisis PEST ....................................................................................................... 29
3.7
PYMES ................................................................................................................. 29
3.8
CONSULTORIA .................................................................................................. 30
3.9
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ...................................................................... 31
3.9.1 Elementos de un proceso ...................................................................... 33
3.9.2 Tipos de procesos ................................................................................. 34
3.10
Sistemas de Información. .................................................................................. 35
3.11
Ingeniería de Requisitos de sistemas de Información ....................................... 36
3.11.1 Especificación de requisitos del software .......................................... 37
3.11.2 Casos de uso ....................................................................................... 38
3.12
4
Sistemas de Información Vs. Procesos ............................................................. 38
MARCO CONTEXTUAL ........................................................................................... 39
4.1
ESTADO ACTUAL DE LA ECONOMIA EN COLOMBIA ............................. 39
4.2
ANÁLISIS DEL SECTOR PALMICULTOR EN COLOMBIANA ................... 40
v
OPTIMIZA
4.2.1 Historia de la Industria Palmicultora .................................................... 40
4.2.2 Importancia del sector Palmicultor en la economía colombiana .......... 41
4.2.3 Descripción Sector Palmicultor En Colombia ...................................... 43
4.3
CONSULTORÍA EN COLOMBIA ..................................................................... 45
4.4
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN COLOMBIA .............................. 46
4.4.1 Características de las PYME ................................................................ 48
4.5
ANALISIS DEL SECTOR ................................................................................... 49
4.5.1 Análisis PEST ....................................................................................... 49
4.5.2 Fuerzas De Porter ................................................................................. 54
4.5.3 Matriz Del Perfil Competitivo .............................................................. 57
4.5.4 Analisis Dofa ........................................................................................ 58
4.5.5 Análisis de la competencia ................................................................... 60
4.5.6 Análisis de cliente ................................................................................. 65
5
PLAN DE NEGOCIOS................................................................................................ 71
5.1
INVESTIGACIÓN DE MERCADO .................................................................... 71
5.1.1 Definición de objetivos del negocio ..................................................... 71
5.1.2 Análisis del sector ................................................................................. 72
5.1.3 Análisis de Mercado ............................................................................. 73
5.1.4 Análisis de la competencia ................................................................... 73
vi
OPTIMIZA
5.2
ESTRATEGIAS DEL MERCADO...................................................................... 74
5.2.1 Concepto del Producto ó Servicio ........................................................ 74
5.2.2 Descripción De La Propuesta De Valor ............................................... 75
5.2.2 Estrategias De distribución ................................................................... 77
5.2.3 Estrategias de Precio ............................................................................. 78
5.2.4 Estrategias de promoción...................................................................... 78
5.2.5 Estrategias de comunicación ................................................................ 79
5.2.6 Presupuesto de la Mezcla del mercado ................................................. 81
5.2.7 Estrategias de aprovisionamiento ......................................................... 82
5.2.8 Matriz Rice ........................................................................................... 83
5.3
PROYECCIÓN DE VENTAS.............................................................................. 84
5.3.1 Factor unitario ...................................................................................... 84
5.3.2 Precio .................................................................................................... 84
5.3.3 IPC ........................................................................................................ 84
5.3.4 No. De proyectos de consultoría estimados por año ............................ 84
5.3.5 Forma de pago ...................................................................................... 85
5.4
PLAN DE OPERACIONES ................................................................................. 85
5.4.1 Descripción del Proceso ....................................................................... 85
5.4.2 Necesidades Y Requerimientos De Operación ..................................... 88
vii
OPTIMIZA
5.5
COSTOS DE PRODUCCIÓN.............................................................................. 89
5.6
INFRAESTRUCTURA REQUERIDA ................................................................ 89
5.7
ORGANIZACIÓN................................................................................................ 91
5.7.1 Estructura Organizacional Inicial ......................................................... 91
5.7.2 PERFILES Y FUNCIONES ................................................................. 93
5.7.3 Aspectos Legales .................................................................................. 94
5.7.4 Sistema De Contratación ...................................................................... 95
5.7.5 Gastos Administrativos ........................................................................ 95
5.8
FINANZAS .......................................................................................................... 97
5.8.1 Fuentes de Financiación ....................................................................... 97
5.9
5.10
ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................. 98
PLAN DE PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA ................................. 99
6
CONCLUSIONES ..................................................................................................... 101
7
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ....................................................................... 102
viii
OPTIMIZA
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Metodología del Plan de Negocio. ........................................................................ 17
Tabla 2 Definición de Pymes en Colombia ........................................................................ 30
Tabla 3. Complementos de la Infraestructura..................................................................... 48
Tabla 4. Presupuesto de la Mezcla de Mercado ................................................................. 81
Tabla 5. Plan de Ventas Proyectado a 4 años. .................................................................... 85
Tabla 6. Costos De Producción. ......................................................................................... 89
Tabla 7. Gastos de Inversión ............................................................................................ 90
Tabla 8. Plantilla del Personal ............................................................................................ 96
Tabla 9. Gastos Fijos Mensuales. ....................................................................................... 96
Tabla 10. Activos Fijos Requeridos ................................................................................... 97
Tabla 11. Primer Fuente de Financiación. .......................................................................... 98
Tabla 12. Segunda Fuente de Financiación ........................................................................ 98
Tabla 13. Plan De Puesta En Marcha de la Empresa ......................................................... 99
ix
OPTIMIZA
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Fuerzas de PORTTER. ................................................................................. 24
Ilustración 2. Matriz RICE. ................................................................................................ 27
Ilustración 3.Diagrama de elementos de un proceso. ......................................................... 33
Ilustración 4. Objetivos de los sistemas de información en una Organización. ................ 36
Ilustración 5. Importancia del Sector Palmicultor en Colombia ........................................ 41
Ilustración 6. Validar, desarrollar y Adoptar mejores prácticas y Tecnologías en el
Cultivo de la Palma de Aceite – primera parte. ................................................................. 42
Ilustración 7. Validar, desarrollar y Adoptar mejores prácticas y Tecnologías en el
Cultivo de la Palma de Aceite- segunda parte. .................................................................. 42
Ilustración 8. Crecimiento Anual de la Producción............................................................ 44
Ilustración 9. Distribución de la Pyme por Sector .............................................................. 49
Ilustración 10. Matriz genérica del Perfil Competitivo. .................................................... 58
Ilustración 11. Análisis DOFA. .......................................................................................... 60
Ilustración 12. Comparativo respuesta a la pregunta cual de los siguientes servicios de
consultoria ofrece su organización para mejorar los estándares que el mercado exige? .... 61
Ilustración 13. Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuáles de los siguientes factores son
determinantes para que una organización elija los servicios de consultoría que usted y su
organización ofrecen. ......................................................................................................... 62
Ilustración 14 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes rangos de
tarifas por hora de consultoría ha cobrado por los servicios que ofrece? ........................... 63
Ilustración 15 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de las siguientes opciones es el
tamaño de su empresa consultora? ..................................................................................... 64
x
OPTIMIZA
Ilustración 16 Comparativo respuesta a la pregunta ¿En cual de los siguientes sectores su
organización es mas especializada?.................................................................................... 64
Ilustración 17 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Su empresa ha requerido servicio de
consultoría?......................................................................................................................... 65
Ilustración 18 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes servicios de
consultoria es el que mas considera que ha requerido su organización de acuerdo a la
operación y a los estándares que el mercado les exige? ..................................................... 66
Ilustración 19 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Califique de 1-5 segunel grado de
importancia que considera determinante para elegir un servicio de consultoría en su
organización?...................................................................................................................... 67
Ilustración 20 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes rangos de
tarifa por hora de consultoría ha pagado o pagaría su organización? ................................. 68
Ilustración 21 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de las siguientes opciones es el
medio que su organización referencio a las empresas consultoras? ................................... 69
Ilustración 22. Matriz Rice. ................................................................................................ 83
Ilustración 23. Descripción del Proceso. ............................................................................ 86
Ilustración 24. Mapa de Distribución ................................................................................. 90
Ilustración 25. Organigrama Inicial. ................................................................................... 91
Ilustración 26. Organigrama Proyectado. ........................................................................... 92
xi
OPTIMIZA
RESUMEN
El presente informe de investigación tiene como propósito la creación de un plan de
negocios para la creación de creación de una empresa de consultoría ubicada en Bogotá,
denominada “OPTIMIZA”; la cual tiene como objetivo la prestación de servicios de asesoría a
empresas del sector de transformación productiva, inicialmente del sector palmero en
optimización de los procesos del negocio a la par de la mejora en los sistemas de información,
basada en mejores prácticas del mercado y mediante el servicio de especificación de necesidades
de Sistemas de información (Especificación de las modificación requeridas por los sistemas
actuales, nuevos desarrollos o adquisiciones).
xii
OPTIMIZA
ABSTRACT
This research reporta ims to create a business plan for the creation of creation of
a consulting company located in Bogotá, called "Optimize", which aims at the provision
of advisory services to companies in the sector changes in production, initially palm
sector in optimizing business process espace of improved information systems, based
on best market practices and through servicespecification of information systems
requirements (specification of the required modification by current systems, new
developments or acquisitions).
13
OPTIMIZA
1
INTRODUCCION
Este plan de negocio surgió al realizar un análisis de las posibles necesidades que tienen
las organizaciones colombianas con la aprobación del TLC y con el impulso del gobierno de los
sectores de transformación productiva para que estos sean de talla mundial. Una de estas
necesidades corresponde a que todas las organizaciones requerirán invertir en la optimización de
sus procesos y en la adquisición o renovación de los Sistemas de información más apropiados, ya
que estos dos factores en la actualidad y especialmente con la aprobación del TLC constituyen
factores críticos de éxito para el desarrollo y permanencia en el mercado.
Por lo anterior, las autorasdecidieron seleccionar como mercado objetivo, al sector
Palmicultor, con el propósito de fortalecer sus procesos y hacer que las empresas sean más
competitivas en el mercado, aprovechando de esta forma las oportunidades que el gobierno
colombiano viene incentivando.
La empresa llamada por las autoras como “Optimiza”estaría constituida por personal
competente y especializado quienes mediante las estrategias descritas en el presente documento
ofrecerá a sus clientes la oportunidad de incrementar la competitividad nacional e incursionar en
mercados internacionales mediante la optimización de los procesos del negocio a la par de la
mejora en los sistemas de información, basada en mejores prácticas del mercado y mediante el
servicio de especificación de necesidades de Sistemas de información (Especificación de las
modificación requeridas por los sistemas actuales, nuevos desarrollos o adquisiciones).
14
OPTIMIZA
Con el fin de dar a conocer la idea de negocio, se estructuró el presente trabajo de la
siguiente forma. En la primera parte se realiza una definición de los conceptos claves que se
requieren conocer para que el lector comprenda y se contextualice en la idea de negocio; en la
segunda parte se presentaun análisis del entorno del sector palmicultor y del sector de consultoría,
mediante varias metodologías explicadas durante la especialización, y mediante encuestas
realizadas a potenciales clientes y a la competencia; en la tercera parte y teniendo en cuenta el
análisis realizado en la segunda parte, mediante la aplicación del modelo del SENA se define el
plan de negocios; se establece las estrategias de mercado, se estima la proyección de ventas, el
plan de operaciones, los recursos requeridos y por ultimo se realiza la proyección de costos y
gastos, se determina la utilidad y la tasa interna de retorno con lo cual se define la viabilidad del
proyecto.
15
OPTIMIZA
2
2.1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Determinar la factibilidad para la creación de una empresa de consultoría en la ciudad de
Bogotá, enfocada a la prestación del servicio de optimización de procesos de negocio a empresas
de los sectores de transformación productiva, inicialmente el sector palmero; teniendo en cuenta
las mejores prácticas del mercado y el servicio de identificación de necesidades tecnológicas que
soporten los procesos de la organización.
2.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un análisis interno y externo del mercado para determinar la viabilidad del
proyecto y determinar las estrategias que requeriría la empresa para ingresar y permanecer
en el mercado
Establecer un plan de operaciones, una infraestructura, y una organización que permita el
cumplimiento de la propuesta de valor de la empresa y de las estrategias que se
establezcan.
Analizar la factibilidad financiera del negocio; mediante la identificación de recursos de
inversión, presupuestos de costos e ingresos.
16
OPTIMIZA
3
MARCO TEÓRICO
Para desarrollar la idea de negocio fue necesario realizar una selección de los elementos
teóricos y conceptuales que al juicio de las autorasdan soporte al plan de negocios. En este
capítulo se presentan estas teorías y conceptos con el fin de facilitar la comprensión de los
siguientes capítulos.
3.1
PLAN DE NEGOCIOS
Un plan de negocios es un documento que consolida toda la información asociada a una
idea de negocio, con el nivel de detalle necesario no sólo para evaluar su viabilidad sino también
para ponerla en operación ya que describe la estrategia que permite materializar la idea (Silva,
2009).Es decir, el plan de negocios debe proporcionar total claridad de lo que se quiere, de lo que
se pretende. Esto servirá como un plan de acción que evitará en un futuro no muy lejano la
pérdida de tiempo y dinero.
El plan de negocios es de utilidad tanto para los emprendedores como para los
inversionistas. Núñez (2001) afirma: (Nuñez, 2001)
Al emprendedor le sirve como una guía para planificar los pasos para crear la
empresa, determinar los recursos requeridos,evaluar la conveniencia de la idea de negocio
y determinar las estrategias a aplicar. A los inversionistas les sirve para conocer la idea de
negocio y determinar la conveniencia de la financiación dela idea negocio.
17
OPTIMIZA
3.1.1 Metodología utilizada
El plan de negocios debe ser un documento que de manera clara y precisa reúna gran
cantidad de información sobre un proyecto empresarial, y debe responder como mínimo a las
preguntas: ¿qué?, ¿cómo?, ¿con qué?, ¿dónde? y ¿por qué? se va a realizar el proyecto
empresarial; por lo tanto, la forma en la que se estructure el informe es un punto clave para en el
desarrollo, comprensión e interés que pueda despertar a inversionistas u otros interesado la idea
de negocio.
De acuerdo a la estructura de plan de negocios definido por el SENA (2007) un plan de
negocios debe contener como mínimo los elementos que se enuncian a continuación, los cuales
fueron tomados como referencia para la organización y presentación de la presente idea de
negocios. A continuación se transcriben estos elementos en la Tabla 1:
Tabla 1 Metodología del Plan de Negocio.
MERCADO
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
CONCEPTO
CONTENIDO
Defina los objetivos a lograr con el desarrollo de su proyecto, teniendo en cuenta
Definición de
aspectos sociales, económicos, ambientales y los demás que usted considere
Objetivos
relevantes.
Consigne el estudio realizado acerca del desarrollo tecnológico e industrial del
Análisis del
sector; comportamiento del sector en los últimos 3 años, su evolución y tendencia
Sector
prevista a corto, mediano y largo plazo.
Elabore un diagnóstico de la estructura actual del mercado nacional y/o de los
países objetivos; defina el mercado objetivo, justificación del mercado objetivo,
estimación del mercado potencial, consumo aparente, consumo percápita, magnitud
Análisis de
de la necesidad, otro; estimación del segmento/ nicho de mercado (tamaño y
Mercado
crecimiento), Perfil del Consumidor y/o del cliente. importaciones y exportaciones
del producto/ servicio a nivel nacional y mercados objetivos (países);Relacione los
productos sustitutos y productos complementarios.
Identificación de principales participantes y competidores potenciales; análisis de
empresas competidoras; Relación de agremiaciones existentes; Análisis del costo de
Análisis de la
mi producto/servicio frente a la competencia; Análisis de productos sustitutos;
Competencia
Análisis de precios de venta de mi producto /servicio (P/S) y de la competencia;
Imagen de la competencia ante los clientes; Segmento al cual esta dirigida la
18
OPTIMIZA
competencia; Posición de mi P/S frente a la competencia.
ESTRATEGIAS DE MERCADO
CONCEPTO
CONTENIDO
Descripción básica, especificaciones o características, aplicación/ uso del producto
Concepto del
o servicio (por Ej. Si el B/S es de consumo directo, de consumo intermedio, etc.),
Producto ó
diseño, calidad, empaque y embalaje, fortalezas y debilidades del producto o
Servicio
servicio frente a la competencia
Especifique alternativas de penetración, alternativas de comercialización,
Estrategias de
distribución física nacional ó internacional, estrategias de ventas, presupuesto de
Distribución
distribución, tácticas relacionadas con distribución, canal de distribución a utilizar.
Estrategias de comercialización.
Presente un análisis competitivo de precios, precio de lanzamiento, punto de
equilibrio, condiciones de pago, seguros necesarios, impuestos a las ventas, costo de
Estrategias de
transporte, riesgo cambiario, preferencias arancelarias, tácticas relacionadas con
Precio
precios, posible variación de precios para resistir guerra de precios. Explique la
manera mediante la cual definió el precio.
Explique ó describa la estrategia de Promoción dirigida a clientes y canales
(descuentos por volúmenes o por pronto pago), manejo de clientes especiales;
conceptos especiales que se usan para motivar la venta, cubrimiento geográfico
inicial y expansión; presupuesto de promoción, Costo estimado de promoción
lanzamiento y publicidad del negocio. Precio de lanzamiento y comportamiento
esperado del precio (tasa de crecimiento)
Estrategias de
Explique la estrategia de difusión de su producto ó servicio; explique las razones
Comunicación
para la utilización de medios y tácticas relacionadas con comunicaciones.
Relacione y justifique los costos.
Presupuesto de la Cuantifique y justifique los costos en que se incurre en las estrategias de mercadeo
Mezcla de
antes relacionadas(Producto, Precio, Plaza, Promoción)
Mercadeo
Estrategias de
Describa la forma de aprovisionamiento, precios de adquisición, políticas crediticias
Aprovisionamien de los proveedores, descuentos por pronto pago ó por volumen, en caso afirmativo
to
establecer las cuantías, volúmenes y/o porcentajes etc. Definir si los proveedores
otorgan crédito, Establezca los plazos que se tiene para efectuar los pagos
Estrategias de
Promoción
PROYECCIONES DE VENTAS
RECUADRO
CONTENIDO
19
OPTIMIZA
Proyección de
Ventas y Política
de Cartera
OPERACIÓN
CONCEPTO
Descripción del
Proceso
Necesidades y
Requerimientos
Defina cantidades de ventas por periodo (mensualmente, trimestralmente, o
semestralmente, el primer año y los totales por año, para el periodo de evaluación
del negocio (este periodo es variable acorde con la naturaleza del negocio),
teniendo en cuenta las demandas estacionales en caso de presentarse, así como los
aumentos. Determine los ingresos (en $) de acuerdo a la estrategia de precio y a la
proyección de unidades vendidas. Cada producto debe tener asociado la posición
arancelaria de Importación /Exportación. La proyección de ventas debe ser
producto de un análisis en el que se haya utilizado un método de proyección como
los relacionados en la caja de selección que ofrece el sistema. Explique cual es la
fuente de los datos históricos y las razones por las que se utilizó el método
seleccionado.
Defina si dadas las condiciones del mercado se requiere
otorgar crédito a los clientes. En caso afirmativo establecer los plazos de la cartera
y los porcentajes respecto del valor de la venta.
CONTENIDO
Relacione y Describa en forma secuencial cada una de las actividades y
procedimientos que forman parte del flujo del proceso de producción de su
producto ó servicio En caso de subcontratación describir el proceso que es
responsabilidad de la empresa (hacer diagrama de flujo de proceso, e insertarlo
como archivo adjunto)
Relacione las materias primas e insumos requeridos en el proceso de producción
de su producto por cada unidad de producto y por período de producción;
Tecnología requerida: descripción de equipos y máquinas; capacidad instalada
requerida; mantenimiento necesario; Situación tecnológica de la empresa:
necesidades técnicas y tecnológicas; Mano de obra operativa especializada
requerida. Cuantificación del PRESUPUESTO requerido para el cubrimiento de
las necesidades y requerimientos.
COSTOS DE PRODUCCIÓN
CONTENIDO
CONCEPTO
Costos de
Relacione el Costo de las materias primas (definiendo precio por unidad de medida),
Producción
precios actuales, y comportamiento esperado y/o tendencias, Costo de los insumos
(definiendo precio por unidad de medida). Costo de transporte de productos
terminados. $/ por unidad de medida. Costos de los materiales de empaque. Costo de
mantenimiento de la maquinaria y equipo (por año). Costo de mantenimiento de
instalaciones. En los casos que sea necesario establecer costo de repuestos. En los
casos que se requiera, establecer el costo del arrendamiento de instalaciones de
maquinaria y equipo, ó de lotes o terrenos. Requerimiento de mano de obra directa
por periodo (Ej.: por semana, por mes, etc.). Costo de mano de obra directa por
periodo en horario normal. En los casos que se requiera, establecer si existe
estacionalidad en el requerimiento de mano de obra para la operación del negocio.
Costos adicionales de mano de obra directa por concepto de labores que se deben
desarrollar en horas extras. Costo por periodo de mano de obra indirecta. Costo
estimado de los servicios públicos para el componente de producción. Costos
estimados de mantenimiento y repuestos para el componente productivo del negocio.
20
OPTIMIZA
INFRAESTRUCTURA
CONCEPTO
Infraestructura
CONTENIDO
Relacione las máquinas a adquirir indicando la función de cada una de ellas
en la producción ó servicio, relacione el mobiliario y las herramientas a
utilizar en su proceso productivo, indicando el costo unitario de adquisición de
cada maquina, herramienta y mobiliario. Costo de construcción y/o
remodelación de las instalaciones requeridas. Requerimiento de equipos,
muebles e instalaciones para la parte administrativa y de gestión comercial.
Establezca si estas forman parte de las inversiones fijas o se adquieren por el
sistema de arrendamiento.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional
CONCEPTO
Estructura
Organizacional
CONTENIDO
Describa la estructura organizacional incluyendo los niveles directivo,
administrativo y operativo. Igualmente la conformación de la Junta Directiva,
incluyendo la participación de cada uno de los miembros. Relacione los cargos
previstos y el número de empleados por cada cargo.
Aspectos Legales
CONCEPTO
Constitución
Empresa y
Aspectos Legales
CONTENIDO
Especifique el Tipo de sociedad que conformaría, cual es su estado legal actual;
Legislación vigente (normas urbana, ambiental, laboral y protección social,
registros, tributaria, protección intelectual y ambiental) que regule la actividad
económica, la comercialización de los Productos ó Servicios, Normas o Política de
distribución de utilidades.
Costos Administrativos
CONCEPTO
Gastos de
Personal
CONTENIDO
Registre los pagos estimados por concepto de salarios (sueldo, prestaciones
sociales, subsidios, parafiscales), pagos al destajo o jornales, honorarios a
cancelar, una vez empiece a operar la empresa, identificando mensualmente los
valores por cargo durante el primer año. Igualmente, registre los gastos o costos por
concepto de dotaciones, uniformes.
Gastos de Puesta Relacione y Cuantifique los gastos por concepto de arranque y puesta en operación
en Marcha
de la empresa, tales como registros, certificados, permisos, licencias, estudios, etc.
21
OPTIMIZA
Gastos Anuales
de
Administración
Registre los gastos administrativos estimados, valorizados en forma anual, como
servicios públicos.
FINANZAS
INGRESOS
CONCEPTO
Fuentes de
Financiación
Formatos
Financieros
CONTENIDO
Especifique la cuantía de los aportes de los emprendedores, especificando sí se trata de
recursos en efectivo o aportes en bienes y servicios, estableciendo si los recursos se
aplican a la etapa de implementación o a la etapa de operación del negocio. Si se tiene
previsto incorporar recursos de crédito al negocio, se requiere contar con la información
básica del crédito: cuantía, destinación de los recursos (para inversiones fijas, para
capital de trabajo, etc), plazo, forma de pago, tasa de interés etc.
Igualmente, se hace necesario definir la Tasa de rentabilidad, efectiva anual, a la cual
aspiran los emprendedores del negocio.
Baje y diligencie los archivos de Balance inicial y proyectado, Estado de Resultados y
Flujo de Caja. Tenga en cuenta que los periodos de proyección ( para n años) deberán
estar en función de la naturaleza del negocio, no obstante en ningún caso n podrá ser
inferior a 2, una vez diligenciados los formatos utilice la opción que el sistema ofrece
para subirlos.
EGRESOS
CONCEPTO
Egresos
CONTENIDO
Ingrese la siguiente información: Índice de Actualización monetaria, que representa la
tasa anual de crecimiento esperada de los egresos, Inversiones Fijas y Diferidas a
efectuar. También deberá ingresar en el respectivo cuador los Costos de Puesta en
Marcha.
CAPITAL DE TRABAJO
CONCEPTO
Capital de
Trabajo
CONTENIDO
Son los recursos que el emprendedor necesita para financiar la operación del negocio,
suficientes hasta el momento de recuperar las ventas, como: adquisición de materia
prima, adquisición de insumos, pago de mano de obra, costos de transportes, compra de
materiales de empaque, arrendamientos, servicios públicos, etc (costos operacionales).
PLAN DE PUESTA EN MARCHA
CONCEPTO
CONTENIDO
Cronograma de Es la herramienta que permite registrar las actividades, recursos y tiempos en el cual
22
OPTIMIZA
Actividades
se desarrollará el plan de negocio, a través de esta herramienta se podrá hacer
seguimiento a los avances, utilización de los recursos y gestión, con el fin de
observar en forma clara la realización del proyecto. Para cada actividad registre las
metas a lograr y los requerimientos de recursos por período.
Nota.Fuente. SENA, F. E. (30 de Junio de 2007). PLAN DE NEGOCIO. Obtenido de
http://www.fondoemprender.com
3.1.2 El análisis DOFA
El análisis DOFA se utiliza para conocer la situación presente de la empresa,
identificando las amenazas y oportunidades (Factores externos), y determinar las fortalezas y
debilidades del negocio que se quiere desarrollar. Según Weihrich (1982) P.61La matriz DOFA
es una importante herramienta de conciliación que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos
de estrategias: la estrategias FO (fortalezas-oportunidades), las estrategias DO (Debilidadesoportunidades),las estrategias FA (fortalezas-amenazas) y las estrategias DA (debilidadesamenazas)”.La matriz constituye un punto de partida para llevar a cago un análisis sobre como
implementar las estrategias propuestas, así como para considerar los beneficios que podrían llevar
en última instancia a la ventaja competitiva.
3.2
ANÁLISIS DE MERCADOS
Silva(2009), sostiene que para muchos el análisis de mercado es la parte más importante
del plan, porque establece si lo propuesto es factible y provechoso, desde el punto de vista de la
oferta y la demanda”.
Asimismo, Silva (2009) afirma que:
“el objetivo de un análisis de mercados es demostrar la viabilidad comercial de la
idea de negocio, para esto es necesario cuantificar el mercado potencia y calcular su
demanda potencial y de ventas teniendo en cuenta el nicho de mercado objetivo. Se
analizarán las motivaciones y comportamientos de compra de los clientes y sus
23
OPTIMIZA
necesidades. Por último, se debe incluir una reflexión sobre la evolución futura que se
espera del mercado”.
A continuación se describen los tres grandes análisis que se realizan en un estudio de mercado
según lo describeWIKIPEDIA (2012):
3.2.1 Análisis del consumidor
Estudia el comportamiento de los consumidores para detectar sus necesidades de consumo
y la forma de satisfacerlas, averiguar sus hábitos de compra (lugares, momentos y preferencias).
Su objetivo final es aportar datos que permitan mejorar las técnicas de mercado para la venta de
un productos o servicios que cubran la demanda no satisfecha de los consumidores.
3.2.2 Análisis de la competencia
Estudia el conjunto de empresas con las que se comparte el mercado del mismo producto.
Para realizar un estudio de la competencia es necesario establecer quienes son los competidores,
cuántos son y sus respectivas ventajas competitivas. El plan de negocios podría incluir una
plantilla con los competidores más importantes y el análisis de algunos puntos como: marca,
descripción del producto o servicio, precios, estructura, procesos, recursos humanos, costes,
tecnología, imagen, proveedores, entre otros.
3.2.3 Estrategia
Concepto breve pero imprescindible que marcará el rumbo de la empresa. Basándose en
los objetivos, recursos y estudios del mercado y de la competencia debe definirse una estrategia
que sea la más adecuada para la nueva empresa. Toda empresa deberá optar por dos estrategias
posibles:
24
OPTIMIZA
Liderazgo en costo: Consiste en mantenerse competitivo a través de aventajar a la
competencia en materia de costos.
Diferenciación: Consiste en crear un valor agregado sobre el producto ofrecido para que
este sea percibido en el mercado como único: diseño, imagen, atención a clientes, entrega
a domicilio, o cualquier otro factor diferenciador.
3.3
FUERZAS DE PORTTER
Según Michael Porter (citado por Bustamante, 2011) la estrategia competitiva trata sobre
“Ser diferente. Es decir, seleccionar una serie de actividades distinta a las que otros han
seleccionado, para ofrecer una mezcla única de valor”.
Ilustración 1. Fuerzas de PORTTER.
Fuente. Bustamante, M. (27 de Septiembre de 2011). Gaceta Dental. Obtenido de El plan estratégico empresarial y su
implementación en la clínica dental: http://www.gacetadental.com/noticia/9465/GESTI%C3%93N/plan-estrat%C3%A9gicoempresarial-implementaci%C3%B3n-cl%C3%ADnica-dental.htm
De acuerdo al concepto encontrado en WIKIPEDIA (2012).Las 5 Fuerzas de Porter es un
modelo que permite analizar cualquier industria en términos de rentabilidad. Fue desarrollado por
Michael Porter en 1979 y, según éste, la rivalidad entre los competidores es el resultado de la
combinación de las siguientes cinco fuerzas o elementos
25
OPTIMIZA
3.3.1 Poder de Negociación de los compradores o clientes
Esta fuerza toma importancia en el mercado cuando los clientes pueden cambiar
libremente de proveedor, cuando compran en volumen o cuando el productos que van a comprar
son estandarizados o indiferenciados. En estos casos los clientes pueden exigir mayores garantías
y paquetes adicionales, o incluso los proveedores ofrecen adicionales con el fin de garantizar la
lealtad de sus clientes.
“La capacidad de negociación de los consumidores podrá constituir asimismo la fuerza
más importante que afecte la ventaja competitiva. Los consumidores consiguen más capacidad de
negociación en las siguientes circunstancias:
a) Si pueden cambiarse de marcas competidoras a sustitutos de un precio reducido,
b) Si son de particular importancia para el vendedor,
c) Si los vendedores enfrentan una reducción en la demanda por parte de los consumidores,
d) Si están informados acerca de los productos, precios, costos de los vendedores,
e) Si pueden decidir a su antojo si compran o no el producto y cuándo los hacen.”
3.3.2 Amenaza de Los nuevos competidores
Esta fuerza gana importancia cuando en la industria existe mucha facilidad del ingreso de
nuevos competidores.
Algunas industrias tienen fuertes barreras tales como: Tecnología y
conocimiento especializado, alta experiencia y fuerte lealtad del consumidor; sin embargo, a
pesar de estas barreras, en ocasiones algunas empresas logran introducirse en el mercado, en este
caso las empresas existentes deberán definir estrategias que le permitan mantener su
competitividad.
26
OPTIMIZA
3.3.3 La rivalidad entre los competidores.
Por lo general la competencia es la fuerza más poderosa, por lo tanto es necesario realizar
un estudio minucioso de la competencia con el fin de determinar la posibilidad de incursionar en
el mercado objetivo. Cuando la competencia es fuerte, la mejor estrategia a aplicar poder ser:
reducción de precios, aumento de calidad, amplias garantías, amentar la publicidad.
3.3.4 Poder de negociación de los proveedores.
La capacidad de negociación de los proveedores afecta la intensidad de la competencia en
una industria, sobre todo cuando existe un gran número de proveedores, cuando sólo existen unas
cuantas materias primas sustitutas o cuando el costo de cambiar la materia prima por otra es muy
alto.Particularmente se considera que en Optimiza esta fuerza tiene muy baja importancia, ya que
el insumo principal será el recurso humano y no depender así de ningún proveedor. En capítulos
posteriores se incluirá un análisis detallado de la influencia de esta fuerza en la idea de negocio.
3.3.5 Amenaza de ingreso de productos sustitutos
En algunos mercados se logran introducir productos sustitutos, algunos de gran acogida,
otros que pasan
muy desapercibidos. La presión competitiva ocasionada por este tipo de
productos en algunos mercados aumenta conforme al bajo precio de los sustitutos y la
participación del mercado que estos productos logran afianzar.
3.4
MATRIZ RICE
De acuerdo a lo expuesto de por (Weihrich, 1982)en el libro “La estrategia del océano
Azul”, la Matriz RICE o Matriz de las cuatro acciones permite reconstruir los elementos de valor
para el comprador dentro de la construcción de una nueva curva de valor. A fin de romper la
disyuntiva entre la diferenciación y el bajo costo y crear una nueva curva de valor, es preciso
27
OPTIMIZA
formular cuatro preguntas clave tendientes a cuestionar la lógica estratégica y el modelo de
negocios de una industria:
Reducir: ¿Cuáles variables que la industria da por sentada se deben eliminar?
Eliminar: ¿Cuáles variables se deben reducir muy por debajo de la norma de la industria?
Incrementar: ¿Cuáles variables se deben incrementar muy por encima de la norma de la
industria?
Crear: ¿Cuáles variables se deben crear porque la industria nunca las ha ofrecido?
Ilustración 2. Matriz RICE.
Fuente. Weihrich, H. (1982). The Resource-Based theory of competitive advantage: implications for strategy formulation.Long
Range Planning.
Esta matriz estimula a la compañía no sólo a hacer las cuatro preguntas del esquema sino
también a actuar con respecto a esas cuatro preguntas a fin de crear una nueva curva de valor. Al
llenar la matriz con las acciones eliminar, reducir, incrementar y crear, las compañías obtienen
los siguientes beneficios:
Se obliga a buscar simultáneamente la diferenciación y el bajo costo para poner fin a la
disyuntiva entre el valor y el costo,
28
OPTIMIZA
Pueden identificar inmediatamente si están orientadas sólo a incrementar y crear,
elevando su estructura de costos y exagerando en la ingeniería de sus productos y
servicios, problema que suele afligir a muchas,
Sus gerentes de cualquier nivel pueden comprenderla fácilmente, lo cual facilita su
compromiso a la hora de aplicarla,
Como la tarea de llenar la matriz es exigente, las obliga a examinar a fondo cada una de
las variables alrededor de las cuales compite la industria y así descubrir la gama de
suposiciones implícitas que se hacen a la hora de competir.
3.5
MATRIZ DEL PERFIL COMPETITIVO (MPC)
El siguiente es el concepto descrito por FRED R. (2008) sobre la matriz de perfil
competitivo.
La MPC identifica los principales competidores de una compañía así como sus fortalezas
y debilidades principales en relación con la posición estratégica de una empresa que se toma
como muestra, por esta razón estas matriz es una herramienta de “entrada” que resume la
información decisiva sobre los competidores, la cual responde a las siguientes cuestiones:
a) ¿Quiénes son losprincipales competidores de Optimiza?
b) ¿Qué factores claves son los de mayor importancia para tener éxito en la industria?
c) ¿Cuál es la importancia relativa de cada factor decisivo para el éxito den la industria?
d) Hasta que punto es importante cada competidor fuerte o débil en cada factor decisivo del
éxito?
e) En general ¿Qué tan fuerte o débil es cada competidor importante?
29
OPTIMIZA
3.6
ANÁLISIS PEST
El análisis PESTde acuerdo a lo descrito en WIKIPEDIA, (2012)identifica los factores del
entorno general que van a afectar a las empresas. Este análisis se realiza antes de llevar a cabo el
análisis DOFA en el marco de la planificación estratégica. El término proviene de las siglas
inglesas para “Político, Económico, Social y Tecnológico”.
Asimismo en WIKIPEDIA, (2012) se describe que los factores se clasifican en cuatro
bloques:
Político - legales: Legislación antimonopolio, Leyes de protección del medioambiente,
Políticas impositivas, Regulación del comercio exterior, Regulación sobre el empleo,
Promoción de la actividad empresarial, Estabilidad gubernamental,
Económicos: Ciclo económico, Evolución del PNB, Tipos de interés, Oferta monetaria,
Evolución de los precios, Tasa de desempleo, Ingreso disponible, Disponibilidad y
distribución de los recursos, Nivel de desarrollo,
Socio-culturales: Evolución demográfica, Distribución de la renta, Movilidad social,
Cambios en el estilo de vida, Actitud consumista, Nivel educativo, Patrones culturales,
Tecnológicos: Gasto público en investigación, Preocupación gubernamental y de industria
por la tecnología, Grado de obsolescencia, Madurez de las tecnologías convencionales,
Desarrollo de nuevos productos, Velocidad de transmisión de la tecnología,
3.7
PYMES
La Ley numero 590 del 2000define a la PYME de la siguiente forma: “Micro, pequeña y
mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o
30
OPTIMIZA
jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios,
rural o urbana”
Las PYMES se caracterizan por su limitada cantidad de empleados, activos y rango de
activos en pesos. En la siguiente tabla se muestra en detalle los rangos característicos de este tipo
de empresas.
Tabla 2 Definición de Pymes en Colombia
3.8
CONSULTORIA
Cano, (2005) expresa que “las organizaciones buscan apoyarse en el talento, experiencia y
exposición de personas e instituciones, que frecuentemente se enfrentan a la tarea de visualizar el
horizonte y establecer maneras adecuadas de descubrir esa ruta de acción. Estas empresas
conocidas como consultoras, tienen la difícil labor de comprender las tendencias y penetrar en la
incertidumbre de lo que no se conoce” en general las razones por las que las empresas se apoyan
en la consultoría son las siguientes:
a) Para que aporten conocimientos y capacidades especiales,
b) Para que presten ayuda de forma transitoria,
c) Para que den un punto de vista imparcial,
31
OPTIMIZA
d) Para que den a la dirección argumentos que justifiquen decisiones predeterminadas
De acuerdo con el Institute of Management Consultants (2001) define que un consultor
“Es un individuo que provee orientación y asistenciaindependienteacerca de los temas requeridos
por sus clientes. Este individuo puede ser generalista o un especialista el cual se aproxima a los
temas desde puntos de vista específicos, generales o aquellos de interés para sus clientes.
Por otra parte, el Business Service (1997) define al consultor como “una persona
calificada para vender orientación profesional especializada, un profesional independiente
contratado para desarrollar una labor específica en el corto o largo plazo. El consultor es un
especialista que posee una experiencia única en un área específica del conocimiento, con el fin
de:
a) Valorar situaciones, analizar información, presentar propuestas para la acción
b) Ofrecer orientación independiente, lo cual genera unos honorarios por su
concepto."
De acuerdo a estos dos conceptos de consultoría se evidencia en común que la consultoría
es una orientación independiente especializada la cual a la luz de su experiencia y/o conocimiento
identifica un problema, lo valora, lo analiza y realiza unas conclusiones y/o recomendaciones al
cliente para la respectiva toma de decisiones que permitan la mejora de la situación actual.
3.9
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Según la norma ISO (9001:2008), un proceso es un “Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.
32
OPTIMIZA
La firma de consultores PROFITABILITY (2012) afirman lo siguiente con respecto a la
optimización de procesos:
El concepto de enfoque basado en procesos contrasta con la típica estructura de
organización, definida por una matriz de responsabilidades jerárquicas y funcionales. Por
lo tanto, la optimización de la cadena se centra en la secuencia e interacción de varias
operaciones, una visión transversal de la eliminación de desechos para crear valor.En
perspectiva más funcional, un proceso se considera ideal cuando:
a) En cada paso agrega valor, es capaz, está disponible y es apropiado.
b) Todas las etapas del proceso están vinculadas por flujos, jalando y
nivelando la demanda
La eficacia del proceso no es simplemente la velocidad de ejecución. Por el
contrario, un proceso ineficiente informatizado resulta en ineficiencia informatizada y
extremadamente rápida Ccuriosamente, esto sucede muy a menudo porque, en realidad,
rara vez hay un proceso tal como se piensa, y casi nunca en perfectas condiciones.
Los procesos, como todos los componentes de la gestión, son una herramienta para
lograr los objetivos estratégicos de la organización y no un fin en sí mismos, han de
aportar valor, ya que incrementan la calidad, productividad y satisfacción del cliente.
A continuación se incluye la representación de un proceso mediante un diagrama
33
OPTIMIZA
Ilustración 3.Diagrama de elementos de un proceso.
Fuente. PROFITABILITY. (05 de Mayo de 2012). PROFITABILITY. Obtenido de OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS:
http://www.profitability.pt/ES/optimizacao_processos.aspx
3.9.1 Elementos de un proceso
En el diagrama anterior se puede observar cinco elementos: Entradas, salidas, recursos,
sistemas de control y el proceso mismo. A continuación se incluye una explicación de cada uno
de estos elementos
3.9.1.1 Entradas:
Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas.
3.9.1.2 Salidas:
Corresponde a los productos o servicios que espera recibir el cliente, los cuales deben
cumplir con los requerimientos inicialmente establecidos, con el fin de que esta salida cumpla las
expectativas del cliente. De acuerdo a la ISO 9000(2005) existen cuatro categorías genéricas de
productos:
Servicios: Por ejemplo transporte.
Software: Por ejemplo programas de computador, diccionario.
Hardware: Por ejemplo parte mecánica de un motor.
34
OPTIMIZA
Materiales procesados: Por ejemplo lubricantes.
3.9.1.3 Recursos o factores del proceso
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de competencias,
habilidades necesarias y formación requerida,
Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o semielaboradas. No hay
que pensar únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio
la información también es una materia prima,
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware y software,
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento e instructivos.
3.9.1.4 Sistema de control
Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la
toma de decisiones. Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y
mejorar continuamente.
3.9.2 Tipos de procesos
3.9.2.1 Procesosde Gestión.
Son los procesos estratégicos de la organización, también son denominados procesos de
liderazgo o de staff.Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la
organización, proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de mejora.
Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la mejora continua,
la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la salud del sistema de gestión, los
objetivos y políticas globales de la organización.
35
OPTIMIZA
3.9.2.2 Procesos operativos.
Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es decir, conforme a
los requisitos del cliente tanto interno como externo, son la razón de ser de la organización, sin
los cuales esta no tendría sentido, son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el proceso logístico,
el proceso de compras, el proceso de ventas…
3.9.2.3 Procesos de apoyo.
Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de estos.
Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestión financiera, mantenimiento de
infraestructuras, gestión de proveedores (no confundir con gestión de compras), la política de
formación, la gestión de personal.
3.10
SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Peralta, (2012) sostiene que un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, para el manejo
y procesamiento de información, específicamente la captura, transformación, almacenamiento,
protección, y recuperación de datos e información.
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos
dentro de las organizaciones:
a) Automatización de procesos operativos,
b) Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones,
c) Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
36
OPTIMIZA
Ilustración 4. Objetivos de los sistemas de información en una Organización.
Fuente.Peralta,
M.
(11
de
Junio
de
2012).
SISTEMA
DE
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
3.11
INFORMACIÓN.
Obtenido
de
INGENIERÍA DE REQUISITOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Jackson(2005) afirma que en la ingeniería de sistemas y la ingeniería de software, la
Ingeniería de requisitos o Ingeniería de requerimientos comprende todas las tareas relacionadas
con la determinación de las necesidades o de las condiciones a satisfacer para un software nuevo
o modificado, tomando en cuenta los diversos requisitos de los inversores, que pueden entrar en
conflicto entre ellos.
El propósito de la ingeniería de requisitos es hacer que los mismos alcancen un estado
óptimo antes de alcanzar la fase de diseño en el proyecto. Los buenos requisitos deben ser
medibles, comprobables, sin ambigüedades o contradicciones, etc.
La ingeniería de requisitos puede ser un proceso largo y arduo para el que se requiere de
habilidades psicológicas. Los nuevos sistemas cambian el entorno y las relaciones entre la gente,
así que es importante identificar a todos los actores involucrados, considerar sus necesidades y
asegurar que entienden las implicaciones de los nuevos sistemas. Los analistas pueden emplear
37
OPTIMIZA
varias técnicas para obtener los requisitos del cliente. Históricamente, esto ha incluido técnicas
tales como las entrevistas, o talleres con grupos para crear listas de requisitos. Técnicas más
modernas incluyen los prototipos, y utilizan casos de uso. Cuando sea necesario, el analista
empleará una combinación de estos métodos para establecer los requisitos exactos de las personas
implicadas, para producir un sistema que resuelva las necesidades del negocio.
3.11.1 Especificación de requisitos del software
De acuerdo a lo descrito por Wiegers, (2003):Una especificación de requisitos del
software es una descripción completa del comportamiento del sistema a desarrollar. Incluye un
conjunto de casos de uso que describen todas las interacciones que se prevén que los usuarios
tendrán con el software. También contiene requisitos no funcionales (o suplementarios). Los
requisitos no funcionales son los requisitos que imponen restricciones al diseño o funcionamiento
del sistema (tal como requisitos de funcionamiento, estándares de calidad, o requisitos del
diseño).
Las estrategias recomendadas para la especificación de los requisitos del software están
descritas por IEEE 830-1998. Este estándar describe las estructuras posibles, contenido deseable,
y calidades de una especificación de requisitos del software.
Los requisitos se dividen en tres:
Funcionales: son los que el usuario necesita que efectúe el software. Ej: el sistema
debe emitir un comprobante al asentar la entrega de mercadería.
No funcionales: son los “recursos” para que trabaje el sistema de información (redes,
tecnología). Ej: el soporte de almacenamiento a usar debe ser MySQL.
38
OPTIMIZA
Empresariales u Organizacionales: son el marco contextual en el cual se implantará el
sistema para conseguir un objetivo macro. Ej: abaratar costos de expedición.
3.11.2 Casos de uso
Según Jacobson, Jonsson, & Overgaard, (2009), un caso de uso es una técnica para
documentar posibles requisitos, graficando la relación del sistema con los usuarios u otros
sistemas. Dado que el propio sistema aparece como una caja negra, y sólo se representa su
interacción con entidades externas, permite omitir dichos aspectos y determinar los que realmente
corresponden a las entidades externas. El objetivo de esta práctica es mejorar la comunicación
entre los usuarios y los desarrolladores, mediante la prueba temprana de prototipos para
minimizar cambios hacia el final del proyecto y reducir los costes finales.
3.12
SISTEMAS DE INFORMACIÓN VS. PROCESOS
Las organizaciones están viviendo un cambio en el paradigma de desarrollo de sus
sistemas de información: de los datos a los procesos. La finalidad que se persigue con ello es
enfatizar los procesos de negocio para conseguir arquitecturas más ágiles y flexibles, adaptables
alos continuos cambios que se producen en los mercados en los que las organizaciones
desarrollansu negocio. El objetivo es independizar la gestión de los procesos de negocio de las
aplicaciones,para que cualquier modificación en la lógica de negocio no afecte al código de las
aplicaciones. (Soto & Cuervo, 2006)
39
OPTIMIZA
4
4.1
MARCO CONTEXTUAL
ESTADO ACTUAL DE LA ECONOMIA EN COLOMBIA
La situación económica y global ha tenido fuertes cambios en los últimos años, las
economías desarrolladas han caído en un déficit financiero del cual están intentando recuperarse,
por otra parte las economías emergentes están liderando la recuperación económica y sacando al
mundo de la crisis(CONSEJO PRIVADO DE COMPETITIVIDAD, 2011), esta nueva situación
esta generando grandes oportunidades para los países en vía de desarrollo, pero también grandes
retos como lo son el de transformar las bases productivas para que sean mas competitivas.
Colombia fue recientemente incluida en el grupo de los “Civet”, grupo que conforma las
seis economías con mayores expectativas de crecimiento en la próxima década(RevistaSemana,
2010). El gobierno nacional viendo esta oportunidad definió unos objetivos entre los cuales
están: incentivar el desarrollo de sectores de clase mundial, lograr un salto en la productividad y
el empleo y fortalecer el uso de la ciencia y la tecnología; definió también mediante el Conpes
3527 en Junio del 2008 una política nacional de competitividad, en la cual estableció 15 sectores
de transformación productiva con unos planes de acción muy específicos con metas, tiempos y
responsables, planes a los cuales les han hecho seguimiento y los resultados al 2011 fueron muy
favorables(CONSEJO PRIVADO DE COMPETITIVIDAD, 2011).
Según una publicación de la revista Dinero (Dinero, 2007), “es fundamental en la
industria Colombiana la toma de conciencia sobre la importancia en estos momentos de llegar a
competir no por precio sino por valor agregado y productividad, a través de opciones como la
innovación, tiempos de entrega, producción y mercadeo de los productos; aspectos todos ellos,
que le podrían dar oxigeno a las empresas”.
40
OPTIMIZA
Por lo anterior, uno de los aspectos fundamentales para la competitividad en la economía
Colombiana, en especial en la industria Palmicultora radica en la optimización de los procesos
productivos, adaptándose a los estándares internacionales, ya que es la única forma de
incrementar su productividad y tiempo de entrega.
4.2
ANÁLISIS DEL SECTOR PALMICULTOR EN COLOMBIANA
4.2.1 Historia de la Industria Palmicultora
La siguiente es la historia de la palma descrita por Fedepalma(2011):
Su introducción a la América tropical se atribuye a los colonizadores y comerciantes
esclavos portugueses, que la usaban como parte de la dieta alimentaria de sus esclavos en el
Brasil.
En 1932, Florentino Claes fue quien introdujo la palma africana de aceite en Colombia y
fueron sembradas con fines ornamentales en la Estación Agrícola de Palmira (Valle del Cauca).
Pero el cultivo comercial sólo comenzó en 1945 cuando la United Fruit Company estableció una
plantación en la zona bananera del departamento del Magdalena.
La expansión del cultivo en Colombia ha mantenido un crecimiento sostenido. A
mediados de la década de 1960 existían 18.000 hectáreas en producción y hoy existen más de de
360.000 hectáreas (a 2010) en 73 municipios del país distribuidos en cuatro zonas productivas.
a)
Norte - Magdalena, Norte del Cesar, Atlántico, Guajira,
b)
Central - Santander, Norte de Santander, sur del Cesar, Bolívar,
c)
Oriental - Meta, Cundinamarca, Casanare, Caquetá,
d)
Occidental - Nariño
41
OPTIMIZA
4.2.2 Importancia del sector Palmicultor en la economía colombiana
Dentro de los sectores de transformación productiva se encuentra el sector de Palma, este
sector siendo consecuente con el Conpes 3527 generó un plan de desarrollo del sector de aceites
y grasas vegetales (Ministerio de Agricultura, 2012), en dicho plan realizaron un análisis del
sector y determinaron unas brechas competitivas, una de ellas es que se requiere de mayores
esfuerzos en homogenización de procesos, innovación y capacitación; por lo que identificada la
brecha definieron unas iniciativas, entre ellas se encuentra la de “validar, desarrollar y adoptar
mejores prácticas y tecnológicas en el cultivo de palma(Ministerio de Agricultura, 2012).
Ilustración 5. Importancia del Sector Palmicultor en Colombia
Fuente.MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. “ Plan de Desarrollo para cuatro sectores claves de la
agroindustria de Colombia” (2012) Recuperado el 14/04/12de https://www.mincomercio.gov.co/ptp/descargar.php?id=60717
Las actividades principales definidas para el cumplimiento de dicha iniciativa son las
siguientes:
42
OPTIMIZA
Ilustración 6. Validar, desarrollar y Adoptar mejores prácticas y Tecnologías en el Cultivo de la Palma de Aceite –
primera parte.
Fuente. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. “ Plan de Desarrollo para cuatro sectores claves de la
agroindustria de Colombia” (2012) Recuperado el 14/04/12 de https://www.mincomercio.gov.co/ptp/descargar.php?id=60717
Ilustración 7. Validar, desarrollar y Adoptar mejores prácticas y Tecnologías en el Cultivo de la Palma de Aceitesegunda parte.
Fuente. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. “ Plan de Desarrollo para cuatro sectores claves de la
agroindustria de Colombia” (2012). Recuperado el 14/04/12de https://www.mincomercio.gov.co/ptp/descargar.php?id=60717
43
OPTIMIZA
Esto quiere decir que el reto que tiene el sector palmicultor es exigente, las empresas de
palma para lograr los objetivos nacionales deben iniciar una gestión de cambio que debe surgir
desde el interior de las compañías. Uno de los palmicultores la señora Raquel Cervantes en una
entrevista resaltó que “una de las estrategias emprendidas para transformar su empresa y
posicionarla en el mercado fue el generar un enfoque por procesos dentro de su organización e
implementar un sistema de gestión de calidad” (Revista Vanguardia Liberal, 2008)
El presidente Ejecutivo de Fedepalma Jens Mesa Dishington, mencionó en una entrevista
para la revista de Fedepalma “que la aprobación del TLC con Estados Unidos, destaca la
importancia de que Colombia trabaje de manera prioritaria en lo que se conoce como la “Agenda
Interna”, y que de esta forma se superen los cuellos de botella que afectan de manera transversal
la competitividad de los sectores productivos” (FEDEPALMA, TLC con Estados Unidos, un
desafío para la competitividad, 2011).Fedepalma es la federación de los palmicultores, es una de
las mas solidas del país, ha impactado de manera considerable en la competitividad del sector y
en el cumplimiento de los objetivos sectoriales en temas de investigación, transferencia de
tecnologías, comercialización y promoción de nuevos cultivos.
4.2.3 Descripción Sector Palmicultor En Colombia
Colombia es el quinto exportador de aceite y el primero en Latinoamérica (Fedepalma,
2012). En Colombia la producción de aceite de palma corresponde a un poco mas del 85% del
total de aceites y grasas vegetales producidos en el país, ha tenido un crecimiento de producción
en los últimos cinco años de un 28%, y el presidente Santos prevé que en los próximos cuatro
años de su gobierno la producción de aceite de palma aumentará en un 80%. La producción de
aceite de la zona Oriental tiene una participación del 37% del total de la producción colombiana y
44
OPTIMIZA
ha tenido un crecimiento en los últimos cinco años de un 52% muy superior al crecimiento de
producción nacional(FEDEPALMA, Sistema Estadistico del Sector Palmero, 2007 al 2011).
Ilustración 8. Crecimiento Anual de la Producción
Fuente. ANUARIO ESTADÍSTICO-2010. Fedepalma Pg. 5
4.2.3.1 Principales empresas del sector Palmicultor.
En Colombia hay un total de 112 empresas de producción y extracción de aceite de palma,
de las cuales 65 se encuentran en los departamentos de Cundinamarca y el Meta. El 66% de
dichas empresas son de tamaño grande, el 33% son Pymes(Super Intendiencia de Sociedades,
2012).
Los departamentos que poseen más área sembrada en palma de aceite son en su orden:
Meta (1), Cesar (2), Santander (3), Magdalena (4), Nariño (5), Casanare (6), Bolívar (7),
Cundinamarca (8) y Norte de Santander (9) (FEDEPALMA, 2011).
En el departamento del Meta se cuenta con 18 plantas extractoras, una capacidad instalada
de 212 t/fruto/h y una capacidad de almacenamiento de 20800 t; las plantas se encuentran
45
OPTIMIZA
ubicadas en los municipios de San Carlos de Guaroa (7), Acacías (5), Cumaral (2), Barranca de
Upía, Cabuyaro, Puerto Gaitán y San Martín. La mayor producción de fruto de palma de aceite en
el departamento la tiene el municipio de San Carlos de Guaroa, seguido por Acacías, San Martín,
Cumaral y Barranca de Upía (FEDEPALMA, 2011).
4.3
CONSULTORÍA EN COLOMBIA
La consultoría en el país ha tomado mucha fuerza y es un sector en crecimiento. Según un
estudio elaborado por Kennedy Consulting Research & Advisory, "Latin America Consulting
Marketplace", el sector de la consultoría de Colombia crecerá $100 millones en el período de
previsión 2009-2013. A este ritmo, Colombia remplazará a Argentina como el cuarto mayor
sector de consultoría de América Latina para 2013.
En una consulta realizada a la base de datos de las empresas registradas ante la
superintendencia de industria y comercio (2012) se encontró que en Bogotá existen 583 empresas
registradas en la actividad económica “otras actividades empresariales”. De dichas empresas 62
son empresas que ofrecen consultoría y asesorías empresariales en optimización de procesos y/o
asesoramiento en sistemas de información, el 33% son grandes empresas, el 25% son medianas y
el 41% son mypes. Dentro de la investigación realizada no se logró evidenciar el tamaño de la
oferta de consultoría independiente, es decir de aquellos consultores que prestan sus servicios
bajo el nombre de una persona natural, este tipo de asesores prestan sus servicios normalmente a
las pymes.
La revista Dinero(2007) realizó una encuesta a 90 firmas de consultoría en Colombia, en
dicha encuesta se evidenció que la consultoría en procesos, sistemas gerenciales y sistemas de
información es vista como áreas generadoras de valor, dentro de los factores de éxito que
46
OPTIMIZA
consideran que diferencian a las empresas consultoras está la experiencia, la capacidad de
implementación, la capacidad de comunicación y la capacidad de análisis de la firma consultora.
Otros factores resaltados por empresarios y consultores son la capacidad de adaptación,
negociación, persuasión, innovación y de trabajo en equipo, pero sin duda el factor clave es la
confianza que se genere entre la empresa y la firma consultora.
En dicha encuesta también se logra evidenciar que las firmas de consultoría más grandes
de Colombia son sedes de multinacionales reconocidas internacionalmente, y tienen como
fortaleza una experiencia de varios años en el mercado, pero se evidencia que una de las
debilidades de las firmas de consultoría en Colombia es que del grupo de trabajo de consultores
solo el 20% cuentan con formación especializada.
Dentro de las conclusiones de la encuesta hecha por la revista Dinero mencionan que a lo
largo de estos últimos años, la consultoría ha sido una fuente importante de desarrollo y cambio
para el sector empresarial colombiano, ha contribuido a elevar el nivel gerencial del país y
perciben a los consultores como generadores de valor y agentes de cambio que permiten que las
gerencias estén a la vanguardia y estén adoptando las mejores practicas del mercado(Dinero,
2007).
4.4
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN COLOMBIA
Según una publicación realizada por la revista Dinero(2007)“uno de los retos más
importantes que afronta la pyme colombiana es el de mantenerse competitiva tanto en el mercado
nacional como en el internacional y uno de los factores que más influyen para la consecución de
este objetivo es la tecnología, que permite mejorar los procesos productivos”.
47
OPTIMIZA
Las tecnologías de la información y de las comunicaciones, TIC, han experimentado un
significativo avance en los últimos años en Colombia. Los diferentes sectores de la sociedad han
comenzado a implementar las nuevas tecnologías en sus actividades. A la par “Colombia ha
experimentado un incremento en la producción de software, logrando un nivel de madurez que
con los incentivos apropiados, podría mejorar hasta alcanzar niveles cualitativamente altos a
escala internacional” (Montenegro, 2001). En particular, Colombia junto con otros 187 países,
se comprometió en la “Declaración del Milenio” a velar por que se aprovechen los beneficios de
las TIC en colaboración con el sector privado, (Comision Nacional de Comunicaciones, 2010).
De cara a estos desafíos, la política nacional en materia de TIC ha venido adelantando programas
orientados a cimentar las bases necesarias para adelantar las tareas en la cuales el país se ha
comprometido,hacen parte de dichas iniciativas el Plan de TIC 2008-2019 “Colombia en línea
con el futuro” (PNTIC), el Pacto Social Digital y con la llegada del nuevo Gobierno se presentó
la política de desarrollo para el sector TIC, acorde con los lineamientos del PNTIC, dentro del
denominado Plan Vive Digital.(Ministerio de Tecnologías de Información, 2011), en dicho plan
se realizó un análisis de la apropiación de las TICS en Colombia y se determinaron unas acciones
para comprometer al país en dicha apropiación.
El Plan Vive Digital responde al reto del gobierno colombiano de alcanzar la prosperidad
democrática gracias a la apropiación y el uso de la tecnología. “Este proyecto le apuesta a la
masificación de Internet. Está demostrado que hay una correlación directa entre la penetración
de Internet, la apropiación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), la
generación de empleo y la reducción de la pobreza” (Ministerio de Tecnologías de Información,
2011),. El plan Vive Digital conlleva entonces importantes beneficios sociales y económicos para
el País.
48
OPTIMIZA
De acuerdo a un estudio realizado por la Universidad de los Andes en el 2001
(Montenegro, 2001). Para aquella época el 100% de las compañías en Colombia tenía internet,
más del 70% de las empresas tenían equipos computarizados y software especializado sobresale
también el número de empresas que tenía página web.
Tabla 3. Complementos de la Infraestructura
Nota. Fuente.MONTENEGRO Santiago.”La Tecnología de la Información y de las Comunicaciones en Colombia”. Universidad
de los Andes. 2001. Recuperado el 14/04/12 de la pagina web
http://www.cid.harvard.edu/archive/andes/documents/workingpapers/it/it_colombia.pdf
Esto quiere decir que si las empresas colombianas tienen en su mayoría tecnología de la
información, hay una oportunidad importante de optimizar el uso de dicha tecnología o bien
mejorar la actual para optimizar los resultados de los procesos del negocio.
4.4.1 Características de las PYME
Las PYMES se caracterizan por su limitada cantidad de empleados, activos y rango de
activos en pesos. De acuerdo a la tabla 2, se evidencia los rangos de activos en pesos para
definir las pymes.
49
OPTIMIZA
Teniendo en cuenta que OPTIMIZA es una empresa PYME de consultoría, ubicada en el
sector de servicio, a continuación se muestra la proporción de Pymes por sector. Se puede
visualizar que el sector de servicio ocupa un 37%, sector que ha venido incrementando su
participación los últimos años de manera gradual y significativa para la economía nacional
aportando así al PIB.
Ilustración 9. Distribución de la Pyme por Sector
Fuente: Información de Fundes validada con la de confecámaras del 2001
4.5
ANALISIS DEL SECTOR
4.5.1 Análisis PEST
De acuerdo al concepto de análisis Pest visto en el capitulo 2 de este trabajo, se realizó el
análisis PEST con el fin de identificar factores del entorno en general que puedan afectar la
constitución y crecimiento de Optimiza.
4.5.1.1 Factores políticos
El programa de transformación productiva liderado por el Gobierno Nacional y el
Ministerio de industria y comercio, el cual ha diseñado unos planes de negocio para desarrollar
50
OPTIMIZA
sectores como el palmicultor para que sean de clase mundial(Ministerio de Comercio, 2012).
Estos sectores requieren optimizar sus procesos para ser de talla mundial.
La firma del Tratado de Libre Comercio (TLC) con los Estados Unidos, el ministerio de
Hacienda Juan Carlos Echeverry, mencionó para una entrevista con el Diario el planeta que al
Colombia firmar el TLC se va a generar inversión, comercio y desarrollo entre los dos Países. Es
una oportunidad en la economía colombiana, la cual resultará beneficiada y añadió que el
acuerdo comercial va a provocar un crecimiento del Producto Interno del país en medio punto
adicional de acuerdo con los cálculos matemáticos que se han realizado (Planeta, 2011). Por otra
parte el actual embajador de estados unidos en Colombia Michael McKinle afirmo en una
entrevista con el Diario la Republica que el sector servicios será uno de los sectores que mas se
va a beneficiar con la firma del TLC, mencionó también que el sector de servicios cada vez tiene
mas peso en la economía mundial. (Colprensa, 2011).
Ley 590 del 10 de Julio de 200 – Ley Mipyme, La cual se creó para promover el
desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas, algunos de los beneficios mencionados
en la ley son:
Incentivos parafiscales: durante los tres primeros años de operación reduce el valor de los
aportes parafiscales en 75%, 50% y 25%. 1 ,2 y 3 año respectivamente,
Condiciones especiales de créditos a empresas generadoras de empleo. Si Optimiza
genera nuevas vacantes El Fondo Nacional de Garantías S.A. podrá otorgar condiciones
especiales de garantía por un 80% del valor del crédito requerido para el emprendimiento,
Apoyo mediante diferentes entidades al acceso gratuito de la información requerida para
la creación de empresa.
51
OPTIMIZA
Ley 1429 de 2010 – Ley de formalización y generación de empleo, la cual menciona
algunos beneficios para disminuir los costos en la constitución y mantenimiento de la empresa en
los primeros años para jóvenes empresarios menores de 28 años:
Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta,
Progresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones de nómina,
Progresividad en la matricula mercantil y su renovación,
Progresividad en el Impuesto de Industria y Comercio
La Cámara de Comercio tiene un programa para cofinanciar la consultoría especializada
para pymes, donde la Cámara de comercio cubre un 50% y la empresa cubre el otro 50% del
costo de la consultoría, durante el 2010 se beneficiaron 267 empresas a través del servicio de
consultoría especializada de Bogotá Emprende en temas como certificación en sistemas de
gestión de calidad ISO 9001, gestión comercial, financiera, gestión de empresa familiar y gestión
estratégica(CAMARA DE COMERCIO, 2012). Por otra parte el SENA mediante la Ley 344 de
1996 esta obligada a invertir 20% de sus recursos en programas y proyectos de competitividad y
desarrollo tecnológico productivo. Esto quiere decir que las pymes también podrían tener la
alternativa de recurrir al apoyo de entidades del gobierno para la optimización de sus procesos a
un bajo costo.
4.5.1.2 Factores Económicos
“Se espera un crecimiento del mercado consultor en $100 millones en el período de
previsión 2009-2013(Daly, 2010)el sector de servicios ha ido incremento su participación en el
PIB, según el DANE el rubro de servicios registró en 1980 una participación del 13 por ciento,
52
OPTIMIZA
actualmente se encuentra en el 20.4 por ciento (DANE, 2012). Esto se traduce en que se esperaría
para los próximos años un crecimiento de la oferta de servicios de consultoría.
Al existir mayor crecimiento del mercado consultor podría significar mayor oferta del
servicio de consultoría, sin embargo hay también una tendencia de crecimiento del sector de
palma, al cual principalmente se ofertarálos servicios de optimiza, el sector palmero ha tenido un
crecimiento de producción en los últimos cinco años de un 28% y se espera el mismo crecimiento
para los próximos años(FEDEPALMA, Sistema Estadistico del Sector Palmero, 2007 al 2011);
esto querría decir que el crecimiento de la oferta y demanda podría ser simultaneo.
Es de resaltar que las empresas que vean como oportunidad de negocio el TLC requerirán
de generar estrategias para ser más competitivas y uno de los factores críticos de éxito para
sostenerse en el mercado puede ser la optimización de sus procesos y la adopción de nuevas
apropiados sistemas de información.
4.5.1.3 Factores Socioculturales
Colombia se puede determinar como un Hub regional de Suramérica(OCAMPO, 2011);
esto se debe a su ubicación geográfica estratégica, la cual actúa como puente entre diferentes
países. En Colombia se ha disminuido los problemas de seguridad(MINISTERIO DE DEFENSA,
2012); por lo que el país se ha vuelto más atractivo para invertir, y la consecuencia de ello es que
más empresas requieren prepararse para ofrecer sus productos y/o servicios hacia afuera.
Los colombianos se han caracterizado y han sido reconocidos internacionalmente por ser
gente creativa, trabajadora, que ha aprovechado muy bien la “iniciativa criolla”, la energía
53
OPTIMIZA
generadora de emprendimiento colombiano no ha parado y día a día adquiere mayor relevancia
(Clavijo, 2011).
Por otra parte el empresario colombiano común suele estar absorto resolviendo el día a
día, tanto así que olvidan estar informándose en los cambios que puedan afectar su negocio
(España, 2011). Debido a ello la importancia que un consultor especializado guíe al empresario
en las decisiones que requieren de una visión externa que le permitan tener a la vanguardia su
negocio en un mercado competitivo.
4.5.1.4 Factores Tecnológicos
Teniendo en cuenta que la mayoría de empresas Colombianas poseen tecnología para el
manejo de la información de su compañía (Montenegro, 2001) y que con el plan Vive Digital
establecido por el gobierno mas empresas tendrán acceso a las TICS, existe una oportunidad
importante de mejorar dichas herramientas a la par con las necesidades de optimización de los
procesos.
Si los sectores tienden a homogenizar sus sistemas de información, es posible que la
información que generen las empresas sea utilizada de forma más útil, más oportuna y más veraz
para la toma de decisiones del mismo sector y para las mismas empresas
De las empresas de consultoría en procesos analizadas, se evidenció que son muy pocas
las empresas pymes que ofrecen servicios de optimización de procesos en conjunto con el
mejoramiento de los sistemas de información (ver anexo 2). Esto se convierte en oportunidad
para Optimiza al ofrecer de manera integrada estos dos servicios.
54
OPTIMIZA
4.5.2 Fuerzas De Porter
Para determinar si la idea de negocio es oportuna, se realizará un análisis mediante el
modelo de Porter, a través de la evaluación de los objetivos y recursos frente a las cinco fuerzas
que rigen la competencia industrial, esto teniendo en cuenta el concepto definido en el capitulo
3.3Fuerzas de PORTTER.
4.5.2.1 Amenaza de la entrada de nuevos competidores
El sector de consultoría esta en crecimiento (Daly, 2010), la llegada de empresas
interesadas en participar en este sector será constante hasta aprovechar las oportunidades del
mercado.
Dentro de las estrategias comunes que tienen las empresas nuevas para incursionar en el
mercado será el precio de la consultoría y la formación y experiencia de los consultores que
componen la empresa (Ver Anexo 5. Características de la competencia).
Dentro de las barreras de entrada en común que tendrían las empresas consultoras estaría
la identificación de la marca, es decir la credibilidad, seriedad y fidelidad que sentirían los cliente
hacia la empresa consultora por sus años de experiencia y consecuentemente por la referencia de
otras empresas cliente que pueden asegurar la calidad de los servicios. Otra barrera sería los
canales de comercialización, deberían ser muy estratégicos para que sean efectivos.
4.5.2.2 Amenaza de ingreso de productos sustitutos.
Los servicios sustitutos reales o potenciales, pueden ser las empresas que venden
productos, que como estrategia de mercado ofrecen “servicios técnicos” que consisten en el
asesoramiento en buenas prácticas de la actividad o proceso con el que se encuentran
55
OPTIMIZA
relacionados. Un ejemplo de ello puede ser una empresa de automatización que ofrece equipos
para reducir tiempos en el proceso de extracción, que como plus ofrecen recomendaciones sobre
las prácticas aplicadas al proceso. Esto mismo ocurriría en las empresas que instalan software de
información, vendan repuestos, materia prima o insumos de los procesos, la desventaja de este
servicio sustituto es que se enfoca en la mejora de una parte específica de un proceso, los cuales
no llega a ver la compañía desde un marco mas global, adicionalmente como el servicio es un
plus, no hay un acompañamiento en la implementación hasta la obtención de resultados.
Otro servicio sustituto importante son las empresas que ofrecen asesoramiento en la
obtención de certificaciones en normas nacionales e internacionales. El producto de estas
empresas es el certificado, por lo que no es prioridad que los procesos generen mejores
resultados; sin embargo por la actividad de Optimiza podrían relacionarla fácilmente con las
empresas que ofrezcan este tipo de servicios.
4.5.2.3 Poder de negociación de los proveedores.
Los profesionales que se requerirían como proveedores para prestar servicios
especializados de consultoría, de acuerdo a su especialidad podrían colocar su propia tarifa sin
dar lugar a negociación. Por otra parte podrían apropiarse del mercado de manera independiente,
llevándose las estrategias de Optimiza si estas no son tan sólidas que el cliente no las identifique.
Por lo que la propuesta de valor debe ser muy solida, y en la medida de la experiencia ofrecer
confianza y resultados de tal manera que el empresario vea que el consultor es la empresa y no el
proveedor que preste los servicios en nombre de la empresa.
56
OPTIMIZA
4.5.2.4 Poder de negociación de los clientes.
El segmento de clientes al que se va dirigir Optimiza inicialmente los servicios, tiene una
federación (FEDEPALMA, 2011) que controla temas como el precio del mercado, y agremia en
diferentes eventos a los palmicultores para buscar beneficios en común. Por lo que el respaldo
que tienen los palmicultores de la federación es bastante alto y como gremio el poder de
negociación será bastante fuerte en la negociación de los servicios si se quisiera ofrecerlos a
escala. Sin embargo es una oportunidad el que estén muy bien organizados; ya que al prestar un
buen servicio en una empresa, esto será de conocimiento del resto de las empresas que conforman
dicho gremio.
4.5.2.5 La rivalidad entre los competidores.
De acuerdo al estudio realizado de las empresas de consultoría, se evidenció que las
empresas grandes de consultoría tienen como estrategias principalmente la innovación, la
investigación, tecnología, la experiencia y el conocimiento, tienen un listado amplio de clientes a
los cuales les han prestado sus servicios. Por otra parte las empresas pymes de consultoría
ofrecen conocimiento y generación de valor en las empresas clientes.
Para fortalecer el posicionamiento de Optimiza en el mercado y proteger así la posición
competitiva de los rivales que Optimiza tenga en el sector, Optimiza debe concentrarse en
fortalecer los factores en común que ofrecen las empresas de consultoría pyme, es decir el
conocimiento y la generación de valor, pero destacándonos por un factor critico de éxito que
distinga a Optimiza del resto de las empresas.
57
OPTIMIZA
Por otra parte en dicho estudio se evidencia que los competidores son muy diversos, los
objetivos y mercados a los que están dirigidos son diferentes. Esto permite que las razones que
tengan las empresas clientes para escoger la consultoría puedan variar de acuerdo a cada negocio.
Del análisis de esta fuerza se puede deducir que el grado de rivalidad entre los
competidores aumentará a medida que se eleve la cantidad de éstos, se vayan igualando en
tamaño y capacidad, se vayan generando nuevas propuestas de valor, se vaya disminuya la
demanda de productos y/o se reduzcan los precios.
4.5.3 Matriz Del Perfil Competitivo
Se definió la Matriz de perfil de competitivo con el fin de compararnos con la
competencia y obtener información que permita a Optimiza construir de forma acertada la
estrategia, teniendo en cuenta el capitulo 3.5Matriz del perfil competitivo (MPC), se realizó la
matriz de la siguiente forma:
Se colocaron los factores que las autoras consideraron como críticos de éxito en el
negocio de consultoría, y se escogieron dos competidores que por su tamaño, el mercado que
tienen y por los servicios que ofrecen, los cuales sirve para comparar el perfil de Optimiza. Se
colocó también una ponderación relativa por cada factor crítico de éxito:
58
OPTIMIZA
ILUSTRACIÓN DE UNA MATRIZ MPC GENÉRICA
http://www.bdo.com.co/index.php/es/servicios/gestion-por-procesos-bpm
http://www.stratco.com.co/servicios.html
BDO COLOMBIA
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Experiencia
Conocimiento
Confiabilidad
Ofrecer optimizacion de procesos mas Tecnologia de
Informacion
Innovacion
Generacion de Valor
Total
STRATCO
OPTIMIZA
PONDERACIÓN
20,00%
20,00%
10,00%
20,00%
10,00%
20,00%
100,00%
Clasificación Puntuación Clasificación Puntuación Clasificación Puntuación
4
0,8
4
0,8
1
0,2
4
0,8
4
0,8
4
0,8
4
0,4
4
0,4
2
0,2
2
2
3
0,4
0,2
0,6
3,2
2
1
3
0,4
0,1
0,6
2,5
4
1
3
0,8
0,1
0,6
2,1
* 1 = DEBILIDAD PRINCIPAL, 2 =DEBILIDAD MENOR,
3= FORTALEZA MENOR 4=FORTALEZA PRINCIPAL
Ilustración 10. Matriz genérica del Perfil Competitivo.
Fuente. Autoras tomando la información de las encuestas y de la visita de las paginas de las empresas con las que se realizó la
comparación
Al realizar la comparación se encontró que Optimiza debe establecer una estrategia para
contrarrestar de inicio la poca experiencia que pueda tener. Por otra parte Optimiza debe lograr
generar confiabilidad en los clientes que se vayan logrando y resaltar la propuesta de valor de
ofrecer las recomendaciones para la optimización de procesos a la par de la optimización de los
sistemas de información con la que cuenten los clientes. La generación de valor que es la
medición del proceso después de optimizado permitirá generar también confiabilidad en la
prestación del servicio.
4.5.4 Analisis Dofa
De acuerdo a lo descrito en el capítulo 3.1.2El análisis DOFA, se desarrolló la matriz
para hacer un análisis de la correlación entre los factores externos con los internos para
determinar las estrategias que puedan llevar a Optimiza a mejores beneficios, el análisis realizado
es el siguiente:
59
OPTIMIZA
4.5.4.1
Fortalezas
El equipo de trabajo de Optimiza esta altamente motivado y con un espíritu soñador que
demuestra las ganas de iniciar el propio negocio, los perfiles individuales de las autoras
demuestran una formación profesional idónea para la consultoría y cada una tiene experiencia en
empresas que aportarán al objeto del negocio, la integración de los perfiles es un factor
importante para la prestación del servicio de consultoría. Por otra parte las autoras conocerían del
sector palmicultor, por el análisis sectorial que se ha ido realizando y por las visitas a la
federación, también conocen de las TICs mas comúnmente usadas en las organizaciones.
4.5.4.2 Debilidades
Debido a que la empresa hasta ahora iniciaría su actividad, sus debilidad principales son
la falta de experiencia, ya que la marca no la conocen los clientes potenciales, por lo tanto aun
Optimiza no tiene su confiabilidad.
4.5.4.3 Oportunidades
El entorno colombiano está en el momento indicado para impulsar empresas como
Optimiza que permitirá cerrar las brechas de las competencias que deben tener las organizaciones
para aprovechar las alianzas generadas con otros países y que permita elevar los sectores como es
el palmicultor para que se transformen de talla mundial.
4.5.4.4 Amenazas
La competencia de Optimiza es fuerte en conocimiento y experiencia y por tanto tienen la
credibilidad del mercado. Por otra parte los servicios sustitutos de consultoría pueden tomar
partes del mercado a un bajo o nulo costo. El gremio del sector palmicultor es fuerte es probable
60
OPTIMIZA
que si Optimiza va a ofrecer asesoría a escala tengan una alta ventaja en la negociación del
precio.
FORTALEZAS
1 Espíritu emprendedor de las socios
Formacion y experiencia personal de las
2
emprendedoras
3 Conocimiento del sector palmicultor
4 Conocimiento de las TICs
OPORTUNIDADES
1 Marco legal para la creación de empresas
2 Programa de transformación productiva
3 Firma TLC
4 Crecimiento del sector palmero
5 Promocion del gobierno del uso de las TICS
AMENAZAS
La competencia tiene experiencia y
1
credibilidad
2 Servicios sustitutos de consultoría
3 Poder de negociación de las empresas del
sector palmicultor
4 Fuerte Gremio del sector palmicultor
ESTRATEGIAS F.O.
Ofrecer Optimizacion de procesos a la par de
la optmizacion del uso de las herramientas
tecnologicas de informacion.
ESTRATEGIAS F.A.
- Ofrecer acompañamiento hasta la
generación de valor al cliente
- Darnos a conocer en el gremio mediante la
federación
DEBILIDADES
1 Desconocimiento de la marca
2 Inversion inicial para la constitucion de la empresa
3 Capacidad operativa para generar confianza
ESTRATEGIAS D.O.
- Busqueda de creditos financieros en
entidades promovidas por el gobierno
ESTRATEGIAS D.A.
- Diagnosticos iniciales gratis
- Establecer canales de mercadeo efectivos para
darnos a conocer: (participacion en ferias, emails, visita empresas)
Ilustración 11. Análisis DOFA.
Fuente. Autoras
4.5.5 Análisis de la competencia
Para conocer aspectos de la competencia se diseñó y aplicó una encuesta a una muestra de
7 empresas del sector de consultoría.
61
OPTIMIZA
1. CUAL DE LOS SIGUIENTES SERVICIOS DE CONSULTORÍA OFRECE SU
ORGANIZACIÓN PARA MEJORAR LOS ESTANDARES QUE EL MERCADO EXIGE.
20%
40%
A. Servicio de consultoría en sistemas
de información.
B. Servicio de consultoría en
optimización de procesos
20%
20%
C. Servicio de consultoría en
estrategia e introducción a nuevos
negocios.
D. Servicio de consultoría en sistemas
gerenciales.
Ilustración 12. Comparativo respuesta a la pregunta cual de los siguientes servicios de consultoria ofrece su organización
para mejorar los estándares que el mercado exige?
Fuente. Autoras
Se evidenció que el 40% de la competencia responde que ha realizado consultorías en
sistemas de información, y el 60 % restante se distribuye de manera equitativa en las opciones
de optimización de procesos, en estrategia e introducción a nuevos negocios y en sistemas
gerenciales, situación que permitededucir que los sistemas de información se han vuelto un
servicio importante que están ofreciendo las empresas consultoras, por lo cual OPTIMIZA debe
potencializar dicho servicio para obtener mejores resultados dentro de la propuesta de valor.
62
OPTIMIZA
2. CUALES DE LOS SIGUIENTES FACTORES SON DETERMINATES PARA QUE
UNA ORGANIZACIÓN ELIJA LOS SERVICIOS DE CONSULTORIA QUE USTED Y
SU ORGANIZACIÓN OFRECEN
. A. Un adecuado acompañamiento a los
procesos que se quieren mejorar.
29%
0%
12%
24%
B. Profesional especializado que tenga
experiencia en el sector.
C. Herramientas tecnológicas que
faciliten el diagnóstico y ayuden a la toma
de decisiones.
35%
D. Resultados obtenidos, al ser
implementadas las recomendaciones de la
consultoría.
E. El cumplimiento del plan de trabajo en
el tiempo propuesto por la empresa
consultora.
Ilustración 13. Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuáles de los siguientes factores son determinantes para que una
organización elija los servicios de consultoría que usted y su organización ofrecen.
Fuente. Autoras
Se evidenció también que el 35% de la competencia considera que el factor determinante
para que los clientes los elijan como consultores es que existan profesionales especializado con
experiencia en el sector, otro factor determinante (29% de las respuestas) es el cumplimiento del
plan de trabajo en el tiempo propuesto por la empresa consultora, esto permite concluir que el
desarrollo de servicio de consultoría se debe establecer desde el inicio con tiempos bien
predeterminados, de tal forma que se asegure el cumplimiento.
Por otra parte el 24 %y 12% de los encuestados respondió que es importante el adecuado
acompañamiento a los procesos y el soporte de sistemas de información que faciliten el
diagnostico y ayuden a la toma de decisiones.
63
OPTIMIZA
3. CUÁL DE LOS SIGUIENTES RANGOS DE TARIFAS POR HORA DE CONSULTORÍA
HA COBRADO POR LOS SERVICIOS QUE OFRECE
38%
A. Entre $ 40.000 y $60.000 por
hora de consultoría.
0%
B. Entre $ 70.000 y $100.000 por
hora de consultoría.
62%
C. Entre $ 110.000 y $140.000
por hora de consultoría.
0%
D. Entre $ 150.000 y $200.000
por hora de consultoría.
Ilustración 14 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes rangos de tarifas por hora de consultoría ha
cobrado por los servicios que ofrece?
Fuente. Autoras
En la pregunta “Cuál de los siguientes rangos de tarifas por hora de consultoría ha
cobrado por los servicios que ofrece”. La competencia responde con un 62% que ha cobrado
Entre $40.000 y $60.000 por hora de consultoría. Y con un 38% la competencia ha cobrado Entre
$70.000 y $100.000 por hora de consultoría. Estos resultados junto con los que arroje las
encuestas a los clientes permitirá definir el precio por hora de consultoría que definirá optimiza.
4. CUÁL DE LAS SIGUIENTES OPCIONES ES EL TAMAÑO DE SU EMPRESA
.
CONSULTORA
29%
A. Microempresa.
57%
14%
B. Pequeña empresa.
C. PYME ( pequeña y mediana
empresa).
D. Gran empresa.
0%
64
OPTIMIZA
Ilustración 15Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de las siguientes opciones es el tamaño de su empresa
consultora?
Fuente. Autoras
Se encontró también que el 57% de las empresas consultoras son Microempresas, el 28%
del grupo de empresas encuestadas son personas naturales, de las opciones generadas, el 29 %
son gran empresa y 14% son PYME pequeña y mediana empresa. Con estas cifras se ratifican
que la mayoría de empresas de consultoría son microempresas, es decir del mismo tamaño de lo
que seria Optimiza.
5. EN CUAL DE LOS SIGUIENTES SECTORES SU ORGANIZACIÓN ES MÁS
ESPECIALIZADA.
25%
0%
0%
75%
A. Sector Agropecuario.
B. Sector Industrial.
C. Sector de Construcción.
D. Sector servicios.
Ilustración 16 Comparativo respuesta a la pregunta ¿En cual de los siguientes sectores su organización es mas
especializada?
Fuente. Autoras
Con la pregunta“En cual de los siguientes sectores su organización es más especializada”.
Se pudo determinar que el 75% de los competidores se considera con mayor experiencia en el
sector de servicios; y con 25% en el sector agropecuario, sector el cual OPTIMIZA pretende
abarcar con la optimización de procesos.
65
OPTIMIZA
4.5.6 Análisis de cliente
Se determino realizar una encuesta a los posibles clientes potenciales donde ofrecerá los
servicios, partiendo del sector de palma africana (ver anexo 3).
La encuesta que se dieñó, logró efectuarse para 6 empresas del sector de palma, primer
sector el cual se quiere abarcar. La primera pregunta realizada es lasiguiente:
1. SU EMPRESA HA REQUERIDO SERVICIO DE CONSULTORIA.
SI
NO
0%
100%
Ilustración 17 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Su empresa ha requerido servicio de consultoría?
Fuente. Autoras
Todas las empresas a las que se les realizó la encuesta responden que han requerido el
servicio de consultoría, con esto se entiende que el sector palmicultor esta potencialmente en
crecimiento y que necesitan mejorar los procesos internos, que requieren de empresas que
presten sus servicios para ayudar a mejorar su competitividad en el mercado.
66
OPTIMIZA
2. CUAL DE LOS SIGUIENTES SERVICIOS DE CONSULTORIA ES EL QUE MÁS
CONSIDERA QUE HA REQUERIDO SU ORGANIZACIÓN DE ACUERDO A LA OPERACION
Y A LOS ESTANDARES QUE EL MERCADO LES EXIGE.
21%
7%
A. Servicio de consultoría en
sistemas de información.
36%
36%
B. Servicio de consultoría en
optimización de procesos
C. Servicio de consultoría en
estratégia e introducción a nuevos
negocios.
D. Servicio de consultoría en
sistemas gerenciales.
Ilustración 18 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes servicios de consultoria es el que mas
considera que ha requerido su organización de acuerdo a la operación y a los estándares que el mercado les exige?
Fuente. Autoras
En esta pregunta la encuesta evidencia que hay una igualdad en el porcentaje de dos
opciones por las cuales empresas de palma consideran que han
requerido servicios de
consultoría; con un 36 % tanto para la opción de servicios de consultoría en sistemas de
información como para la opción de consultoría en la optimización de procesos , mostrando que
las empresas consideran fortalecer estas líneas en cada una de sus organizaciones para ser
competitivas, esto ratifica que la propuesta de valor de OPTIMIZA con la fusión de los dos
servicios de optimización de sistemas de información y optimización de procesos en uno solo, es
lo que requieren los clientes, ya que se ajusta a las necesidades de las organizaciones. Seguida de
un 21% a la opción de servicios de consultoría en estrategia e inducción a nuevos negocios,
donde las empresas consideran que es fundamental innovar en el mercado y un 7% para una
opción que dentro de la encuesta no presenta mucha relevancia con servicios de consultoría en
sistemas gerenciales.
67
OPTIMIZA
3. CALIFIQUE DE 1-5 SEGÚN EL GRADO DE IMPORTANCIA QUE CONSIDERA
DETERMINANTE PARA ELEGIR UN SERVICIO DE CONSULTORÍA EN SU
.
ORGANIZACIÓN
14%
22%
23%
20%
21%
A. Un adecuado acompañamiento a
los procesos que se quieren
mejorar.
B. Profesional especializado que
tenga experiencia en los procesos
del sector.
C. Herramientas tecnológicas que
faciliten el diagnóstico y ayuden a la
toma de decisiones.
D. Resultados obtenidos, una vez
implementados las
recomnedaciones de la consultoría.
E. El cumplimiento del plan de
trabajo en el tiempo propuesto por
la empresa consultora.
Ilustración 19 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Califique de 1-5 segunel grado de importancia que considera
determinante para elegir un servicio de consultoría en su organización?.
Fuente. Autoras
En esta pregunta se genero una calificación de 1-5 donde 1 era el puntaje mínimo y 5 el
máximo , a la pregunta “CALIFIQUE DE 1-5 SEGÚN EL GRADO DE IMPORTANCIA QUE
CONSIDERA DETERMINANTE
PARA ELEGIR UN SERVICIO DE CONSULTORÍA EN
SU ORGANIZACIÓN”. Cada empresa generaba un grado de importancia a cada opción, para
dicha pregunta el mayor grado de importancia es la opción D. El 23% de las empresas
encuestadas contestó que lo mas determinante para contratar servicio de consultoría es la
evidencia de los resultados obtenidos, una vez implementadas las recomendaciones
consultoría, y en segundo lugar con un 22 %
de la
hace evidenciar que a los cliente potenciales les
gustaría que las empresas consultoras realicen un adecuado acompañamiento a los procesos que
68
OPTIMIZA
se quieren mejorar, debido a ello en la propuesta de valor se considerará estos dos aspectos como
primordiales.
Por otra parte el 21% de las empresa contestó que era importante un adecuado soporte de
herramientas tecnológicas que faciliten que el diagnostico de los procesos se desarrolle y ayude
a la toma de decisiones. Las dos últimas opciones son para la opción Profesional especializado
que tenga experiencia en los procesos del sector con 20% lo cual indica que las empresas
también se guían por profesionales especializados que manejen el tema, hace generar credibilidad
y con un 14%. El cumplimiento del plan de trabajo en el tiempo propuesto por la empresa
consultora.
0%
4. CUÁL DE LOS SIGUIENTES RANGOS DE TARIFA POR HORA DE CONSULTORÍA HA
PAGADO O PAGARÍA SU ORGANIZACIÓN.
0%
50%
A. Entre $ 40.000 y $60.000 por
hora de consultoría.
50%
B. Entre $ 70.000 y $100.000 por
hora de consultoría.
C. Entre $ 110.000 y $140.000 por
hora de consultoría.
D. Entre $ 150.000 y $200.000 por
hora de consultoría.
Ilustración 20 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de los siguientes rangos de tarifa por hora de consultoría ha
pagado o pagaría su organización?
Fuente. Autoras
Para determinar cuanto las empresas han pagado están dispuestas a pagar se planteo la
siguiente pregusta: “CUÁL DE LOS SIGUIENTES RANGOS DE TARIFA POR HORA DE
CONSULTORÍA HA PAGADO
100% de las empresas encuestadas
O PAGARÍA SU ORGANIZACIÓN” de las cuales del
el porcentaje se fracciono de la siguiente manera el 50%
69
OPTIMIZA
para la opción; Entre $ 40.000 y $60.000 por hora de consultoría y el otro 50% para la opción
Entre $ 70.000 y $100.000 por hora de consultoría. Eso indica que las empresas han pagado
consultorías que no superan $100.000 por hora.
6. CUAL DE LAS SIGUIENTES OPCIONES ES EL MEDIO QUE SU ORGANIZACIÓN
REFERENCIO A LAS EMPRESAS CONSULTORAS.
A. Por medios electronico: (paginas
web, intranet, correos
electronicos, etc.)
14%
43%
43%
B. Por medio de los resultados y
trayectoria con otras
organizaciones en Situaciones
similares.
C. Por medio de revistas y
periodicos.
0%
Ilustración 21 Comparativo respuesta a la pregunta ¿Cuál de las siguientes opciones es el medio que su organización
referencio a las empresas consultoras?
Fuente. Autoras
Para terminar la encuesta se plantea la siguiente pregunta “CUAL DE LAS SIGUIENTES
OPCIONES ES EL MEDIO QUE SU ORGANIZACIÓN REFERENCIÓ A LAS EMPRESAS
CONSULTORAS” con una igualdad de un 43% para la opción; Por medio de los resultados
y trayectoria con otras organizaciones en Situaciones similares, y la opción Por medio de
recomendaciones de conocidos, se evidencia que las empresas prefieren empresas consultoras
que han obtenido buenos resultados, trayectoria con otras organizaciones
recomendaciones de conocidos, eso fortalece
y por medio de
la credibilidad y genera una estrategia fuerte de
voz a voz que utilizan este tipo de empresas que ofrecen servicio,
estrategia
que optimiza
quiere abarcar y fortalecer, con un 14% Por medios electrónicos: (paginas web, intranet, correos
70
OPTIMIZA
electrónicos, etc.). Los medios electrónicos ejercen algún grado de persuasión a las
organizaciones que así lo requieren.
71
OPTIMIZA
5
PLAN DE NEGOCIOS
De acuerdo al capitulo 3.1PLAN DE NEGOCIOS, se estructuró el siguiente plan de
negocios para la creación de la empresa OPTIMIZA:
5.1
INVESTIGACIÓN DE MERCADO
5.1.1 Definición de objetivos del negocio
Se han definido los siguientes objetivos del negocio, los cuales permitirán proyectar a
optimiza hacia donde quiere llegar, estos objetivos están ajustados de acuerdo a laproyección de
ventas definida en el capítulo 4.3 “Proyección de venta”.
5.1.1.1 Corto Plazo
Optimiza se dará a conocer en el sector dePalma Africana como una empresa consultora
que ofrece a sus clientes laoportunidad de incrementar la competitividad nacional e incursionar
en mercados internacionales mediante laoptimización de los procesos del negocio, basada en los
principales estándares internacionales. En el primer añose demostrarála capacidad mediante la
ejecución exitosa de al menos trescontratos que proyectamos sea con empresas del sector
palmicultor.Para el primer año la proyección de ventas anual será de 252 millones de pesos.
5.1.1.2 Mediano Plazo
Obtener el reconocimiento y prestigio en el sector de Palma Africana, destacándose por la
seriedad, calidad y excelente resultados en la prestación del Servicio. En dos años Optimiza
tendrá como principales clientes, por lo menos 5 de las principales empresas del sector de Palma
Africana.
72
OPTIMIZA
El crecimiento en el segundo año será del 73% con una proyección de ventas anuales de
437 millones de pesos.
5.1.1.3 Largo Plazo
Al finalizar el tercer año, Optimiza gozará de gran prestigio por la calidad y confiabilidad
de los servicios prestados; en el sector de Palma Africana en Colombia Optimiza tendrá al menos
7clientes importantes del sector.
El crecimiento en el segundo año será del 50% con una proyección de ventas anuales de
636 millones de pesos.
5.1.2 Análisis del sector
De acuerdo a lo que se evidenció en el marco contextual en el análisis del sector y el
estado actual de la economía colombiana, existen tres factores a nivel nacional que contribuyen a
la idea de negocio del presente trabajo, el primero es la aprobación reciente del TLC, se requiere
que las empresas tengan un perfil competitivo de talla internacional; el segundo,la promoción de
los sectores de transformación productiva por parte del gobierno, al establecerse un plan de
trabajo para el sector con compromisos establecidos esto hace que haya mayor compromiso de
los empresarios a la promoción de su sector con las mejores prácticas del mercado, y el tercero es
el momento económico por el que pasa el país, en términos generales el país en los próximos
años tendrá un crecimiento positivo; por lo que todo esto demuestra que existen oportunidades
para que las empresa se logren alinear a los objetivos nacionales y de esta forma logren también
un crecimiento en el mercado y la optimización de procesos es una estrategia que apuntará a que
las empresas sean más competitivas(COMPETITIVIDAD, 2011); La optimización de sus
procesos productivos, acompañada de los sistemas de información más apropiados constituye
73
OPTIMIZA
factores críticos de éxito para el desarrollo y permanencia en el mercado y para lograr tener una
competitividad de talla mundial.
5.1.3 Análisis de Mercado
El mercado objetivo, es decir los consumidores de los servicios que ofrece OPTIMIZA
serán aquellas organizaciones, que hagan parte de los sectores de transformación productiva
específicamente las empresas que hacen parte del sector del aceite de palma en los primeros años,
ya que según la descripción del sector vista en el capitulo 3.2.1Análisis del consumidor, se
estima un crecimiento del sector palmicultor de un 80% en los próximos 4 años, siendo superior
al crecimiento estimado nacional; el 25% de sus ventas en el último año fueron para exportación.
Geográficamente Optimiza se concentrára a ofrecer los servicios a las empresas ubicadas
en la zona oriental del país, es decir al 37% del sector palmicultor colombiano; en cantidad según
la consulta realizada del sector serían 65 empresas (ver Anexo 1).
A largo plazo el consumidor de optimiza será aquellas empresas que hacen parte de
cualquier sector de transformación productiva y que requieran estandarizar sus procesos y
cumplir con la regulación de las normas internacionales y que para ello requieran optimizar sus
procesos.
5.1.4 Análisis de la competencia
En capítulo 4.3CONSULTORÍA EN COLOMBIA, se puede evidenciar que la consultoría
está tomando mucha fuerza en el país, y el crecimiento de este sector se percibe como una fuente
importante de desarrollo y cambio en el país, dado quecontribuye al crecimiento del nivel
gerencial de los empresarios. De acuerdo a los resultados de las encuestas a la competencia
74
OPTIMIZA
descritas en el capitulo 4.5.5Análisis de la competencia Las empresas de consultoría son por lo
general empresas pymes, en Bogotá existen 62 empresas que ofrecen consultoría y asesorías
empresariales en optimización de procesos y/o asesoramiento en sistemas de información; de la
muestra que se tomó para entrevistar solo el 25% prestaban servicios a empresas agroindustriales.
Como conclusión del análisis de la competencia descrito en el capitulo 4.5.54.5.5Análisis
de la competenciase puede evidenciar que existe un mercado de empresas consultoras, que
ofrecen servicios similares al que ofrece OPTIMIZA, es decir la consultoría para la optimización
de procesos, pero son muy pocas las que ofrecen este servicio a la par de la optimización de los
sistemas de información; por otra parte se evidenció que dentro de los factores críticos de éxito
que resaltan, está la experiencia en el mercado, pero se encontró también que les falta formación,
es decir consultores especializados.
5.2
ESTRATEGIAS DEL MERCADO
5.2.1 Concepto del Producto ó Servicio
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el estudio de mercado, el cual permitió
identificar las necesidades del mercado y el enfoque actual de la competencia, se pudo llegar al
planteamiento del modelo de negocios el cual se describe de la siguiente forma:
5.2.1.1 Negocio
“Vender conocimiento, acompañamiento y apoyo para mejorar la productividad y
desarrollo de la organización, basándonos en la optimización de procesos y sistemas de
información”.
MISION
75
OPTIMIZA
Ofrecer a sus clientes la oportunidad de incrementar la competitividad a nivel nacional e
incursionar en nuevos mercados internacionales mediante la optimización de los procesos del
negocio e identificación de necesidades de sistemas de Información, basada en los principales
estándares internacionales.
VISION
Para el 2014 Optimiza será una organización exitosa, reconocida en el sector de
producción de Palma Africana y Cosméticos como una organización líder en la optimización de
procesos, mediante un portafolio de servicios que responda a las necesidades del mercado.
5.2.2 Descripción De La Propuesta De Valor
Se han definido los siguientes aspectos que conforman la propuesta de valor de
OPTIMIZA, con el fin de generar fidelidad y satisfacción a los clientes:
5.2.2.1 Optimización de procesos alineado al direccionamiento estratégico
OPTIMIZA en su diagnostico identificará la estrategia del cliente, con el fin de que al
momento de analizar las oportunidades de optimización de procesos, estos estén alineados a la
estrategia; la prioridad de los procesos a optimizar, tendrán que estar muy relacionados con el
aporte y desarrollo de la estrategia.
5.2.2.2 Generación de confianza y credibilidad al comparar los resultados de los procesos
antes y después de la implementación de las recomendaciones que se den
Al Optimiza compararse con la competencia (ver4.5.5Análisis de la competencia)se evidenció la
necesidad de generar confianza, esto para contrarrestar en un inicio la falta de experiencia de la
empresa; por ello y para garantizar al cliente el compromiso hacia la optimización efectiva de sus
76
OPTIMIZA
procesos, se ha definido como estrategia que antes de optimizar un proceso, se identificará los
parámetros con los que se mide su resultado, se medirá dichos parámetros antes de iniciar la
implementación de las recomendaciones de OPTIMIZA, y una vez se hayan implementado, se
compararán dichos resultados y se demostrará la efectividad en la consultoría recibida. Por otra
parte en las encuestas realizadas a los clientes potenciales, estos definieron como factor de mayor
importancia al escoger una consultoría la evidencia en la obtención de resultados (ver capitulo
4.5.6Análisis de cliente), por lo que esta estrategia iría acorde a la necesidad del cliente.
5.2.2.3 Acompañamiento continúo durante la implementación de las recomendaciones
hasta la generación de valor al cliente
Para asegurar que se den los resultados que se esperan en la optimización de procesos,
OPTIMIZA realizaráacompañamiento continuo en la implementación de las recomendaciones, de
esta forma el cliente no recibirá un entregable que quede en una carpeta dejándole solo a él la
responsabilidad de la toma de acciones que se definan, sino que existirá un apoyo externo
permanente hasta la estabilización de sus procesos. Este acompañamiento servirá también para ir
conociendo y determinando cuales son las mejores prácticas del mercado, lo cual conllevará a la
siguiente parte dela propuesta de valor.
5.2.2.4 Optimización de procesos de negocio basados en las mejores prácticas de la
industria
En el capitulo4.5.4Analisis Dofa, se menciona la promoción de los sectores de
transformación productiva por parte del gobierno para que estos se conviertan en sectores de talla
internacional. Por lo que el reto de optimizar los procesos para el sector palmicultor es alto y en
la medida en que Optimiza vaya adquiriendo experiencia, se irá identificando las mejores
77
OPTIMIZA
prácticas de la industria, lo que conllevará a que la consultoría pueda destacarse por este factor,
esto generará confianza y fidelidad.
Identificación asertiva de las necesidades de sistemas de información de las
organizaciones, y recomendación del proveedor más idóneo para la implementación de los
proyectos de sistemas de información requeridos.En el capítulo3.10Sistemas de Información., se
menciona que la mayoría de empresas colombianas cuentan con sistemas de información, los
cuales han ido vinculando con el desarrollo de sus procesos; por otra parte en las encuestas a
clientes y a la competencia, se evidencia como la asesoría en sistemas de información y en
optimización de procesos se han requerido de la misma forma; si se ofrece este servicio de forma
integrada, las empresas clientes reducirán los reprocesos en aplicación de implementaciones de
forma desarticulada.
5.2.2 Estrategias De distribución
5.2.2.1 Punto De Venta
OPTIMIZA pretende ubicarse en la zona donde se encuentran las principales oficinas
administrativas de las empresas palmicultoras del país según la encuesta realizada en el análisis
del cliente (ver capitulo 4.5.6Análisis de cliente), se encontró que la mayoría de empresas de
palma africana, se encuentran en el nororiente de la ciudad. Por lo que el lugar estimado para
ubicarnos será en una oficina en el centro empresarial “World Trade Center”, debido a que esta
ubicación puede constituirse una ventaja competitiva por la cercanía con clientes potenciales.
Por ser el “WorldTrade Center” un centro empresarial, se contará con fácil acceso a
muchos clientes potenciales. Adicionalmente esta ubicación brindará mayor seguridad y
78
OPTIMIZA
confiabilidad a los clientes; la desventaja serán los altos costos de arrendamiento y de
administración.
5.2.3 Estrategias de Precio
El precio definido por OPTIMIZA se obtuvo de acuerdo a los resultados de las encuestas
para el análisis de la competencia (ver capitulo 4.5.5Análisis de la competencia) y las encuestas
para el análisis de los clientes potenciales (ver capitulo 4.5.6Análisis de cliente). El valor definido
para el 2012 es de $70.000 por hora de consultoría y este precio irá aumentando cada año de
acuerdo al IPC.
Cada proyecto de optimización de procesos y de sistemas de información estará
constituido por un paquete de horas. El valor del proyecto será el total de las horas por el valor
por hora de consultoría.
Un precio al alcance de los clientes potenciales será uno de los factores que generará
fidelidad de los clientes y permitirá facilitar la negociación con los clientes (ver capitulo
4.5.2.1Amenaza de la entrada de nuevos competidores).
5.2.4 Estrategias de promoción
5.2.4.1 Diferenciación del producto
Para mantener una diferenciación del servicio prestado por Optimiza y para contrarrestar
la amenaza de nuevos competidores(ver capitulo 4.5.2.1Amenaza de la entrada de nuevos
competidores)Optimiza tomará como estrategia la diferenciación del producto, mediante lo
definido en la propuesta de valor (descrito en el capitulo5.2.1Concepto del Producto ó Servicio),
para cuando los competidores hayan detectado el océano azul que detecto Optimiza, las
79
OPTIMIZA
estrategias de Optimiza estarán enfocadas a la economía de escala, es decir, las buenas prácticas
aplicadas para la optimización de procesos en un mismo sector, se podrían firmar convenios para
aplicar optimización de procesos a varias empresas del mismo sector con un menor precio. Para
aquel entonces las necesidades de optimización de sistemas de información del sector también
serian detectadas de manera común y se tendría la experiencia para recomendar las mejores
soluciones en sistemas de información de acuerdo a la experiencia con las empresas con las que
se inicio.
5.2.4.2 Participación en Ferias y en eventos del gremio.
Las creadoras de Optimiza estarán visitando ferias empresariales y debido a la influencia
que tiene el gremio palmicultor (ver capítulo 4.5.4Analisis Dofa)Optimiza participará en eventos
de los gremios del sector.
5.2.4.3 Diagnóstico inicial gratis.
Para contrarrestar las barreras de entrada (ver capitulo 4.5.2Fuerzas De Porter), La
estrategia para acercarnos a las empresas será la de ofrecer un diagnóstico inicial gratis, la cual
consistirá en visitar la empresa realizar una encuesta y presentar un informe de las necesidades en
procesos y oportunidades de mejora que tendría la compañía, esto sin ningún costo, al momento
de presentar el informe de la encuesta se explicará al empresario las soluciones que la compañía
tiene para tal fin. De esta manera se comenzará a capturar clientes y ganar lealtad de parte de
ellos.
5.2.5 Estrategias de comunicación
El tipo de publicidad que se defina será fundamental para dar a conocer a la compañía y la
propuesta de valor, las siguientes estrategias están enfocadas a eliminar las barrearas de entrada,
80
OPTIMIZA
para que Optimiza se de a conocer a los clientes potenciales, y para contrarrestar las amenazas de
ingreso de productos sustitutos (ver capitulo 4.5.2.2Amenaza de ingreso de productos sustitutos.)
ya que se requiere que el cliente tenga muy claro los servicios que Optimiza ofrece y de rivalidad
entre los competidores (4.5.2.5La rivalidad entre los competidores., ya que si el cliente tiene
publicidad y conoce a Optimiza será mas fácil comparar con los competidores e identificar las
ventajas de lo que Optimiza ofrece:
5.2.5.1 Pagina web
Optimiza tendrá una página web www.OPTIMIZAPROCESS.COM, donde se colgará
información que les sirva a las empresas sobre optimización de procesos y los sectores de
transformación productiva encontraran información especializada, para ello deberán registrarse
en la página y allí se obtendrán sus datos para que Optimiza se acerque más a dicho cliente
potencial.
5.2.5.2 Publicidad POP
Por otra parte al estar tan cerca de los eventos del gremio, se estará entregando publicidad
de la compañía, tarjetas de presentación y se requerirán poster para publicar en dichas entidades.
5.2.5.3 Revista del gremio
Adicionalmente se buscará espacio en revistas del gremio.En dicha publicidad tanto en la
página web como en la revista se presentará las ventajas y estudios de caso de empresas exitosas
con la optimización de los procesos teniendo en cuenta la adecuación de sus sistemas de
información.
81
OPTIMIZA
5.2.5.4 Participación en redes sociales
Optimiza hará parte de las redes sociales relacionadas con procesos, sistemas de
información, estrategia, etc. A los cuales se les dará a conocer la efectividad de la estandarización
de los procesos y las ventajas de la optimización de sus procesos.
5.2.5.5 Alianzas estratégicas
Optimiza generará alianzas con entidades relacionadas con las iniciativas del plan de
negocios de los sectores de transformación productiva, para ello Optimiza participará en las
reuniones de los gremios; y se ofrecerá charlas inicialmente gratuitas sobre las necesidades de la
optimización de procesos y de los sistemas de información para la competitividad en el mercado
global.
5.2.6 Presupuesto de la Mezcla del mercado
Los costos estimados en los que la empresa incurrirá anualmente para cumplir las
estrategias antes descritas se definen a continuación:
Tabla 4. Presupuesto de la Mezcla de Mercado
VR. ESTIM
CANT.
POR
AÑO
UNIDAD
Brochure
400
$
2,000
Poster
2
$ 200,000
Tarjetas de presentación 600
$
300
Inscripción en ferias y
actividades del gremio
con costo
12
$ 400,000
Viaticos Visitas
comerciales
NA
NA
Diseño Pagina Web
1
$ 2,000,000
Host Pagina Web
1
$ 500,000
PUBLICIDAD
Publicación en revistas
del gremio
4
$
500,000
AÑO1
AÑO2
AÑO3
$
$
$
$
$
$
$
$
$
800,000
400,000
180,000
832,000
416,000
187,200
865,280
432,640
194,688
$ 3,000,000
$ 3,120,000
$ 3,244,800
$ 8,000,000
$ 2,000,000
$
500,000
$ 8,320,000
$ 2,080,000
$
520,000
$ 8,652,800
$ 2,163,200
$ 540,800
$ 2,000,000
$ 2,080,000
$ 2,163,200
82
OPTIMIZA
$ 16,880,000 $ 17,555,200
$ 18,257,408
FUENTE: Autoras
Las cantidades se estimaron partiendo de las estrategias de mercadeo definidas en el
capitulo5.1.3Análisis de Mercado, los valores se determinaron a partir de cotizaciones realizadas
con una o dos empresas que prestan dichos servicios.
5.2.7 Estrategias de aprovisionamiento
En el marco contextual al analizar las fuerzas de Porter, se evidenciaba que los
profesionales que se contraten podrían apropiarse del mercado de forma independiente, y de
acuerdo a su experiencia podrían definir tarifas para sus servicios que estuvieran por encima de lo
estimado, por lo que como estrategia para contrarrestar estos dos aspectos se determinaron las
siguientes:
5.2.7.1 Imagen de la compañía
La empresa mantendrá una imagen que la destaque por ofrecer las mejores condiciones de
consultoría en el mercado, en la medida en que la imagen de Optimiza sea reconocida en el
mercado, los clientes solicitaran de los servicios de Optimiza como empresa y no a los
profesionales independientemente, por otra parte los profesionales para ganar experiencia
considerarán como oportunidad trabajar en una empresa con una imagen reconocida.
5.2.7.2 Desarrollo de competencias del personal
Se ofrecerá incentivos para que el personal de Optimiza aparte de ver el factor salarial
como motivación, vea temas como el desarrollo de competencias mediante capacitaciones
internas para cerrar las brechas que tengan y de esta forma vayan creciendo como profesionales
dentro de la organización. Esta estrategia aportará también al factor crítico de éxito evaluado en
83
OPTIMIZA
la matriz de perfil competitivo en el capitulo 4.5.3Matriz Del Perfil Competitivo sobre la
experiencia y competencias de los profesionales y aportará a la necesidad descrita por los clientes
en la encuesta realizada a los clientes potenciales.
5.2.8 Matriz Rice
Para definir el modelo de negocio se utilizará como herramienta la Matriz RICE de
acuerdo a lo descrito en el capitulo 3.4Matriz RICE. A continuación se presenta la matriz RICE,
mediante la cual representa los factores diferenciadores de Optimiza en relación al resto de
empresas de consultoría de la competencia.
Ilustración 22. Matriz Rice.
FUENTE: LA ESTRATEGIA DEL OCEANO AZUL, W Chan Kim / Reneé Mauborgne , Verticales de Bolsillo(05-05-2012)
RECUPERADO DE http://www.yesmfs.com/noprotegida/2005/noviembre/08_estrategia.htm
REDUCIR: se minimizaran el enfoque hacia los premios o certificados de calidad.
INCREMENTAR: se propenderá por incrementarla comparación de resultados por
medios de un antes y después de aplicar la metodología de optimización de procesos con
enfoque de sistemas de información adecuados a la necesidad del negocio del cliente.
CREAR: la metodología adecuada para cada negocio, basada en la optimización de
procesos y sistemas de información adecuados.
84
OPTIMIZA
ELIMINAR: desarrollo especifico de procesos innecesarios en la organización.
5.3
PROYECCIÓN DE VENTAS
Para definir la proyección de ventas se tuvo en cuenta las siguientes premisas:
5.3.1 Factor unitario
De acuerdo a lo que se evidencio en las encuestas realizadas, el precio de la consultoría se
mide normalmente por horas, por lo que se establece que en Optimiza el factor unitario
sea también en horas.
5.3.2 Precio
De acuerdo a la estrategia de precio y según los resultados de las encuestas se definió un
valor de hora de consultoría que se acerca a lo que han pagado las empresas cliente a
quienes se les realizó la encuesta y lo que cobra la competencia.
5.3.3 IPC
El IPC definido se determinó por el promedio histórico del comportamiento de los
últimos cinco años.
5.3.4 No. De proyectos de consultoría estimados por año
Teniendo en cuenta los objetivos estimados en el plan de negocios, se estimaron como
metas una cantidad de proyectos por año los cuales se conseguirán a partir de la
aplicación de las estrategias y del desarrollo efectivo de la propuesta de valor.
85
OPTIMIZA
5.3.5 Forma de pago
Los proyectos se dividirán en varias etapas, las cuales se describen en el plan de
operaciones, cada etapa estará constituida por un número de horas, por lo que al finalizar
una etapa se realizará un entregable el cual una vez aceptado por el cliente, se les
facturará las horas utilizadas. El crédito máximo para el pago será de 30 días.
Tabla 5. Plan de Ventas Proyectado a 4 años.
PLAN DE VENTAS PROYECTADO A 4 AÑOS
Año
No. de
proyectos de
consultoría
2012
2013
2014
2015
3
5
7
9
Horas
por
proyect
o
1200
1200
1200
1200
IPC
Valor Hora
de
consultoría
Total de
ingresos
anuales
Distribución
Crecimient
de ventas en
o de ventas
los 4 años
4%
4%
4%
4%
$ 70.000
$ 72.800
$ 75.712
$ 78.740
$ 252.000.000
$ 436.800.000
$ 635.980.800
$ 850.397.184
12%
20%
29%
39%
100%
73%
46%
34%
FUENTE: Autoras
5.4
PLAN DE OPERACIONES
5.4.1 Descripción del Proceso
Cada equipo de proyecto estará conformado por el mejor grupo inter disciplinario
mediante el cual se prestará el servicio de optimización del proceso objeto del contrato.
Las actividades que se desarrollarán en el proceso operativo son las siguientes:
86
OPTIMIZA
Ilustración 23. Descripción del Proceso.
FUENTE: DIAGRAMA DE FLUJO, Wikipedia, (05/2012) recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo.
5.4.1.1 Diagnóstico del proceso actual
Mediante el análisis del proceso inicial, otra documentación proporcionada por el cliente
y reuniones de entendimiento, el Profesional experto en el negocio, realizará un diagnóstico del
estado inicial del proceso que requiere ser optimizado, generando un informe con los resultados
obtenidos y un plan de ejecución del proyecto.
5.4.1.2 Analizar negocio e identificar estándares internacionales aplicables
Entre las actividades iniciales de la consultoría se encuentra el análisis e identificación del
negocio y de los estándares internacionales aplicables. La optimización de procesos del negocio
será realizada de acuerdo al conocimiento de las personas expertas en el negocio que hará parte
del equipo de cada proyecto que se desarrolle en “Optimiza”. Los recursos seleccionados deberán
87
OPTIMIZA
tener experiencia en el proceso de negocio, y mediante conocimiento previo o investigación,
estarán en capacidad de generar las mejores recomendaciones.
5.4.1.3 Acordar con el cliente las mejores prácticas que se contemplarán en la optimización
De común acuerdo con el cliente se debe decidir cuáles de los estándares de la industria
serán acogidos por la organización, los cuales se verán reflejados en la optimización del proceso.
5.4.1.4 Realizar ingeniería o re-ingeniería del proceso
Los profesionales Expertos en Procesos y calidad, quienes se encargaran de diseñar y
documentar los procesos de la organización realizarán una ingeniería o re ingeniería de procesos.
Para esta optimización se podrán en práctica los estándares del mercado tales como BPMN y la
aplicación de las prácticas de 6 Sigma.
5.4.1.5 Documentar procesos
Los profesionales Expertos en Procesos y calidad documentarán los procesos del negocio.
5.4.1.6 Identificar y documentar necesidades de sistemas de información Realizar
especificación detallada de necesidades tecnológicas
Después de poner de definir y optimizar los procesos objeto del contrato, los analistas de
requerimientos deberán identificar, las necesidades y requerimientos y casos de uso, de ser
necesario y acodado con el cliente. El objetivo es priorizar las necesidades tecnológicas
identificadas para realizar el análisis detallado de funcionalidades requeridas (Casos de Uso).
5.4.1.7 Definir arquitectura empresarial
Entre los servicios prestados por la organización se encuentra la definición de la
arquitectura empresarial. El arquitecto de empresarial tiene la responsabilidad de describir los
88
OPTIMIZA
componentes de una organización de forma integral garantizando la interacción de manera
armónica entre la infraestructura tecnológica y la organización, siempre orientada a la
satisfacción del cliente y alineada con los objetivos de negocio.
5.4.1.8 Desarrollar Piloto
Entre los valores agregados de la organización se encuentra la aplicación del proceso
optimizado, mediante la ejecución de una prueba piloto. El objetivo de este pilo es demostrar la
efectividad del proceso redefinido.
Este piloto corresponde a un pequeño proyecto, por lo tanto tendrá una planeación,
ejecución, seguimiento y cierre correspondiente, en cual Optimiza realizará un acompañamiento
total.
5.4.1.9 Entregar proceso optimizado y foto final de resultados según piloto
El servicio finaliza con un diagnóstico final teniendo en cuenta los resultados obtenidos
en la prueba piloto.
5.4.2 Necesidades Y Requerimientos De Operación
Entre los requerimientos necesarios para la operación de la organización se encuentran los
siguientes:
Base de conocimiento de estándares internacionales del negocio: Inicialmente base de
conocimiento del sector de producción de Aceite de Palma Africana.
Software licenciado para el diseño de procesos de negocio
Metodología de trabajo documentada: Procesos y Formatos.
Página Web con publicación informativa de la organización
89
OPTIMIZA
Planeación estratégica de la organización.
5.5
COSTOS DE PRODUCCIÓN
Para obtener el costo del servicio se partió de la unidad con la que se proyectó las ventas,
es decir con las horas hombre utilizadas por proyecto; la forma de contratación de los
profesionales que intervendrán en los proyectos será por prestación de servicios. En el primer año
las fundadoras de la empresa estarán de tiempo completo y de acuerdo a las proyecciones de
ventas descritas en el capitulo 5.3PROYECCIÓN DE VENTASse irá requiriendo más personas
para atender los proyectos que vayan surgiendo en los siguientes años.
Tabla 6. Costos De Producción.
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
5.6
INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
Optimiza debe contar con oficinas con ambiente acogedor, diseño interior acorde a la
imagen corporativa. Se proyecta para el primer año 9 puestos de trabajo, para el segundo 20
puestos y para el tercer año 40 puestos, así:
a) Escritorios,
b) Sillas,
c) Portátil: Procesador Core I5, disco duro de 350 G, memoria de 4G.
90
OPTIMIZA
Tabla 7. Gastos de Inversión
INVERSIONES
ACTIVOS FIJOS REQUERIDOS
Puestos de trabajo
Sala de reunion
Equipos de computo
$
$
$
$
AÑO1
AÑO1
4,000,000 $
2,000,000
4,200,000 $
10,200,000 $
3,000,000 $ 2,000,000
3,900,000 $ 2,600,000
6,900,000 $ 4,600,000
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
El siguiente es el mapa de distribución de los puestos de trabajo en la oficina de Optimiza
R
Admi
Experto
en
nistrador
procesos
imi
ent
o
os
me
rq
rci
Experto
C al
Negocio
ontador
Ilustración 24. Mapa de Distribución
Fuente. Autoras
eq
uer
C
en
uit
ect
o
E
m
pr
es
ari
al
AÑO1
A
91
OPTIMIZA
5.7
ORGANIZACIÓN
5.7.1 Estructura Organizacional Inicial
5.7.1.1 Organigrama Inicial
Administrador
Consultor experto
en el negocio
Consultor Experto
en requerimietos
tecnológicos
Consultor experto
en procesos
Contador
Ilustración 25. Organigrama Inicial.
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
En el primer año, los mismos consultores y el administrador realizarán las labores
comerciales y de gerencia de proyectos.
92
OPTIMIZA
5.7.1.2 Organigrama Proyectado
Administrador
Contador
Director
Comercial
Consultor de
Procesos
Gerente de
Proyecto
Consultor de
Requerimientos
tecnológicos
Ilustración 26. Organigrama Proyectado.
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
Arquitecto de
empresarial
Experto en el
Negocio
93
OPTIMIZA
5.7.2 PERFILES Y FUNCIONES
5.7.2.1 Roles De Gestión Y Mercadeo
Administrador:Responsable de la gestión administrativa y financiera de la organización,
planeación, estrategia y de las principales decisiones de la organización, así como del
control organizacional y de planeación,
Contador:Responsable de la contabilidad de la organización y generación de balances y
reportes del estado financiero de la empresa,
Comercial:Responsable de la gestión comercial en los sectores en los que se encuentra
proyectada la organización. Es el responsable de ayudar a la empresa a establecer un
proceso constante de generación, captación y calificación de clientes potenciales.
5.7.2.2 Roles Requeridos En Los Proyectos
Gerente de Proyecto:Planear, gestionar y asignar recursos, formar prioridades, coordinar
interacciones con clientes y mantener centrado al equipo del proyecto. El líder de
proyectos también establece un conjunto de prácticas que garantizan la integridad y la
calidad de los productos de trabajo del proyecto,
Profesional Experto del Negocio:Responsable de realizar el diagnóstico inicial de los
procesos de negocio para los que se hayan contratado. Es el responsable de identificar las
prácticas de negocio actuales y diseñar las mejores prácticas basados en su experiencia y
en los estándares de mercado. Los recursos seleccionados deberán tener experiencia en el
proceso de negocio, y mediante conocimiento previo o investigación, estarán en
capacidad de generar las mejores recomendaciones,
94
OPTIMIZA
Expertos en Procesos y calidad:Diseñar y documentar los procesos de la organización.
Para esta optimización se podrán en práctica los estándares del mercado tales como
BPMN y la aplicación de las prácticas de 6 Sigma,
Analistas de requerimientos: Los analistas de requerimientos deberán identificar, las
necesidades y requerimientos y casos de uso, de ser necesario y acodado con el cliente. El
objetivo es priorizar las necesidades tecnológicas identificadas para realizar el análisis
detallado de funcionalidades requeridas (Casos de Uso),
Arquitecto empresarial:Es el responsable de identificar las prácticas de negocio actuales y
diseñar las mejores prácticas basados en su experiencia y en los estándares de mercado.
En la tabla se describe el equipo emprendedor con la descripción de su perfil y se define el rol
que tendría en Optimiza:
Tabla 8 Equipo Emprendedor.
NOMBRE
Liz Rodríguez
Karen Rodríguez
Erika Vásquez
PROFESIÓN
CAMPO DE
EXPERIENCIA
Ingeniera de
Empresas del sector de
Producción
Palma Africana
Ingeniera de Sistemas Empresas de tecnología
y sistemas de
información
Administradora
Empresas del sector
Deportiva
deportivo
ROL EN LA NUEVA
EMPRESA
Administrador y
Consultor
Consultor y Comercial
Consultor y Comercial
Fuente. Autoras
5.7.3 Aspectos Legales
5.7.3.1 Tipo de figura jurídica
La organización se constituirá como una Sociedad de accione Simplificadas (SAS).
95
OPTIMIZA
La decisión que llevó a las autoras a tomar esta decisión se debe a que la constitución de
este tipo de sociedad es mucho más ágil que las demás. Mediante la ley 1258 se creó este tipo de
sociedad, a continuación se citan de forma resumida los 3 primeros artículos de dicha ley
(Barrero, 2010).
La sociedad por acciones simplificas puede constituirse por un o varias personas naturales
o jurídicas, quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes.
Salvo lo previsto en el artículo 42 de la presente ley, el o los accionistas no serán
responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en
que incurra la sociedad.
La sociedad por acciones simplificada, una vez inscrita en el registro mercantil, dará lugar
a una persona jurídica distinta de sus accionistas.
La sociedad por acciones simplificadas es una sociedad que capitales cuya naturaleza será
siempre comercial, independiente de las actividades previstas en su objeto social. Para
efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las reglas aplicables
a las sociedades anónimas.
5.7.4 Sistema De Contratación
La contratación se realizará por prestación de servicios para todos los profesionales y para
la asistente administrativa será por contrato a termino indefinido.
5.7.5 Gastos Administrativos
5.7.5.1 Gastos de Puesta en Marcha
Debido a que la actividad de la empresa es prestación de servicios de consultoría
empresarial, no se requieren registros, certificados, permisos, licencias o estudios para poner en
96
OPTIMIZA
marcha la empresa; el único gasto que tendría la empresa es el de constitución ante cámara de
comercio el cual por el monto de los activos iniciales tendría un valor máximo de $130.000 pesos
colombianos.
5.7.5.2 Plantilla de personal
Los siguientes son los pagos estimados del personal administrativo que requeriría la
empresa para los primeros tres años, en el caso de la asistente administrativa se contrataría por
medio tiempo a termino indefinido por los dos primeros años y en adelante se contrataría por
tiempo completo, el valor estimado para dicho contrato incluye prestaciones sociales y dotación.
Tabla 9. Plantilla del Personal
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
5.7.5.3 Gastos Fijos Mensuales
Los siguientes son los gastos fijos mensuales estimados; los gastos de arriendo servicio y
administración se obtuvieron teniendo en cuenta la ubicación de la oficina según el
capitulo5.2.2.1Punto De Venta.
Tabla 10. Gastos Fijos Mensuales.
97
OPTIMIZA
GASTOS
ANUALES DE
Arriendo
Servicios
Administración
edificio
Papeleria
Aseo y cafeteria
Vr. Mensual
AÑO 1
AÑO 2
$ 1.360.000 $ 16.320.000 $ 16.972.800 $
$ 500.000 $ 6.000.000 $ 6.240.000 $
$
$
$
Mensajeria
y
gastos legales
$
Mantenimiento
computadoras
$
TOTAL
500.000 $ 6.000.000 $
50.000 $
600.000 $
AÑO 3
17.651.712
6.489.600
6.240.000 $
624.000 $
6.489.600
648.960
50.000 $
600.000 $
624.000 $
648.960
50.000 $
600.000 $
624.000 $
648.960
50.000 $
600.000 $
624.000 $
648.960
$ 30.720.000 $ 31.948.800 $
33.226.752
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
5.7.5.4 Activos fijos requeridos
Los siguientes son los activos fijos requeridos para dar apertura a la oficina de la
compañía:
Tabla 11. Activos Fijos Requeridos
ACTIVOS FIJOS REQUERIDOS
Puestos de trabajo
sala de reunion
Equipos de computo
AÑO 1
$
4.000.000
$
2.000.000
$
5.200.000
$ 11.200.000
AÑO 2
$
3.000.000
$
$
3.900.000
$
6.900.000
AÑO 3
$
2.000.000
$
$
2.600.000
$
4.600.000
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
5.8
FINANZAS
5.8.1 Fuentes de Financiación
El siguiente es el aporte inicial de las emprendedoras para iniciar la empresa, todos los
aportes son en efectivo, estos aportes se implementarán en la etapa de constitución de la empresa
en el primer mes:
98
OPTIMIZA
Tabla 12. Primer Fuente de Financiación.
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
Para obtener el resto del capital requerido, se tienen las siguientes alternativas:
Tabla 13. Segunda Fuente de Financiación
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza
5.9
ESTADOS FINANCIEROS
Se generó el estado de resultado teniendo en cuenta las ventas, los costos y gastos
esperados en los primeros tres años, descritos en el presente capitulo. Según el flujo de caja(Ver
anexo N° 7 Flujo de caja) es requerido ciento cuarenta millones de pesos ($140.000.000), de
crédito para financiar el capital de trabajo del primer año, debido aque en los primeros seis meses
no se generarán ingresos. En el mismo año el crédito podrá pagarse en su mayoría, dejando para
el segundo año el pago de las dos últimas cuotas.
99
OPTIMIZA
En el estado de resultado (Ver anexo N°6 Estados de resultado) se evidencia que la
utilidad después de impuestos a partir del séptimo mes es de 25% mensual.
Por otra parte la TIR del flujo operativo es del 77% al tercer año, es decir que se podría
negociar con un inversionista externo la alternativa de financiar una parte del proyecto, para
recuperar su inversión con un margen importante de rentabilidad al tercer año teniendo en cuenta
la Tasa Interna de Retorno obtenida (Ver anexo N°8 Tasa interna de Retorno).
De acuerdo a los resultados obtenidos, se puede asegurar que de acuerdo a las
estimaciones realizadas en la proyección de ingresos, costos y gastos, la idea de negocio es
rentable.
5.10
PLAN DE PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA
Las siguientes son las actividades que se deben realizar para constituir la empresa de
forma legal ante las entidades externas, el tiempo estimado es menos de un mes:
Tabla 14. Plan De Puesta En Marcha de la Empresa
100
OPTIMIZA
FUENTE: Elaborada por Autoras del Plan de Negocios de Optimiza.
101
OPTIMIZA
6
CONCLUSIONES
Se evidenció que existe un mercado potencial en los sectores de transformación
productiva, especialmente el sector palmicultor, el cual requiere de servicios de consultoría para
optimizar sus procesos y sus sistemas de información,con el fin de quecumplan estándares
internacionales y así logren la competitividad que está exigiendo el mercado, para aprovechar las
oportunidades que allí se están generando. Se evidencio también que existe una competencia que
es muy fuerte en experiencia, pero también se evidenció que si hay crecimiento del mercado hay
espacio para nuevos competidores. Por otra parte de acuerdo al análisis del sector se definieron
estrategias diferenciadoras para lograr superar la barrera de entrada y lograr la sostenibilidad en
el mercado.
Se definió también el plan de operación, su organización y se definieronlos recursos
requeridos para la creación de la empresa y sostenibilidad para los tres primeros años.En la
proyecciones de ventas, costos y gastos, se evidencia una utilidad promedio mensual del 25%
después de impuestos y una TIR del flujo operativo en tres años del 77%, lo que aseguraría que la
propuesta de negocio es rentable.
En términos generales se puede afirmar que el plan de negocios es viable, que
generaríarentabilidad a quienes inviertan, que aportaría a lograr la competitividad de las empresas
colombianas de los sectores de transformación productiva y permitiría a las autoras generar una
fuente de ingresos propia.
102
OPTIMIZA
7
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