La Planeación

ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
LA PLANEACIÓN
1. Definición:
 Según Agustín Reyes Ponce,
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios
para su realización.
 Según Robbins y Coulter,
Consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia
general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el
trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines (qué hay
que hacer) como de los medios (Cómo hay que hacerlo).
2. Importancia y objetivos de la Planeación:
a. Importancia:








Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
Establece un sistema racional para la
toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación.
La moral se eleva sustancialmente, ya
que todos los miembros de la empresa
conocen hacia donde se dirigen sus
esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo
y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.
1
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
b. Objetivos de la planeación:




Marca una dirección para los gerentes y no gerentes. Cuando los
empleados saben a dónde se dirige la organización y qué deben hacer
para alcanzar las metas, pueden coordinar sus actividades, cooperar y
hacer lo necesario para conseguir dichas metas.
Reduce la incertidumbre. Obliga a los gerentes a mirar hacia adelante,
anticipar cambios, considerar los impactos de éstos y preparar las
respuestas que convengan.
Reduce la superposición y el desperdicio de actividades. Cuando las
actividades de trabajo se coordinan de acuerdo a los planes, la
redundancia se minimiza.
La planificación establece las metas o criterios de control. Puesto que en
la planificación se definen metas, luego mediante el control, comparamos
el desempeño con las metas, identificamos desviaciones importantes y
emprendemos las medidas correctivas adecuadas. Sin la planeación no
abría manera de controlar.
3. Naturaleza de la planeación:
La naturaleza esencial de la planeación se entiende a través de cuatro principios
básicos; contribución a los objetivos, primacía de la planeación, extensión de la
planeación y eficacia de los planes.
El propósito de cada plan y de todos los planes derivados es familiar la
consecución de los propósitos y objetivos de la empresa. Este principio se deriva
de la naturaleza de la empresa organizada que existe para la consecución de
propósitos de grupo a través de la cooperación deliberada.
Las operaciones administrativas de organización, integración de personal,
dirección y control están diseñadas para sustentar el cumplimiento de los
objetivos de la empresa, la planeación lógicamente precede a la ejecución de
todas las otras funciones administrativas.
Determinar la estructura de la organización nos ayuda a conocer que tipo de
personal necesitamos y cuando.
 Planes: Lo que determina los objetivos. Son
necesarios para alcanzarlos y también como
tipo de dirección y liderazgo para dirigir más
eficazmente al personal para asegurar el éxito
de los planes. Y proporcionar estándares de
control.
2
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
4. Principios de la Planeación:





Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas.
Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos
arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan
afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de
acción a seguir.
Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los
propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario
rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de
acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos para lograrlos
5. Elementos de la planeación:
A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según
éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito
de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios económicos
(como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes;
el de la universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.




Objetivo: resultados deseados. Deben ser específicos, medibles,
realistas, realizables, cuantificables y limitados en tiempo.
Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o
estrategias.
Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas
adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse
para contingencias y trazar actividades futuras.
Podemos decir que la planeación es la
determinación de los objetivos y elección de los
cursos de acción para lograrlos, con base en la
investigación y elaboración de un esquema
detallado que habrá de realizarse en un futuro.
3
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
6. Las metas y planes en la planeación:
Segùn Robbins y Coutler planear consta de dos elementos importantes: metas y
planes.
 Metas: son los resultados deseados para individuos, grupos y
organizaciones enteras. Las metas son objetivos y se utilizan los dos
términos indistintamente. Marcan la dirección de todas las decisiones
administrativas y forman los criterios con los que se miden los logros reales
en el trabajo.
 Planes: son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las
metas, y por lo regular se delinea la asignación de recursos, calendarios y
otras acciones necesarias para concretar las metas. Cuando los gerentes
planean establecen metas y planes.
7. Clases de metas:
Puesto que todas las organizaciones tienen varios objetivos, es necesario que
éstas tomen en cuenta todos los aspectos que rodean a la empresa para que
sus metas sean amplias y objetivas. Por ejemplo: una empresa comercial, busca
como meta principal el aumento de sus utilidades, sin embargo, este tipo de
metas puede dejar de lado otras que deben alcanzarse para el éxito a largo
plazo, como aumentar la participación en el mercado, crear una cultura
organizacional sólida, etc.
Algunos tipos de metas a considerar son:

Metas Económicas: Se relacionan con el desempeño financiero de la
organización.

Estratégicas: Buscan cumplir con un buen desempeño de todas sus
áreas.

Metas Declaradas: son anuncios oficiales que
la organización dicta y quiere
que los
interesados consideren como sus objetivos.

Metas Reales: Son las que una organización
persigue realmente definidas por los actos de
los integrantes.
4
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
8. Tipos de planes:
• Misión: Es la razón de ser de la empresa.
• Visión: Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el
futuro.
• Metas u Objetivos: Resultados deseados para individuos, grupos y
organizaciones enteras.
• Políticas: Son guías o lineamientos de carácter general.
• Reglas: Son normas precisas que regulan una situación en particular.
• Estrategias: La acción de proyectar a un futuro esperado y los
mecanismos para conseguirlo.
• Programas: Son planes que comprenden objetivos, políticas,
estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y
las acciones necesarias para alcanzar los objetivos.
• Presupuestos: Es un plan que representa las expectativas para un
período futuro, expresados en términos cuantitativos.
• Procedimientos: Son planes que señalan una serie de labores
concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia
cronológica.
9. Otros tipos de planes:
Según Robbins y Coutler las formas más usuales para describir los planes son:
por su línea estratégica (estratégicos y operativos), plazo (corto o largo),
especificidad (direccionales o concretos) y frecuencia (únicos y
permanentes). Clasificaciones que no son independientes, pues se
complementan y relacionan entre si.
a. Planes estratégicos: se aplican a toda la organización, fijan sus metas
generales y tratan de posicionarla en su contexto.
b. Planes operativos: Especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las
metas generales.
c. Planes de largo plazo: son aquellos cuyo horizonte temporal rebasa los
tres años.
d. Planes de corto plazo: Son los que abarcan un año o menos.
e. Planes de específicos: Su principal característica es que son lo bastante
detallados sin margen a interpretaciones.
f. Direccionales:
generales.
Son
planes
flexibles
que
establecen
lineamientos
g. Plan único: Están destinados a satisfacer las necesidades de una sola
ocasión.
h. Permanentes: Planes continuos que encauzan las actividades que se
realizan repetidamente.
5
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
10. Pasos para la planeación
A. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
 El mercado
 La competencia
 Lo que desean los clientes
 Nuestras fuerzas
 Nuestras debilidades
B. Establecimiento de objetivos y metas:
 Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
C. Consideración de las premisas de planeación:
 En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
D. Identificación alternativas:
 Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros
objetivos.
E. Comparación de alternativas:
 Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas
con el costo más bajo y las mayores utilidades.
F. Elección de una alternativa:
 Selección del curso de acción a seguir.
G. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
 Comprar equipo
 Comprar materiales
 Contratar trabajadores
 Desarrollar un nuevo producto
H. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos
tales como:
 Volumen y precio de ventas
 Gastos de operación necesarios para los planes
 Gastos para equipos de capital.
11. Planeación operativa
Planificación Táctica: Es un proceso anual que guía hacia el logro de los
objetivos propuestos en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre
los planes estratégicos y tácticos son:
a. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto
que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano
plazo.
b. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en
tanto que los tácticos son específicos.
c. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las
metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.
6
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
12. Planeación estratégica:
La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se
deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y
el clima organizacional.
Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales
de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y
procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.
• Las etapas de la planificación estratégica son:
• Identificación de las estrategias actuales.
• Identificación de las metas estratégicas potenciales.
• Selección de metas estratégicas.
• Evaluación y ejecución de las estrategias.
13. Factores de contingencia en la planeación
Contenido del Plan de Contingencia: Los planes de contingencia deberán
identificar cuestiones clave tales como:





La naturaleza de la contingencia
Las repercusiones operativas de la contingencia
Las respuestas viables
Las implicaciones financieras de las respuestas
Cualquier efecto en otro proceso
Las respuestas viables, las implicaciones financieras y los efectos vinculados
tienden a variar de acuerdo con la oportunidad de las decisiones de
instrumentación del plan de contingencia, por lo que deberá incluir información
acerca de estas variaciones.
14. Otras Técnicas de Planificación
El Gráfico de Gantt
Diagrama de análisis de proceso.
Diagrama de flujo.
Pronósticos.
Aplicación.
7
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
PREPARACIÒN DE LOS PLANES:
Para preparar un plan es necesario tomar en cuenta tres factores contingentes
que pueden incidir en el plan: El nivel organizacional, el grado de
incertidumbre en el entorno y la magnitud de los compromisos futuros.
a. El nivel organizacional: se basa en la pirámide organizacional para definir
el tipo de planes a realizar de la siguiente manera:
Planeación
estratégica.
Directores
Gerentes de
nivel medio.
Planeación
operativa
Gerentes de
primer nivel.
b. El segundo factor contingente que repercute en la planeación es la
incertidumbre del ambiente. Cuando el entorno es muy inseguro, los
planes deben ser específicos, pero flexibles. Es decir estar preparados
para enmendar los planes a medida que se inician o bien en casos
extremos tomar la decisión de abandonarlos.
c. El último factor, tiene que ver con el plazo de los planes. Cuanto más
afectan los planes actuales los compromisos futuros, tanto mayor es el
plazo que deben destinar los gerentes. Planear en un plazo excesivo o
demasiado próximo es ineficiente e ineficaz.
METODOS DE PLANEACIÓN:
a. Metodología tradicional: la planificación está a cargo de los directores,
muchas veces auxiliados por un departamento de planeación formal,
que es un grupo de especialistas dedicados exclusivamente a preparar
los planes de la compañía. Los planes se comunicaban y transmiten en
los diversos niveles y se van adaptando a las necesidades y entorno de
cada departamento.
b. Metodología moderna: hacer participar a más integrantes de la
organización en el proceso. En éste método, los planes no se distribuyen
desde la dirección de un nivel al siguiente, sino que los trazan los
miembros en los diversos niveles y unidades para satisfacer sus
necesidades.
8
ADMINISTRACIÓN I.
Licenciada Raquel Laguardia.
PLANEACIÓN EFICAZ EN ENTORNOS DINÁMICOS:
En un ambiente incierto, los gerentes quieren elaborar planes específicos, pero
flexibles. Aunque parezca contradictorio, no lo es. Para ser útiles, los planes
deben tener alguna especificidad, pero nunca deben labrarse en piedra. Los
gerentes deben aceptar que la planeación es un proceso continuo. Deben estar
dispuestos a cambiar si lo justifican las condiciones del ambiente.
Es importante recordar que a pesar de estar en un entorno cambiante es preciso
que la planeación no se deje de realizar. La persistencia en la planeación es lo
que contribuye significativamente al mejoramiento del desempeño.
Y por último, es necesario que se capacite a los empleados para que se fijen
metas y elaboren planes, y luego se debe confiar en que van a hacerlo.
9