PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE INVESTIGACION SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO Código: PR-SIT-02 Fecha: JUN 15 Rev. 04 Hoja: 1 de 7 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO Puesto Elaboró: Revisó: Autorizó: Ingeniero Biomédico (Coordinador de Gestión) Subdirector de Investigación Tecnológica Director de Investigación Firma F02-SGC-01 Rev.2 PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO Rev. 04 Hoja: 2 de 7 1. Propósito Elaborar las estrategias y logística de vigilancia para optimizar el uso y aprovechamiento de los equipos médicos del Instituto Nacional de Rehabilitación, susceptibles de recibir mantenimiento correctivo, con el fin de reducir los tiempos fuera de servicio. 2. Alcance A las áreas que demandan del servicio de mantenimiento del equipo médico, Departamento de Ingeniería Biomédica y la Subdirección de Investigación Tecnológica. 3. Responsabilidades • Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica: elaborar y dar seguimiento a la logística del servicio correspondiente. • Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica: supervisar el cumplimiento de los mantenimientos externos al equipo médico del Instituto Nacional de Rehabilitación. • Coordinadores de Ingeniería Biomédica, Ingenieros Biomédicos y Técnicos Biomédicos: llevar a cabo las reparaciones de equipo. • Área Usuaria: brindar las facilidades de acceso al personal del área de Ingeniería Biomédica de la Subdirección de Investigación Tecnológica, solo y únicamente para evaluar y/o supervisar la funcionalidad del equipo médico bajo su resguardo. • Subdirector de Investigación Tecnológica: autorizar la solicitud de requisición de refacciones y/o servicio de mantenimiento externo. • Director de Administración y el Subdirector de Compras y Suministros: otorgar las autorizaciones presupuestales necesarias para la compra de refacciones o insumos requeridos para los servicios de mantenimiento de los equipos y para los servicios de mantenimiento externo requeridos. 4. Políticas de operación y normas. • Toda solicitud de mantenimiento debe ser soportada por la orden de servicio. • La entrega de un trabajo debe ser revisada y validada antes de firmar como resuelta la solicitud. • La orden de servicio debe estar firmada por el área usuaria de recibido y con el Vo. Bo. del trabajo realizado. • No se autorizará el pago del servicio si no está debidamente requisitada la orden de servicio. • Todos los servicios externos deben ser supervisados por los Ingenieros del Departamento de Ingeniería Biomédica. • En caso de calibraciones de los equipos médicos, se solicitará la certificación de los equipos con que se calibran para que cumplan con la norma en los casos que se requiere. F02-SGC-01 Rev.2 PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO Rev. 04 Hoja: 3 de 7 5. Descripción del procedimiento: N° 1 2 3 RESPONSABLE Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05) y entrega el Laboratorio / Coordinador del área equipo al área de Ingeniería Biomédica. o personal solicitante 4 5 ACTIVIDAD Jefe de Servicio / de Solicita vía telefónica al Departamento de Ingeniería Biomédica, la revisión del equipo biomédico. Laboratorio / Coordinador del área o personal solicitante Verifica en sitio que el equipo no funciona y requiere de reparación. Abre Orden de Servicio de Equipo Biomédico Coordinador, Ingeniero (F01-PR-SIT-05) Biomédico, Técnico Biomédico ¿Procede? No: Pasa a la actividad 22 Si: Continua Jefe de Servicio / de En caso de que el equipo médico salga del área usuaria, recibe copia de la Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico 6 Todo equipo con una falla, no solventable de forma inmediata, deberá ser inhabilitado físicamente por Ingeniería Biomédica; le colocará una etiqueta roja, la cual significa que el equipo está en proceso de mantenimiento correctivo, todo esto con el fin de evitar daños a los pacientes y usuarios del mismo. Evalúa equipo y analiza ¿El equipo cuenta con contrato? Si: Pasa a la actividad 13 No: Continua ¿Necesita de servicio externo? No: Pasa a la actividad 15 Si: Continua MANTENIMIENTO EXTERNO 7 8 Jefe de Departamento Solicita a la Subdirección de Investigación Tecnológica el servicio externo de Ingeniería (Oficio de Solicitud de Servicio Externo). Biomédica Subdirector de Revisa solicitud y avala Investigación Tecnológica F02-SGC-01 Rev.2 PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO N° RESPONSABLE 9 10 11 12 13 14 Subdirector de Investigación Tecnológica Rev. 04 Hoja: 4 de 7 ACTIVIDAD Solicita cotización a proveedores de acuerdo a las Políticas, Bases y lineamientos para la Adquisición y Arrendamiento de de Bienes Muebles y Servicios. ¿Es posible la reparación? Si: Evalúa el costo beneficio para la reparación del equipo biomédico. No: Pasa al actividad 32 Envía oficio para trámite para la autorización del presupuesto del servicio externo por evento a la Dirección de Administración. ¿Procede? Si: Recibe Formato de Reserva Presupuestal (F01-PR-SRF-10) del servicio y autoriza la realización del servicio. No: Regresa a la actividad 6 Gira instrucciones al Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica para la coordinación y supervisión del servicio externo (Oficio). Jefe de Departamento Solicita al proveedor la reparación del equipo. (Oficio Autorización de servicio o de acuerdo al contrato) de Ingeniería Biomédica Supervisa la realización del servicio externo y verifica su aceptación. Coordinador, Ingeniero ¿Procede de conformidad con la reparación? Biomédico, Técnico Si: Pasa a la actividad No. 22 Biomédico No: Informa al proveedor los motivos por los que no se acepta el servicio y solicita corrija las fallas detectadas. MANTENIMIENTO INTERNO 15 16 17 18 19 Revisa si el equipo biomédico requiere de refacciones. Coordinador, Ingeniero ¿Procede? Biomédico, Técnico Si: Verifica existencia de refacciones. Biomédico No: Pasa a la actividad 21 ¿Encuentra refacciones en el mercado? Si: Elabora Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05) No: Pasa a la actividad 33 Jefe de Departamento Recibe y firma la Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05). Turna a la Subdirección de Investigación Tecnológica. de Ingeniería Biomédica Recibe, da visto bueno y turna la Requisición de Compra Subdirector de Investigación (F01-PR-SCS-05) a la Subdirección de Compras y Tecnológica Suministros. VER PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓNES DE Jefe de Departamento SUBDIRECCIÓN COMPRAS Y SUMINISTROS de Ingeniería ¿Procede la compra de la refacción? Biomédica Si: Continua No: Regresa a la Actividad No. 15 F02-SGC-01 Rev.2 LA PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO N° ACTIVIDAD Recibe refacción con la Solicitud de Abasto (F02-PR-SCS-05) y turna a la persona asignada Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico Realiza la reparación del equipo biomédico y requisita la Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05). 22 Entrega el equipo al área usuaria. Recibe el equipo y verifica su óptimo funcionamiento. 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Hoja: 5 de 7 RESPONSABLE 20 21 Rev. 04 Jefe de Servicio / de ¿Procede? Laboratorio / Si: firma de conformidad la Orden de Servicio de Equipo Biomédico Coordinador del área o (F01-PR-SIT-05) personal solicitante No: Regresa a la actividad No. 21 si es interno y 13 si es externo. Jefe de Recibe Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 con firma Departamento de de conformidad del área usuaria y archiva. Ingeniería Biomédica Si fue servicio externo, turna la copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 a la asistente de la Subdirección de Investigación Tecnológica y archiva original. Asistente de la Recibe copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 Subdirección de y revisa el cumplimiento del servicio externo de acuerdo a especificaciones Investigación del servicio autorizado. Tecnológica Recibe la factura por parte del proveedor. ¿Procede? No: Si se trata de documentación mal requisitada, se regresará al proveedor para su corrección y si es por un mantenimiento inadecuado se regresará al Jefe del Departamento de Ingeniería Biomédica para resolver la inconformidad. Si: Turna a la Subdirección de Investigación Tecnológica. Subdirector de Revisa, da visto bueno a la factura y turna a su asistente. Investigación Tecnológica Asistente de la Entrega documentos al proveedor para tramitar el pago. Subdirección de VER PROCEDIMIENTO PR-SRF-10 (RECEPCION, VALIDACIÓN Y PAGO DE Investigación LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO) Tecnológica SOLICITUD DE DICTAMEN TECNICO PARA EQUIPO BIOMEDICO Jefe de Servicio / de Solicita mediante Memorando al Departamento de Ingeniería Biomédica el Laboratorio / Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) para la reubicación, Coordinador del área o retiro o baja del equipo. personal solicitante Jefe de Recibe solicitud y asigna a un ingeniero para la revisión del equipo biomédico en Departamento de cuestión. Ingeniería Biomédica F02-SGC-01 Rev.2 PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 Rev. 04 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO N° RESPONSABLE 32 Coordinador o Ingeniero Biomédico 33 34 35 36 Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica Subdirector de Investigación Tecnológica Coordinador de Gestión 37 38 39 Hoja: 6 de 7 ACTIVIDAD Revisa el equipo y verifica su funcionamiento. Elabora el Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02), recopila firma del área solicitante y entrega al Jefe de Ingeniería Biomédica. Revisa, firma Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) y entrega a la Subdirección de Investigación Tecnológica. Recibe Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02), firma y turna al Coordinador de Gestión para su control. Valida y controla la relación de Dictámenes Técnicos de Equipo Biomédico. Verifica funcionalidad del sistema, genera reporte y regresa al jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica. Recibe Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) y entrega al área solicitante. Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica Jefe de Servicio / de Recibe original del Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-PR-SITLaboratorio / 02) para los efectos que el área usuaria requiera y firma de recibido en copia Coordinador del área o del Departamento de Ingeniería Biomédica personal solicitante 40 TERMINA PROCEDIMIENTO 6. Documentos de referencia: DOCUMENTO CODIGO NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos Manual de Gestión de la Calidad Control de Documentos y Registros Manual de organización del Instituto Nacional de Rehabilitación Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos Normatividad emitida por la Secretaría de Salud y la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales. N/A F02-SGC-01 Rev.2 MGC-DG-01 PR-SGC-01 MO-DG-01 No aplica No aplica PROCEDIMIENTOS Código: PR-SIT-02 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Fecha: JUN 15 Rev. 04 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO REGISTRO Orden de Servicio Equipo Biomédico de Solicitud de Servicio Externo Autorización servicio a proveedor Formato de Reserva Presupuestal Requisición de compra Solicitud de abasto Dictamen Técnico Para Equipo Biomédico TIEMPO DE RESPONSABLE DE CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN 5 años Jefes de departamento de Ingeniería Biomédica y Desarrollo Tecnológico 2 años Subdirector de Investigación Tecnológica Subdirector de Investigación 2 años Tecnológica Jefe del Departamento de 5 años Control e Integración Presupuestal Jefe del Departamento de Almacenes y Control de 2 años Inventario Jefe del Departamento de Almacenes y Control de 5 años Inventario Jefe de Departamento de 5 años Activo Fijo Hoja: 7 de 7 CODIGO F01-PR-SIT-05 Número de oficio No aplica F01-PR-SRF-10 F01-PR-SCS-05 F02-PR-SCS-05 F01-PR-SIT-02 7. Glosario Orden de Servicio de Equipo Biomédico.- Es un formato de control donde se integran los datos del equipo, se describe el servicio solicitado por el área usuaria, falla encontrada, reparación realizada, refacciones utilizadas, quien realizó el servicio y observaciones. Sistema de Administración de Equipo Médico.- Es un programa de computadora, el cual maneja la base de datos del equipo médico, en esta se generan las órdenes de servicio, dictámenes de baja, solicitudes de servicio externo, reportes, etc. 8. Control de cambios Revisión 02 03 04 Descripción del cambio Se integra al procedimiento, la solicitud del Dictamen Técnico para Equipo Biomédico para el retiro, reubicación o baja de equipo. Cambio de nombre para englobar a todos los equipos que atiende la Subdirección de Investigación Tecnológica. Se actualiza para mayor claridad del procedimiento. Se agrega actividad para identificar que el equipo médico está inhabilitado por encontrarse en mantenimiento correctivo. Actualización de la imagen institucional F02-SGC-01 Rev.2 Fecha Junio 2011 Octubre 2011 JUN 15