CIRCULAR EXTERNA No

LA PERSONA JURÍDICA PARTICIPANTE EN UN CONSORCIO DEBERÁ INCLUIR
EN SU CONTABILIDAD LOS INGRESOS, COSTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES QUE
GENERE ESTE
Antes de entrar a abordar el tema, es necesario hacer las siguientes precisiones:
1. El consorcio empresarial es una figura en virtud de la cual varias personas,
naturales o jurídicas, unen sus esfuerzos, conocimientos, capacidad técnica y científica
para la gestión de intereses comunes o recíprocos, y aunque parte de una base
asociativa no hay socios propiamente dichos, sino un modelo de colaboración para la
ejecución de uno o varios proyectos, pero cada uno de los asociados conservando su
independencia, y, asumiendo un grado de responsabilidad solidaria en el cumplimiento
de las obligaciones contractuales.
Por otro lado, la Ley 80 del 28 de octubre de 1993, "por la cual se expide el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública", en su artículo 7, para efectos de
la aplicación de la citada ley, define lo que se entiende como Consorcio y Unión
Temporal, así:
"Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo
solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en
desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo
conforman".
"Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una
misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,
respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto
contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de
la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la
ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal".
Respecto a los aspectos contables, el artículo 61 de la Ley 223 de 1995, que modificó
el Estatuto Tributario en su artículo 18 señala que, los consorcios y uniones temporales
no son contribuyentes del impuesto sobre la renta. Los miembros del consorcio o la
unión temporal, deberán llevar en su contabilidad y declarar de manera independiente,
los ingresos, costos y deducciones que les corresponde en los ingresos, costos y
deducciones del consorcio o de la unión temporal.
En consecuencia, cada persona jurídica participante en el consorcio, deberá incluir en
su contabilidad los ingresos, costos, gastos y deducciones que genere el consorcio,
dichos registros deben estar elaborados bajo los principios o normas básicas de
contabilidad generalmente aceptados, consagrados en el Decreto 2649 de 1993, tales
como el de asociación y prudencia previstos en los artículos 13 y 17 ídem.
2. Igualmente, deberá observarse lo previsto en el artículo 96 ibídem en relación con el
reconocimiento de ingresos y gastos así:
"Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización y
asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el
adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y
en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del
período".
Es de advertir que en relación con el principio de revelación plena, el parágrafo del
artículo 115 del mencionado Decreto 2649 de 1993, dispone:
"No pueden hacerse compensaciones de saldos deudores o acreedores originados por
operaciones de diferente origen, salvo que tales compensaciones se hubieren realizado
conforme a la ley o el contrato respectivo».
En cuanto al período contable, es necesario recordar que, de conformidad con el
mandato contenido en el artículo 9° del decreto varias veces citado:
"...El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros,
durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales
y en consideración al ciclo de operaciones.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe
emitir estados financieros de propósito general".
Los estados financieros de propósito general, son aquellos que se preparan al cierre de
un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de
satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico
para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión,
claridad, neutralidad y fácil consulta" (artículo 21 Decreto 2649 de 1993).
Por consiguiente, en relación con la elaboración de los estados financieros de propósito
general, los entes económicos deben tener en cuenta los elementos que conforman
dichos estados financieros, en este caso, los activos, los pasivos, el patrimonio, los
ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden, en
cada uno de los respectivos consorcios deben presentarse dichos elementos, por
cuanto, cada consorcio se presume, debe contar con las herramientas necesarias para
acometer una tarea en virtud del contrato suscrito.
3. En cuanto al documento que debe servir de soporte, el Decreto 2649 de 1993, en su
artículo 123 señala: "Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean
aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben
documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados
y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación".
En este caso, los documentos que sirven de soporte no deben ser suscritos por el
administrador o contador, pero sí, deben ser firmados los comprobantes de
contabilidad por aquellos funcionarios que intervienen en su elaboración, con indicación
del día en que fueron elaborados.
Estos comprobantes de contabilidad, deben ser elaborados con sujeción a lo previsto
en el artículo 124 del Decreto 2649 de 1993
(Oficio 340-73272 del 29 de noviembre de 2000)