Guía de referencia rápida para Estandares de

Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Consejos útiles
Facturas basadas en la OdC
Nombre del
• Nombre del proveedor debe coincidir con el nombre en la sección "OdC para" en
Proveedor
las otras OdC de Colgate/Hill’s
• Si el nombre o la dirección de su proveedor ha cambiado en comparación con el
nombre o la dirección en la OdC, por favor póngase en contacto con su
Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill’s para iniciar el
Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor.
Dirección de
Proveedor
•
La dirección del proveedor debe coincidir con la en la sección "OdC para" en las
otras OdC de Colgate/Hill’s.
• Si la factura está emitida por una sucursal, use la dirección da la sucursal
• Si el nombre o la dirección de su proveedor ha cambiado en comparación con el
nombre o la dirección en la OdC, por favor póngase en contacto con su
Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill’s para iniciar el
Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor.
E-mail de Proveedor •
Este campo no es obligatorio. Sin embargo, la dirección e-mail nos permitirá
ponernos en contacto con Uds. en caso de cualquier problema con el
procesamiento de facturas.
Número del Registro
de los Contribuyentes
de IVA de Proveedor
Dirección para Envíos
y Datos Bancarios
Entidad Jurídica de
Colgate/Hill’s
• Colgate/Hill’s efectuará solamente los pagos a la Dirección para Envíos o usando
Datos Bancarios que están en nuestro Registro Maestro de Proveedores. Si se
necesitan cambios de estos datos por favor póngase en contacto con su
Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill’s para iniciar el
Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor.
• NOTA: La Dirección para Envíos o Datos Bancarios provistos en las facturas
enviadas por medio de la red Tungsten no constituyen una notificación de la
solicitud de cambio a Colgate/Hill’s.
• Hay que seleccionar la Entidad Jurídica apropiada de Colgate/Hill’s (Cuenta de
Comprador Tungsten) al someter cualquier factura.
• Consulten el Anexo I al final de este documento para ver el mapeo de las
Entidades Jurídicas de Colgate/Hill’s en Europa según los Números de Cuenta de
Comprador Tungsten apropiados.
Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Facturas basadas en la OdC
Dirección para Envío debe coincidir •
con la información en la OdC.
•
Consejos útiles
Calle, Ciudad, Código Postal y País
Para Proveedores del Formulario Web, hemos definido previamente
como el padrón la Dirección para Envío tomada de nuestra Orden de
Compra. Uds. tienen que seleccionar el País y el Estado apropiados.
Número de factura
• Colgate/Hill’s solamente puede procesar una OdC referenciada por
cada factura. Si están facturando para múltiples OdC, una factura
separada con un número de factura único, debe ser presentada para
cada OdC.
• Número de factura / referencia no puede tener más de 16 caracteres
Fecha de facturación
•. No se permite inscribir fechas futuras en las facturas.
Orden de Compra (OdC)
• Formato de número de OdC: (un prefijo de 2 dígitos, 45 y 75 más
8 dígitos numéricos)
• Colgate/Hill’s solamente puede aceptar una referencia de OdC en
cada factura. Facturas con múltiples referencias de OdC serán
rechazadas. Uds. recibirán una Notificación E-mail de Tungsten
informando sobre los cambios necesarios para poder presentar sus
facturas efectivamente a Colgate/Hill’s.
Número(s) de Renglones de OdC
•
Descripción y Código de Producto
para bienes y servicios deben
corresponder a la OdC a nivel del
artículo de línea.
Referencia a un renglón de la OdC debe ser incluida para cada
artículo facturado a Colgate/Hill’s. Donde la información no ha sido
suministrada, Colgate/Hill’s ha pedido Tungsten que ejecute la
siguiente “translación de dados”:
o Facturas de un renglón basadas en OdC se aplicarán a la
referencia de renglón en la OdC.
o Para facturas con varios renglones de OdC, Tungsten intentará
correlacionar el Número de Material ("M") de Colgate/Hill’s en
su factura con el renglón único de OdC para el Número M
referenciado.
o Si el Número M aparece en múltiples renglones de OdC, esas
facturas serán rechazadas. Uds. recibirán una Notificación E-mail
de Tungsten informando sobre la falta de información necesaria
para presentar sus facturas efectivamente a Colgate/Hill’s.
Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Consejos útiles
Facturas basadas en la OdC
Cantidad de artículos a ser • Si la factura está relacionada con una OdC de serie 75 donde la
facturados para un Número de
Unidad de Medida es una moneda, por favor incluyan el valor de los
Renglón de OdC debe ser incluida
servicios facturados en el campo de cantidad y el Precio Unidad "1".
en cada línea da factura.
• Por favor, observen las siguientes convenciones de Número de
Renglón de OdC:
o OdC de serie 45: Las referencias de renglones de OdC
constituyen un múltiplo de 10 (por ejemplo 10, 20, 30, etc.)
o OdC de serie 75 Las referencias de renglones de OdC son
secuenciales (por ejemplo 1, 2, 3, 4, etc.)
La moneda de facturación debe
coincidir con la moneda de la OdC
Precio/Coste Unidad
• Si la factura está relacionada con una OdC de serie 75 donde la
Unidad de Medida es una moneda, el Precio Unidad siempre debe
ser “1.”
Unidad de Medida debe coincidir • Si la factura está relacionada con una OdC de Servicios de Serie 75
con la Unidad de Medida de la OdC
(las OdC donde la Unidad de Medida es una moneda) la Unidad de
Medida la unidad de medida que se debe usar es la Moneda de OdC.
Los gastos de fletes de entrada, si • Si el coste de flete no está incluido en el precio de los bienes
aplicables, deben ser claramente
adquiridos, la OdC de Colgate/Hill’s incluirá un renglón único de OdC
detallados como un renglón en la
para cualquier tipo de gastos de flete. Por favor, use este número de
factura
renglón de OdC para facturar cualquier tipo de alteraciones de los
gastos de flete a Colgate/Hill’s
• Si el renglón exclusive para flete no ha sido incluido en la OdC, por
favor pónganse en contacto con un Solicitante de Negocio de
Colgate/Hill’s con el fin de cambiar la OdC para poder enviar las
facturas sin problemas.
• Cualquier coste de flete incluido como un "renglón especial" en su
factura, está sujeto a la aprobación del Solicitante de Negocio.
Valor de Impuesto, si es aplicable
Descuentos de Precio/Cantidad
Importe Total Líquido de la factura
• Descuentos de precio/cantidad deben ser incluidos solamente a
nivel del renglón de la OdC.
• Si un descuento queda aplicado a nivel de encabezado de la factura,
Uds. recibirán una notificación de rechazo de Tungsten solicitando la
aplicación del descuento a nivel del renglón de la OdC.
Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Facturas basadas en la OdC
Número de la nota de entrega y la
fecha de entrega relevantes
El envío de anexos junto con su
factura es posible.
Consejos útiles
•
Referencias a la Nota de Entrega y a la fecha de entrega deben ser
incluidas en la factura solamente a nivel del renglón de la OdC
• Anexos adicionales que justifican los importes facturados pueden ser
adjuntos a la factura. Las restricciones de Tungsten en cuanto a los
anexos:
o Número máximo de anexos: cinco (5)
o Tamaño máximo: 12 MB
• Para Proveedores Integrados, véase por favor el Vídeo de Formación
Tungsten para saber cómo agregar anexos.
NOTAS DE CRÉDITO BASADAS EN OdC
•
Aparte de los datos requeridos en la facture:
O Notas de Crédito deben ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito"
O Notas de Crédito deben hacer referencia a:
 OdC original
 Número de factura original.
Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Facturas no basadas en la OdC
Nombre y E-mail del solicitante
deben ser referenciados en todas
las facturas no basadas en la OdC.
Consejos útiles
• Esto es especialmente importante para cualquier tipo de factura
admisible no basada en una OdC.
Solamente las direcciones E-mail válidos con @colpal.com o
@hillspet.com o @gaba.com son aceptables.
Entidad Jurídica de Colgate/Hill’s
•
Nombre y Dirección de Proveedor
• Debe coincidir con el nombre de proveedor en nuestros registros
maestros de proveedores.
• Si el proveedor cambio su nombre, por favor póngase en contacto
con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de
Colgate/Hill’s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General
de Proveedor.
Hay que seleccionar la Entidad Jurídica apropiada de Colgate/Hill’s
(Cuenta de Comprador Tungsten) al someter cualquier factura.
• Consulten el Anexo I al final de este documento para ver el mapeo
de las Entidades Jurídicas de Colgate/Hill’s en Europa según los
Números de Cuenta de Comprador Tungsten apropiados.
Número del Registro de los
Contribuyentes de IVA de
Proveedor
Dirección para Envíos y Datos
Bancarios
•
Fecha de facturación
Descripción de bienes o servicios
Colgate/Hill’s efectuará solamente los pagos a la Dirección para
Envíos o usando Datos Bancarios que están en nuestro Registro
Maestro de Proveedores. Si se necesitan cambios de estos datos por
favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o
Solicitante de Negocio de Colgate/Hill’s para iniciar el Proceso de
Solicitud de Cambio General de Proveedor.
• La Dirección para Envíos o Datos Bancarios provistos en las facturas
enviadas por medio de la red Tungsten no constituyen una
notificación de la solicitud de cambio a Colgate/Hill’s. y la misma
hay que hacer usando el Formulario mencionado arriba antes da la
presentación de una factura.
• Número de factura / referencia no puede tener más de 16
caracteres.
• No se permite inscribir fechas futuras en las facturas.
• Debe incluirse para todos los renglones de la factura.
Cantidad de artículos a ser
facturados debe ser incluida en
cada línea de la factura.
• Se la factura está relacionada con servicios, el valor de los servicios
debe estar incluido en el campo de cantidad mientras que el Precio
Unidad siempre debe ser “1.”
Número de factura
Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas
Datos necesarios en la factura
Facturas no basadas en la OdC
Moneda de facturación
Consejos útiles
•
La moneda de facturación debe coincidir con la moneda del
proveedor incluida en nuestro registro maestro del proveedor.
Excepciones se devolverán al proveedor para su corrección.
• Para servicios no basados en la OdC, el Precio Unidad siempre debe
ser “1” y el importe debe coincidir con el valor de los servicios
realizados.
Unidad de Medida debe coincidir • Para servicios no basados en la OdC, usar “pieza” como la Unidad de
con la Unidad de Medida de la OdC
Medida.
Valor de Impuesto, si es aplicable
Descuentos de Precio/Cantidad
• Descuentos de precio/cantidad deben ser incluidos solamente a
nivel del renglón de la OdC.
• Si un descuento queda aplicado a nivel de encabezado de la factura,
Uds. recibirán una notificación de rechazo de Tungsten solicitando la
aplicación del descuento a nivel del renglón de la OdC.
Importe Total Líquido de la factura
El envío de anexos junto con su
• Anexos adicionales que justifican los importes facturados pueden ser
factura es posible.
adjuntos a la factura. Las restricciones de Tungsten en cuanto a los
anexos:
o Número máximo de anexos: cinco (5)
o Tamaño máximo: 12 MB
• Para Proveedores Integrados, véase por favor el Vídeo de Formación
Tungsten para saber cómo agregar anexos.
Precio/Coste Unidad
NOTAS DE CRÉDITO NO BASADAS EN OdC
•
Aparte de los datos requeridos en la facture:
O Notas de Crédito deben ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito"
O Notas de Crédito deben hacer referencia al número original de la factura.

Los datos anteriores son importantes y necesarios para que Colgate/Hill’s pueda prontamente procesar su
factura y pagarla a tiempo. Si esta información clave falta en la factura, Tungsten no estará capaz de aceptar su
factura para la entrega a Colgate/Hill’s pero en cambio la devolverá proporcionando el motivo del fallo.