México, D.F., a 28 de noviembre de 2014. Versión Estenográfica del

México, D.F., a 28 de noviembre de 2014.
Versión Estenográfica del Conversatorio “Las normas
internacionales para la gestión documental”, del segundo día de
los trabajos del Segundo Seminario Internacional Sobre Gestión
de Información y Transparencia, realizado en el Auditorio “Alonso
Lujambio” del Instituto Nacional de Acceso a la Información y
Protección de Datos (IFAI).
Presentador: Damos inicio a la tercera conferencia del día. Nos
acompañan en la mesa el licenciado Eduardo Bonilla Magaña, director
general de Gestión de Información y Estudios del IFAI.
Asimismo, le damos la bienvenida a José Luis Bonal Zazo, profesor
titular de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la
Universidad de Extremadura en España.
Cedemos el uso de la voz al licenciado Eduardo Bonilla.
Eduardo Bonilla Magaña: Gracias. Les doy una cordial bienvenida a
la conferencia: Las normas internacionales para la gestión
documental, que impartirá el doctor José Luis Bonal Zazo.
El doctor Bonal Zazo es doctor en documentación y profesor titular de
la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de
Extremadura en España, en donde ha ejercido la docencia desde
1995. A partir de esa fecha ha impartido cátedra relacionada con la
archivística y la gestión de documentos en los niveles de licenciatura,
maestría y doctorado.
El doctor Bonal Zazo es ampliamente reconocido en el ámbito de los
archivos en España y Portugal, así como en diversos países de
Latinoamérica, por su participación en la revisión de normas
internacionales de descripción archivística, así como por las
publicaciones de su autoría como son: La descripción archivística
normalizada en 2001, Manual de descripción multinivel publicado en
2002 con reimpresiones en diversos años, El curso de archivos y
documentación, así como Estudios avanzados en archivología.
Déjenme decirle que varios de estos libros gozan de diversas
reimpresiones por su calidad y contenido. El doctor Bonal ha
participado como ponente en más de setenta seminarios y
conferencias. Y en reconocimiento a su trayectoria fue invitado por el
IFAI a este seminario internacional para conocer la normatividad
internacional en materia de gestión documental. A lo que contribuirá a
que las organizaciones públicas aplique las mejores prácticas
internacionales en materia de gestión documental y administración de
archivos. Quisiera únicamente agregar que para mí es un honor
presentar al doctor Bonal Zazo, que fue además profesor de la
asignatura de valoración documental en la maestría en gestión
documental de archivos de la Universidad La Salle de Colombia. Y
precisamente para aprovechar estos profundos conocimientos del
doctor, le cedo el uso de la palabra. Muchas gracias, doctor.
José Luis Bonal Zazo: Muchísimas gracias por sus palabras, maestro
Bonilla. Quiero agradecer antes de comenzar a los organizadores de
este segundo seminario internacional sobre gestión de información y
transparencia; su invitación para participar en el mismo, a las tres
instituciones organizadoras, al IFAI, al IMAC, al ITAM, pero
fundamentalmente al IFAI como institución anfitriona. Hago extensible
y personalizada este agradecimiento al maestro Eduardo Bonilla, por
supuesto, al Comisionado Acuña, aquí presente, y a todo el personal
del IFAI, personal de administración, el personal técnico que se ha
encargado de que todo funcione de manera adecuada.
Quiero decir que también es para mí un placer estar en México una
vez más. Puedo decirles que no había visitado México hasta
septiembre del año pasado. Desde septiembre hasta ahora ya he
estado aquí en cuatro ocasiones por razones profesionales, pero
sobre todo lo que quiero destacar es que vengo encantado de
participar en este tipo de eventos, pero también por las fuertes
relaciones personales de amistad que en este año he entablado con
distintas personas de este país. Me gusta venir a México y me gusta
fundamentalmente por el cariño de sus personas.
Bien. Vamos a comenzar con la presentación. Normas ISO de gestión
de documentos y transparencia. Información y noticia.
Quizá les resulte llamativo el subtítulo de esta exposición: Información
y noticia.
Debo decirles que cuando recibí el encargo de impartir esta
conferencia sobre las normas ISO de gestión de documentos, me
enfrenté con el reto de tener que hablar sobre un tema complejo y
sobre todo, de que se había producido una gran cantidad de
documentos normativos.
Es decir, abundancia normativa y además complejidad, y tenía que
hacerlo en un periodo de 45 minutos.
Por esta razón pensé que una buena idea sería abordar el tema desde
el punto de vista del periodismo.
En el ámbito de la teoría periodística a la hora de redactar una noticia
y en definitivo, una noticia no es más que un resumen de una
información, está establecido de una forma ya clásica, la conveniencia
de dar respuesta a cinco preguntas tradicionales: el qué, el quién, el
cuándo, el dónde, el por qué.
Y esa es la idea que surgió.
Voy a seguir un esquema periodístico en esta cuestión. Vamos a
hacer una breve introducción, pero luego para intentar dar respuesta al
qué, señalaremos a qué aluden estas normas de gestión de
documentos.
Vamos a intentar acotar qué es la gestión de documentos,
contemplada en estas normas.
Hablaremos también y de algún modo intentaremos dar respuesta a la
segunda pregunta, al quién. Quién hace estas normas, quién nos
obliga o nos anima a su uso.
Plantearemos una cuestión más. Cuándo. Cuándo surgen estas
normas. En qué momento aparecen. Sólo las normas exclusivamente,
las normas de gestión de documentos.
Y por último, plantearemos una pregunta más, para qué sirven, cuáles
son los ámbitos de aplicación de estas Normas de gestión de
documentos.
Por tanto, estas cuatro preguntas: qué, quién, cuándo y para qué.
Por supuesto, concluiremos con unas reflexiones finales para rematar
la exposición.
Quiero comenzar destacando que en el año 2006, el Archivo General
de la Nación de Colombia, en colaboración con la Asociación
Latinoamericana de Archiveros y el Programa DAI, publicó una obra
coordinada por una buena amiga, a la que tengo aprecio, la doctora
Sara González Hernández, titulada así: “Archivos desorganizados.
Fuente de corrupción administrativa”.
La obra es un compendio de trabajos de varios autores que parten de
la idea, enunciada en el título, de que un archivo desorganizado en la
medida en que impide o dificulta el acceso a la información es origen,
es génesis para la corrupción.
Podríamos invertir esta idea. Podríamos plantear la idea contraria, es
decir, Archivos organizados, fuente de transparencia administrativa.
Porque efectivamente, creo que un archivo organizado ayuda o al
menos coadyuva a la transparencia administrativa, y en este contexto
cobra especial relevancia el trabajo de todos los aquí presentes. Cobra
especial relevancia el trabajo de los archivistas.
Pensemos que un archivista debe desarrollar sus actividades no sólo
con rigor técnico, no sólo debe clasificar bien, no sólo debe valorar
documentos bien. Debe hacerlo también con un sentido de
responsabilidad social.
Pensemos que un documento mal clasificado es un documento que no
se podrá encontrar, un documento mal indizado es un documento que
no podrá ser recuperado, un documento eliminado en un proceso
incorrecto de valoración es un documento que nunca más servirá de
prueba para nada.
En este contexto y con esta finalidad, distintas instituciones
internacionales han creado una serie de normas orientadas
precisamente las buenas prácticas en las actividades los profesionales
de los Archivos.
Plantemos la primera pregunta y vamos a intentar darla respuesta:
¿A qué se dedican estas Normas de Gestión de Documentos?
Vamos a partir de una definición clásica, una definición que nos
propone una de las normas que tiene más éxito, de las que se ha
hablado aquí en estos días: La Norma ISO-30300.
La Norma ISO-30300, Norma relativamente reciente, del año 2011,
define la Gestión de Documentos de esta manera:
“La Gestión de Documentos es el área de la gestión responsable de
un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos incluidos en
los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la
información y prueba de las actividades y operaciones de la
organización”.
Hay que reconocer que la definición es completa, desde mi punto de
vista, pero es compleja en cuanto a su contenido porque aborda
muchos aspectos; en concreto, cinco aspectos, cinco facetas que me
gustaría comentar de una forma esquemática.
Vamos a descomponer esta definición: Gestión de Documentos.
Por un lado, se nos ha dicho lo siguiente: “es un área de la gestión”, es
lo primero que se apunta y por el contexto, consideramos que la
Gestión de Documentos es un área de la Gestión.
La Gestión engloba una serie de teorías sobre planificación, sobre
ejecución, sobre control, sobre evaluación, sobre implementación de
actividades en las instituciones con el fin de que éstas -de que las
instituciones- desarrollen sus actividades de forma correcta.
Por lo tanto, el objetivo fundamental de la Gestión de Documentos es
ayudar a las instituciones, ayudar a las organizaciones a que lleven a
cabo sus actividades de una forma apropiada, incluso más allá del
valor patrimonial.
Fíjense que la Norma nos dice: “…se persigue hacer esto para
salvaguardar la información y la prueba de las actividades de la
organización”, pero continuemos.
Segunda faceta:
La segunda faceta hace referencia al alcance. Por el alcance de la
definición, se nos dice que la Gestión de Documentos persigue un
control eficaz y sistemático de las operaciones de tratamiento
documental; fíjense nada más, eficacia y sistematicidad.
El concepto de eficacia es claro: Es conseguir una meta, es conseguir
un objetivo independientemente de los medios.
Aquí podríamos cuestionarnos: ¿La Gestión de Documentos busca un
control eficaz o un control eficiente?
Es decir, conseguir unos objetivos, unas metas, pero teniendo en
cuenta los medios disponibles.
Planteemos un ejemplo general. Si queremos diseñar e implantar un
sistema de gestión de documentos, un modelo de gestión documental,
podemos decir: Vamos a implantarlo independientemente de lo que
nos cueste económicamente, independientemente de los requisitos
humanos que necesitemos.
Podemos disponer de ellos independientemente de las
infraestructuras. El objetivo es conseguir la implantación de este
modelo y lo hacemos cueste lo que cueste.
Hablamos así eficacia, pero no de eficiencia.
La eficiencia sería: Vamos a implantar un modelo de gestión de
documentos, pero vamos a hacerlo con los medios que tenemos, con
el dinero disponible, con el personal con el que contamos, con las
infraestructuras con las que podemos trabajar.
Creo que habría que pensar si se busca eficacia o se busca eficiencia.
Creo que sería más realista hablar de eficiencia de acuerdo a los
medios.
Pero además se nos dice, se busca un control sistemático, es decir, un
control integral de todas las actividades de tratamiento documental. No
podemos dejar nada. Aquí debemos ser exhaustivos, debemos
abarcar la valoración, debemos abarcar las transferencias, la
descripción, etcétera.
Tercera faceta. Las actividades.
¿Cuáles son las actividades que integran la gestión de documentos?
Pues según la Norma ISO-30300 las actividades son cinco muy claras:
la creación, la recepción, el mantenimiento, es decir, el procesamiento
de información, el almacenamiento de documentos y el tratamiento de
los mismos.
El uso, es decir, la recuperación, el control el acceso y la difusión.
Y por último, la disposición.
Dos ideas sobre las actividades.
Llamó la atención sobre el hecho de que se habla aquí de gestión de
documentos desde la creación, hasta la disposición.
Es decir, desde que los documentos se crean, hasta que son
eliminados o son transferidos al archivo.
Pero a partir de la transferencia del archivo parece que ya escapa a la
gestión de documentos. Es decir, la gestión de documentos se
ocuparía fundamentalmente de los documentos en las primeras etapas
del ciclo de vida fundamentalmente.
Y una segunda idea, la creación, recepción, mantenimiento, uso y
disposición exige primero una planificación y después ya la ejecución.
Los dos puntos de vista, tanto la planificación, como la ejecución de
estas actividades.
Hablando del contexto, alcance, actividades y siguiente faceta, el
objeto.
¿Cuál es el objeto de la gestión de documentos?
Los documentos, aquí está claro, aquí no hay duda. No la información,
sino los documentos, los documentos resultado de procesos. De esto
hablaremos más tarde.
Y quinta faceta. ¿Cuál es la finalidad?
La finalidad se señala también en la definición, es incorporar y
mantener información y prueba de algo que considera relevante, las
actividades de la organización.
Porque efectivamente, en las actividades y operaciones de una
organización encontramos el origen de los documentos y es lo que hay
que preservar, la prueba, la información de esas actividades.
Podemos concluir así este esquema, esta especie de mapa
conceptual, aunque no es tal.
Podemos definir la gestión de documentos desde esta quíntuple
perspectiva: Contexto, alcance, actividades, objeto, finalidad.
Esto es el que, a esto se dedican este conjunto de normas de gestión
de documentos de las que vamos a hablar.
La siguiente cuestión, ¿quién hace estar normas?
Bueno, debo decirles aquí y se los digo con total confianza que la
lectura de estas normas, cuanto menos, árida. A veces, incluso,
tediosa, a veces pesada. Yo las estudio, me dedico a su estudio, pero
se los confieso, en ocasiones, su lectura y lo digo a menudo medio en
broma, medio en serio, más serio en broma, eso también se los
aseguro, que son un remedio infalible para una noche de insomnio.
Dos páginas seguidas de la norma ISO-IF-489 y de verdad dormirán
como niños.
Otra confesión que a menudo cuando estoy estudiando las normas,
pues uno es débil y cae en tentaciones y a menudo caigo en la
tentación de, sin querer, cuando ya estoy cansado, los ojos
enrojecidos, de hojear los periódicos, hojear la prensa digital, es una
tentación estar en la pantalla y sin querer buscamos el periódico del
día correspondiente. La edición del New York Times del pasado lunes
y precisamente hablando de esta cuestión del quién, apareció una
noticia, bueno, debo decirles, yo no leo el New York normalmente, leo
los periódicos en mi país, no quiero pecar aquí de pedantería. Pero sí
que buscando un buen ejemplo de una noticia sobre alguien, sobre un
quién, encontré ésta que era relevante: una noticia sobre Gabriel
García Márquez.
Era importante aquí el quién, pero también es importante el qué.
Fíjense en la noticia:
Recuerdos de un alquimista literario. Éste es el quién, el alquimista
literario. La noticia brevemente, se apunta: El archivo de Gabriel
García Márquez ha sido adquirido por la Universidad de Texas, incluye
manuscritos, correspondencia, fotos y objetos personales relativos a
sus importantes libros.
Una noticia sobre un quién y sobre un archivo. La ventaja de la prensa
digital es que es mucho más interactiva y ofrece mucho más medios.
Por ejemplo, aquí nos ofrece información detallada, una serie de
fotografías sobre qué integra este archivo, pues el manuscrito, bueno,
la obra mecanografiada de Cien años de soledad, por ejemplo,
correcciones sobre El amor en los tiempos del cólera. También notas
sobre El general en su laberinto. Por supuesto, documentos
personales.
No sé si han dado cuenta que a menudo en los periódicos nos
encontramos noticias sobre archivos y sobre documentos. Es muy
frecuente, es muy común. Yo llevo desde hace una temporada
identificando, localizando, seleccionando noticias sobre archivos,
sobre archivos y documentos. Tanto es así que imagínense podríamos
incluso elaborar un periódico sobre archivos y documentos, ¿se
imaginan lo que sería eso? Crear un periódico. Por supuesto, no
podría ser diario, o sí, depende del momento.
Les voy a proponer un juego. Tenemos aquí la portada del New York
Times. Nos vamos a quedar, eso sí, con la fotografía y para crear un
periódico sobre archivos y documentos, lo primero que necesitamos es
un título, ¿verdad?
Bien. Les propongo aquí, es una broma, por supuesto. Les propongo
aquí, está apareciendo, la imagen se ve un poquito cortada, pero está
apareciendo un posible título para un periódico sobre archivos y
documentos. Necesitamos también los datos del día, necesitamos
también una cabecera y las secciones correspondientes. Un periódico
sobre archivos tendría noticias o secciones sobre transparencia,
gobernanza.
México podemos establecer una sección nacional.
Nos faltarían las noticias, verdad, es algo que falta aquí. Bueno,
noticias tenemos en abundancia.
La primera: dos mil notas de un espía permiten escudriñar los secretos
del KGB.
La segunda: las notas perdidas del explorador aparecieron en este
año, en 2014, notas de la expedición, un cuaderno congelado
literalmente, de la expedición que Scott realizó al Polo Sur donde
desaparecieron todos los integrantes, pero ahora, 104 años después
aparece perfectamente preservado, esto hay que decirlo, un cuaderno
de esta expedición.
Más nombres personales. Hallar la que puede ser el acta de bautismo
de Sancho Panza. Es curioso, y las teorías sobre el Quijote son
llamativas.
Otras, bueno, algo más trágicas, nombres, de nuevo un quién, un
archivo para honrar a las víctimas de ETA; qué ocultan los archivos del
Vaticano.
Bien, este podría ser nuestro periódico sobre archivos y documentos.
Bueno, nos falta algo, algo importante de un periódico, hay que
mantenerlo, la publicidad, verdad.
Nos encontraríamos con información de empresas que nos informan
sobre las ventajas de una generación que archiva en nubes, sobre
documentos, etcétera.
Bien, completamos con datos del tiempo, frío en ocasiones, y
tendremos aquí nuestro periódico sobre archivo.
Fíjense las noticias seleccionadas. Todas tienen un quién claro, un
espía, un explorador, un alquimista literario, un Sancho Panza con
acta de bautismo incluida.
El quién, el quién es fundamental.
Y la cuestión que nos ocupa, y cambiemos de tercio, quién crea las
normas de gestión de documentos. La respuesta podría ser concisa,
las normas más importantes son las de ISO, la Organización
Internacional de Normalización, pero ISO es un organismo inmenso,
decir que ISO normaliza tanto el grosor de los cables como la gestión
de documentos, es pensar, bueno, qué institución es esa que puede
normalizar absolutamente todo.
ISO se organiza en Comités, Comités de Trabajo, Comités
Permanentes, todos estos que están apareciendo en la pantalla que
son, en total 293, hay 293 Comités que se dedican a la normalización.
Bueno, uno de ellos y lo vamos a buscar de nuevo por aquí, es el
Comité Técnico número 46.
En la pantalla no se ve, pero aquí pido un acto de fe, casi. El Comité
número 46, es un Comité sobre Información y Documentación. Sigue
siendo demasiado amplio, verdad.
Este Comité se organiza a su vez en Subcomités. Les prometo que
todo tiene fin, no vamos a seguir descendiendo y uno de ellos es el
Subcomité número 11, sobre Archivos y Gestión de documentos.
Por tanto y esta es la primera idea que sacamos sobre el quién.
Contamos con un Subcomité específico relativo a la gestión de
documentos que elaboran normas sobre gestión de documentos, y
éste, mejor dicho, las normas que ha elaborado éste, son las que
vamos a presentar hoy aquí.
Pero no es el único, no crean que el Comité 47 de ISO es el único.
Volvemos a la lista de nuevo y aunque no se ve, sí podemos destacar
que existe otro Comité -que es el 171- sobre Aplicaciones de Gestión
de Documentos.
Este Comité de Aplicaciones de Gestión de Documentos normaliza
procesos relativos a la captura, indización, almacenamiento,
recuperación, distribución, comunicación, presentación, migración,
intercambio, preservación, integridad, mantenimiento y disposición de
los Documentos en las Aplicaciones de Gestión.
Es, por tanto, un Comité específico sobre nuestro ámbito. Luego
haremos alusión a él, aunque de una manera indirecta nada más.
Pero existen otros aún más llamativos pero que han desarrollado
normas relevantes como es el Comité Técnico número 20. Voy a leer
el título y les va a resultar llamativo: El Comité Técnico número 20 es
sobre Aeronaves y Vehículos Espaciales.
Todo punto pensará “bueno, ¿y qué tienen que ver las aeronaves, los
vehículos espaciales con los Archivos?”.
Bien, dentro de este Comité hay, de nuevo, un Subcomité específico
sobre Datos Espaciales y Sistemas de Transferencia de Información.
Esto de nuevo nos resulta demasiado lejano, ¿verdad?
Pero si yo les dijera que este Comité ha sido el que ha adoptado como
Norma ISO el Modelo que estamos presentando en la pantalla, el
Modelo OAIS, el Modelo de referencia para un Sistema de Información
Archivística Abierta; el Modelo que se utiliza como pauta para la
creación de repositorios digitales y que se ha ejercido de una manera
general, les tengo que destacar la importancia y la utilidad de este
Comité.
Por lo tanto, un segundo comentario:
Además del Comité específico, que es el que nosotros vamos a
analizar, hay otros relacionados también con la Gestión de
Documentos.
Un tercer rasgo de la normalización AFEIS hizo es que en ocasiones
adopta como Normas Internacionales normas que han generado otras
instituciones. Por ejemplo, la Norma ISO-16175, sobre Gestión de
Documentos en Sistemas de Oficina Electrónica, en entorno de Oficina
Electrónica, fue previamente creada por el Consejo Internacional de
Archivos y lo que ha hecho solamente es adaptarla.
También destacamos que ISO en ocasiones ha proyectado como
Normas Internacionales normas que eran nacionales; por ejemplo,
ISO-15489, la famosa ISO-15489 que era una Norma australiana; la
Norma S-4390 convertida en Norma Internacional.
Bueno, quiero destacar que no todo acaba en ISO; es decir, que ISO
no es “el quién” absoluto, hay otras instituciones.
Se habla del Proyecto InterPARES que ha creado documentos
normativos relevantes, el propio Consejo Internacional de Archivos, el
DLM Forum, organismos incluso nacionales que también elaboran
Normas sobre Gestión de Documentos.
Vayamos a la siguiente pregunta: El cuándo.
Hemos presentado El Qué, El Quién, nos toca ahora El Cuándo.
Bueno, aquí, en un momento de cansancio, también es hora de echar
un vistazo a nuestro periódico digital, al documental que tenemos por
aquí.
El Cuándo es relevante e importante por varias razones. En muchas
ocasiones el cuándo ayuda a desentrañar el pasado. Por ejemplo, este
artículo titulado así: “Las Siete Cajas”, de Dory Sundimmers.
Un día muere su madre, empieza a organizar todas las cosas que
encuentra y aparecen siete cajas de archivo.
Esas cajas de archivo, a medida que va leyendo la documentación que
contiene, pues descubre que había huido de Alemania, se había
instalado en España y había huido porque era de origen judío y huyó
de los campos de concentración.
El cuándo es importante también, porque nos ayuda a contextualizar
las cosas. Y vamos a ver otra noticia que precisamente ayuda a esto,
al contexto.
Lean el título: “Una carta llega a Sudáfrica con 30 años de retraso.”
Es interesante ver también el contenido de esta carta.
En ella un hombre cuya identidad aún no está clara, explicaba a su
novia en una misiva de cuatro hojas que había pedido su mano a sus
padres.
Imaginen la diferencia que es recibir una carta con 20 años a recibirla
con 70 años, en la que dice que se va a pedir a sus padres su mano
para casarse con ella.
El contexto, como decía, el contexto cronológico resulta relevante.
Y el cuándo también es importante de nuevo, porque deshacen mitos
de nuevo.
Una investigación que está realizando un archivista, revela que nuevos
documentos históricos avalan las andanzas del Quijote, en el que se
basó Cervantes.
Acabamos con el mito de “El Quijote”. Era un personaje real, según
algunas investigaciones.
Y el cuando también nos obliga a dar valor a los documentos.
¿Cuándo aparecen las normas? Y es la cuestión que nos interesa
ahora mismo.
Vamos a hablar de las normas, pero en primer lugar, sólo de las
normas que desarrolla el comité 46, es decir, el específico de gestión
de documentos, nada más, ningún otro.
Y el primer momento clave en esta cronología es el año 2001.
2001 es el momento en el que aparecen las dos normas esenciales de
gestión de documentos, ISO-154891 e ISO-154892.
Los principios, la parte general y las directrices.
A partir de este año vemos que se desarrolla un año tras otro en los
cuales no aparece ninguna otra nueva norma, no aparecen más
normas de gestión documental hasta llegar al año 2006.
2006 sí que aparecen dos textos normativos, uno que no ha tenido
demasiada relevancia, que es primero una norma que da pautas para
citar la gestión de documentos en documentos normativos, pero sobre
todo el segundo y este sí, la primera parte de la norma ISO-23-1081
sobre metadatos, metadatos para la gestión de documentos.
Bien. Dos normas sobre aspectos particulares. Continuamos, 2007, de
nuevo, vacío normativo y en 2008 aparece una norma que yo
considero relevante por el objeto de la misma, la norma ISO-26122
sobre análisis de procesos de trabajo en las organizaciones.
Recordemos la definición que presentamos al comienzo, señalábamos
que la gestión de documentos busca preservar la información y la
prueba de las actividades de una organización. Esta norma se dedica
a esto, precisamente, al análisis de las actividades de negocio.
Continuamos, a partir de este año, ya asistimos a una proliferación
descontrolada. En el año 2009, aparece la segunda parte de la norma
ISO-23081 sobre metadatos, las cuestiones para la implementación.
En el año 2010, de nuevo, aquí aparece una cantidad más que
notable, tres normas en este año. Sí quiero decir que la imagen que
aparece en la pantalla es la correspondiente a la versión española, las
normas UNE y la fecha a lo mejor no coincide, la fecha que sí está
abajo es la fecha de la norma ISO, de la aparición de la ISO
correspondiente y la que aparece es la que he usado, que es la
versión española.
Bien. En 2010 aparece la norma ISO-16175 1 y 3, la relativa a la
gestión de documentos en entornos y oficina electrónica. Al año
siguiente aparecerá la segunda, la intermedia. Y aparece otra, la
13028, sobre directrices para la implementación de la digitalización de
documentos: pautas para la digitalización. Luego vamos a volver al
contenido de una manera global.
Año 2011, abundancia completa. Encontramos por un lado la segunda
parte de la ISO-16175, gestión electrónica. Encontramos también la
última parte de los metadatos y aparece en este año las famosas
30300, 30300 y 30301. De nuevo, dos normas generales. De alguna
manera se hicieron ciclo así desde el 2001 al 2011. En 2001 aparecen
ISO-15849 y en 2011, 30300 y 30301, unas normas generales de
gestión y otras para la certificación de calidad y un sistema de gestión,
para la gobernanza de la gestión documental.
Continuamos. Aquí falta una en la imagen pequeña. Año 2012, de
nuevo dos normas sobre aspectos específicos, la 13008 sobre
proceso de migración y conversión de documentos electrónicos y la
17068 sobre repositorios de tercero de confianza para documentos
electrónicos. Luego sintetizaremos el para qué sirven.
2013 es un año en el que no aparece nada. Y 2014, en este año ha
aparecido una y se está trabajando en otra. Ha aparecido la ISO18128, sobre análisis de riesgo para la gestión, en la gestión de
documentos. Y se está trabajando en la siguiente de la serie ISO30300, la 30302, sistema de gestión de documentos, directrices para
la implementación.
Bien, pues este es el panorama, pero es el panorama solamente del
Comité 46, porque el Comité 171, el de Sistema de Gestión de
Documentos ha elaborado también una cantidad considerable.
Estas no las vamos a ver con detalle, pero sólo quiero destacar que
son normas relacionadas con la preservación de documentos a largo
plazo, con la creación de documentos en formatos fiables, en formatos
que puedan permanecer también durante tiempo.
Y por último, normas sobre sistemas de Gestión Electrónica de
Documentos.
En conjunto todas estas que están apareciendo en la pantalla, todas
estar normas hacen alusión a esos tres aspectos.
Y el otro, el Comité 20, el de Datos Espaciales.
Este comité ha elaborado tres normas que nos afectan directamente,
que son la capacitación del año 2003 la hizo 14 mil 721 el Modelo
OAIS equivale exactamente el Libro Magenta que presenté antes y a
partir de este año, hasta el año 2012 no aparecen las siguientes
versiones de normas de repositorios digitales. Es decir, el Modelo
OAIS y nada más para la certificación de un repositorio confiable.
Son respectivamente hasta la 14 mil 721, sobre modelo OAIS y la 16
mil 363 sobre auditoría y certificación de repositorios digitales seguros.
Pues este es el panorama y no son todas, están toda la serie de
Normas ISO-27000 de seguridad en la información, la serie 9000
sobre calidad en general.
Y el problema que encontramos es éste. Hay una cantidad
considerable de textos normativos, pero nosotros nos ocuparemos
solamente del último bloque, el que hemos presentado en la parte
final.
Y vamos a la siguiente cuestión.
¿Para qué todas estas normas? Porque tal como las hemos
presentado en orden cronológico, sistemas de gestión, metadatos,
digitalización, análisis de procesos, pero bueno ¿cómo podemos
ordenar todo ello?
Vamos hacer un descanso aquí de nuevo, un breve descanso, porque
no sé cómo vamos de tiempo, pero vamos hacer un pequeño
descanso y vamos a volver a nuestro periódico digital.
Necesitamos estas normas para evitar
aparecen aquí.
noticias como las que
“Dimite el alcalde de un pueblo después de que lo pillaran llevándose
cajas de documento”. “Despedido por el borrado de 1000 archivos
acusas a una institución de mentir”.
Es decir, necesitamos la gestión de documentos precisamente estas
normas para la correcta gestión documental.
Hay algo en los periódicos digitales que es la interacción rápida y
verás.
Hay aquí en la parte final un cartel de una película que creo que ilustra
muy bien este tema.
La joven rebelde, podríamos traducirla así, aunque en Brasil se ha
traducido como “Una Ciudad sin Pasado”, que es un título muy
apropiado.
Se trata de una película que creo que es relevante y que puede ser
interesante para este tema, en la cual la joven, la joven rebelde inicia
una investigación en los años 70 sobre la situación de la ciudad en la
que vive y la vinculación de las instituciones y las familias de la ciudad
en la que vive con las instituciones del Tercer Reich como instituciones
del nazismo.
Comienza la investigación y no hay mayor problema hasta que
empieza a encontrar datos comprometedores y en ese momento, los
archivos se le cierran completamente.
Denuncia a la ciudad, pide a la ciudad acceder a los archivos y un juez
le da la razón y le autoriza el acceso pero podemos ver lo que ocurre
en este video solamente dos minutos.
(Proyección de Video)
Esto está en alemán, con subtítulos en portugués.
Vemos en el video que llega el archivo con la autorización
correspondiente y ya se le prometió acceder a los documentos y el
encargado le dice “ya recibí su autorización” y agrega: “con esto usted
tiene libre acceso a los archivos”.
El otro añade: -“Personalmente nunca fui contra usted, créame que fue
así” y llega el archivo; -“No lleva nombre de Calles, cultivo de las
raíces en 1939, las Fuerzas Armadas Alemanas”; -“No pedí nada de
eso”, dice; -“¿Dónde están los autos, los documentos del Caso
Schuthernberg?”; -“No me pregunte”, le responden y agrega: -“Las
Actas de Schuthernberg están fuera, prestadas”, le dicen; -“¿Hasta
cuándo?”; -“De seis a ocho semanas”.
-“¿Vuelven las Actas de Schuthernberg?”; -“Sí, sí, un momentito”.
-“Todavía continúan prestadas pero usted es la próxima, anoté
especialmente reservar en el armario venenoso”; -“Se prestaron de
nuevo”.
Pregunta el nombre y la dirección de la persona a la que se prestaron
y él responde que no puede divulgar eso. Después le dice: “Sí señora,
las Actas están aquí pero ocurre lo siguiente: están muy viejas y
quebradizas y no pueden ser manoseadas ni utilizadas”; después
vuelve y el problema es que “ahora son muy recientes” y le dicen: “Hay
derechos individuales, ¿me entiende?”; caducan 50 años después de
la muerte.
La Ley dice 30 años pero acontece que la ciudad alteró la Ley y puso
“ahora son 50 años”.
Como ven, al final acceden por la negligencia del archivista -hay que
decirlo- y fotocopia las actas y consigue continuar con su
investigación. Este es el Para Qué que podemos destacar y quisiera
señalar que el conjunto de Normas a las que hemos hecho referencia
precisamente se ocupan de estos aspectos relacionados con la
correcta gestión.
El problema que aplicar una norma es fácil, incluso aunque sea
compleja.
Pero cuando tenemos que aplicar muchas normas, que en algunos
casos sí que son complementarias, pero en otras ocasiones pueden
tener elementos contrapuestos, terminología dispar, ahí pequeños
ajustes terminológicos que no coinciden y nos ponen encima de la
mesa lo que está apareciendo en la pantalla, es decir, 17 normas
distintas, el problema trae mayor gravedad.
¿Para qué sirven estas normas, cuál es la finalidad de las mismas?
Pues podemos señalar lo siguiente. Hay
fundamentos de la gestión documental.
normas para los
Encontramos también normas para la planificación de un sistema de
gestión de documentos, luego haremos referencia a cuáles,
encontramos también normas para el análisis de procesos, análisis de
procesos de negocio, no de gestión documental, encontramos también
normas sobre los instrumentos de gestión documental.
Encontramos normas sobre los procesos de la gestión documental;
encontramos asimismo normas sobre la gestión de documentos
electrónicos, encontramos normas con otro ámbito sobre la gestión de
metadatos.
Encontramos normas también sobre la preservación digital, normas
sobre el análisis de riesgos y, por último, normas para la auditoría y
certificación de la calidad de un sistema de gestión de documentos.
Tenemos aquí un decálogo no ampliado como el ejemplo que ayer nos
propuso nuestra compañera Laura, pero un decálogo de cuáles son
los ámbitos de la normalización, estos 10 ámbitos distintos.
Vayamos por cada uno de ellos.
Sobre los fundamentos hay dos normas que considero esenciales. Es
decir, si nos encontramos en la tesitura de tener qué abordar el tema
de la gestión de documentos por dónde empezaríamos.
Pues creo que dos normas por las cuales habría que comenzar, son
las relacionadas con los fundamentos. En concreto la ISO-154891 y la
ISO-30300.
Cuando hablamos aquí de fundamentos hacemos alusión a principios,
hacemos alusión a terminología, una cuestión importante de la cual,
por ejemplo, se ocupa la Norma ISO-30300 con muchísimo detalle, a
beneficios, a objeto, etcétera.
Es decir, si queremos profundizar en la aplicación de las normas
debemos comenzar por aquí, por cuáles son los fundamentos.
Y en este sentido la lectura de ISO-144891 y la lectura de ISO-30300,
no la 301, que es la aplicada, sino 30300 nos ayuda en este sentido.
Segundo aspecto. Planificación.
Para la planificación a una norma clara, la ISO-154892.
Si queremos planificar un sistema de gestión de documentos, aquí nos
encontramos con la pautas para hacerlo.
También se recogen en la primera parte, en ISO-154891. Están las
directrices, están las pautas generales.
Pero en la segunda parte, en ISO-154892 se detalla con mucha más
precisión el procedimiento a seguir.
El esquema, y lo presentamos en la pantalla de nuevo, el esquema
parece organizado en ocho grandes etapas.
Se apunta la primera etapa para la planificación e implementación de
un sistema es la investigación preliminar, es la investigación previa del
contexto institucional, el contexto normativo, etcétera.
La segunda etapa el análisis de las actividades de la organización.
Necesitamos conocer qué hace una organización y cómo lo hace.
Luego veremos que hay una norma específica para esto.
La tercera etapa: la identificación de requisitos, es decir, debemos
identificar qué necesita la organización en relación con la gestión de
documentos. Dicho de otra manera, cuáles son las necesidades.
La siguiente haría referencia a la evaluación de los medios existentes.
Primero identificamos necesidades y luego analizamos los medios con
los que contamos, análisis de necesidades y evaluación de los
sistemas. La siguiente haría referencia a las estrategias y las pautas
para identificar y para cumplir los requisitos. La siguiente al diseño de
sistema de gestión de documentos, la siguiente a la implementación y
la última a la evaluación del sistema.
No quiero crear falsas expectativas. En ISO 15489, se nos dice qué
hay que hacer, qué se percibe, pero no se nos dice cómo, es decir,
investigación preliminar, hay que estudiar el contexto, hay que estudiar
la institución, hay que estudiar la legislación, hay que estudiar la
normativa, el cómo no se específica y lo mismo ocurre con el resto de
las etapas.
Bien. Siguiente bloque, instrumentos de gestión de documentos. Sólo
ISO-15489 2 de manera específica habla de los cuatro instrumentos
principales de gestión de documentos que son el plan de racificación,
el calendario de disposición, las tablas de acceso y seguridad y el
vocabulario controlado.
Siguiente bloque. Y éste es complejo. Los procesos de gestión de
documentos. Los procesos aparecen tratados en dos normas. Estas
dos normas son ISO-15489 1, con más detalle, ISO-15489 2 y la
famosa, eso sí, ISO-30301. En las dos normas vamos a encontrar los
procesos de gestión de documentos. Vamos a pasar así muy rápido,
como si no hubieran visto nada, porque les presentaba aquí los
procesos que propone tanto 15489 como 30301 que pueden ser
sintetizados en lo siguiente. Primero el proceso de creación de
documentos. Ahí efectivamente hay que controlar la creación de
documentos. Segundo los procesos relacionados con la gestión, la
incorporación, el registro, que, por cierto, sí es presentado con
muchísimo detalle en 15489 2, la clasificación, la indización y la
transfabilidad, el seguimiento de expedientes, saber el momento en
que se encuentra la tramitación de un expediente.
Otro proceso, la disposición, otro, el acceso, otro, la preservación y la
administración de aplicaciones de gestión de documentos. Y en todo
ello, elementos transversales, como son los metadatos y como es
también la gestión de los documentos electrónicos.
Vamos a hacer referencia a una última cuestión de carácter general.
Les confieso, y sigo con las confesiones, que anoche recorté la
presentación porque era mucho más amplia. Y bueno, o tenemos dos
opciones o ampliar el tiempo o recortar, pero vamos a recortar así.
Antes hice referencia a esto, a la importancia del análisis de procesos.
Señalaba esta idea y es que realmente los documentos se generan,
tienen su origen en un proceso determinado de una organización.
Hay para ello una Norma que es fundamental que es la ISO-26122, y
es la última de la que vamos a hablar con más detalle.
La Norma ISO-26122 parte de la siguiente idea. Una organización
lleva a cabo funciones. Y en el ejercicio de esas funciones genera
documentos.
En la exposición que tuvimos ayer por la tarde, a las cuatro de Jorge
Cerdio sobre Datos, metadatos y antología, hablaba –por cierto, me
gustó mucho-, hablaba sobre tres elementos que eran autor, proceso y
producto.
Bueno, son los tres elementos que tenemos aquí. El autor es la
organización; el proceso son las funciones; el producto, los
documentos.
Ocurre que estas grandes categorías, a su vez se subdividen en
categorías, es decir, dentro de una organización encontramos
subtipos, institución, órgano, unidad, persona.
Dentro de las funciones vamos a ver que también hay subtipos, y
dentro de los documentos también encontramos documentos a nivel
de fondo, de serie, sección, etcétera.
Nos quedamos solo con las funciones. Por qué son importantes las
funciones. Lo hemos destacado antes. Son importantes en primer
lugar porque nos permiten conoce el contexto de creación de los
documentos. Creación como paso previo, incluso a la producción.
Son importantes también porque nos permiten conocer el contexto de
uso. Analizamos las funciones y un tipo que veremos a continuación,
para ver cómo se utilizan.
Son también relevantes porque son la base para la clasificación, para
la clasificación funcional.
También es necesario el análisis de las funciones para la valoración,
para la disposición.
Y por último, también para crear esquemas de metadatos de gestión
de documentos.
De hecho ayer, se hablaba de la importancia de los metadatos en el
origen, en el contexto, los que crea el autor inmediato, porque son los
que tienen más valor informativo.
Vamos rápido y señalamos que distintas fuentes hablan de distintos
tipos de funciones. Las que presentamos en la pantalla y en concreto,
señalamos las de la norma ISO-26122.
Se habla de función marco, función: conjunto de procesos, actividad o
proceso, y operación o transacción.
Nos quedamos con ellas y las presentamos de manera jerárquica.
Bien estos son los tipos de funciones. La función general, como
competencia global de una organización, pero también un tipo de
función es el proceso. Un proceso, un conjunto de actos para
conseguir un resultado, para conseguir un expediente o documento y
una operación o un paso, una acción como parte integrante del
proceso.
Bien, pues a esto se dedica la Norma ISO-26122. La Norma presenta
una metodología para el análisis contextual, el análisis funcional, y el
análisis secuencial, estos tres conceptos, bueno, el primero no tanto,
pero los dos segundos sí que son relevantes.
El análisis del contexto -lo indicamos en la pantalla- no es más que el
análisis del marco institucional y reglamentario, pero es importante el
análisis del marco funcional.
Cito literalmente: El análisis funcional busca agrupar todos los
procesos que se ponen en marcha para conseguir un objetivo
específico; el análisis funcional es la base del cuadro de clasificación.
El análisis secuencial que vemos a continuación es el análisis en el
cual se traza el esquema de un proceso en forma de secuencia lineal
y/o cronológica que revela las relaciones de dependencia entre las
operaciones; es el análisis de cara al proceso y eso es fundamental
para poder valorar los documentos.
Hablaríamos del resto de las Normas pero la presentación estará a su
disposición sobre la Gestión y Documentos Electrónicos, las Normas
ISO-16175 que asustan un poco -hay que decirlo- pero hay que
apuntar que están pensadas sobre todo para las personas que
desarrollan software o para archivistas que ayudan a personas que
desarrollan software.
Sobre la Gestión de Metadatos, que también asusta, no vamos a
entrar ello; la Preservación Digital es un conjunto muy amplio de
normas que citamos brevemente.
En la Preservación Digital nos encontramos con distintos ámbitos:
Primero la Digitalización con garantías de confiabilidad. Para ello
tenemos una Norma que además, es muy clara: La ISO-13028, que es
de cuestiones como la manera de numerar o denominar los Ficheros,
los Metadatos apropiados, etcétera.
Una segunda cuestión es la adaptación de Estrategias de
Preservación, Migración, Conversión, Emulación, etcétera. Para eso
está la Norma ISO-13008, aunque es parcial pues se centra en la
misma acción y la conversión.
Otra es la creación de Repositorios Digitales, la ISO-14721, el Modelo
ICE que nos da las pautas para crear un Repositorio Digital.
Esto es algo que también es relevante porque muchas veces una
institución no puede crear su Repositorio y acude a otra institución y le
pide que conserve sus documentos electrónicos.
Imaginemos al IFAI acudiendo a una empresa para que le conserve
sus documentos digitales. Por eso es conveniente que el IFAI valore
ese repositorio en el que se van a guardar sus documentos pues es su
información. Para ello es que se han desarrollado estas Normas.
Por último les diré que otro de los ámbitos de la preservación son los
Metadatos de Preservación Digital.
El Análisis de Riesgos lo señalamos brevemente y por último, el ISO30300 y 30301, sobre todo esta última, la 30301.
Si antes presenté así muy rápidamente los Procesos de Gestión de
Documentos, ISO-30301 es una Norma de Gobernanza, una Norma
de Buenas Prácticas para valorar que estos procesos se han puesto
en marcha bien y lo que contienen no es más que esto y presento un
ejemplo en la pantalla: El nombre del proceso y el control que hay que
aplicar.
Por ejemplo, Proceso 1: Determinar la necesidad de Información.
¿Qué control hay que hacer?
Hay que identificar y documentar sistemáticamente las necesidades de
información y así, con el resto, con la valoración, con la clasificación,
etcétera.
El panorama es este y concluimos rápidamente:
Primero. Hemos visto, hay una gran cantidad de aspectos y elementos
a normalizar, hay muchas normas y muchos aspectos a tratar.
Segundo. Hay una fuerte relación entre las normas, algunas son
independientes, pero metadatos aparecen en todas, análisis de
procesos aparecen en todas, procesos de gestión documental
aparecen en todas.
Es decir, hay una fuerte interrelación entre ellas.
La importancia del análisis de las funciones y los procesos. Insisto en
esta idea.
La importancia de la gestión para la salvaguarda de documentos
electrónicos y también en último lugar la fuerte implicación con otras
normas ISO de calidad.
Utilice las normas de gestión de documentos, adáptelas a su entorno,
aproveche el esfuerzo, y es una conclusión más. Sea fiel a su
tradición.
Uno puede irse, pero no hacerse… fíjense que hasta tenemos un
video, no diremos de los principios y los fundamentos.
(Presentación de video)
José Luis Bonal Zazo: Bueno, uno puede irse, pero no olvidemos los
principios de nuestro ámbito.
Con esto se acaba nuestro periódico digital, que bueno, desaparece
así como por parte de magia. Era una broma, por supuesto.
Pido disculpas sobre todo a los compañeros que hablan a
continuación, por haber robado su tiempo y muchísimas gracias.
Eduardo Bonilla Magaña: Bien, pues seguramente todo coinciden
que ha sido una conferencia extraordinaria con el singular estilo que
caracteriza al doctor Bonal Zazo. Podemos señalar que hizo referencia
a cuatro preguntas: qué, quién, cuándo y por qué de la norma ISO30300. Y por último señalar también que hemos tenido el gusto de que
el doctor Bonal nos acompañe en otras conferencias, incluso, éstas se
encuentran disponibles en YouTube, tecleando su nombre.
Tenemos dos peticiones en particular, que ojalá se puedan compartir y
publicar las presentaciones. Quisiera decirles que una vez que
tengamos la autorización de los ponentes estarán disponibles en el
micrositio del segundo seminario internacional.
Hay un par de preguntas, que por cuestión de tiempo, le pediríamos al
doctor Bonal si pudiera vía correo electrónico darle respuesta.
No resta más que entregarle su reconocimiento de participación, de su
brillante participación. Gracias, doctor.
José Luis Bonal Zazo: Debo decirles que ahora éste es un problema.
Cuando vuelva a mi universidad tengo que justificar documentalmente
que he estado aquí. Irá a parar mi expediente como un nuevo tipo
documental, no sé muy bien. Gracias.
ooOoo