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 Universidad Pontificia Bolivariana Centro de Tecnologías de Información y Comunicación Arquitectura Informática PROCEDIMIENTO Reporte de información al Ministerio de Educación Nacional MEN a través del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES. DESCRIPCIÓN Se debe reportar información estadística de la Universidad Pontificia Bolivariana al Ministerio de Educación Nacional a través de SNIES. Para esto se creó el esquema SNIESUPB en la base de datos PROD, el cual se comunica a través de un Web Service con la base de datos del Ministerio. Por medio de procedimientos creados en la base de datos, la información que debe reportarse es extraída de Banner y Iceberg y depositada automáticamente en dicho esquema. Debido a que en SIGAA no está contenida toda la información de las Seccionales, es necesario realizar un cargue de archivos manual para poder reportar toda la información solicitada por el Ministerio. DETALLE DEL PROCEDIMIENTO 1.
2.
Elaborar un cronograma de trabajo donde se definan las actividades a realizar, las fechas de entrega y los responsables. Enviar a las seccionales los archivos de Excel con la estructura de los anexos para que sean diligenciados con la información que no está en el sistema y debe ser cargada a través del TOAD. Si el MEN solicita información correspondiente a un anexo que no haya sido reportado anteriormente, se debe construir el archivo con la estructura de la tabla correspondiente, de la misma manera que se hizo con los anteriores, Ejemplo: • En la primera hoja del archivo debe estar la plantilla para que ingresen los datos, con los campos en el mismo orden de la tabla: Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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En la segunda hoja del archivo se encuentra la descripción de los campos con el tipo de dato y tamaño correspondiente. Se deben incluir las tablas de validación requeridas: : •
En la tercera hoja del archivo se incluye un ejemplo con datos en cada campo. Este se saca directamente de la base de datos para evitar errores: Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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3.
Nota: Adicionalmente se debe enviar el documento con el cronograma de trabajo. Se debe enviar a Registro Medellín y a las seccionales los datos extraídos del sistema de información para que sean revisados. Posteriormente, deben enviar una confirmación de verificación y autorización para realizar el cargue automático: • Verificar que las vistas si tienen los datos correspondientes al periodo que se va a reportar, si no los tiene se debe modificar la condición. • Las vistas relacionadas con los programas no tienen periodo, sin embargo, éste se especifica dentro de la consulta. Se debe verificar igualmente que el año y el semestre sean los que se van a reportar. Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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5.
• Realizar la consulta a la vista correspondiente de cada anexo: select * from as_upb_participante_med;
• Guardar los resultados en un archivo de Excel con el nombre del anexo: Participante. Las seccionales deben hacer entrega de los archivos de Excel diligenciados con la información que no está en SIGAA. Si éstos no están correctamente diligenciados se devolverán para su revisión. Realizar el cargue total de información a SNIES, a través de los procedimientos creados en la base de datos y de los archivos de Excel. • Para realizar el cargue de datos a través de los procedimientos, se debe ejecutar cada uno de ellos de la siguiente manera: begin
p_upb_carga_participante('MED');
commit;
end;
Los procedimientos reciben como parámetros la seccional según se establecieron en Banner: MED: Medellín BGA: Bucaramanga TMO: Montería PAL: Palmira Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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Universidad Pontificia Bolivariana Centro de Tecnologías de Información y Comunicación Arquitectura Informática Nota: Es necesario respetar el orden de cargue de los anexos, de lo contrario se generarán errores de clave foránea. • Para realizar el cargue de datos a través de los archivos de Excel se utilizan tablas temporales donde éstos son cargados inicialmente. Antes de empezar se debe verificar que estas tablas estén completamente vacías. El nombre de cada tabla temporal es el mismo de la tabla finalizado por el sufijo TMP, ejemplo: PARTICIPANTE_TMP. Después de cargar los datos a las tablas temporales, se debe modificar el procedimiento correspondiente para que se tomen los datos de la tabla temporal y no de la vista: Debido a que la tabla temporal es utilizada para todas las seccionales, es necesario que se borren los datos después de que se carguen los de cada seccional. El procedimiento debe quedar de la siguiente manera: Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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Después de hacer cada cargue o si se prefiere después de finalizado todo el proceso, se debe revisar la tabla donde se registran todos los errores: LOG_CARGAS_SNIES •
El campo código único es el identificador único de cada anexo. Ejemplo: Cédula, Código de Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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Universidad Pontificia Bolivariana Centro de Tecnologías de Información y Comunicación Arquitectura Informática Programa, Código de Curso, etc.
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7.
El campo error almacena el error de Oracle reportado por la base de datos. El campo Fecha Actividad corresponde a la fecha exacta en la que se generó el error. El campo anexo contiene el nombre del anexo en el cual se generó el error. El campo Seccional determina la seccional a la cual pertenece el dato que generó el error. Después de identificar los errores y las respectivas causas se debe enviar a cada seccional un informe detallado con el resultado del cargue por anexo. Adicionalmente, se envía en un archivo de Excel el detalle de los errores generados. Las dependencias dueñas de la información son responsables de corregir y reportar los datos que no fueron reportados en el cargue. Versión: 1.0 Revisó: Maritza Giraldo Agudelo Fecha: 21/08/2007
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