FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS TIPO DE PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO: GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 DE APOYO GESTION DE CALIDAD NORMA FUNDAMENTAL GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Bogotá D.C. septiembre 01 de 2008 Fecha anterior versión: Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 1 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 CONTROL DE CAMBIOS VERSION 0.00 FECHA Septiembre 01 de 2008 Elaboró Cargo: Especialista en Organización y DESCRIPCION Versión inicial con motivo de la implementación del Sistema de Gestión Integrado MECI - CALIDAD Revisó Métodos Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Nombre: Jorge Jiménez Rueda Nombre: William Sabogal Marine Firma Firma: Área de Servicios Legales y de Apoyo Aprobó Cargo: Presidente Nombre: Luz Esperanza Rojas Jiménez Firma: Página 2 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 TABLA DE CONTENIDO CAP. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. TEMA DESCRIPCION OBJETIVO ALCANCE POLITICAS ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEFINICIONES BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACION PROCESO PARA LA ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS CIRCULARES NORMATIVAS CODIFICACION DE DOCUMENTOS FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS MANUALES Y GUIAS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO ADMINISTRACION Y DIVULGACION DE DOCUMENTOS CONTROLES Área de Servicios Legales y de Apoyo PAG. 4 4 4 4 5 6 7 7 9 10 11 16 19 22 23 23 Página 3 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 1. DESCRIPCION La presente guía señala las políticas, los lineamientos metodológicos y la estructura documental de la FEN, que todos los funcionarios deben observar para la elaboración de los documentos oficiales que conforman dicha estructura. 2. OBJETIVO El propósito de la guía es el de dotar a la entidad de una herramienta metodológica con criterios estandarizados para elaborar y controlar toda la documentación que conforma la estructura documental de la FEN con el fin de que los mismos sean uniformes en su presentación y contenido para facilitar su consulta y control. 3. ALCANCE Esta guía está dirigida a todos los funcionarios que participan en la elaboración y aprobación de la documentación institucional y aplica para todos los documentos que conforman la estructura documental del “Sistema Integrado de Gestión” MECI – CALIDAD y que se encuentran registrados en los listados maestros de documentos y registros. 4. POLITICAS La entidad debe mantener un total control sobre los documentos internos, su codificación, versiones vigentes, y el uso de metodologías apropiadas y uniformes de los mismos. Todo documento interno debe estar asociado a uno de los procesos definidos en el Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la FEN. Todo documento debe indicar el cargo y la firma de quien lo elaboró, revisó y aprobó y debe ser administrado por el responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la FEN. Los Manuales y las Guías deben ser adoptados mediante una Circular Normativa firmada por el Representante Legal. Salvo los documentos publicados en la página Web, los documentos de la FEN tienen carácter de confidencialidad, son de uso exclusivo para las actividades de la institución y su manejo se rige por la “Guía sobre confidencialidad y Manejo de la Información” y la declaración de confidencialidad de la información realizada por cada funcionario. El presente documento debe ser divulgado a todos los funcionarios de la entidad y se constituye en una herramienta permanente de consulta que los responsables deben utilizar para la documentación de cada uno de los documentos concernientes a su proceso. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 4 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD La estructura documental de la entidad está conformada de la siguiente manera: PR MA PD GU FR MAPA DE PROCESOS Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para realizar la transformación de entradas o insumos en resultados o productos y servicios que se entregan a otros procesos o clientes de la FEN. Manual: Documento integral de un proceso que responde a los requisitos exigidos por un organismo de inspección, vigilancia y control o un cliente de la FEN, con respecto a un proceso, modelo referencial o sistema de gestión. Procedimiento: Documento que describe en forma detallada la operatividad de un proceso o parte de éste a través de la relación secuencial de cada una de sus actividades. Identifica los responsables de la ejecución de cada actividad, la documentación requerida (anexos y formatos) y los sistemas o procesos informativos asociados. Guía: Documento que indica en forma descriptiva cómo se realiza una actividad específica dentro de un proceso o procedimiento. Las guías pueden ser internas o externas. Formato o registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas; el registro puede ser físico o electrónico. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 5 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 6. DEFINICIONES Actividad: Conjunto de tareas u operaciones que en su conjunto componen un procedimiento. Caracterización de un documento: Documento que explica las partes y características más relevantes de un documento. Cliente: Persona natural o jurídica que recibe un producto o servicio. Puede ser interno o externo. Diagrama: Representación gráfica y secuencial de las actividades de un procedimiento. Documento controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado en cuanto a los cambios realizados y su distribución, para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes. Documento no controlado: Documento distribuido con fines informativos a todas las partes interesadas. Documento obsoleto: Documento correspondiente a una versión no vigente de una copia controlada mantenido con fines históricos, debidamente identificado. Formato: Es aquel diseño impreso o en Office que puede ser modificado por el responsable de un proceso y que se encuentra controlado por código y número de versión. Lineamiento: Directriz definida por una instancia administrativa que orienta, delimita o regula la actuación en uno o varios procesos de la FEN. Normatividad: Es toda la documentación emitida y aprobada por el Estado, por algún Organismo de Inspección, Vigilancia y Control o por la misma entidad relativa a estándares, requisitos o criterios de operación y que se encuentra contenida en Leyes, Decretos, Resoluciones, Estatutos, Políticas, Circulares, Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Procedimientos o Guías, entre otros. Política: Conjunto de doctrinas, lineamientos y declaraciones de prácticas orientadas a establecer el marco de las actuaciones dentro de una entidad, un proceso o una actividad. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. Registro: Es aquel que pertenece a la estructura de un aplicativo (Ej., Ticket de Porfin) y que no puede ser modificado por el dueño de un proceso, sus modificaciones se controlan por la versión del aplicativo. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 6 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 7. BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACION Conforman la memoria Institucional. Constituyen una herramienta de dirección, administración, inducción, capacitación y control. Facilitan la evaluación de la eficiencia de los procesos y su permanente mejoramiento. Permiten la continuidad en la ejecución de un proceso sin importar quién la ejecute. Facilitan las actividades de supervisión y control. Son una fuente formal y permanente de consulta sobre la información y orientación respecto de las políticas, objetivos, actividades y pasos que se deben observar para ejecutar adecuadamente un proceso. Contribuyen, como elementos de control, a asegurar el mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de control interno, de riesgos, de gestión de calidad y del plan de continuidad de la entidad. 8. PROCESO PARA LA ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS 8.1. INVESTIGACION Y RECOLECCION DE INFORMACION Es la etapa que permite en forma previa obtener toda la información tanto interna como externa relacionada con el documento que se va a elaborar, el cual debe integrar aspectos como objetivos, definiciones, alcance, marco legal, área (s) y cargo (s) responsables, puntos de control, riesgos, herramientas tecnológicas, documentación y su destino final entre otros. Entre las fuentes documentales básicas se encuentran, las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares y todo documento relacionado con un tema en particular al interior y al exterior de la entidad. Los usuarios involucrados en el tema a desarrollar deben considerarse como las fuentes primarias de información, por lo que se recomienda el empleo de las técnicas de entrevista, cuestionario y diagrama de flujo de la situación actual. Se sugiere que la información sobre autoridad, organización y políticas se obtenga de los Jefes o responsables del proceso y que la información detallada sobre procedimientos y la operación se obtenga de cada funcionario que participe en el proceso. Los documentos deben tener un responsable de su elaboración, un responsable de su revisión y un responsable de su aprobación. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 7 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 8.2. ANALISIS Es la etapa más importante ya que debe garantizar la consistencia entre principios, elementos y objetivos. La etapa de análisis debe permitir: Primero el conocimiento de los antecedentes del tema a tratar en el documento y su evolución en la entidad para posibilitar acciones de mejora, segundo, conocer la articulación y correspondencia en aspectos de atribuciones, objetivos, estructura y ubicación organizacional, políticas, normas, competencias, funciones, actividades y procedimientos dentro del proceso, puestos y cargas de trabajo frente a volúmenes operacionales actuales y esperados, tramos de inspección y control para mitigar los riesgos, ambiente de trabajo y relaciones con otros procesos y/o procedimientos y tercero, el análisis como tal debe permitir sortear preguntas como: Qué actividades se realizan? Para qué se realizan? Quién la realiza? Cómo la realiza? Cuándo se realiza? Dónde se realiza? Con qué se realiza? Finalidad de la actividad Órgano o puesto de trabajo Explicación del método de trabajo utilizado Identifica horas, tiempos, demoras, Ubicación física y organizacional Y Insumos, equipos, información y demás medios necesarios 8.3. REDACCION Es la acción mediante la cual se transforma y traduce la información, ideas y actividades recolectadas en un documento y se presentan en forma ordenada, secuencial y perfectamente entendible para terceros. Después del análisis de dicha información se procede al registro de la misma en la integración del documento observando los contenidos que se explican en esta guía. La redacción debe hacerse en un lenguaje sencillo y solo se utilizarán términos técnicos, cuando así se requiera o cuando los usuarios sean conocedores de los mismos. La redacción debe basarse en tres (3) puntos básicos: Concisión: Utilizar palabras breves, oraciones concisas y párrafos cortos y precisos Sencillez: El lenguaje debe ser sencillo, fácil de interpretar, no utilizar palabras muy elaboradas. Firmeza: Emplear palabras que denoten cosas que el lector pueda ver, incluir explicaciones claras y convincentes, tratar el tema con confianza y naturalidad. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 8 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 9. CIRCULARES NORMATIVAS La Circular Normativa es el documento oficial mediante el cual la FEN expide los manuales y guías que reglamentan a su interior las normas e instrucciones necesarias para su adecuado funcionamiento; tienen el carácter de obligatorio cumplimiento y utilizan un formato único para su expedición. Las Circulares Normativas difunden normas internas así como Leyes, Decretos, Circulares y todo tipo de norma expedida por los Órganos competentes del Gobierno Nacional y en especial por los Organismos de inspección, vigilancia y Control. Contenido de las Circulares Normativas: Título: Contiene número y fecha de expedición de la circular, el cual es asignado por el área de Servicios Legales y de Apoyo. Encabezado: PARA: Indica las áreas o personas a las cuales va dirigida la circular, aunque siempre deben ser de conocimiento de todos los funcionarios. De: Siempre serán expedidas por la Presidencia TEMA: Asunto principal que se está reglamentando VIGENCIA: Fecha a partir de la cual se adopta la circular Circulares que deroga: Indica el número y fecha de la circular que esta derogando. Nunca se derogarán circulares parcialmente para evitar la proliferación de normas. Cuerpo: Contiene el texto principal de la circular, el cual puede ser de una o varias páginas. Únicamente llevará encabezado la primera página Procedimiento para la elaboración y emisión: Cuando se requiera la expedición o actualización de una norma, el responsable del proceso elabora el proyecto de circular y solicita, si es necesario, el concurso del área de Organización y tecnología y el concepto y verificación del área legal. Posteriormente el área de Organización y Tecnología verifica la circular y su consistencia con las normas y procedimientos, determina si anula alguna circular anterior, registrando tal novedad en el campo correspondiente y estampa el número consecutivo y la fecha. Consultas y firma: La parte final de toda circular debe indicar que área se encargará de absolver las consultas y asesorar a los usuarios. La firma siempre será del Representante Legal quién inícialará cada página cuando conste de más de una. Control e índice de circulares: Es responsabilidad del área de Organización y Tecnología llevar el control y el índice de Circulares, así mismo de conservar el archivo de circulares originales y de publicarlas en el Intranet en la Carpeta de publicaciones Oficiales. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 9 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 10. CODIFICACION DE DOCUMENTOS La codificación de documentos de la FEN se encuentra fundamentada en el Mapa de Procesos definido en la entidad. La codificación es alfanumérica y está conformada de la siguiente manera: Tipo de documento Tipo de proceso Proceso Alfabético, dos dígitos Numérico, un dígito Numérico, un dígito Consecutivo del Documento Estratégico Planeación Estratégica 1 Gestión Financiera 2 Captaciones Colocaciones Negocios Fiduciarios Garantías Banca de Inversión Tesorería Jurídico Admón. de Personal Servicios Administrativos Tecnología Financieros y Contables Admón. de Riesgos Gestión de Calidad Control interno Monitoreo y Mejora 1 2 Numérico, dos dígitos Manual MA Ficha de caracterización de procesos Procedimiento Guía PD GU Formato FR 1 PR Misional De apoyo De control 2 3 4 XX 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 1 2 Ejemplos: Guía No. 1 para la elaboración de documentos del proceso de apoyo de Gestión de Calidad Manual No. 1 – Tesorería, del proceso misional Tesorería Manual No. 5 – Archivo, del proceso de apoyo de Servicios Administrativos Ficha de caracterización proceso Control Interno Área de Servicios Legales y de Apoyo GU-37-01 MA-26-01 MA-33-05 PR-41-01 Página 10 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 11. FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS (FR-37-01) Corresponde a la descripción general de cada uno de los procesos definidos en el Mapa de Procesos de la entidad. Está conformada por la hojas de: Caracterización del Proceso, Indicadores, Normograma y Formatos y Registros, las cuales deben ser firmadas por quien elaboró, revisó y aprobó. La aprobación siempre debe ser del responsable del proceso. CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO TIPO FECHA MISIONAL 1 DE 1 CARGO RESPONSABLE OBJETIVO: NOMBRE Version CODIGO ALCANCE: PROVEEDOR PAGINA MEDIOS TECNOLOGICOS UTILIZADOS: 5 ENTRADA 4 ETAPA ACTIVIDAD 3 SALIDA (PRODUCTO O SERVICIO) 1 CLIENTE 2 P H PRINCIPALES CONTROLES: V DOCUMENTOS ASOCIADOS: Documentos Asociados Ver hoja de INDICADORES: Ver hoja de indicadores y Matriz de Indicadores NORMATIVIDAD Normograma APLICABLE: Ver Hoja de A RIESGOS Y CONTROLES: Ver Mapa de Riesgos Elaboró Revisó Aprobó FR-37-01 VS-0.00 La ficha tiene un encabezado conformado por el tipo, nombre y código del Proceso, versión de la ficha, fecha, página, cargo responsable (s) del proceso, objetivo, alcance y relación de los medios tecnológicos utilizados La descripción contiene varias columnas que deben diligenciarse en el siguiente orden: Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 11 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 1. Salida: Producto o servicio 2. Cliente: (interno o externo) 3. Actividad: La cual debe ser descrita en infinitivo y en forma concreta y se encuentra calificada en las etapas: Planear, hacer, verificar y actuar (Ciclo PHVA) 4. Entrada 5. Proveedor La ficha de caracterización de procesos contiene las siguientes hojas anexas concernientes al proceso correspondiente: 11.1 INDICADORES Por cada proceso se deben definir unos indicadores que permitan medir y analizar la forma en que se está ejecutando el proceso y los resultados obtenidos. FORMATO DE INDICADORES POR PROCESO CAPTACIONES PROCESO: OBJETIVO DEL INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA: Pesos, Unidades, % FORMULA META Y PERIODO VALORES RESPONSABLE MEDICION TENDENCIA: Estable, al alza, a la baja FRECUENCIA DEL REPORTE: Mes, Trimestre, Semestre, Año ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO DE AGOSTO LA SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE PROYECTADO EJECUTADO NIVEL DE CUMPLIMIENTO % GRAFICA RESPONSABLE ANALISIS DEL ANALISIS DE RESULTADOS LOS COMPROMISO DE MEJORA FR-37-01 VS-0.00 Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 12 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Los indicadores deben contener: Proceso, nombre y objetivo del indicador Meta y período Formula Unidad de medida: Pesos, unidades, porcentaje, etc. Frecuencia del reporte: Mensual, trimestral, semestral, anual Tendencia del indicador: Estable, al alza o, a la baja Responsable de la medición Valores: Proyectado, ejecutado y nivel de cumplimiento Gráfica del indicador Responsable del análisis Análisis de los resultados y Compromiso de mejora de ser necesario 11.2 MATRIZ DE INDICADORES Establece el resumen de todos los indicadores de cada uno de los procesos de la entidad, indicando: La clase de indicador: Eficiencia, eficacia o efectividad El enfoque: Objetivo estratégico o objetivo de calidad La perspectiva: Si está dirigido al cliente, al proceso, a un resultado financiero u otro. 11.3 NORMOGRAMA Relaciona las políticas y normas bajo las cuales se ejecuta el proceso. Contiene la siguiente información Nombre y código del proceso Origen de la norma (Directiva Presidencial, Acta de Junta Directiva, Ley, Decreto, Resolución, etc.) Número de la Directiva, Ley, Decreto, Resolución. Año de expedición. Descripción de la política o la norma. (Ej.: Ley laboral. Ley de contratación pública) Entidad o estamento que la emitió: Presidencia de la República, Congreso, Superintendencia Financiera, Presidencia de la entidad, etc. Las normas externas más importantes se ubicaran en el archivo electrónico de Red: Público, publicaciones oficiales y deben ser administradas por el responsable del proceso jurídico y el dueño de cada proceso quienes deben ingresar las nuevas disposiciones y retirar aquellas que pierdan su vigencia. Las Políticas generales se encuentran en las actas de Junta Directiva y el Plan estratégico y las de cada proceso en cada uno de los manuales. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 13 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 NORMOGRAMA CODIGO: PROCESO POLITICAS Y NORMAS INTERNAS ORIGEN: Directiva Presid. Acta Junta, Plan estratégico NUMERO AÑO DESCRIPCION EMITIDO POR: Junta Directiva, Presidencia NORMAS EXTERNAS TIPO: Ley. Decreto, Resolución NUMERO AÑO DESCRIPCION EMITIDO POR: Congreso, Superfinanciera, FR-37-01 VS-0.00 11.4. FORMATOS Y REGISTROS En esta ficha se registran los documentos que respaldan la ejecución de cada proceso y cuya versión vigente se encuentra disponible bien sea por impresión o por publicación en la red. Todos los formatos deben contener el logo de la FEN en la parte superior izquierda, el código en la parte inferior derecha y la versión debajo del código alineado también a la derecha. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 14 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 FORMATOS Y REGISTROS PROCESO TIPO: CODIGO Impreso, Electrónico VER SION RESPONSABLE TIEMPO CONSERVACION Elaborar Revisar Aprobar GESTION UBICACIÓN: CARGO NOMBRE DEL FORMATO Contabilidad, carpeta público, aplicativo , etc.. (En años) ARCHIVO DISPONIBILIDAD FINAL(Despues de Archivo) : Eliminar, conervación Histórica 0,00 Elaboró Aprobó FR-37-01 VS-0.00 La ficha contiene las siguientes columnas: Nombre y código del Proceso Código del formato Tipo: Impreso o electrónico Versión: Si es la versión original, la uno. dos, etc. Nombre del formato Ubicación: Física o electrónica de los registros diligenciados (archivo, carpeta, aplicativo, etc.). Responsable de su elaboración, revisión y aprobación Tiempo de conservación: Años en archivo de gestión y años en archivo de la entidad. Disposición Final: Transcurrido el tiempo de conservación, si es destrucción o conservación histórica. El tiempo de conservación y la disposición final de todos los formatos está definido en la Tabla de Retención documental de la FEN. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 15 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 12. MANUALES Y GUIAS 12.1. ESTRUCTURA METODOLOGICA Los manuales y guías deben tener la siguiente estructura: Encabezado de página: Esta conformado por: FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Jul. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Logotipo de la entidad, alineado a la izquierda. Nombre de la entidad: Arial, negrita tamaño 16 Nombre del documento: Arial Negrita tamaño 12 Código del documento: Arial negrita tamaño 16 Versión y fecha: Arial, negrita y normal tamaño 12 Pie de página: Inicia con dos rayas horizontales combinadas una gruesa y otra delgada como marco inferior. Área de Servicios Legales y de Apoyo 11 de 20 FR-37-03 VS. 0.00 El nombre del área encargada de la administración y control de documentos alineado a la izquierda en Arial 8 El número de la página automático y la totalidad de las páginas del documento alineado a la derecha en Arial 8 Portada: Está conformada por Tipo de Proceso: Nombre del Procesos: Nombre del Documento: Ciudad y fecha: Fecha anterior versión: 12 Alineado a la izquierda en mayúscula, negrita y Arial 12 Alineado a la izquierda en mayúscula, negrita y Arial 12 Centrado en mayúscula, negrita y Arial 16 Alineado a la izquierda en minúscula y Arial 12 Cuando aplica alineado a la derecha en negrita y minúscula y Arial Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 16 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS TIPO DE PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO: GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 DE APOYO GESTION DE CALIDAD GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Bogotá D.C. marzo 15 de 2008 Fecha anterior versión: Formato de cada página: La página llevará como formato la siguiente presentación: Márgenes Los márgenes serán los siguientes: Superior: Inferior: 0.7 cm. 2.0 cm. Izquierdo: Derecho: 2.5 cm. 1.5 cm. Tipo de letra: Siempre será en Arial tamaño 12. Los capítulos y subcapítulos se enunciaran en negrita y mayúscula, los demás subtítulos en Negrita y minúscula. Para facilitar la comprensión se podrá utilizar letra cursiva, subrayados o resaltados en mayúscula. Índice ó Tabla de Contenido: Debe mencionarse a manera de capítulos ordenados en forma lógica, secuencial y técnica. Debe llevar como encabezado los siguientes subtítulos: Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 17 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS CAP. TEMA GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 PAG. Los temas principales de los capítulos se escriben en mayúsculas sostenidas y los subtemas en Minúsculas. Control de cambios: Es una hoja que va a continuación de la portada y contiene el número de la versión, la fecha de la modificación, la descripción del cambio y la firma de quién elaboró, reviso y aprobó dicha versión. VERSION 0.00 FECHA Abril 09 de 2008 DESCRIPCION Versión inicial con motivo de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad Elaboró Cargo: Firma Revisó Cargo: Firma: Aprobó Cargo: Firma: Anexos: Se adjuntarán en la parte final del documento. Cuando el manual o la guía lleven muchos anexos se podrá registrar un capítulo de anexos, asignándole un sub-capítulo a cada anexo. Ejemplo Cap. 12 Anexos. 12.1. Anexo 1 12.2. Anexo 2 12.2. CONTENIDO Los manuales y guías deben tener como mínimo el siguiente contenido: Descripción: Corresponde a una introducción general que indica al lector en qué consiste el documento. Estructura Organizacional: Para el caso de manuales, se menciona cual es la estructura organizacional de la entidad para atender el proceso correspondiente. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 18 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Objetivo: Debe indicar cuál es el objetivo del documento que se presenta enfocado hacia el cliente. El objetivo de los documentos que conforman la estructura documental es el de dotar a la entidad de la documentación institucional de cada uno de sus procesos con una metodología propia, que permita conocer el funcionamiento e integración de sus productos y servicios y que faciliten realizar una mejora continua en el Sistema de Gestión de Calidad, integrando la documentación con los sistemas de administración de riesgos, de control y de mejoramiento continuo. Políticas: Se deben relacionar cuales son las políticas o directrices generales de la entidad relacionadas con el proceso en el caso de un manual o con el tema específico en el caso de ser una guía. Alcance: El alcance define y delimita el propósito y contenido del documento con el fin de evitar expectativas respecto a objetivos o temas que no se contemplan. Definiciones y abreviaturas: De ser necesario, en los documentos se puede incluir un capítulo de definiciones en el cual se describa el significado de las palabras o actividades que se deben aclarar para que el lector al encontrarlas en el documento comprenda claramente su significado. También se deben presentar las abreviaturas a utilizar con el fin de simplificar la extensión de los textos. Ejemplo: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo” - SARLAFT. Otros contenidos: De ser necesario y con el fin de responder a los requisitos exigidos por organismos de inspección, vigilancia y control o por una norma interna o externa para la ejecución del proceso además de los ítems mencionados anteriormente se podrán incluir otros capítulos como; Normas Reportes Medios tecnológicos utilizados Divulgación y capacitación Plan de Contingencia del proceso y Anexos 13. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos se encuentran conformados por la ficha de actividades y por el diagrama. 13.1. FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 19 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Corresponde a la descripción detallada y secuencial de cada una de las actividades que se ejecutan en el proceso. FORMATO DE PROCEDIMIENTOS PROCESO CODIGO: PROCEDIMIENTO VERSION: OBJETIVO: FECHA: RESPONSABLE: ALCANCE: Tipo de Actividad: No. ENTRADAS Act. 1 OPERACIÓN 2 VERIFICACION Tipo RESPONSABLE DESCRIPCION ACTIVIDAD Act. 3. DECISION SALIDAS 4. ARCHIVO COMENTARIOS 1. ACTIVIDAD UNO 0 0 Elaboró Inicio Revisó Aprobó FR-37-02 El encabezado contiene la siguiente información: Tipo de Proceso Proceso Procedimiento Fecha Versión Inicio Terminación La descripción de las actividades contiene las siguientes columnas: Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 20 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Número de la actividad. Entradas Código Responsable que corresponde al código del área Cargo Responsable Tipo de actividad: Se escribe el número del tipo de actividad a la que corresponda: 1. operación, 2. control, 3. decisión o 4. archivo Descripción de la actividad Salidas Normas 13.2. DIAGRAMA Corresponde a la representación gráfica de la ficha de actividades, la cual indica el área y/o cargo que la ejecuta, la actividad como tal y los documentos que intervienen, bien sea porque se reciban, se produzcan o se entreguen a un archivo o a un área determinada. Los diagramas deben llevar como encabezado el logotipo de la empresa, el nombre del proceso y el código. En el pie de página debe llevar el número de página. Las formas utilizadas son: FORMA 0 CODIGO 0 DESCRIPCION Se usa para indicar el inicio y el final de un procedimiento Proceso 1 1 Actividad 2 2 Control 3 3 Decisión. Toda decisión debe tener como mínimo dos salidas que generalmente responden a la pregunta con un sí o un no. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 21 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 Documento: Se registra su nombre y cuando se utilizan copias puede indicarse el número de ellas: 0= Original 1= 1a Copia 2= 2ª. Copia y así sucesivamente. Ticket de Operación Forma de conector de páginas, en el centro se debe indicar el número de página que se conecta. 3 Conector en una misma página: Se escribe el número de la página en que se encuentra 2 Flechas de continuidad del proceso que indican la secuencia de una actividad a otra 4 4 Archivo APLICATIVO: Se escribe el nombre PORFIN CONECTOR A OTROS PROCESOS 14. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Corresponde a Reglamentos, normas, instructivos o procedimientos que para el adecuado funcionamiento de la entidad se deben observar además de las normas exigidas por la Ley y por los organismos de inspección, vigilancia y control. Estos documentos deben ser relacionados en la ficha de caracterización de procesos y se pueden conservar en medio físico o magnético. El control, administración y mantenimiento de los documentos externos corresponde al responsable de cada proceso y se registra en el Normograma de cada Proceso. Documentos correspondientes y asociados al objeto social: Los documentos correspondientes tanto a clientes, proveedores y entidades relacionadas tienen un tratamiento especial de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 22 de 23 FR-37-03 VS 0.00 FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GU-37-01 FECHA: Sep. 01 de 2008 VERSION: 0.00 inspección, vigilancia y control y por la Ley y deben ser tratados como se haya definido en cada proceso y conservarse de acuerdo con las normas que sobre archivo se encuentran estipuladas en la guía de archivo y en los períodos establecidos en la Tabla de Retención documental de la entidad. 15. ADMINISTRACION Y DIVULGACION DE DOCUMENTOS Con el fin de asegurar que se cuenta con la edición vigente y con el fin de facilitar la consulta por parte de todos los funcionarios de la entidad, se ha elaborado un “Listado maestro de Documentos” que contiene el registro de todos los documentos que conforman la estructura documental de la FEN. El listado está organizado de acuerdo con el Mapa de Procesos de la Entidad y consta de las siguientes columnas en las cuales se identifica el código y nombre del documento y su versión: Manuales (Código, nombre, versión y fecha) Caracterización del Proceso (código, versión y fecha) Procedimientos (Código, nombre, versión y fecha) Guías (Código, nombre, versión y fecha) Formatos (Código, nombre, versión y fecha y Documentos Externos (Fuente, nombre, versión y fecha) Documentos Físicos: Los documentos físicos con las firmas originales son conservados por el Coordinador de Organización y Tecnología del Área de Servicios Legales y de Apoyo. Documentos en medio magnético: Se conservarán en la red en la carpeta de publicaciones oficiales, carpeta que se encuentra organizada de acuerdo con el mapa de procesos de la entidad. Divulgación: Todo documento que conforma la “Estructura Documental” de la FEN es publicado en forma inmediata en la Carpeta de Red P/PUBLICACIONES OFICIALES, en la cual también se encuentra el Listado Maestro de Documentos. La carpeta de publicaciones oficiales es administrada por el área de Servicios Legales y de apoyo, 16. CONTROLES La Oficina de Control Interno se encargará de verificar la correcta emisión de las normas y la oportuna divulgación de las mismas así como el cumplimiento de las instrucciones impartidas en la presente guía, sin prejuicio de la responsabilidad de cada Jefe de área o responsable de Proceso de responder integralmente por la documentación de su proceso. Área de Servicios Legales y de Apoyo Página 23 de 23 FR-37-03 VS 0.00