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Ing. Fredys Simanca Herrera
fredyssimanca@hotmail.com
TABLAS Y GRÁFICAS DINÁMICAS.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc.
Para aquellos que posean conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de
referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de
vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio
de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas.
Crear una Tabla Dinámica
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos.
1. Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla
2. Tomar la opción Insertar – Tabla Dinámica
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Aparece el cuadro:
1. Seleccione una tabla o rango. Aquí se debe especificar el rango de datos que desea
incluir en la tabla dinámica.
2. Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica. Entre las dos opciones
seleccione en dónde desea dejar la tabla dinámica (Nueva Hoja de Cálculo
recomendado).
3. De clic en el botón Aceptar.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
-
Una fila para el mes.
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-
Una columna para cada uno de los Vehículos.
En el resto de la tabla incluiremos la cantidad.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los
elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo MES a
,
el
campo
VEHICULO
a
y finalmente el campo CANTIDAD a
la sección
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos los meses, en el campo columnas tenemos los autos y en el centro de la tabla las
sumas de las cantidades.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel de la parte derecha se puede seguir utilizando, así que en cualquier momento
podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera.
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Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin mucho esfuerzo.
Arrastremos SEMANA para el rotulo de Fila y se obtendrá una tabla más compleja pero
con más datos.
Aplicación de una tabla dinámica en una Base Datos más amplia
Como se puede apreciar se incluye en la presente tabla, la recaudación que produce cada
vehículo en forma semanal, sus totales en recaudación y beneficios.
Crear la Tabla Dinámica.
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Se sigue el mismo procedimiento que fue especificado en la tabla anterior para crear la
Tabla Dinámica aplicada a esta tabla más amplia. En la misma se aplicaran otras opciones
a partir de las ya conocidas.
Ejecución:
1.
2.
3.
4.
Seleccione toda la tabla incluyendo los títulos.
Tomar la opción Insertar  Tabla Dinámica.
Clic en el botón de Aceptar.
Arrastre los campos y deje el diseño como se observa en la imagen (Rótulo de
Columna, lo coloca automáticamente).
El resultado de la tabla debe ser como la que se muestra en la imagen.
Se puede observar cómo se ha podido agrupar en forma mensual la recaudación por cada
vehículo, también el total general a través del semestre.
Obtención de Subtablas
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Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de
Marzo, que contiene el valor $1.046.000,00 se obtiene en forma automática, en otra hoja
el siguiente detalle.
TABLAS DINAMICAS DE TRES DIMENSIONES
En este caso se presentara una tabla más compleja que la anterior. Permite analizar no
solo la recaudación por Mes según el tipo de vehículo, sino también por Semana. Es una
tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el
diseño.
Ejecución
1.
2.
3.
4.
Seleccione toda la tabla incluyendo los títulos.
Tomar la opción Insertar  Tabla Dinámica.
Clic en el botón de Aceptar.
Arrastre los campos y deje el diseño como se observa en la imagen.
De tal forma que los resultados de la tabla dinámica debe ser como se observa en la
siguiente imagen.
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Configurar Campos de Valor
Las tablas dinámicas en Excel no solamente arrojan totales, sino que también se pueden
calcular con ellas otros tipos de datos. Observe que cada ítem de datos tiene una pestaña,
de clic sobre la pestaña
, y luego seleccione el ítem Configuración de Campo de
Valor, se abrirá la siguiente pantalla.
Como puede observar, no solamente se pueden calcular Suma, sino que también pueda
calcular Cuenta, Promedio, Max, Min, Productos, Promedios, etc. Pruebe estas diferentes
opciones.
GRAFICAR GRAFICOS DINAMICOS
Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la última tabla Dinámica, es decir el punto de
partida de Tablas de tres dimensiones, observe la barra de herramientas de las tablas
dinámicas, de clic sobre el ícono de gráfico dinámico.
Seleccione el tipo de gráfico que desea, para el caso del ejemplo se selecciono un tipo
Columna, dar clic en el botón Aceptar. Se obtiene el siguiente resultado.
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Se pueden aplicar los filtros que se desee, ya sea en el Filtro del Informe, Campos de Eje o
Campos de Leyenda.