Matriz de Riesgos y Controles

Matriz de Riesgos y
Controles
Proceso de Ventas
A continuación encontrarán una guía para la identificación
de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de
ventas. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al
Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá
analizar la viabilidad de los controles sugeridos de
acuerdo a los riesgos de su industria.
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30 de junio de 2011
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Definición
inadecuada de la
estrategia de
ventas por
información
errónea o
deficiente.
Definición de las
fuentes de
información para
elaborar la estrategia
de ventas (estudios
de mercado,
estadísticas, etc)
Aprobación formal
de la estrategia de
ventas por un nivel
adecuado.
Evaluación de la
estrategia de
ventas de forma
periódica.
Definición
inadecuada de
clientes
potenciales.
Estudios de
investigación sobre el
comportamiento de
los clientes.
Análisis de
costumbres y
tendencias de
mercados, que
permiten validar la
probabilidad de
aceptación del
producto.
Aprobación formal
de la Estrategia de
Ventas.
Desconocimiento
de la competencia.
Estudios de
Investigación de la
competencia.
Consultas de
indicadores de la
competencia.
Participación en
seminarios de la
Industria.
Definición
inadecuada de
precios de venta y
rentabilidad.
Análisis de
rentabilidad.
Aprobación formal
de un nivel
adecuado de la
lista de precios.
Niveles de
verificación que
validen que los
precisos
autorizados son los
registrados.
Divulgación
inadecuada de la
estratégica de
ventas al personal.
Programas de
Capacitación de la
Estrategia de Ventas
Validación del
entendimiento de la
Estrategia de
Ventas dado en la
capacitación.
Lineamientos
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Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Conocimiento
Cliente
Pérdida de
clientes
potenciales.
Definición formal de
campañas para la
vinculación de
nuevos clientes.
Vinculación de
clientes sin la
documentación
soporte requerida
o incompleta.
Definición de la
documentación
requerida para crear
un cliente.
Niveles de
aprobación para la
vinculación de
clientes.
Otorgamiento de
cupos de crédito a
clientes sin
capacidad de
pago.
Análisis formal y
documentado de la
capacidad de crédito
por niveles
adecuados.
Definición formal
de los criterios
sobre los cuales se
aprueban los
créditos
Ventas a personal
no autorizado por
el cliente.
Los clientes autorizan
formalmente, el
personal que puede
solicitar compras.
Se lleva un registro
formal de las
autorizaciones
dadas por los
clientes.
Se tienen definidos
formalmente los
criterios con los
cuales se distribuyen
los clientes.
La distribución de
los clientes, se
fundamenta en el
nivel de
satisfacción del
cliente percibido en
las encuestas.
Relacionamiento
con el Cliente
Distribución
inadecuada de
clientes a la fuerza
de ventas.
Entrega de
información errada
a los clientes con
relación a los
precios.
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Periódicamente se
emiten las listas de
precios oficiales, las
cuales son
aprobadas por un
nivel adecuado.
Restricción a la
creación de
clientes en el
sistema.
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
El área de Mercadeo
de la organización
cuenta con medios
de divulgación
adecuados de los
precios y ofertas que
se pueden ofrecer a
los clientes de forma
oportuna.
Se cuenta con un
cronograma de
producción que
permite conocer la
disponibilidad de
productos.
Todo contrato
superior a U$ XXXX,
es aprobado por el
área Jurídica.
Se tienen definidos
los documentos
con los cuales se
oficializa la venta
de acuerdo a su
monto.
Pérdida de ventas
por ausencia de
canales (teléfono,
Web, visita, fax
.etc.) para el
registro de
pedidos.
Se tienen definidos y
divulgados los
canales de ventas
disponibles.
Se realizan análisis
periódicos sobre la
efectividad de los
canales de venta.
Inadecuada toma
y registro de la
información de los
pedidos vs lo
facturado.
Se tiene definido el
nivel responsable de
validar que lo
facturado a los
clientes cruza con lo
solicitado en el
pedido, así como se
deja registro de dicha
verificación.
Modificaciones a
las órdenes de
pedido de los
clientes no
autorizadas.
La modificación a
cualquier pedido
inicialmente
registrado, tiene
niveles de
autorización.
Ofrecer a los
clientes productos
de líneas no
disponibles o
fechas de entrega
no programadas
Elaborar contratos
y/o acuerdos de
ventas sin el
correspondiente
aval jurídico.
3
Control 3
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
El sistema permite
conocer el estado
del pedido y la
etapa en la que se
encuentra
Indicadores claves
de desempeño
Se verifica antes de
la entrega de la
mercancía, que lo
despachado,
facturado y lo
solicitado por el
cliente sea lo
mismo.
Todo contrato
superior a U$
XXXX, es aprobado
por el área Jurídica
Entrega de los
productos
Incumplimiento en
la entrega de los
pedidos por parte
del área de
producción.
Entrega de
mercancía que no
corresponde a la
ordenada por el
cliente.
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Se cuenta con un
cronograma de
producción
Se verifica antes de
la entrega de la
mercancía, que lo
despachado,
facturado y lo
solicitado por el
cliente sea lo mismo.
Litigios por
incumplimiento de
los acuerdos y/o
obligaciones
contraídas con los
clientes.
Se cuenta con un
cronograma de
producción
Entrega de
mercancía sin su
correspondiente
orden de pedido.
Toda la mercancía
facturada debe
contar con una orden
de pedido.
Pérdida de la
mercancía por
entrega a personal
no autorizado por
el cliente
La mercancía se
entrega al personal
autorizado por el
cliente, y los cuales
fueron previamente
autorizados.
Siempre que se
entrega la
mercancía, se
verifica que sean
los funcionarios
autorizados y dicha
información se
registra en la orden
de entrega.
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Facturación de
las ventas
Facturación a
clientes sin cupo
de crédito.
El sistema restringe
de forma automática
la facturación a
clientes sin cupo de
crédito.
Facturación a
clientes ficticios.
Toda factura debe
contar con una orden
de pedido.
Los usuarios que
registran los
pedidos son
diferentes a los que
crean los clientes y
facturan.
Se realizan
confirmaciones
periódicas con los
clientes.
Modificaciones a
las listas de
precios no
autorizadas.
Accesos restringidos
a las modificaciones
de las listas de
precios.
Toda modificación
a la lista de precios
es autorizada por
XXX
Niveles de
verificación que
validen que los
precisos
autorizados son los
registrados.
Se cuenta con una
política de
descuentos.
El sistema controla
que los descuentos
no puedan ser
superior al X% de
la venta.
Registro de
información errada
en la facturación.
Otorgamiento de
descuentos no
autorizados.
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Se verifica antes de
la entrega de la
mercancía, que lo
despachado,
facturado y lo
solicitado por el
cliente corresponda.
Se tienen definidos
los niveles que
aprueban
descuentos.
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
El recaudo de los
pagos se realiza por
medio de sucursales
bancarias y
transferencias
electrónicas.
Se cuentan con
pólizas de seguros
para el recaudo.
Los funcionarios
que recaudan
después de tener
un monto superior
a U$ xxx, lo deben
consignar en el
banco.
Apropiación
indebida del
recaudo por el
personal de cobro.
Se realizan
confirmaciones de
saldos con los
clientes de forma
periódica.
No se aceptan
pagos en efectivo
Pago de
bonificaciones al
personal de
ventas sin el
recaudo de su
cartera.
Los pagos de las
bonificaciones de
ventas se realizan
sobre el recaudo a la
fecha de corte de
dichas ventas.
El sistema esta
parametrizado para
calcular el pago de
la bonificación vs el
recaudo de dichas
ventas.
Recaudo de la
cartera por
personal no
autorizado por la
compañía
Todo funcionario del
área de recaudo,
cuenta con su
correspondiente
distintivo
Se realizan
campañas de
divulgación con los
clientes.
Periódicamente se
revisan los
indicadores de
cumplimientos de
ventas.
Se definen planes
correctivos que
permitan cumplir
con la meta.
Recaudo de las
ventas
Pérdida del
recaudo en
efectivo por asalto
al personal de
cobro
Monitoreo
Incumplimiento de
la meta de ventas
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Los informes de
ventas son
presentados a la
Junta y
comparados con el
presupuesto de
ventas.
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Devolución de
productos
facturados pero no
pagados.
Inadecuado
seguimiento a los
reclamos de los
clientes
Disminución de los
ingresos, por
clientes en mora.
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Control 1
Control 2
Control 3
Se llevan indicadores
que permitan
identificar las
causales de
devolución de
productos
periódicamente.
Se definen planes
correctivos en el
área que generó la
devolución.
Se verifica
periódicamente la
implementación de
los planes
correctivos y su
efectividad.
Se cuenta con un
área responsable
recibir los reclamos
de los clientes.
Se tienen definidos
planes correctivos
de acuerdo a la
tipificación de los
reclamos.
Se verifica
periódicamente la
implementación de
los planes
correctivos y su
efectividad.
Se realizan gestiones
de cobro periódicas
con los clientes y las
mismas se
encuentran
registradas.