JMJ CRACOVIA 2016 Instrucciones para la inscripción de los peregrinos1 ¡Bienvenidos al sistema de inscripción en la JMJ de Cracovia 2016! Antes de comenzar el proceso de inscripción, os pedimos que leáis atentamente estas sencillas instrucciones. Observación preliminar La inscripción de los peregrinos se realizará por grupos; cada grupo será coordinado y representado por un responsable y un vicerresponsable, necesariamente mayores de edad. Está prevista, a parte, una específica inscripción individual sólo para los obispos y los voluntarios (ver apartado especial en esta página de inicio). El grupo de edad recomendado para participar en la JMJ es de 14-30 años; los menores de edad tendrán que estar a cargo del responsable del grupo, previa autorización de los padres o tutores legales. El procedimiento de inscripción de los grupos de peregrinos se desarrolla en dos fases: Fase 1 y Fase 2. Fase 1: En la primera fase de inscripción, será posible incluir en cada grupo entre 1 y 5.000 participantes (el llamado “macrogrupo”). 1 Las inscripciones en la JMJ de Cracovia serán recogidas online en las direcciones www.wyd.va ywww.krakow2016.com a partir del mes de julio de 2015. El responsable del grupo tendrá que rellenar, en todas sus cuatro partes, el formulario de color azul disponible en esta página Internet. Para que los grupos se puedan inscribir con mucha antelación, se pedirán en esta primera fase sólo algunos datos generales: proveniencia del grupo, nombre y dirección del responsable, número previsto de participantes, lengua, etc.; no se pedirán contribuciones de ningún tipo. Todas las organizaciones – desde las conferencias episcopales, los movimientos, asociaciones y comunidades, a las diócesis y parroquias – tendrán que utilizar esta primera fase para anunciar su intención de participar en la JMJ e indicar a modo orientativo el número total de peregrinos, para que el Comité Organizador Local (COL) de Cracovia pueda preparar en modo adecuado tanto las estructuras de acogida como las sedes de los eventos. Se podrán inscribir no sólo grandes grupos organizados, sino también pequeños grupos espontáneos o peregrinos individuales, pero siempre utilizando el mismo formulario de inscripción; no obstante, es preferible que los grupos muy pequeños o los peregrinos individuales se inscriban en grupos ya organizados a nivel parroquial, diocesano u otro. Además, está prevista la inscripción de grupos “internacionales”, con peregrinos provenientes de diversas naciones que desean participar juntos en la JMJ. Al final de esta primera fase de inscripción se entregará una cuenta con la que el responsable (o el vicerresponsable) del grupo podrá acceder a un área reservada para poder completar o modificar los datos ya introducidos, pero podrá, sobre todo, iniciar una segunda fase de inscripción, después de que su ficha haya sido convalidada por el COL (tal convalidación necesitará un tiempo máximo de 3 días). Importante: puesto que la entrega de la cuenta y las comunicaciones sucesivas se realizarán por correo electrónico, es fundamental que el responsable introduzca correctamente su correo electrónico (no Correo Electrónico Certificado) y que en seguida controle su correo, comprobando que los mensajes recibidos no se hayan archivado en la casilla Spam. Fase 2 Si el grupo inscrito en la primera fase no supera los 150 participantes, el responsable podrá, desde la propia área reservada, decidir si para la segunda fase de inscripción quiere continuar como grupo único, confirmando o modificando los datos introducidos inicialmente y añadiendo informaciones más específicas. De lo contrario, el responsable tendrá que dividir los peregrinos en diferentes subgrupos, cada uno compuesto de no más de 150 personas y con su propio responsable y vicerresponsable. Para poder efectuar esta operación, tendrá que disponer del nombre, apellido y Email correcto del responsable y vicerresponsable de cada uno de los subgrupos (sólo uno de los subgrupos podrá tener el mismo responsable y/o vicerresponsable indicado en la Fase 1). La activación de los subgrupos se podrá realizar también en diferentes momentos conforme vaya obteniendo los datos necesarios. A cada subgrupo se le asignará una cuenta, para acceder a su propia área reservada, y un código de registro, que a partir de ese momento tendrá que citarse como referencia en todas las comunicaciones con el COL de Cracovia y el Consejo Pontificio para los Laicos (CPL), inclusive el objeto de las transferencias y los pagos. Los formularios (de color verde) con la solicitud de datos más específicos, que se deben completar en la segunda fase de inscripción, los podrá cumplimentar directamente el responsable del subgrupo o el responsable del macrogrupo de pertenencia, accediendo a su área reservada. El responsable tendrá que elegir también el “paquete del peregrino” (enlace) más adecuado a las necesidades del subgrupo (con o sin alojamiento, con o sin comidas, etc.) y encargarse de pagar la respectiva contribución mediante una transferencia bancaria o una tarjeta de crédito, según las indicaciones que se proporcionarán durante el proceso. Se pedirá además una donación de 10 Euros por persona para el Fondo de Solidaridad, para permitir que jóvenes de países más desfavorecidos puedan participar en la JMJ. En esta segunda fase también es posible efectuar la inscripción como grupo “internacional”. Cada subgrupo tendrá que caracterizarse por la misma modalidad de participación en la JMJ (mismas fechas de llegada y partida, elección de un único “paquete del peregrino”). El COL de Cracovia hará lo posible por asignar a cada subgrupo una única sede de catequesis y, en caso de solicitar un alojamiento, un único alojamiento o en la misma zona. Para facilitar la organización y la acogida, se pedirán algunos datos específicos que conciernen a los sacerdotes, las personas con discapacidad y los peregrinos que necesitan un visado para el ingreso en Polonia. Por cada menor de edad presente en el grupo, el responsable tendrá que descargar del sistema un formulario de autorización, que deberán firmar sus padres o tutores legales. Después de haber completado la inscripción y el pago de las contribuciones para los paquetes, el responsable (o el vicerresponsable) podrá imprimir un recibo que deberá presentar a su llegada en Cracovia en el punto de check-in indicado en el mismo recibo; de este modo recibirá el “kit del peregrino” que deberá distribuir entre los miembros de su grupo, junto a toda la documentación y el material necesarios para la participación en la JMJ. N.B.: El número total de participantes indicado por el responsable del macrogrupo en la Fase 1 de inscripción tiene que ser el más exacto posible, pero es en todo caso orientativo. Por lo tanto, si en el momento de la Fase 2 se comprueba que hay un número inferior de peregrinos con respecto al cálculo inicial, es posible activar un menor número de subgrupos y/o introducir por cada subgrupo un número inferior de peregrinos. Por otro lado, cuando el subgrupo haya completado el pago de las contribuciones necesarias para los paquetes del peregrino, su inscripción será considerada concluida; por ello, eventuales solicitudes de modificación tendrán que seguir un procedimiento establecido de “reapertura” de la ficha. EJEMPLOS DE INSCRIPCIÓN: A. Grandes grupos (más de 150 personas) Ejemplo 1: En el mes de septiembre de 2015, el representante de la Diócesis X rellenará el formulario de la Fase 1 (azul) para señalar que, por ejemplo, unas 4.000 personas de su diócesis tienen intención de ir a la JMJ, organizándose a través de grupos parroquiales. El responsable de la diócesis tendrá que recabar en ese momento algunas informaciones mínimas en relación a tales grupos (nombre, apellido y Email del responsable y el vicerresponsable). Seguidamente, mediante un área reservada designada para ello, podrá activar para cada uno de ellos un proceso autónomo con el que podrá efectuar la inscripción efectiva de la Fase 2 (formulario verde), respetando el límite máximo de 150 peregrinos. Ejemplo 2: Una conferencia episcopal, que prevea la participación de 20.000 personas de su país, señalará 4 responsables que procederán con la inscripción de 4 macrogrupos de 5.000 personas cada uno (preferiblemente dando a los grupos nombres que estén vinculados entre sí, por ej. CEF 01, CEF 02, CEF 03 y CEF 04). Cada macrogrupo tendrá que dividirse después en subgrupos que pertenezcan a diversas diócesis. El responsable de cada macrogrupo tendrá que actuar como está indicado en el párrafo precedente, es decir tendrá que recoger algunas mínimas informaciones en relación a tales grupos (nombre, apellido y Email del responsable y vicerresponsable) y activar para cada uno de ellos un procedimiento autónomo con el que hará la inscripción efectiva en la Fase 2 (módulo verde), respetando el límite máximo de 150 peregrinos. En el caso de que haya diferentes subgrupos provenientes de la misma diócesis, se aconseja utilizar nombres fácilmente vinculados entre sí (por ej. Diócesis Milán 01, Diócesis Milán 02, etc.). Ejemplo 3: El responsable de un movimiento, asociación o comunidad internacional podrá señalar la participación de (por ejemplo) 1.500 peregrinos de diferentes países, indicando su conformación “internacional”. Después tendrá que determinar los responsables y vicerresponsables de los diferentes subgrupos y activar para cada uno de ellos la cuenta para proceder a la Fase 2 de la inscripción, manteniendo el límite de 150 participantes de cada uno de ellos. Cada subgrupo podrá elegir libremente una composición nacional o internacional. También en este caso, si se desea identificar los subgrupos como pertenecientes al mismo movimiento o asociación, conviene que se utilicen nombres que estén asociados entre sí (por ej. FIAC 01, FIAC 02, etc.). N.B. Para participar en las catequesis, cada subgrupo internacional tendrá que indicar la lengua común de la mayoría de los participantes; del mismo modo, puesto que será posible seleccionar una única fecha de llegada y partida, el subgrupo tendrá que indicar la fecha válida para la mayoría de los participantes (es oportuno que las llegadas y partidas del subgrupo sean lo más homogéneas posibles). Evidentemente, los movimientos, asociaciones y comunidades internacionales podrán decidir si sus grupos participan o no en el marco de la organización del respectivo país, diócesis o parroquia. B. Pequeños grupos (menos de 150 personas) El responsable inscribe el grupo en la Fase 1. Si los participantes tienen la misma preferencia de “paquete de peregrino” y las mismas fechas de llegada y partida, el responsable puede continuar con la segunda fase de inscripción manteniendo un único grupo. De otro modo, tendrá que subdividir de todas maneras el macrogrupo inicial en subgrupos más pequeños, agrupándolos según fechas de llegada y partida y preferencias de paquete, procediendo como indicado en los párrafos precedentes.