Liquidación de convenios - Ministerio de Educación

Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Presentación Informativa Taller regional de capacitación en procesos de contratación, interventoría y seguimiento a proyectos de infraestructura educativa y
dotación financiados con recursos Ley 21 de 1982 – Julio Agosto de 2008 Región Centro y Antiguos Territorios – Gerencia de Recursos ARQ S.A.
LIQUIDACION DE CONVENIOS
INICIO DEL PROCESO
Una vez vencido el plazo del convenio principal y
terminada la etapa de ejecución de obra dentro del
mismo se debe liquidar el convenio dentro del plazo
establecido para ello por las partes o en su defecto el
establecido por la Ley.
1. CONVENIO
MEN - ET
2. EJECUCION
DE PROYECTOS
3. LIQUIDACION
CONVENIO
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LIQUIDACION DE CONVENIOS
CONCEPTO
Mediante la liquidación del contrato o del convenio se
hace un ajuste de las cuentas reconociendo saldos a
favor de alguna de las partes o declarándose a paz y
salvo. Con la liquidación del contrato se da la extinción
del vínculo contractual.
CLASES DE LIQUIDACION:
De común acuerdo.
Unilateral por la entidad contratante.
Judicial.
PLAZO PARA LIQUIDAR (Ley 1150 de 2007 Art. 11)
De común acuerdo Cuatro (4) meses o en cualquier tiempo.
Unilateral Dos (2) meses o en cualquier tiempo. r1
Judicial Dos (2) años
Diapositiva 2
r1
rvalenzuela; 30/07/2008
Ministerio de Educación Nacional
PRIMER EVENTO
EJECUTA ET
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CONVENIO PRINCIPAL
MINISTERIO DE EDUCACION
ENTIDAD TERRITORIAL
APORTE MEN
CONVENIO $
APORTE ENTE
CONVENIO $
VALOR TOTAL
PROYECTO APORTE
MEN + ENTE
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ENTIDAD TERRITORIAL
CONTRATA SEGÚN VALOR
PROYECTO
CONTRATO DE OBRA
DOTACION O SUMINISTRO
CONTRATISTA
VALOR TOTAL EJECUTADO
OBRA
SEGUNDO EVENTO
CONVENIO
DERIVADO
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CONVENIO PRINCIPAL
MINISTERIO DE
EDUCACION
ENTIDAD
TERRITORIAL
APORTE DE RECURSOS
MEN PROYECTO (ENTIDAD TERRITORIAL)
CONVENIO
DERIVADO
MUNICIPIO EJECUTOR
COFINANCIACION
APORTE MUNICIPIO
ENTIDAD
TERRITORIAL
APORTE DE RECURSOS
MEN PROYECTO
VALOR TOTAL PROYECTO MEN - MUNICIPIO
CONTRATO DE OBRA
SUMINISTRO O DOTACION
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REQUISITOS PARA LIQUIDAR
COVENIO PRINCIPAL: MEN ET
Balance financiero convenio.
Saldo y rendimientos financieros
Certificación de cumplimiento del Representante Legal de la Entidad
Territorial
CONVENIOS DERIVADOS: ET MUN
Convenios derivados
Adiciones y/o modificaciones.
Acta de liquidación.
Certificación cumplimiento Representante Legal Municipio.
Balance financiero convenio derivado en caso de existir.
Saldo y rendimientos financieros.
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CONTRATO DE OBRA: ET CONTRATISTA
Contrato de obra
Actas de inicio, suspensión, reinicio, terminación Adiciones y/o
modificaciones.
Acta de liquidación de obra.
Acta de entrega de obra.
Acta de entrega a los rectores Instituciones Educativas.
Informe final de obra.
Registro fotográfico de la obra.
Balance financiero del contrato de obra
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CONTRATO DE DOTACION O SUMINISTRO: ET CONTRATISTA
Contrato de dotación o suministro.
Acta de entrega de dotación o suministro a las Instituciones Educativas,
según proyecto.
Registro fotográfico de dotación o suministro.
Certificación de cumplimiento contrato de dotación o suministro.
CONTRATO DE INTERVENTORIA: ET CONTRATISTA O
DELEGADO
Contrato de interventoría o Delegación de interventoría.
Informe final de Interventoría.
Registro fotográfico de la obra.
Certificación de cumplimiento de obra del interventor
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CONCEPTOS GENERALES
BALANCE FINANCIERO:
Consolidado de la inversión en la totalidad del proyecto ejecutado,
discriminando la inversión total, la inversión realizada con aportes de Ley 21,
aportes de contrapartida y los saldos de inversión correspondiente.
CERTIFICADOS:
Certificado de Cumplimiento del Representante Legal de la Entidad
Territorial Gobernador.
Certificado de Cumplimiento del Representante Legal de la Entidad
Territorial Alcalde.
Certificado de cumplimiento del objeto contractual de la obra suscrito por el
interventor.
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SALDOS Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS
Certificación de la Secretaria de Hacienda o Tesorero Departamental o
municipal: en donde se de constancia del manejo de la cuenta de aportes de
Ley 21 correspondiente, incluyendo giro de los recursos, saldo en cuenta, y
rendimientos financieros.
Certificación bancaria de la cuenta de Recursos de Ley 21/82 donde conste
los rendimientos financieros y saldo a la fecha.
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ACTA DE LIQUIDACION
Una vez allegados los requisitos documentales por parte de la Entidad
territorial y aprobados por la Gerencia de Recursos de Ley 21 de 1.982
ARQ S.A., se remite el acta de liquidación para suscripción del
Representante Legal, la cual debe ser remitida en los cinco (5) días hábiles
siguientes al recibo de la misma, junto con los documentos que a
continuación se requieren:
Certificado electoral del Alcalde o Gobernador o nombramiento.
Acta de posesión del Alcalde o Gobernador
Fotocopia de la cédula del Alcalde o Gobernador.
Nit del Municipio o Departamento.
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CASOS ESPECIALES
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LIQUIDACION PARCIAL CONVENIOS:
Se realizará mediante acta de liquidación parcial en donde se especifiquen
los proyectos a cargo del ente territorial que no cumplieron las obligaciones
técnicas, jurídicas y administrativas en desarrollo de los proyectos, la cual
contendrá el valor total del proyecto partida MEN que se deberá reintegrar
junto con los rendimientos financieros generados.
REINTEGROS:
DEVOLUCIONES
POR
INCUMPLIMIENTO
CONVENIOS
Y
RESOLUCIONES:
Una vez se verifique el incumplimiento total o parcial por parte de la entidad
territorial, se ordenará mediante acto administrativo debidamente motivado
el reembolso al Ministerio de Educación Nacional del valor correspondiente
al proyecto en cuestión con sus correspondientes excedentes financieros.
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RENDIMIENTOS EXCEDENTES Y REINTEGROS
RENDIMIENTOS
Incumplimiento de las obligaciones
establecidas
CONVENIOS - RES. 7243 DE
2006, 4516 - 4517 - 6424 - 6425
DE 2007
10 Días hábiles siguientes
a la ejecución total de los
recursos o a la firma acta
de liquidación
REINTEGROS
EXCEDENTES
CONVENIOS - RES. 7243 DE
2006, 4516 - 4517 - 6424 - 6425
DE 2007
Consignación
semestral
10 Días hábiles
siguientes a la
ejecución total de los
proyectos viabilizados
Reembolso - Acto
Administrativo Motivado
CUENTA CENTRALIZADORA
C. CTE BBVA No. 3100 0257 1
Contribución Parafiscal
Aporte Ley 21 Ministerio
DOCUMENTOS
Acta de liquidación, Copia de la consignación
Certificación de rendimientos-Entidad
financiera
CONVENIOS - RES. 7243 DE
2006, 4516 - 4517 - 6424 6425 DE 2007
10 Días hábiles
siguientes a partir
de la ejecutoria del
acto administrativo.
DIRECCION DE
DESCENTRALIZACION - MEN O
GERENCIA DELEGADA
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PROBLEMAS MAS FRECUENTES
FALTA DE DOCUMENTACIÓN.
El ente territorial no envía la documentación requerida para realizar la
liquidación en el plazo establecido:
No se remite la certificación bancaria del saldo y los rendimientos a la
fecha.
No se remite la certificación del Gobernador o el Alcalde según
corresponde.
No se remite el acta de liquidación.
INCONSISTENCIAS
El balance financiero no corresponde a la documentación soporte.
La certificación bancaria no corresponde a la certificación del tesorero.
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ACCIONES CORRECTIVAS
FALTA DE DOCUMENTACIÓN.
El ente territorial deberá hacer seguimiento a los requerimientos de la
Gerencia delegada y suministrar la documentación requerida.
Revisar la documentación remitida a la Gerencia con el fin de evitar
inconsistencias.
Realizar seguimiento a la suscripción del acta de liquidación con el fin de
cumplir el plazo establecido para legalizar la misma junto con los
documentos requeridos.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA 2003
La meta establecida por el Ministerio de Educación Nacional dentro del plan de
mejoramiento y calidad es liquidar el 100% de la vigencia 2003 el 30 de Octubre de
2008.
VIGENCIA 2004
La meta establecida por el Ministerio de Educación Nacional dentro del plan de
mejoramiento y calidad es liquidar el 70% de la vigencia 2004 el 30 de Diciembre de
2008.
VIGENCIA 2005
La meta establecida por el Ministerio de Educación Nacional dentro del plan de
mejoramiento y calidad es liquidar el 50% de la vigencia 2005 el 30 de Diciembre de
2008.
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ESTADO ACTUAL DE LIQUIDACIONES
VIGENCIA 2003
LIQUIDADOS
33%
EN PROCESO
67%
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VIGENCIA 2004
LIQUIDADOS 6%
CONVENIOS EN
EJECUCION 6%
EN PROCESO DE
LIQUIDACION 88%
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VIGENCIA 2005
C ON VEN I OS EN EJ EC U C I ON
LI QU I D A D OS 7 %
35%
EN P R OC ES O D E
LI QU I D A C I ON 5 8 %
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CONSOLIDADO POR ENTE TERRITORIAL DE
TRAMITE DE LIQUIDACION
MORA EN EL PLAZO DE LIQUIDACION
24
16
2003
2004
12
2005
8
4
0
AM
AZ
O
N
BO AS
G
O
C
C
UN AQ TA
DI
U
NA ET
M A
FL AR
CA
O
FU R
SA EN
G CIA
AS
G UG
IR
AR A
DO
G
U
AV T
IA
G RE
U
AI
N
IA
H
UI
IB LA
AG
U
E
M
ET
A
N
E
SO IVA
AC
H
VI
L L TO A
A V LI
IC MA
EN
C
VA I O
U
P
VI ES
C
HA
D
A
MORA
20
ENTE TERRITORIAL