MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN
DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD
DE LOS ANDES
Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Autoridades Universitarias
Mario Bonucci Rossini
Rector
Patricia Rosenzweig Levy
Vicerrectora Académica
Manuel Aranguren Rincón
Vicerrector Administrativo
José María Andérez Álvarez
Secretario
Rubén Darío Chacón Morón
Director de Servicios de Información
Administrativa (DSIA)
Mérida, JUNIO 2009
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
2
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
EQUIPO DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO
ELABORADO POR:
T.S.U. LENINNA GUARACHE
Personal Directivo, Administrativo y
Obrero de La Dirección de Servicios
Generales de la Universidad De Los Andes
DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA:
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ
Especialista Organizacional y
Líder del Área de Modelado de Sistemas y
Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA
MÉRIDA, JUNIO 2008
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
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3
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
ÍNDICE DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
RESEÑA HISTÓRICA
3.
ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales.
3.2. Estructura Organigramática en macro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la Dirección de
Servicios Generales.
3.3. Estructura Organigramática en micro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la Dirección de
Servicios Generales.
4.
DIRECTORIO
5.
MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOSDE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.
5.1. Modelo del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama de Jerarquía de Sistemas
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la Dirección
de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama del Modelo de Objetivos
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de
la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama de Proceso
• Cadena de Valor
• Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
• Inventario de Procesos y Procedimientos.
• PROCESO FUNDAMENTAL (PF):
o PF-1. APOYO SECRETARIAL
• Diagrama de Proceso
• Diagrama de Jerarquía de Procesos
ƒ PF-1.1 MENSAJERÍA
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-1.1.1. Registro y Entrega de Mensajería Interna y Externa
PF- 1.1.2. Actividades Bancarias
Elaborado por:
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Fecha: 26.10.09
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Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
ÍNDICE DE CONTENIDO
ƒ PF-1.2. RECEPCIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF- 1.2.1.Entrega de Cheques a Proveedores
PF-1.2.2. Atención al Público
PF-1.2.3. Entrega de estados de Cuenta
ƒ PF-1.3. CORRESPONDENCIA
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-1.3.1. Envío y Recepción de Correspondencia
ƒ PF-1.4. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FISICA DE LA DIRECCIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF- 1.4.1. Limpieza Diaria de los Puestos de Trabajo
PF- 1.4.2. Control de Materiales de Limpieza y Aseo
PF- 1.4.3. Mantenimiento del Edificio Administrativo
o PF-2. APOYO INFORMÁTICO
• Diagrama de Proceso
• Diagrama de Jerarquía de Procesos
ƒ PF-2.1. VALIDACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF- 2.1.1. Actualización de Datas en Sistemas de Información
PF- 2.1.2. Asignación de Cuentas de Usuario
ƒ PF-2.2. VERIFICACIÓN PERIODICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF- 2.2.1. Administración de la Red de la Dirección
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Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
ÍNDICE DE CONTENIDO
PF- 2.2.2. Verificación Periódica de los Equipos
PF- 2.2.3. Actualización de los Servicios Básicos
5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la
Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
•
Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de
Servicios de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.
• Modelo Actor- Rol -Actividad
• Matriz Actores-Procesos
6.
BIBLIOGRAFÍA
7.
ANEXOS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
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Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
La Universidad de los Andes, institución pública garante de enseñanza en la región
andina del país, va de la mano con sus estructuras administrativas y académicas, las
cuales potencian su efectividad, desarrollo y un trabajo de calidad como colaboradores
eficaces en el desarrollo de profesionales.
Este manual en particular describe los procedimientos necesarios para la actividades
secretariales de una de las direcciones que compone la estructura administrativa de dicha
universidad, donde también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la
organización de la universidad la dirección de servicios de información administrativa
DSIA al tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de la ULA en
sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos
son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos,
reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener
conocimiento.
Las Unidades Administrativas y Secretariales que conforman la estructura de la
Universidad de los Andes en este caso la unidad de apoyo secretarial y de servicios de la
dirección de servicios generales son los cuentadantes o responsable de los servicios de
actividades secretariales y administrativas que incluye e-mail y correo, redacción, edición,
tipeo y revisión de textos, trabajos contables en general.
Dentro de esta perspectiva, el manual tiene como objetivo planificar, organizar,
programar, dirigir, controlar y supervisar la utilización racional de los recursos
administrativos, secretariales y de servicios de la dirección, inspeccionar los aspectos
logísticos y de recursos humanos con que se cuenta para la determinación del apoyo de
las actividades secretariales en los procesos técnicos de los sistemas de contabilidad,
Elaborado por:
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Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
INTRODUCCIÓN
tesorería, ejecución presupuestal, administración de personal abastecimiento, que
competen a la dirección de servicios generales.
Elaborado por:
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Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
RESEÑA HISTORICA
2. RESEÑA HISTÓRICA
A partir de la década de los sesenta, el Gobierno Nacional inicia el otorgamiento de
prebendas democráticas al movimiento estudiantil y principalmente al universitario, Pero
es a partir del año 1977, cuando se dan los primeros cambios organizacionales en la
estructura administrativa de la universidad, creándose la Dirección de Servicios Generales
como la responsable de la ejecución y control de los servicios de apoyo de la institución la
cual fue creada según Decreto Rectoral en 1978, debido a la necesidad que existía de
organizar y unificar todas las actividades que eran consideradas como servicios, de
manera de auspiciar modificaciones que conduzcan a una mayor eficiencia en los
servicios de apoyo a las actividades Académicas de la Institución.
De esta manera se logró la centralización de los distintos servicios estudiantiles y
administrativos, para mejorar y controlar los mismos, es así como nace la siguiente
estructura interna: Departamento de Comedor Universitario, Departamento Técnico y de
Servicios, Departamento de Transporte, Departamento de Carpintería, Sección de
Mantenimiento del Edificio Administrativo, Sección de Mensajería y Departamento de
Compras y la, que es un apéndice del Departamento la unidad de apoyo secretarial y de
servicios.
MISIÓN:
Proporcionar
los
servicios
de
comedor,
transporte,
carpintería,
electricidad,
electromecánica, refrigeración, aire acondicionado y telecomunicaciones, mediante la
supervisión y control de los mismos a fin de garantizar el buen funcionamiento de las
dependencias universitarias.
Elaborado por:
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
RESEÑA HISTORICA
VISIÓN:
Hacer de la Dirección de Servicios Generales una dependencia de coordinación,
supervisión y control de los servicios de comedor, transporte, carpintería, electricidad,
electromecánica, refrigeración, aire acondicionado y telecomunicaciones, donde la
prestación de los mismos se lleve a cabo bajo los criterios de calidad, eficacia y
efectividad, acorde con las exigencias que demanda el crecimiento y desarrollo de la
institución.
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de los Andes
3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE
CARPINTERÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los
Andes.
3.2. Estructura Organigramática en macro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la
Dirección de Servicios Generales.
3.3. Estructura Organigramática en micro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la
Dirección de Servicios Generales.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de los Andes
3.1. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Figura 1. Organigrama de La Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática en Macro de la Unidad de
Apoyo Secretarial y de Servicios de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de los Andes
3.2. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MACRO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Figura 2. Organigrama en Macro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de los Andes
3.3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Vicerrectorado
Administrativo
Dirección De
Servicios Generales
Apoyo Secretarial y
de Servicios
Departamento
de Compras y
Suministros
Compras
Reproducción
Comedor
Departamento
Transporte
Unidad Administrativa
Desconcentrada (UAD)
Departamento
Técnico
Recepción
y Almacén
Transporte
Telefonos
Producción
Taller
Mecánico
Electromecánica
Carpintería
Mantenimiento
del Edificio
Administrativo
Servicio de
Correo
Almacén
Fabricación
Reparación
Distribución
Mantenimiento
y Servicios
Electricidad
Apoyo
Secretarial
Figura 3. Organigrama en Micro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de los Andes
3.3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Organigrama
UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Situación Actual
Vicerrectorado Administrativo
Vicerrector Administrativo
Prof. MARIO BONUCCI
Dirección
de Servicios Generales
Director
Alí Ramón Rosario Araujo
Unidad de Apoyo secretarial y
de servicios
Apoyo Secretarial
1 Secretaria Ejecutiva
1 Recepcionista
1 Chofer
1 Mensajero
1 Aseadora
1 Ayudante de Servicio
Apoyo Informático
1 Analista Programador de
Sistema
Figura 4. Organigrama en Micro de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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Fecha: 26.10.09
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
4. DIRECTORIO
4. DIRECTORIO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS
ANDES
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
4. DIRECTORIO
DIRECTORIO DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios
CARGO NOMINAL
EXTENSIÓN
EXPERTO DEL
DOMINIO
CONDICIÓN
Director
2630
x
Activo
4,492,573
Administrador jefe
2632
x
Activo
Mariela Fernández
4,492,746
Especialista en Información Jefe
2604
x
Activo
Gloria Pacheco
10,100,113
Asistente Administrativo
2635
x
Activo
Lili Dávila
9,580,417
Contabilista
2629
Activo
Oswaldo Ramírez
8,019,593
Contabilista
2633
Activo
Genoveva Perdomo
2,965,311
Secretaria Ejecutiva
2631
Carmen Nereida
Rangel de Goatache
3,030,461
Operador de Maquina de Reproducción
2636
Activo
José de Jesús Zerpa
8,031,762
Mensajero Externo
2636
Activo
Luís Alberto Parra
3,039,924
Chofer
2631
Activo
José Domingo Guillén
Rojas
9,479,023
*
2636
Activo
Gladys Angulo
10,104,718
Ayudante de Servicio
2636
Activo
Jhonny Moncada
11,952,465
Analista Programador de Sistemas
2635
Activo
Ernesto López
10,713561
Analista Programador de Sistemas
2240
NOMBRE Y APELLIDO
Alí Ramón Rosario
Araujo
Cleida Mireya Rondón
Chacón
José Luís Rodríguez
CEDULA
x
x
Activo
Activo
10,108,418 Asistente de Laboratorio de Informática
2414
Activo
Magali Rodríguez
5,201,217
Supervisor de Servicio
2602
Activo
Edgar Nava
8,022,970
Supervisor Mant. Edific.
2602
Activo
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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Fecha: 26.10.09
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
5. MODELO DE NEGOCIO
5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE
CARPINTERÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
5.1. Modelo del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretaria y de Servios de la Dirección de Servicios
Generales de la Universidad de Los Andes.
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretaria y de Servios de la Dirección
de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema de la Unidad de Apoyo Secretaria y de Servios de
la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
5.4. Modelo de Reglas de Negocio de la Unidad de Apoyo Secretaria y de Servios de la Dirección
de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.1 MODELO DEL SISTEMA DE CARPINTERÍA
5.1. MODELO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN
DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES
• Diagrama de Jerarquía de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios de la
Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.1 MODELO DEL SISTEMA DE CARPINTERÍA
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE
LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Figura 5. Diagrama de Jerarquía de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.2 MODELO DE OBJETIVO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5.2. MODELO DE OBJETIVO DE LA UNIDAD DE
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.2 MODELO DE OBJETIVO DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
MODELO DE OBJETIVO DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Figura 6. Modelo de Objetivo de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DE LA UNIDAD DE
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5.3. MODELO DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS
ANDES
•
Diagrama de Proceso de la Unidad de Apoyo secretarial y de Servicios de la Dirección de
Servicios Generales de la Universidad de Los Andes
•
Cadena de Valor del Sistema de la Unidad de Apoyo secretarial y de Servicios de la Dirección
de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
•
Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales de la Unidad de Apoyo secretarial y de
Servicios de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
•
Inventario de Procesos Y Procedimientos.
Elaborado por:
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ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
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Asunto:
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DE LA UNIDAD DE
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
DIAGRAMA DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 7. Diagrama de Proceso de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
24
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CADENA DE VALOR DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 8. Cadena de Valor de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
25
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS FUNDAMENTALES
DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
MACRO
PROCESO
PROCESO
SUB PROCESO
PF – 1.1
Mensajería
PROCEDIMIENTOS
PF- 1.1.1: Registro y Entrega de Mensajería
Interna y Externa
PF- 1.1.2: Actividades Bancarias
PF- 1.2.1:Entrega de Cheques a Proveedores
PF - 1
Apoyo
Secretarial
PF – 1.2
Recepción
PF- 1.2.2: Atención al Público
PF- 1.2.1:Entrega de Estados de Cuenta
PF – 1.3
Correspondencia
PF- 1.3.1: Envío y Recepción de
Correspondencia
PF- 1.4.1 Limpieza Diaria de los Puesto de
Trabajo
PF – 1.4
Mantenimiento
de la Planta
PF- 1.4.2. Control de Materiales de Limpieza y Aseo
PF- 1.4.3. Mantenimiento del Edificio Administrativo
PF- 2.1.1: Actualización de Datas en
Sistema de Información
PF – 2.1
Validación del Sistema
de Información
PF - 2
Apoyo
Informático
PF- 2.1.2: Asignación de Cuentas de
Usuario
PF- 2.1.3: Actualización de Servicios
Básicos
PF – 2.2
Verificación Periódica
de Operatividad de
Equipos
PF- 2.2.1: Administración de la Red de la
Dirección
PF- 2.2.2: Mantenimiento del Servidor
PF- 2.2.3: Verificación Periódica de los
Equipos
Figura 9. Árbol de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
26
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
PROCESOS
Nº DE PROCEDIMIENTOS
PROCESOS FUNDAMENTALES
APOYO SECRETARIAL
9
APOYO INFORMÁTICO
5
PROCEDIMIENTOS TENTATIVOS
14
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
27
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PROCESOS FUNDAMENTALES
PROCESO FUNDAMENTAL
PF-1 APOYO SECRETARIAL
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
28
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: APOYO SECRETARIAL
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DEL APOYO SECRETARIAL
DIAGRAMA DE PROCESO DEL APOYO SECRETARIAL
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 10. Diagrama de Proceso del proceso de Apoyo Secretarial.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
29
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 1.1: MENSAJERÍA
ÍNDICE DE CONTENIDO
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DEL APOYO SECRETARIAL
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 11. Jerarquía de Proceso del proceso de Apoyo Secretarial.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
30
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 1.1: MENSAJERÍA
ÍNDICE DE CONTENIDO
PF-1.1. MENSAJERÍA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
31
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1: MENSAJERÍA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-1.1 MENSAJERÍA
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Mensajería (PF-1.1):
•
PF-1.1.1 REGISTRO Y ENTREGA DE MENSAJERÍA INTERNA Y
EXTERNA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-1.1.2 ACTIVIDADES BANCARIAS
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
32
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: REPARACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE REPARACIÓN
DIAGRAMA DE PROCESO DE MENSAJERÍA
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft.
Figura 12. Diagrama de Proceso de Mensajería.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
33
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1: MENSAJERÍA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE MENSAJERÍA
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE MENSAJERÍA
0
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 13. Jerarquía de Proceso del Proceso de Mensajería.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
34
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1: MENSAJERÍA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
MENSAJERÍA
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Procesos Fundamentales del Proceso de Mensajería (PF-1.1)
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
35
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.1: REGISTRO Y ENTREGA
DE MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.1.1. REGISTRO Y ENTREGA DE
MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
36
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.1: REGISTRO Y ENTREGA
DE MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.1.1. REGISTRO Y ENTREGA DE
MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
37
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.2: ACTIVIDADES
BANCARIAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Recepción
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1.
Orden de envío de correspondencia.
2.
Dirigirse a la recepción diariamente en horas de la
mañana y tarde.
3.
Busca la Correspondencia que se va a enviar.
4.
Recibe diariamente correspondencia de:
4.1. Administración.
4.2. Secretaría de la Dirección.
Mensajero
4.3. Recepción.
5.
Lee hacia donde se dirige la correspondencia.
6.
Clasifica la Correspondencia por la ubicación física
del destino.
7.
Organiza ruta de distribución de la correspondencia.
8.
Lleva la Correspondencia a su destino.
9.
Entrega la Correspondencia a la recepción de
destino.
10. Verifica el destino de la correspondencia.
10.1. Si no pertenece a la dependencia.
10.2. Devuelve correspondencia.
Dependencias Intra y Extra
Universitarias.
10.3. Si pertenece a la dependencia.
10.4. Recibe correspondencia
10.5. Entrega
Libro
de
Registro
de
Correspondencia Diaria.
Mensajero
11.
Recibe Libro.
12.
Firma el libro, coloca hora y fecha de la correspondencia
recibida.
13.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Entrega el libro de Correspondencia a la Recepcionista.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
38
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.2: ACTIVIDADES
BANCARIAS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.1.2. ACTIVIDADES BANCARIAS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
39
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.2: ACTIVIDADES
BANCARIAS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.1.2: ACTIVIDADES BANCARIAS
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
40
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.1.2: ACTIVIDADES
BANCARIAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Administración
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1. Orden de actividades bancarias
2. Recibe actividades bancarias
2.1. Depósitos Bancarios.
2.2. Retiros de Chequeras.
3. Dirigirse a la Entidad Bancaria correspondiente.
4. Si realizar depósito.
4.1. Espera bauchers
4.2. Si retiras chequeras
Mensajero
4.3. Espera chequeras
4.4. Verifica cantidad de chequeras autorizadas para
recibir.
4.5. Firma recibido de entrega de chequeras
5.
traslada bauchers de depósito y chequeras a
la
Dirección.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
41
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: RECEPCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PORTADA
PF- 1.2 RECEPCIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
42
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: RECEPCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
ÍNDICE DE CONTENIDO
o PF-1.2 RECEPCIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Recepción (PF – 1.2):
•
PF-1.2.1 ENTREGA DE CHEQUES A PROVEEDORES
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-1.2.2 ATENCIÓN AL PÚBLICO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-1.2.3 ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
43
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: RECEPCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCIÓN
DIAGRAMA DE PROCESO DE REPCEPCIÓN
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft.
Figura 14. Diagrama de Proceso de Recepción.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
44
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: RECEPCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN
0
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 15. Jerarquía de Proceso del Proceso de Recepción.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
45
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2: RECEPCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
RECEPCIÓN
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Procesos Fundamentales del Proceso de Recepción (PF-1.2)
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
46
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.1: ENTREGA DE
CHEQUES A PROVEEDORES
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.2.1. ENTREGA DE CHEQUES A
PROVEEDORES
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
47
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.1: ENTREGA DE
CHEQUES A PROVEEDORES
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
48
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.1: ENTREGA DE
CHEQUES A PROVEEDORES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Administración
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1.
Envía cheques de proveedores procesados los
viernes de cada semana.
2. Recibe cheques de proveedores procesados.
3. Ordena y clasifica.
3.1. Transporte
3.2. Carpintería
3.3. Comedor
3.4. Servicio Técnico
4. Verifica si contiene:
4.1. Retención del I.V.A.
4.2. Bauche del cheque.
Recepcionista
4.3. Factura Original.
4.4. Si no tiene la original
4.5. Verifica que este en el departamento de control
de bienes.
4.6. De lo contrario devuelve a la administración y
espera repuesta inmediata
5. Verifica que empresa solicita cheque
6. Comprueba la identificación de la empresa.
7. Entrega cheque procesado al proveedor que lo
solicite.
8. Recibe hoja firmada y sellada de cheque recibido.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
49
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.2: ATENCIÓN AL
PÚBLICO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.2.2. ATENCIÓN AL PÚBLICO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
50
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.2: ATENCIÓN AL
PÚBLICO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.2.1: ATENCIÓN AL PÚBLICO
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
51
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.2: ATENCIÓN AL
PÚBLICO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
1.
Atender a la persona.
2.
Saluda y pregunta que necesita.
3.
Verifica si trata de la solicitud o recepción de
información.
3.1. Si es recepción de información
3.1.1. Registra asunto e información de la
persona que emite.
3.2. Si es solicitud de información
3.2.1. Solicita datos de la persona y el asunto a
que corresponde la solicitud.
3.2.2. Verifica a que personal de la dirección
corresponde la solicitud.
Recepcionista
3.2.3. Consulta con el personal
para dicha
solicitud por vía telefónica para dar
respuesta al asunto solicitado.
3.2.4. Si aclara información.
3.2.5. Aclara y emite información.
3.2.6. De lo contario no emite información.
3.3. Verificar si la persona necesita hablar con
alguien especial de la dirección.
3.3.1. Verificar si se encuentra la persona.
3.3.2. Si se encuentra notificarle en cuanto
tiempo será atendido.
3.3.3. Si no se encuentra.
3.3.4. Notificarle que no se encuentra
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
52
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.2: ATENCIÓN AL
PÚBLICO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Recepcionista
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
3.3.5. Tomar
nota
sobre
el
nombre
Dependencia y asunto.
3.3.6. Notificarle día y hora en que pueda
encontrar a la persona solicitada.
4. Si solicita hablar con el director.
4.1. Comunicarse con su secretaria.
4.2. Dar información de persona que lo solicita.
4.3. Esperar respuesta.
4.3.1. Si puede ser atendido
4.3.2. Comunica la autorización de paso a su
oficina
4.3.3. De lo Comunica la no autorización e
indica para cuando puede ser atendido.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
53
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.3: ENTREGA DE
ESTADOS DE CUENTA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.2.3. ENTREGA DE ESTADOS DE
CUENTA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
54
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.3: ENTREGA DE
ESTADOS DE CUENTA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.2.3: ENTREGA DE ESTADOS DE
CUENTA
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
55
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.3: ENTREGA DE
ESTADOS DE CUENTA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Dirección Finanzas /
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1.
Envía la nómina mensual del personal de las
dependencias de la dirección y lote de estados de
Departamento de Nómina
cuenta.
2.
Revisa la disposición completa de la nómina y de los
estados de cuenta del personal de las dependencias
de la dirección.
3.
Si se determinan estados de cuentas faltantes
3.1. Notificar a la dirección de personal, la falta de
estados de cuenta.
3.2. Espera por lo estados de cuenta faltantes.
4.
De lo contrario recibe estados de cuenta
5.
Firma libro de entrega de estados de cuenta.
6.
Desglosa los estados de cuenta
6.1. Transporte
Recepcionista
6.2. Comedor
6.3. Servicio técnico
6.4. Carpintería
6.5. Personal adscrito a otras dependencias.
6.6. Jubilados y pensionados
6.7. Personal interno activo de la dirección
7.
Ordena los estados de cuenta por orden alfabético.
8.
Anota los estados de cuenta en libro de registro.
9.
Hace especificaciones.
10. Entrega
al
mensajero
respectivo
de
cada
departamento los estados de cuenta.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.2.3: ENTREGA DE
ESTADOS DE CUENTA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
11. Entrega libro de registro y exige firma de recibido.
Mensajero de otras
12. Recibe estados de cuenta.
dependencias de la dirección 13. Firma libro de registro de recibido.
Personal interno de la
14. Solicitan estados de cuentas.
dirección/ jubilados y
pensionados
Recepcionista
15. Verifica que sea la persona que solicitante de estado
de cuenta
15.1.Si no es la persona.
15.2.Solicita Autorización
15.3.Si no la posee niega estado de cuenta.
15.4.Si es la persona
15.4.1. Entrega libro de registro de recibido
15.4.2. Espera firma.
15.4.3. Entrega estado de cuenta
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
57
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.3: CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PORTADA
PF- 1.3 CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
58
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.3: CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-1.3 CORRESPONDENCIA
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Correspondencia (PF-1.3):
•
PF-1.3.1 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
59
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.3: CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE CORRESPONDENCIA
DIAGRAMA DE PROCESO DE CORRESPONDENCIA
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 16. Diagrama de Proceso del Proceso de Correspondencia.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
60
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.3: CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE
CORRESPONDENCIA
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE CORRESPONDENCIA
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 17. Jerarquía de Proceso del Proceso de Correspondencia.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
61
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL 1.3: CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
CORRESPONDENCIA
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Procesos Fundamentales del Proceso de Correspondencia (PF-1.3)
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
62
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.3.1: ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.3.1 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
PF-1.3.1. ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
63
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.3.1: ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.3.1 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Diagrama de Actividades 1.3.1 Envío y Recepción de Correspondencia
Personas u Organizaciones
Internas o Externas a la
ULA
Unidades de Apoyo
Secretarial dentro de la
Dirección
Recepcionista
Recibir correspondencia
diaria
Recibir correspondencia
Verificar Anexos
Si para la
Dirección
Ingresar correspondencia
Revisar destino de la
correspondencia
Ingresar correspondencia
No es para
la Dirección
Completos
Incompletos
Devolver
correspondencia
Recibir correspondencia
Urgente
Entregar nueva
correspondencia
Rutinaria
Determinar a que
personal de la Dirección
va Dirigida
Entregar inmediatamente
al Personal de la
Dirección
Registrar en el Libro de
Control de
Correspondencia
Registrar proveniencia
Entregar al Mensajero
Registrar en el Libro de
Correspondencia la
Salida
Registrar: Fecha, hora y
núm. de folio
Recibir correspondencia
Esperar correcciones
Si tiene
No tiene
Devolver
correspondencia
-Sobre cerrado
-Sobre enumerado
-Sobre sellado
-Destino
Verificar lo siguiente
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Ordenar y clasificar
diariamente la
correspondencia
Distribuye
correspondencia
Recibir correspondencia
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
64
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.3.1: ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Personas u Organizaciones
Interna o Externa a la
Universidad de los Andes
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1.
Ingresa correspondencia
2.
Recibe correspondencia.
3.
Revisa destino de la correspondencia.
3.1. Si no es para la Dirección.
3.1.1. Devuelve correspondencia.
3.2. De lo contrario, si es para la oficina.
3.3. Verifica anexos de la correspondencia.
3.3.1. Si trae anexos incompletos.
3.3.2. Devuelve correspondencia.
3.3.3. De lo contrario recibe correspondencia.
3.4. Revisa si la correspondencia es urgente o
rutinaria.
Recepcionista
3.4.1.
Si tiene sello de urgente
3.4.2.
Determinar a quien del departamento
va dirigida.
3.4.3.
Entregar.
3.5. Si es rutinaria
3.5.1.
Registra en el libro de Control y
Registro de Correspondencia los datos
relacionados a la documentación
3.5.2.
Registra si proviene de departamentos,
dependencias
universitarias
particulares, día, fecha y
o
hora y
numero de folio.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
65
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.3.1: ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
4.
Ordena y clasifica diariamente la correspondencia.
5.
Distribuye la correspondencia acompañada con el
Recepcionista
reporte a su destinatario y/o a las unidades de apoyo
dentro de la dirección.
Unidades de Apoyo
Secretaria Dentro de la
Dirección
6.
Recibe correspondencia de entrada diaria.
7.
Ingresa correspondencias originadas por el personal
interno de la Dirección de Servicios Generales.
8.
Entrega nueva correspondencia de salida diaria
9.
Recibe del personal secretarial sobre con la
correspondencia para enviar
10. Verifica lo siguiente:
10.1.El sobre este cerrado.
10.2.El sobre este enumerado.
10.3.El sobre este sellado.
10.4.El sobre tenga escrito y legible nombre,
Recepcionista
dirección y lugar de destino.
11. No
contiene
lo
antes
mencionado,
devolver
correspondencia y esperar correciones,
12. Registra en el libro de correspondencia de salida
fecha
de
llegada
del
sobre
a
la
recepción,
numeración del sobre, nombre del destinatario,
13. Hacer entrega personal al mensajero, tanto de la
correspondencia a enviar como el libro de la
correspondencia de salida.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
66
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4: MANTENIMIENTO
DE LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PORTADA
PF- 1.4 MANTENIMIENTO DE LA
PLANTA FISICA DE LA DIRECCIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
67
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4: MANTENIMIENTO DE
LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
Página: MNPP-1/1
ÍNDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-1.4 MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento de la Planta Física de la
Dirección (PF-1.4):
•
PF-1.4.1 LIMPIEZA DIARIA DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-1.4.2 CONTROL DE MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-1.4.3 MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
68
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4: MANTENIMIENTO DE
DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESO DEL
LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LA
DIRECCIÓN
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 18. Diagrama de Proceso del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física de la Dirección.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
69
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4: MANTENIMIENTO DE
DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DEL
LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE LA PLANTA
FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
0
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 19. Jerarquía de Proceso del Proceso del Mantenimiento de la Planta Física de la
Dirección.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
70
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4: MANTENIMIENTO DE
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
LA PLANTA FÍSICA DE LA DIRECCIÓN
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
DE LA DIRECCIÓN
•
Procesos Fundamentales del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física
de la Dirección (PF-1.4)
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
71
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF - 1.4.1: LIMPIEZA DIARIA
DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.4.1. LIMPIEZA DIARIA DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
72
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.1: LIMPIEZA DIARIA
DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD PF-1.4.1: LIMPIEZA DIARIA DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
73
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.1: LIMPIEZA DIARIA
DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Áreas de la Dependencia
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1. Orden de limpieza
2. Busca el material necesario a utilizar para el
mantenimiento (escoba, agua, jabón, otros).
3. De faltar algunos
3.1. Notifica
a
la
Asistente
administrativo
los
productos faltantes.
3.1. Espera
la
reposición
de
productos.(Ir
al
Procedimiento PF-1.4.2 Control de Materiales de
Limpieza y Aseo)
Aseador
4. Ir
al
espacio
físico
donde
se
realizará
el
mantenimiento.
5. Ejecuta la limpieza de todo el espacio físico, mobiliario
y plantas.
6. Supervisa que el área haya quedado en estricto
mantenimiento.
7. Limpia todo el material utilizado.
8. Ir al sitio donde se encuentra el material.
9. Dejar el material utilizado en estricto orden.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
74
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.2: CONTROL DE
MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.4.2. CONTROL DE MATERIALES DE
LIMPIEZA Y ASEO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
75
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.2: CONTROL DE
MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF-1.4.2: CONTROL DE
MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
76
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.2: CONTROL DE
MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
1.
Verifica semanalmente la existencia de productos de
limpieza
1.1.
De existir suficientes continúa surtiendo a los
aseadores.
Asistente Administrativo
1.2.
De lo contrario
1.3.
Genera orden de compra con los productos
faltantes.
1.4.
Envía
solicitud
de
materiales
a
la
Administración.
1.5.
Envía
especificaciones
de
cantidades
y
materiales necesarios.
1. Recibe solicitud de materiales.
Administración
2. Contacta a los proveedores.
3. Especificar cantidades de materiales a necesitar.
2. Crea orden de compra.
4. Recibe materiales y artículos de limpieza por parte
del proveedor.
5. Verifica los materiales pedidos con los recibidos.
6. Firma y sella recibido la nota de entrega.
Asistente Administrativo
7. Verifica que sea final de semana y/o día viernes.
8. Entrega materiales o productos de limpieza.
9. Indica tipos y cantidades de materiales entregados.
10. Indica cantidades de productos.
11. Indica tiempo aproximado de duración de tiempo para
la recarga de productos nuevamente.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
77
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.3: MANTENIMIENTO
DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-1.4.3. MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
78
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.3: MANTENIMIENTO
DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF-1.4.3: MANTENIMIENTO DEL
EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
79
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.4.3: MANTENIMIENTO
DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
1. Verifica diariamente las condiciones del Edifico.
2. Acondiciona ambiente para la limpieza.
3. Determina la mejor manera para la limpieza.
4. Busca material necesario a utilizar
4.1. De faltar productos
4.2. Notifica
a
la
Asistente
administrativo
los
productos faltantes.
4.3. Espera
la
reposición
de
productos.(Ir
al
Procedimiento PF-1.4.2 Control de Materiales de
Limpieza y Aseo)
Ayudante de Servicio
4.4. Continúa con la limpieza.
5. Determina la mejor hora para la limpieza.
5.1. Coloca conos de advertencia.
5.2. Determina el orden de limpieza de pasillos.
5.3. Determina el orden de limpieza de los baños.
6. Verifica trabajos mínimos de electricidad dentro y
fuera del edificio administrativo como:
6.1. Bombillos
6.2. Luces de Emergencia
6.3. Faros
7. Verifica trabajos mínimos de telefonía
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
80
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SISTEMA DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PROCESOS FUNDAMENTALES
PROCESO FUNDAMENTAL
PF-2 APOYO INFORMÁTICO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
81
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: APOYO INFORMÁTICO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DEL APOYO INFORMÁTICO
DIAGRAMA DE PROCESO DEL APOYO INFORMÁTICO
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 20. Diagrama de Proceso del Apoyo Informático.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
82
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: APOYO INFORMÁTICO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE APOYO
INFORMÁTICO
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO APOYO INFORMÁTICO
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 21. Jerarquía de Proceso del Proceso del Apoyo Informático.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
83
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1: VALIDACIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PORTADA
PF-2.1. VALIDADIÓN DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
84
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1: VALIDACIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-2.1 VALIDACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Validación de Sistema de Información
(PF-2.1):
•
PF-2.1.1
ACTUALIZACIÓN
DE
DATAS
EN
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-2.1.2 ASIGNACIÓN DE CUENTAS DE USUARIO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-2.1.3 ACTUALZACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS.
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
85
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1: VALIDACIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VALIDACIÓN DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VALIDACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 21. Diagrama de Proceso del Proceso de validación de Sistemas de Información.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
86
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1: VALIDACIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VALIDACIÓN DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VALIDACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 22. Diagrama de Proceso de la Validación de Sistema de Información.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
87
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1: VALIDACIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
VALIDACIÓN DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN
•
Procesos Fundamentales del Proceso de Validación de Sistema de
Información (PF-2.1)
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
88
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.1 ACTUALIZACIÓN DE
DATAS EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-2.1.1. ACTUALIZACIÓN DE DATAS EN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
89
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.1 ACTUALIZACIÓN DE
DATAS EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF- 2.1.1 ACTUALIZACIÓN DE
DATAS EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
90
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.1 ACTUALIZACIÓN DE
DATAS EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Dirección De Servicio de
ACCIÓN
1. Actualiza sistema.
Información administrativa
2. Verifica la actualización del sistema mensualmente.
3. Baja la actualización.
4. Verifica:
ƒ
Carpetas nuevas dentro del sistema.
ƒ
Archivos que fueron sustituidos por otros.
5. Actualiza el servidor VARITA.
6. Actualiza servidor del SUAS.
7. Distribuye actualización en cada estación de trabajo
de la Dirección.
7.1. Busca la actualización en el servidor.
Analista Programador de
Sistema
7.2. Baja la actualización
7.3. Guarda actualización.
8. Actualiza mensualmente los reportes de todos los
cheques emitidos por la dirección al sistema SUAS
9. Realiza configuraciones y cambios a los sistemas
9.1. Si son sistemas nuevos
9.1.1. Verifica información del programa o
sistema a desarrollar.
9.1.2. Verifica si existe un sistema o programa
anterior.
9.1.3. Desarrolla e implementa el sistema.
9.2. Si son configuraciones o cambios a los
sistemas
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
91
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.1 ACTUALIZACIÓN DE
DATAS EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Analista Programador de
Sistema
ACCIÓN
9.2.1. Verifica las exigencias de los usuarios de
los sistemas.
9.2.2. Verifica necesidades exigidas.
9.2.3. Realiza cambios necesarios.
Elaborado por:
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
92
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.2 ASIGNACIÓN DE
CUENTAS DE USUARIO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-2.1.2 ASIGNACIÓN DE CUENTAS DE
USUARIO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
93
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.2 ASIGNACIÓN DE
CUENTAS DE USUARIO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF- 2.1.2 ASIGNACIÓN DE
CUENTAS DE USUARIO
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
94
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.2 ASIGNACIÓN DE
CUENTAS DE USUARIO
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
1. Verifica condiciones de la estación de trabajo. (Ver
procedimiento PF- 2.2.3. Verificación Periódica de los
Equipos)
2. Si es usuario antiguo
2.1. Verificar si la máquina requiere formateo
2.2. Asignar nueva cuenta de usuario.
2.3. Asigna clave.
Analista Programador de
Sistema
3. Si es usuario nuevo
3.1.
Entra al sistema operativo (Windows).
3.2.
Realiza las funciones básicas de creación
3.3.
Crea clave única a la estación de trabajo.
3.4.
Crea cuenta de usuario.
4. Configura IP de la máquina.
5. Configura
carpeta
de
compartimiento
entre
las
estaciones.
6. Educa a los usuarios la mejor manera para la
utilización de la cuenta.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
95
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIOS BÁSICO
PF-2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE SERVICIOS
BÁSICOS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
96
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF-2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE
SERVICIOS BÁSICO
SERVICIOS BÁSICO
Diagrama de Actividades 2.1.3 Actualización de Servicios Básicos
Departamento
Técnico
Analista Programador de
Sistema
Recibir facturas
detalladas
Enviar facturas
detalladas y revisadas
Administrador
Verificar facturas y
oficio
-Agua
-Telefonía Fija: CANTV
-Telefonía Móvil: MOVILNET, TELCEL
-Aseo Urbano
-Electricidad
-Concesionarios de Núcleos
Firmar y Sellar
Revisar Facturas
Enviar a Dirección
Descartar errores
Si
No
Genera orden de pago
Llamar al
Departamento Técnico
Actualizar en el
Sistema SUAS
Enviar factura
Redactar Oficio
Esperar respuesta o
reposición
Enviar a
Administración Oficio
y Facturas
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
97
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIOS BÁSICO
RESPONSABLE
Departamento Técnico
ACCIÓN
1. Envía facturas detalladas y revisadas de los servicios
básicos.
Analista Programador de
Sistema
2. Recibe facturas detalladas y revisada de los servicios
básicos.
3. Ordena facturas de la siguiente manera:
ƒ
Agua
ƒ
Telefonía Fija: CANTV
ƒ
Telefonía móvil: MOVILNET, TELCEL
ƒ
Aseo Urbano
ƒ
Electricidad
ƒ
Concesionarios de los Núcleos Táchira y Trujillo.
4. Revisa las facturas.
5. Descarta errores.
5.1.
De existir errores
5.1.1. Llama
al
Departamento
técnico
y
comunica error en la factura.
5.1.2. De lo contrario, envía factura a servicio
técnico.
5.1.3. Espera
respuesta
y
reposición
de
factura.
5.2.
De lo contrario
5.3.
Genera orden de pago
5.4.
Actualiza en el sistema SUAS las órdenes de
pago.
5.5.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Redacta Oficio.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
98
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Materia:
Asunto:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.1.3 ACTUALIZACIÓN DE
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIOS BÁSICO
RESPONSABLE
Analista Programador de
ACCIÓN
5.6.
Envía a Administración oficio y facturas.
Sistema
6. Verifica facturas y oficio.
Administración
7. Firma y sella.
8. Envía a dirección.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
99
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
PORTADA
PF-2.2. VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE
OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
100
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
INDICE DE CONTENIDO
o PF-2.2 VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
•
Procesos Fundamentales del Sistema de Verificación Periódica de Operatividad de
Equipos (PF-2.1):
•
PF-2.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL RED DE LA DIRECCIÓN
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
•
PF-2.1.2 VERIFICACIÓN PERIODICA DE EQUIPOS
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
101
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VERIFICACIÓN PERIÓDICA
DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE
EQUIPOS
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft.
Figura 23. Diagrama de Proceso de la Verificación Periódica de la Operatividad de los Equipos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
102
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESO DE LA
VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE LA VARIFICACIÓN DE
OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 24. Jerarquía de Proceso de la Verificación Periódica de Operatividad de Equipos.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
103
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE LA
VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE
OPERATIVIDAD DE EQUIPOS
•
Procesos Fundamentales del Proceso de la Verificación Periódica
de la Operatividad de Equipos (PF-2.2)
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
104
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.1. ADMINISTRACIÓN
DEL PORTAL RED DE LA DIRECCIÓN
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF-2.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL
RED DE LA DIRECCIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
105
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.1. ADMINISTRACIÓN
DEL PORTAL RED DE LA DIRECCIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF- 2.2.1. ADMINISTRACIÓN DE LA
RED DE LA DIRECCIÓN
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
106
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.1. ADMINISTRACIÓN
DEL PORTAL RED DE LA DIRECCIÓN
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Director
Página: MNPP-1/1
ACCIÓN
1. Envía solicitud de inclusión en portal Web de la
dirección.
2. Recibe solicitud referente a la DSG:
2.1. Noticias
2.2. Aclaratorias
Analista Programador de
Sistema
2.3. Requerimientos
2.4. Documentos
2.5. Artículos
2.6. Fotos
3. Envía sugerencias terminadas a la dirección
Director
Analista Programador de
Sistema
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
4. Recibe sugerencia
5. Aprueba sugerencias
6. Recibe sugerencias aprobadas.
7. Programa sugerencias aprobadas
8. Monta en página Web las sugerencias.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
107
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE LOS EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PF- 2.2.2 VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE
LOS EQUIPOS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
108
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE LOS EQUIPOS
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: PF- 2.2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE LOS EQUIPOS
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
109
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Materia:
SUB PROCESO FUNDAMENTAL PF- 2.2.2. VERIFICACIÓN
PERIÓDICA DE LOS EQUIPOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
1. Verifica las condiciones del equipo.
2. Determina si hay problemas en el PC.
2.1.
Si son problemas con el Hardware
2.1.1. Verifica
las
condiciones
físicas
del
equipo.
2.1.2. Determina cual es la parte del equipo
que esta averiado.
2.1.3. Repara.
2.1.4. De lo contrario envían a reparación de
empresa licitada donde se adquirió el
equipo de computación.
Ayudante de Servicio
2.2.
Si con problemas con el Software.
2.2.1. Verifica
las
programas.
condiciones
Sistemas
y
de
los
ambientes
gráficos del equipo de computación.
2.2.2. Verifica si es necesario el formateo del
equipo de computación.
2.2.3. Repara
2.2.4. De lo contrario envían a reparación de
empresa licitada donde se adquirió el
equipo de computación.
3. Verifica las reparaciones hechas por la empresa
licitadora.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
110
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE DE LA UNIDAD DE
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
5.4. MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
•
Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio de la Unidad de Apoyo Secretarial y de
Servicios de Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
111
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE DE LA UNIDAD DE
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y
DE SERVICIOS
Fuente: Modelado de Reglas de Negocios. Curso Modelado de Sistema. BASAD
Figura 25. Modelo de reglas del sistema de la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
112
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES
ORGANIZACIONALES
• Modelo Actor – Rol – Actividad
• Matriz Actores – Procesos
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
113
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
MODELO ACTOR – ROL – ACTIVIDAD DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
MODELO PROCESO - ACTOR - ROL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO: Unidad de Apoyo Seceratial y de Servicios
Nº
1
2
PROCESO
Apoyo
Gerencial
NOMBRE Y APELLIDO
Alí Ramón Rosario Araujo
Cleida Mireya Rondón
Chacón
3
Mariela Fernandez
4
Gloria Pacheco
5
Lili Davila
Oswaldo Ramirez
6
7
8
Unidad de
Apoyo
Secretarial y
de Servicios
Genoveva Perdomo
Carmen Rangel de
Goatache
9
Jose de Jesús Zerpa
10
Luís Alberto Parra
11
José Domingo Guillén
Rojas
12
Gladys Angulo
Jhonny Moncada
13
14
Apoyo
Informático
Ernesto Lopez
Jose Luís Rodríguez
15
Magali Rodríguez
16
Mensajería
Edgar Nava
17
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
ACTOR
Personal Directivo
Fijo
Personal
Profesional Fijo
Personal T.S.U.
Fijo
Personal T.S.U.
Fijo
Personal T.S.U.
Fijo
Personal T.S.U.
Fijo
Personal T.S.U.
Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal
Profesional Fijo
Personal
Profesional Fijo
Personal
Profesional Fijo
Personal Obrero
Fijo
Personal Obrero
Fijo
ROL NOMINAL
ROL FUNCIONAL
Director
Director
Administrador jefe
Administrador jefe
Especialista en Información Jefe
Jefe de Analisis y Proc. de
compras
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Contabilista
Asistente de Contabilidad
Contabilista
Asistente de Contabilidad
Secretaria Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
Operador de Maquina de
Reproducción
Recepcionista
Mensajero Externo
Mensajero Externo
Chofer
Chofer
Ayudante de Servicio
Ayudante de Servicio
Ayudante de Servicio
Aseadora
Analista Programador de
Sistemas
Analista Programador de
Sistemas
Asistente de Laboratorio de
Informática
Analista Programador de
Sistemas
Analista Programador de
Sistemas
Supervisor de Servicio
Receptor de Correspondencia
Supervisor Mant. Edific.
Supervisor Mant. Edific.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Taquillero
Vigencia de la Ultima
Modificación:
114
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
MODELO ACTORES – PROCESOS DEL SISTEMA DE DE LA UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ROL
ƒ
ƒ
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ƒ
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ƒ
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ƒ
ƒ
ADNINISTRADOR
JEFE
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ƒ
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ƒ
ƒ
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ƒ
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ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.
Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.
Autoriza los movimientos relacionados con el área.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros.
Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia.
Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.
Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa.
Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.
Representa a la unidad ante el Comité de Compras.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones.
Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad.
Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas.
Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la
dependencia.
Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros.
Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de
funcionamiento interno.
Administra los recursos económicos y materiales de la unidad.
Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.
Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales.
Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad.
Representa a la Institución en el área de su competencia.
Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución.
Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa.
Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.
Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos
administrativos exigidos por la Institución.
Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de
cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros.
Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención.
Asiste y participa en reuniones de la unidad.
Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables.
Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.
Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad.
Opera un microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
115
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ROL
ƒ
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JEFE
DE SERVICIOS
GENERALES
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ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Coordina y supervisa las actividades del personal a su cargo.
Controla y evalúa el personal a su cargo.
Instruye al personal en el trabajo a realizar.
Diseña, elabora y aplica sistemas de control de asistencia del personal a su cargo.
Solicita cotizaciones para compras de materiales específicos.
Realiza pedidos de material de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumos que se requieran.
Compra materiales de limpieza y equipos de oficina que se requieran en la dependencia.
Controla los servicios de proveeduría de materiales y equipos de trabajo.
Planifica y coordina las actividades de suministro de materiales y equipos de trabajo.
Distribuye para cada unidad el material de limpieza, equipos de trabajo y demás bienes de consumo que
las mismas requieren.
Supervisa el mantenimiento de equipos y mobiliario de la dependencia.
Ordena y supervisa la reparación de equipos y mobiliarios.
Supervisa y controla los servicios de comunicaciones dentro de la dependencia, transporte, mensajería,
correo, etc.
Solicita presupuesto para la construcción de trabajos menores de albañilería, electricidad, plomería y
herrería.
Planifica y supervisa el mantenimiento de las diferentes áreas de la dependencia.
Lleva el control del presupuesto de la unidad.
Supervisa y controla la administración de comedores.
Supervisa los diversos trabajos y obras de los contratistas.
Programa el sembrado y corte de grama de la dependencia.
Supervisa las áreas del cafetín y expendios de comidas de la dependencia.
Elabora órdenes de servicios de mantenimiento.
Maneja y repone el fondo de trabajo asignado a la unidad.
Toma decisiones en base a trabajos a ejecutar.
Aplica correctivos en caso necesario a trabajos realizados en la unidad.
Autoriza el despacho de las requisiciones internas de materiales de oficina y de limpieza.
Vela por el cumplimiento de los contratos y otros servicios de la Institución.
Asiste y participa en reuniones y comisiones de trabajo.
Realiza inventarios de equipos y materiales de trabajo y de limpieza.
Custodia el depósito de materiales y equipos.
Solicita transporte para el traslado de personal, de materiales y equipos al depósito.
Elabora correspondencia, memorándum, informes, oficios o cualquier otro documento de la unidad a su
cargo.
Controla la recepción y distribución de la correspondencia interna y externa de la unidad.
Retira las nóminas de pago del personal obrero, docente y administrativo.
Atiende reclamos por cualquier irregularidad detectada en las labores de vigilancia y las reporta a la unidad
que les compete.
Supervisa las residencias estudiantiles en cuanto al mantenimiento de las edificaciones, electricidad,
limpieza, etc.
Supervisa mudanzas de bachilleres de las residencias de la institución.
Reporta a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos realizados por la unidad.
Autoriza pagos por caja chica.
Firma pagos por caja chica.
Realiza depósitos bancarios, busca chequeras, balances y estados de cuentas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
116
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ESPECIALISTA EN
INFORMACIÓN
JEFE
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ƒ Controla y supervisa las actividades técnicas y administrativas de la unidad.
ƒ Asesora y asiste técnicamente a unidades y organismos dedicados a la investigación,
promoción y divulgación bibliográfica, entre otros.
ƒ Participa en la elaboración de estudios de necesidades de funcionamiento bibliográfico.
ƒ Estudia y analiza programas y metodología de información especializada.
ƒ Estudia y analiza la adquisición e implementación de sistemas de procesamiento de
información especializada.
ƒ Evalúa programas de recolección y almacenamiento de información especializada.
ƒ Dicta talleres, seminarios, charlas relacionadas con el área de desempeño.
ƒ Orienta a los usuarios que requieren información sobre las normas, flujo de alimentación, base
de datos referenciales, entre otros.
ƒ Investiga sobre nuevas publicaciones e información de interés para la Institución.
ƒ Elabora el proyecto de presupuesto de la unidad.
ƒ Supervisa la ejecución del plan de adiestramiento del personal de la unidad.
ƒ Planifica estrategias orientadas a la determinación de necesidades de información y tipos de
usuarios.
ƒ Orienta programas para definir la extensión del manejo de la información y de los servicios
existentes en cuanto a la satisfacción de las necesidades detectadas.
ƒ Diseña planes, programas y proyectos dirigidos a la promoción del suministro de información y
a la promoción del uso efectivo de la información.
ƒ Participa activamente en programas cooperativos en el ámbito nacional e internacional
dirigidos a la consolidación y desarrollo de sistemas y servicios de información.
ƒ Promueve la generación de productos y servicios informacionales y referenciales que faciliten
la accesibilidad y disponibilidad documental.
ƒ Desarrolla estrategias orientadas al acceso permanente de redes académicas, sistemas y
bancos de datos nacionales e internacionales.
ƒ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
ƒ Mantiene en orden de equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
ƒ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
ƒ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
117
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ROL
ƒ
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ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
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ƒ
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ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de
servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de
fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones
especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a
justificar, caja chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a
justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación
Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja
chica.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los
mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o
equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al público en general.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el
supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de
compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
118
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
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ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
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ƒ
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ƒ
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ƒ
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ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta
efectuadas por el personal de la Institución.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.
Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.
Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y
personas naturales.
Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.
Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.
Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.
Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.
Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.
Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por
concepto de viáticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de
la chequera de viáticos.
Archiva y lleva el control de los documentos del área.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.
Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
119
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
CONTABILISTA
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
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ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Recibe solicitudes de cheques de las diferentes unidades para cancelación de
deudas contraídas.
Registra en libros los asientos contables relativos a órdenes de pago, depósitos,
notas de débito, notas de crédito y cheques.
Revisa y clasifica las diferentes facturas y estados de cuentas bancarias.
Analiza cada una de las cuentas bancarias.
Efectúa los asientos contables de ingresos y egresos en los libros auxiliares, el
cuadre contable del presupuesto por partida específica y la codificación de
rendiciones de cuentas por unidad o dependencia.
Determina la disponibilidad financiera de las unidades.
Lleva el control de los cheques mediante listado y registro en libros de bancos.
Elabora balances de comprobación con sus soportes respectivos y cuadros
estadísticos, informes, cheques, comprobantes de rendiciones de cuenta para
tabulación y archivo.
Realiza conciliaciones bancarias, transferencias y otros.
Concilia y comprueba los cambios en las nóminas de pago del personal.
Efectúa codificación de rendiciones de cuentas por unidad o dependencia.
Verifica montos y códigos de rendiciones de cuentas.
Cierra mensualmente los libros de contabilidad.
Lleva el archivo de registro de firmas autorizadas para el manejo de fondos de
operaciones.
Registra en comprobantes diarios los intereses devengados o pagados por las
diferentes cuentas.
Elabora relación de estadística del número de asientos diarios revisados, número de
cheques emitidos y otros.
Transcribe y accesa información, operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
120
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
SECRETARIA
EJECUTIVA
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ƒ Redacta correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana complejidad.
ƒ Transcribe a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos, informes y
documentos varios de la dependencia.
ƒ Lleva registros de actas, informes, recaudos y expedientes.
ƒ Recibe y verifica la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos consignados por
estudiantes y personal de la institución.
ƒ Revisa la correspondencia del consejo y/o de su superior.
ƒ Distribuye la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de su superior.
ƒ Envía la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros
documentos.
ƒ Lleva el control de archivos generales y confidenciales.
ƒ Prepara carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su superior o usuarios
de la dependencia.
ƒ Revisa y ordena los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones.
ƒ Revisa y analiza expedientes académicos y administrativos, cuando el caso lo amerite.
ƒ Elabora actas de reuniones, actas de consejo universitario, de facultad, de escuela, de comisión delegada
y otros documentos de mayor complejidad.
ƒ Coordina todo lo relativo a reuniones o sesiones del consejo universitario, de facultad, de escuela, de
comisión delegada y las audiencias con su superior.
ƒ Elabora agenda de consejos y/o decanato de facultad.
ƒ Informa al personal docente, de investigación y a estudiantes, de los recaudos que según el tipo de
solicitud se deben presentar para su discusión y aprobación por el consejo universitario, de facultad, de
escuela y/o comisión delegada.
ƒ Custodia actas originales, aprobadas por el consejo.
ƒ Recibe la nómina de pago del personal de la unidad.
ƒ Recibe los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
ƒ Controla y tramita reposición de caja chica y/o fondo de trabajo.
ƒ Toma dictados.
ƒ Realiza llamadas telefónicas.
ƒ Atiende llamadas telefónicas.
ƒ Tramita citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos, personalidades,
etc.
ƒ Atiende visitas y público en general.
ƒ Asiste a su superior en reuniones.
ƒ Colabora en la organización de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc.
ƒ Organiza eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior.
ƒ Tramita solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su superior o
personas autorizadas por el mismo.
ƒ Elabora las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad.
ƒ Mantiene contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las
necesidades de la oficina.
ƒ Distribuye el trabajo del personal a su cargo.
ƒ Supervisa directa y constantemente al personal a su cargo.
ƒ Supervisa el mantenimiento de la oficina.
ƒ Lleva el control de los permisos solicitados por el personal.
ƒ Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
ƒ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la
organización.
ƒ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía
ƒ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas
ƒ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
121
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
JEFE DE
ANALISIS Y
PROCESAMIENTO
DE COMPRAS
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Identifica las solicitudes de servicio de acuerdo al tipo de máquina reproductora que debe ser utilizada.
Planifica y controla los procesos de compras en la unidad a su cargo.
Controla la recepción de las requisiciones de compra de las dependencias solicitantes.
Examina y analiza las requisiciones de compras ordenadas y clasificadas por el comprador, para
determinar rubros y cantidades a comprar.
Verifica y revisa las solicitudes de cotización.
Supervisa y controla la recepción de cotizaciones y registro de proveedores.
Supervisa el proceso de alimentación de información de los ítems de la cotización de los proveedores,
respecto a precios, tiempo de entrega y otros datos necesarios, para su actualización a través del sistema
automatizado de compras.
Analiza reporte de cotizaciones y efectua las observaciones necesarias para el comité de compras.
Elabora hoja de análisis de las cotizaciones y efectúa las recomendaciones pertinentes.
Maneja el sistema automatizado de compras.
Ejecuta con el comprador, gestiones previas a la compra.
Recibe y revisa el expediente preparado por comprador.
Mantiene actualizada la información sobre las cotizaciones emitidas por los proveedores.
Chequea las órdenes de compras debidamente conformadas por la Contraloría Interna e informa a los
proveedores para la entrega de mercancía.
Controla el proceso de desglose y entrega de órdenes de compra a proveedores y demás unidades
involucrados.
Verifica el buen estado de los materiales y equipos comprados.
Coordina y supervisa la elaboración de las órdenes de compras.
Verifica los datos de las órdenes de compras y las conforma.
Controla el registro de las órdenes de compra en el sistema.
Controla el envío de las órdenes de compra a las diferentes unidades involucradas para su conformación y
automatización.
Vela por que se cumplan los lapsos de tiempo establecidos para la autorización de las órdenes de compra
y su remisión a la Unidad de Análisis de Compra.
Recibe y conforma copias de las órdenes de compra e informes de recepción de mercancía de las
dependencias solicitantes.
Coordina y controla el proceso de verificación de informe de recepción de mercancía de las dependencias
contra órdenes de compra y notas de entrega de los proveedores, para comprobar la conformidad de las
compras realizadas.
Coordina y supervisa la elaboración de las órdenes de pago para los proveedores.
Verifica los datos de las órdenes de pago y las conforma.
Controla la remisión de las órdenes de pago al Jefe de la Unidad y a las Unidades de Administración y
Tesorería para su autorización.
Vela porque se mantengan actualizados los archivos de documentos que corresponden a la unidad.
Cumple con las normas y procedimientos establecidos en cuanto a compras y suministros de materiales y
equipos.
Informa a su superior inmediato cualquier irregularidad detectada en el proceso.
Coordina y distribuye el trabajo del personal a su cargo.
Supervisa, evalúa y controla el personal a su cargo.
Mantiene informado al personal, acerca de las políticas, normas y procedimientos de la unidad.
Opera un microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
ƒ Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
122
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.
Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las
cuentas respectivas.
Archiva documentos contables para uso y control interno.
Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
Transcribe información contable en un microcomputador.
Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.
Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de
comprobante.
Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.
Participa en la elaboración de inventarios.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
•
•
•
•
RECEPCIONISTA
•
•
•
•
•
•
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,
conectando las mismas con las diferentes extensiones.
Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y
el tiempo empleado.
Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de
número de llamadas y tiempo empleado.
Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como
también los mensajes recibidos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
labora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
OPERADOR DE
MAQUINA DE
REPRODUCCIÓN
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
ƒ Identifica las solicitudes de servicio de acuerdo al tipo de máquina reproductora que debe ser
utilizada.
ƒ Selecciona y provee de papel a las máquinas reproductoras de acuerdo al tamaño requerido.
ƒ Opera fotocopiadoras,
multígrafos, máquina de multilith, guillotina, grapadora
industrial, etc.
ƒ Reproduce libros, guías, manuales, módulos, folletos, tarjetas, talonarios y demás material
impreso.
ƒ Archiva el material original después de ser reproducido.
ƒ Compagina y ordena secuencialmente los trabajos realizados.
ƒ Engoma y engrapa material bibliográfico fotocopiado para asegurar la fijación de las hojas.
ƒ Organiza y embala el trabajo terminado para ser entregado a las unidades
solicitantes.
ƒ Lleva el control de entrega del material fotocopiado, papel utilizado, recibido y de desecho.
ƒ Quema placas metálicas, para tiraje de material impreso.
ƒ Solicita al superior inmediato material de reproducción.
ƒ Limpia y coloca tinta a las máquinas de reproducción.
ƒ Cambia cartucho de la fotocopiadora.
ƒ Realiza reparaciones sencillas a las máquinas reproductoras.
ƒ Realiza limpieza diaria a las máquinas reproductoras utilizadas.
ƒ Ayuda en el adiestramiento de operadores noveles.
ƒ Vela por el buen uso y funcionamiento de los equipos y maquinarias que opera.
ƒ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.
ƒ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
ƒ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
Organización
ƒ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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Fecha: 26.10.09
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
MENSAJERO
EXTERNO
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Identifica las solicitudes de servicio de acuerdo al tipo de máquina reproductora que
debe ser
Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada.
Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas.
Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda,
órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre
las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados.
Retira
de
las
diferentes
dependencias,
organismos,
instituciones,
fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc.
Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de
cheques, efectivo, retira chequeras, transferencias, etc.
Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos que se requieren, de
acuerdo a las necesidades presentadas.
Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados por combustible.
Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.
Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
Organización.
Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
CHOFER
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Verifica las condiciones mecánicas del vehículo antes de salir.
Conduce unidades de transporte automotor liviano y/o medianamente pesado
para transportar estudiantes, personal docente, administrativo y obrero.
Conduce, vehículos de carga transportando materiales, equipos y herramientas
Opera máquinas pesadas tales como: grúas y otras de más de seis toneladas.
Vela por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales
que transportarla
Vela por la seguridad y resguardo de la integridad física de las
personas que transporta
Realiza viajes fuera del perímetro de la ciudad trasladando personas, materiales,
equipos, animales, entre otros
Reporta fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de
que sean corregidas
Conduce vehículos para la recolección de basura
Realiza reparaciones menores de vehículos
Conduce vehículos para trasladar a los chóferes a su lugar de residencia una
vez culminado el último turno.
informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno
de trabajo.
Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehículos.
Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas.
Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la
organización.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Vela por la seguridad y resguardo de la integridad física de las personas que
transporta.
Realiza viajes fuera del perímetro de la ciudad trasladando personas, materiales,
equipos, animales, entre otros.
Reporta fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de
que sean corregidas.
Conduce vehículos para la recolección de basura.
Realiza reparaciones menores de vehículos. Conduce vehículos para trasladar a los
chóferes a su lugar de residencia una vez culminado el último turno.
Informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno de
trabajo.
Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehículos.
Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden
equipo y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la
Organización.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
127
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
AYUDANTE DE
SERVICIO
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la
Organización que le sean asignadas.
Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de
tabiques divisorios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas.
Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas.
Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas
de la Organización.
Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y
mobiliarios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas.
Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su
recolección.
Solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso
del mismo.
Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la
Organización.
Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la
Organización.
Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc.
Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados
en préstamo.
Organiza en el depósito los equipos audiovisuales.
Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las
instalaciones de la Organización.
Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores
livianos o pesados.
Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado.
Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización.
Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina.
Compra material de oficina.
Lava la cafetera una vez utilizada.
Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias,
talleres, etc.
Riega plantas y jardines interiores.
Realiza tareas generales de jardinería.
Abre y cierra puertas cuando se le solicita.
Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de
reparación y /o servicio según le sean asignadas.
Informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas en los equipos.
Llena reportes periódicos de las tareas realizadas.
Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organización
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ASEADOR
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,
conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Asear las instalaciones de la Organización, así corno distribuir material
de aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para
mantener en condiciones óptimas de limpieza a las mismas.
• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras
áreas.
• Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios,
mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas.
• Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel
sanitario, desodorantes y otros.
• Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.
• Moviliza material de oficina y mobiliario.
• Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva
equipos de oficina, en horas previamente establecidas.
• Llena reportes de las tareas asignadas.
• Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
• Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral
establecidos por la organización.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
• Es responsable con carácter constante por el uso de materiales,
equipos y herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras
material de cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala,
escardilla, escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros.
• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de
manera Indirecta y con carácter periódico.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
129
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ANALISTA
PROGRAMADOR
DE SISTEMA
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos
por la Institución.
Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos
por la Institución.
Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos
por la Institución.
Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías
establecidos por la Institución.
Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos
por la Institución.
Diseña pruebas de las aplicaciones.
Ejecuta pruebas de las aplicaciones.
Documenta las aplicaciones según los estándares establecidos.
Recolecta información para desarrollar y/o mantener las aplicaciones.
Orienta a los usuarios en el manejo de los sistemas implantados.
Instruye a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones.
Supervisa a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones.
Evalúa software desarrollado por terceros.
Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área.
Coordina el plan de trabajo conjuntamente con el superior inmediato.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza respaldo de información.
Documenta los trabajos realizados.
Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad, para
el desarrollo de sistemas de información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
130
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
ASISTENTE DE
LABORATORIO
DE INFORMÁTICA
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Asiste al usuario en la realización de sus tareas prácticas.
Orienta técnicamente a los usuarios del laboratorio en el uso de los recursos.
Custodia los materiales, equipos y programas asignados al laboratorio.
Instala los equipos, programas y/o actualizaciones que sean autorizados.
Respalda la data almacenada en los equipos según los procedimientos establecidos.
Organiza la data almacenada en los equipos según los procedimientos establecidos.
Mantiene la data almacenada en los equipos según los procedimientos establecidos.
Asiste en la administración de la red local del laboratorio.
Reporta las fallas que puedan presentar los programas y equipos.
Atiende las fallas que puedan presentar los programas y equipos.
Controla el inventario de los recursos del laboratorio.
Vela por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
Ejecuta tareas de transcripción y captura de información a través de cualquier
dispositivo electrónico.
Opera recursos de tecnología de información y comunicación y medios audiovisuales.
Reproduce el material requerido para la realización de las practicas.
Realiza actividades administrativas (control de: usuarios, recursos y servicios).
Documenta los trabajos realizados.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las labores realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
131
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
TAQUILLERO
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,
conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Vender oportunamente tickets a los usuarios del servicio, ejecutando
actividades de fechado y entrega de los mismos y registrando y controlando
el dinero recaudado, a fin de garantizar su eficiente servicio.
• Coloca sello de fecha a los tickets, para la venta diaria.
• Vende tickets a los usuarios del servicio.
• Atiende a estudiantes, personal de la institución y público en general que
requieran los servicios.
• Lleva el control del dinero recaudado por venta diaria de tickets.
• Cuenta el dinero recaudado por ventas y chequea el monto contra tickets
vendidos.
• Llena formato indicando la cantidad de tickets vendidos y/o dinero recaudado
y lo entrega a su superior inmediato.
• Asienta en libro de registro la cantidad de dinero recaudado por venta de
tickets.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
• Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso.
• Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes
y/o guías de acción, a nivel operativo.
• El cargo mantiene relaciones continuas con unidades administrativas y con
usuarios del servicio, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
• El cargo mantiene relaciones ocasionales con público en general, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
132
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
SUPERVISOR DE
SERVICIO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas
relacionadas con el área.
Distribuye las tareas a realizar por los obreros en las áreas de su competencia.
Participa en la realización de trabajos complejos de mantenimiento.
Realiza cambios en los obreros a su cargo, de acuerdo con el rendimiento de los
mismos, dentro de su área de trabajo.
Estudia e interpreta planos de proyectos y los discute con el supervisor inmediato.
Atiende directamente las órdenes de reparación.
Verifica los trabajos luego de realizados, a fin de dar cumplimiento con lo solicitado y
que reúna con las condiciones requeridas.
Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realización de los trabajos de
mantenimiento.
Elabora pedidos de material, recomendando la adquisición de herramientas y equipos
de alta calidad.
Supervisa mudanzas de materiales y equipos de las dependencias de la Institución.
Vela por el apoyo logístico de eventos en las dependencias de la Institución.
Lleva control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias, permisos,
etc. y solicita los suplentes cuando lo amerite.
Adiestra al personal obrero a su cargo, sobre el correcto uso de las herramientas,
materiales y equipos de mantenimiento.
Vela por el cumplimiento de las normas relacionadas con el área de mantenimiento,
por parte del personal a su cargo.
Lleva el control de los materiales y herramientas que le son suministrados a los
obreros a su cargo.
Detecta alguna irregularidad en el desempeño de las actividades de servicios por el
personal a su cargo y sugiere soluciones concretas que estén a su alcance.
Reporta a su supervisor inmediato acerca de alguna irregularidad presentada en el
desempeño de las actividades de servicios, para su solución.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
133
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
•
•
•
•
•
RECEPTOR DE
CORRESPONDENCIA
•
•
•
•
•
•
•
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Coordina la recepción y envío de correspondencia.
Clasifica la correspondencia nacional e internacional según su destino.
Tramita el retiro de bultos de la aduana postal.
Traslada los bultos hacia su destino.
Lleva un archivo de la correspondencia Nacional e Internacional que egresa
de la Organización
Llena formatos de trámite para envío y recepción de correspondencia.
Atiende al público usuario del servicio.
Fotocopia y compagina material de trabajo.
Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.
Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organización.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
134
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
ROL
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SUPERVISOR DE
MANTENIMIENTO
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Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Apoyo Gerencial
ACTIVIDAD
Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas
relacionadas con el área.
Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
Establece cronogramas de trabajo a cumplir.
Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas
asignadas.
Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado.
Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de
limpieza y del mantenimiento en general.
Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos.
Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal.
Controla la asistencia del personal a su cargo.
Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores
asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas.
Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos.
Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados,
inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato.
Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las
correspondientes órdenes para su solución.
Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes
asignados a la unidad a su cargo.
Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.
Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
135
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
ÁREA: SERVICIO DE CARPINTERÍA
Materia:
SISTEMA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS
Página: MNPP-1/1
Asunto:
BIBLIOGRAFÍA
BIBLIOGRAFÍA
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Montilva, Jonás. Ingeniería de Requisitos V3.0. CEISOFT, 2005. MéridaVenezuela
Barrios, Judith. Taller Modelado de Objetivos. Departamento de Computación,
2005. Mérida-Venezuela
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www.ula.ve
www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html
Elaborado por:
DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución No. CU 2009
Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima
Modificación:
136