Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ABRIL DE 2007 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia Orden del día 1. Presentación y Aprobación del Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno. 2. Informe de avance del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, con corte a 30 de Marzo de 2007. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA GERENCIAL ABRIL DE 2007 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia EL JEFE DE CONTROL INTERNO NO FISCALIZA AL GERENTE, SINO QUE SU FUNCIÓN FUNDAMENTAL ES ACOMPAÑARLO Y AYUDARLO EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS MISIONALES Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia ASI LAS COSAS, ENFOQUE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ES • BRINDAR ASESORIA Y DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS DIRECTIVOS • SER UNA OFICINA PROACTIVA • TENER UNA ACTITUD GERENCIAL DE CONFIANZA CON LA OFICINA DE CONTROL INTERNO LA OFICINA DE CONTROL INTERNO NO ES LA CONTRALORIA NO BUSCAMOS COMO SANCIONAR A LOS FUNCIONARIOS QUEREMOS CREAR VALOR EN LA INSTITUCION. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia Presentación y Aprobación del Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia PRESENTACIÓN El Plan de Trabajo denominado “El Control Interno como herramienta gerencial”, se elaboró teniendo en cuenta los siguientes elementos: 1. La consulta al Nivel Directivo de las necesidades de evaluación a los procesos misionales o de apoyo. 2. Las propuesta de auditorias a procesos que no han sido revisados o críticos para la gestión de la entidad. 3. El análisis de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas – Sistema DOFA - tanto de la Oficina como del Sistema de Control Interno. Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia CONCLUSIONES DEL DOFA Respecto al análisis DOFA adelantado por la Oficina de Control Interno, es importante resaltar las nueve opciones prioritarias que enmarcan el Plan de Trabajo de esta Oficina: 1. Necesidad de Capacitación al Equipo de Trabajo (entre otros aspectos como auditores de calidad certificados), 2. Aprovechamiento de las herramientas de gestión de que dispone la Entidad y el Estado en General (tecnológicas y normativas) para una mayor eficiencia de la Oficina de Control Interno 3. Equivocada percepción de la Oficina de Control Interno”(como uan contraloría y confusión entre el concepcto de Sistema de Control Interno y la Oficina de Control Interno), 4. Necesidad de una mayor presencia de la Oficina de Control Interno a través de evaluaciones y seguimientos enfocados a dependencias misionales Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia CONCLUSIONES DEL DOFA 5. Necesidad de actualización tecnológica del área 6. La Oficina de Control Interno seguirá trabajando en el acompañamiento y asesoría en la implementación y desarrollo de los Sistemas MECI y Gestión de la Calidad, 7. La Oficina de Control Interno propender por la integración del Sector de Comercio, Industria y Turismo. Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Para efectos de la conformación del Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno, y con base en los roles definidos en el Decreto 1537 de 2001, se precisan: a. Los PROGRAMAS: “Valoración del Riesgo; Acompañamiento y Asesoría; Fomento de la Cultura de Autocontrol; Evaluación y Seguimiento y Relación con Entes Externos”. b. Los SUBPROGRAMAS precisan el alcance de los programas. c. Las ACTIVIDADES que desarrollaran los subprogramas. Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia PROGRAMA DE TRABAJO PROGRAMA 1 VALORACIÓN DEL RIESGO Subprograma Verificación de la Implementación de mecanismos para la administración del riesgo en la entidad ACTIVIDADES 1 PROGRAMA 2 ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA Subprograma Acompañamiento y asesoría a las dependencias en los procesos misionales y de apoyo de la entidad. ACTIVIDADES 3 Subprograma Motivación en la Cultura del Autocontrol ACTIVIDADES 5 PROGRAMA 3 FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia PROGRAMA DE TRABAJO PROGRAMA 4 EVALUACION Y SEGUIMIENTO PROGRAMA 5 RELACION CON ENTES EXTERNOS Subprograma 4.1. Práctica de Auditorias Internas de Ley. Subprograma 4.2. Práctica de Auditorias Internas. Subprograma Elaboración de Informes. ACTIVIDADES 3 CONTROL FINANCIERO, ADMINISTRATIVO Y RECURSO HUMANO: 2 CONTROL INFORMÁTICO: 1 CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL ACTIVIDADES 31 FINANCIERO, ADMINISTRATIVO Y RECURSO HUMANO: 8 INFORMÁTICO: 1 DE GESTIÓN: 7 OPERATIVO: 5 DE LEGALIDAD: 10 ACTIVIDADES 6 CONTROL FINANCIERO, ADMINISTRATIVO Y RECURSO HUMANO: 2 CONTROL INFORMÁTICO: 1 CONTROL DE GESTIÓN: 3 Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia PROGRAMA DE TRABAJO Relación Entes Externos 12% 6 Actividades Valoración del Riesgo 2% 1 Actividades Asesorar y Acompañar 8% 4 Actividades Fomento Cultura Autocontrol 10% 5 Actividades Evaluación y Seguimiento 68% 34 Actividades Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia CONCLUSIONES DEL PLAN DE TRABAJO 1. El Plan de Trabajo de la Oficina de Control Interno presenta cinco programas (Valoración del Riesgo, Asesoria y Acompañamiento, Fomento de la Cultura de Autocontrol, Evaluación y Seguimiento y Relación de Entes Externos), los cuales enfocan su alcance en subprogramas y precisan su desarrollo a través actividades dirigidas a una o varias áreas de la Entidad. 2. De las 50 actividades propuestas en el Plan de Trabajo, 34 corresponden al desarrollo de las evaluaciones a procesos a nivel: financiero, administrativo, de recurso humano; informático; de gestión; operativo y de legalidad enmarcados en el Programa de Evaluación y Seguimiento. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia Informe de avance del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, con corte a 30 de Marzo de 2007. TOTAL DE HALLAZGOS, ACCIONES Y METAS DEL Ministerio de Comercio, Industria y Turismo PLAN DE MEJORAMIENTO República de Colombia Hallazgos Acciones Metas Plan Actual 43 43 53 Planes Anteriores 52 48 53 OPA 5 2 1 TOTAL 100 93 107 2 3 3 Oficina de Control Interno 1 Oficina Sistemas de Información Cobro Coactivo 6 Oficina Jurídica Oficina de Planeación Administrativa 1 Financiera 3 Gestión Humana 7 Grupo Viáticos Rec. Humanos 6 Secretaria General 5 Dirección de Regulación Dirección de Turismo 4 Subdirección de Prácticas Ciales Dirección de Comercio Exterior Dirección de Mipymes DISTRIBUCIÓN DE METAS POR DEPENDENCIA Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia Plan de Mejoramiento - Distribución de Metas por Dependencia 24 18 Total Metas 8 10 6 ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y SU PARTICIPACIÓN DENTRO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia ESTADO DE LAS METAS CANTIDAD Cumplidas al 100% 81 Con avance entre 80% y 99% 0 Con avance entre 70% y 89% 6 Con avance Entre el 60% y 69% 4 Con avance de Menos del 60% 4 Por iniciar 12 TOTAL 107 % 75,70 0,00 5,61 3,74 3,74 11,21 100,00 REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL ESTADO DE Ministerio de Comercio, CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y SU Industria y Turismo República de Colombia PARTICIPACIÓN PORCENTAJE DE AVANCE GENERAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Corte 30 de marzo de 2007 Con avance Entre el 60% y 69%; 4 Con avance entre 70% y 89%; 6 Con avance de Menos del 60%; 4 Por iniciar; 12 Con avance entre 80% y 99%; 0 Cumplidas al 100%; 81 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo AVANCE TRIMESTRAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO República de Colombia AVANCE TRIMESTRAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Avance total 85.95% Enero a Marzo de 2007 Octubre a Diciembre de 2006 6,34 16,89 Julio a Septiembre de 2006 0,00 62,72 10,00 20,00 30,00 40,00 PORCENTAJE 50,00 60,00 70,00 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia MIL GRACIAS POR SU ATENCION Ministerio de Comercio, Industria y Turismo República de Colombia