PROCEDIMIENTO INT OBJETIVO. Establecer los controles nec

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LA REGIÓN CARBONÍFERA
C
Dr. Rogelio Montemayor Seguy
“2014, Año de las y los Jóvenes Coahuilenses”
PROCEDIMIENTO INTERNO PARA CONTROL DE CAJA CHICA
OBJETIVO.
Establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y
agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que
no amerite la emisión de un cheque. El fondo se denominara “caja chica” y será
asignado por un mo
monto fijo.
RESPONSABILIDAD
La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica es
responsabilidad de la persona que lo tienen bajo su custodia y el departamento de
recursos financieros debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja
chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos.
PROCEDIMIENTO.
1.- la caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo
fijo,, sujeto a reembolso contra
presentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada
gasto será de $ 1,000.00.
Los comprobantes deben de acompañarse de una solicitud de pago o reembolso,
firmada por el jefe del departamento solicitante y con visto bueno de la dirección
general y subdirección administrativa.
2.- Se prohíbe destinar fondos de caja chica para efectuar préstamos personales,
compra de combustible para vehículos oficiales, compra de herramientas o
equipos menores, viáticos o cualquier operación cuyo monto sea superior a $
1,000.00.
3.- Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá
firmar un documento de resguardo al recibir el fondo, el responsable de este fondo
no deberá mantener en la caja ch
chica
ica documentos que sean propiedad personal o
particular.
4.- todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el jefe inmediato del
responsable de caja chica.
5.- El encargado de la caja chica debe solicitar al jefe de recursos financieros el
reembolso
so de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea
inferior a los $ 2,500.00, para trabajar con el remanente mientras se tramita la
reposición.
6.- Las facturas o comprobantes, deben estar debidamente membretados, y
cumplir con los requ
requisitos
isitos fiscales. No se deban admitir facturas o comprobantes
con borrones o tachaduras.
Carretera 57 Km. 120
C.P. 26950
Agujita, Coahuila.
Tels. (861) 6 13 36 07
y 6 13 31 24
www.itesrc.edu.mx
itesrc@correo.itesrc.edu.mx
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Es obligación del encargado de caja chica utilizar el “vale provisional de caja
7.-Es
chica”, para cualquier adelanto de dinero utilizado para compra de algún
material
rial o servicio menor a $ 1,000.00. Estos vales deben ser cancelados a más
tardar 48 horas después de haber sido entregado el fondo.
8.- Es obligación del encargado de caja chica, cada vez que solicite un
reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de
gastos mas el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado.
9.- Cuando algún arqueo sorpresivo por parte de algún miembro de la
subdirección administrativa, recursos financieros o auditoria, al encargado de
caja chica resulte
ulte en algún faltante, deberá ser repuesto inmediatamente, para así
completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo
será depositado en la caja.
10.- Cuando el encargado del fondo fijo de caja, cese en sus funciones o se
ausente
te de su trabajo por cualquier motivo, deberá su jefe inmediato traspasar el
fondo a la persona que asigne para responsabilizarse de los mismos.
11.- los comprobantes de gastos deberán ser presentados para su reembolso antes
de transcurridos 60 días de su fecha de emisión. Los documentos que incumplan
esta disposición serán rechazados y no se autorizara su respectivo reembolso.
12.- El cheque que se gire para el reembolso de los gastos a través de caja chica
debe ser a nombre del encargado o custodio del fo
fondo
ndo para establecer
responsabilidad en cuanto a su buen manejo y custodia.
ELABORÓ
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C.P. 26950
Agujita, Coahuila.
Tels. (861) 6 13 36 07
y 6 13 31 24
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itesrc@correo.itesrc.edu.mx
REVISÓ
AUTORIZÓ
C.P. GRICELDA CHAVEZ
C.P. SILVIA CÓRDOVA M.
MC SERGIO VILLARREAL
JEFA REC FINANCIEROS
SUBD. ADMINISTRATIVA
DIRECTOR GENERAL