GUÍA DE AYUDA No. 611

Administrador para Windows
GUÍA DE AYUDA No. 611
PROCESO:
" GUÍA PARA LA CONFIGURACIÓN DE LOS CFDIS (PACS)”
PROCEDIMIENTO:
1. Tener instalado el sistema Administrador 2000
2. Creación de una empresa para CFDI
2.1 Entrar al sistema Administrador 2000
2.2 Archivo-Nueva empresa
2.3 Se abrirán los parámetros de la empresa
A. Número (NM): El sistema asigna de manera automática un numero a cada una de las empresas que registra.
B. Nombre: Razón social de su empresa, el cual deberá teclear de manera completa, pues esta información
aparecerá en los diferentes reportes.
C. Directorio (NM): Para cada una de las empresas que registre dentro del sistema, deberá indicar el directorio
donde se almacenara la configuración y los datos de la empresa.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
*Para usuarios con sistemas MONOUSUARIO el directorio recomendado es: C:\Archivos de programa
\C2K\A2\Empresas\Nombre de la carpeta.
*Para usuarios con sistemas en RED primero hay que crear una nueva carpeta en el servidor, la cual se debe
compartir con acceso total a los usuarios que utilizaran el sistema (Se recomienda el nombre de la carpeta sea
CATEMP) quedando la ruta de la siguiente manera \\Nombre del servidor\CATEMP\nombre de la carpeta de la
empresa.
R.F.C.: Anote el Registro Federal de Causantes de la empresa, se imprimirá en todos los reportes. Este
parámetro debe ser real ya que el sistema lo valida para la generación de Archivos XML y para la declaración a
terceros.
Ejercicio inicial (NM):En este campo el sistema asigna el año en el que creaste la empresa
Ejercicio inicial abierto (NM):En este campo el sistema asigna el año en el que estas trabajando.
Ejercicio (NM): Indica el año del ejercicio a procesar.
Manejo de multimoneda (NM): Para capturar movimientos con divisas extranjeras habilite esta opción de esta
manera podrá capturar su catálogo de monedas, sus tipos de cambio y podrá obtener estados de cuenta en la
moneda del Cliente, etc. Por default el sistema crea automáticamente la moneda nacional (PESOS). Si no ésta
seguro puede elegir que no maneja Multimoneda y posteriormente podrá modificar este parámetro, sin
embargo; si usted lo elige y posteriormente desea desactivarlo no será posible.
Manejo de usuarios: El sistema le permite manejar usuarios para seguridad de su información, al seleccionar
esta opción le pedirá una contraseña para el usuario SUPERVISOR, este será el usuario que tenga acceso a
todo el sistema y el cual tendrá la posibilidad de crear los usuarios que necesite, delimitando las tareas y/o
funciones por cada uno, asignándole claves o contraseñas.
No. de accesos/Mtto. de datos: Es un contador que indica después de cuantos accesos a la empresa
deseamos que el sistema verifique su información, de manera automática y a su vez realice un mantenimiento
de datos.
Hacer el mantenimiento de datos antes de respaldar: Usted podrá indicar si desea que el sistema cada vez que
genere un respaldo, realice antes el mantenimiento de datos.
Fecha p/IVA 16% :Este botón es únicamente informativo, para saber en que fecha cambio el porcentaje del
IVA.
Régimen Fiscal: En este campo deberá colocar el Régimen fiscal que corresponde a la empresa, Una vez que
usted termine de configurar los parámetros de la empresa, deberá capturar el régimen fiscal, mas adelante le
explicaremos como realizar este procedimiento.
Lugar de expedición: En este campo deberá escribir el Lugar en que la empresa se ubica.
Numero de días para respaldo: Usted deberá realizar respaldos de su información cada vez que el numero de
días desde su ultimo respaldo sobre pase el numero de que especifique en esta opción. Una vez cumplidos los
días y no realiza el respaldo, el sistema no lo dejara entrar a la empresa.
2.4 Dentro de los parámetros de
la
empresa,
usted
encontrara la pestaña de
Domicilio en la cual colocar
el domicilio fiscal de la
empresa.
A. No. de Localización Global
(GLN): Este campo se
encuentra para efectos de la
generación del CFD y en
específico de la addenda de
una cadena comercial. Este
código para el caso de
México, es proporcionado
por la AMECE (Asociación
Mexicana de Estándares
para el Comerció
Electrónico).
2.5 Deberá configurar la pestaña de Clientes.
A. Estructura clave (NM): Una estructura clave del cliente permite capturar y agrupar sus registros por niveles. La
amplitud de la clave estará limitada por el numero de niveles y el tamaño de cada uno, es decir, si usted
clasifica sus clientes de una manera parecida a la siguiente:
-Clientes Mayoreo
-Nacionales
-Mundo Mágico
-AS Computación, S.A de C.V
-González Tur
Cabe mencionar que el sistema indica por default la estructura 3-3-4, sin embargo el usuario puede modificar
de acuerdo a sus necesidades.
Ejemplo de estructura clave 3-3-4:
CLAVE
NOMBRE
ULTIMO NIVEL
211- Clientes Mayoreo
NO
211-001Nacionales
NO
211-001-0001
Mundo Mágico
SI
NOTA: Solo con clientes de Último Nivel se pueden crear movimientos.
Si usted no coloca ninguna estructura clave, tendrá disponibles 20 caracteres libre de la clave.
B. Validar Niveles Anteriores (NM): Con esta opción el sistema verificara los niveles capturados
en el campo anterior, estos serán los anteriores que existan al último nivel, de lo contrario el
orden de captura no afectara.
C. Esta opción le permite capturar diferentes destinos (sucursales) para un mismo cliente,
diferente a su domicilio fiscal.
D. Despegar limite de crédito: Esta opción permite recordarle cuando el cliente rebasa el límite de
crédito que le asigno. Esto se ve al momento de facturar y rebasar dicho limite.
E. Interés diario: En este recuadro se indicara el interés diario que se le asignara a sus clientes.
F. Permite modificar: Permite cambiar el interés diario individualmente por cada cliente.
G. Actualización de Clientes. Este botón se usa solamente si usted actualizo su catalogo de
clientes de una versión anterior de Administrador 2000.
H. Comisiones por partida (NM): Al habilitar esta opción es posible asignar porcentajes de
comisión por producto a un agente de ventas. Cabe mencionar que si se habilita este campo
no será posible seleccionar el manejo de Multi.Comisionistas.
I. Manejo de Multi-comisionista (NM):Esta opción habilita el descuento de comisión entre
diferentes agentes de ventas, el calculo de estas comisiones lo hace restando el % de
comisión contra el sub-total. Cabe mencionar que si se habilita este campo no será posible
seleccionar las comisiones por partida.
J. Comisiones en cascada (NM): Cuando esta activa esta opción el sistema calcula el descuento
de comisión entres múltiples comisionistas de manera secuencial. Cabe mencionar que el
sistema habilita este campo de manera automática cuando selecciona el campo de Manejo de
Multi-Comisionista.
K. Captura de clientes a través del nombre en documentos: Permitir capturar dentro de algún
modulo del sistema, el nombre del cliente, además de con la clave.
L. Validar RFC de los clientes: Esta opción comprueba, al momento de capturar su catalogo de
clientes, si ese RFC ya ha sido capturado en otro cliente, es decir le ayuda a comprobar si el
registro no se ha duplicado, mostrando una ventana de advertencia.
M. Administrar clientes desde una aplicación externa: Al activar este campo el sistema unificara la
lista de sus clientes, en el catalogo, al momento de realizar la integración de otro sistema de la
línea de control 2000.
N. Validar limite de crédito al capturar documentos Nivel B (Pedidos): Con esta opción al capturar
un pedido el sistema validara el límite de crédito.
O. Considerar documentos Nivel B (Pedidos) al validar el limite de crédito: Con esta opción el
sistema valida el limite de crédito desde el pedido del cliente
2.6 Posterior a configurar la pestaña de Clientes, configurara la pestaña de Productos.
A. Estructura clave (NM): Permite agrupar el registro de sus productos por niveles, es decir, si
usted clasifica sus Productos de una manera parecida a la siguiente:
- Producto General
- Producto Mayoreo
-Monitor de 14
-Monitor de 15
Cabe mencionar que el sistema indica por default la estructura 3-3-4, sin embargo el usuario puede modificar
de acuerdo a sus necesidades.
CLAVE
NOMBRE
ULTIMO NIVEL
311- Producto General
NO
311-001Producto Mayoreo
NO
311-001-0001
Monitor de 14
SI
NOTA: Solo con Productos de Último Nivel se pueden crear movimientos.
Si usted no coloca ninguna estructura clave, tendrá disponibles 20 caracteres libre de la clave.
B. Validar niveles anteriores (NM): Con esta opción el sistema verifica los niveles capturados en el
campo anterior, estos serán los anteriores que existan al ultimo nivel, de lo contrario el orden
no afectara.
C. Validar Niveles con Catálogos (NM): Nos permite capturar los productos agrupándolos por
modelos, tallas, colores, para activar esta casilla necesita que su estructura clave termine en 33 y habilitar la opción de Validar niveles anteriores.
D. Impuestos IEPS Y IEPS (GD): Cuando usted habilita estas opciones, al momento de capturar
el producto, usted podrá colocar estos impuestos.
E. Retenciones IVA, ISR, Factor Ret. IVA: Cuando usted habilita las casillas de IVA, ISR, usted le
podrá colocar a su producto estas retenciones, Si usted manera lo que es el Factor de Ret IVA,
deberá colocar el factor que se aplicara a todos sus productos bajo la ley.
F. Manejo de Impuestos Locales: Con esta opción usted podrá dar de alta productos de tipo
IMPUESTO.
G. IVA (%Tasa): Porcentaje de impuesto que gravará a sus productos, este porcentaje es general
para la empresa, sin embargo al capturar sus productos podrá indicar un porcentaje diferente si
así lo requiere.
H. Capturar precio0s con IVA incluido: Permite capturar, en las partidas, los precios de sus
productos con IVA.
I.
: Las opciones que tenemos dentro de los recuadros de color verde,
únicamente se configuraran si el cliente maneja COMPRAS E INVENTARIOS.
2.7 Configurara la pestaña llamada Decimales.
Permitir captura de Decimales (NM): Al elegir esta opción usted puede indicar el numero de decimales
y el tipo de función ya sea redondeo o truncado que manejara en importes, unidades, precios, costos.
Nota: Únicamente usted podrá subir el valor de los decimales.
2.8 Configurar la pestaña de Configuración.
A. Observaciones por partida: Permite capturar observaciones por cada partida o por cada
aplicación que se cree en un documento.
B. Proponer las Observaciones del Producto: Propone como observación por partida, el contenido
de los comentarios adicionales del producto.
C. Proponer los comentarios Producto-Cliente: Propone manejar observaciones sobre el producto
dentro del cliente.
D. Aplicación Automática de Documentos de Cargo: Si habilita esta opción el sistema, al terminar
de capturar un documento de cargo (Nivel D y naturaleza de Cargo), abre automáticamente el
documento de Cuentas por cobrar para realizar el pago del mismo)
E. Emisión en Línea de Documentos: Esta opción permite al sistema mandar a imprimir el
documento una vez terminada la captura.
F. Captura Rápida de Partidas (Ctrl+F11):Esta opción permite realizar una captura rápida de los
productos en el modulo de facturación, solo debemos introducir la clave y el sistema
automáticamente asignara una pieza del producto a facturar.
G. Actualizar acumulados en línea: Actualiza la información de manera automática.
H. Ajustar IVA de documentos: Ajusta el IVA para evitar la diferencia de centavos en los importes
totales.
I. Cálculos de descuentos acumulados: El descuento que tenga especificado para el documento
se suma con el descuento del producto y el resultado es lo que se multiplica por el precio del
producto.
J. Cálculos de descuentos en cascada: El descuento del documento se aplica primero sobre el
precio del producto, y al resultado se le aplica el descuento del producto.
K. Formato P/Email: Al dar clic al botón, se abrirá un mini explorador en donde podrá elegir el tipo
de formato que necesite o si bien usted creo su propio formato, podrá indicar la ruta
correspondiente, esta ruta se indicara solamente en caso de enviar el documento por correo
electrónico directamente del modulo de facturación.
2.9 Configurar la pestaña de OTROS
A. Emisión de documentos a un archivo DIRECTORIO: Aquí el sistema nos da un ruta por default,
en donde se almacenaran los documentos que se impriman en archivo (PDF).
B. Respaldo automático Frecuencia: En este campo le indicara al sistema con que frecuencia
realizara el mantenimiento automático
C. Horas: A que hora se debe realizar el respaldo automático.
D. Minutos: A cuantos minutos se debe realizar el respaldo automático
E. Usuario respalda: Cuando el sistema es monousuario este campo esta inactivo, cuando el
sistema es en red, aquí deberá indicar el nombre de la maquina que se encargara de realizar el
respaldo de la empresa.
F. Directorio: Aquí deberá asignar la ruta en donde se guardar el respaldo automático.
2.10 Configurar la pestaña de CFD
A. Llave Privada: Aquí deberá colocar la ruta en donde tiene ubicado su archivo .key
Si el sistema es monousuario, de preferencia que el archivo .key se ubique dentro de la carpeta de
la empresa.
Si el sistema es en red, su archivo .key deberá colocarlo dentro de la carpeta compartida.
B. Certificado: Aquí deberá colocar la ruta en donde tiene ubicado su archivo .cer
Si el sistema es monousuario, de preferencia que el archivo .cer se ubique dentro de la carpeta de
la empresa.
Si el sistema es en red, su archivo .cer deberá colocarlo dentro de la carpeta compartida.
C. Versión de CFD: Como la empresa que estamos configurando es CFDI la versión debe ser 3.2
D. Validar el RFC del certificado: Al activar esta casilla, el sistema validara el RFC de nuestro
certificado, mismo que debe corresponder con el de la empresa.
2.10.1 Dentro de la pestaña de CFD, esta una pestaña llamada Rutas
El sistema asigna ambas rutas por defecto, en ambos directorios se almacenaran automáticamente
los archivos XML que recibe (CFD Recibidos) y genera (CFD Generados).
2.10.2 Dentro de la pestaña de CFD, se encuentra una pestaña llamada Archivos
En este recuadro se encuentran unos parámetros llamados Schema SAT 1.0, 2.0 y 2.2, los cuales
no son necesarios para la generación de CFDIs; en estos recuadros nos aparecen unos archivos ya ingresados
por default, en caso de querer borrarlos lo puede hacer, en caso contrario no afectan.
A. Lista Aut. Cert: En esta parte va la lista de autentificación para el SAT la cual debe de ser el archivo
ListaAcs.xml (este archivo realiza nuestro firmado para el envió de los CFDIs al PAC).
B. Cert. Revocados: En esta parte debe poner el archivo: CSD.tx.
C. Folio Autorizados: En este apartado no lleva ningún archivo ya que los folios nos los proporciona
el PAC.
2.10.3 Dentro de la pestaña de CFD encontrara una pestaña llamada CFDI
A. Enviar CFDIs en línea: Al activar esta opción nos permite realizar el timbrado en línea, en caso de que
usted prefiera enviar por lotes tendrá que quitar deshabilitar esta opción y activar el tiempo de
Envío/Descarga de CFDIs, este tiempo lo solicita en minutes, posteriormente en el recuadro de
usuarios colocar el nombre del equipo que va a ser el encargo de realizar el envió y la descarga de los
CFDIs.
E Y F.
B. Cancelar CFDIs a través del PAC: Al habilitar esta opción desde el sistema puede cancelar el CFDI.
C. No. de Timbres para Avisar: Esta opción usted la podrá modificar, con esta opción el sistema le avisara
cuando llegue a la cantidad de 5 timbres.
D. PAC Default: Una vez que usted cree la empresa, este botón se habilitara para agregar el PAC.
2.11 Configurar la pestaña de CF2
A. Habilitamos el campo de integrado a Contabilidad.
B. Aquí en el campo de sistema indicaremos la ruta donde se encuentra instalado el sistema de CF2.
C. Es importante considerar que si nuestro sistema es en red en este directorio podemos indicar la ruta
como C:\Archivos de Programa\C2K\CF2 siempre y cuando todos los equipos que están en red, tengan
instalado en ese mismo directorio el sistema de CF2, de no ser así procedemos a indicarlo de la siguiente
manera \\servidor\CF2. Esto solo si en el equipo servidor se encuentra instalado el CF2. Para el sistema mono
usuario la ruta debe ser donde esta instalado el sistema de CF2.
Nota: La ruta que indicamos en esta parte es donde se encuentra alojado el archivo de CF2000.ini
D. Cuenta de clientes
E. Cuenta de Proveedores.
F. Genera cuentas contables en línea. Los campos donde se indican las cuentas de mayor son para poder
crear nuestras cuentas contables en línea.
H. Ver cuenta en Pantalla: Muestra el catalogo para configurara la cuenta en pantalla.
I. En esta parte se realiza la configuración para las bases de impuestos por medio de las Aplicaciones de tipo
Otro en los módulos de CxC, CxP, Facturación, Compras y CFDs del sistema A2, esto se configura cuando no
se tiene el sistema de Bancos, o si se desea que la aplicación de lo Fiscal lo realice el Sistema Administrador.
2.11.1 Configurara la pestaña llamada Facturación que se encuentra dentro de CF2
Tipo de Integración: Estándar.
Asignaremos nuestras cuentas de ventas,
devoluciones, descuentos y nuestras
diferentes tasas de IVA, así como las de
IEPS o retenciones en caso de manejarlas.
Descripción. En este apartado indicamos la
descripción que requerimos que aparezca
en nuestra póliza contable.
3. Una vez que realice esta configuración, deberá dar clic en la paloma de color verde
al dar clic el
sistema enviara un mensaje que dice DESEA DAR DE ALTA ESTA NUEVA EMPRESA, usted deberá
dar clic en SI.
3.1 Posterior a ello nos mostrara una pantalla en
donde indicara la fecha en la que estamos
abriendo la empresa y para continua usted
deberá dar clic en la paloma de color verde.
4. Una vez dentro de la empresa deberá ir a Catalogo-Auxiliares-Generales
4.1 Dar clic a RGM Regímenes Fiscales y de lado derecho dar clic a Nuevo registro como muestra la imagen
siguiente.
4.2 Posterior a ello nos mostrara una pantalla en donde deberá indicar:
A. Clave : Colocar la clave RGM
B. Nombre: Colocar el nombre de Régimen Fiscal
C. Descripción: Colocar el régimen fiscal que le corresponde a su empresa
Una vez realizado y capturado estos datos dar clic en la paloma de color verde.
4.3 Entrar a Archivo-Parámetros de la Empresa
4.3.1
Al entrar a los
parámetros de
la
empresa,
seleccionar el
régimen fiscal
que
corresponde a
su empresa y
posterior a ello
dar clic en la
paloma de color
verde como lo
muestra
la
siguiente
imagen.
5. Al salir de los parámetros de la empresa entrara nuevamente a Catálogos-Conexiones y clic en Nuevo
registro
5.1 Realizar la configuración de la Conexión:
SI USTED REALIZARA LA CONFIGURACIÓN PARA EL PAC EDICOM
Clave: Colocar la clave de la conexión 3 caracteres EDI
Nombre: Colocar el nombre de la conexión EDICOM
Canal: Seleccionar el canal WEBSERVICE
Tipo de Webservice: Seleccionara EDICOM
Usuario: Si a usted se le proporciono un usuario deberá colocarlo en este campo
Password: Si a usted le proporcionaron un password deberá colocarlo en este campo
URL: Esta es una dirección que el PAC les proporciona para el envió de los timbres para EDICOM
URL: C2KEDICOM (Esta URL solo es para usuarios que tramitaron los Timbres con Control2000)
URL: EDICOM (Esta URL solo es para los usuarios que tramitaron sus timbres directamente con
EDICOM)
URL: DIVERZA
H. Certificado: Si a usted le proporcionaron un certificado deberá colocarlo en este campo.
I. Password: Cuando se les da un Certificado, les proporcionan un password y usted deberá
colocarlo en este campo.
Una vez que capturo los datos correspondientes dar clic en la paloma de color verde.
6. Una vez que se realizo la creación de la conexión procederá a crear el PAC, para ello deberá entrar a
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
Catálogos-PACs y dar clic en Nuevo registro
.
6.1 Deberá realizar la configuración correspondiente del PAC
A. Clave: Colocar la clave del PAC 3 caracteres EDI
B. Nombre: Colocar el nombre del pac EDICOM
C. Envió en línea Conexión: Aquí deberá seleccionar la conexión que anteriormente creamos
llamada EDICOM
D. Envió en lote Conexión: Aquí deberá seleccionar la conexión que anteriormente creamos
llamada EDICOM
Una vez que capturo los datos correspondientes dar clic en la paloma de color verde.
7. Posterior a ello,
deberá entrar a
ArchivoParámetros de la
empresa-CFDCFDI.
7.1 Deberá dar
clic en botón de
PAC Default y
seleccionar el
nombre del PAC
que creamos, una
vez seleccionado
el PAC, deberá
dar clic en la
paloma de color
verde.
8. Una vez que realizamos esta configuración, procederá a configurar el tipo de documento.
8.1 Catálogos-Tipos de documentos
8.2 Seleccionar el tipo de documento en este caso para facturar CFDI seleccionara FACI y dará clic en
Modificar registro.
8.3 Una vez dentro del documento:
A. Formato: Colocar la ruta del formato que utilizara para su empresa.
B. Impresora/No. de Copias: Colocar la ruta de la impresora
C. Pre-Visualizar: Colocar la ruta del formato con el que se pre-visualizara la factura.
8.3.1 Dentro del tipo de documento deberá entrar en la Pestaña de Integración Contable y
configurara esta pestaña según sus necesidades.
Una vez que termine de realizar esa configuración deberá dar clic en la paloma de color verde.
9. Una vez que se realiza la configuración en el tipo de documento usted deberá configurar a su cliente en
Catálogos-Clientes le da clic a modificar el cliente y entra a la pestaña de complementos y agregar la
Cta. Contable y la Cta.Anticipos, una vez realizada esta configuración dar clic en la paloma de color
verde.
10. Una vez que se realizo esta configuración deberá entrar a Herramientas y dar clic a la opción que dice
Activar Envió de CFDIs, una vez que activo el envio de CFDIs aparecerá como Desactivar envió de
CFDIs como se muestra en las siguientes imágenes:
11. Una vez que ya
tenemos
configurada
y
creada
nuestra
empresa
para
CFDI integración
con contabilidad
procederá
a
realizar la primera
factura, para ello
deberá entrar a
MódulosFacturaciónMovimientos
y
darle clic a Nuevo
registró.
10.1Deberá ingresar el tipo de documento, el cliente, Método de pago, Referencia de pago y
condiciones del pago.
10.2 Capturar los productos correspondientes a la factura y posteriormente generar la factura con
la paloma de color verde.
10.3 Una vez que damos clic a la paloma de color verde, pedirá la llave privada, al colocarla, usted deberá dar
clic en la paloma de color verde, para generar la factura.
10.4 Una vez que firme la factura, automáticamente abrirá el sistema de Conta Fiscal, si el la empresa de
Conta Fiscal tiene contraseña el sistema le pedirá la contraseña, si no, únicamente mostrara la fecha en la que
esta abriendo la empresa de Conta Fiscal y mostrara la poliza contable (para ello usted deberá dar varios clic
en la tecla llamada tabulador que se ubica en su teclado).
10.4 Una vez que visualizo la poliza contable, deberá dar clic en la paloma de color verde y de manera
automática regresara al sistema Administrador 2000.
10.5 Para poder visualizar la factura en XML, deberá dar clic derecho-CFD-Ver-Archivo XML como se muestra
en la siguiente imagen:
10.4.1 Para poder visualizar la factura en PDF deberá dar clic derecho-CFD-Ver-Archivo PDF como se muestra
en la siguiente imagen:
GA`S DE TODOS LOS SISTEMAS
GA`S DEL ADMINISTRADOR
Comuníquese con nosotros!
Contáctenos a los teléfonos: 5211-5367
e-mail: soporte@control2000.com.mx
Estrategia Empresarial S.A. de C.V.