FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD

MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
E-CONTABILIDAD FINANCIERA NIVEL 1
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA
CONTABILIDAD.
Unidad Didáctica 1: Los Hechos Contables.
Definición y clases.
o Definición y características:
En contabilidad se entiende por hecho contable toda operación
realizada por la empresa que afecte a la compasión de su patrimonio.
En conclusión, podemos decir que los hechos contables se
caracterizan por:
- Pueden ser independientes a la gestión de la empresa: por
ejemplo, un incendio.
- Pueden afectar al patrimonio presente o futuro.
- Son hechos significativos.
- Influyen directamente en la empresa.
o Clases:
Podemos utilizar tres criterios para clasificar los hechos contables:
a) Hechos contables simples y compuestos:
1 Hechos simples: Intervienen como máximo dos elementos
patrimoniales.
2 Hechos compuestos: Intervienen más de dos elementos.
b) Atendiendo a la estructura económica y financiera:
1 Expansivos: Son aquellos que aumentan la estructura
económica y financiera de la empresa. Sólo hay dos hechos
expansivos:
- Aumento de activo y aumento del pasivo.
- Aumento del activo y aumento del patrimonio neto.
2 Reductivos: Son aquellas que reducen la estructura económica
y financiera.
- Disminución del activo y del pasivo.
- Disminución del activo y el patrimonio neto.
3 Neutros: Son aquellos que no afectan a la cuantía de la
estructura económica y financiera:
- Aumento o disminución del activo.
- Aumento o disminución del pasivo.
- Aumento o disminución del patrimonio neto.
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- Aumento del patrimonio neto y disminución del pasivo.
- Disminución del patrimonio neto y aumento del pasivo.
4 Combinados: Son hechos compuestos, ya que contienen una
combinación de los hechos anteriores.
c) Atendiendo a las variaciones en el patrimonio neto:
1 Hechos permutativos: Son los hechos contables que provocan
cambios en el activo y/o en el pasivo, pero no modifican el
valor del capital patrimonial (neto). Su movimiento se recoge
en las cuentas patrimoniales.
Dentro de éstos se distinguen:
- Permuta de activo: Por ejemplo, se cobra a un cliente.
- Permuta de pasivo: Por ejemplo, se acepta la letra de un
proveedor.
- Permuta de neto: Por ejemplo, destino de reservas a capital.
- Permuta de activo y pasivo por aumento de ambas en el
mismo importe: Por ejemplo, se reciben stocks a crédito.
- Permuta de activo y pasivo por disminución: Por ejemplo, se
paga una letra aceptada.
2 Hechos modificativos: Son los que suponen un incremento o
disminución de activo o pasivo, provocando una variación del
capital patrimonial o neto.
Cuando se produce un aumento del activo o una disminución
del pasivo no compensado, existe un beneficio, y la
modificación es aumentativa. Sin embargo, si la modificación
consiste en una reducción del activo o un aumento del pasivo
provocará una pérdida, y la modificación se considera
diminutiva.
Dentro de estos hechos se distinguen:
- Modificativo por aumento de pasivo: Por ejemplo, cobro de
intereses bancarios.
- Modificativo por disminución de activo: Por ejemplo,
sustracción de mobiliario.
- Modificativo por aumento de pasivo: Por ejemplo, se
adeudan intereses de una póliza.
- Modificativo por disminución de pasivo: Por ejemplo, un
proveedor rebaja una deuda.
La diferencia que provocan estos hechos no está compensada, y
se recoge en las cuentas de gestión (gastos o ingresos).
3 Hechos mixtos: Estos hechos suponen una mezcla de los dos
anteriores, ya que existe una permuta pero al no ser iguales los
valores de los objetos permutados producirá simultáneamente
un aumento o disminución en el capital o neto.
Estos hechos son los más comunes en la contabilidad. Así, Por
ejemplo, si se vende un género que costó 30 euros a 50 euros
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se produce un incremento de activo (entrada de dinero) frente
a una disminución de activo (salida de mercancía), generándose
una diferencia de 20 euros, que incrementa el capital.
Tanto en los hechos modificativos como en los mixtos, el neto
empresarial aumenta o disminuye de valor debido a pérdidas o
beneficios que tiene la empresa como consecuencia de sus
operaciones, pero no sería suficiente con identificar estos
aumentos o disminuciones de neto, ya que la empresa necesita
información de por qué se producen estos beneficios o pérdidas.
Por ello se utilizan las cuentas de gestión, que reflejan los
diferentes gastos o ingresos producidos por las variaciones de
neto.
Unidad didáctica 2: la Cuenta.
o Concepto:
Se puede definir una cuenta como un instrumento contable que sirve
para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se
producen en un elemento patrimonial.
Por tanto, a cada elemento patrimonial se le asignará una cuenta que
lo represente. Cada cuenta tendrá un nombre, que refleje el
significado del elemento patrimonial al que se refiere.
Tradicionalmente las cuentas se representan en forma de T. En la
parte superior aparece el nombre de la cuenta. Se denomina DEBE a
la parte izquierda de la cuenta, y HABER a la parte derecha.
NOMBRE
DEBE
HABER
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o Clasificación de las cuentas:
Las cuentas pueden clasificarse en dos grandes grupos:
a) Cuentas patrimoniales o de balance o integrales. Son aquellas que
representan elementos del patrimonio, es decir, representan
bienes, derechos u obligaciones. Estas cuentas pueden ser de
activo o pasivo.
b) Cuentas diferenciales, de gestión o de resultados. Representan
gastos e ingresos.
Por tanto, podemos representar los tipos de cuentas de la siguiente
manera:
- CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS PATRIMONIALES
- CUENTAS DE PASIVO.
- CUENTAS DE GASTOS
CUENTAS DE GESTIÓN
- CUENTAS DE INGRESOS
o Terminología de las cuentas:
- Abrir una cuenta es poner el título de la misma en la página
correspondiente del Mayor.
- Cargar, debitar o adeudar es anotar una cantidad en el Debe.
- Abonar, acreditar o datar es anotar una cantidad en el Haber.
- Saldo de una cuenta es la diferencia entre la suma del Debe y
el Haber.
El saldo será deudor si el debe es mayor que el haber.
El saldo será acreedor si el debe es menor que el haber.
El saldo será nulo o cero si el debe y el haber son iguales.
Gráficamente, para hallar el saldo se traza una línea, se suma
el debe y el haber, se traza otra línea, y la diferencia se anota
en el lado que haya sumado más
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Ejemplo
D
H
300
200
100
100
200
600
300
300
- Saldar una cuenta es anotar el saldo en la parte cuya suma
era menor, para que ambas sumas sean iguales y su saldo
ahora sea cero
Ejemplo: En el ejemplo anterior la cuenta se salda de la
siguiente forma:
D
H
300 100
200 200
100
600
300
300
300
D
300
200
100
300
H
100
200
300
Podemos observar que en primer lugar se ha sumado el debe y
el haber de la cuenta, obteniendo por diferencia un saldo en el
debe de 300, y en segundo lugar se ha trasladado dicho saldo al
haber para conseguir que ambas partes de la cuenta sumen igual
y consecuentemente quede saldada.
- Cerrar una cuenta es anotar las sumas, después de saldada la
cuenta, subrayando las cantidades para indicar que no se va a
escribir más en ella.
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o Leyes de funcionamiento de las cuentas:
Las leyes que rigen el funcionamiento de las cuentas contables son
las siguientes:
1.
Ley del desglose: Mediante esta ley podemos asignar a
un mismo elemento patrimonial diferentes cuentas para:
- reducir el tamaño del elemento patrimonial: Por ejemplo, se
puede diferenciar el concepto mercaderías en mercaderías A, B
y C.
- para reflejar las diferentes situaciones: se puede diferenciar
compra de mercaderías y venta de mercaderías.
2.
Ley de integración: Es el caso contrario a la ley de
desglose. Nos permite pasar de varias cuentas a una sola.
Refleja el mismo elemento patrimonial en una sola cuenta
3.
Ley de eliminación: Cuando un mismo elemento
patrimonial resulta cargado y abonado en un mismo hecho
económico, sólo se contabilizará la diferencia.
4.
Ley de coordinación: Todas las cuentas pueden
relacionarse con todas las cuentas.
5.
Ley de adecuación y diferenciación de la
nomenclatura: Tenemos que encontrar un nombre para cada
cuenta que la defina. Cada elemento patrimonial tiene su cuenta
con su nombre.
Unidad Didáctica 3: El método contable de la
partida doble y la teoría del cargo y el abono.
o El método de la partida doble:
La contabilidad es un conjunto de técnicas para representar el
patrimonio y las operaciones de una empresa. Ese conjunto de
normas o técnicas establecidas arbitrariamente es lo que se conoce
con el nombre de sistema contable y a la forma de aplicar dicho
sistema se le denomina método contable.
Desde los orígenes del comercio se establecieron unos métodos que
se fueron haciendo más complejos conforme más necesario era
detallar la información contable y mas complicadas las operaciones
mercantiles.
El Método de la Partida Doble tuvo su origen en el siglo XV, cuando el
monje perteneciente a la Orden Franciscana describe en su obra
"Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita" el
"Método Veneciano" de teneduría de libros, que recién en el siglo
siguiente recibe el nombre de Método de la Partida Doble.
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La aplicación del método a lo largo de los años sufrió modificaciones.
A las denominadas escuelas del "cuentismo", le siguió la escuela del
"personalismo" que desarrolló Giussepe Cerboni, en su obra
"Legismografía".
Cerboni, para explicar el funcionamiento del método se basaba en
una ficción: "detrás de cada cuenta existe una persona", por eso el
nombre de la escuela.
Alguno de los principios que se originan con ese razonamiento son:
- "Quien recibe debe a quien entrega"
- "No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor"
Esta técnica es aplicable en las cuentas de contenido personal
(Clientes), no así en las cuentas objetivas (Caja) y menos en las
cuentas de gastos (Alquileres, Intereses).
La escuela del Personalismo tuvo una de sus primeras aplicaciones en
la contabilidad estatal italiana desde 1877 a 1892 y su práctica se
difundió hasta pocos años antes de la crisis mundial del año 30.
A partir de los años 30, comenzó a utilizarse la técnica americana,
más comprensiva y práctica, que modificó algunos aspectos y
principios de la partida doble. Hoy es aplicada en casi todo el mundo.
La partida doble - denominador común de todos los sistemas
contables de uso más difundido - constituye una idea abstracta que,
para que sea práctica, debe revestirse de todo un conjunto de
normas que metodicen la manera de registrar las distintas
transacciones. Las reglas del cargo y del abono. Como cada
transacción es una ecuación, los valores cargados y abonados
necesitan ser iguales, en todas y cada una de ellas.
Afortunadamente, las diferentes ramas de la contabilidad, no
obstante su evolución, siguen aplicando en forma regular las mismas
reglas del cargo y del abono, que son básicamente las mismas para
las cuentas de las empresas, de los individuos, del ingreso nacional,
de la balanza de pagos o de las corrientes de fondos. (J. P.
Powelson).
CARACTERÍSTICAS.
- Se registra utilizando cuentas.
- Como mínimo, una cuenta posee un nombre, una parte
llamada Debe y otra parte llamada Haber.
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- Una operación, para ser registrada, se puede traducir en dos
efectos sobre el patrimonio.
En esencia, el método consiste en realizar una doble anotación, o
sea, anotar en una cuenta en el debe y en otra cuenta en el haber.
Siendo el importe anotado en el debe igual al anotado en el haber.
Esta igualdad en el registro de cada operación hace que no se altere
la igualdad patrimonial:
A = P + PN
Es decir:
LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL DEBE ES IGUAL A LA
SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL HABER.
La técnica contable actual se basa en los aumentos y disminuciones
de las cuentas considerando la clase de cuenta según su naturaleza:
Esquema sintetizador de débitos y créditos
Débitos
Créditos
•
Activo inicial y aumentos
•
Disminuciones del Activo
•
Disminuciones del Pasivo
•
Pasivo inicial y aumentos
•
Disminuciones del
Patrimonio Neto
•
Patrimonio Neto inicial y
aumentos
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL MÉTODO DE LA
PARTIDA DOBLE
1.
Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.
2.
No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
3.
Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.
4.
Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la
misma
cuenta.
5.
Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
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o La Teoría del Cargo y el Abono:
La teoría del cargo y el abono está basada en el método de la partida
doble. Este método establece unos convenios de cargo y abono, es
decir, fija los motivos por los cuales se cargan y abonan las cuentas
en función de su clase:
- Cuentas de activo: se cargan por las existencias iniciales que
tenga el elemento patrimonial que representa dicha cuenta al
principio del período contable. También se cargan por los
aumentos de valor que experimente el elemento. Se abonan
por las disminuciones de de valor que experimente el
elemento.
- Cuentas de pasivo: Funcionan al revés de las de activo. Se
cargan por las disminuciones de valor que experimente el
elemento que represente, y se abonan por el valor de las
existencias iniciales y por los aumentos de valor que sufra
dicho elemento.
- Cuentas de gasto: Siempre se cargan, excepto al final del
período contable, que se abonan por su saldo total para
saldarlas.
- Cuentas de ingresos: Siempre se abonan, excepto al final del
período contable, que se cargan por su saldo total para
saldarlas.
Estos convenios de cargo y abono, como su propio nombre indica,
están establecidos así arbitrariamente. Es esencial tenerlos siempre
presentes a la hora de contabilizar. Se pueden esquematizar de la
siguiente manera:
CUENTAS DE ACTIVO
D
Ex. iniciales
Aumentos
CUENTAS DE PASIVO
Disminuciones
CUENTAS DE GASTOS
D
Siempre
H
H
D
Disminuciones
H
Ex. iniciales
Aumentos
CUENTAS DE INGRESOS
D
H
Siempre
Ejemplos
Ejemplo1: La cuenta de activo “MOBILIARIO” según la teoría del
cargo y el abono se carga por las existencias iniciales. Al principio del
año el valor de los muebles que teníamos en la empresa es de 30.000
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€. En ese caso la cargaríamos por esa cantidad. También se carga por
los aumentos de valor, es decir, si aumenta el valor del mobiliario por
haber comprado una estantería de 600 €, se carga dicha cantidad.
Por último, si vendemos una mesa valorada en 1200 € se abona dicha
cantidad porque al disminuir un activo las cantidades se abonan.
MOBILIARIO
D
H
30.000
1.200
600
30.600
29.400
1.200
Ejemplo 2: La cuenta de pasivo “PROVEEDORES” se abonará por las
existencias iniciales, es decir, por lo que debamos a los proveedores
al principio del año (12.000 €). Se abonará también por lo que
aumente de valor, en este caso por aumentar lo quedábamos a los
proveedores (normalmente por volver a comprar a crédito). Por
ejemplo, si compramos 1.800 € debemos abonar dicha cantidad. Ya
cargará cuando disminuya su valor, que en esta cuenta será cuando
paguemos a los proveedores. Por ejemplo, les pagamos 1.200 €
D
PROVEEDORES
1200
12.000
1.800
H
Ejemplo 3: Las cuentas de gasto generalmente se cargan siempre,
por lo tanto, cada vez que se produzca un gasto realizaremos un
cargo. Por ejemplo, si hay que pagar a los trabajadores 6.000 € por
su trabajo, cargaremos la cuenta “SUELDOS Y SALARIOS”.
SUELDOS Y SALARIOS
D
H
6.000
Ejemplo 4: Por el contrario, las cuentas de ingreso siempre las
abonaremos. Si, por ejemplo, ingresamos 1.200 euros por el alquiler
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de un local de la empresa abonaremos 1.200 € en la cuenta
“INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS”.
INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS
D
H
1.200
A continuación ofrecemos algunos ejemplos de cómo se registran los
hechos contables según el método de la partida doble:
Ejemplo1: Compramos género (mercaderías) por valor de 2 €. Las
anotaciones que deben realizarse son:
COMPRAS
D
CAJA
H
D
H
2
2
(Gastos)
(Activo)
Ejemplo 2: Adquirimos mercaderías por valor de 4 euros, pagando 1
euro en efectivo, aceptando una letra de cambio por 2 euros y
dejando el resto pendiente de pago:
Gastos
COMPRAS
4
CAJA
1
activo
EFECTOS A PAGAR
2
Activo
PROVEEDORES
3
Activo
Ejemplo 3: Vendemos mercaderías por 5 euros, cobrando 4 euros por
banco y quedando el resto pendiente de cobro.
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BANCO
4
VENTAS
5
Activo
Ingresos
CLIENTES
1
Activo
Ejemplo 4: Compramos maquinaria por importe de 7 € abonando un
talón de 6 euros y dejando el resto pendiente.
Activo
MAQUINARIA
7
BANCO
6
Activo
ACREEDOR
1
Pasivo
Ejemplo 5: Pagamos al personal por importe de 4 € mediante caja y
el banco nos carga en cuenta intereses por 0,25 €
GASTOS DE PERSONAL
4
CAJA
GASTOS FINANCIEROS
0,25
BANCO
4
Gastos
Gastos
Activo
0,25
Activo
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Unidad Didáctica 4: Planificación y normalización
contable.
Cualquier empresa necesita, para llevar su contabilidad, realizar
antes una planificación contable, que consiste en establecer una
serie de cuentas que va a utilizar, ordenadas en grupos y codificadas,
definiendo claramente el contenido de cada una y su funcionamiento.
Sin embargo, es necesario que la codificación contable de las
distintas empresas sea homogénea, ye que existen diferentes
agentes que deberán tener acceso a esa contabilidad:
- El Estado: Necesita interpretar la información contable de las
empresas para verificar su situación y sus resultados,
principalmente por motivos fiscales (impuesto sobre
beneficios).
- Los socios de la empresa: Necesitan comprender la información
de los libros contables, sobre todo aquellas empresas cuya
gestión recae en órganos de representación.
- Los acreedores: requieren saber cuál es la situación de la
empresa, sobre todo para poder establecer relaciones con ella.
Todas estas razones justifican la normalización contable, o dicho
de otra forma, la imposición por parte de un órgano superior, que
normalmente es el Estado, de unas normas básicas que creen un
lenguaje contable común para todas las empresas en un determinado
territorio.
Unidad Didáctica 5: Registros contables. Libros
contables.
o Registros contables:
Se puede efectuar de distintas maneras ya convenidas, pero la
técnica más extendida y habitual, es la descrita por Fray Luca Pacioli,
que a lo largo del tiempo se ha ido perfeccionando.
Mediante esta técnica, la empresa registra contablemente las
operaciones que día a día realiza en el libro Diario y, al mismo
tiempo, anota los movimientos - incrementos y disminuciones - que
experimentan los distintos elementos en el libro Mayor.
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
o Libros contables
En este apartado se estudian los soportes sobre los que se registran
las operaciones contables. Tradicionalmente estos soportes han sido
libros, pero en los últimos años se han sustituido por programas
informático. En cualquier caso la finalidad es la misma.
o Clasificación de los libros contables
Según su importancia, los libros contables se pueden clasificar en:
- Libros principales:
o Diario
o Mayor
o Libro de Inventario y Cuentas anuales.
- Libros auxiliares:
o Libro de Caja
o Libro de Efectos a pagar
o Libro de Efectos a cobrar
o Libro de Cuentas de Clientes
o Libro de Cuentas de proveedores, etc.
En este tema se analizan los libros contables principales, que se
llevan en todas las empresas. Los libros auxiliares son muy variados,
y cada empresa utiliza los que considera más convenientes. Estos
libros suelen seguir el método de la partida simple y llevan un control
individualizado de determinadas partidas (caja, bancos, clientes…).
También pueden clasificarse los Libros Contables según su
obligatoriedad:
- Libros obligatorios:
o Diario
o Libro de Inventario y Cuentas anuales.
- Libros voluntarios:
o Libro mayor
o Libros auxiliares
A continuación se detallan los libros contables más importantes.
LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
Es un libro obligatorio que contiene los siguientes documentos:
- Balances
- Inventarios
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Memoria
Las cuentas anuales son el Balance, la Cuenta de Pérdidas y
Ganancias y la Memoria. Por ello este libro se denomina “Inventarios
y Cuentas Anuales”.
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LOS BALANCES:
Es un esquema valorado de la composición del patrimonio de una
empresa ordenado en masas patrimoniales. Se pueden diferenciar
dos tipos de balances, el de Situación y el Comprobación, que se
caracterizan cada uno por lo siguiente:
- Balance de Situación:
o Se hace una vez al año, al final del ejercicio.
o En él no aparecen las cuentas de gestión (gastos e
ingresos), ya que previamente a su realización ya se han
saldado.
o Tiene un formato único y obligatorio impuesto por el Plan
General de Contabilidad. Sigue la ordenación de menor a
mayor disponibilidad en el activo y de menor a mayor
exigibilidad en el pasivo.
- Balance de Comprobación:
o Puede realizarse el número de veces que se desee para
analizar la composición del patrimonio y verificar si
coinciden los saldos con los saldos del Libro Mayor.
Legalmente es obligatorio realizar un Balance de
Comprobación cada tres meses o cada mes, dependiendo
del tamaño de la empresa.
o En él aparecen las cuentas de gestión y las cuentas
patrimoniales.
o No tiene un formato único ni obligatorio.
LOS INVENTARIOS
Un inventario es lo mismo que un balance pero mucho más detallado.
En un Balance se observan únicamente los nombres de las cuentas,
las sumas y los saldos. Sin embargo, en los inventarios se detallan
las unidades y las cantidades, y el valor total de cada elemento.
El inventario es el instrumento esencial para llevar correctamente la
contabilidad, para conocer inmediata y cuantitativamente la
composición del patrimonio empresarial. Los inventarios pueden ser
generales o parciales según comprendan todo el patrimonio o sólo
una parte.
No existe un modelo único de inventario, pero suele seguirse la
siguiente estructura:
- Encabezamiento: Contiene los datos siguientes:
o Número de orden
o Fecha
o Nombre y apellidos del comerciante o razón social.
o Domicilio
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
o La denominación “General” o “parcial”
- Cuerpo: Contiene las cuentas detalladas con unidades, precio
unitario, cantidades parciales y totales. Se dividen Activo y
Pasivo, al final figura el neto como una diferencia.
- Pie: En el se certifica el neto patrimonial y se firma por el
administrador, gerente o jefe de contabilidad.
LIBRO MAYOR
Es un libro en el que se destina un folio a cada cuenta, donde se
anotan todos los movimientos producidos en un determinado
elemento patrimonial con sus correspondientes cargos, abonos y
saldos.
Este libro, aunque ya no es obligatorio, es necesario para conocer en
cualquier momento la evolución y situación de un elemento
patrimonial, por lo que sigue siendo llevado por la mayoría de las
empresas.
Existen muchos formatos de libro mayor, pero el más común suele
ser así:
Fecha
1 Enero
2 Enero
Concepto
Efectivo según
apertura
Compra de
mercaderías
CAJA, EUROS
Nº
Asiento
DEBE
1
16
HABER SALDO
300
300
120
180
Etc.
El formato del Mayor para el estudio de la contabilidad se simplifica
de la siguiente forma:
CAJA, EUROS
300
120
LIBRO DIARIO
Es un libro principal y obligatorio, y se destina a registrar por orden
cronológico las operaciones que realiza la empresa (hechos
contables). Sigue el método de la partida doble, que supone que en
todo hecho contable intervienen al menos dos cuentas, una que se
carga y otra que se abona.
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
En el Libro Diario tradicional las cuentas que se cargan se escriben en
la parte izquierda y las cuentas que se abonan en la parte derecha. A
esto se le denomina “realizar un asiento en el Diario”. Los apuntes
que se realizan en el Diario se pasan automáticamente al Mayor.
Ejemplo:
Una empresa compra materias primas por 100 euros a crédito. En
esta operación intervienen dos elementos del patrimonio que se
modifican: uno de activo (materias primas) que aumenta su valor, y
otro de pasivo (deudas que tenemos con proveedores) que también
aumenta. Al aumentar una cuenta de activo se carga, y al hacerlo con
una de pasivo se abona.
Los asientos en el Mayor serían los siguientes:
MATERIAS PRIMAS
100
PROVEEDORES
100
En el Libro Diario el asiento correspondiente sería:
Fecha
100 Materias primas
Proveedores
a
Este es el método tradicional, también llamado Diario Americano.
Existe otro método que se ha impuesto últimamente por ser el más
utilizado en los programas informáticos, y que se denomina Diario
Italiano.
Ejemplo
Vamos a ver cómo se reflejan los anteriores hechos contables en el
Diario Italiano.
Nº
Fecha
Concepto o descripción
Cuenta
Debe Haber
Asiento
101
21-02Compras de materias
Materias
100
02
primas
Primas
101
21-02Compras de materias
Proveedores
100
02
primas
102
21-02Pago al proveedor
Proveedores
100
02
102
21-02Pago al proveedor
Proveedores
100
02
103
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
Como podemos observar, se utiliza una línea para cada cuenta que
intervenga, y en el concepto o descripción se realiza una explicación
breve del hecho contable.
Existen dos tipos de asientos:
- Asientos simples: Son aquellos en los que sólo intervienen dos
cuentas, una que se carga y otra que se abona.
- Asientos compuestos: Se cargan y abonan varias cuentas.
Estos asientos tienen una forma diferente en el Diario
Americano.
Según el Código de Comercio, en el diario se anotarán todas las
operaciones que realiza la empresa. Sin embargo, será válida la
anotación conjunta de de los totales de las operaciones siempre
que se cumplan los siguientes requisitos:
- Se correspondan a una misma fecha de emisión.
- Su importe conjunto, IVA incluido no supere los 2.253,80 €
- En el caso de las facturas recibidas, el importe de cada una IVA
incluido no supere los 450,76 €.
Unidad Didáctica 6: El Ciclo Contable.
Como bien sabemos, el objetivo de la Contabilidad es el de elaborar
información económica que, posteriormente habrá de ser comunicada
a una serie de usuarios, ya sean internos o externos, para ayudarles
en la toma de decisiones económicas.
La información ha de ser elaborada para luego ser comunicada. En
esta elaboración, una vez identificados y valorados los hechos
contables, de forma detallada, se siguen una serie de etapas, en
relación a la información destinada a los usuarios externos. Estas
etapas forman el “Ciclo contable”.
En el Ciclo Contable se pueden distinguir las siguientes fases:
1. Inventario inicial: es la relación del patrimonio de la empresa
a principios del ejercicio. A partir de los datos del inventario, se
pueden abrir las cuentas que representan dicho patrimonio.
2. Asiento de apertura: Consiste en cargar las cuentas de activo
por sus existencias iniciales y abonar las cuentas de pasivo por
sus existencias iniciales.
La forma que tomaría este asiento en el Libro Diario Americano
sería:
1
CUENTAS DE ACTIVO
a
a
a
a
CUENTAS DE PASIVO
2
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
El asiento de apertura es siempre el primero del ejercicio, el
número 1 y generalmente tiene como fecha el 1 de Enero.
3. Asiento de Gestión: Son todos los asientos que se realizan a
lo largo del año, tanto en el Diario como en el Mayor para
registrar los hechos contables que lleva a cabo la empresa
durante su gestión.
4. Balances de Comprobación: Al menos trimestralmente la
empresa debe confeccionar estos Balances de comprobación o
de sumas y saldos e incorporarlos al Libro de Inventarios y
Cuentas Anuales.
5. Proceso de Regularización: En principio el proceso de
regularización se realiza al final de un período contable, es
decir, una vez que el que se han contabilizado todas aquellas
operaciones que, de forma significativa han afectado o pueden
afectar de manera directa y concreta al patrimonio empresarial.
Este proceso tiene un doble objetivo:
o Determinar el resultado del período contable o ejercicio
económico.
o Reflejar a través del saldo de las correspondientes
cuentas la situación de los elementos patrimoniales,
obteniendo una visión ajustada del patrimonio
empresarial.
Para poder cumplir con estos dos objetivos el proceso de
regularización está compuesto por una serie de asientos en el
diario y el mayor que pueden diferenciarse en dos etapas
fundamentales:
PRIMERA ETAPA
Asientos necesarios para obtener una
visión ajustada de la situación
patrimonial de la empresa y para poder
determinar el resultado.
- Clasificación correcta
- Contabilización de operaciones no
formalizadas.
- Adecuación del saldo de todas las
cuentas en función del inventario
extracontable efectuado.
- Periodificación.
- Amortización.
- Provisiones.
Tras esta primera etapa ya se puede decir que:
o Los valores de las cuentas reflejan la verdadera situación
de los elementos patrimoniales correspondientes, es
decir, la verdadera situación de la empresa.
19
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
o Se han contabilizado todos los ingresos y los gastos del
período, y por tanto se puede pasar a determinar el
resultado general de la empresa.
Es necesario señalar que los asientos de esta etapa no han de
realizarse obligatoriamente por este orden, aunque antes de
determinar el resultado del ejercicio es necesario haber
conseguido los objetivos de las dos etapas.
SEGUNDA ETAPA
Asientos necesarios para determinar el
resultado.
- Determinación de los resultados
parciales si se desea.
-traslado de los distintos tipos de
resultado a las Cuentas de Pérdidas y
Ganancias.
- Contabilización del Impuesto de
Sociedades y asimilados.
Una vez conseguidos los objetivos de esta etapa se puede pasar
a determinar el resultado del ejercicio.
6. Formulación de Cuentas Anuales: Elaborar las tres cuentas
anuales, es decir, el Balance, la Cuenta de Pérdidas y
Ganancias y la Memoria. En el Balance de situación no aparecen
las cuentas de ingresos y gastos porque se han saldado con
anterioridad.
7. Asiento de cierre: En este asiento se pretende cerrar todas
las cuentas. Para ello se cargan todas las cuentas de pasivo y
se abonan todas las de activo.
XX
CUENTAS DE PASIVO a
a
a CUENTAS DE ACTIVO
XX
8. Trámites establecidos en la Legislación Mercantil: Se
estudiarán más adelante.
Por tanto, el ejercicio contable del año siguiente comenzará con un
inventario inicial que coincidirá con el final del año que se ha cerrado,
y con un asiento de apertura que será el inverso del asiento de cierre.
20
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
FASE
1. Inventario inicial
2. Asiento de apertura.
3.Asientos de gestión
4. balance de comprobación
5. Proceso de regularización
6. Cuentas Anuales
7. Asiento de cierre
LIBROS
Inventario y cuentas anuales
Diario y Mayor
Diario y Mayor
Inventario y cuentas anuales
Inventario y cuentas anuales
Inventario y cuentas anuales
Diario y Mayor
21
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
PROCESO CONTABLE GENERAL DE UN PERÍODO ECONÓMICO
SITUACIÓN
PATRIMONIAL
INICIAL
0
SITUACIÓN
PATRIMONIAL
FINAL
Balance Comprobación
Balance de Situación (i)
1
Balance de situación (f)
a
Asientos diario y
mayor
a. Apertura
b
b. Registro H.C.
1
Asientos diario y
mayor
Periodificiación
Amortización
Provisiones
Otros
Asientos diario y
mayor
a. Res.parciales
b. Pdas y gcias.
2
3
Asientos
diario y
mayor
Reparto
beneficios
Inventario final
extracontable
CIERRE
4
Regularización
HECHOS CONTABLES
DOCUMENTADOS
Facturas, recibos,
contratos…
Asientos
diario y
mayor
CUENTA GENERAL DE RDTOS
22
5
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
» IDEAS CLAVE
• Las cuentas son instrumentos contables de
representación y medida de un elemento patrimonial.
• Las cuentas pueden tener saldos deudores o
acreedores, dependiendo de si el D>H o D<H.
• Se puede dividir las cuentas entre cuentas de activo,
de pasivo y de gastos o ingresos.
• Las cuentas de Activo se cargan por los aumentos y se
abonan por las disminuciones.
• Las cuentas de Pasivo se cargan por las disminuciones
y se abonan por los aumentos.
• Las cuentas de gastos siempre se cargan y las de
ingresos siempre se abonan.
• El método de la partida doble se caracteriza porque
siempre intervienen al menos dos cuentas, una que se
abona y otra que se carga.
• Los libros contables obligatorios son el Diario y el de
Inventarios y Cuentas Anuales.
• El ciclo contable comprende todas las fases u
operaciones que se llevan a cabo a lo largo del
ejercicio contable.
• Un balance es un esquema valorado del patrimonio de
la empresa, clasificado en masas patrimoniales.
• Los balances pueden ser de comprobación o situación.
» AUTOEVALUACIÓN
1) Una cuenta es:
a) Una operación contable.
b) Un instrumento de información contable.
c) Un instrumento de valoración y representación de un elemento
patrimonial.
2) El debe de una cuenta es:
a) La parte donde se hacen los cargos.
b) La parte derecha de la cuenta.
c) La parte donde se hacen los abonos
3) Los hechos contables pueden clasificarse en:
a) Simples o mixtos
23
MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
b) Modificativos, permutativos o mixtos.
c) Modificativos o compuestos.
4) El método de la Partida Doble:
a) Nació en el S. XV
b) Nació en América.
c) Fue compuesto por Antonio Tárrega.
5) El método de la Partida Doble:
a) Se utiliza sólo en España.
b) Es aceptado en todo el mundo.
c) Es aceptado solo en Italia.
6) Las cuentas de Activo:
a) Se cargan por los aumentos.
b) Se cargan por las disminuciones.
c) Se cargan por el haber.
7) Los Libros Contables Principales son:
a) Mayor, Caja y Diario.
b) Inventarios, Cuentas Anuales y Diario.
c) Inventarios, Cuentas Anuales, Diario y mayor.
8) Las cuentas de gasto:
a) Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos.
b) Siempre se cargan.
c) Siempre se cargan excepto una vez al final del período
contable.
9) El ciclo contable:
a) Incluye varias fases, entre ellas la regularización contable.
b) Refleja el ciclo de vida del producto.
c) Su duración depende de la política de stocks de la empresa.
10) El proceso de regularización:
a) Contiene una fase en la que se realiza el asiento de cierre.
b) Comienza con la elaboración del inventario inicial.
c) Contiene una fase de aplicación de resultados.
» SUPUESTO PRÁCTICO
Una empresa dedicada a la fabricación de muebles presenta a finales
del año 02 el siguiente balance de situación:
ACTIVO
PASIVO
Inmovilizado material
Capital
72.000
Reservas
18.000
Construcciones
60.000
Mobiliario
30.000
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MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD
Elementos transporte
18.000
Inmovilizado inmaterial
Exigible a L/P
Deudas a L/P
30.000
Activo Circulante
Existencias
12.000
Clientes
6.000
Caja
Exigible a c/p
Acreedores por prest. serv.
6.000
Proveedores
12.000
Banco c/c
12.000
Durante el mes de Enero se realizan los siguientes hechos contables:
1) Ingresa en la caja de la empresa un cheque por cuenta bancaria,
por valor de 3.000 €
2) Compra madera al proveedor por importe de 600 € pagando a
través de talón bancario.
3) Un cliente paga en efectivo 3.000 €
4) La empresa vende al mismo cliente muebles de cocina por valor de
1.200 €, pagando el cliente la mitad en efectivo y dejando el resto
pendiente.
Durante el mes de febrero se realizan las siguientes operaciones:
1) Compra un ordenador a crédito, por valor de 1.200 €
2) Vende a un cliente muebles por valor de 3.000 €, emitiendo el
cliente pagarés para su cobro.
3) Paga al proveedor una deuda pendiente de 300 €
4) Paga las nóminas de sus empleados por valor de 600 € por
transferencia bancaria.
Realizar los siguientes cálculos:
1) Asiento de apertura.
2) Llevar la gestión contable de los meses de enero y febrero a
través del libro diario y el libro mayor.
3) Balance de sumas y saldos a 31-01-02.
4) Asiento de determinación de resultados.
5) Balance de situación final.
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