informe pormenorizado del estado actual del sistema de control

CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno, o quien
haga sus veces:
Período evaluado:
Noviembre 13 de 2013 a
Marzo 11 de 2014
LUIS RAMON MONTERO FERNANDEZ
Fecha de elaboración:
Marzo 10 de 2014
Subsistema de Control Estratégico
Avances
La Contraloría de Cundinamarca tiene debidamente documentado y soportado con actos y
herramientas administrativas su proceso de Direccionamiento y Planeación estratégica.
Con la periodicidad que la dinámica organizacional requiere se elaboran los Planes y
programas de acción. En particular durante los meses de enero y febrero de 2014, se
formularon los Planes y Programas de Acción de la actual vigencia, base fundamental para
el desarrollo de la gestión.
Para potenciar el desarrollo del talento humano, la escuela de capacitación en cumplimiento
de su Plan Anual de Capacitación desarrolló durante la vigencia 2013, setenta y tres (73)
cursos de capacitación en diversos temas principalmente relacionados con el quehacer
institucional.
En la Contraloría de Cundinamarca viene funcionando el Comité de incentivos y el cinco (5)
de diciembre de 2013 se hizo la elección del mejor funcionario de cada nivel administrativo de
la planta de personal, así mismo la elección del mejor funcionario de carrera administrativa y
entre ellos el mejor funcionario de la entidad.
El Mapa de riesgos de la entidad fue objeto de seguimiento a través de las auditorías internas,
realizadas durante la vigencia y sobre el mismo se produjo un informe el cual fue entregado y
socializado en su oportunidad al comité de Coordinación de Control Interno y al señor
Contralor. La entidad reformulo el mapa de riesgos de corrupción de la vigencia 2014 y la
oficina de control interno realizó la verificación correspondiente
Dificultades
En términos generales no se presentan mayores dificultades, sin embargo es importante
señalar que en materia de acuerdos y protocolos éticos es necesario reforzar y afianzar el
tema de manera permanente fundamentalmente en el personal nuevo de la Institución.
Durante la vigencia 2013 se presentó una considerable rotación de personal, la cual impacta
el desarrollo de la Gestión. Como es natural, el personal que se va incorporando a la entidad
desconoce sus procedimientos y su Sistema de Gestión de calidad. El tiempo que le toma
conocer y familiarizarse con los procedimientos que ejecuta, le resta celeridad y calidad a la
gestión. De igual manera el trabajo y esfuerzo desarrollado con el personal que se separa de
la institución, como es el caso de la capacitación impartida para formar nuevos auditores
internos, resulta inocua
Subsistema de Control de Gestión
Avances
La Contraloría de Cundinamarca tiene implementado el manual de operación y caracterizados
y definidos todos sus procedimientos. Periódicamente y de acuerdo a las circunstancias y a
la dinámica propia de la organización y de su entorno realiza los ajustes pertinentes a los
procedimientos establecidos. En la medida en que la expedición de normas exige el
cumplimiento de nuevas obligaciones al ente de control, se va actualizando el manual de
procedimientos, incorporando procedimientos relacionados con las nuevas obligaciones y
compromisos.
La oficina de Control Interno cumpliendo con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de
julio 12 de 2011, realizó el seguimiento y control a la Atención Ciudadana realizada durante el
segundo semestre de 2013. Se pudo verificar el cumplimiento de las normas vigentes que
regulan la materia y la oportunidad y calidad de la atención prestada al ciudadano durante el
periodo en referencia. Durante el segundo semestre de la vigencia 2013 se radicaron
doscientas treinta y un (231) PQDR, las cuales fueron posteriormente distribuidas, de
acuerdo a la competencia de cada dependencia para atenderlas. De las PQDR radicadas
durante el segundo semestre de 2013 fueron atendidas ochenta (80), las cuales representan
un 34,63%. Este porcentaje, obedece de una parte a que los esfuerzos de atención, se
concentran en la solución y evacuación de las PQDR represadas de años anteriores y de otra
parte porque las PQDR con frecuencia requieren para su atención un proceso de auditoría.
En el segundo semestre de 2013 se solucionaron, ciento ochenta y un (181) PQDR. Al
relacionar esta cifra, con la cifra de las PQDR radicadas en ese periodo que fueron (231), se
observa que representa el 78%. La oficina de Control interno recomienda fijar una política de
atención de PQDR que como mínimo atienda, semestralmente, un número no inferior a la
cantidad de PQDR que se radiquen semestralmente para evitar de esta manera el
represamiento.
Dificultades
Aun cuando la entidad cuenta con un manual de procedimientos actualizado se observa que
debido a la rotación del recurso humano el desconocimiento de los procedimientos por parte
del personal nuevo impacta negativamente la calidad y el desarrollo de la gestión. .
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
De la evaluación realizada a través de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión,
para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad
NTCGP1000 2009 y la aplicación y desarrollo del Sistema de Control Interno, se determinó el
grado de conformidad entre la formulación de los planes de acción y su ejecución, así como
la eficiencia y eficacia de la gestión, lo que permitió identificar las fortalezas y debilidades del
sistema en cada uno de los procesos auditados.
La evaluación del Sistema Integrado de Gestión, se efectuó por medio de dieciséis (16)
auditorías internas integradas y los resultados de las auditorias detectaron cincuenta y un (51)
oportunidades de mejora: Ocho (8) No Conformidades y cuarenta y tres (43) Observaciones.
De estas oportunidades de mejora el 41% se concentran en los tres (3) procesos misionales,
mientras que el 45% corresponde a los seis (6) procesos de apoyo y el 14% a los procesos de
Direccionamiento Estratégico, Comunicación Pública y Control Seguimiento y Evaluación.
Dentro de los procesos misionales a su vez al proceso de Control Micro le corresponde el
62% de las Objeciones, mientras que en los procesos de apoyo al proceso de Participación
Comunitaria le corresponde el 35%, lo mismo que al proceso de Administración de Recursos
Físicos y Financieros.
Como resultado de las auditorías internas realizadas, se formularon quince (15) Planes de
Mejoramiento por Proceso a la fecha; de ocho (8) No Conformidades identificadas en las
auditorías internas se han cerrado tres (3), mientras que de cuarenta y tres (43)
oportunidades de mejora, diecisiete (17) están cerradas. El avance de los Planes de
Mejoramiento por Proceso ha sido importante, destacándose que los procesos de Control
Macro, Administración de Recursos Informáticos y Control Seguimiento y Evaluación a la
fecha han ejecutado totalmente sus planes de mejoramiento.
El Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Auditoria General de la República,
correspondiente a la vigencia 2011, presenta un avance del 86% y continúan abiertos cinco
(5) hallazgos que corresponden al proceso de Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal
y Jurisdicción Coactiva.
De los seguimientos efectuados se pudo verificar que de los treinta y seis (36) hallazgos
detectados, treinta y uno (31) cumplieron con las acciones correctivas, lo que permitió
efectuar el cierre correspondiente.
Dificultades
En relación con el Plan de Mejoramiento Institucional, no obstante haberse cerrado el grueso
de los hallazgos preocupa que las acciones correctivas que se han venido adoptando en el
proceso de Indagación Preliminar, responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva no han
resultado contundentes, sobre este particular la oficina de control interno ha recomendado
revisar el tema y mitigar el riesgo de la prescripción, la caducidad y la inactividad procesal.
Estado general del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno se encuentra debidamente implementado y desarrollado
soportándose en la normatividad que lo regula; en la Contraloría de Cundinamarca
permanentemente se realiza su difusión a través de la emisión de campañas de autocontrol.
Durante la vigencia 2013 fueron emitidas y dadas a conocer en la página intranet de la
entidad 36 campañas.
Los procesos de Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo y de Evaluación, aplican
y observan todos los componentes y elementos del Modelo Estándar de Control interno y se
encuentran debidamente articulados y en armonía con el Sistema de Gestión de la Calidad,
lo que permite afirmar que la Contraloría de Cundinamarca ha apropiado en su integralidad
los sistemas de gestión administrativa.
A la fecha todos los procedimientos de la institución se encuentran documentados,
actualizados, y difundidos ampliamente en la página intranet de la institución. El Sistema de
Control Interno se encuentra articulado con el Sistema de Gestión de Calidad y la entidad
cuenta con la Certificación de Calidad, la cual ha sido renovada recientemente, por la firma
Certificadora Cotecna
Recomendaciones
Se debe continuar trabajando en la difusión del código de ética, especialmente en el personal
que se va incorporando a la institución.
Enfatizar en la necesidad de que cada dueño de proceso realice un seguimiento más estrecho
a los Planes de Mejoramiento Institucional y por proceso reconociendo que su cumplimiento
redunda en el fortalecimiento de la gestión institucional.
Se insiste en definir una batería de indicadores que permita evaluar de manera integral la
gestión pública en la Contraloría de Cundinamarca.
Continuar trabajando conjuntamente con la oficina de planeación para fortalecer cada día
más el sistema integrado de gestión.
Persistir en la dinámica de los planes de mejoramiento destacando que su cumplimiento
redunda en el fortalecimiento institucional.
Promover, en todos los servidores públicos de la entidad la firme convicción de que nuestros
usuarios son la razón de ser de la misión institucional y que la gestión de los procesos debe
estar encaminada al logro de los resultados en términos de eficiencia y eficacia.
Continuar con la capacitación del personal de la entidad, en el tema de auditorías internas, de
tal manera que se logre con el tiempo, que todos los funcionarios de la contraloría estén
capacitados en gestión de la calidad.
Original Firmado
_______________________
Firma
LUIS RAMON MONTERO FERNANDEZ
Jefe oficina de Control Interno