EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CAMU INFORME DE CONTROL INTERNO

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CAMU
MUNICIPIO DE BUENAVISTA CORDOBA
NIT. 812004010-8
INFORME DE CONTROL INTERNO
PERIODO: Enero 2 - Abril 30/2013
GENERALES
PROCESOS :
NOMBRE Y CARGO DEL
REPRESENTANTE LEGAL:
FECHA DEL INFORME:
RESPONSABLE DEL
INFORME:
Áreas asistenciales y administrativas.
Lina Marcela Oyola Álvarez
30 de Abril 2013
Sara Altamar Arias
1. OBJETIVO DEL INFORME:
El presente informe de Control Interno busca cumplir con la ley 1474 de 2011,
artículo 9. REPORTES DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO, donde
señala que la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en
la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control
interno de dicha entidad.
2. ALCANCE: Periodo del 01 Enero a 30 de Abril de 2013.
3. METODOLOGIA
ANÁLISIS O RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO:
Elaboración del Plan de Auditoria: se realizó la elaboración del Plan de Auditoria
vigencia 2013, con procesos importantes como Gestión de Facturación, Gestión
Financiera y contable, Gestión de Talento Humano, Gestión de Contratación,
Gestión de presupuesto y tesorería, gestión de archivos, gestión de información al
usuario, Información y Tecnología y Gestión Estratégica, Gestión de calidad.
Elaboración del Plan de capacitaciones, concertado en cada área para definir
las necesidades de capacitación.
Elaboración del Mapa de riesgo Institucional, elaborado teniendo en cuentas
las diferentes auditorias practicadas durante la vigencia 2012.
Elaboración del Plan anticorrupcion y estrategia antitramites.
PRESENTACIÓN DE INFORMES:
Rendición de Informe de Control Interno al DAFP: El 26 de Febrero de 2013,
se reportó electrónicamente la Encuesta de Autoevaluación, Evaluación
Independiente, así como el informe ejecutivo anual de Control Interno Vigencia
2012, dicha información fue gestionada presentada en las fechas establecidas a
través del aplicativo MECI de acuerdo a la circular No. 100-001 de 2011.
Obteniendo un porcentaje del 55.78%.
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Informe de Control Interno Contable 2011 ante la Contaduría General de la
Nación: se presentó la encuesta de control interno contable obteniendo una
calificación de 3.4% ya que se tiene debilidades.
Evaluación de Gestión por Dependencia Vigencia Enero 1 a Abril 30 de
2013: se hizo revisión de los planes operativos 2013, los cuales no se han
diseñado, se han realizado planes con metas establecidas con indicadores de
evaluación pero sin seguimiento por parte de los administradores Se evidencia
deficiencia en el cumplimiento del proceso de planes de mejora.
Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
Se lograron identificar oportunidades de mejora para fortalecer este
Subsistema y el Impacto del elemento “Acuerdos, Compromisos y Protocolos
Éticos” y con ello mejorar los procesos. y evitar las investigaciones
disciplinarias en la vigencia.
Se actualizó la plataforma estratégica de la E.S.E. y en el plan de
capacitaciones se comenzó a capacitar al personal en el tema.
Desarrollo del Talento Humano
Seguimientos a políticas de talento humano, evaluación de cargos, inducción re inducción, planes de mejoramiento individual:
En capacitaciones: Se comenzó a capacitar al personal quedando en el Plan
de capacitaciones el compromiso con el Talento Humano.
1- Manual de funciones y competencias
2- Plan de capacitación y formación
3- Plan de incentivos
4- Evaluación del desempeño
Debido a los constantes cambios, alta rotación del personal durante el año
2012, no ha sido posible actualizar y socializar los procesos en esta área ya
que se encuentra desactualizados desde el año 2008,
En la gestión del talento humano que debe partir del proceso de planeación de
recursos humanos, a través del cual se identifican y cubren las necesidades
cualitativas y cuantitativas de personal; se debe organiza (y en lo posible
sistematizar) la información en la materia; y se definen las acciones a realizar
para el desarrollo de los tres procesos que configuran dicha gestión
Proceso de Atención al Usuario: Se encontró en auditoría realizada que la
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institución cuenta con el proceso de quejas y reclamos, con área de recepción de
quejas adecuada, estas quejas se reciben por medio escrito y verbal, se cuenta
con un formato establecido para quejas, los cuales se evalúan y responden en el
tiempo adecuado, existe la cartelera de información a los usuarios en el área de
Consulta Externa, se realiza periódicamente encuestas de satisfacción del usuario,
se cuenta con un funcionario que se encarga de brindar información a los usuarios.
El S.I.A.U de la .E.S.E. no cuenta con plan anual de S.i.a.u, resolución de
aprobación del proceso, Planes de mejoramiento, planes de seguimiento a las
respuestas de quejas, planes de capacitación permanente, no se han definido
indicadores de calidad de la información que reciben los usuarios de la E.S.E.
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNOS.
Se revisaron los compromisos adquiridos en los diferentes planes de mejoramiento
resultante de las auditorías internas a los diferentes procesos, encontrándose más
compromiso por parte de la administración, mejorando muchos de los procesos
auditados en la vigencia 2012.
Es importante resaltar el trabajo que se debe hacer con el fin de que se dé
cumplimiento a los planes de mejoramiento.
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE ENTES DE
CONTROL.
Seguimiento a los planes de mejoramiento de la Secretaria de Salud,
encontrándose un avance de un 80% en las mejoras propuestas.
Seguimiento al plan de mejora de la Contraloría Departamental de Córdoba
vigencia 2011, encontrando un avance significativo.
SEGUIMENTOS AL PAMEC.
Se comenzó a trabajar sobre la implementación del PAMEC, logrando reactivar los
diferentes comités , Desarrollando actividades tendientes a mejorar los procesos
de calidad y mejora continua.
ADMINISTRACION DEL RIESGO
En administración riesgo se realizaron los mapas de riesgos siguiendo el
modelo de operación por procesos, según metodología del DAFP, se definirán
los controles a los riesgos, indicadores y las acciones de mejoramiento, para
adelantar seguimiento al desarrollo de las acciones de mejoramiento.
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Se realizó un cronograma para aplicar la lista de verificación por procesos con
enfoque de eficiencia y eficacia
Para llegar a conocer los riesgos administrativos se realizaron auditorias
administrativas a las siguientes Procesos:
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Auditoria a Presupuesto:
Auditoria a Legalidad de contratos
Auditoria a Hojas de vida personal de Planta
Auditoria a Comprobantes de Egreso (Ver Informe)
Auditoria a Archivos
Auditoria a facturación (Ver informe)
Auditoria al Siau.
Auditoria al Proceso de Gestión documental en gerencia (Ver Informe)
Seguimiento a la rendición de informes.
Se realizó un informe Preliminar de Auditoria para determinar los mapas
de riesgo, y en base a ello se procedió a hacer los mapas de riesgos de
la E.S.E.
4- PLANES Y PROGRAMAS La planeación institucional se realizó a través del
Plan de Gestión y plan de acción administrativo, a los cuales se les comenzó a
hacer seguimiento a la gestión. Se está trabajando en los procesos vigentes del
POA (Planes operativos anuales). De manera que se puedan planificar y
realizar el seguimiento a la gestión
INFORMACION Y COMUNICACIÓN: La necesidad de tener la pagina WEB
Institucional de la entidad como herramienta de comunicación En el elemento
información se debe destacar Como una estrategia para facilitar el
entendimiento del MECI y reforzar la publicación de actividades que se realizan
en la institución referente al modelo
Las acciones de mejoramiento que se beben ejecutar y su verificación por parte
del comité de calidad y De control interno.
Se aplico auditoria a los procesos de comunicación con el objeto de conocer la
frecuencia y uso de las herramientas de comunicación, pagina Web
institucional, boletín MECI, manuales, carteleras, consultas del manual de
procesos y procedimientos, entre otros, se deben plantear acciones de mejora
conforme a los resultados con la Gerencia, los resultados de la encuesta
fueron: Los sistemas de información no satisfacen las necesidades de la
totalidad de las dependencias. Las Tablas de Retención Documental (TRD), no
fueron desarrolladas en la institución.
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Se trabajo en la documentación y adopción de un proceso para la elaboración
los planes de mejoramiento como herramienta para el desarrollo de los
sistemas de gestión. Informes periódicos sobre los avances de las actividades
De Control Interno, expuestas en comités de control interno.
Se Comenzó a trabajar en una cultura de autocontrol, que permita medir la
gestión de cada proceso.
Se han formulado planes de mejoramiento por proceso suscritos con miras a
dar cumplimiento a los estándares establecidos del SISTEMA OBLIGATORIO
DE GARANTIA DE LA CALIDAD.
Frente al componente de evaluación independiente se debe destacar que es
necesario el respaldo de la Gerencia, Dirección y los lideres de procesos lo que
nos permitirá generar confianza y responsabilidad en el desarrollo del MECI
5. RECOMENDACIONES:
Seguimiento a los Planes de Mejora.
Elaborar planes operativos por procesos. y Las metas establecidas en los
Planes
eguimiento a los riesgos existentes en los diferentes procesos
La entrega oportuna de los planes operativos, los primeros diez días de cada
trimestre.
grupal, para identificar las fallas a tiempo y ser proactivos en los proceso. .
capacitación y re inducción en el manejo y custodia de la historia
clínica y archivo general.
Se recomienda seguimiento al área contable y a los informes presentados a los
entes de control.
de activos.
recomienda que se evalúen los procesos y funciones por áreas para definir
su actualización.
recomienda verificar la plataforma estratégica y organigrama para definir
líneas de mando y responsabilidad en los procesos.
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Por otro lado es importante la reunión con los dueños de los procesos para
Socializar los mapas de riesgo y como disminuir los mismos.
Así mismo se recomienda iniciar el ciclo de capacitación a la persona tomando los
Miércoles de 4 a 6 pm.
Para lograr los resultados esperados, que es el mejoramiento continuo,
requiere la disposición del gerente y miembros del comité.
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SARA ALTAMAR ARIAS
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
se