documento sobre análisis y desarrollo de sistemas

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS
CONTENIDO
1. Introducción
2. Objetivos.
3. Teoría de sistemas.
4. La teoría de sistemas y su relación con la administración.
5. Tipos de sistemas.
6. Parámetros de los sistemas.
7. Entradas, salidas y transformación.
8. Subsistemas y Suprasistemas.
9. Modelos de organizaciones.
10. La organización en relación con su medio ambiente.
11. Las organizaciones como sistemas abiertos.
12. Comunicación dentro de los sistemas.
13. La teoría de sistemas y el administrador.
14. Confrontación entre teorías de sistemas abiertos y de sistemas cerrado.
15. Características básicas del análisis sistemático.
16. Proceso administrativo de transformación.
17. Revitalización del sistema.
18. El control como sistema de retroalimentación.
19. Sistemas con control anticipante contra sistemas de Retroalimentación
20. Los sistemas de administración.
21. Administración por objetivos.
22. La implantación de un sistema de administración por Objetivos.
23. CONCLUSIONES
24. BIBLIOGRAFÍA
25. AUTOEVALUACIÓN
INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene por objetivo destacar las relaciones existentes entre los
diversos elementos de las organizaciones, a fin de hacer consciente el estudioso
que las organizaciones constituyen unidades integrales, dentro de las cuales
cualquier cambio afecta a la estructura misma y a su medio, en conjunto.
Para poder adentrarnos en el tema debemos definir ¿Qué es un sistema? Hay
muchas definiciones para esto recopile de varios autores sus puntos de vista y
llegue a la siguiente: grupo o conjunto de diversos elementos, mismos que se
encuentran interrelacionados, que se afectan mutuamente para formar una
unidad compleja; todo compuesto por partes en una disposición ordenada de
acuerdo a algún plan o programa. El punto clave está constituido por las
relaciones entre los diversos elementos del mismo. Puede existir un conjunto de
objetos; pero si estos no están relacionados, entonces no constituyen un
sistema. Todo sistema debe tener límites que lo separen de su ambiente.
OBJETIVOS
 En este trabajo definiré el concepto de sistema, sus tipos, clasificación y la
relación de este con la organización.
 También apreciaremos la Teoría General de Sistemas y su relación con la
administración.
 Más adelante podremos observar la importancia de la comunicación dentro
de los sistemas, así como un ejemplo de sistema administrativo,
administración por objetivos.
TEORÍA DE SISTEMAS
Para poder hablar de un análisis y diseño de sistemas debemos hablar de la
Teoría de Sistemas, la cual nos habla de la integración de diversas ciencias la
cual se orienta al rumbo de los sistemas. Esta Teoría se fundamenta en:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Esto quiere decir que no hay
ningún sistema que no dependa de otro, como por ejemplo, las células.
2. Los sistemas son abiertos. Más adelante en una clasificación
observaremos que existen sistemas abiertos y cerrados, esto es hasta cierto
grado ficticio ya que los sistemas por lo mismo que apreciamos en el punto 1
deben ser abiertos para tener una relación con otros sistemas, más adelante
explicaré esto con más detalle.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Esto quiere decir
que los miembros del sistema funcionan en base a como esta estructurado el
sistema.
LA TEORÍA DE SISTEMAS Y SU RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN
La administración a través de los años a tenido una evolución, por este motivo la
necesidad de síntesis y de una mayor integración de las teorías que la
precedieron constituyeron un sistema para una correcta administración, por
supuesto que también la necesidad de integrar la tecnología y la cibernética a
esta ciencia.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella,
con esto se permite una visión más clara de un conjunto de elementos
complejos.
CARACTERÍSTICA DE LOS SISTEMAS
Cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado un sistema,
desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el
foco de atención. Es difícil decir donde empieza y donde termina determinado
sistema. Los límites entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
De la definición de Bertalanffy, según la cual el sistema es un conjunto de
unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de
propósito y el de globalismo. Esos dos conceptos reflejan dos características
básicas de un sistema. Las demás características dadas a continuación se
derivan de estos dos conceptos:
1. Propósito: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Las unidades o
elementos, como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
2. Globalismo: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una
acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha
probabilidad producirá cambios en las otras unidades.
3. Entropía: esto es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la
desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de
la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta los sistemas se
descomponen en estados más simples.
4. Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto
quiere decir la tendencia de los sistemas a adaptarse con el fin de alcanzar el
equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.
LÍMITES DE LOS SISTEMAS
No siempre son objetos físicos o entidades corpóreas; dependerá de nuestros
propósitos establecer los límites; en otras palabras, de nuestra definición
dependerá la amplitud que tenga el mismo, en ocasiones los límites son mismos
elementos que nosotros incorporamos dentro del sistema.
TIPOS DE SISTEMAS
Dentro de los sistemas existe una gran variedad, únicamente voy a mencionar
los de más interés para nosotros.
SISTEMAS FÍSICOS Y SISTEMAS ABSTRACTOS
Los sistemas físicos son los que están compuestos por equipos, por maquinaria
y por objetos. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño.
Los sistemas abstractos son los que están compuestos por conceptos, planes e
ideas. En estos los símbolos representan atributos y objetos, que solo existen en
el pensamiento.
SISTEMAS DETERMINÍSTICOS Y SISTEMAS PROBABILÍSTICOS
Los sistemas determinísticos son aquellos cuyo funcionamiento puede
predecirse con toda certeza, mientras que en los sistemas probabilísticos existe
incertidumbre al respecto. Las organizaciones son sistemas probabilísticos,
aunque existen vertiginosas fuerzas internas que tiendan a convertirlos en
determinísticos, igualmente se encuentran en su medio circundante
probabilístico, la incertidumbre permea todas las actividades de la organización.
SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS
Los sistemas cerrados son los que no presentan intercambio con el medio
ambiente que lo rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.
Esto ya lo definimos anteriormente los sistemas cerrados son prácticamente una
utopía, todo sistema debe tener interrelación con el exterior.
Los sistemas abiertos son los que presentan relaciones de intercambio con el
ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian
materia y energía regularmente con el medio ambiente.
En la gráfica abajo presentada podemos apreciar como necesariamente en un
sistema abierto debe haber un estimulo, una retroalimentación y como
consecuencia esto nos trae una reacción.
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
El sistema es un proceso en marcha, por este motivo se caracteriza por
determinados parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que
caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción de un sistema
específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son los siguientes:
a) Entrada. Es la fuerza de arranque o de partida del sistema.
b) Procesamiento. Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de
conversión de las entradas en salidas.
c) Salida. Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del
sistema.
d) Retroalimentación. Es la función del sistema que tiende a comparar la salida
con un criterio o un estándar previamente establecido.
e) Ambiente. Es el medio que envuelve externamente el sistema.
ENTRADAS, SALIDAS Y TRANSFORMACIÓN
Los sistemas se comunican con su medio circundante, así como con los
diversos elementos que integran el propio sistema; los estímulos que reciben
son transformados y analizados y dan origen a las respuestas. No todos los
estímulos son aprovechados por el sistema, por diversas razones, dando así
lugar a desperdicios. La productividad de una organización puede definirse como
la proporción entre los estímulos que puso en juego para lograr ciertos objetivos
y los resultados que obtuvo.
En la gráfica que a continuación se presenta observamos la interacción de
diversos factores con el sistema y su transformación.
SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS
En una organización existen departamentos cada uno puede considerarse como
un subsistema. En cada departamento, existen secciones, podrían considerarse
como un subsistema. El país puede conceptuarse como un suprasistema mayor
aún el mundo y este, como un subsistema de un suprasistema: el universo. El
análisis que desee realizarse, deberá basarse en una definición de los límites del
sistema.
Existen relaciones entre los diversos elementos del sistema, pueden existir tales
nexos entre el sistema y el suprasistema se dice, que el sistema es abierto. El
sistema recibe ciertas influencias del suprasistema y puede influir también sobre
él; sin embargo en los sistemas cerrados no existe intercambio alguno entre el
sistema y el suprasistema.
Cada sistema tiene un código que especifica los tipos de influjo que puede
aceptar. Tal código viene a servir como una barrera que impide el paso de todo
tipo de entradas, ya que solo admite aquellas que cubren ciertas características.
Las organizaciones constituyen, evidentemente, sistemas parcialmente abiertos,
en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellas y su medio.
MODELOS DE ORGANIZACIONES
1. La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante
interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e
informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que
son exportados al medio ambiente.
2. La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o
funciones múltiples, que envuelven interacciones múltiples con el medio
ambiente.
3. La organización debe ser visualizada como constituida de muchos
subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros. Se debe analizar
el comportamiento de tales subsistemas en lugar de analizar simplemente los
fenómenos organizacionales en función de comportamiento individuales.
4. Toda vez que los subsistemas son mutuamente dependientes, los cambios
ocurridos en uno de ellos probablemente afectarán el comportamiento de otro o
de los otros.
5. La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros
sistemas. El funcionamiento de determinada organización no puede ser
comprendido sin consideración explícita de las demandas y limitaciones
impuestas por el medio ambiente.
6. Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen
difícil la clara explicación de las fronteras de cualquier organización.
A continuación se analizarán dos modelos de organización, a saber:
- - Modelo de Katz y Kahn.
- - Modelo sociotécnico de Tavistock.
La organización como un sistema abierto
1. Importación (entradas): la organización recibe insumos del ambiente y
necesita de provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de
personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es
autosuficiente o antocontenida.
2. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la
energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en
productos acabados, mano de obra entrenada, servicios, etc. esas actividades
conllevan alguna reorganización de las entradas.
3. Explotación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia
el medio ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: “el funcionamiento de
cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación –transformación exportación. De estos tres procesos sistemáticos básicos, la importación y la
exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de
su ambiente inmediato; la transformación (procesamiento) es un proceso
contenido dentro de propio sistema”.
5. Entropía negativa: la entropía negativa es un proceso por el cual todas las
formas organizadas tienden a la extinción, a la desorganización, ala
desintegración, y al final a la muerte. Para sobrevivir, los sistemas abiertos
necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de
energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A ese
proceso reactivo de obtención de reservas de energía se da el nombre de
entropía negativa o negentropía.
6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de
codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo
energía, que son transformados o alterados por el trabajo hecho. Sin embargo,
reciben también entradas de carácter informativo, que proporcionan señales a la
estructura sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento en relación con
él.
El tipo más simple de entrada de información es la retroalimentación negativa
(negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea
correcta. Las partes del sistema envían de regreso información sobre los efectos
de su operación a algún mecanismo central o subsistema, el cual actúa sobre tal
información y mantiene el sistema en la dirección correcta. Cuando la
retroalimentación negativa es interrumpida, el estado forme del sistema
desaparece, mientras que su frontera se desvanece, pues tal dispositivo permite
que el sistema se mantenga en la dirección correcta sin absorber energía en
exceso o gastarla demasiado. Por otro lado, el proceso de codificación permite
al sistema reaccionar selectivamente sólo en relación con las señales de
información para las cuales esté sintonizado. La codificación es un sistema de
selección de entradas a través del cual los materiales son rechazados o
aceptados e introducidos a su estructura. La confusión del ambiente es
simplificada en algunas categorías significativas y simplificadas para el sistema.
7. Estado firme y homeostasis dinámica: este sistema abierto busca mantener
una cierta constancia en el intercambio de energía importada y exportada del
ambiente, asegurando su carácter organizacional y evitando el proceso
entrópico. Así, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme: existe
un influjo continuo de energía del ambiente exterior y una exportación continua
de los productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambios de
energía y las relaciones entre las partes continúan siendo los mismos. El estado
firme es observado claramente en el proceso homeostático que regula la
temperatura del cuerpo: las condiciones externas de temperatura y humedad
pueden variar, pero la temperatura del cuerpo permanece igual. Sin embargo, a
pesar de que la tendencia más simple del estado firme sea la homeostasis, su
principio básico es la preservación del carácter del sistema: el equilibrio cuasiestacionario propuesto por Lewin. Según este concepto los sistemas reaccionan
al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas
entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. Los altos y bajos de
ese ajuste continuo no siempre traen al sistema de regreso a su nivel primitivo.
Así, los sistemas vivos presentan un crecimiento o expansión, en el cual
maximizan su carácter básico, importando más energía de la que necesitan para
su salida con el fin de garantizar su supervivencia y obtener algún margen de
seguridad más allá del nivel inmediato de existencia.
8. Diferenciación: la organización como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciación, esto es, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le
trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. Los estándares
difusos y globales son sustituidos por funciones más especializadas,
jerarquizadas y altamente diferenciadas. La diferenciación es una tendencia
hacia la elaboración de una estructura.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos son caracterizados por el principio de
equifinalidad: un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. A medida que
los sistemas abiertos desarrollan mecanismos reguladores (homeostasis) para
regular sus operaciones, la cantidad de equifinalidad puede ser reducida. Sin
embargo, la equifinalidad permanece: existe más de un modo para que el
sistema produzca un determinado resultado, o sea, existe más de un método
para conseguir un objetivo. El estado estable el sistema puede ser alcanzado a
partir de condiciones iniciales diferentes y a través de medios diferentes.
10. Límites y fronteras: siendo un sistema abierto, la organización presenta
límites o fronteras, esto es, barreras entre el sistema y el ambiente. Los límites o
fronteras definen el campo de acción del sistema, como también su grado de
apertura (receptividad de insumos) en relación con el ambiente.
a) Características de primer orden
1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructural básicas, no
tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un
mundo concreto de seres humanos, de recursos materiales, de fábricas y de
otros artefactos, aunque esos elementos no se encuentren en cualquier
interacción natural entre sí. El sistema social, es independiente de cualquier
parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la
estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes
físicas. Mientras que los sistemas físicos o biológicos tienen estructuras
anatómicas que pueden ser identificadas (como los automóviles u organismos),
aunque no estén en funcionamiento, los sistemas sociales no pueden ser
representados a través de modelos físicos. Existe una enorme diferencia entre la
estructura socialmente planeada del sistema social y la estructura física de la
máquina o del organismo humano o del sistema físico o biológico.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento.
Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan
el sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía,
procesadas para proporcionar un resultado productivo. Entre las entradas de
producción están las motivaciones que atraen a las personas hacia los sistemas
sociales y las mantienen funcionando dentro de ellos.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos. Los sistemas
sociales se afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos
y expectativas de los seres humanos. A pesar del giro (rotación) del personal,
presentan constancia en los estándares de relación.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas
biológicos. Así, los sistemas sociales necesitan utilizar fuerzas de control para
reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas, situándolas en
estándares uniformes y dignos de confianza de parte del sistema social.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del
sistema social: “las funciones describen formas específicas de comportamiento
asociado a determinadas tareas. Originalmente, las funciones se desarrollan a
partir de los requisitos de la tarea”. Dentro de la organización, “constituyen
formas estandarizadas de comportamiento, requeridas de todas las personas
que desempeñan una parte en determinada relación funcional, sin que se
consideren los deseos personales y obligaciones interpersonales, que son
irrelevantes a tal relación”. “Las normas son expectativas con carácter de
exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una
función, en un sistema o subsistema”. “Valores son las justificaciones y
aspiraciones ideológicas más generalizadas”. De esa manera, los
comportamientos de función de los miembros, las normas que prescriben y
sancionan esos comportamientos y los valores en que las normas se creen
implantadas constituyen las bases socio-psicológicas de los sistemas sociales,
proveyendo las bases para su integración.
6. Las organizaciones sociales representan el desarrollo más claro de un
estándar de funciones interligadas que delinean formas de actividades prescritas
o estandarizadas. Constituyen un sistema formalizado de funciones, donde “las
reglas que definen el comportamiento independiente esperado de los que les
incumbe en el sistema son explícitamente formuladas; y para la imposición de
las reglas existen las sanciones”.
7. El concepto de inclusión parcial: la organización utiliza sólo los conocimientos
y habilidades de las personas que le son importantes. Los demás aspectos de
las personas son simplemente ignorados. Así, la organización no requiere, no
solicita la persona entera. Las personas pertenecen a muchas organizaciones y
un único ambiente organizacional no es capaz de obtener el pleno empeño de
sus personalidades. Las personas se incluyen sólo parcialmente en las
organizaciones.
LA ORGANIZACIÓN EN RELACIÓN CON SU MEDIO AMBIENTE
El funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las
transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Esa relación
conlleva los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: “los sistemas
sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales; su
caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas es relativa a su
grado de autonomía en la ejecución de sus funciones y a los intereses
particulares del investigador. Desde el punto de vista de la sociedad, la
organización es un subsistema de uno o más sistemas mayores y su vinculación
o integración con ellos afecta su modo de operación y su nivel de actividad”.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos.
Para adentrarnos en la explicación de este tema debemos definir los siguientes
puntos:
- Las organizaciones, como todo sistema social es afectado por
cambios en el ambiente, denominados variables externas.
- Las organizaciones son sistemas dentro de sistemas. Para esto
debemos enfocar a la organización como un sistema caracterizado por todas las
propiedades de cualquier sistema social.
- La organización debe ser abordada como un subsistema
funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. Los otros subsistemas
de un sistema mayor componen la situación o ambiente en que opera la
organización.
- Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes
escalones de control y de autonomía.
- La organización puede alcanzar un estado firme solamente cuando
se presentan dos requisitos: unidireccionalidad y progreso.
Unidireccionalidad: esto es que a pesar de los cambios de la empresa o del
ambiente, los mismos resultados o condiciones establecidos son los alcanzados.
Progreso: esto quiere decir que el sistema deberá mantenerse, en relación con
el fin deseado.
- Las fronteras son las líneas que sirven para demarcar lo que está
dentro del sistema.
- El sistema organizacional tiene la capacidad de modificar sus
maneras estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las
organizaciones.
COMUNICACIÓN DENTRO DE LOS SISTEMAS
La comunicación es esencial para todas las fases del proceso administrativo, el
cual es un sistema. Un objetivo de la comunicación es enlazar a la empresa con
el medio externo el cual es una de las fuentes principales de retroalimentación
dentro del sistema. Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos, de su
medio circundante a través de vías específicas llamadas entradas. El sistema
influye, con sus reacciones o respuestas sobre el medio, empleando vías
específicas denominadas salidas.
El intercambio de estímulos y reacciones entre el sistema se denomina
comunicación. Si el sistema interrumpe la comunicación con su suprasistema,
tiene asegurada la muerte. Si la comunicación no es oportuna y eficiente, el
sistema no podrá reaccionar adecuadamente; así, cada organización debe
establecer sus canales de comunicación, tanto internos como externos, que le
permitan funcionar adecuadamente.
LA TEORÍA DE SISTEMAS Y EL ADMINISTRADOR
En la perspectiva resulta un enriquecimiento del número y los atributos de los
elementos que deben tomarse en cuenta al realizar un análisis de los fenómenos
que ocurren en las organizaciones y en el medio que las circunda. Ese
incremento en el número de factores a considerar permite, en múltiples
ocasiones, comprender y anticipar con mayor certidumbre en que se comportará
el sistema como los elementos.
Antes de poner en práctica un cambio en la organización el administrador
deberá estudiar las posibles consecuencias del mismo, tanto internas como
externas. Igualmente las variaciones del medio deben ser consideradas bajo el
mismo enfoque.
CONFRONTACIÓN ENTRE TEORÍAS DE SISTEMAS ABIERTOS Y DE
SISTEMAS CERRADOS
El concepto de sistemas tiene sus orígenes en diversas disciplinas científicas,
como la biología y la sociología. Estas tienen un denominador común: el llamado
sistema abierto, que describe las acciones e interacciones dentro de un
ambiente. Así, en biología el desarrollo del cuerpo se inicia con la fertilización de
una cédula operada por la acción e interacción con su medio ambiente.
La descripción de sistema abierto es perfectamente aplicable a una organización
empresarial. Una empresa es un sistema creado por el hombre y mantiene una
dinámica interacción con su medio ambiente (caracterizado por los clientes,
proveedores, competidores, entidades sindicales, órganos gubernamentales y
muchos otros agentes externos). Influye sobre el medio y recibe influencias de
este. Además de esto, es un sistema por tener diversas partes interrelacionadas,
que trabajan en armonía unas con otras, con la finalidad de alcanzar una serie
de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.
En resumen, el sistema abierto “puede ser comprendido como un conjunto de
partes en constante interacción (lo que destaca la característica de la
interdependencia de las partes), constituyendo un todo sinérgico (el todo es
mayor que la suma de sus partes), orientado hacia determinados propósitos (con
un comportamiento teleológico orientado en consecuencia hacia fines) y en
permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (esa
interdependencia debe ser entendida como la doble capacidad de influencia el
medio externo y ser por él influenciado)”.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMÁTICO
1.
Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización
como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, proceso, salida,
retroalimentación, y ambiente. La T.G.S. incluye todos los tipos de sistemas,
biológicos, físicos y del comportamiento. Ideas de control, estructura, propósito y
procesos operacionales de sistemas, provenientes de la T.G.S., la cibernética y
demás áreas relacionadas son importantes en la teoría administrativa moderna.
2.
Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso
dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
Este enfoque contrasta con la visión clásica que enfatizaba casi únicamente la
estructura estática. La teoría moderna no se aparta del énfasis en la estructura,
sino que simplemente adiciona énfasis sobre el proceso de interacción entre las
partes, lo que ocurre dentro de la estructura.
3.
Multidimensional y multinivelado: la teoría moderna considera una
organización desde el punto de vista micro y macroscópico. La organización es
micro cuando es considerada dentro de su ambiente (al nivel de la sociedad, de
la comunidad, o el país); es macro cuando se analizan sus unidades internas. La
teoría sistemática considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus
parte, como también la “Gestalt” o totalidad y por lo tanto la interacción existente
entre las partes en todos los niveles. De allí el efecto sinérgico que se presenta
dentro de las organizaciones.
4.
Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser
motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus
participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas. Esos
objetivos no pueden ser reducidos a un objetivo único, como las utilidades.
5.
Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Sus frases
están saturadas de expresiones como “en general”, “puede ser”, etc.,
demostrando que muchas variables pueden ser explicadas en términos
predictivos y no con certeza.
6.
Multidisciplinaria: la teoría de sistemas es una teoría multidisciplinaria,
que busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio, como la
sociología, la psicología, la teoría administrativa, la economía, la ecología, la
investigación operacional, etc. la teoría moderna representa una síntesis
integradora de partes relevantes de todos los campos, en el desarrollo de una
teoría general de las organizaciones la administración.
7.
Descriptivo: la teoría moderna es descriptiva. Busca describir las
características de las organizaciones y de la administración. Mientras que las
teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas, preocupadas por sugerir
qué hacer y cómo hacerlo, la teoría moderna se conforma con buscar y
comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y
métodos al individuo.
8.
Multivariable: la teoría moderna tiende a asumir que un evento puede ser
causado por numerosos factores que están interrelacionados e
interdependientes. Este enfoque contrasta con las teorías antiguas que
presuponen causalidad simple y de factor único. La teoría moderna reconoce la
posibilidad de que los factores causales sean afectados por cosas que ellos
mismos causaron a través de la retroalimentación.
Adaptativa: uno de los puntos de vista más importante de la moderna teoría
administrativa es su visión de que la organización es un sistema adaptativo. Si
una organización pretende permanecer viable (continuar existiendo) en su
ambiente, ella debe adaptarse continuamente a los requisitos cambiantes del
ambiente. Así, la organización y su ambiente son vistos como interdependientes
y en un continuo equilibrio dinámico reagrupado sus partes cuando es necesario
frente a los cambios. La teoría moderna visualiza una organización en un sentido
ecológico, como un sistema abierto que se adapta a través de un proceso de
retroalimentación negativa para permanecer viable. Este enfoque adaptativo,
ecológico, de las organizaciones trae como consecuencia una focalización en los
resultados (output) de la organización en lugar del énfasis sobre el proceso o las
actividades de la organización como la hacían las antiguas teorías.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE TRANSFORMACIÓN
Es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los
insumos en productos. Por supuesto que el proceso de transformación puede
verse desde diversas perspectivas. Así, la atención puede dirigirse a funciones
empresariales como finanzas, producción, personal y comercialización. Esto ya
es tarea de cada administrador y orientar el enfoque de su organización al tipo
de sistema que quiere utilizar. No obstante, el enfoque más vasto y útil para la
exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones
administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y
control como marco de referencia para la organización de los conocimientos
administrativos.
REVITALIZACIÓN DEL SISTEMA
Es importante hacer notar que, de acuerdo con el modelo de sistemas del
proceso administrativo, algunos productos se convierten en insumos. Así, la
satisfacción y los nuevos conocimientos o habilidades de los empleados se
convierten en importantes insumos humanos. De igual manera, las utilidades, el
superávit de los ingresos sobre los costos, se reinvierten en bienes en efectivo y
de capital, tales como maquinaria, etc.
Por tal motivo debemos tener especial cuidado en detalles como personal,
cuentas por cobrar, deudores, etc., debido a que estos puede convertirse en una
entrada muy importante para nuestro sistema.
EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN
Los sistemas regularmente se controlan a sí mismos por medio de la
retroalimentación de información, la cual exhibe desviaciones respecto de las
normas y activa cambios. En otras palabras, los sistemas emplean parte de su
energía para retroalimentarse con información que permita comparar el
desempeño con una norma y emprender acciones correctivas. Por este motivo el
control es tan importante dentro de un sistema, ya que este es el motor en la
retroalimentación.
SISTEMAS CON CONTROL ANTICIPANTE CONTRA SISTEMAS DE
RETROALIMENTACIÓN
Los sistemas de retroalimentación simple miden productos de un proceso e
incorporan al sistema o a los insumos del sistema acciones correctivas para
obtener los productos deseados. Pero para la mayoría de los problemas
administrativos esto no es suficiente, debido a los rezagos en él proceso de
corrección. Los sistemas con corrección anticipante vigilan los insumos de un
proceso para comprobar si responden a lo planeado. De no ser así, se operan
cambios en los insumos, o quizá en el proceso, para obtener los resultados
deseados.
En cierto sentido, un sistema de control con corrección anticipante es en realidad
un tipo de sistema de retroalimentación. Sin embargo, la retroalimentación de
información ocurre en la parte de insumos del sistema, de modo que sea posible
hacer correcciones antes de que se vea afectada la producción del sistema.
Asimismo, aun contando con un sistema de corrección anticipante, un
administrador seguirá interesado en medir la producción final del sistema, ya que
no se puede esperar que nada funcione a la perfección como para asegurar que
el producto final responderá siempre exactamente a lo que se desea.
LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
En realidad sistemas administrativos hay muchos, lo idóneo es desarrollar un
sistema para cada empresa, como es prácticamente imposible hablar de todos
los sistemas que hay, he escogido el que ha mi punto de vista me parece el más
adecuado en la actualidad, administración por objetivos, con esto no estoy
diciendo que sea el mejor, simplemente el de más uso.
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
EL CONCEPTO DE APO
¿Qué es la Administración por Objetivos? Es una forma sistemática de
incorporar, dentro de un parámetro más efectivo, todas las actividades que los
gerentes efectúan, o que por lo menos debieran llevar a cabo. Más formalmente,
APO es una forma de practicar las cinco funciones básicas de la gerencia:

Planeación

Organización

Dirección

Control

Coordinación
EL SISTEMA DE APO
La APO es un proceso por medio del cual los miembros de una organización
establecen juntos sus metas. Cada miembro, con la asistencia de su superior,
define su área de responsabilidad, determina objetivos que establezcan
claramente los resultados que de él se esperan, y desarrolla mediciones de
desempeño que puedan ser usadas como guía para administrar su unidad,
además de que sirvan como estándares para evaluar su contribución a la
organización. Hay cuatro componentes básicos del sistema de la APO:

Fijación de objetivos

Desarrollo de los planes de acción

Conducción de revisiones periódicas

Apreciación del desempeño anual
LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN POR
OBJETIVOS
Existen dos caminos para que el ejecutivo pueda decidir la forma de
implantación del sistema.
Implantación progresiva en las distintas divisiones que abarcará
Esta alternativa permite probar el sistema en una división piloto, y, con base en
las experiencias y resultados observador, se puede modificar el plan de
administración por objetivos antes de implantarse en las demás divisiones.
Implantación progresiva por niveles jerárquicos
Esta forma permite desarrollar y entrenar primero a las personas de los niveles
superiores, para que ellas mismas desarrollen e implanten el sistema de los
niveles inferiores.
CONCLUSIONES
Después de analizar los diferentes tipos de sistemas, podemos llegar a la
conclusión que las organizaciones son como somos los seres vivos, sistemas
abiertos. Tenemos la necesidad de involucrarnos con nuestro ambiente.
También podemos concluir que no hay un sistema perfecto, esto debido a que
se esta desgastando con el tiempo, por tal motivo debemos rejuvenecer nuestro
sistema constantemente.
Con todo esto, concluimos que los sistemas son la estructura de cualquier
organización, por este motivo se debe pensar muy bien el sistema a utilizar
siempre cuidando los objetivos de la organización.
BIBLIOGRAFÍA
- Idalberto Chiavenato. Introducción a la Teoría General de la
Administración. Tercera Edición. Ed. McGraw Hill. México.
- Salvador Mercado. Administración Aplicada, Teoría y Práctica.
Segunda parte. Ed. Limusa. México.
- Harold Koontz y Heinz Weihrich. Administración, una perspectiva
global. 11ª edición. Ed. Mcgraw Hill. México.
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Harold Koontz. Introducción a los sistemas. Ed. McGraw Hill. México.
AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué es un sistema?
2. ¿En qué se fundamenta La Teoría de Sistemas?
3. ¿Qué es Entropía?
4. ¿Qué es Homeostasia?
5. Defina a los sistemas físicos y a los abstractos.
6. ¿Cuáles son los parámetros de los sistemas?
7. ¿Cuáles son los sistemas abiertos?
8. ¿Qué es la Administración por Objetivos?
Fuente: ALFREDO EDUARDO GARCÍA GARCÍA