PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev: 1 Fecha: 21/12/06 Pág.: 1 de 9 PO.05 (REG) ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Jose Manuel Ocaña Barba Puesto: Comisión de Revisión Puesto: Comisión de Expertos del Área Firma: Firma: Firma: Fecha: 10-01-200 Fecha: 21-12-2006 Fecha: 18-12-2006 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 2 de 16 PO.05 (REG) ÍNDICE 1. OBJETO ..................................................................... 3 2. ALCANCE................................................................... 3 3. PROCESO.................................................................. 3 3.1 Diagrama de Flujo ...................................................... 4 3.2 Explicación del proceso .............................................. 5 4. INDICADORES........................................................... 7 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ..................... 7 6. RESPONSABILIDADES ............................................. 8 7. REGISTROS .............................................................. 9 8. ANEXOS..................................................................... 9 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 3 de 16 PO.05 (REG) OBJETO El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación rápido y eficaz en el tratamiento de la documentación presentada por los ciudadanos personalmente en las oficinas de Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha. ALCANCE Este procedimiento afecta a la Unidad de Información y Registro, con sede en el Rectorado, a los Registros Auxiliares de los Vicerrectorados de los cuatro Campus y a los Registros Auxiliares de todos los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios. PROCESO PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA 1. DIAGRAMA DE FLUJO Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 4 de 16 PO.05 (REG) PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA 3.2 Pág.: 5 de 16 PO.05 (REG) EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Entrada de Documentación Los ciudadanos pueden presentar la documentación que consideren oportuna en los distintos registros de la Universidad de Castilla-La Mancha. Ante la presentación de documentos por parte del ciudadano, el encargado de la oficina de Registro, esta obligado a recibir dicha documentación y comprobar que se ajusta a la petición formulada. 2. Comprobar la documentación presentada El encargado de la oficina de registro comprueba que la documentación entregada cumple todos los requisitos necesarios para su registro y que esta documentación se acompaña de documentación adjunta, se comprueba que lo consignado en el escrito corresponde con la documentación presentada. 3. ¿Compete a la Universidad? Si la documentación presentada por el ciudadano no es de la competencia de la Universidad de Castilla-La Mancha, el encargado de registro deniega la entrada de esa documentación en el Registro de la Universidad. Ante esta circunstancia el ciudadano puede optar por solicitar diligencia. Ante esta petición el encargado de Registro elabora la diligencia solicitada por el ciudadano y se dará por terminado el procedimiento. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 6 de 16 PO.05 (REG) 4. ¿Presenta solicitud el ciudadano? En el caso, que el ciudadano no presente junto a la documentación la solicitud correspondiente, se le facilita por el encargado de registro el modelo de instancia-modelo (ANX 05-04) necesaria que debe acompañar a su documentación. 5. ¿Cumple los requisitos? En el caso que cumpliera con todos los requisitos el encargado de Registro registra de entrada y sella la documentación presentada por el ciudadano. En caso negativo, el ciudadano subsana la documentación presentada, asesorado por el personal de Registro. Así mismo, el interesado entrega la documentación en ese mismo registro o en otro para que sea comprobada de nuevo. 6. ¿Adjunta copia de la documentación? Es recomendable que el ciudadano presente fotocopia de toda la documentación entregada en el Registro. Si el ciudadano presenta esta copia, el encargado de registro procede directamente al sellado de la misma. En caso negativo, el encargado de registro fotocopia el documento para que el ciudadano disponga de una copia de la documentación entregada y se sella la misma. 7. ¿Solicita certificado de presencia? PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Pág.: 7 de 16 PO.05 (REG) Si el ciudadano solicita un certificado de presencia en el Registro, el encargado de la Oficina de Registro deben expedir certificados de presencia en el registro (ANX 05-02). En caso de que el ciudadano no solicita el certificado se da por terminado el procedimiento. 4. INDICADORES Indicador Nº de presentada Responsable del Control Frecuencia de Control Responsable de Registro Diario Responsable de Registro Diario documentación Nº de Solicitudes tramitadas 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA − Ley Orgánica 4/2001, de 12 de noviembre, reguladora del derecho de petición. − Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA − Pág.: 8 de 16 PO.05 (REG) Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano. − Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. − Resolución del Secretario General de la UCLM de 28 de mayo de 2002. − Orden de 27 de septiembre de 1999, por la que se aprueba el Manual de Imagen Institucional de la Administración General del Estado y se dictan normas de desarrollo del Real Decreto 1465/1999, por el que se establecen criterios de Imagen Institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado. 6. RESPONSABILIDADES − Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la documentación, así como responsable del Registro del Rectorado . − Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios de cada Campus, en lo concerniente a los Registros Auxiliares existentes en los Vicerrectorados de Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo. − Secretarios de Centros, Departamentos e Institutos Universitarios en lo relativo a los Registros Auxiliares de sus respectivas dependencias. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Pág.: 9 de 16 PO.05 (REG) 7. REGISTROS Responsable Lugar de Archivo Tiempo Mínimo Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente Ejecutivo/Auxiliar Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Permanente Registro SiGRES Panel de Actividad 8. ANEXOS ANX-05-01 Certificado acreditativo de la presentación de un documento de Entrada en cualquiera de las oficinas de Registro de la UCLM. ANX-05-02 Certificado de presencia de ciudadanos en cualquiera de las oficinas de Registro de la UCLM. ANX-05-03 Modelo de documento adelantando a la Unidad competente para resolver, de una solicitud presentada en cualquiera de los Registros de la UCLM. ANX-05-04 Instancia Modelo-Estándar para uso común en la presentación de solicitudes en los Registros de la UCLM. ANX-05-05 Modelos normalizados de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA posibilidad de Pág.: 10 de 16 PO.05 (REG) concurrencia masiva de ciudadanos. ANX-05-06 Modelo de oficio de remisión de documentación registrada de Entrada con destino a otras Administraciones Públicas. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 11 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-01 Certificado acreditativo de la presentación de un documento de Entrada en cualquiera de las oficinas de Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 12 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-02 Certificado de presencia de ciudadanos en cualquiera de las oficinas de Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha ANEXO III PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 13 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-03 Modelo de documento adelantando a la Unidad competente para resolver, de una solicitud presentada en cualquiera de los Registros de la Universidad de Castilla-La Mancha ANEXO IV PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 14 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-04 Instancia Modelo-Estándar para uso común en la presentación de solicitudes en los Registros de la Universidad de Castilla-La Mancha. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 15 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-05 Modelos normalizados de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la posibilidad de concurrencia masiva de ciudadanos. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 16 de 16 PO.05 (REG) ANEXO 05-06 Modelo de oficio de remisión de documentación registrada de Entrada con destino a otras Administraciones Públicos