13.3. Personalización avanzada

13.3. Personalización avanzada
Cómo crear informes mediante Report Builder
Un informe es un documento que nos va a mostrar una información. En un informe
disponemos de varias secciones.
El encabezado de página se coloca siempre en la parte superior de cada página, en caso
de ocupar más de una, se repite en cada una de ellas.
El pie de página se sitúa siempre en el extremo inferior de la página. En caso de que el
informe ocupe varias páginas, todas dispondrán del mismo pie de página en el extremo
inferior.
El detalle son los datos que queremos mostrar. En el detalle solo tenemos que especificar
la forma de uno solo de los registros que queremos mostrar, y automáticamente se irá
repitiendo por toda la sección de la hoja, tantas veces como registros tengamos,
ocupando varias hojas si fuese necesario.
Además podemos tener otra sección llamada sumario, que se muestra justo después del
último registro.
En este caso, el detalle ocupa dos hojas y media. El sumario se muestra justo al acabar el
detalle (sección rosada). El encabezado y el pie de página se repiten en cada hoja.
Adicionalmente podemos definir grupos, lo que nos permite agrupar los datos por un valor
de un campo, en este caso tendremos un detalle general y un detalle para cada grupo que
definamos.
La pantalla de Report Builder
Esta es una muestra de la pantalla de Report Builder con un informe vacío. Se pueden
distinguir las tres secciones: Encabezado, Detalle y Pie.
En la parte superior tenemos dos pestañas:
La pestaña Diseño nos sitúa en la vista de diseño, que nos permite
modificar el estilo del informe, añadir o quitar campos, etc.
La pestaña Preveer nos lleva a una vista preliminar del informe, donde podemos
comprobar en cada momento que aspecto adoptan los cambios que vamos haciendo en
el diseño del informe.
Barras de Herramientas
El gestor de informes Report Builder dispone de varias barras de herramientas. La
primera vez que accedemos a Report Builder sólo veremos algunas en concreto, pero
podemos ver el resto, u ocultar las que no necesitemos desde el menú Barras de
Herramientas en el menú Ver.
Componentes Estándar
Esta barra nos muestra una serie de
componentes que podemos añadir al
formulario. Los veremos en detalle posteriormente. Como característica principal, sólo
introducir que estos componentes son independientes de los datos del programa, es decir,
podemos poner en ellos lo que queramos.
Componentes de Datos
Esta barra nos muestra una serie de componentes que
podemos utilizar para trabajar con los datos del programa.
Estos componentes muestran siempre el valor del campo del programa que indiquemos.
Componentes Avanzados
Estos componentes tienen un uso muy concreto y que veremos más adelante.
Árbol de informe
Árbol de informe abre una ventana emergente que nos
muestra el diseño del informe de forma esquemática, en
ella vemos las secciones y los controles que hemos puesto.
Visión de áreas en la versión inglesa
Header : Encabezado
Detail : Detalle
Footer : Pie de página.
Árbol de Datos
Muestra todos los datos del programa a los que podemos acceder. En la parte superior
tenemos un cuadro con uno o varios orígenes de datos: Agrupaciones de datos de
diferente procedencia. En este caso sólo hay un solo origen de datos, pero podría haber
más. En algunas versiones, estos orígenes de datos recibían el nombre de Pipelines. En
las nuevas versiones se muestran con nombres identificativos de los datos que contienen.
En la parte inferior tenemos los campos que
disponemos para cada origen, así como su tipo:
String :
Cadena de caracteres.
Boolean:
Lógico (Sí/No, Verdadero/False )
DateTime:
Fecha u hora.
Integer :
Número Entero.
Double :
Número con decimales.
Para introducir un nuevo campo al informe, una
vez mostrada la ventana del árbol de datos,
simplemente pinche encima del campo elegido y
arrástrelo al informe. Si es preciso, mueva la
ventana “Árbol de datos” a un lateral de la pantalla.
En el campo tamaño nos indica cuantos caracteres
puede tener una cadena de caracteres como
máximo.
En la parte inferior tenemos dos pestañas. En la
pestaña Presentación podemos elegir el formato
con que se nos mostrarán estos campos.
Estándar
Esta barra de herramientas contiene las acciones
más habituales:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Crear un informe
Abrir un informe existente
Guardar informe
Configurar Página
Imprimir
Vista Preliminar
Cortar
Copiar
Pegar
Es importante decir que un informe depende de forma directa de los datos que
puede mostrar, si intentamos abrir un informe que está diseñado para trabajar con
otros datos, diferentes con los que estamos trabajando, perderemos el diseño
anterior y el informe quedará inservible para los datos antiguos.
Formato
Con esta barra de herramientas podemos controlar el formato de los controles que
incluyamos en el informe. De la misma forma que hacemos con cualquier procesador de
textos normal, como el Microsoft © Word, podemos editar y cambiar los estilos.
Edición
La barra de edición permite modificar el contenido de
los controles (su etiqueta o el campo asociado).
Dibujo
La barra de herramientas de dibujo nos permite especificar el color
de fondo de las figuras que utilicemos para diseñar el informe, así
como el tipo y el color de la línea y su grosor.
Alinear y Espaciar
Muchas veces nos interesa que los controles
queden alineados para que no se vean saltos,
en vez de hacerlo de forma manual, podemos seleccionar varios controles con la tecla
Mayúsculas pulsada y dejar que estos botones de la barra de herramientas los alineen o
los espacien de la misma forma por nosotros.
Tamaño
Algunas veces nos interesa que varios controles tengan el mismo
ancho, o el mismo alto, en ese caso, podemos seleccionar esos
controles y dejar que los botones de esta barra de herramientas nos iguale el tamaño por
nosotros.
Podemos modificar el tamaño de los objetos con el teclado si pulsamos la tecla
Mayúsculas y con esta pulsada, pulsamos a los Cursores.
Empujar
Permite ajustar con más precisión la posición de los controles.
Podemos hacer lo mismo si mientras tenemos los controles
seleccionados, pulsamos la tecla Control y los Cursores para mover los controles.
Componentes Estándar
Esta colección de componentes, como ya apuntamos anteriormente, tiene como principal
característica el hecho de que son controles libres, es decir, podemos poner en ellos los
datos que queramos.
El control de Selección
Este “control” no es más que un comodín para poder pasar a modo de selección. Si
elegimos algún control, y no queremos ponerlo, podemos pulsar el botón de
selección y volveremos a estar como al principio. Obtendremos los mismos resultados con
la tecla “Escape”.
El control de etiqueta
Nos permite colocar un control en el que podremos especificar cualquier texto que
no ocupe más de una línea. Para modificar el texto que muestra, lo tenemos que
hacer desde la barra de herramientas de Edición.
El Control Memo
Nos permite colocar un control en el que podemos especificar un texto, pero a
diferencia que el control etiqueta, en este caso podemos especificar más de una
línea. Si editamos el control desde la barra de herramientas de Edición, solo podremos
especificar una sola línea, pero si encima del control Memo que hemos puesto en el
informe hacemos clic sobre el botón derecho aparecerá un menú emergente con la opción
Lines…, que nos permite especificar las líneas que contendrá este control.
El Control Texto RTF
Es un control similar al Memo, pero mientras en el control Memo todo el texto tiene
que tener el mismo estilo, el control Texto RTF, permite que especificar diferentes
fuentes, tamaños y colores para conjuntos de letras dentro del control.
Para modificar el texto del control, podemos hacer clic con el botón derecho del ratón
sobre el Control que hemos creado y seleccionar la opción Editar. Aparece un editor.
El componente Variable del sistema
Este componente permite introducir de forma automática la fecha y la hora del
ordenador en ese momento en el informe. Es decir, este control siempre mostrará la
fecha o la hora del sistema en el informe cuando lo visualicemos o lo imprimamos.
El Componente Variable
Permite especificar un valor variable. En la barra de herramientas de edición
podemos cambiar qué tipo de variable representará (caracteres, moneda, fecha,
etc.…) Asimismo haciendo clic con el botón derecho podremos acceder al menú
Temporización, que nos permite especificar cada cuanto esta variable se va adaptando a
los nuevos valores.
El componente Imagen
Nos proporciona la posibilidad de incluir una imagen fija en el informe. Si hacemos
clic con el botón derecho sobre el nuevo control que hemos creado podemos
acceder a diferentes menús
• Imagen: permite buscar y especificar qué imagen vamos a usar en el informe. La
imagen tiene que estar guardada en alguno de los siguientes formatos: BMP, WMF,
EMF, JGP, JPEG, GIF o ICO, que son los formatos más usuales para imágenes
normales.
• Mantener Relación de aspecto: Activando esta opción, aunque cambiemos el tamaño
de la imagen, esta nunca se va a ver estirada, aunque solo podremos cambia el
tamaño de forma proporcional al original de la imagen.
• Estirar: La imagen se adapta automáticamente al tamaño del control. Si no activamos
esta opción, la imagen siempre queda en su tamaño original, aunque quede cortada.
• Transparente: El color de fondo de la imagen pasa a ser “transparente”, es decir,
permite visualizar lo que hay debajo del control imagen, incluso los colores.
El Componente Figura
Permite insertar una figura, es decir, dibujar un rectángulo, una elipse o una figura
geométrica. La figura que aparece por defecto es un cuadrado, pero lo podemos
cambiar desde la Barra de Herramientas de edición. Podemos cambiar la figura desde la
barra de herramientas de dibujo.
El componente línea
Nos permite dibujar una línea en el informe. Por defecto nos aparece una línea
horizontal situada “arriba”, pero desde la barra de herramientas de edición, podemos
cambiar el estilo de la línea, por ejemplo a vertical.
El componente código de barras
Este componente nos permite incluir en el informe un código de barras. El texto a
mostrar en éste código lo podemos ver en la barra de herramientas. Además,
podemos cambiar la configuración del código de barras si hacemos clic sobre el código de
barras con el botón derecho y elegimos la opción Configurar en el menú emergente que
nos aparece.
El componente CheckBox
Un CheckBox es un cuadro que puede aparecer marcado o no. Por defecto aparece
“marcado” o “seleccionado”. Para cambiar este estado, debemos hacer clic con el
botón derecho encima del control y en el menú emergente que aparece, deseleccionar la
opción “checked”.
Cómo añadir campos nuevos a un informe
Lo más interesante de hacer un informe es poder combinar la información con los datos
del programa. Estos datos los podemos colocar en donde queramos de nuestro Report,
pero si los ponemos en el detalle podremos ver todos los registros que tienen que
aparecer.
Hay varias formas de poner los campos, la más sencilla consiste en, teniendo visible el
árbol de datos, arrastrar los campos donde queramos.
Para mostrar el Árbol de datos, seleccione Árbol de
datos en el menú ver Barras de herramientas.
Seleccionamos el dato que queremos poner y lo
arrastramos hasta dentro del informe.
En un principio aparecen dos componentes. El
primero es una etiqueta con el nombre del campo.
Como etiqueta que es, podemos cambiarle el texto
que muestra.
El segundo componente es una etiqueta, pero está
asociada al campo que hemos elegido. Puede ser
que no muestre ningún texto o el valor de uno de
los registros con los que estemos trabajando.
Desde la barra de herramientas de edición
podemos cambiar el campo que se va a mostrar.
En un principio aparecen ambos controles seleccionados, al mover un componente se
moverán los dos, y no podremos utilizar la barra de herramientas de edición para cambiar
las propiedades. Para poderlo hacer, debemos hacer clic donde quiera del informe para
deseleccionar los componentes y luego seleccionar el componente sobre el que
queremos cambiar las opciones.
Otra forma de añadir controles al informe es utilizando la barra de herramientas de
componentes de Datos, equivalente la barra de herramientas de componentes estándar,
pero en las que en vez de especificar el texto que van a mostrar, debemos especificar el
campo que van a representar en la barra de herramientas de edición. Este enlace lo
debemos hacer a mano, no se hace de forma automática.
Formato
Podemos especificar el formato de todos los componentes mediante las barras de
herramientas de las que disponemos. Pero si el componente es el campo, podemos
especificar el formato de otra forma. En la barra de herramientas de árbol de datos, en la
parte inferior hay dos pestañas, la de Datos, que es la que habíamos trabajado hasta
ahora, y la de Presentación.
Si accedemos a la Presentación, podremos ver varias opciones
En la opción de crear, tenemos varias opciones:
• Todas: al arrastrar el campo, crea dos componentes, la etiqueta y el campo.
• Etiqueta: al arrastrar el campo, crea solo la etiqueta.
• Campos: al arrastrar el campo, crea solo el control del campo, no la etiqueta.
En Todas, se nos pide si el estilo va a ser Vertical o tabulado.
Ejemplo de estilo vertical (imagen superior) y tabulado (imagen inferior).
En etiqueta y campos, si seleccionamos la opción de “Rejilla”, al arrastrar,
automáticamente rodea el campo con un cuadro, de tal forma que queda como en una
rejilla.
Si seleccionamos la opción “Fuente”, podremos elegir el formato de la fuente que
aparecerá por defecto en todas las etiquetas y todos los campos creados desde ese
momento.
Crear Grupos
Muchas veces los datos que tenemos que mostrar se deben agrupar por alguno de los
campos, por ejemplo, nos interesaría agrupar una lista de personas por población, de tal
forma que el informe adoptase la forma:
Población1
Persona1
Persona2
Persona3
Población2
Persona4
Persona5
Persona6
La forma más adecuada de definir esto es mediante la opción de Grupos en el menú
Informe.
Seleccionamos el campo por el que
queremos agrupar (podemos agrupar en
varios grupos).
Cada grupo va a tener su propio
encabezado de grupo y su propio pié, pero
no será necesario definir más de un detalle.
El orden de los grupos es importante, puesto
que determinan su relación jerárquica. El
primer grupo va a ser el principal, por el que
se van a agrupar los datos.
Si queremos eliminar algún grupo, solo
debemos acceder a grupos, seleccionar el
grupo que deseemos eliminar y hacer clic
sobre el botón eliminar.
Apéndices
Apéndice 1 – Problemas e incompatibilidades
Report Builder debería funcionar correctamente en cualquier ordenador que tenga una
impresora instalada. Es imprescindible tener una impresora definida en el equipo.
Aunque no se disponga de impresora “físicamente”, se le puede instalar una impresora al
sistema operativo.
En algunos modelos de impresora, como la mayoría de Hewlett-Packard y algunos del
fabricante Epson, es necesario que la impresora exista y esté encendida (o accesible vía
red). En caso de que la impresora no esté disponible, al arrancar ReportBuilder el
controlador de la impresora va a dar un error. Este error no sucede con la mayoría de las
impresoras Epson, Lexmark o Canon, por ejemplo.
Apéndice 2 - Unidades
Se habrá fijado que en los laterales del informe hay dos reglas para ayudar a colocar de
forma más precisa los objetos.
Estas reglas pueden aparecer en diferentes unidades. Dependiendo de la versión del
Report Builder las unidades por defecto son pulgadas.
Podemos cambiar estas unidades desde el menú Unidades en Informe. Podemos
seleccionar milímetros, décimas de milímetro, píxeles de pantalla y píxeles de la
impresora.
Un píxel es un punto, ya sea de la pantalla o de la impresora. Los píxeles que contiene
una pantalla vienen dado por la resolución. Una resolución de 800x600 indica que la
pantalla tiene 800 píxeles de ancho por 600 de alto. Algunas veces los píxeles de pantalla
coinciden con los píxeles que se pueden mostrar en la impresora, pero otras veces no.
Apéndice 3 – Previsualización
La presentación preliminar del informe nos permite ver cómo va quedando el diseño de
nuestro informe en la pantalla sin necesitar imprimirlo cada vez.
Desde esta pantalla podemos ver una sola barra de herramientas
Botón Imprimir:
Muestra el cuadro de diálogo de configuración de la impresora e imprime el
documento.
Botón de Vista: Permite especificar 3 formas de ver el documento:
•
El documento completo
•
Adaptado al ancho de la hoja
•
Tamaño real.
Zoom:
Si los botones de vista no fuesen los más adecuados, podemos especificar un
Zoom a nuestra medida. El tamaño real corresponde a un zoom del 100%
Hojas:
Un informe puede estar formado por varias hojas, desde estos
botones podremos ir a la primera hoja, la hoja anterior, la hoja
que le indiquemos, la hoja siguiente o la última hoja, respectivamente