Descripción del ambiente de trabajo

Operación de Microsoft Excel
De s c r i p c i ó n d e l a m b i e n t e d e t r a b a j o
Excel 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del
entorno Windows. En esta se pueden observar distintos elementos denominados
barras, las que se describen a continuación.
Barra de Título
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Barra de Fórmulas
Selector o Celda activa
Barra de desplazamiento vertical
Barra de Estado
Barra de desplazamiento horizontal
B a r r a d e t í t ul o
La barra de título contiene los siguientes elementos:
Menú de control, que contiene los comandos que permiten mover,
minimizar, ampliar o cerrar una ventana.
Nombre de la aplicación; en este caso Microsoft Excel seguido del
nombre del libro que se encuentra en uso.
Botón Minimizar; convierte la aplicación en un botón sobre la barra
de tareas.
Botón Restaurar; restaura el tamaño de la ventana al tamaño
estándar. Cuando la ventana no está maximizada, en lugar de este botón
aparece el botón de Maximizar
.
Botón Cerrar; elimina la aplicación de la memoria RAM.
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B a r r a d e m e nú
La barra de menús, contiene la lista
de menús propios de Excel 97. Cada menú
contiene una lista de diversos comandos que
se utilizarán en la resolución de cada caso.
Opciones del menú Archivo
Por ejemplo, seleccionando (hacer un
clic con el botón izquierdo del ratón) la
opción Archivo del menú principal, se
despliega un nuevo menú mostrando algunos
comandos, entre los que se observan:
Nuevo...: Permite seleccionar el tipo
de documento que bajo Excel se va a
desarrollar (puede ser un libro de cálculo
normal, una hoja de cálculo preparada para un uso específico, etc.), creando el
correspondiente libro en blanco y sin nombre.
Abrir...: Abre archivos que han sido creados previamente, cargándolos
directamente desde el disco duro o desde algún disquete. Se ofrece la posibilidad
de abrir el libro en modo Solo lectura, de forma que se evita la posibilidad de
modificar accidentalmente el contenido del archivo original.
Cerrar: Cierra el libro en uso. Antes de cerrar el archivo, si el usuario ha
realizado algún tipo de modificación en él, Excel abre un cuadro de diálogo y le
pregunta si desea guardar dichos cambios; de esta forma se evita perder
información de forma involuntaria.
Guardar: Actualiza en el disco la información del libro en el que se está
trabajando, sin opción a modificarle el nombre o a cambiarlo de ubicación.
Guardar como...: Crea un nuevo archivo por lo que es necesario especificar
nombre y ubicación, y/o a elegir un formato diferente.
Configurar página: Este comando abre un cuadro de diálogo múltiple en el que
se pueden fijar las principales características del libro, de cara a su impresión
posterior, entre las que se distinguen: tamaño y orientación del papel, márgenes,
factor de zoom de impresión, características de la impresora, encabezamientos y
pies de página, posibilidad de dibujar o no las líneas que separan unas celdas de
otras, etc.
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Área de Impresión: Es muy frecuente que sólo se desee imprimir una parte
de la hoja de cálculo con la que se está trabajando. Con este comando se pueden
especificar con todo detalle las celdas que se desea imprimir. También se muestra
la forma de anular el área de impresión seleccionada previamente.
Vista Preliminar: Este comando es similar al de Word y de otras muchas
aplicaciones, el que permite ver en pantalla, como quedará el libro una vez impreso.
En este modo aparecen en la pantalla algunos botones útiles para proceder a
imprimir la información, para modificar la configuración de la página, o para hacer
aparecer los márgenes de la página y de las celdas. Esta última posibilidad es muy
útil para modificar interactivamente con el ratón dichos márgenes, colocando el
puntero sobre las líneas de trazos que aparecen y arrastrando.
Imprimir: Con este comando se procede a la impresión de una parte o del
libro completo. Previamente aparece un cuadro de diálogo en el que se puede elegir
la impresora; decidir si se quiere imprimir toda la hoja o sólo la parte que esté
seleccionada en ese momento, aunque no coincida con lo establecido en área de
impresión; las páginas concretas que se desea imprimir, etc.
☞
A la derecha de alguna de estas opciones, se muestra la combinación de
teclas que ejecutan de forma directa algunos de estos comandos.
B a r r a d e he r r a m i e n t a s
La barra de herramientas es la barra o las barras que
por lo general se encuentran debajo de la barra de menús.
Estas contienen botones de acceso rápido, que son opciones
del menú abreviadas. Excel dispone de varias barras de
herramientas que pueden utilizarse para fines diversos.
Las barras de herramientas disponibles se muestran al
seleccionar la opción Barra de Herramientas del menú Ver,
o bien al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la
zona de barras en la pantalla. En ambos casos se despliega un
menú contextual que muestra las barras de herramientas
disponibles y las barras de herramientas activas (marcadas
en el margen izquierdo de dicho menú).
Las barras que aparecen con
, o sea verificadas, son las barras activas.
Para mostrar una de las barras no verificadas, hacer clic sobre el nombre de la
misma, con esto se activará. Si se hace clic sobre una ya marcada, la misma se
desmarca, con esto se desactivará.
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Las barras pueden arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla e
inclusive pueden dejarse de forma flotante, como una ventana sobre la misma.
Es recomendable dejar únicamente visibles las barras de herramientas
Estándar y Formato; tener otras barras visibles de modo innecesario, resta
espacio de pantalla para trabajar sobre la hoja de cálculo.
Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas, situar
el puntero del ratón sobre el botón (sin hacer clic) y esperar unas décimas
de segundo hasta que aparezca su nombre.
Además las barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario
según sus necesidades.
Modificar las barras de herramientas
Es posible y fácil modificar las barras de herramientas, añadiendo o quitando
botones en cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el menú
contextual, y se abre el cuadro de diálogo que permitirá realizar estas acciones.
Dentro de la opción Comandos, se muestran a la izquierda todas las
categorías de botones que existen; seleccionado una de ellas, aparecen a la
derecha todos los botones de esa categoría.
Al hacer clic sobre el
botón Descripción, aparece
una pequeña descripción de
su función. Para añadir un
botón a una barra de
herramientas
basta
seleccionarlo en el cuadro
de diálogo y arrastrarlo
hasta
la
b a rra
correspondiente;
pa r a
eliminarlo
basta
seleccionarlo sobre la barra
y arrastrarlo a cualquier
lugar fuera de ella.
Barras de herramientas Estándar y Formato
Los siguientes botones representan las principales opciones de las barras de
herramientas Estándar y Formato:
Botones modelos de formato: Permiten controlar
formatos de uso habitual, tales como los símbolos para unidades monetarias, el
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formato de porcentaje (%), disponer de un separador de millares, o el aumento o
disminución de cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo
con sus necesidades.
Botón de auto-suma: Suma automáticamente una fila o una columna de
números, introduciendo en la celda activa la función SUMA con el rango de celdas
con contenido numérico más cercano y continuo a la celda activa (precediendo el
rango ubicado por encima de dicha celda). Si se quiere modificar ese rango
establecido, basta editarlo en la barra de referencia o indicarlo arrastrando con el
ratón sobre las celdas correspondientes de la hoja de cálculo. Si por ejemplo se
desea sumar los números de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 se deberá
editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma
=SUMA(C4:F6), mediante el teclado o directamente señalándolo con el ratón.
Botones de negrita, cursiva y subrayado: Permiten cambiar el
formato de textos y números en la forma habitual de estas opciones.
Botones de alineación: Permiten centrar o alinear textos y
números a la izquierda o a la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el
texto a la izquierda y los números a la derecha. El cuarto botón se llama Combinar
y Centrar, y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de varias celdas
previamente seleccionadas.
Botón Asistente de Gráficos: Permite llamar al Asistente de Gráficos
con objeto de preparar un gráfico, a partir de los datos previamente seleccionados
en la hoja de cálculo (esta selección es el punto más importante en el proceso de
crear un gráfico). El gráfico se ubicará sobre la propia hoja como objeto, con la
posición y tamaño que se determine, o en una nueva hoja de cálculo ocupando la
totalidad de la misma.
B a r r a d e f ó r m ul a s
La barra de fórmulas, que se encuentra generalmente inmediatamente debajo
de las barras de herramientas, se puede activar o desactivar a través de la opción
de menú Ver. Dada su importancia en la introducción y edición de datos, es
imprescindible que siempre se encuentre visible.
Dicha barra presenta los siguientes sectores:
El sector de la izquierda (indicador de celda activa o referencia a
nombres) muestra la ubicación de la celda activa, indicando la columna y
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la fila en que se encuentra. Más adelante se verán otras aplicaciones de
este sector.
El sector central indica que se está en modo de edición (es decir,
introduciendo nombres, funciones, números, etc..), sólo en ese caso se
harán visibles los botones anular e introducir.
Botón Cancelar; permite anular el cambio que se está realizando en
el contenido de la celda, equivalente a pulsar la tecla <Esc>.
Botón Introducir; permite confirmar un ingreso, equivale a pulsar la
tecla <Intro>.
Botón Modificar fórmula; permanece siempre visible, es equivalente
a llamar al Asistente de Funciones
, el que permitirá modificar la
fórmula contenida en una celda. Excel no permite ejecutar ningún
comando mientras este sector se encuentre activo.
El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa. Para
modificar este contenido, puede hacerse tanto en este sector (haciendo
clic sobre alguna parte del mismo), como en la propia celda (haciendo
doble clic en la misma).
B a r r a d e no m b r e d e l l i b r o a c t i v o
La barra de nombre del libro es similar a la barra de título, y contiene el
nombre del archivo sobre el cual se está trabajando o sea el libro activo en ese
preciso memento. Esta barra presenta en la parte derecha los tres botones típicos
de cualquier aplicación de Windows 95, que permiten minimizar, maximizar y cerrar
el libro. Si se maximiza esta ventana, el nombre del libro de trabajo aparecerá en
la barra de títulos, a continuación del nombre de la aplicación, tal cual se muestra
en la imagen.
En la parte derecha e inferior de la ventana de aplicación se aprecian las
barras de desplazamiento vertical y horizontal respectivamente, que permiten
visualizar cualquier parte de la hoja de cálculo activa, y por ende, acceder a
cualquier celda de la misma.
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B a rra de e st a d o
En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la barra de estado, la que
presenta una breve información acerca del comando que ha sido seleccionado o del
estado actual del espacio de trabajo.
Por encima de esta barra, pueden verse también los controles que permiten
moverse entre las diversas hojas de cálculo, las que constituyen el libro de trabajo
en el que se está trabajando. Además, a la derecha de éstos se observan las
etiquetas de hoja las que muestran el nombre de las mismas.
Estos controles se explicarán más adelante en otras secciones de este
manual.
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