SISTEMA DE INFORMACIÓN DE TUTORÍAS Y ASESORÍAS ACADÉMICAS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Y LOS BENEFICIOS EN LOS ÍNDICES DE APROBACIÓN Y RETENCIÓN Medio superior y Superior. Claudia Valdez Fuentes. Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH) RESUMEN La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo comprometida con la educación ante demandas a nivel nacional e internacional, busca de manera permanente conciliar la calidad con la equidad, tiene la responsabilidad de contribuir al desarrollo de nuestra sociedad, a partir de nuevas formas de generar y transmitir el conocimiento que hagan de esta casa de estudios un referente por su calidad académica (UAEH, 2013). Genera acciones que fortalecen sus procesos académicos, dentro de las estrategias está el de otorgar servicios a los estudiantes, para lograr su permanencia y tránsito en la vida universitaria, donde el Programa Institucional de Tutorías (PIT) es factor determinante que contribuye a fortalecer y mejorar el desempeño académico del educando (ANUIES, 2000). 1 Además dentro de los procesos administrativos se requiere contar con una adecuada organización y control de la información que generan las escuelas, mediante el seguimiento que realiza el tutor con los estudiantes asignados, además de la información que registra el asesor académico, de tal manera que se reestructura el sistema de información de tutorías y asesorías académicas, como herramienta de apoyo académico, para el adecuado seguimiento de los estudiantes que reciben tutoría y asesoría académica. La participación de las áreas involucradas en el proceso ha sido fundamental en la obtención de resultados para un seguimiento adecuado de los estudiantes, y la colaboración de coordinadores y docentes han aportado en las adecuaciones necesarias en el sistema, herramienta que debe facilitar la obtención de datos de manera continua. INTRODUCCIÓN La transformación de la educación superior en México debe permitir el proceso de organizar, coordinar, compartir, difundir, investigar y aplicar los conocimientos en el entorno, dando respuesta a las necesidades que el mundo requiere para un mejor desarrollo. Dentro de las necesidades que demanda la educación superior esta el ampliar la cobertura, mejorar la calidad de los servicios, así como la reorganización en sus procesos de gestión y operación; aquí, juegan un papel muy importante las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para el apoyo de los procesos que favorezcan de manera inmediata la comunicación y el intercambio de información de los involucrados en la educación. Las instituciones de educación no son ajenas a estas necesidades de reorganizar todos sus procesos, son las principales de crear investigación para el desarrollo de una nación, entonces las TIC’s son herramientas de apoyo que ofrecen ampliar 2 oportunidades de reorganización, dentro de sus funciones está el de transmisión del conocimiento y de sus procesos de gestión (Brunner, 2000). El surgimiento de la Sociedad del Conocimiento a partir de la aplicación de nuevas tecnologías ha sido un parte aguas para las Universidades, antes estos cambios vertiginosos, se ven obligadas a innovar de manera acelerada para lograr cambios en sus sistemas de gestión, y en el cometido de mejorar la docencia e investigación; especialmente porque se les exige a las Universidades actualizar el conocimiento lo más rápidamente posible, innovar y ser eficiente, pertinente eficaz en su labor de educar, esto es que cada uno de sus procesos en favor de los estudiantes tenga la calidad que se requiere. Se tiene entonces la necesidad de apoyarse en las tecnologías (Laviña y Mengual, 2008). La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo mediante el Modelo Educativo (UAEH, 2004) ante las demandas nacionales e internacionales, plantea la actualización del sistema de información institucional, buscando que sea eficiente y confiable, para atender las necesidades que se dan en el presente y en el futuro, así obtener información oportuna que sean útiles en la toma de decisiones, en ese sentido la Dirección de Tutorías elabora una propuesta de restructuración del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas en donde se busca que los datos que maneje la aplicación sean óptimos y funcionales para todos aquellos que intervienen en las actividades tutoriales, además de conocer el impacto de la actividad tutorial, a fin de realizar y aplicar las estrategias que favorezcan el mejoramiento. Para el 2011 se implementa el sistema de información de tutorías y asesorías académicas en toda la universidad, además ya para el 2012 y 2013 se realizan una serie de adecuaciones al mismo, considerando la participación de tutores y asesores académicos a fin de hacer más eficiente la herramienta electrónica. 3 Justificación Se ha observado que durante estos casi tres años de la implementación del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, ha incrementado la participación de los tutores e incrementado la atención de los estudiantes en el Programa Institucional de Tutorías. El tener como apoyo en la obtención de la información una herramienta electrónica, permita una organización de los datos de forma inmediata, además se realiza un seguimiento adecuado de los estudiantes y con los resultados obtenidos las autoridades universitarias toman las decisiones adecuadas para el mejor funcionamiento del Programa Institucional de Tutorías. Es así que la Dirección de Tutorías de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo cumple el compromiso institucional de contar con une herramienta electrónica esencial para la actividad tutorial, y con la firmeza de continuar realizando mejoras al mismo, dando cumplimiento al plan de trabajo en el marco del sistema institucional de planeación. Objetivo Organizar la información derivada de las actividades tutoriales, para el adecuado seguimiento de los estudiantes, facilitando a los tutores información esencial de la trayectoria universitaria de los educandos, a fin de obtener resultados veraces y oportunos, que al realizar la toma de decisiones en los procesos de evaluación y planeación permitan contribuir en el desarrollo integral del estudiante, además se obtenga información que favorezca los índices de aprobación y retención. Descripción A partir del 2010 la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo a través de la Dirección de Tutorías realizo una serie de trabajos para concretar la propuesta del sistema de información de tutorías y asesorías académicas, donde el tutor y asesor 4 académico contaran con una herramienta más completa para el desarrollo y seguimiento adecuado de sus actividades, así mismo la Dirección de Tutorías tenga información oportuna para la toma de decisión en los procesos de planeación. Por consiguiente el Sistema de Información del Tutorías y Asesorías Académica inicio su implementación en el mes de noviembre del 2011 en las escuelas e institutos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y actualmente se encuentra operando. Donde los responsables de mantener actualizados los datos el sistema de información de tutorías y asesorías académicas son: La Dirección de Tutorías y Asesorías, Coordinador Tutor de escuela o instituto, Tutor Coordinador del Programa Educativo, Tutor, Asesor Académico y Estudiante, de tal forma que cada uno de estos cumple una función. La innovación de la herramienta es el registro y seguimiento de los estudiantes que han recibido tutoría desde su ingreso a la institución, así como asesoría académica por parte de los docentes que fungen como asesores académicos, además se puede observar si los estudiante de nuevo ingreso requiere atención psicológica, se tiene acceso a su carga académica y su horarios, el estudiante puede solicitar una tutoría. Las adecuaciones que se incluyen para el 2013 son en el módulo del estudiante, para solicitar una tutoría en función de los horarios que el tutor proporciono para este servicio, además puede ver la lista de asesores académicos por cada una de sus asignaturas y los horarios que los docentes proporcionaron para su atención, se incluye un cuestionario de satisfacción respecto de la asesoría académica. 5 En lo que respecta al módulo del tutor, se incluye la detección de estudiantes que puedan estar en riesgo de baja a través de semáforos, además de la impresión de la constancia por cada ciclo escolar que participan en la tutoría, mencionando que ahora el tutor directamente sube el horario que asignara la tutoría, anteriormente la información la ingresaba tutor de programa educativo. Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH. En la Situación actual de estudiante por número de materias reprobadas: Bachillerato semestre 2 3 4 5 6 MATERIAS REPROBADAS Máximo 7 materias reprobadas Licenciatura semestre MATERIAS REPROBADAS Máximo 9 materias reprobadas 2 3 4 5 6 7 8-9-10 Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH. 6 En la implementación del sistema del sistema de información de tutorías y asesorías académicas, la Dirección de Tutorías realizo visitas a las escuelas en los meses de octubre y noviembre del 2011, a fin de mostrar cómo utilizar esta herramienta para el seguimiento y registro de los estudiantes asignados en la tutoría. A la fecha en los cursos de inducción a estudiantes de nuevo ingreso se les indica como ingresar al sistema de información, para solicitar tutoría, ver los horarios del tutor, horarios del asesor académico, consultan las citas programas en la tutoría y asesoría académica, para concluir el proceso validan cada una de ellas. Durante estos dos años ocho meses se ha observado la participación de los docentes en tutoría y asesorías académicas, así mismo el número de estudiantes atendidos en ambos servicios, como se muestra en la siguiente tabla: PERIODO JUL-DIC 2011 ENE-JUN 2012 JUL-DIC 2012 ENE-JUN 2013 JUL-DIC 2013 ENE-JUN 2014 TUTORES 784 913 971 1211 1166 1306 TUTORADOS 12715 15911 17307 20565 20660 22309 ASESORES ACADÉMICOS 423 489 633 717 725 807 ESTUDIANTES 5874 5793 7882 9403 10264 10904 Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH. Además esta herramienta ha permitido generar un cubo de datos, con el cual se genera indicadores y reportes que serán de gran utilidad en la toma de decisiones, el trabajo en equipo entre las dependencias que integra esta universidad ha generado obtener estos resultados tan valiosos. Pero conocer el impacto del trabajo de los tutores en los indicadores de aprobación, retención y eficiencia terminal, nos da cuenta de que solo se puede dar mediante la colaboración de todas las áreas involucradas, además, con base en los resultados obtenidos las autoridades pueden tomar las mejores decisiones para el adecuado desarrollo del Programa Institucional de Tutorías. 7 Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DGP, UAEH. Por otro lado con base en el proceso de seguimiento de los estudiantes tutorados, se requiere hacer más eficiente el servicio psicopedagógico, en el sentido de evitar trámites burocráticos que retrasen la atención del estudiante y por otro lado se requiere cumplir con los lineamientos de calidad, transparencia, confidencialidad de datos personales e indicadores institucionales. Se puede hacer más eficiente y sistemático el trabajo psicológico si cuenta con un sistema de registro que no sólo permita homologar el trabajo de los psicólogos que se dedican a la atención de los estudiantes, sino que facilite el proceso de atención y la vinculación con otras áreas de servicios estudiantiles principalmente con la tutoría, considerando que el docente realiza la canalización de los estudiantes que requieren atención psicológica y al vincular de manera electrónica este servicio, la información se obtiene de manera inmediata. Por lo que se integra para el 2013 la propuesta del módulo psicopedagógico electrónico, con la finalidad de coordinar, organizar, planear y controlar las acciones desarrolladas por los psicólogos de las escuelas e institutos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. 8 CONCLUSIONES: La capacidad central de la sociedad contemporánea reside en la velocidad con la cual las redes de individuos extienden sus conocimiento para poder visualizar, construir y desarrollar nuevas opciones de futuro, el trabajo no es fácil no se da de manera mecánica, se tiene que hacer la innovación continua en todas las actividades sociales, todo esto, demanda la creatividad y capacidad de actuar en situaciones donde se han trazado metas competidas, por ello es importante considerar que la innovación es acelerada, existe una gran competencia entre instituciones (Abreu y De la Cruz, 2008). La implementación del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas busca dar un seguimiento adecuado de los estudiantes, además de proporcionarle al tutor una herramienta electrónica con información importante para el adecuado seguimiento de los estudiantes tutorados. Cabe mencionar que se requiere en todo momento de realizar evaluación y seguimiento del sistema, así mismo ir integrando información sobre los resultados de cada estudiante, que estos sean con un manejo cuantitativo y cualitativo que permitan realizar actividades de mejora, a partir de necesidades específicas que puedan ser detectadas de manera oportuna. La sistematización de los procesos de información que se generan en las escuelas e institutos de nuestra universidad han permitido ofrecer un seguimiento puntual a los estudiantes, por ello es importante seguir acumulando esfuerzos y generar estrategias de seguimiento académico hacia los estudiantes, lo que es prioridad para esta universidad a partir de los cambios que actualmente se están implementando en el Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas. Como podemos ver que la implementación del sistema de información de tutorías y asesorías académicas se han obtenido resultados importantes principalmente en la participación de docentes y estudiantes, que se ven reflejados en los datos obtenidos por el sistema y en los indicadores institucionales, sin embargo es significativo seguir uniendo esfuerzo a fin de mejorar procesos académicos que cumplan con las necesidades de los docentes y estudiantes, principalmente en 9 aquellos elementos que permitan favorecer la labor tutorial, tarea continua que requiere ser considerada en el trabajo cotidiano del docente. Las herramientas electrónica son de gran utilidad, en este caso se pretende ver el impacto de las tutorías en los indicadores de aprobación, retención y eficiencia terminal, con los resultados que se obtengan, se podrán tomar las decisiones adecuadas por parte de las autoridades a fácil de aplicar estrategias de mejora en el Programa Institucional de Tutorías y sus diferentes áreas de apoyo. REFERENCIAS Abreu L. y De la Cruz G. (2008). Tutoría en la educación superior: transitando desde las aulas hacia la sociedad del conocimiento. Revista de la Educación Superior, N° 147. México. ANUIES. Brunner J. (2000). Educación: Escenarios de Futuro. Nuevas Tecnologías y Sociedad de la Información. PREAL. 16, 1-51. ANUIES. (2000). Programas Institucionales de Tutoría: Una Propuesta de la ANUIES para su organización y funcionamiento en las instituciones de educación superior. México. ANUIES. UAEH (2014). Anuario Estadístico 2013 UAEH. México. UAEH (2004). Modelo Educativo de la UAEH. México. UAEH (2010). Programa Institucional de Tutorías de la UAEH. México. ANUIES (2000). La Educación Superior en el siglo XXI. Líneas estratégicas de desarrollo. [Versión de Library of Congress]. Recuperado de http://books.google.com.mx/books?id=knoUQNRt0MYC&pg=PA1&lpg=PA1&dq=la+ educaci%C3%B3n+superior+en+el+siglo+xxi+l%C3%ADneas+estrat%C3%A9gicas +de+desarrollo&source=bl&ots=WMTmOWfnkC&sig=6pBN2ESMaqK3GHeD0Lv6sve4-s&hl=es&sa=X&ei=7duqU_bVMrDU8gGVICgAQ&ved=0CDsQ6AEwBDgK#v=onepage&q=la%20educaci%C3%B3n%20supe rior%20en%20el%20siglo%20xxi%20l%C3%ADneas%20estrat%C3%A9gicas%20d e%20desarrollo&f=false Laviña, J. y L. Mengual. (2008). Libro Blanco de la Universidad Digital. Editorial Ariel y Fundación Telefónica. Madrid. 10