AREA: Departamento de Servicios Generales . • PROCEDIMIENTO: Asignación y uso de los equipos empleados para el servicio de telefonía celular. .ININ REV.: 2 FECHA DE EMISiÓN: ABRIL /2006 ÍNDICE HOJA: 1 DE: 5 PÁGINA 1. OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1. OBJETIVO. 1.2. ALCANCE. 2 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES. NO APLICA 2 3. DESARROLLO. 3.1. ASIGNACION 3.2. USO DE TELÉFONOS CELULARES 3.3. RESTRICCIONES 3.4. PAGO DE SERVICIO,: 2 2 2 2 2 3 3 4. RESPONSABILIDADES. 4.1. DIRECTOR DE ADMINISTRACiÓN. 4.2 GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES. 4.3. GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS 4.4 USUARIOS DE LOS TELEFONOS CELULARES. 4 4 4 5. REFERENCIAS. 4 6. ANEXOS. 4 4 4 GARANnA DE CALIDAD DOCU~E"'O VERIFKAOO '( U'fR' po POR: VGC.S~' U;\VE .3JJ:J . 'lJ-t7J.1 jlll ~_--- .--, _"......-..., ~ '" 'PREPARADO 5~ -'" ~ i J _, fIRMA .J PORC. McfrcO'A. Gutiérrez O.~ ~ REVISADO POR ARO. RENE RANGEL VER~ ~ APROBADO POR ING. MARIO BALLESTEROS " X . Ser~o i~Tceve~t:ECHA: "-,.~I AXTt;W~ ,y/ ("" L ~~~; i.: /1 r ABRIL /2006 FECHA: ABRIL /2006 FECHA: ABRIL/2006 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES /" AREA: Departamento de Servicios Generales PROCEDIMIENTO : Asignación y uso de los equipos empleados para el servicio de telefonía celular. 1. NUCLEARES N°.: P.SG-23 FECHA DE EMISION: ABRIL/2006 REV.:2 HOJA: 2 DE: 5 OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1. OBJETIVO. Proporcionar los elementos necesarios para la asignación, uso y control de los equipos de telefonía celular, asignados a los Servidores Públicos del IN/N, que así lo requieran por necesidades de su función. 1.2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a todos los servidores públicos del instituto, los que para realizar sus funciones y para el cumplimiento de los objetivos del ININ, tengan asignado a su cargo equipo de telefonía celular. 2; NOTACIONES Y DEFINICIONES. NO APLICA. 3. DESARROLLO. El proceso de asignación, uso y control de los teléfonos celulares se describe a continuación y se esquematiza en el diagrama de flujo Anexo I 3.1 Asignación. 3.1.1. La asignación de los teléfonos celulares se hará conforme al Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal. 3.1.2. El Director de Administración podrá autorizar el servicio de telefonía celular a servidores públicos distintos a aquellos que por disposición del Manual de. Percepciones de la Administración Pública Federal tienen derecho a ese beneficio y siempre y cuando se justifique que ello es estrictamente indispensable para el desempeño adecuado de sus funciones. 3.1.3. La Gerencia de Recursos Materiales asignación de teléfonos celulares. 81111111 DI CILI~ID 111 J N 3.2 llevará un registro de la USO DE TELEFONOS CELULARES. 3.2.1 El buen uso y resguardo de los teléfonos celulares será responsabilidad exclusiva de cada usuario. '.' INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES /" AREA: Departamento de Servicios Generales PROCEDIMIENTO : Asignación y uso de los equipos empleados para el servicio de telefonía celular. 3.3 FECHA DE EMISION: ABRIL/2006 HOJA: 3 DE: 5 3.2.2 El usuario de los teléfonos celulares, deberá hacer uso con estricta observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria, en el entendido de que los gastos excedentes que rebasen los limites máximos autorizados quedan a cargo de cada usuario. 3.2.3 En concordancia con lo expuesto en el punto 3.2.1., cuando exista pérdida del equipo mencionado el usuario deberá cubrir el costo del mismo o bien la recuperación de un equipo similar. 3.2.4 El mantenimiento y reparación de los equipos deberá ser solicitado a la Gerencia de Recursos Materiales. 3.3.1 En observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria, los límites máximos autorizados para los servicios de telefonía celular, serán los que establecen la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública. 3.3.2 Ninguna persona del ININ podrá contratar celulares, con cargo al propio instituto. el servicio de teléfonos PAGO DE SERVICIO. 3.4.1 El área de la recepción de las facturas será la Gerencia de Recursos Materiales, quién las analizará antes de proceder, a solicitar el trámite de pago. 3.4.2 Si las facturas no tienen ningún exceso sobre los límites autorizados se procede a enviarse a la Gerencia de Recursos Financieros con la firma del Gerente de Recursos Materiales. 3.4.3 Cuando las facturas presenten excesos en el gasto de servicios de teléfonos celulares, se le indicará al usuario vía oficio con copia a la Gerencia de Recursos Financieros, el excedente que tendrá que cubrirse mediante pago directo en la "caja general" y posteriormente, se continuará el trámite indicado en el punto 3.4.2. -.;.3.4.4 Una vez revisadas y autorizadas las facturas, la Gerencia de Recursos Financieros procederá a elaborar el cheque respectivo notificando a la Gerencia de Recursos Materiales, para que éste sea recogido en la caja general del ININ. GAIIIIIA .1" REV.: 2 N°.: P.SG-23 RESTRICCIONES. 3.4 r-__ NUCLEARES CltID!D I• 3.4.5 Personal de la Gerencia de Recursos Materiales, recoge el cheque y procede a efectuar el pago de las mismas en las oficinas del proveedor. INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES /" AREA: Departamento de Servicios Generales 4. REV.: 2 N°.: P.SG-23 PROCEDIMIENTO : Asignación y uso de los equipos empleados para el servicio de telefonía celular. 3.4.6 NUCLEARES FECHA DE EMISION: ABRIL/2006 HOJA: 4 DE: 5 Una vez efectuado el pago, la Gerencia de Recursos Materiales, elaborará oficio con los documentos originales debidamente requisitados, y los envía a la Gerencia de Recursos Financieros para el registro contable y presupuestal. RESPONSABILIDADES. 4.1. DIRECTOR DE ADMINISTRACiÓN 4.1.1. 4.2. (Por instrucciones del Director General). Autorizar la contratación de los servicios de telefonía celular conforme el 3.1.1. y 3.1.2. GERENTE DE RECURSOS MATERIALES. 4.2.1. Llevar un registro del personal, teléfonos celulares. que tiene bajo su responsabilidad 4.2.2. Revisa facturas y en su caso solicita el cobro. 4.2.3. Realizar el trámite para el pago del servicio de teléfonos celulares. GERENTE DE RECURSOS FINANCIEROS. 4.3. 4.3.1. Elaborar el cheque para el pago del servicio de teléfonos celulares. 4.3.2. Llevar el registro contable y presupuestal servicios de telefonía celular. 4.4. derivado del pago de los USUARIOS DE LOS TELÉFONOS CELULARES. 4.4.1. Utilizar el equipo que le ha sido asignado, exclusivamente funciones y actividades en beneficio del instituto. para las 4.4.2. Informar oportunamente a la Gerencia de recursos Materiales, sobre el extravío y necesidades de servicios de mantenimiento de los equipos. 4.4.3. Efectuar los pagos excedentes del límite máximo autorizado por el consejo directivo del ININ y que se generen por el uso de teléfonos celulares. 5. REFERENCIAS. 5.1. 6. Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal (30/05/05) ANEXOS ANEXO I Diagrama de Flujo. alll.fI~ l. eILI~J D 111 t N INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES ,. AREA: Departamento de Servicios Generales NUCLEARES REV.: 2 N°.: P.SG-23 PROCEDIMIENTO : Asignación y uso de los equipos empleados para el servicio de telefonia celular. FECHA DE EMISION: ABRIL/2OO6 HOJA: 5 DE: 5 ANEXO I DIAGRAMA DE FLUJO Director de Administración. Gerente Recursos Materiales. Gerente. Recursos Financieros. Recibe equipo y hace uso apropiado .del mismo. Registra los equipos y lleva su control físico. Autoriza la contratación del servicio y designa los usuarios. Usuario. Tramita mantenimiento de equipo y hace seguimiento hasta su reparación. En caso de extravío, tramita la compra con cargo al usuario. Requiere mantenimiento o extravío el equípo. NO Entrega a RM para su reparación y en caso de extravío, le notifico para su compra. SI Tramita elaboración de cheque con RF. Revisa facturas y elabora cheque para pago de servicios. Recibe cheque y paga cheque por servicios al proveedor. Documenta los pagos y turna la documentación a RF para su control y archivo. GlllltlA l. CILIJ:II ~ 11,. ~