UNIVERSIDAD AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” TECNICA SECRETARIAL ____________________________________________________________________________ ETICA PROFESIONAL NOMBRE: NIVEL: CARRERA: Guambo Barreros Zenaida Elizabeth Sexto Administración Secretarial Código de ética para secretarias y asistentes ejecutivas Introducción La responsabilidad que tenemos como secretarias es muy grande. Con las acciones y decisiones que tomamos, en sus oportunidades de desarrollo y en su futuro. Por ello, es necesario enfrentar nuestro actuar diario con un irrestricto cumplimiento de las Leyes, pero también con la observancia de valores éticos y de integridad, que nos ayudarán a ganar la confianza y credibilidad de nuestro jefe y compañeros de trabajo. Este código de ética para las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en principios morales referidos a las tareas a realizar. Este código se asume automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente ejecutiva y se deben tener presente en todo momento los siguientes puntos: Confidencialidad.- Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información. La información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada. Se debe mantener en secreto aunque todos quieran saber qué está sucediendo. Debes ser siempre confiable. Honestidad.- Constituye una cualidad humana que consiste en comportarse y expresarse con sinceridad y coherencia, respetando los valores de la justicia y la verdad. Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo Lealtad.- Es una virtud que se desarrolla en la conciencia y que implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No te involucres con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a ti. SEXTO SECRETARIADO UNIVERSIDAD AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” TECNICA SECRETARIAL ____________________________________________________________________________ Confiabilidad.- Demuestra ser confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible. Responsabilidad.- es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza. No delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tú. Si delegas una tarea, debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando. Trabaja sin supervisión.- Supervisión es la acción y efecto de supervisar, un verbo que supone ejercer la inspección de un trabajo realizado por otra persona. Debes tener siempre tu trabajo al día y ser productiva. Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y prioridades. Ofrece tu colaboración.- Siempre asiste y comparte tus conocimientos cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de capacitadoras informales. Flexibilidad.- Se trata de una palabra que permite resaltar la disposición de un individuo u objeto para ser doblado con facilidad, la condición de plegarse según la voluntad de otros y la susceptibilidad para adaptarse a los cambios de acuerdo a las circunstancias. Si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes un informe importante hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte una hora sin previo aviso para atender a una emergencia. Multi-habilidades.- Es el entrenamiento del personal para operar y mantener diferentes tipos de maquinas de trabajo. Cuanto más aprendas sobre los programas de computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción dentro de la empresa. Esto también es muy útil porque generalmente serás la encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos software, ej. SEXTO SECRETARIADO UNIVERSIDAD AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” TECNICA SECRETARIAL ____________________________________________________________________________ Email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te capacites también si conoces estos programas. Favores.- Asistencia que se presta de forma gratuita Se cautelosa al aceptar regalos o favores de los clientes internos o externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre actúa dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo en cambio. Incorpora este código de ética en tu rol de secretaria y tanto tu jefe como tus compañeros de trabajo te respetarán como persona y profesional. Confidencialidad Honestidad Favores Multihabilidades Lealtad ETICA DE LA SECRETARIA Flexibilidad Confiabilidad Ofrece tu colaboración Responsabilidad Trabaja sin supervisión SEXTO SECRETARIADO