software de control de calidad de mantenimiento y

SOFTWARE DE CONTROL DE CALIDAD DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
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Barcelona
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Presentación
Clean Up Control, es la aplicación informática indispensable para el control de
calidad de limpieza de cualquier área sin importar su estructura.
Clean Up Control nace a partir de la necesidad de informatizar y agilizar el sistema
de control de calidad de las empresas del sector de servicios de limpieza. Clean Up
Control soluciona la dificultad de manipulación de la gran cantidad de datos que se
obtiene en las inspecciones disminuyendo el tiempo empleado en ellas y obteniendo
resultados inmediatos de las mismas. Agiliza la obtención de estadísticas, permitiendo
conocer de forma automática los niveles de limpieza y calidad de los servicios que tenemos
en cada local (Listado personalizado por cliente obtenido en soporte papel, fichero Word,
Excel o e-mail) También controla en todo momento la situación de inspecciones no
superadas o pendientes de realizar, para poder efectuar las acciones pertinentes.
A la eficacia del sistema se le suma el impacto que causa al cliente el hecho que la
empresa tenga estructurado un sistema informatizado de control de calidad de sus locales,
lo que mejorara la imagen de su empresa y constituye una ayuda para la fidelización de su
clientela.
Clean Up Control se compone de dos módulos:
Clean Up Control-PC: Es el sistema de control de calidad principal. Su función es
administrar la base de datos, donde a partir de los limites establecidos, genera
automáticamente las inspecciones a realizar por cada supervisor, y permite controlar el
nivel de calidad de cada local.
La definición de niveles de calidad, personaliza la valoración de la inspección en
cada zona, a la vez que permite al supervisor la evaluación de 1 a 5 de cada una de las
preguntas del cuestionario de inspección.
A partir de listados y estadísticas, nos informa de la cantidad de zonas de revisión,
y a que edificios y clientes pertenecen.
Clean Up Control-PDA: es el módulo que funciona con ordenadores de bolsillo de
última generación; destinada a los supervisores. Recibe automáticamente de Clean Up
Control-PC las inspecciones a controlar, y los datos de los clientes y de sus edificios. Se
ocupa también de devolver las inspecciones una vez cumplimentadas.
En caso de inspecciones que no superen el nivel de calidad exigido, se puede
generar una nueva inspección desde la misma PDA, si la necesidad de que se realice de
nuevo desde el PC.
Clean Up Control - PC
Clean Up Control-PC se instala automáticamente en el PC. Y consta de las
siguientes partes:
• Mantenimiento de clientes
• Mantenimiento de supervisores
• Mantenimiento de responsables
• Mantenimiento de edificios
• Mantenimiento de locales
• Mantenimiento de zonas
Mantenimiento de Clientes: Fichero donde se introduce los datos generales de los
clientes, y se le asigna el responsable y el supervisor; el mantenimiento de clientes dispone
de un gran numero de listados, que se pueden obtener con distinto orden de presentación, y
de todo tipo de información, referente a dichos clientes, como por ejemplo: Listado de
datos generales, Listado de clientes por supervisor, listado de personas de contacto, etc.
Mantenimiento de Supervisores: Fichero en donde se introducen los datos
generales de los supervisores, de forma que disponemos en todo momento de información
completa de cada supervisor. Dispone de listados de datos de supervisores.
Mantenimiento de Responsables: Fichero en donde se introduce los datos generales
de los responsables de limpieza, de esta forma pasan a estar codificados para futuras
consultas o utilización. Dispone de listados generales.
Mantenimiento de Edificios: Fichero en donde se introduce la información, de los
edificios de cada cliente que se tienen que inspeccionar, en este apartado nos permite
cambiar el responsable y supervisor que por defecto se le ha asignado al cliente. Se puede
informar de las personas de contacto del edificio así como los teléfonos, faxes, e-mail, etc.
Una de las características de este mantenimiento, es que nos permite generar la zona
y el local automáticamente con los mismos datos que el edificio, de esta manera si tenemos
un edificio que no tiene locales y zonas no va ser necesario volver a introducir los datos.
Como el resto de mantenimientos dispone de listados de edificios que se presentan
en varios órdenes y con toda la información referente a estos, Los más destacados son:
Datos generales, Edificios por clientes, Edificios por supervisores, Edificios por
responsables, etc.
Mantenimiento de Locales: Fichero en donde se introduce la información de los
locales que componen los edificios, en este apartado se asignan los datos del local y un
responsable de limpieza que puede ser el mismo o distinto al del edificio y cliente (El local
se considera una parte del edificio). Se puede informar de las personas de contacto del local
así como el teléfono
. Dispone de listados de locales que se presentan en varios ordenes y con toda la
información referente a estos. Los más destacados son: Locales Datos Generales, Locales
por Edificio, Cliente, Supervisor, Responsable, Datos Comunicaciones etc. etc.
Mantenimiento de Zonas: Fichero en donde se introduce la información de cada
local. El apartado de zonas es él último de la codificación, y es donde se informa de los
datos generales, de las fechas y condiciones de generación de chequeos y de las preguntas
del chequeo
Datos Técnicos de Zonas:
Campos de Datos Técnicos:
Fecha de alta
Fecha de ultima inspección( se informa automáticamente cuando recibimos los chequeos
de los supervisores),
Frecuencia de inspección (Días) (se informa de en días a realizar la inspección)
Fecha siguiente inspección( se genera automáticamente a partir de la fecha de ultima
inspección más los días de frecuencia de inspección).
% Alarma de desviación: Este campo se utiliza para marcar el porcentaje máximo que el
resultado del chequeo puede alcanzar de desviación.
Por ejemplo: si él % es del 5%, esta zona pasara a estar en alarma si el % de los
resultados del control tienen una desviación del 6% o más.
En cada zona, se establecen las preguntas que el supervisor tendrá que examinar y el
nivel óptimo que tendría que alcanzar cada una de ellas. Estas preguntas deberán ser
creadas previamente en la tabla de preguntas, con lo que conseguiremos una mejor
personalización para cada tipo de local. Al nivel se le denomina Nivel K y tiene tres
valores, de 1 al 3 dependiendo de menor a mayor calidad exigida por la propia empresa y
por el cliente, por ejemplo:
En una planta de garaje:
En un quirófano:
Pregunta
nivel K
Pregunta
nivel K
Suelos
Puertas
Aseos
Cajero de pago
2
2
3
3
Suelos
Puertas
Cristales
Baldosas
3
3
3
3
Una vez introducida toda la información de mantenimiento solo tiene que decidir
que chequeos queremos generar.
Generación de Chequeos: Opción que nos permite generar los chequeos de cada
supervisor. Los limites de selección están definidos por varios campos de esta forma se
pueden escoger: Por supervisor, cliente, fecha de inspección a realizar, etc. Una vez
introducido los límites nos presenta los registros seleccionados y podemos desmarcar los
que aun y estando entre los límites no nos interesa realizar. También se puede cambiar la
asignación de supervisores, de esta manera si por motivos puntuales las zonas las tiene que
inspeccionar otro supervisor no es necesario cambiar ningún dato.
Clean Up Control-PC: dispone también de una generación automática de chequeos
que en función de los limites establecidos: (supervisor, Cliente, edificio, local, zona o
fecha) nos creara los chequeos de cada uno de los supervisores. Dichos chequeos no podrán
ser desmarcados ni se nos permite cambiar la supervisión.
Conectar con PDA: Esta opción es la que nos permitirá enviar y recibir los
chequeos a los supervisores.
Enviar: Una vez generados los chequeos solo tenemos que exportarlos a la PDA de
cada uno de los supervisores. Para realizar dicha operación solo tiene que conectar la PDA,
y acceder a la pantalla de MODULO DE CONEXIÓN PC-PDA y seleccionar la opción:
Copiar Base de Datos del PC al PDA . Con este simple proceso, el supervisor pasa a tener
dentro de su PDA los chequeos que tendrá que realizar. La copia también se puede realizar
por Internet (siempre que la PDA tenga el accesorio de módem).
Recibir: Cuando el supervisor tiene los chequeos completados se tienen que
importar hacia Clean Up Control-PC, la forma de recibirlos es la misma que la de enviar
desde la pantalla MODULO DE CONEXIÓN PC-PDA hay la opción Copiar base de
datos del PDA al PC con solo un clic pasara a recibir todos los chequeos con la situación y
resultados obtenidos en la inspección.
Fichero de Chequeos: Fichero con el contenido histórico de todas las inspecciones,
con la situación y resultados de cada una de ellas, nos permitirá consultar en que estado se
encuentran los chequeos y todos los datos ampliados, junto con una gran cantidad de
listados sobre la valoración. Se compone de los siguientes apartados:
Identificación: Nos permite seleccionar que chequeo queremos visualizar y nos
enseña los datos generales del edificio, local y zona a la cual pertenece.
Resultados: Nos informa cual es el responsable y el supervisor del chequeo, así
como la fecha de inspección y de próxima inspección, el valor máximo de calificación y el
valor real de la inspección, él % de desviación y la situación en que se encuentran.
Incidencias: Nos informa de las incidencias anotadas por los supervisores.
Detalle: Esta pantalla nos muestra todas las preguntas del chequeo y la valoración
del supervisor. El fichero de chequeos cuenta con un gran número de listados y estadísticas.
Clean Up Control - PDA
Esta aplicación es la que utilizaran cada uno de los supervisores para realizar los controles.
Clean Up Control-PDA funciona en cualquier tipo de PDA que les permitirá llevar en un
reducido espacio todas las direcciones de los clientes y los edificios y todos los chequeos
que tendrá que supervisar.
Clean Up Control-PDA es una aplicación simple y rápida de utilizar, de forma que el
supervisor solo tendrá que escoger que zona inspeccionará y al momento tendrá todas las
preguntas a cumplimentar.
Clean Up Control-PDA también permite que el supervisor tenga en todo momento los
datos generales con direcciones, teléfonos etc. de las zonas que hay que inspeccionar.
Clean Up Control-PDA se compone de cuatro procesos básicos así como de dos
mantenimientos.
1º Proceso de selección de zonas: Este proceso permite al supervisor seleccionar por :
Localidades, Edificios, Locales las zonas de inspección, al validar por medio del botón
aceptar nos pasa al proceso 2º de forma automática.
2º Proceso de Evaluación del Formulario de Chequeos: El contenido del formulario hace
referencia a las preguntas que se han diseñado en el Clean Up Control-PC para esta zona,
mostrando para cada una, un sistema de evaluación de 1 a 5, y el factor K de nivel de
calidad que se exige a esta pregunta en esta zona; al señalar la evaluación obtenida, nos da
el resultado parcial de la misma (Ejemplo: una pregunta de Nivel K-3, con una evaluación
de 5, nos daría un resultado parcial de 15) y así para todas y cada una de las preguntas a
evaluar.
3ª Incidencias y Comentarios: Este proceso nos permite la introducción de incidencias y o
comentarios libres de la inspección; dichas incidencias se pueden utilizar para justificar una
mala evaluación de la zona, o un posible fallo en la misma.
4º Resultados de la Inspección En este apartado se nos resume los resultados obtenidos con
los siguientes datos: nivel obtenido por la inspección anterior; nivel obtenido en la
inspección actual, % de desviación permitido en esta zona y % de desviación real, (Con lo
cual, el supervisor puede ejercer ya de inmediato las acciones pertinentes en caso de
resultados negativos) también validamos si la inspección esta terminada, o se deja como
pendiente a criterio del supervisor.
Clean Up Control-PDA Mantenimientos
1º Mantenimiento de Edificios: El supervisor lleva cargado en la PDA no solo las
inspecciones a realizar si no también la dirección, teléfonos, personas de contacto y
responsables de los edificios a inspeccionar se seleccionan por medio de un botón en la
pantalla de la PDA y se presentan por orden alfabético.
2º Generación de chequeos defectuosos: En caso de inspecciones defectuosas permite
generar automáticamente los chequeos sin necesidad de exportar de nuevo los datos desde
Clean UP Control-PC.