revision problemas sistema contable mpd

Universidad Católica Boliviana “San Pablo”
REVISION PROBLEMAS SISTEMA CONTABLE MPD
Pasos del Procedimiento.
Paso 1 – Recepción del Requerimiento.
Se recibe la observación, queja o problema, ya sea por via telefónica, oral o escrita.
Dicha obsevación puede venir del Personal Administrativo del MPD, del Personal de
Contabilidad de la Regional La Paz o de alguna Autoridad de la Universidad.
Paso 2 – Validación del Problema.
Según el tipo de problema que se haya reportado, se debe validar el mismo, y establecer
si efectivamente existe el problema, antes de proceder al analisis del mismo sea a través
del Sistema Contable o de algun utilitario que permita extraer información de la base de
datos.
Paso 3 – Busqueda de la solución del Problema.
Dentro del Sistema Contable las causas que podrían causar un determinado problema
son muy variados, a continuación se listan los problemas mas comunes:
•
Ingreso Incorrecto del tipo de cambio.
•
Falta de un tipo de cambio en una fecha determinada.
•
Mala asignación de registros a las Entidades o Personas.
•
Problemas de mal ingreso de Fechas de los comprobantes.
•
Errores en los parametros y datos de un documento
•
Creación de Cuentas repetidas.
•
Asientos Contables que no cuadran.
•
Modificación de asientos realizados luego de generar asientos automáticos
(Cierre, Actualización, Centros de Costo).
GLlR
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•
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Mala asignación entre cuentas y subcuentas (asociación de diferentes tipos de
cuentas).
•
Capitalización de cuentas de Capital manualmente realizados.
•
Falta de Parámetros en las cuentas.
•
Utilización Incorrecta de algunos tipos de documento.
•
Errores de Procesamiento del Sistema.
•
Montos no consistentes entre el libro de compras iva y el registro contable.
•
Otros.
Según el tipo de problema que se tenga se deberá evaluar la solución y sus efectos en la
información contable.
Paso 4 – Comunicación de la Solución.
En este caso se debe comunicar al Contador General y al Director Administrativo
Financiero del problema y de la solución posible para su analisis de los efectos en la
información contable. Una vez que se realice esto, se debe esperar la aprobación de
estas autoridades para procesar la solución.
Paso 5 – Procesamiento de la solución.
Una vez recibido el visto bueno del Director Administrativo Financiero o del Contador
General se procederá a implementar la solución al problema. Si la solución del
problema implica que temporalmente se tendrá errores en los estados financieros y otros
reportes, se deberá informar al departamento de contabilidad el tiempo que durarán los
mismos.
Paso 6 – Informe de la solución del problema.
Si la solución al problema ha implicado el cambio de algún registro en algun asiento
contable, se deberá realizar un informe al respecto al Contador General de la Regional y
este deberá informar a la Directora Administrativa Financiera de Maestrias para el
Desrrollo.